公司办公室内控制度总结

1 / 13 公司办公室内控制度总结 机械公司内部控制工作总结 2016 年，机械公司按照工程机械公司 *号关于印发 *集团机械公司内部控制操作细则的统一部署，开始正式运行与国际接轨的内部控制体系。近三年来，本机械公司在内控体系的贯彻上，突出“执行”二字，重在“狠”、“严”上下功夫，不仅经受住了多轮次的上级单位的审计和测试的考验，有效地实现了防范风险的目的，而且推动了机械公司各项管理的规范化、制度化、标准化、程序化，促进了机械公司管理水平的提升。主要体现在以下几个方面： 一、 强 化内控执行，按程序办事的规矩日渐形成 “没有规矩，不成方圆”，企业管理实质就是制度管理。 *机械公司依据内控要求，结合自身管理存在着有章不循、执行力较差的现象，进行了对照检查，找出了差距和不足。为此， *机械公司采取了一系列措施，以确保内控体系执行有力。 加强培训，注重宣传，确保手册相关内容人人掌握。学习、掌握好内控手册的相关内容，是执行好这套体系的前提和基础。机械公司在内控手册发布后，结合各部门、各单位不同层次的培训需求，于 2016 年 6 月全机械公司范围内举行了一次 2016 版内部控 制操作细则的视频培训会议，使员工了解了 2016 版比 XX 版内控手册的新增内容。通过培2 / 13 训，各级管理人员理解和掌握了内部控制的管理方法和相关要求，全体员工明晰了职业道德规范及行为准则和机械公司发展目标，为内控体系的有效执行奠定了扎实的基础。 健全内控工作网络，确保组织机构落实。机械公司成立了内部控制办公室和内控制度检查评价工作领导小组，设兼职科级职 6 人和成员共 12 人，内控工作由项目管理转向日常管理，进一步加强了内控工作组织领导和机构落实。 狠抓落实，层层负责，确保流程控制实现硬着陆。为了 使内部控制真正落到实处，机械公司将内控责任层层分解，狠抓执行。在领导责任上，内控工作是机械公司年经营工作的重中之重，是一把手工程，各单位主要领导对内控工作的重视不要仅停留在口头上，而且要落实在行动上，定期对内控的各流程进行前面或者有针对性测试检查，并有计划地对各项目部进行专项或内控流程的检查。并且指出哪个单位在内控上出现问题，追究哪个单位的领导责任。这样，机械公司上至总经理、主管领导，下至各部门、各单位领导都把内控执行放在重要议事日程，出现问题有人协调，有人负责。 在组织落实上，机械公司内控办公 室组织编制了机械公司某机械公司内控制度实施细则，切实把内控体系的执行落到实处。内控检评组，对于内控执行、测试过程及时跟踪，及时反馈，严格履行督促、检查的职责，严把执行3 / 13 关，发现问题及时上报，及时解决，保证所有内控流程都有令必行，有据必依。 二、严考核硬兑现，确保控制到位，执行有力。 确保内控的有效执行，取决于两个方面，一是思想是否重视，责任是否落实；二是监督是否到位、措施是否有力。 通过上述措施，全机械公司规章制度的约束力和员工的责任意识得到了明显提升。现在，每办一件事， 上至总经理，下至普通员工都要先判定是否符合规章制度、符合内控要求；每处理一项业务，都要确定是否有风险，如何控制风险，严格依照内控流程操作。机械公司范围内已经形成了层层讲执行、事事讲程序的良好局面。 三、管理制度和管理程序进一步科学化、规范化、标准化 一些控制最终反映结果是在财务部门，但控制活动却是发生在上游业务部门，对于这样的控制，机械公司内控办组织召开了由机关所有职能处室参加的内控协调会，将每一个控制点逐一说明，需要哪个部门在哪个时点配合完成，明确了各部门的控制责任，保证了所有关键 控制都有部门负责，增强了机械公司抵御经营风险的能力。 推动了管理制度的规范化。管理制度在内控体系运行中起着重要的支持作用，合理、完善的管理制度是体系正4 / 13 常运行的重要保障。通过内控测试和审计，发现了本机械公司一些规章制度存在执行力度不够的地方，一些控制缺乏制度支持，目前，按照机械公司领导的要求，正在进行制度梳理和规范工作，计划在明年修改本机械公司的内控制度实施细则。 四、加强控制环境建设，内控文化已经成为企业文化一个新的组成部分 控制环境建设是内控体系的基础，是有效实现内 部控制的保障，直接影响着机械公司内部控制的贯彻执行。通过多种形式的宣传、教育，目前，机械公司已经初步形成了一种工作有目标，行动有准则、 前行有动力的内控环境，尤其是机械公司各级主要领导以身作则、率先垂范，不符合内控要求的事坚决不办；特殊事情处理，要作好纪要，保留证据，自觉按规章办事，依程序履行，领导的示范作用极大地推动了机械公司内控文化的形成。 