秘书实务办公用品和设备管理.ppt

秘书实务办公室用品和设备管理,管理秘书实务（第二版）,4.1办公用品的管理,办公用品的具体分类有：一是纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标签纸二是笔尺类消耗品：铅笔、刀片签字笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳等。三是装订类消耗品：大头针、图钉荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机.四是办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。,4.1.1办公用品的采购与进货1.通常采购办公用品的程序（1）由需要购买货物的人填写公司内部的“购买申请表”并签字.（2）由采购人员向供应商发出购买需求信息，各供应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要授权人，即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。,4.1办公用品的管理,（3）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送会计部门。（4）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。（5）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单货名、数字应相符，经财务主管签字批准，支付款额或支票。,4.1办公用品的管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,2.选择供应商选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较：（1）价格和费用（2）质量和交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性,4.1办公用品的管理,3.办公设备和易耗品的订购方式办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种：（1）直接去商店购买公司所需要的办公用品（2）电话订购（3）传真订购（4）因特网服务,4.1办公用品的管理,4.办公设备及办公用品的接收程序（1）先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物；（2）发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商；（3）接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款；（4）接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中；（5）接收后，要及时更新库存余额；（6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好；（7）订立物品发放制度，确定物品发放人。,4.1办公用品的管理,管理秘书实务（第二版）,4.1.2办公用品的库存保管与发放1.库存控制概述（1）库存控制卡的内容项目库存项目应准确描述，包括大小、颜色和数量，例如A4白文件纸。单位货物订购、存储和发放的单位，例如令、盒、包等。库存参考号给每一库存项编号，经常与存放位置相联系。,4.1办公用品的管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,最大库存量最大量库存是以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。再定货量当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量，通过考虑多少物品需要能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数字。,4.1办公用品的管理,管理秘书实务（第二版）,最小库存量最小量库存是以防物品全部被消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。日期必须记录所有行动的日期。接收记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。发放记录清楚发放物品的数量，所发放物品的申请号和物品发给的个人/部门。余额在每一次处理后计算物品库存余额。,4.1办公用品的管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,（2）库存控制的必要性（3）库存控制的作用1）精确库存数量并防止被盗。2）确保所需物品的充分供应。3）将库存物品所占的空间减到最小。4）避免物品被破坏或因过期而作废。,4.1办公用品的管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,2.登记库存目录一个库存目录应该包含以下信息：（1）库存目录系列序号；（2）财产描述；（3）财产消耗；（4）供应商名称；（5）接收日期；（6）存放位置。,4.1办公用品的管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,3.物品库存保管中应采取的措施（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小。（2）各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品。（3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这保证物品不会因过时而不得不销毁。（4）体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。（5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于找到和领取。（6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。（7）储藏办公用品应有良好的照明。,4.1办公用品的管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,4物品的发放（1）制作申请单（2）备案清单（3）发放物品应有下列手续：1）指定人员发放；2）按单位的有关制度规定发放时间；3）紧急需要物品时必须有相应的处理程序；4）必须填写物品申请表，并由授权人签字批准；5）物品申请表包括下列细节：申请表编号、申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期；6）清点核实发放办公用品；7）提醒使用部门和人员节约使用办公用品。（4）监视控制,4.1办公用品的管理,管理秘书实务（第二版）,5.