秘书的职业素养.ppt

输给纸条,我的两次应聘经历让我印象深刻，因为我居然都输在纸条上。第一次应聘，我一路过关斩将，顺顺当当地回答完最后一个问题，心里正美滋滋的时候，忽然看见一张纸条从总经理的办公桌上落下来，刚好飘落在我的脚边。我很自然地蹲下身，捡起纸条，向纸条上看了一眼，上面是被笔抹掉的几组电话号码。我见是废纸，便揉成一团扔进了旁边的废纸篓。这时，总经理的脸色变了，向我摆了摆手说：“你可以出去了，你不符合我们的条件。”我不解地问原因。,“你刚才拾起纸条时，犯了两个错误，”总经理不无遗憾地说，“这张纸条是我故意碰落的，以考验你有什么反应。作为秘书，对领导桌上的东西是不能随便翻看的，而你拾纸条的时候，一直盯着看，这是错误一；捡到纸条后，你没有经过我的同意便擅自扔进了废纸篓，这是错误二，所以你不适合当秘书”第二次应聘，我也是很快过了三关，复试时总经理问了我一些做秘书应具备的素质，我一一作了回答，总经理很满意。这时，我看到了纸条飘落下来，又落到我的脚边。又要作考验？我可再也不上当了。故意装作什么也没看见，依然直视着总经理。,总经理见我坐着一动不动，用异样的眼光看了看我，然后自己走到纸条边，捡起纸条放回原处，向我摇了摇头说，“年轻人，你之前给我的印象被这张纸条破坏了。”我疑惑不解地问：“为什么？”“我刚才跟你说了我们公司人手少，一个人要干几个人的事情，”总经理遗憾地说，“可是你见到一张纸条掉地上了，连弯一下腰都不愿意，所以你不符合我们的要求。”“啊!？”,问题：,做秘书应具备怎样的素质，怎样才是合格的秘书？,“据有关方面报道，仅北京市的高级秘书，人才缺口在1万人以上，并且这个缺口在以每年10的速度扩大。”摘自成才周刊“负责招聘的一些人力资源部经理们曾向记者诉苦：公司一旦发布招聘“秘书”的信息，前来应征的往往不下数百人，能达到“职业秘书”水平的则很少，真正有经验、有能力、有地位、能够称得上高级秘书的人更是凤毛麟角。”摘自中国教育招生考试网,“为什么理想的秘书难找？不是没有人打字与速记的水准一流，一年一届秘书训练班中出的人材就有不少，个个在秘书技巧上都成绩优异，到头来能在大机构与大人物身边成为一个举足轻重，备受上司重视的秘书，少之又少。就为了一句话，只晓做事，不懂做人。而秘书偏偏就是最需要会做人的工作。梁凤仪秘书必读,问题：,什么才是优秀的秘书？,第四章秘书工作者的素质要求,秘书的职业修养秘书的职业修养是指秘书工作者在日常秘书工作中所应具备的过硬的政治理论修养、高尚的职业道德修养、优良的职业作风修养和扎实的专业知识技能修养。西方：KAQ知识+能力+品质,微型调查：老板喜欢什么样的秘书,（深圳新闻网）得力的秘书将使老板左右逢源，受益匪浅，选择一位好秘书对老板至关重要。不同的老板有自己不同的标准。,陈先生（某外企大区经理）：有些人说秘书是吃“青春饭”的，不客气的讲我认为这是对秘书职业的一种亵渎，是一种认识上的误区。在高级秘书身上，聪明、有团结精神。这个队伍的凝聚力、认真可靠是他们的共性。悟性对于秘书来说也是很重要的，他们会为领导提出有创造性的建议，并且在任何事情上可以分出轻重。秘书必须具备一种职业的道德。对于一位秘书来讲，又有靓丽的容貌又有能力当然是最好，但是当两者不可兼得时，能力和悟性是关键的。,吴迪（顺捷彩悦化妆品有限公司董事长）：选择秘书最重要的是看她的工作经历。除聪明以及硬件条件外，秘书必须具备很强的专业能力，在财务、销售方面能够独立处理问题。在沟通、协调上有一种悟性。,胡成（北京捷德智能限公司人事部经理）：有没有高级秘书职业资格证书在老板眼中已经不重要了，取而代之的是“全能型”的秘书。