公司内控制度方面的基本情况说明 2016 年 4 月 14 日 一、制度体系的基本情况： 截至到目前，公司内部制定 并仍有效、在沿用的规范性文件共计 57 份，其中：安全、综治管控类 11 份，生产组织、服务质量管控类 13 份，固定资产、设备及工程管控5 / 13 类 6 份，人力资源管控类 14 份，物资采购、后勤管控类 4份，财务管控类 3 份，其它管控类 6 份。 今年年初，按照集团“持续改善管理”的目标要求和自身开展“制度执行年”的工作所需，公司对 2016 年之前出台的规范性文件进行了集中清理，结合管控实际需要整理出 60 份现行规章制度，并分门别类提出了保留、修订、废止的意见。 60 份规范性文件中，公司将其中仍可沿用的45 份文件汇编成册并印发到各单 位、各部门供日常查阅，同时为后一步深入推进“制度执行年”的工作提供基础；另外对其中的 12 份文件提出了修改意见并明确了主责部门和完成时限，同时废止了 3 份文件。 二、制度执行情况及相关措施： 总体上来说，以“制定好”和“执行好”为主线，通过近两年多措并举的方式，公司在制度执行力方面有了较大的改观，突出表现在中层管理团队、基层员工对集团、公司各方面的管控要求、管控目的更明白，对规章制度的具体内容掌握的比较到位，能做到“心中有数”；二是在日常工作中能时时刻刻按规则处事，大到一个项目的运作、一 项工作的推进，小到一支笔、一件工具的购臵，都能按照集团和公司的规定去处理。 采取的具体措施： 总的来说把握了以下原则： 1、集团有明确规定的，6 / 13 按集团规定执行； 2、集团没有明确规定的，按公司已有的规定执行；3、集团、公司都没有明确规定的，由公司会议集中商讨一个方案，权限范围内的按方案执行，权限范围外的报集团审批同意后执行。 1、抓好制度的“制定”环节： 一是要求出台的制度要简洁、适用、有效。公司近两年推出的各项管理规定，文字上基本上没有“穿衣戴帽”的 废话，都是结合日常工作实际、有明确管控要求、可操作性强的实质性内容。 二是要求制度要有相对的稳定性，同时相互之间不存在冲突。这两个要求既是为了保证制度的严肃性，同时也是为了避免操作部门和人员“无所适从”。同时通过“必要会签”的环节，避免“各自为政”、互不通气，保证制度之间不发生冲突或遗漏。 三是制度要成体系，有连贯性，要求各部门在制度制定过程中要实现集团 公司 分公司 员工自我管理几个环节的无缝联结、全面对接，使公司规章制度执行规范化、常态化。制度草案拟定后，第一步是制度主管部门 企 划部会签，这个目的一是要对制度的内容、统一格式等进行审核把关，二是要对规范性文件给于单独的序列编号，确保公司内控规则体系的一致性、整体性。 7 / 13 2、抓好制度的“执行”环节： 一是成套整理了集团近两年下发的规章制度，并将电子版提供给了下属各单位、各部门供学习、备查。后期将择机将集团层面的规章制度也汇编成册，提供更为直观的书面版。 二是清理、完善了公司的内控制度。将 2016 年之前推出的 45 份有效制度汇编成册提供给了下属各单位、各部门，清理的过程中废止了 3 份制度，并计划后期修订 12 份制度。对于 2016 年及今后年度出台的规章制度，公司将以年度为单位成套整理、汇编成册，并形成惯例，方便查阅。 三是抓好集团、公司两个层面规章制度的宣贯培训，让干部员工在准确掌握这些规范性文件的同时，在实际工作中能践行到位。通过培训抓制度执行，是 2016 年以来公司为提高规章制度规范、有效执行的重要举措。公司规定，对集团、公司出台的规范性文件，相关工作的对口部门必须事先仔细研读，在透彻掌握、领会要义的基础上，要及时组织系统的宣贯培训。在培训师资的选择上，既有集团职能部门领导、公司领导负责授课，也有公 司职能部门负责人，甚至是专业技能过硬、基层实践经验丰富的部门员工负责授课；在培训内容的选择上，我们根据轻重缓急，结合季节性重点工作，有的放矢的选择内容，保证学习培训与一个时期的重点工作尽量挂钩，以增强学习效果；在培训方式的选择上，8 / 13 既有全员轮训集中学的方式，也由自上而下、从公司到班组分层分批分散学的方式；在具体授课的方式上，既有制度条款的详细解读，也有结合日常实际、图文并茂的案例分析。 从今年 4 月份开始，公司对全员学习轮训进行了统一的安排：一个月学一个专题，每个月 3 期，员工分批分期参加，确保每个员 工每个专题都学到。 总体上来说，在规章制度培训上我们始终把握着两点：一是要有实际效果，将制度的关键点、核心内容准确传达给员工，让员工心中有数；二是要通过培训，让员工感受到集团和公司的制度文化氛围，从大的层面上领会到集团和公司当前在做什么、怎么做，今后准备做什么、怎么做。