PUR采购管理培训.ppt

易飞管理软件,采购管理子系统培训(PUR),部门：讲师：,课程大纲,一、前言,二、系统架构,三、基础信息创建及信息字段说明,四、日常交易作业程序及报表管理,五、异常管理报表,六、批处理,七、期初上线及信息搜集,前言,一、教育训练课程的目的二、系统功能及效益,前言教育培训课程的目的,了解系统的效益及功能。了解信息搜集及整理重点。熟悉系统的操作方式。了解系统例行作业程序。了解系统上线的步骤及导入程序。,前言系统功能,供应商料件价格管理。提供料件的请购、采购、进退货管理。提供请购分购管理。提供询价、核价管理。提供四种采购预计进货报表。供应厂商进货评核。,前言系统效益,提高料件采购流程的效率与正确性。降低生产停工待料的异常发生。加强供应商的评核管理提升采购质量。采购异常管理有助于降低成本。,系统架构,一、系统主画面二、系统功能图三、系统主作业程序概述四、采购系统与其他系统的关联,系统架构系统主画面,系统架构系统功能图,基本信息录入,采购人员信息、供应商信息、采购单据性质,价格交易管理,供应商料件管理,日常交易处理,供应商料件价格及交易信息录入,录入核价单、录入询价单,录入请购单、录入采购单、录入采购变更单、录入进货单、录入退货单、录入到货单,系统架构系统功能图,采购进度管理,交易管理,进货明细表、进货统计表、料件历史进货记录表、验退件退回明细表,收料验退管理,采购价格调幅表、采购价格异常表、供应商供货明细表,供应商评估,供应商评级、供应商ABC分析表,预计进货表、采购明细表采购全程跟踪表,系统架构系统功能图,批处理,重新计算采购已交量、更新供应商月统计信息、结束采购单,系统架构系统主作业程序,基本信息规划,采购人员、供应商、单据性质,信息创建与核对,基本信息列表,期初余额导入,未结案采购单、品号供应商信息输入,录入请购单,录入采购单,录入进货单,录入验退单,录入退货单,日常交易登录,应付账款管理,应付票据管理,请购单凭证,采购单凭证,验退单凭证,退货单凭证,进货单凭证,采购系统,存货管理,物料需求计划,工单管理,应付账款,自动分录,批次需求计划,产品结构,基本信息,进口管理,系统架构与其他系统的关联性,1、前序作业2、采购管理系统基础信息创建,基本信息创建及信息字段说明,录入工厂信息录入仓库信息录入部门信息录入币种汇率设置编码原则录入职务类别录入交易对象分类录入页脚/签核录入程序页脚/签核,基本信息创建及信息字段说明前序作业,1、前序作业2、采购管理系统基础信息创建,基本信息创建及信息字段说明,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,一、供应商信息字段说明二、供应商料件价格管理三、设置采购单据性质建议及信息字段说明,一、录入供应商信息字段说明,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,.采购厂商、委外厂商的编码原则应分开设定。.有类别厂商评核需求者，同类厂商编号应归纳同区间。.厂商有加工亦有采购供货者，为区分应付帐款科目的管理应区别编号。,供应商编码注意事项,XXXX,1.供应商2.国外厂商3.委外厂商,1.五金2.电子3.包材4.印刷9.其他,序号：01-99,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,厂商编码范例参考（最大10码）,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,可以在编码原则中先对供应商进行编码也可直接输入,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,供应商信息字段说明,可变更核准状况:已核准.尚待核准.不准交易,设置进销存参数：设置核准状况的默认值,供应商信息字段说明,供应商分类开窗：录入交易对象中的供应商分类信息,供应商信息字段说明,如“Y”,一张采购单可分多笔进货单进货,由最近一次进货单回写,可空白,将来日期推算时为不存在日期则视为月底.*例:进货后_1_个月逢_30_日结账.表示:验收日为060305则结账日期为060430,供应商信息字段说明,ABC等级:可通过供应商ABC分析表更新交货评等:可通过供应商评级作业更新质量评等:可通过供应商评级作业更新以上三字段亦可由人工自行输入与维护,供应商信息字段说明,加工费用:加工费用的明细科目应付账款:应付账款的明细科目预付账款:预付账款的明细科目应付票据:应付票据的明细科目以上四字段为自动分录系统使用,供应商信息字段说明,可开窗选择在基本信息管理系统中建立的付款条件,可空白,将来日期推算时为不存在日期则视为月底.*例:进货后_1_个月逢_30_日结账.