国家机关公文规范化写作(北京秘书协会培训).ppt

国家机关公文的语言规范,中共贵州省委党校邓玉琼,引言,语言是人类交际、交流思想的重要工具。分为口语和书面语两种形式。任何语言都受到交际领域、交际对象、交际目的、交际方式的制约，公文语言也不例外。,公文的交际领域是党的机关和国家行政机关的各项公务活动。交际的对象是与发文机关相联系的上、下、平级单位或个人。交际的目的是办实事、解决实际问题。这种特殊的应用领域和应用目的，决定了公文语言既要庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范，又要符合现代汉语语法、修辞、逻辑，形成独树一帜的语言风格。,一、公文语言的特征,准确性平实性简洁性庄重性规范性,1、公文语言的最基本特征准确贴切,概念准确，避免歧义某个说法或某一段话，可以这样理解，也可以那样理解，就叫做歧义。如：病假、事假三天以上者，扣发当月奖金。,把握分寸，褒贬适当,赞扬或贬斥某一行为，所用词语超出或者没达到应有的程度，叫褒贬失当。如：某人在困难的条件下完成了某项具体工作，如果通报表扬时说取得巨大成就，就属于评价过高。如：“错误极其严重，应当进行批评”之类的行文，则属于错误程度和采取措施不相称。,措辞得体，防止误用,措辞要得体，就应当和所写的公文的体例相符。报喜祝捷要热烈欢快，颁布政策法令要庄重严肃，批驳错误观点要有理有力，提出希望应平和委婉。如：报请性公文，用语要谦恭礼貌，结尾多用“望”、“请”、“给予指示”等等。表示下级对上级的尊重。意见要严谨、周密、明确，不能写成乞求式公文。命令的语气则必须斩钉截铁，毫不含混。,细心检查，排除错漏,粗心马虎思考和分析不严密和细致,2、平实易懂,公文语言属于“本色派”，不宜藻饰铺陈，多用叙述、说明、议论，少用或者不用描写、夸张、渲染等修辞手法。这是公文的重要特征。这一特点决定了公文语言不仅应当注意约定俗成，尤其应当做到雅俗共赏。,不要堆砌辞藻，乱用修饰性词语,公文语言要精练确切，修饰不宜过多。鲁迅在且介亭杂文二集中说：“倘要明白，我认为第一是在作者先把似识非识的字放弃，从活人的嘴上采取有生命的词汇，搬到纸上来，也就是学学孩子，只能说些自己的确能懂的话。至于旧语的复活，方言的普通话，那自然也是必须的。”,如实地表现事物本来面目，不允许有艺术夸张。妥帖的夸张在诗歌中会成为名句，但在公文中则会成为笑话。如早些年简报上的“红彤彤”、“凯歌阵阵”等等，不仅公文显得空泛、丧失说服力，而且形成一种装腔作势、矫揉造作的文风，十分要不得。,不要文白夹杂，故弄玄虚,公文的用词造句，都应当力求大众化，避免使用生僻晦涩的字句。,不要过多引经据典,在适度的范围内引经据典可以增强语言的表达效果。但是引用过多过滥，则适得其反，使人感觉有卖弄学问，华而不实之嫌。引经据典仅限定在篇幅较长，格式不够规范的公文中，如：领导讲话，调查报告等文种。有些庄重性的公文如请示、报告、命令、通告、批复之类是绝对不允许的。,3、简洁精练,公文语言必须简洁，不能拖泥带水，啰啰嗦嗦，这是由公文的目的性和实践性决定的。现代生活节奏很快，各级领导干部日夜忙碌，为了提高工作效率，加快信息传递速度，就一定要把公文写得简要精练。,转变文风“简”为先,克服长、空、假提倡短、实、新简短、简洁、简练,1）开门见山，直陈其事。不要兜圈子，玩文字游戏，说空话、套话、废话。交代过详，引据过多，套话陋习成了公文开头的常见弊病。如：一份工作报告的开头：1997年是我国历史上极为重要的一年。党的十五大胜利召开，确定了鲜明的思想旗帜和跨世纪的行动纲领；香港顺利回归祖国，雪洗百年国耻，极大地振奋了民族精神。在的领导下，在的努力下。,一份规定的开头：为了加强领导班子的建设和干部的管理，确保领导干部廉洁从政，经党委研究，对领导干部实行亲属回避制度。特作如下规定。