另外，由于秘书会接触到公司的一些内部的文件，所以保守秘密很关键，秘书的职业道德也越来越被老板所看重。,秘书人员应“政治上可靠，思想上敏锐，工作上勤奋，学习上刻苦，作风上严谨”。邓颖超,出版社访问香港地区约60位秘书的问卷调查结果,一位出色秘书具备以下条件之重要性百分比,秘书的职业修养（一）过硬的政治理论修养（二）高尚的职业道德修养（三）优良的职业作风修养（四）扎实的专业知识技能修养,17,（一）秘书的政治理论修养1、具备普通公民的公民意识，自重并尊重他人，自觉维护国家利益并对组织忠诚2、马克思主义基本理论素养3、法纪观念（案例：大学生入狱）,案例：,2005年某省委副书记因贪污受贿被“双规”后移交司法机关，追究刑事责任。而跟了这位副书记四年的秘书陈某一样有受贿嫌疑，而且在书记与其情妇之间牵线搭桥，甚至为其情妇造假文凭，并雇佣流氓地痞替书记的情妇除掉心腹之患。最终这位重点大学的毕业生，跟着书记一起入狱。,（二）秘书的职业道德修养职业道德修养职业道德：指从事一定职业劳动的人，在特定的工作和劳动中所遵循的道德规范。秘书人员的职业道德案例1、忠于职守服务领导（史上最强女秘书）2、埋头苦干甘居幕后（谁的功劳）3、谦恭有礼办事公道4、遵纪守法廉洁奉公（副市长的秘书）5、诚实守信严守机密（真实的谎言）,CompanyLogo,CompanyLogo,本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC（北京）、EMC（成都）、EMC（广州）、EMC（上海）”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件邮件被转发出EMC后不久，陆纯初就更换了秘书，瑞贝卡也离开了公司。目前，EMC内部对此事噤若寒蝉，一些参与转发邮件的员工挨个儿被人事部门找去谈话。无论是邮件附加的个人点评还是BBS上的讨论，力挺瑞贝卡的声音都超过了八成，但外企人力资源部的管理层却并不买账。昨天早上，记者刚在电话中表明身份，瑞贝卡就明白了，“这事儿闹得太厉害，我已经找不到工作了”。她没有料到邮件会被转发出去，也没有料到目前的局面。思考：如何给这位领导回信？,如何回信,总裁：解释当天的原委并接受总裁的要求，语气温婉有礼。其他高管：说明情况，坦承错误并道歉,（二）秘书的职业道德修养职业道德修养职业道德：指从事一定职业劳动的人，在特定的工作和劳动中所遵循的道德规范。秘书人员的职业道德案例1、忠于职守服务领导（史上最强女秘书）2、埋头苦干甘居幕后（谁的功劳）3、谦恭有礼办事公道4、遵纪守法廉洁奉公（副市长的秘书）5、诚实守信严守机密（真实的谎言）,（二）秘书的职业道德修养职业道德修养职业道德：指从事一定职业劳动的人，在特定的工作和劳动中所遵循的道德规范。秘书人员的职业道德案例1、忠于职守服务领导（史上最强女秘书）2、埋头苦干甘居幕后（谁的功劳）3、谦恭有礼办事公道4、遵纪守法廉洁奉公（副市长的秘书）5、诚实守信严守机密（真实的谎言）,案例：,原北京市常务副市长王宝森的秘书闫振利深受王宝森信任，他常自恃是王宝森的秘书，称王称霸，随意扣押请示报告，代替王宝森发号施令。后因贪污1万元，挪用公款64万元，判刑7年。,（二）秘书的职业道德修养职业道德修养职业道德：指从事一定职业劳动的人，在特定的工作和劳动中所遵循的道德规范。秘书人员的职业道德案例1、忠于职守服务领导（史上最强女秘书）2、埋头苦干甘居幕后（谁的功劳）3、谦恭有礼办事公道4、遵纪守法廉洁奉公（副市长的秘书）5、诚实守信严守机密（真实的谎言）,真实的谎言公司近一段时期以来气氛比较沉重，暗潮汹涌，进入一个非常微妙的时期。