策划活动1Word 文档.doc

P1片头 如何组织一次成功策划活动P2 开场白：各位朋友上午好： 如何组织一次成功的策划活动，今天的课程，分为两个部分。 上午第一部分课程是：广义的策划活动流程：主要是针对策划各类活动都具有相同个性和特点进行系统的介绍。目的是通过今天的课程你要能够掌握了解各类策划活动的，特点，原则，方法。所以我们称为，广义的策划活动，在这个课程中，我们的目标是：和提升对一般较大规模活动的组织策划能力，组织沟通能力，组织能力方面的基础知识。第二部分课程，是专业策划活动技术，有七种策划技术向大家做一个介绍交流。这是今天的课程安排，好，我们的课程现在开始。P3 广义策划活动流程各位朋友我们做任何策划活动，事前无论是任何人，都要经过我们事前的周密思考，这种思考我们称之为什么呢？初步策划。P4 第一课：初步策划：在上一次策划案例模拟训练课中，我们进行了组建团队，进行了聆听的训练，又进行维思启发，思维创新，思维拓展，效率测试，案例模拟等活动，我们还成立了三家公司，分别是，第一个是集团股份公司，第二个是汇智公司，第三个OHO团队，简称哇塞。请问一下我们大家推荐的公司董事长，队长，还需要重新进行选举吗？在讲课开始之前，我首先给大家一个定位，今天请记住，你就是今天活动的策划负责人，每个人都是总经理。现在我们马上就要举办一次活动，这个任务是要承担一个300人的大型的活动的策划任务，董事会已经批准，经过初步的成本预算，资金保障，你就是本次活动的总指挥，你现在就开始准备初步的策划。现在你的工作怎么开展呢？你的构思中已经对全部有一个从头到尾设想的全过程呢？这今天课程中，我将2003年由我组持策划的龙卡贷记卡品牌营销的活动全过程，相关的经验和体会，和大家一起交流分享。今天我们的发言，采用定向发言和自由发言相结合，要讨论的问题，就采用小组讨论，推荐形象代表，定向依次发言，其它队补充，我说请问哪就是自由发言，好吗？现在请问大家两个问题；第一个问题：1、在座的朋友，你们有人组织过300人，200人、100、的各类组织活动吗？有，请举手？第二个问题：2刚才董事会已经宣布，从现在开始，我们马上就要策划一个300人的活动，而你就是本次活动的总指挥，在你的大脑里面，你要做的第一件事情是什么？ 我们应该做的第一件事情是什么？你首先需要考虑的是组建你的工作团队，并且按照活动的规模大小，设置你的部门，部门怎么设置呢？你至少应该按照活动的规模大小，划分为若干职能部门或者职能小组，一般情况下你应该分为六个职能部门或者职能小组。他包括：1、策划组（活动方案的设计，广告媒体的设计，媒体的选择，策划书的制作），他的角色是编剧和导演。2、技术组（负责舞台的布置，会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频、灯光设备，灯光调试，音响设备的准备安装。3、采购组（各类，礼品策划、设计、样品和制作）。4、后勤组（翻译：各类外语语种的、服务。协助联系、邀请记者。交通安排，接送客人，运输保障）5、会务组（接待客人，住宿安排，餐饮安排，礼品分发，会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的和，、，彩球、拱门、主席台、签到台等）以及各种设备的摆放。 材料和证件的印制、会议手册和参会人员的设计、胸卡、餐券的印制。）6、财务组（资金调度，账务结算，费用开支和收取）建立这样的机构对你的工作开展大有好处，否则你的工作开展起来可能就没有头绪，很敬业，但是你可能会把事情搞得一团糟。可能还会招来人们的非议。案例1：在03年由我组织的龙卡贷记卡品牌营销活动。虽然这个策划对我来说，已经事隔5年，在领导岗位上，组织过大大小小的活动，但是只有这次活动的整过活动的流程，给我留下很多的反思，事后我总结了很多，因为，当时我是这个活动的策划人，又是组织的牵头人。对这个活动全程负责。在我接受这个任务的时候，充满了信心，组织这样较大规范化的营销活动，从计划经济走过来的国有商业银行来说，还是不多见的。特别是我的策划书，我花了的时间做出来，得到上级领导和上级企业文化部的充分肯定，可以说在当时在我们行业内部没有一个人，一个单位能做出这样专业的策划文件，活动的结果，基本上达到预期目标，但是活动结束以后我感觉特别的累，后来我想，为什么这样累呢？实际上是自己对活动的组织还是有缺陷的，缺陷是什么呢？ 在活动的开始以前，由于对活动的规模，对活动的工作量，认识不到位，有些轻视的感觉，因此，没有设立相应的临时组织机构。只是凭多年来组织大大小小各类活动能力的自信和经验，从机关科室中抽调了几个人来凑合，对他们的职能，没有很好的明确定位，配备的人员素质也不好，配置的人员数量也不够，人员的分工也不太符合策划活动的要求。当时完全是凭个人能力办事，心想当了这么多年的领导，这个活动也算不了什么。最后的结果是什么呢？由于授权不明，分工不明，不明，全部很多事情你都要管，很多事情你都要亲自动手，得到一个什么反映呢？旁边的还说是这个领导事无巨细，事必躬亲，有的还甚至于说这个人就是对权力看的重嘛。