表示:验收日为060305则结账日期为060430,结帐,采购发票,进货单,退货单,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,结帐作业的概念整批结帐,基本信息创建及信息字段说明采购基础信息,结帐作业的概念直接开票,基本信息创建及信息字段说明价格管理,录入供应商料件价格,品号来源可以为正式品号，也可以为工程品号,基本信息创建及信息字段说明价格管理,单价默认来源,基本信息创建及信息字段说明价格管理,更新商品计价（现行单价制）,基本信息创建及信息字段说明价格管理,更新商品计价（标准单价制）,核价日期/生效日期/失效日期,核价日期4/14/256/10生效日期4/15/17/1失效日期6/305/31单价元10099105,采购日期采购单价4/10100元5/2099元8/10105元,基本信息创建及信息字段说明价格管理,基本信息创建及信息字段说明价格管理,数量PC单价0-1005.0元101-5004.8元501-以上4.5元,单头信息单身信息101以上单身信息501以上,1.由“录入供应商料件价格”中直接输入及维护2.由更新核价的核价单更新,分量计价,基本信息创建及信息字段说明价格管理,基本信息创建及信息字段说明价格管理,基本信息创建及信息字段说明单据性质,单别代号：不可重复，请以数字组合编码。2.单据性质:请购单进货单核价单退货单采购单询价单到货单,基本信息创建及信息字段说明单据性质,3.编码方式：码号共有11码,年码数及流水数的位数可自行设置(1).日编:YYMMDD99999(2).月编:YYMM9999999(3).流水号:99999999999(4).手动编号:在交易作业中自行输入编号,基本信息创建及信息字段说明单据性质,4.品号输入方式：,用品号输入用条码输入,基本信息创建及信息字段说明单据性质,5.自动审核：单据凭证输入完成后，是否马上进行库存账更新(库存的增减)或者确认单据生效性.单据如果输入完成还须其他人审查核准后，才可更新库存的，应设为【N】,审核=凭证核准交易时点,基本信息创建及信息字段说明单据性质,6.自动打印：凭证每输完一张是否马上打印出来。多人或多机共用打印机时应设置为批次打印。7.直接开票：针对进货单和退货单，此字段勾选以后就必须输入采购发票单别，此进（退）货单审核后就自动生成一张采购发票。,基本信息创建及信息字段说明单据性质,8.更新核价：针对料件供应商交易单据，如采购单、进货单及料件供应商交易单的性质单别才有效用。9.核对采购：针对进货单是否一定要输入采购单才可办理收料，目的是避免无采单的收料发生。,基本信息创建及信息字段说明单据性质,基本信息创建及信息字段说明单据性质,10.进价控制：请购单、采购单、进（退）货单等单据中只有单据性质和品号都做单价控制，程序才进行进价控管。,基本信息创建及信息字段说明单据性质,11.限定单别输入用户：勾选后此种单别只提供此用户开窗选定，但也可通过单头toolbar增加,可以输入限定用户,12.单据输入工程品号：单据性质为“37.到货单”，则单据输入工程品号不可用；其它单据性质时都可用。若单据输入工程品号启用，则单据录入时可以录入工程品号，否则不能录入。,基本信息创建及信息字段说明单据性质,3101请购单NNNNN3201核价单NNNYN3301采购单NNNNN3302服务性采购NNNNN3401进货单(采)NNYNN3402紧急进货单NYNNN3403服务进货单NNNNN退货单NNNNN3701到货单NNNNN,单别单据名称自动自动核对更新直接确认打印采单核价结帐,基本信息创建及信息字段说明单据性质,单别示范,为配合信息的管理请将采购单的编码方式设为自动编号1.紧急进货单：为紧急采购的需求，尚未有正式采购单，但已有非正式的通知收料者。2.服务进货单:费用类的进货(请款时记录)若服务性商品必须要采购行为，可另辟服务采购单.,基本信息创建及信息字段说明单据性质,说明：,一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明,日常交易作业程序及报表管理,八、采购抽单结算作业程序及信息字段说明九、分批检验作业程序及信息字段说明十、采购赠备品管理作业程序及信息字段说明,日常交易作业程序及报表管理,一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明,日常交易作业程序及报表管理,日常交易作业程序及报表管理采购核价作业,采购核价作业程序,1.单据若为更新核价者将更新供应商料件信息。2.若采购商品有分量计价的需求，则直接由核价单来更新供应商料件。3.可以针对工程品号进行核价,方便客户使用非正式品号进行核价。,日常交易作业程序及报表管理采购核价作业,录入核价单作业,勾选分量计价后可打开子单身输入分量计价的信息,分量计价更新品号供应商信息的核价单,应与一般数量的核价单分开打单.