秘书基础与实务9.ppt

1,接下来我们将用六章的篇幅讲述、探讨关于接待工作、文书工作、会议工作、信访工作、办公室事务管理工作及工作环境。这些工作都是秘书人员所能从事的具体业务活动，也就是日常的秘书工作，它回答秘书人员“应该怎么做”，“不该怎么做”的问题。这些章节我们把它们统称为秘书实务，是秘书职能的具体化、经常化和规范化，具有显著的实践品格。它们重在实际操作，即侧重于研究秘书工作的要领、程序和技巧。但又不是重复相关学科的内容，如公文写作、文书学和社会调查等知识。,秘书基础与实务,2,秘书实务注重科学性、实用性和创造性。所谓科学性，是指秘书实务必须置于秘书理论的指导之下，必须遵守秘书活动的一般规律和程序。所谓实用性，是指秘书实务必须讲究实效，必须偏重于秘书理论的具体应用。所谓创造性，是指秘书实务必须不断开拓新的领域，必须不断创造新的手段和途径。从本质上说，秘书实务是现代秘书理论的应用研究部分，也是秘书理论中内容最丰富、最有发展前途的组成部分。,秘书基础与实务,3,接待工作,接待工作概述,第九章接待工作,接待的服饰与礼仪,接待是秘书的一项重要工作。以企业为例，作为社会这个大网络中的网结，企业外部与上下左右，有着密切的交往与联系；企业内部各部门之间、领导与职工之间更是紧密地联系在一起，其中有许多内外联络，都要通过企业秘书这个枢纽部门，这就构成了企业秘书的接待工作。,秘书基础与实务,接待的种类,4,接待概述,接待的概念,接待的作用和意义,接待的准备,秘书基础与实务,5,接待概述,接待是指一个单位在对内、对外的联络和交往中所进行的迎送招待、接谈联系等服务性活动。而这些接待工作一般是由秘书部门负责承担的。因而，接待就成为秘书部门的一项经常性工作。,秘书基础与实务,6,接待概述,为什么接待工作必须由秘书部门来承担呢？这是因为接待工作根本是领导活动的一部分，而且是使务性很强的一部分工作，作为领导的助手的秘书，通过自己的真诚、热情的服务，为领导的接待做好准备或代为处理，以减轻领导的琐碎事务负担，节省领导的时间，这是对领导的效率性扶助；再者，秘书部门出于枢纽地位，掌握各方面的情况，同时，秘书部门沟通上下、协调内外、联系左右，接触面广，交往量大，能更快更准确地捕捉信息，便于做好接待工作。,秘书基础与实务,7,秘书基础与实务,接待的作用和意义,沟通上下的“渠道”,展示企业形象的“窗口”和“门面”,接待工作，（以企业为例）是企业经营管理活动的重要组成部分，是企业沟通上下的“渠道”，联络四方的“桥梁”，是企业向外展示自我形象的“窗口”和“门面”。,联络四方的“桥梁”,捕捉信息的途径,8,接待的准备,心理准备,人力、物力和财力的准备,规模较大的企业往往设有接待处（科）或公关部等，由专职秘书做接待员。小企业的秘书往往集接待客人、操作电话总机、打字和日常办公室工作于一身。不论何种情况，接待时，必须做好以下准备：,秘书基础与实务,情况准备,9,心理准备,诚恳，以诚相待，以信为本,尊重，在接待工作中要尊重来客,公平，秘书应使来客感受到一视同仁的对待,风度，秘书接待的风度要注意两点：,效率，秘书的接待也要讲究效率,秘书基础与实务,一是仪表,二是谈吐,10,情况准备工作,领导情况,职能部门,企业的各种活动,产品的范畴,接待秘书要全面了解企业的情况，一般包括：,秘书基础与实务,提供的服务范围,11,情况准备,日常接待,会议接待,视察、检察接待,参观接待,接待的情况准备应当根据接待对象与接待种类的不同而有所不同。