有关企业档案工作情况的调查报告.doc

有关企业档案工作情况的调查报告 党和国家工作重点转移后档案工作如何更好地为国民经济发展服务这是当前档案界共同研究的重要课题带着这个课题我们丰满区档案局对企业档案工作开展了一次深层次的调研现将调研结果报告如下： 一、企业档案工作的现状： (一)目前多数企业的档案工作远远落后于现代化发展水平有建档意识的企业老总档案工作的好坏仅以文件材料收集得是否齐全完整为准归档的案卷不进行整理、编目和排架管理不进行企业档案分类或分类不科学、不适用整个档案业务就必将发生管理混乱直接影响到档案信息的开发利用 (二)长期以来企业档案工作一直是薄弱环节从管理体制来看很不适应档案工作的发展具体表现在：体制陈旧、机构重叠、关系交叉致使档案没有一个好的归宿甚至认为无档可建有档也无用好坏都是老总说了算形成了“一人一只箱、一年一包帐、各自为政”的分散、混乱管理现象 (三)少数企业将自己封闭在一个被动的圈子里缺少与外界的交流与沟通不接受新信息、新知识的条件与机会档案材料任其乱堆乱放、虫蛀鼠咬、霉烂变质造成档案材料的严重损失在工作中需要查找档案时翻箱倒柜到处寻找找不到档案就靠、想当然处理了事失去了性和可靠性 二、建立和完善企业档案工作的阻力： (一)建档无用论这是一个很普遍的问题有的经营者认为自己的买卖自己做建了档案给自己看是无效劳动;也有的经营者认为纳完税交够费一不违纪二不违法建档案有什么用;还有的经营者觉得帐目、技术与客户都在心中装着何必劳神费劲建什么档案呢所以他们对档案人员和政府主管人员持冷漠态度即便同意建档对一些至关重要的资料也不拿出来 (二)怕泄密这也是一些经营者不愿建档的原因一怕技术泄密同行顶同行对自己经营不利;二怕市场信息泄密同行争了利效益下降;三怕帐目泄了密露了富招来不必要的麻烦 (三)舍不得投入有的经营者对建档很热心认为是好事但一听说要花钱买用具、用品而且要有专门的地方保管就推托 (四)资料不全难以建档在建档工作中一些经营者虽然同意建档但一接触实际问题一些原始单据、说明书、图纸、文件证书、资料、协议、计帐单等不注意保存随手就扔掉了使建档工作难以做到齐全、完整和有效利用 (五)有的乡镇主管人员有畏难情绪一是身兼多职时间搭不起;二是私营业主不配合工作难作;三是经营不稳怕今年建明年垮建档白费劲因此迟迟打不开局面工作一直上不去 (六)档案主管部门对建立个体私营经济档案的宣传不够个别经营者对建档没有明确的认识如有的提出“建立档案对我们有什么好处?”“能使我们产品卖出去?”有些建档早的业主甚至还说“我们建档好几年了我们的产品也没打出去”等问题 (七)存有小农经济思想改革开放给农民带来了翻天覆地的变化但小富即安的思想仍然存在在生产经营上缺乏现代工业管理意识在技术创新上、管理方法上仍处于手工作坊的形式上起点低、速度慢束缚了生产的发展经不起风浪因此对建档不感兴趣 以上问题的存在严重障碍了企业建档工作的开展为了开创企业档案工作的新局面我们应积极探索建档新路子积极采取措施加以解决 三、建立和完善企业档案工作的方法及对策 企业的转轨变形和深化改革、开放搞活促使企业的档案管理工作的内容、范围和其复杂程度都在不断地深化、扩展从一个企业来看其收藏管理的档案信息数量日趋庞大内容不断丰富利用查询频繁要想做到科学有序管理就必须首先依据企业档案的自然形成规律以及档案相互之间的有机联系遵循一个统一的准则将企业档案分门别类形成一个具有一定从属关系或相关平行关系的有机系统这就是企业档案分类这就要求我们档案部门要适应时代的要求进行自身的改革、创新与完善牢固树立服务意识找准为企业服务的切入点使档案部门成为企业的信息管理中心使档案管理工作向信息化方向发展应做到： 1、在“争”字上下功夫档案工作是个服务性的工作而且效益是隐形的价值是潜在的不容易引起领导的重视、支持、关注和理解所以我们要主动树立为私营企业建档服务的思想这就需要付出比别人更大的努力“建档为用档”在坚持标准的同时保证私营企业建档的质量要视私营企业档案资料的多少及私营企业规模的大小来确定企业档案的类目设置这里局指导人员可帮助企业建初期企业档案分类与实用参考例如：一本原始档案也许不能说明什么但多份档案多年的档案组合在一起可能就会说明一个问题和一种发展趋势如果对这些档案资料进行深入的研究、对比从中找出一些经验教训或是一些规律性东西那么这些档案的潜在价值也就被充分地发挥出来所以业务规范一定要在立卷前制定出来做到胸有成竹切记急于求成先立卷后制定规范结果欲速则不达 2、在“用”字上加大力度重新审视“档案”的概念和功能例如：有的私营企业业主比较看中自己的发家史善于积累资料甚至一份往来信函都会保存起来他们有一定的文化素养不但懂经营、会管理而且有建立档案的愿望具有档案意识针对有档案利用要求的可按事先选定的档案类目制定出更详实的企业档案归档范围、保管期限、分类编号方案以便统一立卷归档标准使档案对号入座这样才能保证档私营档案企业的完整性和科学性保证了私营企业建档质量的同时不要注重装订美观整齐与否要注重档案的分类准确与否这样才能做到一份档案追回无形资产将对企业今后的发展起到举足轻重的作用 3、在“新”字上抢在人先前面谈到目前多数企业的档案工作现代化发展水平工作的好坏仅以文件材料收集齐全得完整为准正是这种工作方式使企业档案人员将自己封闭在一个被动的圈子里不能为企业的生产、经营、决策提供新思路、新方法只能作为一种辅助性的部门存在因而不受重视所以在“新”字上抢在人先实现档案管理现代化已势在必行企业的规模、资金、生产能力在市场经济瞬息万变的今天企业要想生存就要了解市场、把握住商机才行而最快捷、便利的获得信息的方式就是企业档案工作上网但由于企业没有专门的科研机构没有专人进行信息情报等方面的收集与研究这在很大程度上制约了企业的生产经营发展我们档案部门可将各企业的经营规模、产品类目、发展理念等树立企业形象的宣传材料及企业产品的性能、质量、规模、价格做成网页全天候推销他们的产品主动承担起企业与外界沟通的桥梁 4、在“教”字上强化培养通过调研感到目前档案队伍现状没有经过专业培训难以胜任加之属于兼职当作分外工作来干很难干好当前首先要有针对性发现和培养典型主动帮教示范指导旨在树立样板其次抓典型树样板、搞培训采取典型引路、以点带面、学习观摩、召开现场会等路子组织档案人员到档案工作做得好的企业进行参观学习相互交流互相促进以看得见、信得过的实例来示范带动档案工作的开展这样在拓宽企业档案人员的知识面的同时又提高其业务水平为的是使企业的档案员从企业档案的“守门员”转变为“信息导航员”企业档案管理