,2）结尾明确提出行文要求，意尽言止。好的结尾干净利落，发人深省。如一个决定的结尾：各级领导要不断提高思想认识，努力从文山会海和琐碎事务中解脱出来，走出机关，深入基层，深入群众，调查研究，解决问题，少说空话，多办实事，转变作风，提高效率，为实现本单位的总体目标，加快改革步伐而不断努力。,3）语言结构简单,如：要在领导机关和人民群众之间建立起一种十分有效的、能充分发挥作用的、切实产生实际效果的、构成网络循环的、立体交叉疏导的、多渠道的联系。一年来的改革实践取得了显著的成绩，收到了巨大的效果。,4、庄重文雅,公文语言要和作者身份、读者对象、所要达到的目的和客观环境相一致，不宜口语入文，更不能油腔滑调，使用庸俗语言。,1）语言严肃,公文语言不可油腔滑调，花哨浮华。如：以上条件，如能答应，千好万好；如不允许，就双方拉到。党委成员在讨论中，心情格外激动，有的热泪盈眶，有的泣不成声，一致认为,2）不宜口语化，否则显得过于随便如：领导得法，生产直线上升，工人们干得也更带劲了。3）避免感情化倾向。在上行文中滥用比喻，过分谦恭在下行文中滥用讽刺，变相训斥在平行文中滥用敬语,公文语言在长期的使用中，逐渐形成了具有特色的庄重语系，主要表现在：沿用文言词汇：兹、值此、惊闻等等。专用词汇：任免、免职、呈报、审核等等。大量运用偶数音节词语：破坏、隐瞒、通报、表扬等。违法乱纪、克己奉公、清正廉洁等。较多使用对偶句和排比句。多用介词结构：为了、根据、关于、通过、除了。,对上级机关的公文，词语要谦虚恭敬、诚挚恳切。做到恭而不卑。对下级机关的公文，词语要肯定明确，平易朴实。做到严而不酷。对平级机关的公文，词语要温和体贴，多用商量的语气。做到谦而有度。,5、严谨规范,公文必须写得朴实无华，构思严谨，这是因为公文的政策性和现实性很强，必须做到周密严肃。但公文并不反对语言上的生动活泼，相反它要求失当地运用修辞手法，使之鲜明生动。,严谨是指语言严密谨慎，没有歧义，不出漏洞。规范是指语言表达具有标准型、规定性和统一性。,公文语言要以普通话为规范,使用规范的现代书面语体。使用规范的词语。使用规范的文字。使用正确的标点符号。按国家标准使用汉字数字和阿拉伯数字。,二、公文特殊词语的运用,1、专有词语行政公文专有词语是在公文写作实践中形成的一些有约定俗成的特殊含义，使用频率较高的词语。（1）称谓词。第一人称：我、本第二人称：贵、你第三人称：该涉外称谓：殿下、夫人,（2）领叙词。在公文中领叙来文时的词语，作为行文的根据。如：近悉、谨悉、查、奉。（3）追叙词。如：如前所述。（4）承转词。如：为此、据此、有鉴于此。（5）祈请词。如：敬请、谨请、烦、希、望。（6）商洽词。如：商请、当否、妥否、是否可行。（7）受事词。如：收悉、获悉。（8）判定词。如：同意、可行、拟同意、原则同意、准予。（9）结尾词。如：为盼、为荷、特此通告。,2、模糊语言,如：表示时间最近、不久前、近年来、过去、曾经。表示地点附近、周围。表示方法严格认真、合理、斟酌表示条件视情节轻重、经领导批准后、确因工作需要。,3、诗词典故,诗词典故的运用使公文语言显得凝练、庄重、具有审美价值。,“民惟邦本，本固邦宁”。我们提出的“以人为本”，是对“民本”思想的继承和发扬。就是通过改革开放，解放和发展生产力，满足人们日益增长的物质文化需求；就是要在平等、自由的条件下实现人的全面发展。”,三、现阶段公文语言存在的问题,现阶段公文中存在的语言问题有：1、脱离实际的浮夸性言辞。如：领导非常重视，方法得力。创历史最高水平。取得很大成绩。,2、枯燥乏味的套话空话,如：在以来大好形势下，在会议精神鼓舞下，认真贯彻了精神，反复学习领会了文件精神。通过学习，深刻认识到的重要性，进一步明确了的重要意义，从而大大提高了贯彻执行的自觉性。