商务文书与公关礼仪(文字版).pdf

1 / 20 商务文书与公关礼仪 (文字版 ).pdf 商务礼仪之商务文书礼仪 礼仪文书的概念：礼仪文书 :现代社交礼仪中一种基本的应用方式。在社会生活的交往中人与人之间、人与组织之间、组织与组织之间用来调整、改善和发展相互关系的书面文字就是礼仪文书。 商务社交文书礼仪 第一节 邀请书与请柬 一、 邀请书 邀请书的概念与范例 邀请书是行政机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关单位或人员出席重要会议、典礼或重要活动所用的礼仪书信。邀请书又称邀请信 或邀请函。 范例 邀请书的基本知识 1邀请书的作用 邀请书是机关、企事业单位经常使用的一种文 体。它除有邀请作用外，还有提供信息、联络情感等 作用。 2邀请书的特点 1）礼仪性 2）明达性 2 / 20 3）书面性 邀请书的结构与写法 邀请书通常由标题、称呼、正文和落款四部分组成。 1标题 一般有以下几种写法：一是单独由文种名称组 成；二是由事由和文 种名称组成；三是由发文机关、 事由和文种名称组成。 2称呼 顶格写明邀请对象。 3正文 邀请书的正文包括开头、主体和结尾三个部分。 1）开头。一般要交待会议或活动的由来、目的或意 义，有的先作简单问候，再交待缘由。 2）主体。要写明会议或活动的内容、时间、地点、 方式以及希望邀请对象承担的工作等。事项要写得清 楚、周详，若内容较多，可分条列出。 3）结尾。要写上礼貌性的结语 ，如“恳请光临”、 “恭候光临”、“敬请莅临指导”等礼貌用语。 4落款 署上发文单位名称或发文者姓名和发文日期。邀 请单位还应加盖公章，以求慎重。 3 / 20 邀请书的写作注意事项 1）内容要周详 2）措辞要得体 3）发送要提前 二、请柬 请柬的概念与范例 请柬，又称请帖，是机关、团体或个人邀请有关人员参加会议、庆典、婚宴寿筵或其他重要活动时发出的、制作精美的礼仪文书。 范例 请柬的基本知识 1请柬的特点。请柬的特点主要是：礼节的庄重 性、内容的告知性、制作的精美性。 2请柬的种类。根据内容和性质，请柬可以分为集会庆典请柬、婚嫁庆贺请柬和日常应酬请柬三种基本类型。 3请柬与邀请书的区别。请柬与邀请书相比，都具有“邀请”的作用，同样具有庄重性和礼仪性的特点，但存在以下几点区别： 1）邀请书的使用范围比请柬广泛； 2）邀请书的内容比请柬复杂，信息容量更大； 3）邀请书的措辞及制作比请 柬更朴实。 请柬的结构与写法 4 / 20 请柬一般分为封面和封里两部分。 1封面。封面写上“请柬”或“请帖”两字，它相当于请柬的标题，可横写或竖写，要字体美观、醒目，周围有吉祥、喜庆的装饰画面。 2封里。封里一般由称呼、正文、结语、落款等几部分组成，有的还加上附言。 1）称呼。顶格书写被邀请单位的名称，姓名后要加称谓。 2）正文。即请柬的主体，另起行左空两字写明活动的内容。 3）结语。结尾处写上“敬请光临”、“恭候光临”、“请拨冗光 临”、“顺致崇高的敬意”等礼貌用语。 4）落款。在正文右下角写上邀请单位的名称和请柬发出日期。 5）附言。如果是邀请客人观看文艺演出或其他表演，要在落款下一行左空两格后注明“附券张”等。 请柬的写作注意事项 1）内容准确无误 2）措辞简洁得体 3）制作精美大方 4）发送适合时机 第二节 聘书 5 / 20 一、聘书的概念与范例 聘书是“聘请书”或“聘任书”的简称。它一般指机关、团体、企事业单位聘请 某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的邀请性质的专用书信。 范例 二、聘书的基本知识 1聘书的特点 1）聘任性 2）合约性 2聘书的种类 聘书按内容分，可分为岗位聘书、职称聘书和荣 誉聘书等。 按形式分，可分为书信式聘书和表格式聘书。 三、聘书的结构与写法 完整的聘书的格式一般由标题、编号、称谓、正文、结尾和落款几部分构成。 标题 聘书的标题往往是在正中写上“聘书”或“聘请书”字样。 