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管理文秘,上海理工大学管理学院谢媛E-mail:xuan1226TEL.课程要求：1.本学期的讲授以教材的内容为主，并结合公务员考试的相关内容。请同学作好笔记。2.有些内容是案例分析或情景模拟，希望同学配合，开拓思维，培养积极的思考习惯，并注意观察生活现实。3.重申上课基本要求,综合管理考试大纲第三部分综合管理实务,一秘书理论概述：秘书的涵义和特征，秘书工作的性质、内容和作用。二秘书工作机构的职能与工作要求：秘书工作机构的性质，秘书工作机构的设置，秘书工作机构的职能与工作要求，秘书部门和人员的管理。三秘书机构的日常工作：沟通与协调，办公室管理，公文管理，会议管理，信访工作，督查工作，保密工作。四信息与调查研究：收集信息的主要内容和形式，信息处理的程序和方法，调查研究的内容、类型与方法，调查研究的程序和步骤。,五公文写作概述：公文的主题、构成要素、类型、格式，公文写作的格式和规则，公文主题的特点，公文结构的特点和形式。六行政机关公文的写作：命令，议案，决定，意见，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要。七机关事务性文书的写作：计划，记录，总结，调查报告，简报。八行政公文的处理：行政公文的办理，公文的行文规则，行政公文的整理与归档，电子文件的管理。,于卓首长秘书,秘书这个职业，确实很微妙、很嗅觉、很牵连、很弹性、很夸张、很虚幻、很辐射。知轻知重，思远望近，话紧心细，手忙腿勤，应该是一个贴身秘书走好路、走远路的关键所在。,第一章绪论,一、秘书、文秘二、秘书工作的特点与内容三、秘书管理机构的设置四、秘书人员的素养,一、秘书、文秘“秘书”一词，我国最早出现于西汉时期。秘书是辅助领导层或个人实施综合管理和处理日常事务的人员。分类：、从其隶属关系和服务对象看，可分公务秘书和私人秘书两大类。、从工作内容角度，可分机要秘书、行政秘书、文字秘书、信访秘书、事务秘书、商务秘书、会务秘书、外事秘书等。、从等级角度，可分初级秘书、中级秘书、高级秘书三个等级。,初级秘书：主要从事一般日常工作；中级秘书：主要负责起草文稿、办理公文、处理信息；高级秘书：工作以参政议政为主，较多参与决策。秘书职位评定制度：剑桥秘书证书考试和我国人力资源和社会保障部职业技能鉴定中心所定的职业标准。“文秘”是文字秘书的简称。但通常情况下，二者同一使用。,二、秘书工作的特点与内容、秘书工作的特点辅助性服务性综合性机密性政治性、秘书工作的内容办文、办会、办事文书工作、会务工作、调研工作、信息工作、协调工作、信访工作、督查工作、接待工作、保密工作、日常事务工作、领导交办的其它事务,三、秘书机构的设置（一）秘书机构的定义：党政机关、社会团体、企事业单位为领导机构及领导者处理综合事务的辅助性机构。（提示：与秘书的定义相对照）（二）秘书机构的性质：秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构（或称“业务性机构”、“职能部门”、“业务部门”）（三）秘书机构的特点1附属性：直接隶属于领导机关,2综合性：活动内容综合性强3辅助性：活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督（四）秘书机构的设置原则和具体要求总原则：秘书机构的设置，要适应机关或单位管理工作的实际需要。具体要求：1凡独立单位必须设置秘书机构（从独立行文角度把握）。2秘书机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理、高效的要求。3秘书机构与所属机关、单位在工作性质上必须相适应。,（五）我国秘书机构的设置情况1、党政机关、民主党派和人民团体2、企事业单位和其他经济组织,四、秘书人员的素养（一）职业道德修养（二）文化知识修养（三）能力才干修养（四）心理修养1、广泛的兴趣2、稳定的情感3、顽强的意志4、健全的性格自信、诚实、稳健、宽容、幽默案例分析,第二章办公室日常事务管理,一、办公环境管理二、接打电话三、领导活动的安排四、印信管理五、值班工作,一、办公环境管理1、办公环境管理的含义与作用2、办公室环境的布置和管理3、办公室的布局设计封闭式、开放式、公寓式一般来讲，现代办公空间由如下几个部分组成：接待区、会议室、总经理办公室、财务室、员工办公区、贮藏室、茶水间等等。,二、接打电话1、接听电话的技巧与要求（1）接听电话必须及时（2）接听电话首先问候并通报（3）做好电话记录（4）正确处理电话的临时中断（5）学会处理不在的同事的电话（6）学会处理转接电话（7）适时结束电话（8）同时处理打进来的多个电话（9）按听打给上司的电话,2、打电话的技巧与要求（1）尽量选择合适的时间打电话（2）打电话前的准备工作（3）准确拨号耐心等待（4）及时自我通报（5）要求对方做好电话记录（6）替上司拨叫电话（7）拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之（8）如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话（9）运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话,注意事项：,电话语言沟通的3大特点是：声音和谐有序、态度和霭可亲，言辞得体准确。