如何做好一名助理.ppt

,如何做一名好助理（或内勤）,一、助理的定义：助理既联系上下，又协调左右，既是政务的参谋，又是事务的“主管”，是上下级、部门/中心之间的纽带。助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责地履行自己的职责，富有成效地做好工作。二、助理的分类（根据岗位级别来分）：1、董事长助理12、商务助理2、总经理助理13、执行总监助理3、行政助理14、策划助理4、销售助理15、美工助理5、项目助理16、咨询助理6、财务助理17、运营总监助理7、人事助理18、生产助理8、采购助理19、设计师助理9、经理助理20、培训助理10、市场助理等等11、产品助理在现实生活中平时接触比较多的助理职位有：董事长助理、总经理助理、经理助理、行政助理、人事助理、项目助理等等岗位,主要是介绍助理的定义及基本分类,三、做一名好助理，主要应在以下8个方面努力：（一）要认清自己，处事有原则找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就找不着“感觉”。助理围绕着中心工作，上协助领导，下联系员工及部门，在处理事情过程中，把握好工作分寸，管理不巨细，参谋不决断，助手不揽权，不越权，不越位，不缺位，工作要到位。另外，助理对于工作岗位上的事情，要有自己的立场，不能随波逐流。举例；比如以前我在营销中心担任内勤时（其实换种说法也叫销售助理），是一个服务的角色，同时也是一个管理者的身份。当时定下了一个请假制度，制度中说如果需要请假，提前一天在ORT登记，并告知直接上级审核，审核通过后最后由营销内勤批准。但结果员工直接同直接上级请假，而未告知营销内勤，事后也没采取措施来处理。结果导致这种想象越来越严重。通过此事件说明了，全力协助制度的执行落地，如果有人违法了这个制定，就按照规定处理，并把处理结果通告全部门，让其他员工以此为鉴！,重点：找准工作重心，处事要有原则，坚定立场,（二）要耳聪目明，作好参谋工作从大的方面说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优，“拍板定案”。决策制定后要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。这点非常重要，也是提升自我的好机会。在做营销内勤工作时，我除了把事务性工作做好，同时也是高管及整个团队的眼睛、嘴巴、耳朵等，一定要做到耳听八方，眼观四路，了解团队人员的现状。比如：1）当发现团队中有人业绩不理想时，可以找他们谈心，了解情况，尽自己的一份力量，同时把信息及你的建议想法一起及时反馈给他的直接上级，以便上级能更好的支持。2）如果有了解到团队成员中发生喜事或者丧事，一定要及时问候，告知相应上级表示祝福和问候，体现出合才“家”的文化。另外，如果这件事情有涉及到其他部门，那第一时间反馈到相应的对接人，以便接下来的工作顺利进行。（例：合才的福利：婚事、丧事、生育等）,注意点：当发现问题了解实情后，要及时向上级反馈，同时带着你建议的解决方案；而不是一味的去向上级索取答案。,3）假如现有个客户C报名参加了某个课程，突然发现此客户C是销售人员A和销售人员B都在跟进的，作为营销内勤怎么处理这件事情？,方法：先了情况，然后再最初决策；了解情况时，分别找A和B单独分开谈话（切记不能一起谈话），了解到如果确实是A和B同时在跟进的事情，处理一：协商一起跟进，根据合才营销中心的分配机制，落实好分配的比例，达成一致；如果此方法不成，那就处理二：客服CRM系统查询，客户记录的最初跟进人。（所以平时每月定好时间点上交跟进的客户，录入到CRM系统，一是成为公司资源，二是提供查询客户的依据。）,解决问题的思路：1）发现问题-分析问题-解决问题2）发现问题-分析问题-解决问题-预防问题3）发现问题-清楚目标-效果导向-原因分析-解决方法-行动计划-总结、预防方法3是目前教练经常用的方法；过去是基于过去看未来，我们是要基于未来看过去。效果导向是这个问题解决后给我们带来的意义和好处。最后，重点是要解决问题的行动计划，要落实到位！,（三）要善于长袖善舞，作好各部门之间的“润滑油”首先要协调好上下的关系。对上：要尊重而不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导。陈云同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实。”在实际工作中，不看领导眼色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不能惟命是从。