照片档案的收集整理与保管.ppt

照片档案的收集整理与保管,一、照片档案的收集,照片档案的概念：照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案的构成：传统照片由底片、照片和文字说明材料三部分组成。数码照片没有底片，但需保存好电子版的照片档案，并且在电子版的照片上也要加说明。,（一）照片档案归档范围,1、机关单位：（1）记录本单位重要会议、主要职能活动和重要工作成果的照片（2）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动照片（3）本单位组织或参加重要外事活动的照片（4）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片,（5）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片（6）本单位获得的各类荣誉证书、奖状（杯、旗）等的照片（7）获得省级以上先进个人、劳动模范等奖励的本单位工作人员照片（8）其他具有保存价值的照片,2、企事业单位（1）本单位召开的重要会议照片（2）中央、省、市领导来视察、检查工作的照片（3）本单位在生产、建设、科研、经营等重大活动中形成的照片（4）本单位工程建设、单位面貌等照片（5）产品和重要设备照片（6）重大事故照片,（7）重大项目检查、验收、评比、评审时的照片（8）各类荣誉证书、合格证、奖状（杯、旗）等照片（9）先进集体、先进个人、劳动模范的照片（10）本单位参加或开展技术操作比赛、重大文体活动的照片（11）其他具有保存期价值的照片,（二）收集办法1、从源头入手，档案工作人员平时要注意调查了解本机关各项工作活动，掌握形成照片的准确信息，与照片形成部门和个人进行充分的沟通，督促他们及时归档。2、坚持“以我为主”的原则，即要以本单位形成并反映本单位职能活动的内容为拍摄、收集、归档的重点，做到“你无我有，你有我精”，独具特色。,（三）照片档案归档时间照片冲洗加工后及时归档。一般不应跨年度。,（四）照片档案归档要求（1）对属于归档范围的照片，摄影者要自觉按照照片归档制度的要求，在活动结束后及时将手中的照片加注文字说明，向本单位档案室移交。任何个人不得据为已有。（2）凡是本单位组织宣传教育、重大纪念活动，由电视台等新闻媒体参与录制的，应及时联系，复制一套归档保存。,（3）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。（4）底片、照片、文字说明要齐全。对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。（5）底片和照片的影像必须相符。（6）对存有真伪疑义的照片应采取措施进行鉴定。,二、照片档案的整理,按照GBT118212002照片档案管理规范进行整理。（一）照片的分类1、一般情况下，每年形成照片较多的单位，在全宗内按保管期限年度问题分类。即首先将照片分为永久、30年两类，再将每年度的照片分到相应的保管期限中，同一年度的照片再按问题分类。,分类方案示例如下：照片档案：永久：2009年：领导活动类重要会议类2010年：领导活动类重要会议类30年：2009年：领导活动类重要会议类2010年：领导活动类重要会议类,2、每年形成照片较少的单位，在全宗内按保管期限年度分类。分类方案示例如下：照片档案：永久：2009年2010年30年：2009年2010年,3、每年形成照片非常少的单位，在全宗内按保管期限分类，甚至可以不分类，只按时间顺序排列即可。分类方案示例如下：照片档案：永久30年,4、跨年度且不可分割的照片（如积存照片），也可按保管期限问题年度分类。,（二）照片的排列在分类方案的最低一级类目内，按“问题时间“方式排列。即照片分类后，先将同一问题（同一次活动）的照片集中，再按时间先后顺序排列。,例1：按“保管期限年度”分类时，卷内照片排列方法为：永久2010年岳阳市档案工作会议(第1-6张)、岳阳市民生档案工作会议(第7-9张)、永久2011年岳阳市档案工作会议(第1-6张)、岳阳市民生档案工作会议(第7-9张)、,例2：按“保管期限”分类时，卷内照片排列方法为：永久2009年度照片(第1-10张)、2010年度照片(第11-25张)、2011年度照片(第26-27张)30年2009年度照片(第1-9张)、2010年度照片(第101-25张)、2011年度照片(第26-27张),（三）照片档案的编号照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码。照片档案采用分册编号的方式，编号格式为：全宗号-保管期限代码-册号-张号。岳阳市的照片档案“保管期限代码”一般用“目录号”表示。每个单位档案的目录号都由本单位根据自己的分类编号办法给定。具体请参见本单位目录号编排一览表。,照片档案“册号”即照片档案“案卷号”，指在某一全宗某一保管期限内照片册的排列顺序编号。每个保管期限内的册号都从“1”开始编。张号是照片在册内的排列顺序编号。每册内的张号都从“1”开始编。,档号示例：193-7-8-41指的是：193号全宗（岳阳市档案局），第7号目录（照片档案永久），第8册（卷），第41张照片。,（四）照片档案的入册按照片编号顺序将照片放入照片册。岳阳市目前推荐使用的是定页式照片册（原来还使用过活页式）。照片入册要按照照片号顺序（即照片分类、排列顺序）将照片固定在芯页上。对于照片册放置不下的大幅照片，不能折叠或者卷起存放，而要另外存放，但与同一组照片一起编号。,（五）照片说明的填写照片必须填写文字说明，否则会查找不到。照片说明分为单张说明和组合说明。,1、单张照片说明的填写（1）、单张照片说明的格式及示例如下：题名：X市市委书记XXX到市档案局馆调研照片号：193-7-8-41参见号：193-1-152-70（文书档案）时间：20010405摄影者：张三文字说明：2001年4月5日，X市市委书记XXX（左二）在市委常委、市委秘书长XXX（左三）陪同下，到市档案局馆调研。,题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号，如101-4-12（文书档案）摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位文字说明：综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。,（2）大幅照片说明可另纸书写。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明存放位置。,2、组合照片说明的填写一组（若干张）联系密切（如同一会议、同一领导人视察、同一工程、同一文艺演出等）的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明，其单张照片说明可以从简。组合照片说明：组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。如1-9号，共9张。,组联符号：同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“”（第一组）、“”（第二组）例：1-、2-、3-、4、5、6-、7-、8-表示第1、2、3张属于第一组；第6、7、8属于第二组组联符号不宜越册。组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。,组合照片总说明示例：题名：X市市委书记XXX到市档案局馆调研照片号：193-7-8-4144，共4张参见号：193-2010-办公室-永久-7（归档文件）时间：20100405摄影者：张三文字说明：2010年4月5日，X市市委书记XXX（左二）在市委常委、市秘书长XXX（左三）陪同下，到市档案局馆调研。,（五）填写卷内目录以一组或一张照片为单位填写卷内目录。其项目有：照片号、题名、时间、底片号、页号、备注等项目。如果是一组照片，照片号可以用连接符号“”连起来，如“15”。,（六）填写卷内备考表卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。卷内备考表应放在卷内最后位置。本卷情况说明：填写卷内照片（底片）缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片（底片）立卷以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。,（七）填写照片册背脊照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、起止张号、册号。有的地方的照片册背脊项目包括：全宗号、目录号、册号（案卷号）、起止张号、年度、保管期限等。,（八）建立案卷目录案卷目录项目包括照片号、题名、时间、保管期限、备注等。案卷题名的拟制：同文档案卷标题。应概括案卷内全部照片的基本主题。如“XX单位获得各类荣誉照片”等等。,三、照片档案的保管,1、要放在专用的档案柜（防磁柜）内，并要保持适宜的温湿度，一般应控制在温度10-21，相对湿度20%-50%，24小时内温度的周期变化不应大于2，相对湿度不应大于5%。有条件的单位应将照片档案数字化，刻录成光盘。2、照片册应竖放，不应堆积平放，以免堆在下面的照