要是在通话时想要打喷嚏或咳嗽，应偏过头，掩住话筒，并说声“对不起”。千万不要边打电话边嚼口香糖或吃东西。应避免打电话时和旁边的人交谈。注意不要让房间里的背景声音干扰电话交谈。如果通话中遇到线路出现毛病或串线，应尽快处理，并建议对方待会儿再打。这样做，也许会耽误一点时间，但比较礼貌。,3、领导不接电话的处理（1）领导不在场（2）领导无暇接电话（3）领导拒绝接电话实务演示：接打电话,三、领导活动的安排1、领导活动的预安排即预先把领导每月、每周、每日的主要活动，在征求意见的基础上列出表格或要点，经审定后印发给每个成员和有关部门。（为什么要这么做？）分月安排、周安排、日安排注意事项：（1）服从上级领导和机关的有关活动安排（2）要分轻重缓急（3）注意劳逸结合（4）随时补充、调整,2、一些具体领导活动的安排（1）记者招待会（2）庆典活动（3）表彰颁奖会（4）谈判活动（5）深入基层调研和检查工作了解领导外出的任务、意图、时间和地点，然后根据具体任务考虑计划和措施制定领导调查研究或检查工作日程表准备有关文件资料积极配合领导搞好调查研究,四、印信管理1、印章的种类2、印章的刻制和启用3、印章的使用4、印章的保管5、公章的停用与销毁6、介绍信的保管和使用,五、值班工作1、值班的组织形式专职值班室、专兼职值班室、轮流值班2、值班工作的任务承办领导交办的事项负责信息传递负责工作接待处理突发事件,积极主动并汇报,准确记录、及时反馈,热情接待、酌情处理,先询问清楚事实，立即向领导汇报听取指示，来不及汇报应先采取应急措施，事后汇报,掌握领导外出活动行踪做好值班记录电话记录、接待记录、值班日志实例：某制衣有限公司值班室接到公司仓库的电话，仓库管理员报告成品库起火，火势较大，难以控制，作为公司值班室的秘书要如何做？,第三章接待工作,一、接待的类型与方式,二、接待工作的基本程序,三、接待工作中的技巧,一/1、接待的类型,按来客目的、任务,分上级检查、工作联系、业务往来、经验交流、召开会议、讲课、参加、访问等。,按来客的地域,有本地接待、外省市接待、境外及国外来客（外宾）接待。,按来客的人数,有个别接待、团体接待。,按来客是否预约联系,有随机性接待（未预约来访者接待）、预定性接待或计划接待（预约来访者接待）,主要接待类型介绍,要求主管人员亲自出面并负责，秘书应配合做好各项具体工作。要求庄重、周全、细致，如预先要准备好汇报材料，现场的情况如实反映等等。餐饮、住宿、用车等生活服务要细致、体贴、周到，但不能超标准，不搞不必要的宴请、游览、赠礼等，不得奢侈、铺张，但应特别注意安全和保密。,上级检查,会议接待,属于团体接待和预定性接待，重点在于事先要有周密计划，要作经费预算。接、送、吃、住、参观、用车等都应在规定标准之内，尽可能提高服务质量，注意对不同性别、年龄、身份、民族的与会人员给予必要的照顾，要保证会议目标任务的圆满实现。,外宾接待,尤其要注重礼仪和礼节，事先应有计划并报上级主管批准，内容和标准应比内宾放宽一些。主要内容如会谈、演讲等应安排得隆重、得体，讲求实效。可增加些次要内容，如参观、游览，既要弘扬民族精神、民族文化，又要显示祖国大好河山和建设风貌。生活安排一定要顾及来宾的民族或地区的风俗和饮食习惯。,随机接待,指事先未经预约而突然来访的客人，如联络、咨询、推销、求救等人员，采访的记者以及其他各种不速之客。这类接待要求秘书随机应变，灵活处理，既要维护组织的利益与形象，又要以不得罪人，尽量广结良缘为原则。秘书首先要确认来客身份，摸清意图，然后按常规或上司授意分别处置，或婉言挡驾，或转达意图，或引见给上司，或转给其他部门接待、处理。,一/2、接待的方式,1、迎送式,2、引见式,3、参与式,4、陪同式,5、完全式,秘书应从座椅起身迎接，招呼致意，国内客人通常还以握手的礼节相迎送，握手应伸出右手，四指并拢，拇指张开，肘关节微曲，上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好。握手时间一般以3秒为宜，不可太用力，但也不可漫不经心用手指尖去点一下。双手相握是表示对对方加倍的亲切和尊敬，一般只适用于年轻者对年长者，身份低者对身份高者，男士对女士不宜用这种礼节。,迎送式,迎客,握手礼节：,1、上下级之间：上级先伸手后，下级才能相握；2、长辈和晚辈之间：长辈伸手后晚辈才能伸手相握；3、主人和客人之间：主人宜主动伸手；4、男女之间：女士先伸手了，男士才能与之相握。,注意事项：,对远道而来的客人，秘书应随车提前到车站、码头或机场迎送，一般以提前10到20分钟等候，以示对客人的尊敬，绝不可迟到让客人等候。