一般包括：,秘书基础与实务,技术考察接待,12,人力、物力与财力的准备,食宿,交通,医疗保健,各类活动安排,接待工作，尤其大规模的接待工作，是一项消费型的事务活动，需要人力、物力与财力作保障。因而要依据接待种类的不同而分别制定接待计划，做好物质、资金及其他准备。一般包括：,秘书基础与实务,其他准备,13,接待的种类,会议接待,视察与检察接待,参观接待,技术考察接待,秘书接待工作的对象往往各不相同，来客可能是一个团体或组，也可能是个别人。来客的身份、使命各不相同，有的应邀而来，有的专程来访，有的顺道路过，有的事前有通知，有的突然来访。因此，接待工作通常按不同标准分为不同种类而进行。,秘书基础与实务,内部接待,按事先是否有约，分为,按内容分为,有约接待,无约接待,14,有约接待,事先与企业有约定的接待工作，可称为有约接待。根据来客的身份和重要程度，分为:,秘书基础与实务,高规格接待,日常的一般性接待,15,高规格接待的主要程序,了解规格，拟定方案,做好接待准备工作,秘书基础与实务,16,了解规格，拟定方案,来访客商公司名称,客商目的、要求、人数、性别、身份、生活习惯、到来日期等,由哪位相应身份的高级管理人员负责这次接待,合同项目概况,工作日程安排及会见、宴会、娱乐活动等的规格、次数、时间、地点,由谁担任专职陪同人员,一般来说，对企业价值大的，规格就要高，尤其是对首次来访的重要客商，规格更高，其接待工作要根据领导的意图，拟定接待工作方案，并将方案交给领导批准。接待工作方案主要包括：,秘书基础与实务,由谁担任对口工程技术（或业务）主谈判，其他谈判人员名单，翻译、后勤服务人员名单，大项目还要有律师和会计人员名单,17,做好接待准备工作,资料准备,看望与商议活动日程,礼仪性的拜会和宴请,安排接、住、食,组织活动日程的实施,送别,领导批准方案后，秘书人员按照方案组织人力，作好接待准备工作,秘书基础与实务,小结,18,资料准备,一是为接待主管领导提供来访客人全体成员名单（按礼宾顺序、注明织物、性别）并附主要成员照片、简历、商务活动中成功与失败的经历等信息资料。,二是为其他谈判人员，如律师、会计、翻译等，提供来访客商资信情况及技术、法律、财会、产品市场行情等方面的信息资料。,秘书基础与实务,19,安排接、住、食,秘书人员要准确掌握来访客商乘坐的飞机班次（火车、轮船等）抵达的具体时间没做好迎接工作。根据客商要求及人员构成情况安排食宿（包括房间安排及布置、伙食标准、进餐方式、时间、地点），必要时，印制住房平面图，届时递送来访成员。,秘书基础与实务,20,看望与商议活动日程,来宾住下后，秘书部门要派出适当人员（或随同企业的负责人）前往来宾住所看望（或会见）表示欢迎和问候，简要介绍本地、本企业情况，重点是进一步了解来客的目的意图并商定活动日程（以具体为好，但要留有余地），并且把日程通知有关接待部门。,秘书基础与实务,21,礼仪性的拜会和宴请,按大体对等的原则，由适当负责人正式会见来客或进行适当的宴请。秘书人员事前要安排好场地等条件。若是宴请，要注意座次、仪式、讲话等礼仪。,秘书基础与实务,22,组织活动日程的实施,这项内容比较复杂，涉及到若干领导和部门，往往不是一个秘书部门能独立完成的。秘书部门的任务主要是组织和检查，即把活动的内容分别通知有关人员和部门，请他们做好准备，按时接待，并督促检查落实情况。另外，协助做好接待的辅助工作（安排场地、引见、记录、接送等）。某些活动（如观光市区）可由秘书部门单独承担。