合同信息化现代企业管理论文论文.doc

合同信息化现代企业管理论文论文 摘要以国内某设计公司为例详细介绍了该公司在合同管理中的信息化手段重点阐述对合同评审、合同查询、合同执行等过程监督和控制的规范性、有效性以及合同信息化管理制度建立、专业队伍培养的必要性 关键词合同管理;信息化;企业管理 在现代企业经营生产管理活动中每个环节都与合同息息相关合同管理模式的规范化、标准化和精细化是企业经济效益和风险管控的保障如今随着IT技术的发展对合同管理提出了较高的要求信息化的管控手段是提高现代企业管理水平的有效保障本文以国内某知名设计公司为例分别从合同评审、合同查询、合同执行过程监督及合同管理队伍等方面来阐述其合同信息化管理模式 1合同评审 项目合同拟草后需要企业相关部门进行评审早期是由经办人将合同草稿复印多份逐一分发给评审人这种传统的合同管理方式需要专人跟踪,且受各种不确定因素的影响导致评审周期长、及时性差、管理成本增加目前该公司建立了企业信息化管理系统合同管理模块是该系统的核心之一这充分体现了该公司对合同管理的重视在该系统中合同评审流程如下：申请人发起评审公司相关部门（专家）评审汇总评审意见修改合同草稿确定合同最终版准备合同签订整个合同评审过程实行在线操作各评审部门（专家）在线上接到评审通知并且评审意见全部出现在申请人的流程界面上这种新的合同评审模式节省信息传递周期降低了人工成本同时通过线上评审加强了各部门对合同的了解和重视使合同评审更加全面增加了评审透明度提高合同评审效率 2合同查询 企业在运营过程中需要随时查询合同信息查询纸质版合同需要到文件归档部门依靠人工翻阅查找费时费力且一份合同原件每次仅能供某一个借阅部门（人）使用合同使用效率低借阅后合同若未被及时归还还易损坏、丢失不利保管查阅合同人员的权限无法设置合同安全性差企业信息化管理系统为每份合同分配了具有统一格式的编码每个合同号就是该合同在系统中的“身份证”是合同查询的唯一识别码录入系统时相关管理人员根据合同号登录系统将合同关键要素录入合同模块并将纸版合同扫描上传拥有合同查询权限的员工不管何时何地只要在符合条件的网络环境里登录信息化管理系统输入合同的系统编号该合同的主要数据便会立刻呈现在查询者的界面而且信息准确、无误若想查看完整的合同内容可进行下一步操作进入查看合同扫描件环节这种在统一平台“秒查”的方式实现了移动办公海量信息共享数据统计便捷体现了高效的合同管理模式 3合同执行过程监管 合同从谈判、评审、签订到执行、索赔、关闭等涉及众多部门合同进度控制、成本控制、质量控制等整个过程中出现的各种不确定因素会给合同执行带来众多风险如果仅靠人工沟通这必将导致信息不对称、问题处理滞后等结果给合同双方带来困扰因此这种陈旧的合同管理方法已不适应现代化企业的发展需求在合同执行过程中经常有合同金额变更情况（尤其是EPC项目）结算值与原合同金额不一致这种变更在传统管理模式中一般只有项目经理了解公司各职能部门因种种原因不能及时知晓这就造成生产一线人员掌握的信息和数据与管理部门不一致对数据的采集、应用和分析、比对都有很大的误导对各类统计报表数据的性、完整性和有效性也有很大影响甚至会影响管理层的判断如果1份合同在多个部门存在不同的合同金额这说明在业务活动过程中有偏差在管理制度上有漏洞势必会影响企业的竞争力为了解决这类问题合同信息化管控优势需体现在精细化管理中：1)项目经理在信息化系统中发起“合同变更审批流程”说明合同金额变更原因上传变更依据流程审批办结后相关岗位人员在信息化系统中更改合同金额同时系统会第一时间推送变更合同金额的通知至项目经理部成员和公司各相关职能部门避免了各部门在合同执行过程因信息传递不及时或传递环节过多等而造成的误导、误判保证了合同金额数据的唯一性、准确性2)通过对系统中不同数据的积累、监管以及对各类指标的分析、判断可以用制度和流程等手段规范合同执行过程出现的偏差真正实现动态、精细化管理这也是合同信息化管理带来的便捷和高效 4建立、健全合同信息化管理制度 信息化系统是一个平台、一种工具其使用效果如何关键在于基础数据做的样、各种管理是否到位其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度1合同管理信息化是一项系统工程周期长其涉及多方面、多部门数据庞大从调研、方案研讨、实施、上线测试和上线后相关数据的维护等工作需要不同部门、各种岗位人员的协调和配合在此过程中不同模块存在许多未知因素不是简简单单某个部门或一个专业能轻松搞定的因此要推动企业信息化建设并使之成为高效管控手段从认识上要有一个新高度特别是需要企业高层的重视对其大力扶持协调和推动职能部门的积极参与出台配套的管理制度为合同信息化管理的落地保驾护航这样才能让合同信息化管理平台发挥应有的作用达到提高和完善企业现代化管理水平的目的 5打造高素质的合同管理队伍 建立优质的合同管理团队是合同信息化管理实施的关键所在要加强管理人员的信息化意识、熟知管理制度并且熟练掌握电子信息化系统的操作2在信息化管理前企业中的合同管理人员不懂信息化相关知识IT工程师对合同管理工作不是很了解两个部门在业务领域没有太多交集如果企业建立了信息化管理平台这样的工作状态会大大改变：在信息化推进初期合同管理部门（人员）和信息化建立部门（人员）有着长期的沟通和交流IT工程师通过了解合同管理线下工作模式、流程、数据来源等梳理多重逻辑关系后运用不同技术手段将代码写至信息化平台；合同管理人员在提出IT需求过程中也逐渐了解自己的工作在合同管理模块中的职责、角色、权限、工作流程等并能熟练掌握各种操作经历一段时间的磨合参与人员对不同范围的工作从了解到深入再通过后期的各类培训学习使各自的合同管理水平及职业综合素质都有了大幅提高因此在信息化过程中人是最重要的决定因素没有一支良好素养的员工队伍合同管理信息化系统建设是难以达到预期目标的 6结束语 当今社会是一个知识时代越来越多的企业为了跟上社会发展的进程保障企业在市场中的核心竞争力引进了“信息化+管理”模式在新时代的合同管理中运用创新理念依据信息化平台提高合同管理的规范性和有效性虽然合同信息化管理是一个漫长的积累过程