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公司档案管理培训,Logohere,办公室13年11月,主要内容,档案,是什么,档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,档案是一种无形资产它的无形价值在企业真正需要时则完全可以体现出来，能为企业的各项工作提供更好的服务。当档案的原始记录性或知识信息性能够满足某个方面的社会需求时就形成了档案的价值。,档案的价值体现在：,具有凭证和情报价值具有现实价值和长远价值具有第一价值和第二价值,价值,一、档案具有凭证和情报价值档案的凭证价值是档案不同于或优于其他各种资料的最基本的特点。档案是确凿的原始材料和历史记录，可以成为查考、研究、争辩和处理问题的依据，认定法律权利、义务与责任的证据。档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠、广泛的可供参考的特征，构成了档案的又一基本价值情报价值。在日常工作中，档案在企业工作中首先表现出来的就是它的凭证价值和情报价值。例如，我们有时在实际工作中必须查找某份文件资料或者某张图片，以此作为依据来了解具体情况，都需要从原始的档案资料中寻找相关凭证。有的文件资料上面的内容可直接使用，有的仅作为参考依据。由此可见，档案在我们的工作中突显了其必不可少的作用凭证价值和情报价值。,二、档案具有现实价值和长远价值现实价值是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。长远价值是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间里能够满足社会各方面的利用者需要的性质。在企业中，各部门的工作不可缺少的就是与外界的沟通与联系，因此，文件的交流亦成为了企业对外联系的重要手段之一。各部门之间或各部门与外单位之间的业务联系绝大部分都依赖于文件资料的往来，这些往来所产生的文件资料，根据其重要价值与日后可利用程度等，由档案人员整理归档存放，以作日后备查参考之用。档案的文件资料伴随着企业成长，并记载了企业发展过程中的所有点滴。所以说，档案的文件资料不仅成为现实工作的辅助工具，也是对日后工作的开展具有指导性的意义。,三、档案具有第一价值和第二价值档案的第一价值是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者；第二价值是指档案对社会即除档案形成者之外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是非档案形成者。档案的存在，对于形成者乃至利用者，都是一个重要资源的来源。档案记载的是企业长久发展以来形成的所有历史记录，包括相关的文字记录，数据，图表等比较形态的资料。这些资料都可以作为历来工作的历史凭证。在企业工作中，很多时候牵涉到需要利用某份文件或者是某张图片等去协助完成某项具体工作，这时候，档案的重要价值作用尤为突出。,在实际工作中，管理者应该如何做好档案管理工作，才能发挥其最大效用，使企业档案工作更加规范化、系统化以及标准化呢？,档案管理方面的培训放到提高自身知识水平的日程中去（了解、清楚、操作、档案存在意义）专业的档案管理人员（细心、淡泊、诚恳）公司和部门角度协助做好档案工作（部门人员配合，不缺失、齐全完整）,档案管理,干什么,项目资料,合同,往来票据,会议记录,电子文档,采购合同,其它,技术资料,招投标资料,往来文件,合同,同时建立索引,档案,放哪儿,容易分类易于保密保护性好检索简便,1抽屉式直立档案,2开放式横向档案,整齐划一便于取阅易于查找保密性一般,3穿孔式活页夹,容易损毁,有顺序性,保密性差,容易保存,标准统一便于存取长期保存保护性好,4档案盒,20,归档文件整理操作实务,档案分类、编号方法文件归档整理方法归档范围表的使用说明,21,档案分类、编号方法,一、基本概念1、档案分类是指根据归档文件的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对归档文件进行分门别类，从而使库藏的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。,22,2、类目体系,类目是档案分类的构成要素，分为类列和类系两个要素。类列是指在不同分类层次上具有平行关系的类与类之间所构成的体系，其逻辑规则是不能互相交叉；类系是指某一大类从总到分所构成的具有包含和被包含关系的类的系统，其逻辑规则是上位类包含下位类，下位类被上位类所包含。,23,企业档案分类方案,类列,类系,一类,四类,三类,二类,A,B,C,1,2,3,4,24,3、分类原则,遵循文件的来源特性保证类目体系的严整性保证类目体系的可包容性维护类目体系相对稳定性,25,4、类号,类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本细则按照代码制进行类号标识。例：“1.1.1”,26,5、档号,档号即档案号。按照国家档案行业的有关规定，档号一般由分类号、文件顺序号和相关特征号组合而成。档案号是归档文件保存单元的唯一标识，用以管理和检索库存档案。,27,2、常用分类方法,职能分类时间分类作者分类专题分类项目分类型号分类区域分类专业分类外形或文种分类,职能分类方适用于一级类目的区分；其他分类方法则适用于二级以下类目的划分,28,3、一级类目的划分,公司的档案根据企业活动职能性质划分为十个大类：党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、人事档案、会计档案、生产管理档案、基本建设档案、生产（建设、业务）技术档案、设备仪器档案、科研开发档案。