,秘书基础与实务,23,送别,根据客人的要求，预定车、船、飞机票；协助客人结算食宿帐目；话别送行。如何送别，要讲究礼节，比如谁去送，送到什么地方（或在宾馆门口握别，或送到车站、港口），使用车辆等。在话别时应主动征求客人的意见。,秘书基础与实务,24,小结,在一次规模较大的接待工作结束之后，应进行一次小结，可口头，可书面。并向单位负责人报告。,秘书基础与实务,25,日常的一般性接待,其实，企业秘书的接待工作大多是日常的一般性有约接待。日常有约的接待对象都是零星来企业访问或洽谈工作的客商或朋友。接待时可以在保证礼貌待客的基础上参照高规格接待的准备工作，酌情简化。对多次来本企业访问洽谈的客商可以根据他们提出的要求及以往接待他们的经验酌情做好接待工作。日常的一般性有约接待工作，无须指定接待方案，秘书人员只要根据计划安排表，按顺序有礼貌地接待依约前来的客人，并按顺序安排客人与领导见面。,秘书基础与实务,26,无约接待工作,来访者事先没有与企业预定会见面谈，是临时来访的，这种接待工作称无约接待。,秘书基础与实务,27,无约接待工作,对临时来访的客人，秘书人员要有礼貌地询问客人的来意，再根据当时的情况，凭借自己以往接待的经验，做出适当的应对办法。,秘书基础与实务,28,无约接待工作,倘若领导正在开会，且会议即将结束（或正在会见客人，会见即将结束），客人找领导面谈的问题又不复杂，就可告诉客人在会客室稍等。,若领导会议时间长，或这天会见安排很紧凑，客人面谈的问题又较复杂，则可以清楚地告诉客人，然后再有礼貌地询问客人是否可以安排另外一个时间见面。或根据领导的时间表找出一个空隙，主动提出一个确切时间，征求客人的意见。,倘若领导刚好单独一个人在办公室，完全可以会见临时来访的客人，此时秘书也不要贸然将客人戴金领导的办公室。而应该问清来者意图，请来者稍等，自己请示领导，得到同意，才能请客人进办公室。若领导不愿意会见，并请你找借口打发来客，此时秘书可请示领导，是否可派其他人代领导会见，领导允许，并指定某人代替，秘书则礼貌机智地请客人接受与某负责人会谈。,如果客人坚持非见领导不克，而且客人身份地位比较特殊，此时秘书人员一方面机敏地为领导挡驾，让他明白今天无论如何不行，一面让他留下电话和会面的时间、要求，表示禀告领导，等待领导决定后立即通知他。,秘书基础与实务,假如领导交待要另择时间亲自会见，秘书就可以礼貌地与客人协商预约双方都感到方便的会见时间，并请客人留下联系方式等。,29,无约接待工作,总之，在无约接待工作中，秘书人员要机敏，以消除领导可能遇到的困窘场面。,秘书基础与实务,30,会议接待,是指在本企业召开的全国性、地区性或行业系统的各种大型会议或由本企业围绕生产、供应、销售等经营活动而举行的订货会、展销会、用户座谈会、产品宣传活动等会议的接待工作。这类接待随会议的规模、类型的不同而有所不同。主要可分为两大类型：,秘书基础与实务,公关性会议接待,经营性会议接待,31,公关性会议接待,会前准备服务。主要是为大会安排好接站、食宿、车辆、医疗保健等生活服务准备。,会后服务。与会人员的食宿结帐、代购车船机票，送站等。,在本企业举行的全国性、地区性、行业系统的大型会议，不是由本企业主持，与本企业的经营活动无直接联系，而是以扩大企业影响，间接展示企业形象的广告作用为目的，因而这类会议的接待是以生活服务为重点，会议本身的组织安排不是本企业。具体的接待可分为三个方面：,秘书基础与实务,会间服务。根据会议需要安排录音、录像、摄影等，安排会议交通车辆、供应茶水、进餐等服务。