节约使用办公用品的措施1）复印机。申请复印时必须填写有细节要求的申请表，并在复印前由主管人员签字批准。2）传真机。指定人员使用传真机，做登记并保留所有发送记录，其中包括日期、发送信息人的姓名和信息接收者的细节。3）计算机、打印机、因特网。昂贵的设备要限制使用；彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本；监督因特网的使用。4）电话、移动电话。减少私人电话；控制国内国际长途电话的使用；按单位有关规定使用移动电话；定期检查并核对电话账单以控制开销。,4.1办公用品的管理,管理秘书实务（第二版）,4.2办公设备的使用和管理,本章主要讨论最经常使用的办公设备，如复印机、传真机、打印机、数码照相机、数码录音笔、U盘等。4.2.1复印机使用和管理1.复印机的基本原理静电复印机的基本原理是运用电光学、计算机和精密机械为一体的摄影技术，将原稿的文字、图像转换为静电潜象，再由静电潜象转印成复印图像的过程。,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,2.复印机的分类按复印介质区分，可以分为特殊涂层纸复印机（又称EF机或直接法复印机）和普通纸复印机（又称PPC机或间接法复印机）。按显影状态区分，可以分为湿法（液态）机和干法（固态）机。按潜像形成方法区分，可以分为放电成像法（Carlson法）、电容成像或逆充电成像法（NP法或KIP法）、充电成像法、持久内极化成像法（PIP法）和电荷转移成像法（TESI法）。按光导体材料区分，可以分为硒（包括硒-碲合金）静电复印机、ZnO静电复印机、CdS静电复印机和OPC（有机光导体）静电复印机。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）,按稿台方式区分，可以分为稿台移动式和稿台固定式静电复印机。如图1.1所示。按主机体型区分，可以分为台式复印机、落地式复印机和组合式复印机。按复印幅面尺寸区分，可以分为大型（Al以上）复印机、中型（A3或A2）复印机和小型（154以下及袖珍式、卡片式）复印机。按色彩还原性能区分，可以分为黑白（即不论原稿图像是何种颜色，只能表示为不同程度的黑色）、单彩色（不管原稿图像是何种颜色，复印品均为黑色以外的一种颜色）和全彩色3种功能的复印机。按特殊功能区分，可以分为具有信息存储功能、自动编辑功能、模拟功能、对开分页功能、自动进纸功能、自动双面复印功能和人机对话等功能的静电复印机。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,复印机,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,3.复印机的使用静电复印机的使用步骤：（1）预热；（2）放置原稿；（3)设定份数；（4）设定复印倍数；（5）选择复印纸尺寸；（6）调节复印对比度；（7）当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白纸，遮挡暂不印的一页和中缝。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,送纸方式：复印送纸有两种：送纸盒自动送纸和手动送纸。一般情况使用自动送纸，如果制作胶片或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。复印机的使用常识：1）选择合适的地方安装复印机。2）应使用稳定的交流电，电源的定额应为：220-240V，50Hz，15A。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,4.复印机管理复印文件资料要办理登记审批手续。为确保复印机的安全运转每天下午下班时关机。不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。关闭复印机电源开关，切断电源。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,5.复印机的维护和保养必须对复印机进行定期保养维护，也就是对静电复印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。当对复印机进行维护保养操作时，应首先切断电源，打开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、显影器、电晕装置、消电灯等取出。再将定影器及纸盒等相继拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周围部件时，一定要小心，决不能划坏感光鼓，一旦划坏将在复印件留下与划痕相对应的污迹且很难修复。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,4.2.2传真机使用和管理1.传真技术概述问世于19世纪40年代，20世纪20年代传真技术基本成热，第二次世界大战前后开始商用，进入20世纪90年代以来，传真技术随着世界新技术的不断发展，产生了光电技术及其器件的更新。光传真机也应运而生。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,新型数码传真机,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,2.传真机的操作方法（1）传真准备调整传真机的工作状态装纸记录纸的幅面必须符合规格要求，纸卷两端不要卡得太紧；记录纸卷要卷紧后再安放到机内，运输传真机前要将纸卷取出；注意记录纸的正反。纸的正面应对着感热记录头（没有经验的操作者可在纸的两面划几下，有划痕的一面为正面）。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,原稿凡出现下列情况之一的原稿都不能使用：大于技术规格规定的最大幅面的原稿；纸张厚度大于0.15mm或小于0.06mm的原稿；纸上有大头针、曲别针或其他硬物的原稿。放置文件一次放置的文件页数不能超过规定页数；文件正反面按要求放置；文件顶端要推进到能够启动自动输纸机关的地方；送多页文件时，两侧要排列整齐，靠近导纸板，前端要摞成楔形。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,（2）试运行通常采用复印（COPY）方式，检查传真机是否能够正常工作。复印的具体操作步骤如下：接通电源开关，观察液晶显示屏是否出现“准备好”（READY），或检查指示灯亮否，若处于READY状态或指示灯亮，则表明机器可以发送或接收。将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,选择扫描线密度的档次。一般置于“精细”级，此档的主扫描线密度为8线/mm，副扫描线密度为7.7线/mm。也可选择“标准”级或“超精细”级，不管选用哪个档次均有液晶显示或指示灯显示。原稿灰度调整。当原稿图文颜色较深时，将“原稿深浅”键置于“浅色”位置；若图文颜色较淡时，就将该键调至“深色”位置。最后按复印（COPY）键。