分部管理人员培训(公文写作)N.ppt

常用公文写作,常用公文写作,一、公文的概念机关、团体、企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范形式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。看一个单位的整体素质，最捷径的是看这个单位制发的公文的质量。一个单位的公文就是这个单位的“名片”，“名片”的优劣体现了这个单位整体素质的优劣。尤其是向上级单位报送的公文。,常用公文写作,二、公文的特点用最省的文字包含最大的信息量。即：精练：指语言简明扼要，服从行文目的及表现主题的需要。准确：指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。全面：指内容完整周密、清楚明白，不能因为“精”文字而“简”内容。,常用公文写作,三、公文的种类国务院2000年8月21日修订的国家行政机关公文管理办法中明确规定,行政公文共有13种：下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复上行文：请示、报告平行文：议案、函意见可以用于上行文、下行文和平行文。会议纪要用于各参会单位。汇报、建议、总结、方案、申请等都不是文种。,常用公文写作,四、公文的组成公文由部分组成，其中固定组成部分：1.发文机关标识；2.发文字号；3.标题；4.主送机关；5.正文；6.发文机关；7.成文日期；8.主题词；9.印发机关和印发日期。,常用公文写作,五、公文的格式（一）公文左白边为28mm，右白边为26mm。（二）公文行距为固定值30磅。（三）公文标题1.标题位于公文的开首，居于正文的上端中央，可分一行或多行居中排布，呈倒三角形。2.标题用号小标宋体字。中国人民银行中国银行业监督管理委员会关于加强商业性房地产信贷管理的补充通知,常用公文写作,五、公文的格式（四）主送机关1.在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识；一行标识不完，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。2.主送机关名称使用机关全称或规范化简称。广州市交通委员会：或市交委：3.主送机关不能不写。否则不知道谁是公文的办理单位。,常用公文写作,五、公文的格式（五）公文正文1.主送机关名称下一行，每自然段左空字，回行顶格。数字、年份在回行时不能拆散。2.正文中的结构层次第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（六）附件1.公文如有附件，在正文下空行左空字用号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。(如：“附件：XXXXXX”),常用公文写作,五、公文的格式（六）附件2.附件如有序号使用阿拉伯数码，阿拉伯数码和附件名称之间用圆点“.”隔开；附件名称后不加标点符号。(如：“附件：1.XXX”)3.附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。4.附件的序号和名称前后标识应一致。5.如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。,常用公文写作,五、公文的格式（七）成文时间1.成文时间用汉字将年、月、日标全，不能用阿拉伯数码标识；“零”须写为“”，不能写为“O”、“o”等。2.成文时间右空字。（八）联系人及联系电话在成文日期下一行左空字标识，并用小括号括起。如：“（联系人：张三；联系电话：123456789）”,常用公文写作,六、公文标题标题是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用，被称为公文的“眼睛”。（一）标题的构成：1.完整式标题：发文机关+事由+文种公交站场管理处关于表彰二八年度先进工作者的通知2.省略式标题：事由+文种关于开展爱国卫生月活动情况的报告,常用公文写作,六、公文标题3.特殊式标题：如果内容十分重要，时间紧迫、或有所补充的公文，一般应在标题中加入“重要、紧急、补充”等字样，以便引起受文机关的注意。关于第一期办公室综合业务培训时间推迟的紧急通知中国人民银行中国银行业监督管理委员会关于加强商业性房地产信贷管理的补充通知,常用公文写作,六、公文标题注意事项：1.公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，忌冗长、罗嗦、繁复。2.公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。3.公文标题太长需回行时，注意词组不能拆开。4.公文标题不能介词叠用，属于语法错误。5.公文标题不能文种重复或者缺少文种。,常用公文写作,六、公文标题【案例分析】错误：关于对住房和城乡建设部、国家工商行政管理总局办公厅征求工程总承包合同示范文本（征求意见稿）的意见报告6处错误：罗嗦繁复、错误使用标点符号、回行时拆开词组、介词叠用、文种重复、排布不规范正确：关于工程总承包合同示范文本的意见,常用公文写作,七、常用文种写法（一）请示适用于向上级机关请求指示、批准。1.