另外，安排文娱活动、参观等。,32,经营性会议接待,积极参与有关主管部门牵头的经营活动的接待工作。,及时掌握整个情况。在整个活动过程中，要注意收集各方面情况，如用户的意见、建议、社会公众的反响，同行业开展此类活动情况等，经整理、分析、论证后，向领导汇报，及时反映情况，为企业生产、经营提供科学依据。,这是由企业主持的直接围绕生产、供应、销售而展开的经营活动，其核心内容是经营。作为企业枢纽机构的秘书部门应当积极参与，主动配合有关部门做好接待工作，不但要做好前述三项服务工作，而且还要做好以下工作：,秘书基础与实务,提前了解、掌握活动内容，主动提供有关宣传资料，并负责材料的打印。,33,视察与检查接待,充分准备,总结情况。汇总意见，整理上报领导，改进工作。,这主要是指人民代表、政协委员、各级领导到企业视察，听取汇报，了解情况，或上级有关部门来检查指导工作的接待。主要做好三方面的接待工作：,秘书基础与实务,落实活动内容。在视察和检查时，一般要听汇报、查阅资料、深入现场外，还要开调研会、座谈会等，秘书要组织人员参加，还要随着作记录、整理记录。,一是了解视察、检查的目的、形式、范围、程序和时间，据此做出接待计划。,三是整理有关材料,二是按接待计划检查有关部门准备工作的进展情况，特别确保重要领导的安全。,34,参观接待,一是准备有关资料,三是做好安全保卫工作,这是指对企业以外的各级领导、团体及社会各界人士到企业参观所进行的接待。到企业来参观的人士类型多、范围广，目的、要求和时间不尽相同，接待也应分别有所侧重。主要有三点：,秘书基础与实务,二是拟定、实施参观计划,35,技术考察接待,对这是指外单位客人对本企业的新设备、新技术、新产品进行考察的接待。在这类接待中，一般以有关技术主管部门为主，秘书协助。要做到既要技术交流，又要对关键技术保密。,秘书基础与实务,36,内部接待,此类接待量大。他们或是汇报、请示工作，或咨询、办理事务，或要求解决个人有关的切身利益。除领导点名找来者外，一般由秘书接待。,秘书基础与实务,37,接待的服饰与礼仪,服饰,美容,接待的基本礼仪,秘书的服饰、仪表，是最能体现其精神状态和修养水平的。服饰、仪表形象是秘书展现给来客的最主要的第一印象，约占第一印象的百分之九十，而且这样的展现机会只有一次。秘书不可不注意自己的服饰仪表。不同的环境对秘书的服饰仪表的要求也有所不同。在办公室的日常接待中，其服饰仪表应注意如下几点：,秘书基础与实务,38,服饰,秘书的着装,秘书的佩戴饰物,秘书基础与实务,39,秘书的着装,衬衫要勤换，以保证领口袖口洁净污垢。,外装不必勤换，以给人相对稳定的形象。但要保持整洁，必要时可以熨烫。,不能有掉纽扣、开线、破损的穿戴。,皮鞋一定要擦亮，给人以洁净、勤奋、振奋的感觉。,我国服装，无礼服、便服之分。男同志可着中山装、西服或夹克衫。工作时以西服为主，西服应配领带和皮鞋；女同志可根据季节与活动内容穿西服（下身为西裤或裙子）民族服装、旗袍或连衣裙。但上班不穿无领无袖上装、短裙、超短裙、迷你装或奇装异服，无论男女上班都不准穿牛仔装、运动服。任何服装都要求清洁、整齐、挺直，按规范穿着，做到得体、精神、稳重。具体说来，应注意如下方面：,进入室内应摘帽，脱去大衣，摘掉墨镜、手套，离开时再穿戴上。,秘书基础与实务,40,秘书的着装,面料,款式,颜色搭配,秘书的服装虽不必过分讲究，但也有自己的特点。