后来我仔细分析真正的原因，没有很好的进行人力资源配置。简单的说就是没有组织一个高效运作的团队。没有完全按照策划活动的游戏规则来开展工作，造成工作上的被动。事实上很多活动的流程，与筹建基本建设项目一样，没有什么区别，我曾经是很多项目指挥部的成员，作为企业作为政府，无论是生产性的还是非生产性的项目，无论是，还是架桥修路，凡是临时带有突击任务的，都需要设立临时的组织机构，你要首先成立临时指挥部，成立相关的职能部门，明确各自的分工，同时开始进行可行性，然后进行初步设计，编制初步设计概算，再进行施工图设计，再进行施工图预算的编制。我们的策划工作流程和基本建设项目的审批建设流程，完全具有相同相似程序。比如说，修公路有公路指挥部，修铁路有铁路指挥部，洪水来了有防洪指挥部，发生地震有抗震指挥部，甚至是层层设立指挥部，是不是。因此，我们的策划活动也一定要有适应活动需要的临时组织机构。 因此，组织好你的团队，挑选合适的工作人员，确定策划的人选和主持人。对你来说比较重要，另外，请对人是能够帮你省钱的，尤其是在关键时刻。假如这次贷记卞活动，不用说全程请咨询公司来做，就是单营销策划书的制作，如果请专业公司来做，至少需要花费5千元到1万元，现在由我来做这件事情，也算是请对了人，这笔钱我就替单位省下了。 大家要，我们搞策划的人设计和举办一次常常被比喻为一部电影，但实际上更像在策划一次现场的表演。它就像一场高空走钢丝而没有安全网保护的表演，必须一次性的完成，不可能有预先的排练。不可能像拍电影哪样，导演认为某个镜头不满意，导演说“停拍”然后重新再来，对吗？因此，事前的策划就显得非常重要。这就告诉我们，策划活动一定要按照活动的游戏规则办事。因此你在决定或者说接受委托举办一次有规模的策划活动时，初步策划你应该考虑的第一件事情是：就是要选拔优秀的人材组建活动团队好接下来，我们的组建团队工作已经完毕，接下来你要做什么呢？用五分钟的时间思考 P5 讨论题目： 五分钟1、在正常的情况下我们组织一次300人的商业活动，你认为，有哪些主要因素是决定成功活动的关键。（不考虑策划书设计）答：以下主要因素是决定策划活动关键（1）组织机构是否完善，人员配备是否合理。（2）资金是否到位，（3）目标定位是否准确，（4）活动细节是否周到。2、你需要构建活动的总体框架，在总体的框架下，你作为本次活动的主要策划人，你是总指挥，你在组建团队以后，你会优先思考哪些基本问题呢？无论什么样的活动，你都要首先确定活动的类型，你都应该要初步考虑以下基本内容。P6 你要优先思考四个方面的基本问题。一是活动的类型，二是活动的目的，三是活动的成本，四是活动的时间，好我们现在开始介绍，活动开始之前你要考虑的四个基本问题的第一个问题。P7 确定活动的类型：1、非商业性活动2、商业性的活动一般来说我们的策划活动分为两个模块，也就是分为商业性和非商业性的，从非商业性来说，比如，策划政府的活动和政府的会议活动就是典型的非商业性的，（企业内部活动）商业性和非商业性他们两者之间有相似之处，但也有明显区别的地方。如果说，你替政府做大型的会议策划活动，你可以参考P8 非商业性活动 政府机关大型的会议活动流程图：我们举行任何活动，由于活动性质的不同，活动的特点也不同，目标客户也不同，因此，无论举办什么类型的活动，首先要清楚活动的目标顾客是谁。对活动的性质有一个准确的定位。如果说我们是举行一个商业性的新产品的推广活动，哪它的流程就有所不同。请看：P9 商业策划活动比如产品推广活动流程图。我们说什么是商业活动呢？简单的说就是以营利为目的的活动，就是商业活动的特征，就是把金钱利益放到第一的活动. 前面已经讲了，我们要优先思考四个方面的基本问题。第一个就是要确定商业活动类型P10 商业活动类型当前我们经常举行的商业活动类型有哪些？我们大致可以归结为，营销策划活动，品牌策划活动，价格策划活动，渠道策划活动，新产品推广活动，商业性的公关活动，会展活动，娱乐活动，拓展活动等等。如果继续细分还有很多。我们搞策划的人，在框架确定以后，首先要考虑的第一件大事是什么？根据活动的性质确定活动的类型，锁定最重要的目标客户是谁。比如说我们开展的是品牌营销策划活动，哪我们的目标客户群体是哪一个阶层的人，他们是老百姓，还是阶层，还是蓝领阶层，还是政府官员，他们会来参加吗？如果说我们是搞一个商品订货会，你的主要客人能够到场吗？你举行一个答谢晚宴，或者是联络感情的宴会，我们的主宾能到场吗？每一种类型的活动都有他不同的版本。每一个版本都有不同的编剧，不同的策划，不同的程序，不同的风格，不同的要求，不同的目标。你对活动的性质必须有一个准确的定位，这样你才能够确保活动的完全成功。换句话说，你是品牌策划你就要突出品牌，你是营销策划你就要突出营销二字。比如说，假如你要策划一家大型商场将在市中心开业活动，这样的活动类型是什么？哪肯定商业是商业活动的营销，你的目标定位就是吸引媒体，大众的眼球，因此，如果你的活动有剪彩的，哪你就千万注意在剪彩上，如果政府官员讲话就不能太长，（三到五分钟）最好不要领导讲话这个环节，知道为什么吗？