因为每年到这个时候，都要进行例行的人事调整。但是，这些天秘书张静的办公室却很热闹：一会儿财务部李经理过来转了一圈；一会儿公关部周经理也借故来了一趟；一会儿研发部经理打来电话，张静询问他有什么事情，他也没说出所以然来。不了解内情的人可能会觉得很奇怪，但是对于经验丰富的张秘书来说，却见怪不怪了。她心里很明白，这些部门经理之所以总往她这儿跑，就是因为她是总经理秘书，近水楼台先得月，知道一些关于人事调动的内幕消息，想事先从她这儿打听一些消息，但既然他们不好意思明说，她也乐得假装糊涂。,中午在餐厅吃饭的时候，销售部的田科长端着饭菜来到她对面坐下。寒暄了几句，就话锋一转问道：“小张，咱们平时关系不错，我就不拐弯抹角了，能跟我透点消息吗?这次我们销售部的人事是怎么变动的?咱们总经理很信任你，有机会的话，帮我在总经理面前多说几旬好话。”张秘书一听，该来的还是来了，望着田科长期望的眼神，她却只能回答：“对不起，田科长，我不太清楚。”田科长对她的回答有点失望，不高兴地说：“你不知道谁知道，是不想告诉我吧！”张静只好说：“田科长，我真的不知道。所有人事方面的文件都是人力资源部做的，不是我起草的。”其实，张秘书说的话一半是真的，一半是假的。文件是人力资源部起草的不错，但是在经过她的手送给总经理的时候，她看到了里面的内容。接下来，田科长只好转移了话题，闲聊几句就悻悻地走了。看着田科长的背影，张秘书也有些难过，人事调整对于田科长这些男性的中层干部影响较大。但是，职场的生存环境就是这么残酷，作为职业秘书，她必须严守不泄露秘密这条最基本的职业道德，否则，她的饭碗也就不知什么时候被砸掉了。,思辨题1张秘书拒绝透露人事调动内幕消息，会因此得罪田科长吗?你认为接下来她应该怎样与田科长相处?2秘书是否应该在领导面前帮她喜欢或对她有帮助的人美言?3张秘书明明知道人事调动的内容，她却说不知道，你认为她是个诚实的人吗?你怎样看待秘书的诚实?4你认为张秘书为什么乐意假装糊涂,秘书“八戒”一戒盲目遵从、缺少主见二戒作风浮躁、处事不稳三戒心胸狭窄、缺少气度四戒私欲膨胀、忘乎所以五戒妄自尊大、脱离群众六戒头脑空空、不学无术七戒假承意旨、越权办事八戒麻痹大意、失密泄密秘书之友1996年3期保密原则（第53页）,作风是指人们在思想、工作、生活等方面表现出来的一贯态度和行为；秘书的作风也是其政治素质的重要组成部分。秘书作风好坏，直接影响着秘书工作的效果，影响着领导机关的形象，也与秘书个人的成长息息相关。,34,（三）秘书的作风修养,秘书的作风修养,1、脚踏实地耐心细致一丝不苟幻灯片332、服务群众深入现实求真务实3、谦虚谨慎不卑不亢坚持原则4、机敏干练讲究效率善于合作（一封信函）5、勤于学习富于创造勇于开拓,秘书坚持实事求是的作风，应该：秘书的作风修养（一）在调查研究、信息加工、反映情况时，要“一切从实际出发”，不能道听途说，主观臆断，或先入为主，轻下结论。（二）在文书处理与公文写作中，要坚持实事求是，不写空洞无物的文章，不发玄妙晦涩的议论，不炮制没有可行性或损害人民利益的规章制度。（三）在总结工作，处理成绩与缺点时，要实事求是，既不夸大成就也不夸大缺点,案例：,某董事长收到一封有长年生意往来的代理商寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要他速记下回信大意：“真没想到会收到这么不讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为止了。