编号 为方便管理，一般在“聘书”字样右下方注明编号，6 / 20 如“聘字 200号”。 称谓 一般另行顶格书写受聘者的姓名，后加称呼，称呼后加冒号。有的没有称谓，直接在正文中写明受聘人的姓名、称呼。常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写“兹聘请 ?”。 正文 聘书的正文一般要求包括以下内容： 1交待聘请的原因和聘请担任的工作及所担任的 职务； 2写 明聘任期限； 3说明聘任待遇。此外，有的聘书还写上对被聘者的希望。 结尾 聘书的结尾一般在正文下一行空两格书写 “此聘”等字样，后面不加标点符号。也可用表 示敬意和祝颂的结束用语，如“此致”、“敬礼”。 落款 落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、职务，并署上发文日期，同时要加盖公章。 四、聘书的写作注意事项 1内容清楚，形式庄重。 7 / 20 2表达准确，篇幅短小。 第三节 贺信 与贺词 一、贺信 贺信的概念与范例 贺信是机关、团体、单位向取得重大成就、有突出成绩或喜庆之事的有关单位或人员表示祝贺或庆贺的一种礼仪文书。 范例 贺信的基本知识 1贺信的特点 1）祝贺性 2）公开性 3）真挚性 2贺信的种类 根据贺信内容的不同，可分为庆祝性贺信、会议性贺信、庆贺性贺信和对新任职者的贺信。 贺信的结构与写法 贺信的结构一般由标题、称谓 、正文和落款组成。 1标题。贺信的标题多用“贺信”或“祝贺信”标出。也可由 祝贺单位和文种构成，如省人民政府贺信。 2称谓。另起行顶格书写受贺单位或个人称呼，称8 / 20 呼后加冒号。祝贺个人的贺信，可在姓名前加“亲爱的”、“尊敬的”等修饰语。 3正文。贺信的正文内容主要包括以下几个方面。 ? 开头 ? 主体 ? 结尾 贺信的写作注意事项 1）内容齐备，评价中肯。 2）感情充沛，鼓舞人心。 3）简洁明快，篇幅短小。 二、贺词 概念与范例 某一单位、团体要举行重大的会议，发请柬邀请兄弟单位前来参加会议。应邀单位派出的代表在这会议上所说的表示祝贺的话，就称为贺词。 范例 贺词的基本知识 1贺词的特点 1）直陈性 2）鼓舞性 2贺词的种类 贺词的运用极广，按内容可分为节日贺词、会议贺9 / 20 词、开业典礼贺词、生日贺词、事业贺词、毕业贺词、婚礼贺词等。 贺词的结构与写法 ? 贺词一般包括标题、称呼、正文和落款等几部分。 ? 贺词的标题、称呼与落款和贺信相同，而其正文一般在 1 000字以内把话写 完，表示几层意思，每层意思为一个段落。 贺词的写作注意事项 1）用语热情、真挚 2）篇幅精悍、短小 第四节 欢迎词与欢送词 一、欢迎词 欢迎词的概念与范例 欢迎词是国家机关工作单位在举行隆重庆典、大型集会、欢迎仪式或宴会上，主人对来宾的来临表示热烈欢迎而使用的演讲 稿。在欢迎宴会上使用的欢迎词也称为祝酒词。 范例 欢迎词的基本知识 1欢迎词的特点 1）欢愉性 2）亲切性 10 / 20 3）口语性 2欢迎词的种类 ? 根据场合，可分为现场讲演欢迎词和报刊发表欢迎词； ? 根据社交的公关性质，可分私人交往欢迎词和公事往来欢迎词。 欢迎词的结构与写法 欢迎词一般由标题、称谓、正文和落款四部分组成。 1标题 欢迎词的标题一般由致词人 、致词场合和文种三要素构成；也可由致词场合和文种两要素构成，还可以单独由文种构成。在首行正中写标题。 2称谓 称谓要有敬辞并写全称，如果宾客来自不同的方面，称谓更要周全。 3正文 欢迎词正文的写法根据具体情况而定，一般由开 头、主体和结尾三部分构成。 1）开头。包括“欢迎”和“问候”。 2）主体。包括“回顾”和“介绍”。 3）结尾。包括“展望”和“期待”。 4落款 11 / 20 在正文右下方署上致 词者身份、姓名及成文日 期。这部分也可在标题下注明。 欢迎词的写作注意事项 1）了解对象，有针对性。 2）感情真挚，有感染力。 