服装的选择，主要考虑三个因素：,秘书基础与实务,41,面料,秘书上班装的面料选择，最好是中档面料，要考虑面料少折皱，以免坐久后衣装不展；少起静电，以便操作各种带电的办公设备；不易抽丝扯刮，使你动作自如。,秘书基础与实务,42,款式,款式上可以新颖，但不要“赶潮流追时髦”，有失庄重，也不要给人过时寒碜之感。,秘书基础与实务,43,颜色搭配,秘书工作着装的颜色要趋于柔和协调，避免过于花艳。服装专家认为黑色是吸引人的颜色，深重一些的颜色的确有庄重高雅的效果。但是夏季则要浅淡色，给人以轻松、爽快之感。所以，秘书选择服装颜色的关键是配色，要使你的服装最大限度地互相搭配和谐、浓淡有致，建议同学们学学色彩搭配的基本原理。不过，无论如何，绚丽浓艳的服装是不适合秘书工作时的着装。,秘书基础与实务,44,秘书的工作鞋,首先要舒适，使你工作中步履轻快稳健；其次要美观，与你的服装乃至身份相配。由此，鞋子不可过旧，也不可“跟如立锥”。建议选择深色与黑色的鞋，以求与各色服装“兼容”。上班不穿运动鞋、休闲鞋、旅游鞋等。,秘书基础与实务,45,秘书基础与实务,秘书的佩戴饰物,与本人所着服装相协调,与自己所处的办公环境相协调,饰物，一般指人们佩戴在身，起装饰、点缀作用的小物品。如男子的领带、领结、胸章、袖扣；女子的发饰、胸花（针）、首饰等等。秘书依据其工作性质和环境，对饰物的佩戴要讲究几个协调：,与包括年龄、体态、性格在内的个性相协调,与所佩戴的饰物之间也要相协调,46,秘书的饰物佩戴,领带与领结,领带夹,胸章,戒指,具体要注意的主要有以下几方面：,胸花胸针,手镯手链,秘书基础与实务,耳饰与项链,袖扣,47,领带与领结,两者都是西装的重要衬物与饰物。领带一般要选择质地较好的，可以有多条与西服相配。颜色要么与西服一致，只是在深线上有别；要么与西服成对比色，但要注意这只能是全身唯一的一个颜色反差。还要注意领带的各种系法。领带切忌随便地“挂”在脖子上或随时摘下来拎在手里。领结，是在很正式的场合下使用的，要注意其颜色与场合、气氛的搭配。,秘书基础与实务,48,领带夹,领带夹为了使领带保持贴身、下垂的服饰用品。可以体现男士的绅士风采，更加有品味，更显示出现代人的时尚。领带夹作用是，正式场合下把领带夹在衬衣襟上，这样领带会显得比较笔直也不会被风吹起，弯腰时也不会直垂向地面。领带夹的用法，应在穿西服时使用，也就是说仅仅单穿长袖衬衫时没必要使用领带夹，更不要在穿夹克时使用领带夹。穿西服时使用领带夹，应将其别在特定的位置，即从上往下数，在衬衫的第四与第五粒钮扣之间，将领带夹别上，然后扣上西服上衣的扣子，从外面一般应当看不见领带夹。因为按照妆饰礼仪的规定，领带夹这种饰物的主要用途是固定领带，如果稍许外露还说得过去，如果把它别得太靠上，甚至直逼衬衫领扣，就显得过分张扬。,秘书基础与实务,49,袖扣,对于讲求品位的男人而言，也许除了戒指之外，袖扣就是面积最小的装饰了。因为其材质多选用贵重金属，有的还要镶嵌钻石、宝石等，所以从诞生起就被戴上了贵族的光环，袖扣也因此成为人们衡量男人品位的不二单品，而挑选、搭配、使用统统都是男人的一门学问。袖扣是什么？袖扣是用在专门的袖扣衬衫上代替袖口扣子部分的，它的大小和普通的扣子相差无几，却因为精美的材质和造型，更多的是起到装饰的作用，在不经意间，让男人原本单调的礼服和西装风景无限。都知道穿西服的礼仪是袖口露出一截衬衫，试想，一件品质高档、做工精湛的西服，举手间衬衫露出普普通通的塑料扣子，未免显得有点遗憾，而一副别致的袖扣不仅能弥补这种遗憾，还能衬得西服熠熠生辉，彰显主人含蓄内敛的优品男人魅力。