让你成为报帐行家核算中心.ppt

,报帐时，你是否经常会遇到以下这些问题？,真倒霉，收到了假发票！,怎么又退单了？,天呀，发票不见啦！,差旅费报帐需要提供什么票据呢？,报帐程序终于走完了，不知什么时间能付款？,真麻烦，发票怎么粘都不合格！,2,下面我们就报帐中经常出现的各种问题，进行讲解。,报帐员的主要职责是对本单位员工提供的原始票据进行归集、整理、规范，检查报销手续是否完备，项目经费是否允许列支，有无经费预算，同时做好会计制度的宣传和解释工作。本次财务报帐专题培训，旨在让每一位有报帐需求的员工对财务报帐程序有个更新更全面的了解，杜绝同类退单问题重复发生，提高办事效率，规范日常报帐行为，提升财务服务水平。,希望通过我们这次培训，让你这些问题能迎刃而解！,授课对象：有报帐需求的所有员工培训目的：规范日常报帐行为，提升财务服务水平,3,主要内容,报帐平台功能模块,5,一、报账平台介绍,市财务部门经理（审批）,市公司总经理（审批）,部门经理/县公司经理（审批）,市公司出纳（自行支付处理）,市公司分管部门领导（审批）,归口管理部门经理（审批）,员工报帐OA审批流程图,报帐人/报帐员（填写报帐单）,归口管理部门报帐员（审核）,分公司初核会计（初核）,省核算中心成本费用会计（审核）,银企互联,省财务部领导（审批）,省公司领导（审批）,省核算中心成本费用会计（导入MIS）,省核算中心资金支付会计,省核算中心资金复核会计,省公司,付款,一、报账平台介绍,6,1.对需要报帐的费用首先在预算系统里先立项，进行预算申报；2.在OA界面上起草电子报帐单（如报销需要付MIS订单的项目，需待MIS订单流程审批完毕，才能起草报帐单）；3.电子报帐单流程显示到分公司财务初核处，打印电子报帐单；4.自带报帐单及报帐原始资料到分公司财务部报帐；5.分公司财务部审核电子报帐单及原始报帐资料，将审批合格的原始报帐资料用快递寄往省公司财务部核算中心报帐；6.省公司财务部核算中心会计审核合格后，进行入账，出纳付款；7.款到报帐流程结束。,一、报账平台介绍,报帐流程,1.每月7-28日（不含2月份）寄出的报帐资料，当月列账，当月付款；2.每月28日以后寄出的报帐资料，当月列账，次月7日后付款；12月份结帐日期另行通知。,付款时间说明,7,为规范日常报帐行为，电子报账单中的费用类型是按业务大类和业务小类进行整理的，员工报销、市场口、网络口、综合口等财务报帐时均可按明细表分类选择。,OA帐单中费用类型选择明细表,OA帐单中费用类型选择明细.doc,8,一、报账平台介绍,主要内容,发票的审核,发票的确立是由法律法规做出规定的，它由法定的管理机关统一监制的。只有依法印制、使用的，并具备法定的格式和内容的发票，才是有效的合法发票，才能作为财务收支和会计核算的合法凭证报帐发票不得为税务机关已规定停止使用的旧版发票。,购货单位的填写要写全称；发票的日期必须准确；货物名称或服务项目的填写；规格、单位、数量、单价四项内容必须齐全填写；大小写金额数目要填写完整并符合规范；发票上应盖开票单位的发票专用章或财务专用章。,发票的合规性,发票的完整性,10,二、发票审核要求,注意事项,1、开具发票要如实填列经济业务内容，不弄虚作假，不涂改、挖补。票据不得套开，票据各联次一次复写，内容、字迹必须完全一致。2、购买实物的原始凭证，必须有验收证明。购买商品的发票，其名称不得填写商品类别，如果填写商品的类别，发票后必须附有商品名称、数量和单价的销货清单（清单须加盖公章）。3、一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，或本身具备复写功能，并连续编号。4、发现票据开具有错误的，应当由开出单位重开或者更正。若金额填错须重新开具，其它要素填错可由开具单位套改更正后加盖单位章戳。,11,二、发票审核要求,注意事项,5、假票不得接受，不得作为报销的凭据。税务机关已规定停止使用的旧版发票也不得使用。6、其他情况：增值税发票是销售商品或货物（不含商品房）、提供加工、修理修配增值税应税劳务开具的发票；销售不动产和无形资产，提供建安业、邮电通信业、交通运输业、文化体育业、娱乐业、服务业等营业税应税劳务时要使用地方税务局监制的相应发票。