,当客人事情办妥离开时，秘书应离座相送；对重要客人，秘书应送至办公室门口或电梯门口；对随车接送的贵宾，秘书应坐在前排司机旁的助手席，而让客人坐在后排席位。后排席位按右、左、中顺序依次排列，即秘书应引导最尊贵的客人从车右边为客人开车门安排就座，其余客人从左边开车门安排就座。,送客,上司愿意会见的客人，秘书应加以引见。引见时秘书应走在客人右方的前二至三步并以侧转130度向着客人的角度走着，再配合客人走路的速度向前引导。,引见式,有些主宾会见或会谈，应上司要求，秘书也参与。秘书除了尽招待礼仪之外，主要任务是在上司身旁陪同，准备会谈资料，做好会谈记录，以及现场服务等等。除非上司授意，秘书通常不发表意见，不可喧宾夺主。,参与式,有些外地来的贵宾，主方安排参观、游览，需要秘书陪同，此时的秘书又充当了“导游”的角色。秘书应提前到宾馆等候，陪同过程中要处处照顾，还要对参观的交通路线、用餐、休息点等作好事先联络安排，并对参观内容和游览景点作适当介绍。,陪同式,有些重要的宾客，上司会要求秘书承担完全式接待。这就是从事先联络、制定计划、作好准备、迎接、参与会见、陪同访问、送别客人直到事后小结、汇报，全过程都由秘书负责进行。这要求秘书应有丰富的经验和周到细致的安排。,完全式,二、接待工作的基本程序（注意区分预约来访者与未预约来访者）,1、见到客人的第一时间，应马上做出如下动作表情3S,standup（站起来）3Ssee（注视对方）smile（微笑）,2、最初的迎客语言“您好，欢迎您！”“您好，我能为您做些什么？”“您好，希望我能帮助您。”,3、确认来访者,（一）、接待预约来访者的工作程序,1、以良好的公司形象迎候来访者，当来访者走近时，以站立姿态面带微笑主动问候；2、了解来访者见面的部门或人员；3、如果来访者是在约定的时间到达，应立即通知被访者；4、如果来访者比约定的时间来的早，请其入座，款待饮料，递送书报资料以排遣时间，或轻松地和他们交流，使他们感到不被冷淡，待离约定时间前5至10分钟，再执行第3条；,5、按照单位要求给来访者发放宾客卡，并提醒来访者离开前返还宾客卡；6、正确引导来访者至他们要去的部门或者按单位要求安排工作人员陪同前往；7、来访者离开，应礼貌送客，需要时可协助来访者预定出租车。,（二）、接待未预约来访者的工作程序,1、面带微笑主动问候来访者，当了解到对方未做预约时，仍以欢迎的态度礼貌友好地接待，为其服务；2、询问来访者要访问的部门或工作人员的姓名；3、努力为来访者安排一个尽可能早的预约时间；4、如果来访者要求当天见面，应设法联系有关部门或人员，看被访人或其他人员是否能接见来访者；,5、如果当天可以接见，按照接待预约客人的工作程序进行；6、如果当天确实不能找到适当的人与来访者见面，要立即向来访者说明情况，切忌不要让客人产生“等一等还有希望”的误解，以免浪费双方时间，使自己更被动；7、在无法接待来访者的情况下，应主动请来访者留言，并向其保证尽快将留言递交给被访人；8、再次给来访者一个预订约会的机会，并耐心听取对方的要求；9、在接待过程中，要确保来访者感到舒适，比如联系过程中，为来访者提供座椅和饮料等。,4、礼貌送客,（1）主动为客人取衣帽等物，并扫视一下桌面，看是否有东西被遗忘；（2）为客人开门；（3）送客人到电梯时，要为客人按电梯按钮，在电梯门关上前道别，如送到大门口，要一直等到客人所乘坐的汽车开出视野后再转身回去；（4）和上司一起送客时，要比上司稍后一步；在按电梯门或开车门时应抢前一步做好工作；（5）马上整理好会客室，以便迎接下一位客人。,小案例：当来访客人走进某药业集团有限公司经理办公室时，鲍秘书正在办公桌前打印一份文件，他向客人点点头，并伸手示意请客人先坐下。10分钟后，他起身端茶水给客人，用电话联系好客人要找的部门，在办公桌前起身向客人道别，并目送其走出办公室。为此事，鲍秘书受到了办公室主任的批评。,三、接待工作中的技巧宗旨：不违背原则、不怠慢来访者,1、当客人要求面见主要领导时（1）对于无理取闹、纠缠不清或态度恶劣、脾气暴躁的来访者，不宜领导接待，应坚决挡驾。（2）来访者所反映的情况比较重要，但主要领导因需处理更重要的问题而分不开身，可暂缓安排面见。（3）秘书人员不能确定问题的性质和主要领导的态度，可先行挡驾，待请示后再作安排。,2、当领导临时因事外出时3、当客人贸然来访时首先要弄清来客的身份；其次问清来访意图；再次向领导汇报。4、当来了不受欢迎的客人时,第三章信息工作,信息与信息工作的含义；信息工作的特点、意义（作用）；信息工作的内容；信息工作的基本要求；案例分析。,一、信息与信息工作的含义,1、广义信息与狭义信息：狭义信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。广义信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。课堂讨论：1，报纸、电台、电视台以及网络等所传播的新闻是不是信息？