办公室档案管理表格

1 / 16 办公室档案管理表格 档案管理工作规定 受控状态：受 控 档案编号： 生效日期： 档案管理工作规定 一、 主要内容及适用范围 规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。 二、档案的管理部门 1、文书结案后，原稿由公司档案室归档。 2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影印件。 3、档案室主要职责： 制定或参与制定档案工作的规章制度； 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作； 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 三、档案的种类 2 / 16 1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 2、企业的重大决议。包括由公司董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料 、会议记录等。 3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、营销计划、财务计划等。 4、总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如房屋销售、合同书、协议书等原始记录和文本。 7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地 许可证、开发资质证、规划许可证、预售许可证、公司所获各种荣誉证书、达标证书和证明等。 8、汇报性文书资料。包括公司上报董事会的文件资料和相关统计表。 9、劳资人力资源资料。包括公司各部门的人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录3 / 16 等相关资料。 10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外联单位提供的，以声象形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 11、技术性 资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。 四、档案管理的基本程序 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。 五、档案的收集 就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室各部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。 1、立卷归档的范围：凡属本标准第 3 条所函盖的文件资料，均应立卷归档。 2、立卷归档的时间 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交档案管理员立卷归档。 3、立卷归档的要求 4 / 16 各部门负责档案的人员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料， 递交档案室立卷归档。 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文 和附件必须立在一起。 立卷时应 编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚， 概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备查表，注明保管期限。 填写案卷一律用钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合 在一起。 立卷应把上级文件与本公司文件按保管期限和文件年 限分开立卷。 立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。 5 / 16 文件组成案 卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题， 做到查找方便。 各种档案归档必须有原件，并保持其完好无损。 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、摄录者，归档 声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。 六、档案的借阅 1、档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信， 并经公司领导批准，可查阅无密级档案。 2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需 查阅非 本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。 3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得 擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注，不得转借。 4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重 印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制6 / 16 件加盖公章，以示复制不会有误。 5、必要时，档案室应对所提供档案 出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审 查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。 6、档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天， 但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还时，档案管理员要及时催还。 7、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准 后，责令其赔偿一切损失。 七、档案保密要求 1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方 共同做好保密工作。 2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密、内部 四级。 3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。7 / 16 有密级档案只限归档人使 用，有密级档案其他人员需使用或复印的，需经公司总经理批准。 4、对已过保密期限的档案要请相关部门领导或总经理鉴定解密，对解密档案作 一般档案 管理，及时提供利用。 5、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分。 6、公司在职工作人员离开本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料， 并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能离职。档案管理员调离或离职，应由其主管领导监督办理，档案交接后，方能调离或办理离职手续。 八、档案的销毁 1、对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经归档部门负责人及总经理 共同鉴定后，按规定销毁。 2、经批准销毁的档 案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁， 以免误毁。 公司档案管理表格 档号：卷名： 8 / 16 归档目录卡 办公室档案管理制度 为加强办公室档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为社团联合会和各社团管理服务，结合实际情况，特制定本制度。 