注意不要混淆。行政事业性收费票据应有地方财政部门票据监制章，只能由行政事业单位出具，且只能用于非经营性事项，如年检费、办证费等。当票据上标明“内部往来”字样或有特别说明“内部使用”的，属非正式票据，不作报销凭证。发票真伪查询可以通过拨打12366热线和登录发票主管税务机关的网站，在输入发票代码和发票号码后就可以查询发票真假。,12,二、发票审核要求,几种常见报销费用对应发票,13,二、发票审核要求,几种常见报销费用对应发票,14,二、发票审核要求,发票的种类,行政事业性收款收据,15,地税的发票,国税的发票,二、发票审核要求,发票的种类,从发票版面上也可划分为三大类：,、手写版发票。又称手工票，是指用手工书写形式填开的发票。这类发票按版面设计又可分为常规式发票及裁剪式发票。、电脑版发票。又称机打发票，是指利用计算机填开并使用其附设的打印机打印出票面内容的发票。这类发票包括有普通计算机用及防伪专用计算机用（如：防伪税控机）的发票。3、定额版发票。是指发票票面印有固定的金额（定额）的发票。这类发票主要是防止开具发票时大头小尾以及方便一些特殊行业或有特殊需要的企业使用。,16,二、发票审核要求,如何区别无效发票？,1、机打发票手写无效。2、限额发票超出金额范围无效。3、地税税收遵循属人原则，即提供服务的机构在那里，就由提供服务的机构所在地开具发票。注意：建筑业劳务（包括建筑，安装，修缮，装饰）在劳务发生地开具发票。4、发票过期无效。根据国家税务总局通知从2011年1月1日起，全国将统一使用新版普通发票，各地废止的旧版普通发票停止使用。5、发票涂改、挖补无效；一式几联的发票必须用双面复写纸套写。6、大小写、裁剪金额不符的发票无效。7、从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位发票或财务专用章。,17,二、发票审核要求,发票掉了怎么办？,1、发票开具单位（对方单位）遗失已填开的发票联以对方单位委托税务机关重新开具的发票联和所遗失发票的存根联复印件（加盖税务机关印章）作为报帐依据。2、本公司遗失已取得的发票联应取得原发票开具单位盖有公章的证明（证明上应注明原来发票的号码、金额和内容等）和所遗失发票的存根联复印件（加盖发票开具单位发票专用章）经公司财务负责人和单位领导人批准后代作报帐依据。3、如果确实无法取得证明的，小金额的如汽车、火车、轮船等原始凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。,18,二、发票审核要求,几个单位共用发票怎么办？,一张原始凭证所列支的费用需要几个单位共同负担的，应将其他单位负责的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称，填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名，经办人签章，接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等（如生产用水电费、基站电费）。发票复印件上应加盖其单位财务专用章或发票专用章。,19,二、发票审核要求,主要内容,报帐单据又称原始凭证,是记录经济业务的发生和完成情况的书面证明。,每一种原始凭证都必须客观地、真实地记录和反映经济业务的发生和完成情况，都必须明确有关单位、部门及人员的经济责任。,使用标准的票据粘贴单。,原始凭证的审核,1.原始资料定义,2.原始资料填制要求,3.原始资料粘贴要求,21,三、报账资料审核,原始凭证的审核,2、原始凭证的内容必须具备：凭证的名称、种类、填制凭证的日期、填制凭证单位名称、经办人姓名、接收单位名称、经济业务内容、品种、数量、单价、金额等。,1、原始凭证分外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是从外单位或个人取得的（发票、行政事业性收据等）；自制原始凭证是由本单位制作（借款单、差旅单、出库单等）。