如果是，属广义还是狭义信息？2，气象信息属广义信息还是狭义信息？,信息的七种特性：1，客观性；2，无限性；3，时效性；4，共享性；5，可传输性；6，可加工性；7，可扩散性。,2、信息的特征,3、信息工作,我们这里讲的信息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。秘书部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心。对领导来说，它又是参谋、助手和“耳目”。秘书部门的这些功能，哪一条都离不开信息。为领导工作提供全面、准确、对路的信息，是秘书义不容辞的重要职责。,二、信息工作的特点,“四性特点”,A.服务性秘书部门信息服务的多向性。其中最直接最主要的是为领导决策服务,B.综合性秘书部门提供信息种类非常广泛；其内容具有综合性,C.针对性同一信息对于不同的对象，其有用性即价值各不相同,D.适时性秘书部门提供信息要选择最佳时机以取得最高的吸收率,二、信息工作的作用（上）,1、辅助领导者正确决策信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。2、协助领导者科学管理科学管理的实质：按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。,二、信息工作的作用（下）,C.开阔领导者与秘书的思路信息社会现代领导者的“信息饥饿”。秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。D.提高秘书工作效率秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。,三、信息工作的内容,1、信息的收集,信息收集秘书利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。这是信息工作的基础性环节。,领导者,秘书,上级信息,内部信息,社会信息,同业信息,历史信息,国际信息,（1）信息收集的范围,（2）信息收集八渠道,秘书,领导者,信息网络渠道,文书渠道,书刊渠道,调查渠道,会议渠道,信访渠道,科研渠道,档案渠道,各种信息,（3）信息收集的方法,怎样捕捉信息？“八法”。,B.文字阅读法,A.网络查询法,C.收看收听法,D.会议记录法,E.相互交流法,F.专题调查法,G.观察体验法,H.索取求购法,2、信息的整理与加工,信息从初始状态到具有可用性，必须经过整理与加工。信息整理与加工将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供使用。信息加工既是一种工作过程，更是一种创造性思维活动；加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。,信息的整理,筛选,核实,加工,编制,分类,3、信息的传递,信息的传递,（外向）公函、通告、广告、新闻稿、新闻发布会、报刊、交流刊物、简报等,（内向）备忘录、通知、传单、问卷调查、企业内部刊物、口头、电讯等,4、信息的存储,信息的存储,编码,排列,检索,保管,1、信息收集的要求2、信息整理的要求3、信息传递的要求4、信息存储的要求,及时、广泛、真实、适用,全面、深入,迅速、保密、准确,有价值、方便利用、现代化,四、信息工作的基本要求,【案例二】,案例一某企业抓住APEC(亚太经济合作组织)峰会国家领导人穿唐装这一信息开发唐装生产大赚一把取得成功,第四章会议管理,一、会议的作用和要素二、会前准备三、会中事务四、会后工作,三个程序：会前筹备、会中组织和服务、会后的善后和落实六大原则：1、质量高的工作会议2、缓急轻重，安排好议程3、会议通知不宜请人转捎口信4、会场大小要和与会人数相适应5、会议服务工作都是为了保证会议的顺利进行6、重点做好部门缺席或人员的落实工作,一、会前准备阶段（一）确定会议议题：筛选、分类、轻重和先后（二）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等（三）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排（四）提名与会人员（五）办理会议报批手续（六）发出会议通知（七）编排分组（八）准备会议文件、材料（九）制作会议证牌（十）会场布置和检查（十一）办妥后勤服务事宜,二、会中服务阶段（一）会议签到（二）安排大会发言（三）会议记录和会议录音（四）做好上下联络工作（五）组织选举（六）编写会议简报（七）做好安全保卫工作（八）其他服务性工作（九）安排好闭会,三、会后处理工作一是会议结束后的工作，如撰写会议纪要、报道会议情况、催办落实会议交办事项等；二是会场以外的事务性工作，如代表的离会安排、会场清理、物品清点、财务决算等。