袖扣材质一般选择贵重的金、银、水晶、钻石、宝石等，因此价格不菲，一般在几百元到上万元。通常情况下顶级品牌GUCCI、LV、Cartier、Tiffany、登喜路、万宝龙、BOSS等在推出新一季的男装同时，也会推出新款袖扣，有的还会推出本季限量版袖扣。因为精致的做工和贵重的材质，首饰一般的袖扣在被使用的同时，也在被小心翼翼地收藏。,秘书基础与实务,50,袖扣,秘书基础与实务,问题是袖扣怎么用？身边的很多男性朋友在知道这个小小的东西是袖扣以后，紧接着就会这样问。其实，袖扣要用在专门的袖扣衬衫上。如果把袖口接触皮肤的称为A面，另一面称为B面，袖扣衬衫就是袖口两边的A面互相接触，然后把连接袖扣“扣子”部分的那根针从手背的袖口那边穿下，而后从手心那边的袖口穿出，并且固定就可以了。用袖扣，别少了一件袖扣衬衫，既然袖扣的价格不菲，就意味着选择与袖扣搭配的衬衫也不能太糟糕。什么时候应该使用袖扣，严格的来说，搭配正装西服的，都应该是法式双叠衬衫并且使用袖扣。这个讲究偏偏被国内许多介绍西服穿着的文章所疏漏。为什么正装西服应该搭配袖扣呢？相信“衬衫袖口应该略微露出西服”这条穿着规则大多数西服的穿着者是遵从的。要这样配搭袖扣虽小，可款式却千变万化，除了传统的圆形和方形，还有水滴、螺纹、中国结等形状，图案也有图腾、国旗、太极、方向盘、水果、卡通、生肖、星座等各式各样，风格上有优雅、有俏皮、有不羁等等，因此搭配袖扣大有学问：1.要根据衬衫和礼服的颜色搭配袖扣；2.挑选和皮带扣、领带夹同色的袖扣；3.根据出席宴会的风格挑选袖扣。一般来说，金色袖扣配白色衬衫、黑色礼服显得高贵，银色配粉色、蓝色或者黑色衬衫显得优雅专业，而黑色袖扣则是百搭单品，显得礼服更加时尚。,51,胸章,装饰性胸章要严加选择，档次低俗的和与工作气氛、环境不和谐的都不要戴。比如，世界上一些国家制作的国徽或国旗的胸章，作为饰物挺美，但秘书在佩戴时需注意，当你接待A国时戴A国的胸章表现了友谊，但如果你戴的是B国国徽或国旗胸章，就极不合适了。此外，当前有许多知名的大公司，都有自己公司的胸章。,秘书基础与实务,52,戒指,戒指的戴法讲究颇多。秘书人员如若要戴戒指的话，应注意以下事项：第一，工作中常常须动笔写字，所以应尽量戴在左手上。第二，戴戒指仅仅是一种装饰物，而不是为了展示、显示，因此不必戴很多枚戒指。第三，忌招摇，在工作中不必戴很名贵的戒指。,秘书基础与实务,53,胸花胸针,胸花胸针最讲究与服装的“搭配”，而且第一不要太大，第二不要闪闪发亮。目前，不少服装面料本身很亮，宜配骨质或乌钢制成的胸针胸花。花衣服上不必点缀任何饰物。,秘书基础与实务,54,手镯手链,手镯手链是在裸露小臂且不戴手表时佩戴的饰物。它可以单独戴在一只手腕上，两腕都戴时要戴成对的为好。秘书的手腕不宜戴在右手上，因为第一妨碍书写，第二若是玉石类也易碰碎。,秘书基础与实务,55,耳饰与项链,耳饰、项链在女秘书的形象中占了夺目的地位，佩戴时更要斟酌。主要应根据本人胸型、年龄、服装来考虑。拿耳饰说，它有耳环、耳扣、耳坠之分，具体选带什么，秘书该根据自己的脸型、耳轮廓、颈长短来考虑。如大耳垂、宽脸短颈的人，不宜用耳坠。如果要戴眼镜，那干脆免了耳饰为好。下削脸、尖耳垂、长颈的人，若佩戴上一副适合的耳坠，会添万种风情。,秘书基础与实务,56,现在，有不少饰物形成了系列，这就要求秘书注意上述的各种情况，不要盲目地成龙配套地戴上，以致不伦不类，欲巧反拙。