,29,4、二级以下类目的划分,各大类或按照工作内容分工、或按照管理对象特点，或按照文件类型，或按照所属专业的有关标准，或按照文件往来规律进行二级以下类目的划分。适当进行三级类目的划分。各类技术、业务、科技对象等档案的具体分类，在下属单位根据实际情况细化,30,二级类目设置,党群工作档案类目设置党群工作档案按工作内容设置：党务工作、组织工作、宣传工作、统战工作、纪检工作、工会工作、共青团工作七个二级类目。行政管理档案类目设置行政管理档案按工作内容设置行政事务、法纪监察、审计工作、人事管理、医疗卫生和后勤福利、外事工作、法律事务七个二级类目。经营管理档案类目设置经营管理档案按管理职能设置经营决策、计划管理、财务管理、投资管理、资产管理、企业管理、风险管理、合同管理八个二级类目。,31,二级类目设置,会计档案类目设置会计档案类按文件形式（名称）设置凭证类、账簿类、报表类和其他类四个二级类目。对每个二级类目的复分参照国家档案局颁发的会计档案管理办法中的有关款项，结合各单位的情况，自行设置三级类目。人事档案类目设置人事档案按照员工属性设置为在职员工档案、退休员工档案、离岗员工档案、死亡员工档案、其他5个二级类目，各类中按姓名组织案卷。,32,二级类目设置,生产管理档案类目设置生产管理档案按管理职能设置安全管理、科技管理、能源管理、环境保护、标准化管理、档案信息管理六个二级类目。基本建设档案类目设置基本建设档案类根据建设项目的使用性质，设置综合类、行政办公类、生产类、辅助类、生活类等五个二级类。在生产（建设、业务）技术类档案、设备仪器类档案和科研开发类档案的二级类目划分，由下属单位根据所属行业标准或特点，进行细化。,33,5、三级类目划分,在各管理类档案的二级类目之下，可以依据文件的往来特点，根据实际需要设置收文类、发文类和内部签报及批复类等三级类目。各技术类档案可以根据所属行业标准、专业特征、工作程序特征等标准进行细化。,分类的一般方法有：,34,三、分类号、档号编制方法,分类号。本分类细则采用代码制分类标识法。一级类目使用0-9标识，二级类目使用0.0-9.9标识、三级类目使用0.0.0-9.9.9标识，依此类推。没有标注出来的数码标识为空号，留作今后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。,档号编制方法,1、档号以“件”为单元进行标识的，档号编制的规则为六段号码制，即：档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+件号（文件顺序号）各号段之间以“-”隔开。,XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX,机构代码,载体类型代码,分类号代码,件号,年度,保管期限代码,36,2、档号以“卷”为单元进行标识的，档号编制的规则为六段号码制，即：档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+案卷号,XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX,37,分类表中的一级类目应该原则遵循。公司可以根据自己的实际需要，调整和细化分类表中的二级以下类目，如果确实需要增加一级类目的，需要报集团公司和地产中心档案部门备案。,公司档案分类表使用说明,38,公司文件归档整理方法,一、基本概念（术语定义）1、归档：指产业园公司所属各单位（部门）将属于归档范围的公司文件，按照公司档案管理的有关规定，移交给公司或本单位档案管理机构集中保存的过程，是文件转化为档案的必要手续。2、归档文件：是指各单位在企业活动中形成、办理完毕并符合归档范围，作为档案归档保存的各种载体形式的文件材料。,39,3、归档时间：是指应当归档的文件向档案室移交的时间。不同种类的文件材料，根据其形成的具体情况有不同的要求。4、归档文件整理：是指将零散、无序的文件有序化的过程。具体是将归档文件以件为单位进行装订（或组成案卷装订）、按照一定的联系将归档文件装入档案盒、进行盒内排列、加盖归档章、编制盒内目录和填写备考表等几项系统整理的工作。,40,文件归档整理,5、档案盒：是一组具有有机联系的归档文件的最小存放单元。对不同种类的文件材料，装盒方式有所不同。6、编目，是指以档案盒内的归档文件为对象，通过编制盒内文件目录，固定盒内文件整理的成果，揭示盒内文件的内容和成份。,41,二、归档工作管理,1、归档工作管理的内容,归档范围：确定文件的价值，决定文件是否向档案转化,归档时间：根据科技活动特别，确定文件何时归档,归档要求：明确便于长远和安全保存档案的措施,归档份数：根据归档文件重要性确定原件与复制件数量,归档手续：明确归档文件的移交手续,42,5、归档程序,（1）兼职档案员在归档材料整理完毕后填写文件移交登记表一式两份，随同归档材料移交本单位档案管理人员。（2）专职档案管理人员清点文件材料移交情况，核对之后在文件移交登记表签字确认，正式签收。文件移交登记表一式两份，一份归档，一份交由兼职档案管理人员保存。,43,三、整理工作管理,整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理要求（1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制。（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。（3）有公司文号的文件归档时，必须归有公司领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本。,44,6、归档文件编目,（1）、归档文件应逐件编目。归档文件目录设序号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。