（一）送别与会代表（二）回收有关文件、材料（三）印发会议纪要（四）汇编会议文件（五）搞好新闻报道（六）加强信息反馈（七）开总结会,会场布置,要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。,会场布置方式,主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。,相对式：,教室形会场,弦月形会场,其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室。,不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形、多边形、回字形。,全围式,第一轮朝核六方会谈,介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、拱桥形。,半围式,将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。,分散式,座位安排,提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条的进行。主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，秘书人员一定要极其认真负责地对待。,首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图：（单数）（双数）,会场人员座次安排横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列；竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列；左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。,实训题：假设本班定于08年元旦前夕举行迎新年晚上，请各小组从会议工作的角度组织安排好此次晚会。,第五章文书管理,一、发文办理二、收文办理三、模拟练习,发文程序,收文程序,第六章行政公文写作,一、公文概说二、公告和通告三、通知和通报四、报告和请示五、决定和意见六、批复、函和会议纪要,一、公文概说（一）公文的含义与种类1、公文是指党和国家在有关公文管理的法规中明确规定的公务文书。具体可分为两大类：一类是中华人民共和国国务院于2000年8月24日发布，并于2001年1月1日施行的国家行政机关公文处理办法中规定的13种公务文书；另一类是中共中央办公厅于1996年印发的中国共产党机关公文处理条例中规定的14种公务文书。国家行政机关公文处理办法明确指出：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”中国共产党机关公文处理条例中规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达党的路线、方针、政策，指导布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”,文书：是一切机关、团体、单位和个人，为传递信息、交流思想、联系事务、商洽问题、记录情况而形成并使用的文字材料。文件：是领导机关根据自己的职责范围而制发的，具有法定效力并设有特定版头的公文。2、种类国家行政机关的公文总共有13种。具体包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、同胞、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党的机关公文包括以下14种：决议、决定、指示、批复、条例、规定、意见、通知、同胞、公报、报告、请示、函、会议纪要。,（1）按照行文关系和行文方向分类上行文：指下机关向所属上级机关的公文，主要有报告、请示等。平行文：指向同级机关或不相隶属的机关交的公文，主要有函等。下行文：指上级机关向下级机关，发送的公文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见等。（2）按照紧急程度分类党的机关公文分“特急”、“加急”两种；国家行政机关公文分“特急”、“急件”两种。,（3）按照有无保密要求及机密等级分类,普通文件绝密文件（秘级等级最高）保密文件机密文件（秘级等级较高）秘密文件（秘级等级较低）,（4）按照具体职能分类,法规性公文指挥性公文（一般是下行文）报请性公文（一般是上行文）知照性公文（既有上行文，也有下行文）联系性公文（如“函”）实录性公文（如“会议纪要”）,（二）公文的体式,构成要素公文的体式：指公文的格式印装规格,1、公文的构成要素和格式,国家行政机关公文格式将组成公文的各要素划分为眉首主体版记,（1）眉首部分位于公文首页上端，一般约占A4型纸的1/3或2/5面积。