,3、一张原始凭证所列支的费用需要几个单位共同负担的，应将其他单位负责的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算，原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称，填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名，经办人签章，接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等（如生产用水电费、基站电费）。发票复印件上应加盖其单位财务专用章或发票专用章。,22,三、报账资料审核,合同审核,合同签订均应纳入OA系统合同审签流程，且合同审签表上的付款条款必须与合同约定的付款条款完全一致。,合同中应列明收款单位名称、开户银行、银行帐号等信息。合同付款条款变更需经双方当事人协商同意，任何一方不得擅自变更合同，变更的合同应采用书面形式。签订合同都要求留取尾款质保金，购买房屋合同，原则上不得全额预付，取得房屋的产权证、土地证后支付尾款。,如因对方单位企业重组、兼并、迁址、债权转让等原因确需改变收款单位的，应要求对方提供变更函及外部证明，同时变更函或说明都需由公司法律部门签字确认后方可作为付款依据。合同正式签订后发生更改或废止，应签订更改或废止协议。,依据分公司的合同管理流程签订合同。,合同签订的审核,合同审签的审核,合同付款条件审核,签订单位注销、名称变更的审核,23,三、报账资料审核,报帐资料审核,实物购入以后，要按照规定办理验收手续（双方签字确认，我方应由仓管员签字确认，对方应签字盖章）。应注意审核验收单上的购货单位、验收日期、货品名称、规格、数量、单价、验收人等相关信息是否完整、如实填列。验收单上物品是否与采购计划一致，单价是否与合同一致。,渠道酬金结算汇总表须经业务经办人、业务部门领导、财务部领导、分公司领导从电子流程进行审批。放号酬金等各专项代办业务的结算表从酬金结算管理系统中获取，系统不支撑的业务报表由分公司根据实际情况手工编制结算表。,MIS采购订单：业务部门以合同为依据录入采购订单：物资采购部门MIS管理员收取实物仓管员提交到货单或工程建设部门提供的直放到现场的到货证明资料，据此接收，打印MIS采购接收单,审核维修费清单是否经双方确认（由经办人、审核人签字），维修清单上维修设备名称、耗用材料名称、规格、数量、单价是否完整、如实填列，材料单价是否与合同签订的一致。,维修费结算清单,实物货品签收单,渠道酬金结算表,采购订单附件,24,三、报账资料审核,报帐资料的审核,1、除本单位审计管理办法规定无需审计范围外，原则上5000元以上的工程项目或维修费用必须由审计部门出具审计签批。2、审计报告须有审计部门签字及盖章。,初验报告必须有工程建设部门和对方单位签字、盖章确认；终验报告上必须有维护部门和对方单位签字、盖章确认。,支付工程进度款必须提供由监理单位确认的工程进度报告。,1、纳入物流仓库管理的物资到货单据上需有实物管理员签字证明。2、直发到现场的工程物质的验收单据上需要工程建设部门人员或资产接收人员和供应商签字证明,物资到货单或签收单,审计报告,初验和终验报告,进度款支付依据,25,三、报账资料审核,报帐单填写,1、凡报销需要付MIS订单的项目，需待MIS订单流程审批完毕后再填写报帐单；2、OA报帐单付款清单处，供应商名称、开户行、银行账号、银行类型（如：工商银行）、联行号（属必选项）、付款金额、银行所属省、市（如：湖北、襄樊）、摘要等处，必须完整、准确的填写。开户行信息处正确填列方式为：*行*省*市分行*支行或分理处（例如：中国建设银行福建省泉州市分行丰泽支行），特别是跨省时，省、市名称要填列清楚。3、收款人信息应根据合同或对方出具发票上单位名称填列；帐号请不要夹带*、#、空格等字符；OA报帐单如有系统自带出的付款信息，报帐员务必再次核对供应商信息是否准确，开户行信息是否完整等；,26,三、报账资料审核,4、OA报帐单中是否自行支付处，选“否”。