采购订单管控办法--大智培训.ppt

2019/11/27,1,採购系統之-採购訂單管控辦法,Bruce,2019/11/27,2,1.0目的,確保採购訂單從開立到請款作業的全過程優質、高效。確保採购訂單的採购料號、數量、交期、價格均符合公司規定或要求。,2019/11/27,3,2.0範圍,大智公司原物料採购訂單非原物料可作参考,2019/11/27,4,3.0責任,採购主管負責維護和監督本管控辦法的正確執行，必要時提出修訂。采购承办人负责采购订单的开立、追踪及结案。财务负责稽核付款依据之正确性和合法性。,2019/11/27,5,4.0程序内容,2019/11/27,6,4.1採购訂單發放,4.1.1物控依物料需求計畫（MRP)，材料之L/T，開立請購單，請購單上必須有材料料號、品名、需求數量、交貨日期及該請購料件所屬機種。,2019/11/27,7,4.1.2採购依據請購單開立採购訂單，采購訂單上的内容必须包括供應商單價（注意幣別）是否含稅(注明“含稅或“未稅字樣)交貨數量交貨地點付款條件貿易模式包裝要求並確實記錄在採買記錄表上。,2019/11/27,8,4.1.3採购訂單處理時間規定急件一天內完成。一般件二天內完成。4.1.4採购訂單開立后，為了便于追溯，務必在請購單上注明所下達的採购訂單號碼.。在採购單上注明請購單號碼（若是用ERP系统，采购单会带出请购单号码）。4.1.5向國內採购之物料，不論其報價是否含稅，在採買訂單上必須注明含稅價還是未稅價。,2019/11/27,9,4.1.6向國外採買之物料，由於是外幣計價，所以不含17%增值稅，但其進口關稅，報關費，運費.等，皆在採购與廠商談判議價時確定。4.1.7.採购訂單經主管簽核核準后，發出給供應商，並請供應商確認交期后即時回傳。,2019/11/27,10,4.2採购訂單之確認,4.2.1採购訂單發出給供應商，務必請廠商確認，並蓋章簽回。4.2.2採買訂單上之交期，因L/T關係，廠商無法如期交貨，也需請廠商確認其交貨期，並蓋章簽回。且將廠商回覆之交貨期告知生物管，以便生管（业务）調整生產（出货）排程。4.2.3採购訂單厂商確認時限國內廠商一天內完成，國外廠商三天內完成。,2019/11/27,11,4.3採買訂單之變更,採购訂單之變更包括1、數量變更2、交期變更3、价格变更4、取消,2019/11/27,12,4.3.1採购依請購變更通知單上之數量交期變更或取消，重新發放採買訂單，（在MFG/PRO系統上，採買訂單有版本別来作区分），將變更后之訂單及項次標示清楚，蓋上变更章后，傳真通知廠商。若廠商同意變更或取消，請廠商確認簽回。,2019/11/27,13,4.3.2若廠商接到採買訂單取消或减量時，其材料已生產完畢待交貨或其他原因，不同意採购訂單之變更，務必請廠商在採购訂單上注明不可變更或取消之數量及原因，並將变更之採购訂單回簽。,2019/11/27,14,4.3.3属以下情况之一，不可讓廠商再交貨，因倉庫不會再收料，若有特殊情況，則需先協調生物管或業務，經其許可后，始可入料。A.採购訂單數量减少B.延迟交货C.取消订单,2019/11/27,15,4.4供應商交貨及應注意事項,4.4.1廠商依據採购所下之，將材料依訂單交期之先后交貨，並填寫送貨單。4.4.2廠商送貨時，其包裝要符合要求，諸如防潮，變形，破裂強度，或是其他特別要求。,2019/11/27,16,4.4.3如果箱內還有小包包裝，需在包裝外标识料号和數量，外箱需标识採買訂單No.，料號，品名，數量。4.4.4廠商送貨時，要依訂單交期之先后來交貨且送貨單上要注明採购訂單號碼，料號，品名，交貨數量，倉庫收料則依廠商之交貨明細，確實清點箱數與數量，並確認來料與單據上的料號、品名是否相符。,2019/11/27,17,4.4.5廠商交貨時，廠商扣該份採购訂單之數量，務必與倉庫收料一致，絕不可有廠商扣A採购訂單，而倉庫收料扣B採购訂單，造成后面對帳請款之困擾。（尤其是有分批交貨的情形）。4.4.6採购最好能在每周之一天，從MFG/PRO系統內將採购訂單之未結數量，传真給廠商核對。,2019/11/27,18,4.5材料之跟催,4.5.1廠商依照採购訂單上之材料交期，並考慮其材料運輸時間，務必準時交貨。4.5.2為確保廠商如期交貨，採购人員應依生管之生產計畫或物控之交貨排程進行材料跟催。,2019/11/27,19,4.5.3廠商如在L/T內無法如期交貨，採買必須問明原因，並與廠商確認新的交期，且要告訴物控新的入料時間，必須以不停線為原則。（如果會造成停線必須立即報告主管，請求协助。）4.5.4為確實讓採购人員能對負責之材料有所掌控，尤其是重要料件，採购人員依物管提供之物料需求表，加作一份廠商交貨管控表，以利採购人員對物料之掌控。,2019/11/27,20,4.6品质異常及不良品處理作業,4.6.1若買賣雙方對採购材料，有检验标准上之差異時，由品保會同採购單位（或其他相關單位）研討處理。若生產急需且在不影響产品品质前提下，可依特采作業流程（MRB）處理。4.6.2當廠商交貨發生品质異常時，採购務必盡速通知廠商來廠了解並處理。,2019/11/27,21,4.6.3若是生產線退出之不良品（不含生產線製造不良），須經品管（IQC）判定責任歸屬，若是原材不良，責任歸屬為廠商，則要求廠商以直接交換或不良退貨扣款的方式處理。,2019/11/27,22,4.7驗收及請款作業處理,4.7.1廠商交貨，倉庫收料清點數量，開立驗收單，轉IQC檢驗，檢驗完畢后，合格物料轉良品倉管點收入庫，初檢不良品及時退回廠商，然后轉出一聯驗收單（白聯）給採购執行請款作業。4.7.2採购人員須確認驗收單上有詳細列明訂單號碼，料號，品名，交貨數量，驗收日期及驗收合格數量，倉管人員及品管人員之簽名。,2019/11/27,23,4.7.3驗收單上之訂單號碼，料號，品名，交貨數量，不可隨意更改。,4.7.4廠商請款時，其發票務必注明訂單號碼，以便請款人員之核對。4.7.5採购人員在請款時，務必備齊驗收單發票訂單三者之訂單號碼要一致。,2019/11/27,24,4.7.5.1請款時，是以驗收合格數請款。4.7.5.2請款時，要注意幣別。4.7.5.3注意發票之有效期限。4.7.5.4請款時，要在訂單上注明請款日期請款數量收貨日期（驗收單右上方日期），以便未來之核對與查詢。當訂單單價與發票單價不相符時需向廠商確認原因，否則不予請款。,2019/11/27,25,4.7.6請款注意事項,4.7.6.1請款作業必須在發票,驗收單,訂單,請購單都齊全的前提下才能進行.4.7.6.2請款時要確定發票,驗收單,訂單上料號,數量,金額是否一致,完全一致時才能請款。4.7.6.3請款時一定要在訂單上注明請的是哪一項次，及其請款數量、金額.(以防廠商重複寄發票造成重複請款的現象),2019/11