岗位说明书的编写.ppt

工作说明书编写技巧,工作分析,工作说明书,过程,结果,一、职责条目的整体规划,先将部门职能按预先设计的岗位进行分解，形成各岗位的职责模块。在职责模块下列出所有具体的工作，遵循工作流程、内在逻辑顺序（PDCA）或占用时间的多少的思路来编写。编写时注意动词的使用，如拟订不要写成制定、协助不要写成负责。,P计划D执行C检查A改进,（一）、按PDCA循环,例：,（二）、按工作流程（如果有）,例：,二、职责条目表达及方法技巧,活动,输入,输出,过程方法,岗位说明书中的“见证表单/文档”,主语,谓语,宾语,主语隐含，在职责描述中一般省略,如职责：编写项目/课题计划书（任务书）,除一般省略主语外，有时也加上“依据、按照、根据”等词语表示“输入”,如职责：根据财务部的报废通知销帐,1、（主）谓宾表达方式,2、动词的使用,常见动词,负责制定批准审阅准备提出建议检查开发指导评估编制实施审定监督审批指导接待走访收集确保审核制定编写承担拟订办理草拟计算统计督促起草购买检测决定建议分析设计回答汇总报告安排研究建立参与核对抄写传送确认提供确定考查总结协助布置调查完成巡查预测修改保持汇报发放验收整理保管登记签订,权限角度,拟订制定,审核修订核对,审批批准,发布颁发下达转发,承办,组织,协助,参与,配合,参与程度角度,组织,指挥,执行,实施,落实,P和D的角度,指导,编制,建立,计算,草拟,接待,收集,C的角度,检测检查监控监督督导,A的角度,解决纠正改良改善改进,其它角度的动词,思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作,针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估,管理人员与非管理人员,对于管理人员，多用概括性词汇，如组织、领导、进行、审核、考察、决定、指挥、指导、建立、批准等；对于非管理人员，多为具体动作词汇，如：操作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送等。最后一项可统一表达为“完成上级领导交办的其它任务”。,三、基本信息撰写技巧,1、职位标识（包括职位标号、名称、所属部门、直接上级和职位薪点）职位名称：明确、具体，不能使用含糊、通称之名称。以下哪些名称是职位名称：经理、库存控制员、文员、市场专员、培训主管、秘书、工程师职位的编码：（非计算机化可免）,2、职位概要用一句话或者几句简练的话来说明这一职位的主要工作职位。3、业绩标准职位上每项职责的工作业绩衡量要素与衡量标准。,4、有密切关系的其他岗位和人员本部门的公司内其他部门的公司以外的写职位名称或机构名称“经常与车间质检员、生产供应部仓管员、公司办公室档案管理员、税务局、财政局进行联络”。,5、所用工具及设备“自动化机器设备”“包装设备”“一般办公室设备（即电话、电脑、传真机、复印机等）”“机械工具”“一般钳工工具”,6、工作环境特征“闷热”“潮湿”“无菌，对白细胞数量有轻微影响。”“办公室，对身心健康无不良影响。”“高臭氧环境，对身心健康有一定不良影响。”,工作时间特征“正常上下班”“需要经常加班”“需要经常外出”“需要经常出差”“需要经常倒班”“午休时间不能保证”,7、任职资格工作经验同行业工作经验如：物业管理行业工作2年以上同职位工作经验：如：从事财务经理岗位工作2年以上其它特定公司的工作经验如：2年以上上市公司工作经验、1年以上外资企业工作经验等专业技能所必需的工作磨练如：2年以上财务或证券工作经验更多为以上的结合:具有2年以上物业管理行业财务经理工作经验,培训经历主要指脱产培训或专门培训“党的基本知识、基本理论学习1个月以上。”“企业管理知识培训2周以上。”财务管理培训物业管理知识培训,知识、技能、能力明确的证书要求如会计证、律师证、锅炉工上岗证、教师资格证等。如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求”。基本知识、素质方面的要求“应具备企业管理专业背景”、“应具备较强文字表达能力”、“要求具有高等数学知识”、“要熟练掌握MS-Office系列软件的使用”、“具备较强的外语水平”等能力方面“应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力”、“应具备倾听敏感性，能捕捉到谈话对象的内心变化”,身体条件/体能要求无特殊要求久站久坐强壮视力身高1.75M以上精力高度集中“要求身体健康”其实就是“无特殊要求”。