待下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺下瞒上。再是协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上。对于上级交代的事情需注意的：（不管是助理还是其他岗位的都适用）1、去上级办公室，随时带上记录本和笔，且记录本要大气；2、对于上级交代的事情，要重复一次，确认你理解的意思是否与上级一致；3、在交代事情过程中，不管事情的对与错，先听从领导说的；说完后，如果有什么地方，你觉得有一些有利的意见，尊重上级然后表达下你的意见。因为有时上级可能考虑问题的出发点和你所想的有出入的；4、对于交代的事情，在汇报时，一定要汇报结果，然后有需要的话再汇报一些细节；5、在处理领导交代的事情中，不要等事情全部结束后才汇报，在进行中过程也需要汇报，如果在过程中有需要帮助的，或者难点及时提出来，以便得到更好的解决方案；,对与部门与部门的沟通：（核心-信息传递的快、准；部门之间的和谐）1）先弄清楚，这个事情找哪个部门，找部门的哪个人。事情一定要找准部门，找准人；目的一是提高工作效率；二是避免部门之间的矛盾；2）部门之间的沟通要顺畅、及时；因为我们是整个公司部门与部门的桥梁，担任信息传递的重要任务。3）如果某件事情之前已与部门对接好，又因其原因发生变化，要第一时间告知对接人改变的结果，以免出现错误。（此点非常重要：很多时候在工作中，我们忽略了这点，比如开课，原定于6月7号培训室开课，因某些原因改地点了，如果你是此事的负责人，如果不告知其他部门的话，很可出现客户来了，没找准地点）4）部门与部门之间的沟通协调要注意表达方式，如果表达不当，会造成部门之间的误会，这是公司上级不愿看到的现象。5）如某件事情需要其他其部门的协助，在参与之前一定要先征得协助部门上级的同意。（这个协调如果是助理可以谈的那就助理去，如果是需要你的上级去的，那助理就温馨提醒上级做这个动作）6）如果部门与部门之间的有些事每月对接点时间一样，那可以整理出一份清单，列好时间点和事项，给到部门的对接人方便工作地开展。,（四）要高效快捷处理有关事务助理必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有限的时间里办好应办之事。要善于“分身”，明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为。为好应为之事。该别人“代劳”之事，要分解任务到人，并明责授权，责权相等。一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工作。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事，“亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。工作有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实，力求实绩、实效。工作不能摆花架子，更不能弄虚作假。要真实地反映情况，扎实地开展工作。做事的标准之一：每分每秒做最有生产力的事情；作为助理每天有很多事务性工作，所以每天工作开始前，前天晚上就整理好明天的工作计划，事情的优先排序是：重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要等顺序；（ORT每天坚持写总结和计划的目的也就是为了清晰我们的工作）另外，在当中的工作中，我们经常会遇到一些突发事件。当事情来了，先不要手忙脚乱，而是快速整理下思路，弄清此事是否需要马上解决？如是，则停下原来的工作马上处理；如不是，则可以先完成手头上刚在做的事情，然再处理，一切根据情况而定。,事情优先排序的原则,紧急,不紧急,重要,不重要,（五）要不断提升个人素质，增加人文魅力自身素质强，就会产生人文“魅力”和影响力。要当好助理，要靠权力的影响力，但更重要的是靠非权力的影响力。只有二者有机结合，才能更好地开展工作。要注重发挥自身非权力因素的影响力，靠德、识、才、学，靠高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作。在提高自身素质的同时，还要学会尊重，学会理解，学会“给予”，尊重上级，理解同级，善于“给予”下级。培养人才，帮助人展现才能，实现价值。（六）要注意自身形象，起好表率作用作为助理要加强自身修养，注重自我形象塑造。同时，要引导部门员工强化形象意识，形成塑造形象的共识。工作中，要重视外在形象的“包装”，全心全意地、热情细致地待人接物，为人处事。