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,（3）发送方式发送文件前不通话，操作步骤如下：检查机器是否处于“准备好”（READY）状态；放置好发送原稿；摘取话机手柄，拨对方号码，并监听对方的应答信号(长鸣声)按启动键（START），这时发送指示灯或液晶显示“TRANSMIT”，表明机器开始送文件；挂上话机，等待发送结束并收取对方记录报告；根据报告上的差错情况，再进行重发，直至全部无误为止。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,发送文件前需要通话，操作步骤如下：检查机器是否处于“准备好”（READY）状态；放置好发送原稿；选择扫描线密度和对比度；摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答；双方通话；通话结束后，由收方先按启动键；当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送文件；挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则应重发，直至收方正确接收为止。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,发送操作时的注意事项若按下“停止”（STOP）键时，发送马上停止，此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿，只能掀开盖板取出；在发送期间，也不允许强行抽出原稿，否则会损坏机器和原稿；当出现原稿阻塞时，要先按“停止”（STOP）键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作；若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再作处理。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,（4）接收方式自动接收具有自动接收功能的传真机才能按此方式操作。自动接收时，无需操作人员在场。过程如下：电话振铃一次，机器自动启动，液晶显示“RECEIVE”接收状态或接收指示灯亮，表示接收开始；接收结束，液晶显示“RECEIVE”消失或接收指示灯熄灭；机器自动回到“准备好”（READY）状态。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,人工接收，操作步骤如下：使机器处于“准备好”（READY）状态；当电话振铃后，拿起话机与对方通话；通话结束，按发方要求，按启动键（START），开始接收；挂上话机；若接收处现差错或质量不好时，可与对方联络，要求重发，直至满意为止。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,（5）解决“卡纸”问题定期保养。定期进行全面的清洁保养，可以减少“卡纸”率。选好纸张。对于普通纸传真来说，纸张的好坏对传真机的“卡纸”率及其使用寿命都会产生至关重要的影响。不选用同一包纸内厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺损的传真纸。不选用边缘有毛茬传真纸。不选用纸毛太多传真纸。在干净的桌面上抖过后会留下一层白屑，说明纸毛太多，质量低劣，会影响机器内部清洁，加速机件磨损等。一旦发生“卡纸”，在取纸时只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,3.秘书如何收发传真（1）发出传真发出传真除了要熟悉其发送方法外，还要注意：1）拟写文稿2）登记：传真管理，要建立收发登记制度。3）归档：如果是重要的文件，应加以编号并妥善保存，年底立卷归档。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,（2）接收传真1）登记接收传真有人工和自动两种方法。传真接收管理和发送一样，也要建立登记制度。2）处理秘书收到传真后，属于自己职责范围之内的应尽快处理；如果是他人传真，应尽快通知收件人，并请领取人领取时签字，尤其是有急度和密级要求的传真，更要认真对待，确保传真能得到快速高效的处理。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,4.传真机常见故障及处理故障1：显示“CHECKPAPERSIZE”，出现“卡纸”分析处理：故障2：复印或接收文件中有一条或数条竖白线分析处理：故障3：不能自动进稿分析处理：,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,故障4：记录纸输送走斜分析处理：故障5：传真机接通电源后，报警声响个不停分析处理：故障6：开机后液晶显示器无任何显示，电源指示灯也不亮分析处理：故障7：复印、发送文件中有一条（或几条）竖黑线分析处理：,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,4.2.3打印机使用和管理1.针式打印机针打机购置成本便宜、耗材成本低廉、不怕“折腾”、能实现多层拷贝打印。2.喷墨打印机喷墨打印机是采用数字信号控制喷头喷射细小墨滴到打印纸上形成打印点来完成打印输出功能的。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,3.激光打印机,激光打印机是激光技术和电子照相技术相结合的产物。它由走纸机构、激光扫描系统、电子照相部件和字形发生器与控制器等几部分组成。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,4.2.4数码相机使用和管理1.什么是数码相机？数码相机中的照片可直接传送到计算机中。数码相机可以看作是普通照相机和扫描仪的结合体，按下快门，马上就可以从液晶显示屏上看到照片效果。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,（1）数码相机的工作原理数码相机是光、机、电一体化的产品。大多数的数码相机都使用电荷耦合器件，它是数码相机的心脏。它的前面有一个数字格栅，由快门控制。快门打开后光通过红、绿、蓝三色滤镜，汇聚在电荷耦合器件上，引起电流的变化，这种变化的电流信号反映了拍摄的人像或物体的颜色和亮度信息。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,（2）数码相机的结构数码相机的核心部件是CCD（ChargeCoupleDevice，电荷偶合器件）图像传感器。CCD是数码相机用来感应光线、取代银盐成像的组件，相当于传统相机的胶卷，直接关系到最后相片的分辨率及品质。数码相机的镜头质量非常重要。镜头具有的分辨率水平，与CCD芯片的尺寸和像素有着很大的关系。,4.2办公设备的使用和管理,管理秘书实务（第二版）21世纪公共管理系列教材,2.数码相机的注意事项（1）数码相机不适宜拍摄自然风光（2）尽量靠近被摄体（3）避免过高或过低的温度（4）取景要准确（5）在逆光拍摄时使用闪光灯进行补光