3）措辞得体，篇幅简短。 二、欢送词 欢送词的概念与范例 欢送词，是在欢送集会或欢送仪式上，对即将离别的团体或个人表示欢送、惜别和祝愿的致词。在欢送宴会上表示欢送之意的致词同样也可称为祝酒词。 范例 欢送词的基本知识 1欢送词的种类 欢送的情况很多： 或是欢送访问成功即将离去的来访宾客；或欢送学习或工作任务完成后将离去的学者、科研工作者；或欢送即将去另一个地方、另一个单位的同事；或欢送刚毕业将离校跨入社会的学生；或欢送出国留学、工作的亲人、朋友或同事；等等。所以，欢送词也有多种。 2欢送词的特点 1）惜别性 2）即席性 3）口语性 12 / 20 欢送词的结构与写法 欢送词一般包括标题、称谓、正文和落款四个部分。 1标题。欢送词的标题有以下三种形式： 商务礼仪：现代公关礼仪 一、塑造形象：是现代社交礼仪的第一职能，包括塑造个人形象和组织形象两个方面。 二、沟通信息：是现代社交礼仪的第二职能，包括三种类型：一种是言语礼仪； 一种是饰物礼仪；一种是行为表情礼仪。 其中：一个信息的传递 =7%词语 +38%语音 +55%表情 三、联络感情：是现代社交礼仪的第三职能，其中最重要的情感特征是真诚。 以真诚的心换取他人之心；以真诚的行为款待他人；以真诚的语言取悦他人。真诚是社交成 功的一半，所以在社交场合，尤其需要付出一颗真诚的心，方能收获温暖。 四、增进友谊：是现代社交礼仪的第四职能。 公关礼仪文书常用词语汇释 台鉴：“台”，旧时对别人的敬称。”鉴“，审察，明鉴的意思。”台鉴，你审阅的意思， 例 公司先生台鉴 台览：“览：，阅看的意思。“台览”，义同“台鉴”。你审阅的意思。 例 公司先生台览 雅鉴：“雅”高尚不俗的意思，对人称誉之辞。“雅13 / 20 鉴”，请你指教、审阅的意思。 例 ：公司先生雅鉴 钧鉴：“钧”，旧时用作对尊长或上级的敬辞。“钧鉴”请你审 阅的意思。 例 ：公司先生钧鉴 谨悉：“悉”，知道，了解的意思。“谨悉”，恭敬地知道了的意思。 例 ：月已悉：已经知道了的意思。 例 ：月日电收悉。 谨启者：“谨“，恭敬、慎重的意思。“启”陈述的意思。“谨启者”，恭敬慎重的陈述的意思。 例 ：谨启者，本公司自 1960 年开始，即与贵国有商务贸易上的往来，迄今已有 19年的历史 。 迳启者：“迳”，迳直的意思。“迳启者”用法同“谨启者”，只是语气上不及后者谦逊。 兹有：现在有的意思。例 ：兹有先生于月 日抵沪，请接洽。 兹将：现在把的意思。 例 ：兹将合约一式两份寄上，请查收。 兹就：现在对的意思。 例 ：兹就来函所提的问题答复如下。 兹因：现在因为的意思。 例 ：兹因为你方一再拖延不履约，致使我方经济上蒙受很大损失，故上述合同不得不予以撤销。 顷接；刚才接到的意思。 例 ：顷接来函，经研究14 / 20 答复如下。 顷闻：刚才接到的意思，多用于下级对上级。 例 ：顷奉对外经济贸易部指示，我公司年度的出口计划将作如下的调整。 顷据：刚才根据 的意思。 例 ；顷据客户所反映的商品的质量问题，特向你方转告如下。 奉笺：接到来信的意思。 例 ：近屡奉选择，敬悉种种，不胜感荷。 鉴于：由于考虑到的意思。 例 ：鉴于客房信资良好，经营能力强，开展补偿贸易后业务将进一步发展，我打算从服装厂拨一楼面约 500平方米用作专用车间生产点。 拟于：打算在的意思， 例 ：我公司拟于下月中旬派员前来洽谈。 本拟：本来打算的意思。 例 ：先生本拟日由港抵沪，后因故延期。 拟订：起草制订的意思 。 例 ：关于补偿贸易的具体做法，就地：在原地的意思。 例 至于这批商品的处理，请尽可能就地削价推销。 就绪；已经安排好的意思。 例 ；小交会筹备工作业已就绪。 业经：已经经过的意思。 15 / 20 业于：已经经过的意思。 例 ：关于合约项下货吨一事，业经我研究同意，不日内即安排装运。 应予：应该给以的意思。 例 ：关于客户来函所反映的地市场情况，应予足够的重视。 希予：希望给予的意思。 例 ：贵公司出口的黄草篮，请改包为五打装一箱，特予：特别给以的意 思。 