,秘书基础与实务,小结：,57,美容,工作中的美容要求，并非个人的爱好和奢华，是秘书修饰自己的仪容，以示尊重他人的一种有礼貌的表示。秘书的美容作为秘书修养的要求，有两方面的意义：一方面是通过化妆来增添工作魅力；另一方面是保持朝气蓬勃的精神面貌，焕发风韵，体现气质。,秘书基础与实务,58,美容,发与手,工作妆,秘书基础与实务,59,美容,有人以为美容仅仅是对脸部而言，那就片面了。作为一个秘书，迎来送往，是一个整体形象。因而就美容说，发型与手的养护，是十分重要的。,秘书基础与实务,发,手,60,发型,对秘书的发型与发式没有特定的要求，重要的是，一要把头发养护好，使之乌黑润泽；二要把头发梳理好，使之清新柔顺。训练有素的秘书在容颜上应是纤发不乱。,秘书基础与实务,61,手,保护好手有利于工作，也给人以美感。保护手，一要修饰，不宜留过长的指甲，也不应涂艳丽的蔻丹，定期修剪，用锉刀磨光，角化皮肤要养护；二要保洁，秘书工作中用手的地方很多，要注意手的清洁。如上机之前或大量复印之后，都应洗手。,秘书基础与实务,62,工作妆,工作妆是职业女性面部自然、优美、洒脱的淡妆。工作妆以单色眼影处理眼圈，近眼睫毛处用深蓝色，睫毛外圈用浅蓝色为宜。脸颊主要用橘红色胭脂（颊红）淡抹。唇的化妆，一是勾勒唇的轮廓，修正缺陷；二是涂抹合适的唇膏。,秘书基础与实务,63,化工作妆应注意,一，不要忽视妆前准备，洗净脸、涂好粉底，这些是上好工作妆的基础。,二，不要忽视眉笔和唇线笔的作用，它们是工作妆明朗清新的保证。,三，妆不要厚，色不宜浓。,秘书基础与实务,64,化工作妆应注意,同是工作妆，也有繁简之分，我们所介绍的，是在十分钟左右即可完成的工作妆。修眉、加卷睫毛、涂睫毛油等等，一不要过于妖艳；二色也不宜浓重；三只是在某些特殊的场合可适当如此。如晚宴、酒会、舞会等。,秘书基础与实务,65,化工作妆应注意,除了早晨化好的工作妆，还应准备必要的“救急”补妆。一般需要备一份必要的化妆品，一般包括：一盒四至六色的以蓝、红两系为主的眼影，一支眉笔，一方粉饼，一支口红。,秘书基础与实务,66,接待的基本礼仪,见面和问候,引见和介绍,接待和送别,接待工作的四忌,秘书基础与实务,宴请、就餐的礼仪,67,见面和问候,无论是来客自行推门而入，还是有人引导来见，秘书要马上起身，面带微笑地迎上并问候。,秘书基础与实务,68,见面和问候,如果客人需要秘书到接待室或某处迎接，秘书要守时、迅速，步履轻快地赶到，然后轻声问：“哪位是XXX先生（小姐）？”确认后自我介绍：“您好！我是XX部门XXX秘书。”,秘书基础与实务,69,见面的礼节一般是握手。握手的礼规是：,摘手套，伸右手。,不便握手时，面带歉意申明。,通常应由主人、年长者、身份高者、妇女先伸手，客人、年轻者、身份低者、男人先问候，待对方伸手时再握。对于不明身份的来客，作为主人的秘书应主动、热情地先伸手；来客身份较高的，秘书可不主动伸手；男秘书不必主动向女客伸手。,秘书基础与实务,握手的方法是，双方的手掌轻握三五秒，用力适度，不要太用劲，尤其对女客，也不要握而无力。力大显得鲁莽，无力显得冷淡。握手时应双目注视对方，微笑致意，不要把目光移至别处。需要几人同时握手时，必须一一握手，不可交叉握手。并注意站立地点，不可一脚在门里，一脚跨在门外。女客不愿握手时，男秘书只需微微欠身鞠躬即可。,70,见面时的称呼,分清称呼，“同志”、“先生”、“小姐”、“女士”的场合。国内一般称“同志”。涉及港台及涉外企业、单位时，一般称男性为“先生”，女性为“女士”。已婚女性可称“夫人”，未婚女性“小姐”。