一、立卷、归档 第一条 各部门、各社团平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门、各社团的一项重要任务，必须认真做好。 第二条 各类 文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门、各社团文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。 第三条 文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件，均属立卷归档范围。 第四条 立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。 第五条 立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。 1、分年度。将文件按其形成或针对的年 度分开。 2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。 9 / 16 3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。 4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。 5、保管期限分为永久、长期、短期三种。 永久保存。凡是反映部门、社团主要职能活动和历史面貌的有长远利用价值的文件，划为永久保存。 长期保存。凡是在相当长时间内部门、社团需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为 15 年至 50 年。 短期保存。凡是在较短时间内部门、社团需要查考的各种文件，划为短 期保存。短期保存为 15 年以下。 第六条 文件的组合。组合的基本作法如下： 1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。 2、会议文件应单独组合。 3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。 4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。 5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合 。 第七条 档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分10 / 16 不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。 第八条 文件归档份数。一般归档 1 份，重要的和经常使用的文件归档 2 份或 3 份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。 第九条 归档时间。部门或社团应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。 第十条 归档文件案卷的要求。部门或社团移交归档文件案卷，应符合下列要求： 1、归档文件齐全、完整。 2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。 3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。 第十一条 案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室。 二、档案的管理和利用 第十二条 办公室按照社团联合会对档案管理 的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。 第十三条 经11 / 16 鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序进行档案销毁。 第十四条 办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。 第十五条 档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。 第十六条 借用 档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告，按有关规定处理。 第十七条 档案室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。 第十八条 平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。 第十九条 确保文 件、材料的安全，做好保密工作。 为进一步提高我办档案管理工作水平，根据中华人民共和国档案法和省、市档案主管部门的相关规定，结合实际，制定本制度： 12 / 16 归档范围 一、市信息办机关及各处室在公务活动中反映本机关职能活动、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，由综合处负责收集、整理和归档。 二、各处室公文办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料向综合处移交。 三、财会、统计和固定资产登记等档案，在会计、统计年度终了后，编造清册，交由 综合处归档。 四、市信息化建设项目全过程档案。 档案保管 五、所存档案应当分门别类、系统科学、内容完整。 六、办理完毕的文书档案资料 ,一般应以年为单位，在次年六月底前按规范格式立卷归档。 七、档案管理员应当做好以下工作： 1、维护好档案的安全 ,做好防盗、防火、防光、防尘、防潮、防鼠、防高温工作 ,对损坏、霉变、散失的档案 ,及时采取修补、复制、收集等补救措施。 2、每季度对档案进行检查 ,发现问题及时向领导汇报 ,确保 档案安全与完整。 3、严格按规定办事，对进出档案室的档案做到“五清”，即 :登记清、清点清、检查清、核对清、档号清。 4、保持文档室内清洁卫生，适时通风透光，保持13 / 16 适宜的温、湿度。 八、档案管理员工作调整时，应履行交接手续。 档案查阅 九、查阅档案应当严格履行批准登记手续。 1、机关各处室、二级机构因工作需要查阅档案资料，需经综合处审核，分管领导批准 ; 2、外单位查阅档案的，应持公函 ,并出示查询人员有效证件 ,经综合处审 核，报分管领导批准后，方可查询。 十、查阅档案应在文档室内进行，档案材料不外借。 十一、查阅档案的单位和个人不得擅自复印和拍照 ,因工作需要 ,经分管领导批准，方可复印、拍照。 十二、凡查阅档案 ,不准在档案资料上涂改、污损、抽拆、勾画 ,不准在档案材料上标注任何符号。归还档案时，档案员必须进行检查，如发现有损坏档案的现象，应当追究查阅者的责任。 档案保密 十三、认真贯彻实施 保密法，严格执行党和国家的保密制度，维护档案的完整与安全。 十四、未经许可，非档案工作人员不得进入文档室 ,不得翻阅档案案卷。 十五、查阅涉密文件资料时，应报分管领导批准后方可查阅，不允许复印、拍照等任何形式的复制。确需复制14 / 16 的，须报单位主要负责同志审批，并严格按照保密法的相关规定执行。 十六、归档档案不允许带出文档室以外。查阅档案时 ,不得翻阅其它无关档案。 十七、文档室和档案柜应当随时加锁，确保档案的安全。 十八、未经批准 , 文档管理员不得擅自提供、抄录、拍照、公布档案内容。 档案登记统计 十九、建立档案统计台帐，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行登记和统计，做到及时准确无误。 二十、按照有关规定，按时向档案行政管理部门和专业主管部门的档案管理部门报送档案统计年报。 二十一、按时完成上级档案行政管理部门部署的登记和统计任务。 档案鉴定与销毁 二十二、按照国家档案局下发的档案鉴定标准对本单位的所有行文进行鉴定。 二十三、档案鉴定后，对没有保存价值的文件 和保存期满的档案才能进行销毁。 二十四、凡需销 毁的档案 ,应编制销毁清册 ,由办领导批准后 ,方可在有保密资质的造纸厂销毁。 15 / 16 二十五、批准销毁的档案 ,必须由两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。特殊情况可暂缓销毁。 二十六、因档案管理人员责