分量计价的核价单(更新核价)*.核价单单身的数量不输入,单价将更新品号供应商信息的单头单价.*.核价单身开窗的分量计价将更新品号供应商信息的单身分量计价信息.一般数量的核价单(无分量计价管理需求或通用更新核价)*.核价单单身的数量及单价输入.,品号来源可以为正式品号，也可以为工程品号,录入询价单作业,勾选的项目才会更新供应商料件价格,日常交易作业程序及报表管理采购核价作业,一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明,日常交易作业程序及报表管理,1.内部需求的凭证2.审查内容为.品号、数量及需求日期的合理性.需求来源正确性(MRP,LRP,再补货建议表,BOM自动请购,从E-BOM自动生成请购单,其他),日常交易作业程序及报表管理-请购作业,请购作业的目的,1.计划采购时所遗漏的需求。2.超耗用料的额外零星需求。3.非正常需求的其它需求，如客户的额外订单或代购品。4.工程研发用料的需求。,日常交易作业程序及报表管理-请购作业,一般请购作业的时机,日常交易作业程序及报表管理-请购作业,请购作业程序,可按采购预交货日分别生成采购单,1.请购部门：基本信息管理系统进行录入2.请购人员：基本信息管理系统进行录入3.需求日期：系统默认，由录入品号信息的前置天数推算而得,Q:想一想！前置时间在哪个系统设定呢?,日常交易作业程序及报表管理-请购作业,录入请购单的字段说明,需求日期=单据日期+固定前置天数+(采购单位换算为库存单位后的数量)/批量*变动前置天数.,4.参考供应商:即品号主要供应商5.结束码:该请购已生成采购单则系统自动更新,日常交易作业程序及报表管理-请购作业,录入请购单的字段说明,1.锁定码的意义:当采购人员收到请购信息时，必须针对此请购信息进行审查，选择厂商、确定单价、数量及交期，当信息确定后表示即将要发出采购单，如此步骤完成采购人员必须将锁定码锁定。,日常交易作业程序及报表管理-请购作业,维护请购信息的字段说明,2.请购分购：即一笔请购向多个供应商购买单身可输入单头：采购总数量、总金额单身：采购数量、采购比率,日常交易作业程序及报表管理-请购作业,维护请购信息的字段说明,单身数量加总,将完成的请购信息依供应商分别产生采购单，更新后:1.查询录入采购单作业，您将可看到采购单据的完整信息。2.查询录入请购单作业将会看到采购单号。,日常交易作业程序及报表管理-请购作业,从请购单生成采购单,若为Y，则当采购数量合计=请购数量时，才将请购单单身置为结束.,1.请购明细表2.请购状况表3.品号供应商已请购未采购明细表4.厂商别已请未购列表,日常交易作业程序及报表管理-请购作业,请购管理报表说明,一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明,日常交易作业程序及报表管理,1.现有库存可用量2.品号库存状况表,日常交易作业程序及报表管理-采购作业,采购作业程序,1.参考单别.参考单号.参考序号.来源单号:输入时可为订单、工单单号或其他备注之有意义单号。2.已交数量：由进货单及退货单更新，无须输入。3.采购单价：依据共用参数设置中的采购单价取价顺序决定,日常交易作业程序及报表管理-采购作业,录入采购单的字段说明,4.结束采购单作业：应定期运行本作业对于过期未交的采购件采购人员应定期检查交货的需求性，过期未交者确定要交货时，应以变更交期方式更改采购单据，如果确定不交货时，应要指定结案，避免收料单位又进行收料作业，您可透过采购预计进料表协助进行指定结束作业。,日常交易作业程序及报表管理-采购作业,录入采购单的字段说明,.已交数量=订单数量时,显示已结束.已交数量.透过功能钮的指定结束作业更新时,可显示指定结束.此栏位只做显示，不可手动修改,定价顺序：依据共用参数设置中的采购单价取价顺序决定,Q:想一想这些作业在哪些系统?,录入采购单,日常交易作业程序及报表管理-采购作业,采购单信息来源,MRP采购计划发放,LRP采购计划发放,从请购单生成采购单,从订单自动转成采购单,一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明,日常交易作业程序及报表管理,日常交易作业程序及报表管理-采购变更作业,采购变更作业程序,直接更改采购单。通过录入采购变更单处理。将原采购单指定结案,另开一张新的采购单。,日常交易作业程序及报表管理-采购变更作业,采购变更处理的方式,1.采购变更单的单据特性同原采购单别。2.未审核的采单直接从采单更改，无须新增采购变更单。3.已审核的采购单且已经发出采购者，应保留变更信息且应由采购变更通知单通知相关单位处理变更事宜。