第一老百姓对政府官员普遍存在一种偏见，有些领导的形象并不光辉，第二，消费者的到来，目标是看一看有没有合适的消费项目，有没有打折的优惠。因此，这和平时领导做报告，向老百姓发号召是不同的。我们应该把更多的时间放在我们的目标客户上面，如何引起轰动效应，如何吸引顾客眼球，如何激发顾客的购买方面多下一些功夫。因此，组建团队以后，你要考虑的第一件事就是确定活动的类型，明确心中的目标客户。在这次贷记卡的营销活动中，我们对活动的类型定位非常清楚，哪就是：贷记卡新产品的推广。第二个你在初步策划中要考虑的问题是什么呢？朋友们，举办任何活动，委托人为什么要举办这次活动？我们和他们的目标和动机是否一致，希望达到什么目的？你是策划人必须清楚活动的最终目的是什么。活动的目标必须有意义，也就是说不要浪费钱。只有这样，活动才会值得举办。一般说来，举行商业的活动大致有些什么目的呢？P11 确定活动目的商业策划活动的目的，一般来说有以下几种目的，提高知名度，推出新产品，吸引媒体关注，信息交流，联络感情，总结表彰，节日庆典等等。 站在企业的角度，要提请大家要注意的是，假如现在有一家公司推销一种因有缺陷而销路不好的产品，或者说有瑕疵产品来举办一次营销活动。你愿意做吗？想想看，这样其实解决不了企业的根本问题，而且还会导致资金浪费、影响企业的形象，对企业对策划单位和个人，对客户都是一种伤害。长远来说还会长期损害公司名誉或带来更多的问题，客户会骂商家和策划人都是骗子。这个时候你就要想到职业道德的问题。如果你是主办方的策划人，如果是春节来临，你要举办一次产品促销活动，目标将决定你如何制定计划和举办活动。如果你想在闹市区准备一场商业活动，为了吸引足够的眼球，那么你的目的就是激发购买者的兴趣，吸引他们来凑热闹并让他们愿意留下来关注你的产品。 我们现在可以设想替一家公司做活动，你就可以考虑和一家想推出新产品的汽车经销商合作，然后一起找一家本地慈善机构，三方共同举办一次既能够吸引媒体、（媒体免费）又能够实现愿望的活动。新车可以停放在商场空地上，慈善志愿者们可通过出售赢取新车的机会或钥匙来筹款，可以在活动开始之前将它们全部售出。如果奖品价值大，这将能吸引很多的人，这些人是为了看看他们所买的钥匙能否打开新车的门，而不是仅仅为了得到商场的优惠打折劵。他们只会在已经决定来参加活动后才顺便使用优惠打折劵。当你策划活动时，千万忘了消费心理学和你的目的以及观众。如果你是受托人，你要非常清楚的了解你的委托人他的具体目标是什么？达到什么目的，效果这么确定。你的报酬这么计算。是按照销售增长率计算，还是按照销售量计算，还是按照费用包干计算，总之双方要达到的目的，都要有一个明确的说法。：的或者说目标是什么？这个思维必须要非常的清楚，要充分理解领导或者老板的意图，按照主办者的要求，尽量达成我们的目标，取得双赢多赢的效果。在我的贷记卡策划书里面，活动的目的就是要让泸州74万市民中有25万人，第一年了解和认知龙卡的比重要达到三分之一，第二年达到三分之二，第三年在目标客户群体中，基本达到家喻户晓效果。目标也非常清楚，一是市场占有率03年到04年在锁定的高端客户群体中，办卡占有率达到80%，04年到05年在高端客户群体中办卡占有率达到90%，05年到06年在高端客户群体中办卡占有率达到95%。因此，在初步策划中，你要考虑的第二个问题是活动目的一定要明确。P12 接下来在初步策划中，第三个你要考虑的问题是、：在这个阶段我们主要考虑的是总的概算成本：一般来说，成本估算不能超过概算成本。比如说十万元的包干费用，这就是最低的底线，我们通过采购人员，可以从供应商那里各种所需的报价信息，在初步概算得到批准（或者说中标后）这些价格通过适当的方式将会确定下来。在概算里面制作一份活动的详细清单，主要是要全部开支项目，暂时不计费用，把所有可能需要的东西都包括进去，然后试着找出其中必须列入的项目。剩下的项目可以在初步预算确定后有选择地补充进去。如果你的初步成本估算只包括了基本的项目，而总成本却超出了概算，那么你就应该慎重考虑是否进一步实施预定计划。如果初步估算远未超过概算，你就可以开始添加那些备选项目。在这个环节，你要掌握的是对总成本的控制，并留有一定的余地。一般来说成本估算，需要按总的概算比重，预留5%的不可预计费。作为备用。就是在我们的贷记卡品牌推广活动中，实际成本开支超出了我的概算，什么原因呢？就是项目漏项，比如说：客人消费的小费，（自拿烟酒，请人陪唱台费等）客人的住宿费用标准超标，客人的额外开支，汇集起来就超过我的成本预算，出现了财政赤字，总的概算是16.6 万元，实际开销下来总计费用 21 万元。超支4.4万元，细想起来也不能怪客人，这很正常，所以大家记住你在策划任何活动时，一定要预留5%的不可预计费作为备用，同时不要有大的漏项。别给自己过不去。因此，在初步策划中，你要考虑的第三个问题是成本估算。四、需要强调的是关于时间要求在这个环节上，尽管有很多细节是无法确定的，但在理想状态下，你起码可以尽可能的提前策划你的活动。