,公文份数序号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人间隔线,（2）主体部分,发文机关名称公文标题的三要素发文事由公文种类例：A、国务院关于解决当前供销合作社几个突出问题的通知（三要素全具备）B、关于开展2005年度科研课题立项的申报工作的通知（事由、文种）C、广汉市政府公告（发文机关、文种）D、通知（文种）,主送机关：公文的主要受理机关,上行文：一般只有一个主送机关下行文：专发性的公文（只一个主送机关）普发性的公文,（多个主送机关（有时使用泛称）、或不写主送机关）,正文附件说明,附件：附在主件之后，对文件内容起说明和补充作用的文字材料。如：1、随文转发、报送的文件2、随文颁发的规章、制度3、文件中的报表、统计数子、人员名单等,成文时间（以公元纪年，用汉字数码完整书写）1、以机关负责人签发的日期为准。2、联合发文，以最后签发机关负责人签发日期为准。3、电报、传真、电子邮件以发出日期为准。公文生效标识1、加盖红色印章（上不压正文，下要压年月日）2、单一发文、联合发文加盖印章的区别3、务必使印章和正文同处一面附注指在公文其他部分不便说明的各种事项（如：传达范围、使用方法的规定、名词术语的解释、可否张贴或登报、公文发至哪一级等）,（3）版记部分（文尾部分）,主题词标示公文的内容特征和归属类别的关键词要求：A、要有层次（由小到大、由大到小、由内容到形式）B、一份公文的主题词一般不能超过5个。C、主题词的字号、位置（举例）,抄送机关指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。抄送机关位置及字号（举例）：印发机关和印发的时间指公文开印的具体时间（注：与发文时间不同）。反线版记中各要素之下均应加上一条反线，宽度同版心。,公文末页版式,联合行文末页公文版式,2、公文的印装规格（1）公文用纸的规格：国际标准A4型纸。（2）公文版式的规格和要求：正文3号仿宋体字，一般每面22行，每行排28个字等。（3）印刷要求：公文应双面印，页码要套正，误差不得超过2。（4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。,（三）公文的语言与表达方式1、公文的语言风格（或要求）准确简练平实得体庄重2、表达方式：说明、议论、叙述，以说明为主。,用词准确、造句恰当、逻辑紧密,精简内容、精炼语言,语言平易、朴素、实在,采用恰当的语体和口吻,端庄、郑重、严肃、认真,（四）行政机关公文行文规则1行文应当确有必要，注重效用。2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,4同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。5属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。6属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。,7拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。8向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。,9“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。10除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。11受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,二、公告和通告,（一）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。发文机关级别较高（多为省、部级以上机关），人民团体、企事业单位一般不用。发布的方式一般不张贴，而是通过通讯社、电台、报刊、互联网等。1、公告的分类：（1）宣布重要事项的公告宣布选举国家领导人的公告,宣布重大国事活动的公告。报道国家领导人出访、健康、逝世等情况的公告。公布重大科技成果的公告。军事演习及发射试验的公告。外交中的答谢公告。政府职能部门宣布有关国计民生大事的公告。,（2）宣布法定事项的公告。由于对“法定事项”的含义理解不同，因此，这类公告的外延不确定，比如，有的学者认为，宣布选举国家领导人的公告，应属于这一类公告。2、公告的特点：3、公告的写作：（1）格式借助新闻媒体发布，一般不用文件纸印制。标题有4种写法：三要素、二要素、一要素,编号公告一般不用公文的常规发文字号，如系连续性的公告则在标题下方正中位置标注“第号”，否则不编号也不列写发文字号。主送机关公告所告知的对象是社会公众而不是特定的机关、团体、组织、单位，因此不必列写此项。成文日期可列写于正文之后，也可列写在标题之下正中的位置并外加一对圆括号。特别重要的公告在发布日期之后附有“于北京”三字，以示郑重其事。