会议的安排方式和座次安排.doc

会议的安排方式和座次安排 （一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿最简单的方法是由与会者自己安排宿但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间如果不事先保留房间会产生下列问题: 1遇到旺季饭店可能将房间卖出这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方 2与会者可能拿不到优惠价格因为个人无法有讲价的能力 3会场租金可能较高(如会场也在饭店)通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价 (二)住宿程序：一旦预订的房间决定后决定用4种基本住宿程序是你需要的： 1告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭 2告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证 3经由专业会议服务公司代为处理 4经由主办单位的住宿组人员负责 (三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间这些都必须事先预订否则会造成住宿方面的问题特别是遇到旺季可能找不到房间可以住在此针对会议住宿的方式分别作说明 订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话可以直接向饭店或会议中心索取订房卡是的主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房 这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认另外也可以注明有任何税金或服务费 另外还有一点也很重要就是强调订房截止日以鼓励与会者尽早预订截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的 住宿单：住宿单通常使用在小型会议由主办单位支付房间费将一份表格寄给你邀请的人要求他填写陪同人员名字希望种房间抵达与离开日期将表格资料填在住宿单中给饭店并告诉饭店收款方式内容包括： 1注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付 2注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等) 3房间只保留到抵达日的下午6时还是由邀请单位全权负责 4要求饭店在寄上确认信前先由邀请单位核对后再分别寄给他们 一旦房数被确定后住宿局观光局会提供你一份饭店资料让你参考与选择然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价 如果可能最好实际去看一下使用饭店房间的设备这不但有助于你房价的讲价同时提出一些与会者可能会问的问题请饭店人员答复同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形 特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体并给予特别处理例如：总计预订400间40间为vips(贵宾)使用其余360间为与会代表使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待 详细与饭店业务代表讨论细节并诉诸文字彼此要了解： 1特别预订多少房间什么类别和房价 2预订的作业程序 3什么时限内未使用的房间转到一般预约中 在决定特别预订前可能需要不同表格对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日对于贵宾(vips)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排 工作人员房间预订和房间：在一般与会者住宿安排开始前先分派好工作人员住宿和房间 一般来说工作人员及房间的住房表直接送给饭店业务人员包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是房间由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格来降低主办单位的成本 最好注明他们的身分因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮vips)特别礼遇(如送水果、小礼物等)你可能也希望将确认函直接给你由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员 (四)住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制但准备表格前先确认有关作业原则例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问 虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料一般标准表格包括下列内容： 1主办单位名称 2会议名称 3会议日期 4会议地点 5收件截止日期 6确认函回信地址 7各饭店的房价 8税金明细 9饭店的地理位置图 10注明项目： (1)选择饭店偏好 (2)种类型房间 (3)订房人名字 (4)抵达日期时间 (5)离开日期 11注明订金支付 12注明有关取消和更改处理方法 13注明什么时候由谁寄发确认函 14注明接受或不接受电话询问和预订 15如果接受信用卡注明种信用卡、号码、到期日和签字 16填写名字、地址、电话以便寄确认函 17为了避免误解如果在表格中没有注明房间类型时最好提供住宿资料 (1)单人房：一个人住一张床 (2)二人房：两个人住一张床 (3)双人房：两个人住二张床 (五)作业程序：基本上住宿安排是相当复杂与耗时间的工作记录有关各类房间的存量回答各种问题解决个人住宿问题以及将住房报告转给饭店与会议筹办人所有作业程序务必尽量快速与准确最好去拜访饭店熟悉他们的作业程序例如如何处理截止日以后的住房预订 场地视察：如果决定自行处理住宿则工作人员一定要对于使用饭店的设备特别了解要带领负责住宿的工作人员到饭店由各饭店业务人员一一介绍以便到时候回答与会者的问题 确认：通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格而是由饭店直接寄发确认函最好收到住宿资料时立即寄发收到通知因为有些饭店比较晚才寄发确认函 经常从会议筹办人那里听到的抱怨是为什么一段时间还没有收到确认这时候与会者已经打长途电话到主办单位询问或者已打电话到他第一选择的饭店去查询也可能他第一选择的饭店没分配到与会者会接二连三打电话询问他房间分配的情形因此回函通知或尽快确认房间可减少长途电话的催询另外如果你能尽速处理也可以减少询问的电话为了减少不必要的电话最好注明在收到住宿表格后多少天内回复 住宿报告：所谓住宿报告是在一段时间内各饭店订房情形的摘要在报告中显示总计预订多少间饭店、每个饭店多少房间、多少间房间已经被订、还有多少间没有被订、多久才提供一次住宿报告所提供的名单可按照与会者名字、国家、单位、到达日期或地理位置排列大会结束后会议筹办入应会提供一份完整的各饭店住宿报告也可要求各饭店提供他们的住宿报告相互对照看看有多少人临时取消和noshow以及有些人最后才直接向完成房间预订一旦决定了使用的饭店饭店订房表格和住宿作业单会寄给各饭店 饭店的合约书中详细记载了价格和房间类型为了使作业有效率饭店给的价格要确定而不是在某个价格范围之间 很多饭店不熟悉主办单位住宿委员会作业方式因此附上详细说明给饭店这样饭店就能知道所有订房和取消还是要转回来取消订房可以重新分配尽量使订房保持原来预订的只有住宿委员会有权接受订房如果饭店也接受订房会造成重复现象这是会议筹办人的麻烦 (六)住宿服务：大型国际会议参加人数高达上千人甚至于有上万人的会议预订房间是相当耗时又耗人力的工作在国外有住宿局(housingbureau)协助住宿局通常在会议局下面专门提供国外与会者住宿方面协助由于属于政府机构因此可提供服务但不是每个国家都有住宿局有些国家有住宿服务公司可提供住宿服务但要支付服务费如果没有以上两种服务主办单位必须自行成立住宿委员会来处理国外与会代表住宿事宜以下分别针对这三种服务内容做说明 住宿局：通常大型会议才会使用住宿局的服务有些国家没有住宿局但是也有当地观光局可提供这项服务而这项服务也通常会议局提供这项服务的前提是至少要使用某一定数量的饭店例如至少使用3间饭店和3000间房间而少于这个数目建议你使用住宿卡直接由饭店负责但是仍然有例外情况观光局会同意负责住宿方面事项首先你要提供下列资料： 1过去订房数量(实际房间数与预定房间数) 2预期需要多少间房间 3抵达与离开的情形 4成本考虑(与会者对预算的考虑) 5对位置的偏好(大部分饭店与会场彼此在步行范围内) 6如果现在的与会者有不同于以前的偏好时告诉观光局 注：台湾没有住宿局而观光局也因为人力有限无法提供上项服务 住宿服务公司：在国外有一些公司提供住宿服务大部分是旅行业者他们将机票、饭店住宿变成一个travelpecdage；但是也有一些公司专门提供住宿服务并不牵涉旅游但是这种服务公司是要收费的 基本服务内容：处理住宿卡(表格)、确认函、报表有些公司可安排会后住宿这通常不包含在订房报告并提供人员在会议现场服务以确定住房(checkin)与退房(checkout)顺利进行在台湾仍由主办单位自行处理或交给