活动日期尽量打提前量，如果你要在一周内组织一次100人以上的重要活动是有可能的，但是时间过于你会付出不应有的代价。你可能找不到最合适的场所，联系不到最好的主持人等等。在贷记卡活动中，原本打算我的组持人是请四川电视台的一位朋友主持，但是由于离活动开始的时间相隔只有五天，才和我的朋友联系，人家就告诉我，他们的节目主持，一般是一个星期以前就已经安排好了，不可能有什么变更，也就只好放弃，临时另选一家企业的电视节目主持人，为我们主持活动的开幕式。因此，请记住活动的关键人和关键环节要尽量提前在时间上完成预约，不能临时凑合。 同时，在决定需要花多少时间策划时，你要你所需要的全部项目，规划出每个项目要占用的时间。在行动开始时要考虑到你终极目标。那些事情是必须做到才能使活动圆满举行？用倒计时的方式标出预期的活动日程，并保证时间上留有余地。给自己足够的时间赢取最佳效果。在你进行重要策划的阶段和截止日期到来时，会不会有一些重要人物难以邀请到，或者不在工作地？会不会因为是年末而对时间安排有什么影响？大家要知道，做事业的人，有家庭责任感的，据我观察他们很少有人放弃周末与家人、朋友聚会的时间来参加一个商业活动，但如果活动也考虑到他们的家人，一起请来，我想他们会愿意来参会的。比如，早上举行活动，请他们的家人去参加娱乐活动。中午他们和家人一起午餐，并一同参加娱乐活动。因此，时间的安排要尽量提前准备并要考虑周到一些。因此，在初步策划中，你要考虑的第四个问题是时间的合理安排和銜接。好，在初步策划的第一课里，我们需要注意的是：在你接受策划任务之时，你要做的是，组建你的团队，活动类型、活动目的、成本估算、合理安排时间，几个方面的要求进行初步规划。P13 第二课：预算（资金）俗话说，钱不是万能但是没有钱是万万不能，有多少钱就办多少的事，这是我们经常说的一句口头语。在资金有保证的情况下，如何使用好资金，使之能够发挥最大的效益，办好更多的事情呢？初步的策划和预算都是建立在钱的基础上的。我们假设在其它条件都具备成熟的情况下。下面有两种情况对于你的公司怎么处理。讨论题：每个组讨论五分钟的时间，讨论两个问题：一、你的公司，已经决定举办一次较大规模的庆典活动，并得到上级领导的支持，活动费用总额10万元，其中自筹5万元，上级补助5万元，（补助经上级口头承诺）你现在是否决定马上正式启动你的策划方案，开始活动的安排。请分别说出你决定是启动还是不启动的理由。办法有三个：最佳的上策待上级的资金到位后开始启动，中策是得到书面承诺启动，下策是立即启动。二、你通过各种关系，受一家企业的委托，策划一个大型的商业活动，费用采取全程的大包干形式，费用总额50万元，现在什么条件都已具备，包括合作协议已经原则通过，就完善企业法人代表签字，由于时间紧迫，委托方希望你立即按照策划方案实施启动。如果不立即启动策划方案，委托方将立即选择第二家公司。你怎么处理？办法也是三个：最佳的上策是签订合同拿到预付款项后启动，中策是签订合同后启动，至少是有书面承诺。下策是立即启动。我告诉大家一个原则，做策划这一行，任何活动无论是商业性还是非商业性的，你的资金一定要有保障，要掌握一个底线，也就是说：朋友们；在资金（预算）方面，取得承诺并且一定要有书面的承诺这非常重要。省的以后造成纠纷的隐患，或者伤了朋友的感情。换句话说，没有资金保障，没有充分的把握的策划活动宁肯别做，别轻举妄动，如果做了不成功或者说是半途而废的事情哪就是劳民伤财的事情。最后的结果可能叫你很难受，很糟糕。为什么？因为，从商业的角度上说，你了做生意的天条，商场是战场，打仗除了勇敢，还得靠武器装备和物资保障，对吗？只有这样你才有取胜的把握，想想看没有把握的事情，最后的结果是什么？ 在03年龙卡贷记卡的营销策划活动中，资金问题曾经困扰我，差一点让人下不了台，为什么呢？当时我的策划书中的费用总额为 16.6 万元。上级领导也口头同意这个数额，我就匆忙开始启动我的活动，开始采购礼品，准备资料，但是当我们在活动结束的时候，到处都需要结帐的时候，上级职能部门告诉我，钱暂时不能划下来，其原因是本月的会议费中没有这一项开支计划，并说活动之前没有完善应有的报批手续，怎么办，后来又找领导汇报，又是做工作才又叫我们重新写报告，补手续。另外，由于超支 4.4 万元没有办法处理，怎么办？没有办法，只好在我们的办公费用里，挤出 4.4 万元弥补活动缺口。这就告诉我们策划活动一定要有资金的保障。好了假设我们现在已经有了资金的保障，你怎么用好资金呢？如何对成本进行控制呢？对成本的控制要求是什么呢。在这给大家介绍控制成本和成本表这个工具的运用，在这里，要把握好的四个环节，首先就是要制定。一、成本表的应用怎么应用成本表呢？当你开始策划活动时，很重要的一个环节就是成本表的运用，在成本表上你要做两件事情。第一是要你规划的预算项目支出明细表，这样你可以清楚的知道哪些项目可以在不超出预算的情况下添加进去。成本表也可以告诉你应如何使用资金，帮助你看到还有其他可选项目，并看看如何在不超出预算的情况下试试这些项目。