只有由分公司备用金帐户付款的才选“是”（如：支付水电费和零星费用）。5、广告费、促销费、客户服务费、渠道酬金在起草报帐单时，需选择品牌（全球通-全球通省内套餐、神州行-神州行本地营销案、动感地带）。6、合同与发票上的供应商信息如与OA报帐单中的付款信息不一致，则不能付款；若供应商账户发生变更，需供应商出示账户变更证明，与纸质报帐单一起提交省公司财务核算中心；除非在合同中明确收款人，且收款人为该单位的法人代表。需提供供应商的委托证明。,27,报帐单填写,三、报账资料审核,不同的供应商订单不应做在一张报帐单上，应该分别按照供应商分别起草OA报帐单。,供应商帐户名称应填写准确，不能出现空格。,帐户名称错误填写成银行帐号。,帐户名称应该按照在银行开户的公司全称准确填写，不应出现简写等不规范表述。,报帐单填写问题举例,三、报账资料审核,开户行名称应完整准确地填写。如：中国工商银行襄樊市樊西支行,品牌应选择“全球通省内套餐”，错误选择为“全球通整改套餐”,品牌应选择“神州行本地营销案”。,填写问题举例,水电费自行支付处，应该选“是”,三、报账资料审核,1、如：广告费、维修费、装修费等费用，合同约定验收合格后支付款项的，报帐时需要出具验收报告。2、省公司审计管理办法规定：市州分公司和省公司直属单位建设项目审计应包含安装工程费用（不含设备）达到5000元的全部工程项目，主要有：基站外电引入、基站房屋建设、铁塔基础、传输网维修改造、网络优化、网络更新改造、渠道建设、局房维修改造、户外广告（如：墙体广告费）和其他零星工程等内容。3、省公司规定单笔2万元（含2万）以上的经济业务必须提供合同；严禁恶意拆分发票和人为规避审批和签订合同；根据SOX要求，如合同签订不是公司法定代表人签字，需在合同后附上授权委托书。4、押金单据丢失后办理退款时，代办商须提供身份证复印件和附有免责条款（诸如：丢失单据作废，因丢失单据引起的各种纠纷与移动公司无关等）的申请，渠道管理部门在核对押金台帐无误后在代办商退款申请上签字盖章确认。5、根据财务规定成本核算及时性和权责发生制原则，各单位需提高报帐频次，每月均衡入账；应在本年入账的成本费用不能挪到下年入账，不应在本年入账的成本费用也不允许提前在本年入账。,其他注意事项,30,三、报账资料审核,报帐单被退单情况,金额有误的报销单据被退单：发票金额有误付款金额有误合同金额有误合同无效提供假发票同一笔经济业务重复报帐付款信息有误,附件有误或缺损被退单：不按各项费用需提供的附件要求有效提供合格附件不按合同进度结算条款约定提供有关结算资料MIS订单未接收或订单物料选择有误发票未盖开票单位财务专用章/发票专用章/公章以及发票未背签账户信息与合同有关信息不相符,31,三、报账资料审核,主要内容,票据的粘贴要求,四、规范发票粘贴,1、将原始凭证按照业务类别和供应商进行分类整理，粘贴在“原始凭证粘贴单”指定的粘贴框内，所有票据粘贴不能超过粘贴单左边的装订线，要均匀地粘贴，并在整个粘贴区域使粘贴面积尽可能大。保持票据粘贴整齐、美观。经济内容不相同的票据不能粘在同一张粘贴单上。2、每张粘贴单只能粘贴同一个供应商的同一类票据，票据较多的可使用多张粘贴单。对于定额发票（如：招待费、的士票等），根据票面金额大小，票面金额相同的粘贴在一起，不同票面金额的，按照由大至小的顺序进行粘贴。3、原始凭证不必要保留的部分可以裁掉，但不得影响原始凭证内容的完整，同时要对原始凭证进行“毛边”的修理。4、A4版面大小的附件，如合同等，可直接附在粘贴单后面，不用折叠。对于过长过宽的附件，应进行纵向横向的折叠，折叠后的附件外型尺寸，不应长于或宽于“原始凭证粘贴单”指定的粘贴框，同时还要便于翻阅（可在粘贴后再折叠）。,33,票据的粘贴要求,5、原始凭证按照主件在前，附件在后的顺序粘贴；按照纸张规格，小票在下大票在上的要求进行粘贴；按照从右至左呈阶梯状等间距推进的方式进行粘贴，每张附件只能用胶水粘贴左边0.5至1厘米，上页粘贴不得覆盖下页原始凭证所记载的内容；粘好以后要捏住“原始凭证粘贴单”的左上角向下抖几下，看是否粘牢。6、票据粘贴