序号：文件在档案盒内的顺序号。文号：文件的发文字号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”号。日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20100816。,45,6、归档文件编目,页数：每一件归档文件的页面总数。文件中凡有图文的页面均为一页。备注：注释文件需说明的情况。（2）归档文件的档案盒目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置年度、保管期限、机构、主题等项目。,46,7、档案盒编目,将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。（1）填写档案盒封面档案盒封面应标明公司名称。档案盒的外形尺寸为310220mm，可根据需要选用盒脊厚度适合的档案盒。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊设置年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进档案室时，由专职档案人员按要求编制。档案盒应采用无酸纸制作,47,7、档案盒编目,（2）备考表。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。装盒时间：归档文件整理完毕装盒的日期。,将归档文件按室档号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和备考表。注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内,装盒,盒脊,年度,保管期限,机构（问题）,起止件号,盒号,2010,永久,办公室,1-7,1,装盒,归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，盒脊朝外，便于实体管理。,排架,要点,文书档案以件为单位整理要点科技档案整理要点会计档案整理要点特殊载体档案整理要点实物档案整理要点电子档案管理要点,六项,文书档案以件为单位整理要点,以“件”为单位整理的前提：适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要,件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位形成是自然的形式是单个独立成册的（实体上装订在一起，编目时体现为一条目录）效用是独立可用的是文件归档时的基本保管单位,按“件”装订,一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。特殊情况：正文与定稿，为一件；原件与复制件，为一件；正文与附件，为一件；转发文与被转发文，为一件；式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表）可以装订在一起作为一件;正文与文件会签单，为一件；正文与发文稿纸，为一件；,按“件”装订,特殊情况：来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原则上各为一件，也可合为一件；会议记录和会议纪要，原则上各为一件；一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件；归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件；重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一件；,装订前对文件的修整：整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。,按“件”装订,装订顺序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文版本在前，其它文种版本在后；发文稿纸在前，正文在后；文件处理单在前，正文在后；,按“件”装订,科技档案整理要点,分项目、组卷、排序修整、编号编目（卷内目录、备考表）装订、装盒编制封面编制案卷目录入库上架,科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类。特点：具有成套性。方法：按项目形成阶段组卷、排序,产品档案一般有：市场调研、立项；设计、产品标准；图纸、工艺；工装、包装；鉴定、检验；创优；质量分析。,科研档案一般有：调研、申报立项、研究、试验、总结、鉴定、报奖、推广应用。,分项目、组卷、排序,基建档案一般有：依据性文件（可行性研究、立项、审批）；基础性文件（勘探、测绘、征迁、招投标）；设计文件、施工文件、监理文件；竣工验收文件；评奖创优文件；使用维修改扩建文件。,设备档案一般有：随机文件；合同发票（或复印件）开箱验收；安装调试；使用维护、更新改造。,分项目、组卷、排序,修整编号,修整：去钉和折叠。大于A4的图纸采用“手风琴”式折叠，使标题栏外露。,编目（卷内目录、备考表）、装盒,采用不装订方式的，将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。,会计档案整理要点,会计档案的归档范围是会计核算材料，即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、银行对账单等其他材料。本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财务政策等管理性文件材料，应纳入文书档案归档范围，不