第二，在你列出成本表、确定预算的收支平衡点，提醒你，你的最低底线是在哪里？你会采取什么方式避免亏损，也许你可能会决定自己采购一些酒水，而不是由饭店提供，以便把省下的钱用在菜谱上。你的目标是保证开支不超过预算。朋友们，由于每一次活动都有不同的内容，所以成本表没有固定的公式或模式。当你开始建立成本表时，应该从头到尾预想一下你的活动，并拟定一个大纲，然后再回过头来逐条填写所需资金。需要注意的是，所估算的费用一定要用书面形式表达出来，不要接受口头的东西。要用的方式，招标的方式把它固定下来。防止人员变动和不诚信的行为给你带来的烦恼，你需要书面确认哪些项目包含在内，那些不包含在内，并要求各环节的采购和供货商详细列出每个项目，即使是一些看似不重要的项目，也请他们给出具体详细的说明。比如，前面讲的是否要给小费，小费是否也要计算入总成本？外借的服装的租金是否是市场均价。千万不要只靠主观猜想。预算开支表，也就是成本表的运用，最终的目的是控制成本，防止开支成本超出预算成本，避免出现不应有的商业性亏损，或者出现不应有的赤字，到头来你会想我做这样的亏本活动，做没有回报的事情，我为什么要去做。因此，把握好预算的开支，严格控制，这对我们成功举办一次策划活动是一个纲领性文件。非常重要，换句话说，成功与否，能否赚钱，你就必须很好的撑控成本表的运用。P14 成本表的格式成本计划表单位：元成本项目单位计划金额实际金额数量责任人备注一、宣传费元20000李明了1、气球个3000102、电视媒体元150003宣传费份2000300小计元20000二、餐饮费元45000300人张军1、白酒瓶15000402、中餐桌24000303、红酒瓶50001004、香烟条10003小计45000我们在制作成本表的时候，提示二点：一点是成本表的设计和其它成本表相比是有区别的，突出的重点和格式不一样，比如；培训成本预算表、出口成本预算表、财务成本预算表、工程成本预算表、采购成本预算表、建筑成本预算表。不能照搬照套。二点是、表的内容是以实际发生而设立，不受企业财务会计制度科目的限制，没有资金来源和资金运用的对应，也没有什么一级科目，二级科目的划分，项目的立项和名称基本它基本上是按照不同的策划内容，不同的开支对象而定。 成本表的格式：原则上可划分为几大类。宣传费，场地费，交通费，餐饮费，资料费，礼品费用，人工费，等等。根据以上科目再进行细化。这项工作安排财务组的同志来做比较合适。二、预算外的费用为了控制成本，我们还要专们单列一项预算外的费用，顾名思义就是额外的费用，弄清楚还有什么额外的费用，一定要将其纳入到预算中，比如现在去KTV唱歌，每首歌的版权费是多少。计时费多少？包干费又是多少？豪华型多少？普通型多少？等等。为了准确的计算成本，我们可以想些办法，了解最近刚举行过的同类活动的成本数额，从而预测你需要要多少预算。根据项目的添加和删除情况，不断的更新你的预算，并把这些文件存放在不同的档案里，并给他们注上日期，编上编号。一定要确保你所支付的费用是双方已协定好的，不会出现让人感到意外的情况，我们每支出一笔费用，把实际费用记录在成本表上，与原先预测的数额进行对比。预测的数额准确吗？一目了然，是否有些费用是你预先没有估算到的？要注意的是，支出费用中有没有什么项目是经过口头批准、而且已经付费但却没有记录下来的。这些开销对预算底线有什么影响，你是否能从其他方面调整预算来弥补这部分的花销。重要的是，当你进入实际操作阶段，你起初决定安排的一些项目可能会发生改变。例如，餐会结束后忽然下起大雨，你不得不购买一些雨伞，租用一些车辆。渐渐的，预算外费用就会越积越多，你要及时更新你的成本表，否则你的预算可能会变的非常混乱。通过不断修正、更新成本表，你的预算就会与实际发生的费用更为接近，同时这也能使你可以随时添加一些项目。例如，你是否还有剩余的资金再为客人准备一点纪念品。三、成本效益观念 ： 我认为；真正要做到成本的开支不出问题，无论是商业性活动还是非商业性的活动，对你来说最重要的还是从你做起，做一个理财的高手。并向你的员工灌输成本效益的观念。让他们自觉的为你着想，为企业着想，为效益着想。这是活动成功的保障。 传统的成本管理就是提倡以是否节约为依据，片面的从降低成本乃至力求避免某些费用的发生入手，强调节约和节省。传统成本管理的目的可简单地归纳为减少支出、降低成本。但是他了一个关键字，是什么呢？人的作用。在市场经济的条件下，你的成本核算在科学，在精细，但是如果没有相对应的，合适的人，合适的制度来保障，你的全部计划将有可能全部落空你信不信。在龙卡营销活动中，本人出现一个比较大的失误就是对下面的人：没有对他们的具体工作职能，提出具体的要求和标准。以至于出现采购物资混乱的现象。，比如说：在礼品采购环节和消费定价环节，没有很好的撑控，这是导致缺口和赤字的主要原因。比如说：当时礼品采购计划是，共计160人，每人150元礼品，总额2.4万元，由于没有采取对比，议价，招标，直接造成超标6千元。而且大家对礼品质量还不满意，说是批发价格，据职工向我反映说，礼品价格实际比零售价格还要高，还要贵。