,日常交易作业程序及报表管理-采购变更作业,采购变更处理的特性,表示此订单单身所有为未结束状态的序号信息,其状态要变更为指定结束若是只改变某序号的数量或单笔信息,则本选项不选择.由单身选择需结束的订单序号指定结束.若整张结束,则单身不可输入.,一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明,日常交易作业程序及报表管理,发票与送货文件,录入进货单,进货记录,进货单,进货单审核,到货检查,进货检验,供应商供货统计表料件历史进货记录供应商进货明细表供应商进货汇总表,采购单,取回,验退件未退明细表,N,Y,Y,验退,N,日常交易作业程序及报表管理-进货验收作业,进货作业程序,(1).到货登记(2).质量检验(3).货款输入,资材收料IQC采购或会计单位,权责,日常交易作业程序及报表管理-进货验收作业,三段式进货说明,(1).到货日期预交日超期码=Y(2).运行验退件退回验退码=Y(3).采购发票确认开票码=Y,日常交易作业程序及报表管理-进货验收作业,录入进货单字段说明,(1).将纳入存货价值(2).将纳入厂商之应付帐款(3).如:运费.,扣款金额,(1).不纳入存货价值(2).将纳入厂商之应付帐款(3).如:损坏扣款.,进货费用,日常交易作业程序及报表管理-进货验收作业,录入进货单字段说明,依供应厂商基础信息设置可以控制是否分批交货。可设置料件的允超收率，超额数量禁止到货。可设置收料单是否一定要有采购信息。提供提前交货之预警。依单据性质设置可以控制是否直接开票。6.利用凭证制单功能可自动抛转凭证,日常交易作业程序及报表管理-进货验收作业,录入进货主要功能,日常交易作业程序及报表管理-进货验收作业,进货单审核后对信息有何影响,输入货款：输入或修改货款暂不付款或取消暂不付款,检验结果，系统自动判断检验状态,供应商供货统计表供应商供货明细表料件历史进货记录表料件历史进货汇总表,日常交易作业程序及报表管理-进货验收作业,进料记录管理报表,一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明,日常交易作业程序及报表管理,名词定义：验退：验收前退货退货：验收后退货退货单信息字段说明验退件退回明细表.验退件未退明细表,日常交易作业程序及报表管理-验退件退回作业,退回验退件作业,一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明,日常交易作业程序及报表管理,退货单作业程序,日常交易作业程序及报表管理-退货单作业,进货单如进行核对采购单管理的，退回单一般也应核对采购单。若该品号进行批号管理的，批号栏位务必输入。,退货单录入字段说明,日常交易作业程序及报表管理-退货单作业,退货单为应付帐款的减项。一般退货品应输入原采购单号。如果该采购单已经结案，退货品已经确定不再进货的，采购单应指定结案。如无采购单的，退货单价来自品号供应商信息。进行批号管理的，批号一定要输入。利用凭证制单功能可自动抛转凭证,退货作业的注意事项,日常交易作业程序及报表管理-退货单作业,退货：有实物退回折让：只扣款，不退回实物,八、采购抽单结算作业程序及信息字段说明九、分批检验作业程序及信息字段说明十、采购赠备品管理作业程序及信息字段说明,日常交易作业程序及报表管理,提供采购抽单结算管理，针对分批进货的情况，进行统一时点结算处理,日常交易作业程序及报表管理-采购抽单结算作业,采购抽单结算作业的目的,增加抽单结算的功能，以适用于一张采购单分批进货时，结算时点必须为采购单整张结束。,采购抽单结算作业的特色,日常交易作业程序及报表管理-采购抽单结算作业,日常交易作业程序及报表管理-采购抽单结算作业,设置采购单据性质,录入采购单,录入进货单,录入采购发票,采购抽单结算作业程序,支持分批进货,整张采购单结束后，才可生成采购发票,日常交易作业程序及报表管理-采购抽单结算作业,1.抽单结算：只有单据性质为采购单时，此字段才可启用，启用后才能使用采购抽单结算功能2.采购抽单直接开票：只有当抽单结算启用后，此字段才可启用，针对进货单和退货单，此字段勾选以后就必须输入采购发票单别，此进（退）货单审核后就自动生成一张采购发票,录入采购单据性质的字段说明,设置采购单据性质,进货及生成采购发票时，会根据参数进行控制,日常交易作业程序及报表管理-采购抽单结算作业,录入采购单,日常交易作业程序及报表管理-采购抽单结算作业,录入进货单,部分进货,日常交易作业程序及报表管理-采购抽单结算作业,录入采购发票,抽单结算的采购单未结束不能开发票,日常交易作业程序及报表管理-采购抽单结算作业,八、采购抽单结算作业程序及信息字段说明九、分批检验作业程序及信息字段说明十、采购赠备品管理作业程序及信息字段说明,日常交易作业程序及报表管理,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,分批检验作业的目的,提供采购环节中的到货管理，针对已到货物的状况进行跟踪2.