例 ：鉴于贵方这几斫的友好合作，关于商品，特予优先价报供如下。 不予：不给以的意思。 例 ：对于贵公司不予合作的态度，深表遗憾。 迳与：直接同的意思。 例 你方可迳向有关保险公司或轮船公司索赔。 贵公司：贵，敬词，这是对对方的尊称， 例 ：我们愿与贵公司建立贸易关系。 确系： 例 ：系，是的意思。“确系”，确实是的意思。 例 ：经技术鉴定，贵公司经营的金质首饰确系 14K，未过到合同所定成色标准。 显系，“显然是的意思。” 例 这批次器的大 量破损，显系装运不慎所致。 果系；果然是的意思。 例 ：经我查实，这批次器的大量破损，应即：应该立即的意思。 例 鉴于我地仓们不足，大量到货堆放车站和码头，建议应即停止各省超计划收16 / 20 购和调拨蜂蜜。 应以：应该用用的意思。 例 ：凡近洋地区或规格差异引起的不合理的价格，均应由物价部门研究后进行调整。 本应：本来应该的意思。 例 ：上述货物短缺的损失，本应由我方承担，请向我进一步提供详细情况。 查收：“查”，请点的意思，“查收”。清点收下的意思。 例 ：现寄上型 ?蝴蝶牌“缝纫机第号形式发票一式三份，希查收。 查复：“查“，了解的意思。”查复“，了解后作答复的意思。 例 ：我月日由上海发运的货物，是否已抵达贵地？请速查复。 查询：了解询问的意思。 例 关于贵地卫生法的有关规定，希协助查询后告我。 查对：清查核对的意思。 例 ：来函所询我于月 日由地发运港的合约项下货物箱，经查对，正确无误。 不日：不多天，不多久的意思。 例 ：该批货物，不日即抵贵地。 不时：随时的意思。 例 ：虽经 双方再度协商，可是仍未取得一致意思。 一度：再一次的意思， 例 ：国际市场价格看涨，17 / 20 该货一度脱供。 再度：再一次的意思。 例 虽经双方再度协商，可是仍未取行一致意见。 即日：当天的意思。 例 经理即日来沪。 即可：立刻就可以的意思。 例 ：该批货物已经装运，不日即可运抵港 汉即：当时立刻就可以的意思 例 接洽：“洽“，接洽，联系的意思。 ?接洽 ?，联系，商量的意思。 例 关于要货具体数量，请与客户接洽。 洽商：接洽商谈的意思。 例 ：至于具体做法，望来人进一步洽商。 洽谈：同洽商 洽妥：接洽妥当。 例 ：有关包装要 .pdf)求，已与厂方洽妥。 一体：一律的意思。 例 ：上述商品一体按合同价格交售 竭诚：竭尽全力，真心实意的意思， 例 ：对贵公司竭诚为推销我商品的精神，深表谢意。 尚望：还希望的意思。 例 ：关于我欲订货物一事，尚望贵公司鼎助。 歉难：对对方提出的要求难满足表示抱歉的意思。例 ：对于你公司要求十打装一纸箱的问题，我已作了研究，18 / 20 因箱子体积太大 ，容易破损，帮歉难同意。 俟：等待，等到的意思。 例 ：要货已登记，一俟供货情况好转，当尽先提供。 向隅：原意为向着壁角落，引申为因得不到机会而失望， 例 尚希从速订购，幸勿：希望不要的意思。 例 ：贵地按我价正大量订货，幸勿观望。 鼎力：大力，表示请托或感谢时用的敬辞， 例 ：为开拓该商品的市场，尚望你方大力相助。 殷切：深厚而急切地意思。 例 ：各地客户需求殷切，欲购从速。 孔殷：“孔”，很，十分的意思。“孔殷”，十分急切的意思。 例 ：该商 品市场坚挺，客户需求孔殷。 坚挺：指商品销路好，很受人欢迎，绝不跌价， 例 ：双蝶漂布市况坚挺 ，客户供索殷切，估计价格将继续看高。 疲软：与坚挺正相反，批商品销路不好，休格上不去。 例 ：商品近来销路呆滞，市场疲软。 事宜：事情的安排和处理的意思。 例 ：来函收悉，关于选厂定点生产事宜，我已与有关方面研究落实。 相宜：合适的意思。 例 ：我公司的商品，价格相宜，品质上好，欲购从速。 索供；请示成交供货的意思。 例 ：该货各地市场紧缺，价格 看涨，客户索供孔殷。 鉴宥：“宥”，宽恕，原19 / 20 谅的意思。“鉴”，请求审察原谅的意思。 例 ：客户苦衷，尚祈鉴宥。 恕不：希望对方原谅的意思。 例 ：倘不来函确认。过期恕不保留。 不克：