我认为，在这个环节中，采购物资必须公正透明，防止道德风险。确保成本控制在成本表的范围内。四、控制授权，你是总指挥，你要懂得授权，但更要懂得控制，不能让下面的人滥用职权，让你无法掌控。最后导致你的成本失控。对每个部门的职责要有明确必要的授权，注意我说的必要二个字。比如说：前年举行的徙步活动，有300多人参加，红酒的采购。当时也授了权，但是不明确，结果也造成超支现象。请大家同时记住，授权应当明确，而且是按照我们的成本项目费用标准进行安排。在这第二课里，大家要记住的是一是任何策划活动，没有资金保障你千万不要做。二是在有资金保障的前提下，大家要掌握的是：成本表的运用，预算外的费用把握，树立成本效益观念，注意明确授权和控制授权。P15 第三课：组织和时间安排1：制定关键任务时间表。有条不紊和注重细节是举办一次成功活动的两个关键.我们在活动中，应确保所有事情不出,并且都按照预定计划顺利进行.不要花过多时间去推敲一件事情,那将会导致活动的管理效率低下.你可以花上几小时设计一份有创意的邀请函,但这封邀请函错过了寄出的最后期限,后果真是不堪设想.所以,一旦你决定承担某项活动,接下来你就应当制定关键任务时间表. 在制定关键任务时间表之初,你应当在日历上确认活动举办的时间,然后从哪一刻开始向前排出每天应当做的事情.任何失误都会给参加活动的客人造成组织混乱的印象.而失误往往都是由于计划不当和协调不力造成的，在筹备活动的整个过程中我们应当严格执行每个时间段的安排,你的目标是要在方案实施的前一天将所有事情完全定下来,好让每个相关人员有时间检查关键时刻的各种细节.检查你的各种合同,确保所有重要截止日期成为你的关键任务时间表的一部分.同时还要时刻注意来宾人数变更日期和活动取消日期，在这些最后期限之前,你可以改变参加人数甚至取消活动而不会招致不良后果.要给自己留出充足的时间做出各种决定,比如你了来宾人数变更日期,了减少原有客人数量的机会,你就得看着那些空板凳，并且为空板凳付费。因此，任何策划活动如果没有制定关键任务时间表。整过活动一旦运作起来，就会显得混乱，显得不很专业。因此，我要提醒大家。组织活动开始时候一定要建立关键任务时间表。指导我们的每项工作。表中的三个关键要素是1、项目任务，2、责任人，3、完成工作任务时间表。P16 关键任务时间表格式：关键任务时间表：客人名单和邀请函任务 负责人 完成时间制定客人名单 王军 6月29日设计邀请函 张莉 6月30日告知设计师 张莉 7月1日确定邮递公司 王军 7月1日审定邀请函 李辉 7月2日将邀请函交印刷厂 王军 7月3日将邀请函送邮递公司 王军 7月4日接下来我们要做的就是为每个参与活动的工作人员进一步制定工作单。 2：工作单 大家知道，拍电影编剧要编写剧本，家创作，而活动策划者在关键任务时间表确认以后，则要拟定工作单。正如一个好的故事有开头，发展和结尾一样，每个步骤都被事先拟定，每个音符都严格按照作者意愿被奏出，每个人都按照统一的剧情表演，每一件事都有详细说明，它降低了出错的可能，消除了我本来以为之类的偏差，压缩了管理的灰色空间，减少了因疏漏而可能导致的意外。 因此，你要对你的每个工作人员开始制作工作单，因为，工作单决定了活动的所有内容，你应该专门安排一个人准备。他需要负责控制填入的信息，并且必须是唯一的一个完成最终计划的人。正如导演不能离开片场，创意指导必须对活动了如指掌，包括每个时刻、每个步骤和每个细节。每一个演员都必须清楚他们各自的角色，并知道自己在什么时候应该上场，但只有一个人是统领全局的。这个领导不应该是负责联系的人。他就是你自己，你一定要确保每一个人都清楚各自特定的角色。如果每个人的工作没有条理性，这样的安排很容易带来不良的后果，这样错误的安排只能反映出你管理和组织方面在能力有待提高。 工作单相当于信息指南，其作用在于告诉你的供应商，和协作单位，你的伙伴，他们会按照合同的内容、双方协商好的费用以及你所希望的细节去着手准备。比方说，客人的饮食有什么特殊的要求，比如说少数民族的有些风俗习性，饮食文化等等。我们相关的工作人员就要和饭店联系，让他们提前了解这些信息，做好相应的准备，饭店的工作人员也便于和你的人联系。这仅仅是千头万绪工作中的一个小细节，而整个活动的安排不知道要涉及多少个这样的细节。你要用工作单来保证。 一份好的工作单就是一本好的参考书。因为通过他们就能将活动安排的井井有条。他们不会说我不知道，因为每个细节都清楚地列在工作单上了。如果有些事项不符合你的要求或者你的设计，你必须在活动之前就要知晓，而不是等到活动开始的当天才知道。同时你必须还要做好每一个记录，谁去负责哪一个环节的工作，什么时候起监察物品的摆放，这样才能使所有工作按部就班地进行。搞技术的检查一下音响，视觉效果怎么样？摄像机应该对准什么地方？对准什么人？客人能看见些什么？有些什么效果？现场气氛如何？ 工作单就好比一本工作流程手册。工作人员和协办单位了相互能够了解活动的整个流程，这对他们的准备工作是十分有利的。