提供分批次检验和入库的功能，满足实时的入库业务处理,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,分批检验作业的特色,增加到货类单据，更能全面管控进货流程2.更贴切实际的进货检验业务流程,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,设置采购单据性质,录入采购单,录入到货单,到货单验收,分批检验作业程序,录入进货单,录入采购发票,到货检验单,检验,Y,启用QMS,自动生成采购发票,Y,Y,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,1.核对检验：只有单据性质为进货单时，此字段才可启用，才能走到货流程，即核对到货2.核对采购：与核对检验不能同时使用,录入采购单据性质的字段说明,设置采购单据性质,新增到货单据性质，到货不支持工程品号,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,核对检验与核对采购不能同时使用,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,设置采购单据性质,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,录入采购单,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,1.本次到货量：本次到货的数量2.总到货数量：本张单据的到货总数量,录入到货单的字段说明,分两次到货，到货量分别为40,60,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,录入到货单,同一到货单可分批到货验收,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,到货单验收,新增打印到货检验单，录入到货检验单,启用QMS系统,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,录入进货单,对应到货验收、检验信息,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,增加到货，委外到货,自动生成采购发票,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,采购到货追踪表,日常交易作业程序及报表管理-分批检验作业,八、采购抽单结算作业程序及信息字段说明九、分批检验作业程序及信息字段说明十、采购赠备品管理作业程序及信息字段说明,日常交易作业程序及报表管理,日常交易作业程序及报表管理-采购赠备品管理作业,采购赠备品管理作业的目的,采购流程中对赠备品进行统一管理，准确记录赠备品的交货数量,采购赠备品管理作业的特色,1.针对不同采购商、不同料件可设定不同的赠备品率要求2.采购或进货时，自动根据备品率和进货数量计算赠备品量,日常交易作业程序及报表管理-采购赠备品管理作业,录入供应商料件赠备品率的字段说明,检验优先度：1.进货优先、2.赠备品优先，检验数据录入时根据此优先度进行取值,日常交易作业程序及报表管理-采购赠备品管理作业,进货优先,与采购数量有关,9.0新增固定量,基础设置-录入供应商料件赠备品率,赠备品优先,日常交易作业程序及报表管理-采购赠备品管理作业,采购进货流程演示-录入采购单,根据供应商采购备品率自动推算,日常交易作业程序及报表管理-采购赠备品管理作业,采购进货流程演示-录入进货单,进货量=采购量+增备品量,日常交易作业程序及报表管理-采购赠备品管理作业,进货优先：验退4，依优先级设定从增备品中扣除,采购进货流程演示-录入进货检验单,赠备品优先：验退4，依优先级设定从正品中扣除,日常交易作业程序及报表管理-采购赠备品管理作业,采购进货流程演示-录入进货单,可以看到不同优先度条件下，系统自动推算赠备品验收量的差别,日常交易作业程序及报表管理-采购赠备品管理作业,日常交易作业程序及报表管理,其他管理报表,采购业务执行跟踪报表：料件预计进货表工单预计进货表采购预计进货表供应商料件交货排程表供应商采购交货状况表采购全程跟踪表,日常交易作业程序及报表管理,其他管理报表,供应商统计、分析表：供应商供货统计表供应商ABC分析表采购预计进货表供应商供货异常表,日常交易作业程序及报表管理,其他管理报表,采购价格调幅表采购价格异常表（可参考标准进价）已进货未收发票检查表已进货未结