通过这些有实效的学习培训，我们想让员工在接受、掌握、运用这些规章制度的同时，更可以让员工的所思所想、所作所为逐步回归和统一到集团和公司的发展理念上来，这是一件很有意义的事。 四是分层次监督、强化各部门、各单位对规章制度的 执行力度，把“调整观念、转变作风、提升执行力”作为日常管理的一项重点工作持续推进。具体体现在： 1、通过修订中层干部管理及考核办法，加大中层管理团队在规章制度方面的执行力度，对所有中层管理人员实行“百分制”考核，中层干部的月度绩效工资直接与制度执行的质量等指标挂钩，按绩效得分发放绩效工资； 2、打造一个有效的管控9 / 13 流程，各部门通过每周至少一次的“周履职”方式检查各单位在规章制度方面的落实程度并进行月度考核。从职能部门“周履职”的实际情况来看，我们达到了预期的效果，部门通过现场调查，了解掌握了基层的真实情况，在检查 公司各项制度、各项工作在基层落实程度的同时，也为基层做好了服务。 3、专门安排企划部门负责督查其他职能部门在规范性文件方面的执行情况，同时明确授权企划部加大问责力度，对未按集团或公司规范性文件执行的行为，在按规定扣减责任部门月度绩效工资总额的同时，另按干部管理办法扣减责任部门负责人的个人月度绩效得分。 五是强调与集团的沟通。公司明确规定：各职能部门在日常工作中，要充分注意与集团对口工作的管理部门加强联系、沟通和协调，使公司职能部门和集团职能部门之间形成“热线”畅通、工作高效低耗的局面，避免具体工作 中因缺乏与集团沟通而导致“无用功”的现象出现，特别是要避免处理具体工作时出现“想当然”的现象。【完】 附件：公司规章制度清单。 公司规章制度清单 公司内部控制工作总结 2016 年，公司按照工程公司 109 号关于印发集团公司内部控制操作细则的统一部署，开始正式运行与国际接轨的内部控制体系。近三年来，本公司在内控体系的贯彻10 / 13 上，突出“执行”二字，重在“狠”、“严”上下功夫，不仅经受住了多轮次的上级单位的审计和测试的考验，有效地实现了防范风险的目的，而且推动了 公司各项管理的规范化、制度化、标准化、程序化，促进了公司管理水平的提升。主要体现在以下几个方面： 一、 强化内控执行，按程序办事的规矩日渐形成 “没有规矩，不成方圆”，企业管理实质就是制度管理。本公司依据内控要求，结合自身管理存在着有章不循、执行力较差的现象，进行了对照检查，找出了差距和不足。为此，公司采取了一系列措施，以确保内控体系执行有力。 加强培训，注重宣传，确保手册相关内容人人掌握。学习、掌握好内控手册的相关内容，是执行好这套体系的前提和基础。公司在内控手册发布后 ，结合各部门、各单位不同层次的培训需求，于 2016 年 6 月全公司范围内举行了一次 2016 版内部控制操作细则的视频培训会议，使员工了解了 2016 版比 XX 版内控手册的新增内容。通过培训，各级管理人员理解和掌握了内部控制的管理方法和相关要求，全体员工明晰了职业道德规范及行为准则和公司发展目标，为内控体系的有效执行奠定了扎实的基础。 健全内控工作网络，确保组织机构落实。公司成立了内部控制办公室和内控制度检查评价工作领导小组，设兼职科级职 6 人和成员共 12 人，内控工作由项目管理转向日11 / 13 常管理，进一步加强了内 控工作组织领导和机构落实。 狠抓落实，层层负责，确保流程控制实现硬着陆。为了使内部控制真正落到实处，公司将内控责任层层分解，狠抓执行。在领导责任上，内控工作是公司年经营工作的重中之重，是一把手工程，各单位主要领导对内控工作的重视不要仅停留在口头上，而且要落实在行动上，定期对内控的各流程进行前面或者有针对性测试检查，并有计划地对各项目部进行专项或内控流程的检查。并且指出哪个单位在内控上出现问题，追究哪个单位的领导责任。这样，公司上至总经理、主管领导，下至各部门、各单位领导都把内控执行放在重要议事日 程，出现问题有人协调，有人负责。 在组织落实上，公司内控办公室组织编制了公司某公司内控制度实施细则，切实把内控体系的执行落到实处。内控检评组，对于内控执行、测试过程及时跟踪，及时反馈，严格履行督促、检查的职责，严把执行关，发现问题及时上报，及时解决，保证所有内控流程都有令必行，有据必依。 二、严考核硬兑现，确保控制到位，执行有力。 确保内控的有效执行，取决于两个方面，一是思想是否重视，责任是否落实；二是监督是否到位、措施是否有力。 通过上述措施，全公司规章制 度的约束力和员工的责任意识得到了明显提升。现在，每办一件事，上至总经理，12