如果你的工作人员和协办单位，看过你最初的工作单，但后来你们对重要内容又作了调整，那么必须将修改过的文本再给他们一份。在活动正式开始的前几天你应该召开一个预备会议。所有协办单位和供应商团队的关键成员应当浏览一下工作的终稿，以确保对每个环节都理解无误。 工作单的开头应该是一份通讯录，包含所有活动相关者的姓名、职务、公司名称、电话号码、传真号码、手机号码、电子邮件。这种通讯卡有两个作用：1，确保能找到每一个人。2，活动后，给相关人员写感谢信。 工作单的作用在于确认什么人做什么事。当你完成这份工作单时，你应该需要多少人手、他们各自的责任与任务以及他们何时被安置在何地等情况将在工作单上显示的一目了然。除工作单以外，工作单的内容，而每个活动的每个细节你都要尽量考虑周全。比如你的活动是否考虑符合城管规定或者说满足消防的要求。案例；商场联手宣传电子银行的难堪。P17 工作单样本格式组织活动公司全称： 汇智公司地址全称： 成都市世纪精英学校内二楼联系人： 列出所有人的名单职位： 办公室电话：传真：电子邮件：手机：住宅电话：一，策划组，二，技术组，三，财务组，四，后勤组.格式同上.（工作人员，工作地点，工作内容） 3，选对日子最关键 要想你的活动取得成功，一个重要条件是挑选一个好日子。在选定活动日期时，除保证大多数人能够出席以外，还需考虑其他因素。例如，在你的活动日期前后有没有其它事情发生？如果你邀请的重要客人带孩子一起来参加活动，那么活动最好不要安排在在第二天有课的晚上，客人们都不会长留，因为父母和孩子第二天都要早起上班上学。将活动时间推迟到周末会是个更理想的选择。如果你依然决定将时间定在工作日的晚上，这个时间是否位于考试之前或考试之间？这也会给你的活动带来影响。 在完成你的计划之前，你还要考虑季节因素。5月和6月是婚礼和学生考试的高峰期，11月和12月是庆贺节日的高峰期。你考虑前往的旅游目的地是否处在一年当中大雨和山洪的多发期呢？那里是不是台风肆虐的季节？路面交通会不会因为气候而经常瘫痪呢？这些因素都可能给在旅游胜地召开的会议带来影响。 因此，仔细考虑你计划举办活动的日期。会不会与某些节假日发生冲突？考虑这些节日对你活动的影响，然后据此调整你的计划。 另外，你必须考虑到你的客人的出行起点，你的会议最好在早上较早的时间开始，中途给客人们提供一些小茶点，这样的时间安排比较合理，如果会议时间开始较晚，客人们可能在上班高峰期堵车。如果你计划在星期五搞活动，到下午3、4点的时候，与会者的心思可能就不会在会场上了，而是寻思着会议结束后如果避开拥堵的交通，如何安排自己的周末。 参加过会议的人都见过这样的场景，会间休息时悄悄打手机的人们，甚至有些偷偷溜出会场去处理自己生意的人，似乎再也没有回到会场。你的时间是否和与会者们处理自己业务的时间冲突，以至于他们无限投入到你的会议中呢？活动时间定在一周的中间几天是否安排在星期一更好呢？是否通常在星期四和星期五两天你的事情更少？如果你的活动地点较远，就得考虑一下花在路上的时间、路费、过夜的地点以及公司是否应对延期的要求。在你最后确定活动日期之前，你应当拿出日历仔细研究一下，看看这六个因素是否对你的活动有所影响：1：主要的2：学校假期3：周末4：体育赛事（欧洲杯）5：其他特殊的活动6：其他考虑因素（特殊客人） 我们说选对日子最关键，这是从一般的，一般的活动来考虑的，有些活动上述的因素只能作为次要的因素来考虑，更多的你要考虑你选择的时间，你的目标客户能不能到场，这也是事关重大的要害。否则你的活动将会丧失举办的意义，前面我所说的，贷记卡品牌活动选择时间，计划是在二一九二一九年十一月二十七日举行，后来连续变动了三次活动时间。大家知道是什么原因吗？哪是否因为我们邀请的重要客户，企业重要法人代表不能到场。政府领导包括市长也不能到场，所以连续变动了三次。活动的时间以他们为主。因为，我们的信用卡就是针对政府官员，白领阶层，企业家而设计的。换句话说，就是针对有钱人来设计和推广的。这群人中，核心的人物都没有来，想想看你的策划活动目标能够实现吗？活动的意义还有多大呢？。所以说，我们的活动时间一定要考虑六个因素，特别是要围绕我们的目标客户而确定。在这第三课里，需要大家掌握的是，你的活动要做到有声有色，有条不紊，你就要1：制定关键任务时间表。2、然后给每个人再制作工作单，3、选对日子最关键P18 第四课：位置 位置 位置为什么我要反复强调，位置 位置 位置呢？因为，举办活动的地址选择至关重要，它可以决定活动的成败。地址的选择：正如房地产业流行的一句话所说的：位置就是。举办地址选择同样至关重要，它可以决定的成败。比如2001年的国际奥林匹克选择候选城市的时候，为什么我们国家就推荐北京而没有选择成都作为举行奥运会的场地呢？，更没有选择西藏拉萨呢？噢，因为全世界都知道，北京是我国的政治、经济、文化中心。北京是中国的首都，是中国的心脏，除了北京具有代表性而外，其它国内任何城市，谁能和北京竞争呢。所以说很多如果条件许可的话，活动位置的选择都是根据活动的性质考虑，比如我们外出旅游，冬天我们到海南或者是云南的昆明的人就比较多，夏天我们到九寨沟（现在不行），或者到中国避暑之都贵阳都是不错的选择，当然活动地点的选择，主要还是要看费用及对象而定。