,（2）正文的写作有些宣布重要事项的公告正文简短，只有一两句话，如范例1等。内容较多的公告，其正文一般由开头、主文、结语三部分组成。开头：写明发布公告的缘由（包括根据、目的、意义等）。主体：写明公告事项，多采用分条列项的写法。结语：“特此公告”、“现予公告”。,范例1：,中华人民共和国全国人民代表大会公告第二号第十届全国人民代表大会第一次会议于2003年3月15日选举：胡锦涛为中华人民共和国主席曾庆红为中华人民共和国副主席现予公告。中华人民共和国第十届全国人民代表大会第一次会议主席团二三年三月十五日于北京,（二）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性（如银行、交通方面的），事项可以一般化。发布方式多种多样，可张贴，也可以报刊、电台发布。报纸发布可以省略日期，因报纸有日期。通告可分为法规性通告和知照性通告两类。,1、通告的特点：公开性广泛性针对性强具有法规性2、通告与公告的区别内容的重要程度不同。对发文机关的限制性有较大不同。发布范围有所不同。发布的方式不同。,练习：1、为下面的事项选择正确的文种：（1）某市供电局向市民告知，因线路检修，对该市南区停电2天。（2）某邮电局告知广大用户征订2008年杂志的有关事项。（3）某市教育局欲举行2007高校毕业生就业工作会议，欲告知所属各大中专院校。（4）中国人民银行向国内外发布新版人民币发行事项。,2、写作题：第六届“桃花杯”马拉松赛将于9月15日上午8时至下午1时在XX市举行。为保证赛事的顺利进行，对环城路、江滨路、车站南路、中山路、桃园中路实行交通管制，除警备车、救护车、消防车、工程保障车外，禁止其他机动车辆通行。试据此信息，代某市公安局拟一份通告。,三、通知和通报,（一）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。,1、通知的种类：（1）发布性通知。用于发布法规规章。范例1（2）批转、转发性通知。用于批转或转发文件。范例2（3）告知性通知。用于告知某一事项，如会议通知等。重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。一般会议的通知属日常事务文书，用得最多，标题可以只写“通知“二字，不编发文号。（4）任免通知。如：关于香港特别行政区政府曾荫培等2人职务任免的通知。（5）指示性通知。对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可以用“通知”发布。,2、格式和写法：（1）格式标题一般采用公文标题的常规写法，即：发文机关+主要内容（事由）+文种；也可省略发文机关，由主要内容+文种组成标题。如确有必要，可在标题中加“紧急”、“重要”、“补充”等词语。此外，还应注意任免通知、批转（或转发、印发）类通知标题的特殊写法。主送机关通知大都列写出主送机关，但在报纸等新闻传媒公布的知照性通知，有的可略去此项。,标题的特殊写法：1、发布性通知：“事由”一项由“关于颁布”、“关于发布”、“关于印发”等词与原文名称（不省略书名号）组成。见范例12、批转、转发性通知：“事由”一项又有两种写法：一是可由“转发”或“批转”二字与省略书名号的原文名称组成，如国务院批转国家体改委关于一九九二年经济体制改革要点的通知；二是由于原文标题较长可由“关于转发”或关于“关于批转”四字与原发文字号加“文件”二字组成，如XX省人民政府关于转发国发2000X号文件的通知。若被转发或批转的公文文种也是通知，为简明起见，也可以省略文种一项。,标题写作练习：,国家土地局、农业部向国务院呈送公文关于在全国开展基本农田保护工作的请示，国务院用通知的形式将之发给各省、自治区、直辖市人民政府等机构（发文字号是国发19926号），请拟定标题一；XX省再用通知的形式将国务院的通知发给所属的各市、县人民政府等机构，请再拟定标题二。标题一：国务院批转国家土地管理局、农业部关于在全国开展基本农田保护工作请示的通知标题二：XX省关于转发国发19926号文件的通知,（2）正文通知的正文一般由通知的因由、通知的事项、执行要求或结语三部分构成，但不同类型的通知有不同的写法。发布、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、（被印发、批转、转发的）公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对发布、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所发布、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。见范例1、2及书上例文。,指示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容、要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。