要经常并善于“换位思考”，想一想假如自己是领导或是员工怎么办，设身处地地搞服务、办实事、办好事。,作为助理：保持积极的心态，能够激发你的激情；保持愉快的心态，能给身边的人带来正面的能量。,YES，IAMREADY！,（七）要制订并完善游戏规则一方面要根据工作需求，建立一套切实可行的工作勾只奥制度，并不折不扣地去执行。另一方面要在工作实践中不断地加以完善。比如，之前在营销内勤岗位上制定激励制度、日常工作制度等，用制度管人、管事。根据游戏规则，奖优罚劣。表扬、奖励好的，批评、惩罚坏的。不能好坏不分，是非不明，不能让“会叫唤的孩子多吃糖”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如捣蛋的”怪圈，建立并逐步完善好人能够积极办好事，坏人不敢办坏事的良好机制，确保公司工作正常、有序、高效运转。概要的重要就是：一是制度具有可行性和价值行；二是自身要100%按制度做事，以身作则，三是要监督执行制度，落实到位，不允许有人违背；四是不断完善；,（八）要努力营造温馨快乐的工作环境要着力创造工作的良好环境，用良好的环境去影响人、改造人、约束人。积极倡导、思想上重视，工作上要研究、策划，采取切实有效的举措。努力创造一种用事业留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作环境。在合才：本身我们就有“军队+学校+家庭”的文化，那我们就应该维护好这个工作环境。,（九）加强目标感，盯紧目标作为助理，经常会接到上级命令；或做某件事情需要其他人的协助、配合；如何让事情高效、顺利完成是非常重要的。有以下需要注意的：1、加强对目标感的追求；2、当接到上级某个事件的命令时：根据事情的紧急性来处理，如果此事件需要一个时间段，那每个阶段我们都要盯紧，了解事情的进展进度，及时同上级汇报进展过程。如果是临时通知，很快可以处理完的，那处理之后及时汇报给领导。汇报方式：当面、电话、短信（短信一定要收到回复为准）举例：做营销内勤时，江总给我一个命令，给一个客户发送一份邮件的案例！3、当下达一个命令给部门同事，需要配合时；在事情进展的过程中一定要追踪进展程度。一定要谨记：不要犯“我以为”的错误！,（十）营造短信文化在合才，短信也是合才文化之一，它是建立良好关系的一个工具。很多企业这种短信文化是没有的。如果我们作为项目助理去到企业的话，可以引进，并持续！如果新人进入一家公司，就接收到来自同事或者上级的欢迎短信，内心是温馨的；如果工作中遇到不开心的事情，有同事给你一条打起的短信，内心会充满力量；如果平时下班后，有同事发一些分享成果的短信，那我们可以学习其中的方法，提升自我；举例：比如营销中心的每天的工作情况汇报短信和好消息分享信息；,四、接受上级命令的三个步骤：步骤1：立刻回答“是”，迅速走向上级步骤2：记下上级交办事项的重点步骤3：理解命令的内容和含义注意点1：不清楚的地方，询问清楚为止注意点2：尽量以具体化的方式，向上级确认命令的内容注意点3：要让上级把话说完后，再提出意见或疑问,五、与上司的相处之道*理解上司的立场*有事情要先向上司报告*工作到一个段落，需向上司报告*向上司提出自己的意见*向上司提供情报*依上司的指示行事*不要在背地说上层主管的闲话,六、与下属相处的礼仪*以身作则：“己所不欲，勿施于人”*平等待人：忌拉帮结伙、任人唯亲；要惟才是举、平等待人*礼遇下属：尊重*关心下属：冷暖挂心上*信任下属：“士为知己者死”*接近下属：知无不言，言无不尽、上情下达,七、与同事相处的礼仪*真诚合作*同甘共苦：一个好汉三个帮*公平竞争*宽以待人,严于厉己：人非圣贤，孰能无过,八、客户或者朋友等介绍的礼仪作为助理，上级经常会接见一些客户或朋友，作为上级的助理协助接见是很正常的事情，所以需要注意介绍时的礼仪：*先介绍位卑者给位尊者：*年轻的给年长的*自己公司的同事给别家公司的同事*低级主管给高级主管*公司同事给客户*非官方人事给官方人士*本国同事给外国同事,九、交换名片的礼仪作为助理，陪同上级会见一些客户或朋友，这是很正常的事情，所以需要注意交换名片时的礼仪：*如果是坐着，尽可能起身接受对方递来的名片*辈份较低者，率先以右手递出个人的名片*到别处拜访时，经上司介绍后，再递出名片*接受名片时，应以双手去接，并确定其姓名和职务*接受名片后，不宜随手置于某个地方*经常检查皮夹*不可递出污旧或皱折的名片*男士名片夹或皮夹置于西装内袋，避免由裤子后方的口袋掏出*尽量避免在对方的名片上书写不相关的东西*不要无意识地玩弄对方的名片*上司在时不要先递交名片，要等上司递上名片后才能递上自己的名片,十、端送茶水的礼仪作为助理，上级经常会见一些客户或朋友，