对此事，我还打算对外公开。”他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。那么，秘书应如何做呢？,1、“是的!遵命。”立刻走出办公室，去打字、投邮。2、认为这项在董事长盛怒下所作的决定，对公司、董事长本人都没有好处，倒不如擅作主张，把信“压不来”，不必去打字，更谈不上投邮。3、“董事长，何必为了一时之气，得罪往来已久的代理商呢？请您三思啊!”向董事长提出这样的建议。4、当天傍晚或经过一段时间董事长息怒后，将打好的信件，送他过目，并说：“您觉得这样可以寄出去吗？”秘书的作风修养,（四）扎实的专业技能,1、秘书的知识结构2、秘书的能力结构知识：人们对客观世界的一种认识活动能力：人们运用知识对客观世界的改造和创造所需要的主观条件；本领，才干,1、秘书的知识结构知识结构，是指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习与选择后，在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统。是指一个人掌握知识的门类和深广度，是知识整体构成的各个部分及其结合方式。,福尔摩斯的知识结构表：1、文学知识无2、哲学知识无3、天文学知识无4、政治学知识浅薄5、植物学知识不全面，对于鸦片却知之甚详，对毒剂有一般的了解6、地质学知识偏于实用，但很有限，但他一眼就能分辩出不同的土质。7、化学知识精深8、解剖学知识很准，但无系统9、惊险文学很广博，对近一世纪中发生的一切恐怖事件都深知底细。10、提琴拉得很好。11、善使棍棒，精于刀剑拳术12、关于法律方面，具有充分实用的知识。,秘书知识结构的构建原则,1、适用性原则（岗位职责、单位业务需要、社会环境）2、比例性原则（了解新技术的秘书）3、个性原则4、与时俱进原则,了解新技术的秘书小琳,小琳是北京某机械公司总裁办的秘书。由于近年机械行业竞争激烈，利润微薄，公司打算开发纳米技术产品以形成新的利润增长点。一天，公司召开临时董事会，讨论纳米产品项目的问题。由于与会董事大都是从事机械产品的研发和生产的，对纳米技术了解得不多，所以尽管技术总监用原子、电子负荷等原理加以解释，大家还是听得云里雾里。眼看会议陷入僵局，总裁有些坐不住了。这时，坐在总裁身后做会议记录的小琳轻声请示总裁，能否允许自己为大家讲解。总裁马上点头。于是小琳用通俗的语言讲解了什么叫纳米、纳米技术的功效、纳米技术的应用等，使会议达到了预期的目的。会议结束时，总裁宣布，由小琳负责整个纳米技术产品项目的协调工作。,“作为一个公司的秘书，必须有相应的财会税务方面的知识。会计和税务方面的数据，是一个企业进行管理的最基本资料，公司领导最关心的就是财务方面的数据了。虽然财务部门每个月、每个季度都要向他们提供财务报告，不需要我们具有这方面很高的专业水平，但是，我们秘书一般的财务报告和财务报表还是要能看懂。通过了解财务方面的情况，能知道公司目前经营现状和发展前景，这样，在协助领导工作时，不至于两眼一抹黑。如果你们连增值税和营业税、所得税、费用和成本这些基本的概念都分不清，那我建议你们都辞职，回去念几年书再来上班。”某秘书科长,2、秘书知识结构的组成,土（一）基础知识底层一横（二）专业知识主干（三）辅助知识上一横,（一）秘书必备的基础知识,1.哲学常识2.政治、法律、社会学常识3.文学、艺术常识4.历史、地理常识5.自然科学常识6.数学知识7.计算机知识,（二）秘书必备的专业知识,1.秘书学知识2.