另外，根据不同活动和性质及客人身份不同，特别是目标客户的选择不同的会议地点，是很重要的，比如说公司的员工周日聚会到龙泉或成都附近的农家乐都也可以了，但如果我们是搞产品的推销就要考虑在我们的城市商业中心的某一个地点。考虑我们的客户群体在位置最集中。有些活动要以重要的目标客户为中心来安排和统筹，一切都要以目标客户为主导。当然我们所说的地点，一般包括会议活动地点，饭店就餐地点，住宿地点，这三个点还要充分考虑，三者之间的交通距离不能过大。同时还应兼顾考虑就餐饭店的标准，又要考虑住宿地点和会议地点之间交通的方便，三者之间都彼此要相互兼顾。最佳的方案是什么呢？根据不同会议的性质，选择不同的会议地点形式。一般有三种。请问：如果说你是在策划一个庆典活动你选择什么样的地点布局而更加合理。如果是产品推销活动呢？如果是总结表彰大会呢？P19 活动地点的布局一个点，（会议，住宿，就餐），两个点，如果一定是三个点最好是成等边三角形。要请注意两个原则，方便客人和方便活动。不能突破预算和成本标准。因此，在第四课里需要大家掌握的是，你的活动地点要根据你的活动类型，活动的目的而确定最佳的活动地点和布局。P20 第五课：活动场地要求 朋友们，在我们的活动地点确定以后，就要充分考虑活动地点对场地的所有要求，选定理想的活动场地。比如，你在策划一个100人参加的活动，打算选用一个可容纳100人的自助餐会。但是，你还想安装一个投影设备，这就需要一些额外的空间，你的餐桌不得不减少一些用来安放投影器材。你要么放弃使用投影，要么减少客人的数量或者改用更大的宴会厅。因此，在开始活动之前对场地是否可用，你绝对有必要检查了解所有的要求。那些曾经看上去再合适不过的场地会因为你的一张清单而无法满足活动的需求。不要让客人感觉房间表现出，四个太：太小、太挤、太热、太不舒服。 安排空间时，不要为了省一点钱而让所有人都肩并肩地挤在一起。让8个人坐10人桌。我们留出休息的区域是最好的选择。确保桌与桌之间有足够的距离，让人们能够轻松地出入其间。 作为策划的总指挥，你对活动场地一定要有一张详细的平面图。让场地所有者根据你的要求提供一张平面布局设计图，如果他们没有，你得按比例缩小自己做一张。在这第七课中，你要知道的是活动场地，务别要满足活动的需要。P21 第六课：客人是谁 朋友们，接下来你要做什么呢？你的本次活动，谁将会被列入你的客人名单呢，你打算邀请哪些人，为什么邀请？活动多种多样，对象也就千差万别。你要确保参加活动的都是应该来的人。需要谁来参加呢？需要请政府官员来吗？需要请公司职员，顾客或供应商吗？如果要使这次活动需要引起媒体的关注，那么是否应该邀请记者，如果同时邀请不同的群体将会产生什么样的效果呢？ 在你开始为活动寻找举办场地之前，你必须知道并确定将参加活动的客人人数及活动所包含的一些内容。下面是一些你需要考虑的事项：1， 你的客人是谁？需要安排过夜住宿吗？总计有多少人？2， 客房数量应该按照单人间和商务间还是双人间来预定？最重要的客人所住房间和他的身份相符吗？3， 如果活动在白天举行，是否需要一个专门房间供给客人更换衣服或者私下之用。4， 需不需要提前退房或者推迟退房。5， 会议厅要能够多少与会者6， 打算怎样布置房间7， 是否需要一些小会议室，以便客人在主会议室会议结束后召开小型会议？会议持续多长时间，每个分会议室如何布置？ 如果你打算邀请媒体参加你的活动，你就需要了解一下他们会在什么时间、什么方式参加。媒体会有什么要求吗？要仔细了解他们都有什么要求，并尽量给与满足，这对你也是有好处的。如果孩子们参加活动，他们的饮食、安全和娱乐项目也是需要策划在内的。在这第五课中你要做的是三件事情，一是：确定客人名单（最重要的客人是谁，并且用红色标注）二是：发出邀请信（包括需要是否邀请媒体）三是：要确认有没有夫人或者说儿童参加你的活动；特别要注意的是贵宾中有没有带夫人或者子女或者儿童参加你的活动。在这个环节不可小视，处理不好可能导致你的活动失败，或者是大打折扣。请问：如果你最重要的客人带了小孩参加你的晚宴，而你事前并不知道，而且客人的座位已经安排妥当，你怎么办？你怎么安排，最佳的办法是什么？加位，调位，自己人退位，案例: 宴会的尴尬。P22 我要告诉大家, 你策划的是专业的结合.而你推销的是关系而不是.而你最重要的关系就是客户. 而你最重要的客户就是？请问？凡是商业活动，每次活动你最重要的客人是誰呢？P23 请看，你的客户是？一般是两种人，一是政府官员，二是大客户，两种人的共同特点是，一个有权一个有钱，我们说策划活动，坦率的说也就是策划人，而面对这两种人你知道他们的生活习惯和规律吗？你了解他们的秉性嗎?你要策劃他，你就要了解他。了解他们的思维,了解他们的行为方式，很多事情如果按照正常的程序来做，没有问题，而我们现实的情况是，很多事情是不按照游戏规则来出牌。毕竟我们还没有完全进入法制社会，因此，我要从另外一个角度来观察，处理，现实中的一些