,这里需要说明，一些关于党和国家工作的总体性要求，事关全局，事关党和国家前进方向及政策连续性，事关党的团结和社会稳定，需要在重要文件和重要讲话中反复强调。这和形式主义的套话是两回事。,3、某些社会流行语的滥用。如：大腕、粉丝、PK4、某些旧称及不确切术语的使用。如：青天，父母官5、滥用方言。如:闹药、老火,5、专业术语的不恰当使用。如：抢占市场经济发展的战略制高点。打一场抗涝保收的人民战争。6、使用故弄玄虚之语。如：采取立体交叉式的谈心活动。树立整分合观念。,四、提高公文语言的表达能力,文字表达能力遣词造句能力,1、用心推敲，选择精准的词语例如：李瑞环同志的学哲学用哲学一书中的一段话堪为用词精准的典范：“当前，大多数同志都在抓紧时间努力学习、工作，但不可否认仍然存在着许多不珍惜时间的现象：大量宝贵时间或消耗在人浮于事、互相扯皮中，或浪费在文山会海、空话套话中，或耽误在无事生非、无谓争论中，或损失在盲目决策、胡乱指挥中，或荒废在无所用心、无所事事中。甚至消磨在灯红酒绿、纸醉金迷中。”,2、广集词汇，选用多样化词语,汉语词汇十分丰富现代语、古语书面语、口头语通用语、专用语民族语、外来语公文写作要改变“官话腔”，用群众喜闻乐见的多样化词语进行写作，包括恰当引用一些古语、成语、警句、谚语、典故和通俗易懂的口头语，使公文语言更生动。,3、善于总结，多用体会性词语,切身体会，用词就能情真意切，生动感人，读之受到启发。,作为一名领导干部，应当好“挑夫”，一头挑着上级精神，一头挑着广大人民群众的期望和要求。领导干部既要当“伞”，又要当“牛”，站起来当伞，为群众遮风挡雨，俯下去当牛，老老实实为群众办事。对待上访群众要见不要躲，要疏不要赌，要热不要冷，要柔不要刚。有富民享，有难官当。领导干部要有“四心”责任心、忠心、包容心、平常心。,4、善于造句，克服平稳腔调,胡乔木说：“文章要写得生动，句式就得有变化，说了正面又去说反面，用了肯定的语气又用怀疑的语气。文章的句式和内容应当像大海一样，要有波浪。人们说话老是用平稳的腔调，实际上起到了安眠药的作用。”公文在不以辞害意的前提下，应尽可能用生动形象的语言来描写事物，阐明道理，讲清问题，把抽象的东西变得直观些，把深奥的道理变得通俗些。,在实践中，三种句式群众最愿意看、愿意听、也最具有效用。,短句,字数少、语流短。短句连用，节奏感强，便于记忆。,李瑞环的学哲学用哲学：“群众最可敬，他们有无穷无尽的力量，社会财富靠他们来创造；群众最可爱，只要你真心实意为他们服务，他们会真心实意支持你；群众最可怜，他们确有许多实际困难，而对我们的要求并不要；群众最可畏，不管什么人，惹怒了他们就可以使你垮台。”,排比句,公文中使用排比句，能提高语言能动性。说理充分语意畅达条理分明感情洋溢胡锦涛总书记在给孟二冬的女儿回信中用了排比句评价孟二冬：你爸爸是一位平凡的学者，但他做出了不平凡的业绩；你爸爸是个普通的教师，但他为人师表的高尚道德却深深打动了每一个人，给人心灵以震撼；你爸爸是教书育人的杰出楷模，不愧为当代知识分子的优秀代表。,设问句的自问自答方式，可以引起读者或听者的注意，引发思考，加深对所要谈的问题的印象。,设问句,毛主席在关心群众生活，注意工作方法中，有8个自问自答的设问句。“国民党现在实行他们的堡垒政策，大筑其乌龟壳，以为这是他们的铜墙铁壁。同志们，这果然是铜墙铁壁吗？一点也不是真正的铜墙铁壁是？是群众。这是真正的铜墙铁壁，什么力量也打不破。”,5、精心锤炼，注重修辞,公文运用修辞的根本目的是使公文的语言更精美，恰当地表达公文的思想内容。公文的修辞要实现“五美”境界。,秉笔直书，体现朴素美言约意丰，体现简洁美色彩鲜明，体现风格美端庄郑重，体现形象美语境统一，体现和谐美,6、善于写“篇（段）撮要”,“撮要”是公务文书写作中常用的一种重要技法。包括篇前撮要和段前撮要。基本含义是用简明扼要的语句将一篇公文或公文中的某一层次或段落核心内容加以概括，置