秘书写作知识3.文书档案知识4.调研、会务、信访、人际关系等知识5.所在单位业务涉及的专门知识,（三）与秘书工作直接相关的辅助知识,1.语言学2.逻辑学3.传播学4.心理学5.社交礼仪知识6.领导科学7.公共关系学8.管理学,2、秘书的能力结构A、基本能力B、专业能力,A.秘书的基本能力,良好的智力从事秘书工作的基本条件五要素a.观察力；b.注意力；c.记忆力；d.思维力；e.想象力,推理判断小测试,左边框中的字母是右边哪个字母旋转得来的A?B?C?D?,在?处应填什么A?B?C?D?,在?处应填什么A?B?C?D?,在?处应填什么A?B?C?D?,【答案】C。解析：两组图形中，第三个图形是前两个图形错位叠加后的轮廓，故选C。,a.观察力凭借感知直接获取感性材料是智力活动的门户,提高观察力的措施培养观察兴趣形成观察习惯多方接触开阔视野态度客观操作细密,秘书肩负信息搜集和反馈的职责，应成为目光敏锐的观察家，眼观六路、耳听八方,b.注意力集中专向于某一客观事物的心理活动。它是人们清晰、准确认识和反映事物的保证。,注意稳定专心致志绝无旁骛,注意分配头绪繁多必须兼顾,注意转移紧随领导适时调整,提高的措施：加强工作责任感；增强自控能力。,秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料；秘书工作的特殊性要求秘书:注意记忆的敏捷性（“快”）注意记忆的正确性（“准”）,c.记忆力：保持识记和个人经验再现的心理过程。是智力活动的“储存器”,加强的技巧：增强信心，稳定情绪；活跃思维，勤于用脑（忌懒惰！）及时、反复，发挥联想；借助速记、电脑记事等手段，辅助记忆。,d.思维力对客观事物间接和概括的反映能力是智力活动的核心,较强的思维力对于秘书至关重要：熟练运用分析综合等思维工具，正确地对事物进行抽象概括，准确地作出判断预测，恰如其分地提出意见建议，当好参谋助手。,思维力强弱集中表现在其思维的广度和深度上,广度思考幅度大思维面开阔见微知著洞察背景范围不狭窄思路有层次,深度思考程度深刻从现象看本质追寻来龙去脉探索内在规律,有效提高思维力的四条途径,积极参加社会实践，不断丰富感性知识；着力加强思维训练，掌握各种思维方法；提倡独立思考，力求多谋善断；学习掌握思维科学知识，保持发散式思维与收敛式思维之间的必要“张力”。,发散思维小练习：结构扩散用8根火柴作2个正方形和4个三角形(火柴不能弯曲和折断)。,E.想象力人们在原有感性形象基础上，经过新的组合排列而创造出新形象的思维活动。是人们智力活动的翅膀和创造活动的推进器。,秘书应具有丰富的想象力，以利活跃思路，发挥创造性，从已知走向未知，预计事物发展前景。想象力的培养是一个漫长的心理锻炼过程。要求广采博收、注重积累、活跃思维、打破常规。,B.秘书的专业能力结构,总体要求“一专多能、全面发展”,办事能力调研能力,管理表达,概括社交,应变操作,重要的八种能力,一、一个小故事：买桔子,【阿根廷生活月刊5月号文章】题：桔子胡安进公司两年了，对待工作一向认真、投入、尽职尽责。他每天准时上班，而且为自己从未受到过批评感到自豪。某天，胡安去找经理理论。他说：“先生，我在公司工作了两年，认真敬业，但是我感觉自己受到了忽视。罗赫略6个月前来到公司，和我的职位一样，现在却已经升职了。”经理显得有点伤感，对他说：“一会儿我们再解决这个问题，你现在可不可以帮我一个忙？我想给全体员工准备一些工作午餐用的水果。街道拐角有一家水果店，请帮我看一下有没有桔子。”胡安跑去后5分钟就回来了。经理问他：“胡安，有桔子卖吗？”