正文的结构写法：事由（或引据）+请示事项（或主体）+结尾（请示要求）事由：请示的起因，即请求指示和批准事项的依据。请示事项：要求给予指示、批准的具体问题和事情。结尾：“妥否，请批示。”、“当否，请批复。”,常用公文写作,2.注意事项：请示要一文一事。不能在一份请示中请示几个问题，否则，不便于上级机关及时答复，甚至容易出现漏批现象。不得越级请示。否则既不便于文书处理，又不便于上级答复问题，有时容易误事。不得向无隶属关系的机关发文请示。因为只有具有直接隶属关系的直接主管的上级机关，才有批复的资格和权力。,常用公文写作,2.注意事项：主送机关只有一个，不能多头主送，造成混乱甚至矛盾。如有几个主管单位，则主送业务主管单位，其他的主管单位可以抄送。请示上级机关的同时抄送下级机关是非常忌讳的。除领导直接交办或特别紧急事项外，请示不得以机关名义直接报送领导者个人。请示的标题中切忌使用“上报”、“呈报”、“申请”、“请求”等报请性词语。,常用公文写作,2.注意事项：若请示中提出几个方案，要对方案加以分析、比较，说明利弊，并表明请示单位倾向哪个方案的态度。请示中应留联系人和联系电话，且联系人必须是熟悉所请示事项的人，以便上级机关联系。,常用公文写作,（二）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况和问题、提出建议以及答复上级机关的询问。1.报告的类型：（1）按行文目的、作用分：工作报告、一般情况报告、答复上级机关询问报告等（2）按内容和表达形式分：综合性报告、专题报告,常用公文写作,2.正文的结构写法：报告引据+报告事项+结尾（1）报告引据：是报告正文的开头。要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由。要做到开门见山，落笔入题。然后用过渡性语句“现将有关情况报告如下”等开启下文。,常用公文写作,（2）报告事项：是报告正文的主体和核心。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述。汇报工作：首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法，措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的工作设想。反映问题：首先对所要反映的问题或情况作一概述。然后集中分析产生问题的原因，最后提出解决意见和办法。,常用公文写作,（2）报告事项：答复上级机关的询问：首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务，然后写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交代处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。（3）结尾：“专此报告。”、“特此报告。”,常用公文写作,3.注意事项：主题明确，观点鲜明，重点突出，思路清晰。内容真实、具体，文字简练。报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办或特别紧急事项外，报告不得以机关名义直接报送领导者个人。,常用公文写作,八、总结（一）总结的概述总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思考。它要回顾的是过去做了些什么，如何做的，做得怎么样。（二）总结的特点1.自我性2.回顾性3.客观性4.经验性,常用公文写作,八、总结（三）总结的种类1.按总结的时间分：年度总结、季度总结、阶段总结等。2.按总结的范围分：综合性总结、专题总结等。（四）总结的基本结构1.开头部分：情况回顾。2.主体部分：经验体会。3.结尾部分：今后打算。,常用公文写作,八、总结（五）写总结常用的八个角度1.根据工作职能进行总结。这是一种最主要的写作的总结角度，常用于年度工作报告，用于对工作进行全面总结。2.根据工作进行总结。如果工作思路与众不同或别有创新，也可以围绕工作思路来总结。3.根据工作特色进行总结。这种方法常用于专项工作的经验介绍。,常用公文写作,八、总结（五）写总结常用的八个角度4.根据采取的工作措施进行总结。5.根据开展工作的时间顺序进行总结。6.根据“关键词”进行总结。7.根据参与主体来总结。8.根据解决的问题来总结。,谢谢大家！,常用公文写作,4.报告的写作要求：综合报告的写作要求（处理好几种关系):“点”与“面”的关系“详”与“略”的关系“事”与“理”的关系专题报告的写作要求（把握几个问题）：速度要快内容要专情况要实篇幅要短,常用公文写作,（三）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。1.函的类型：商洽函：主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习、请求帮助支持等。问答函：主要用于向对方询问或答复某一事项。问答函包括询问函和复函两种类型。,常用公文写作,1.函的类型：请批函：用于向有关主管部门请求批准某一事项。请批函与请示都有请求批准的意愿，但二者适用对象不同。请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属关系