不明婚否的，则年轻女性称“小姐”为好，年长女性称“女士”为好。,熟悉的客人可直呼姓名或职务。,称呼之后，自然真诚地问候“您好”！,秘书基础与实务,71,见面和问候,尽快确认来客目的，以恰当接待。,秘书基础与实务,72,引见和介绍,确认需要引见的，要先与被会见者联系。有约客人也先引见。需对方稍等候，可说：“您请坐，稍候片刻。”一边指示座位，一边准备茶水、杂志给客人，但不必陪他们聊天，然后回到座位上办自己的事。千万不能让客人长时间地空等着。,秘书基础与实务,73,引见和介绍,引导来客到其他地方时，迅速将案头文件收托后再离开，要走在来客前方二三步。先说“请这边走”而后自己先走，客人跟着。遇到拐弯处，先停下，指示方向，说，“请走这边。”然后才继续走。坐电梯时，要遵守“有无司机的先后原则”办事。进入房间时，无论房门是向内开还是向外开，原则是秘书为客人推拉。经旋转门时，秘书不要与客人同入一扇。,秘书基础与实务,74,引见介绍的礼节,站立介绍，不要背对任何一位。,介绍的内容主要是被介绍人的所在单位、职务和姓名，尽量简明，不做渲染。,礼貌地以手示意帮助介绍。手臂向被介绍者微伸，手心向上、五指并拢，不可上伸一只手指点点戳戳地介绍。,引见介绍顺序，从主客讲，应先介绍主人；从年龄身份讲，应先介绍年轻的或身份地位低的；从性别讲，应先介绍男性。总之，原则是被尊敬、被照顾的一方，应先知自己见到的是谁。,接递名片都应双手，并点头示意。坐着时要欠身示意。拿到名片时，最好礼貌地加以确认，如：“噢，李明经理。”,秘书基础与实务,细心地记住介绍给你的每一位客人。,75,引见和介绍,确认为来客引见领导后，稍事服务，微笑退出。走出时应面向室内关门。,秘书基础与实务,76,77,接待和送别,彼此确认身份后，马上为来客让座，请客人就会客室的上座，一边说：“请坐，李明经理（先生）。王总马上就来。”一边请对方就上座。一般而言，会客室的上座是指距入口最远的沙发。,秘书基础与实务,78,接待和送别,及时为来客沏茶斟水。即使是每日消毒的茶杯，用前也要为客人清洗后再用。礼貌地询问客人是否习惯用某种饮品（茶、咖啡或其他）。,秘书基础与实务,79,接待和送别,接待来客前应准备好笔和记录纸，以示对来客的重视。,秘书基础与实务,80,接待和送别,耐心倾听，仔细询问，一一记清。,秘书基础与实务,81,接待和送别,来客告辞时要起身送出。一般领导约见的客人也由秘书代为送出。,秘书基础与实务,82,接待和送别,一般客人送至楼梯口或电梯间即可。秘书要为客人叫电梯，配客人等候，握别后目送客人下楼或乘电梯离去。尊贵的客人送至大厅门口或办公楼外，甚至要为客人准备好车辆（公司的车或出租车）。,秘书基础与实务,83,接待和送别,客人离去时，别忘了郑重道别，即使忙碌时，也别忽略了最后的道别。“再见，李明经理。”称呼对方的名字+职务将造成良好的印象，所以记住来访者的脸型与名字是很重要的。,秘书基础与实务,84,接待和送别,制作来访者卡片。在每天上班时要查看当天约见的来访者名单。必要时应事先将约见的有关资料准备好，制成写有姓名、职位、公司、来访日期、求见人的卡片。来访者登记表,秘书基础与实务,85,秘书基础与实务,接待工作四忌,忌热情过分，工作接待要热情有度，客套而不俗套，亲切而不做作，不该问的不问，不必聊的不聊，不要问来客收入、服装面料以及价格等等问题。,忌小节失礼，一点一滴的礼节都应用心做到位。比如：不要想客人伸出不干净或湿漉漉的手，手指不可触口杯；客人面前无