“先生，那里有桔子卖。”“价钱是多少？”“啊，我没有问这个。”“那卖的桔子够不够所有员工吃的？”“我也没有问这个，先生。”“那有其它水果卖吗？”,一、一个小故事：买桔子,“我不知道，但是我想”“噢，你先请坐下稍等一会儿。”经理打电话叫来了罗赫略。罗赫略来了之后，经理给了他与胡安相同的指示。10分钟后，他回来了。经理问他：“罗赫略，你给我带来了什么消息？”“先生，那里有桔子卖，数量足够全体员工吃。除此之外，他们还有香蕉、木瓜、甜瓜和芒果。桔子的售价是每公斤1.5比索，香蕉2.2比索，芒果0.9比索，木瓜和甜瓜都是2.8比索。店主告诉我，如果买得多，他还能给我8%的折扣。我先预定了桔子，不过如果您选择其它水果的话，我就再回去下一次订单。”经理转向一脸惊讶地等在旁边的胡安，问道：“胡安，刚才你要和我商量什么问题？”“没什么，先生，我感到十分抱歉。”这个小故事（案例）告诉我们：办事能力是多么得重要！我们应当竭尽全力地完成哪怕是最简单的任务，每当我们做好每件小事的时候，都有机会印上自己的个性标签。,当前和今后一个时期内现代化初、中级秘书人员需着重掌握的三种技能,电脑应用“双语言”速记与快读,秘书的基本技能,其他业务技能,秘书的基本技能,公共关系能力,业务信件程式,邮政手段使用,会计业务常识及其办理技能,旅行出差出国事务,电信手段使用,涉外业务实务,内外礼仪事项,其他必备技能如摄影摄像、驾驶、文娱、欣赏,日本高等院校秘书学科课程门类设置,交际能力“据调查有52%的秘书认为秘书工作中，最苦恼的是：处理不好人际关系”99年5期秘书,社交能力。现代秘书人员经常跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作。因而应具有较强的社会活动能力，善于待人接物，真正成为承上启下、协调左右、联系内外的行家。提高这种素质，需要秘书人员不断锻炼自己的社交能力，掌握公关的技能，谙熟人际交往的知识。,交际能力测试,美国著名职业规划专家卡耐基先生曾指出：一个人事业的成功，只有15%是由他的专业技术能力决定，其余的85%，则要有赖于他的交际能力。你是否善于交际？请回答下列问题。1.一位朋友邀请你参加他的生日。可是，那些来宾你一个都不认识：借故拒绝，告诉他说：“那天已经有别的朋友邀请过我了。”愿意早去一会儿帮助他筹备生日。非常乐意借此机会去认识他们。,交际能力测试,2.在街上，一位陌生人向你询问火车站的路径。这是很难解释清楚的，况且，你还有急事：让他去向远处的一位警察打听。尽量简单地告诉他。把他引向火车站的方向。3.晚上，一个好久未见的朋友来看你，可是，电视上有一部非常精彩的电影：让电视开着，与朋友谈论。说服朋友和你一块看电视。关上电视机，让朋友看你假期中的照片。,4.你父亲给你寄钱来了：把钱搁在一边。买一些书或别的东西。和你的朋友们小宴一顿。5.你的邻居要看电影去，让你照看一下他们的孩子。孩子醒后哭了起来：让他哭去，继续做自己的事情。看看孩子是否需要什么东西。把孩子抱在怀里，哼着歌曲想让他入睡。6.如果你有闲暇，你喜欢干些什么？待在卧室里听音乐。到商店买东西。与朋友一起看电影，并与他们一起讨论。,7.当你周围有同事生病住医院时，你常常是：有空就去探望，没有空就不去了。只探望同你关系密切者。主动探望。8.在你选择朋友时，你发现：你只能同你趣味相同的人们友好相处。兴趣、爱好不相同的人偶尔也能谈谈。一般说来你几乎能同任何人都合得来。,9.如果有人请你去玩或在聚会上唱歌，你往往：断然拒绝。找个借口推辞掉。饶有趣味地欣然应邀。10.对于他人对你的依赖