,使用的词语必须非常清晰，以保证使用该职位说明的人能正确理解所说明的内容。模糊不清或有各种理解的词语应避免使用。例如“进行”、“开展”、“做好”、“处理”等动词没有具体指出工作的具体内容。对于“尽可能多的、典型的、复杂的、困难的”一类的形容词，不同的人会有不同的理解。如以下的概括性描述就很难体现出具体的工作事项：抓好企业文化建设，营造积极向上、团结奋进的氛围，增强企业的凝聚力和竞争力。反映青年的要求和呼声，维护青年的合法权益做好安全保卫工作尽可能多地收集市场信息,四、编写注意事项,1、用语要清晰,尽量避免使用“负责+动词”的表述方法例如，“负责组织”，“负责编制”、“负责提出”一类的表述就不规范，应当直接表述为“组织”、“编制”、“提出”。如：组织公司年度经营管理会议组织质量管理体系ISO9001的内部审核工作,2、避免使用“负责+动词”,以下动词可以和其他动词搭配使用组织、协助、配合、参与，例如，“组织制定”、“配合制定”、“参与制定”。,3、动词的搭配使用,组织对现场情况的调查，协助解决生产过程存在的问题参与制定年度综合计划参与评审供应商,4、尽量以动词开头,审核分公司提交的需求计划表,制定客户分类标准,保留原表述（非及物动词一般不以动词开头）,5、用语要简洁,处理积压库存,配合财务人员盘点库存，并出具盘点表,定期组织生产系统管理制度的修订、并下发,制作生产计划表，并交计划部,审核分公司的物资申请表,6、其它注意事项,从事同一种职位的多个人可共用同一份职位说明书，而不用一人一份。每个职位只需撰写一份职位说明书，如果工作职责70%以上发生重叠且没有10%以上的显著不同，则可视为同一种职位；工作列举必须具体明确，不要夸大或缩小；在职位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不要用过多的体现规范性要求的形容词。最终的职位说明书所描述的内容是该职位应当承担的责任，而不是某个人当前实际承担的工作内容。在职位说明书中不应包括任职者个人的优缺点等诸如此类的信息。,职位说明书的内容样板-1,基本资料,（1）职位名称；（2）直接上级职位；（3）所属部门；（4）工资等级；（5）工资水平；（6）所辖人员；（7）定员人数；（8）工作性质。,工作描述,工作概要工作活动内容：活动内容；时间百分比；权限等工作职责工作结果工作关系：受谁监督；监督谁；可晋升、可转换的职位及可升迁至此的职位；与哪些职位有联系。工作人员运用设备和信息说明,任职资格说明,最低学历；所需培训的时间和科目；从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。一般能力兴趣爱好个性特征性别、年龄特征。体能要求：工作姿势对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求精神紧张程度体力消耗大小。,工作环境,工作场所工作环境的危险性职业病工作时间特征工作的均衡性工作环境的舒服程度,职位说明书的内容样板-2,招聘专员的职务描述,职务名称：招聘专员所属部门：人力资源部职务代码：XL-HR-021工资等级：913直接上级职务：人力资源部经理工作目的：为企业招聘优秀、适合的人才工作要点：1、制订和执行企业的招聘计划2、制订、完善和监督执行企业的招聘制度3、安排应聘人员的面试工作工作要求：认真负责、有计划性、热情周到工作责任：1、根据企业发展情况、提出人员招聘计划2、执行企业招聘计划3、制订、完善和监督执行企业的招聘制度4、制订招聘工作流程5、安排应聘人员的面试工作6、应聘人员的材料管理7、应聘人员材料、证件的鉴别8、负责建立企业人才数据库9、完成直属上司交办的所有工作任务衡量标准1、上交的报表和报告的时效性和建设性2、工作档案的完整性3、应聘人员材料的完整性工作难点：提供详尽的工作报告工作禁忌：工作粗心，不能有效地向应聘者介绍企业的情况,实例一,招聘专员的任职资格,职务名称：招聘专员所属部门：人力资源部职务代码：XL-HR-021工资等级：913直接上级职务：人力资源部经理一、知识和技能要求1、学历要求：本科及以上2、工作经验：3年以上大型企业工作经验3、专业背景：从事人力资源招聘工作2年以上4、英文水平：达到国家四级水平5、计算机水平：熟练使用Windows和Office系列二、特殊才能要求1、语言表达能力：能够准确、清晰、生动地向应聘者介绍企业情况；准确、巧妙地解答应聘者提出的各种问题2、文字表述能力：