见范例3。告知性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容交代清楚告知事项。任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。,范例1,国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：现发布国家行政机关公文处理办法，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法同时废止。国务院二年八月二十四日,范例2,国务院批转南水北调办等部门关于南水北调东线工程治污规划实施意见的通知江苏省、山东省人民政府，南水北调办、发展改革委、监察部、建设部、水利部、环保总局：国务院同意南水北调办等部门上报的南水北调东线工程治污规划实施意见，现转发给你们，请认真贯彻执行。国务院二三年十月二日,范例3,国务院关于贯彻实施中华人民共和国行政许可法的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：中华人民共和国行政许可法（以下简称行政许可法）已于2003年8月27日经十届全国人大常委会第四次会议通过，将于2004年7月1日起施行。这是我国社会主义民主与法制建设的一件大事。行政许可法的公布施行，对于保护公民、法人和其他组织的合法权益，深化行政审批制度改革，推进行政管理体制改革，从源头上预防和治理腐败，保障和监督行政机关有效实施行政管理，都有重要意义。保证行政许可法全面、正确地实施，并以此促进各级人民政府和政府各部门严格依法行,政，是各级行政机关的一项重要职责。地方各级人民政府、国务院各部门对行政许可法的实施要高度重视，切实做好相关工作。为此，特通知如下：一、从实践“三个代表”重要思想、全面推进依法行政的高度充分认识行政许可法的重要意义，认真学习、准确理解、严格执行行政许可法。二、抓紧做好有关行政许可规定的清理工作。三、依法清理行政许可的实施机关，加强队伍建设。四、改革实施行政许可的体制和机制。五、加强对行政许可的监督工作。六、为实施行政许可的正常工作提供必要的保障。七、以贯彻实施行政许可为契机，加强政府法制建设，全面推进依法行政。,各地区、各部门接到本通知后，要结合本地区、本部门的实际情况，认真研究、落实。对行政许可法实施中的有关重要情况和问题，请及时报告国务院。国务院二三年九月二十八日,练习：,1、判断说明下列标题是否正确：（1）国务院转发国家医药管理局关于进一步治理整顿医药市场意见的通知（2）国务院办公厅批转国家旅游局进一步清理整顿旅行意见的通知（3）XX乡人民政府关于印发XX县人民政府200510号文件的通知（4）关于批转财政局转发“财政部关于重申不得将国家资金转入银行储蓄的通知”的通知的通知,2、根据下面提供的材料写一份通知：XX省教委职教处决定在全省高等职业学校开展我爱我的专业为主题的征文有奖活动。征文要求：体裁限为记叙文、散文、议论文；主题要明确突出，材料要新颖、典型，要有较强的说服力和感染力；文稿一般不超过3000字；每个学校限交稿3篇；截稿时间：200X年X月X日。届时职教处将组织有关评委，评出一、二、三等奖和优秀奖。稿件寄省教委职教处，或发电子邮件至XXXX.联系电话：XXXXXXXXXXX，联系人：王老师，李老师。,（二）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报多限在机关体系内部使用，属于限知性公文。与通知相比，并非都是以上对下，不能有所部署，只能用于批评表扬和通报重要情况。1、通报的种类（1）表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。如：国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报。,（2）批评性通报。批评事故，正文要包括经过情况、原因和决定（包括防止办法）；批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般有附件。如：国务院办公厅关于浙江省兰溪市非法成立金融机构并引发挤兑事件的通报。（3）情况通报。传达重要情况和要各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求。如：中共广东省委、广东省人民政府关于全省林业大检查的情况通报。,2、通报的格式和写作要求通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。标题由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如国务院关于一份国务院文件周转情况的通报、关于人大建议、政协提案办理情况的通报等。正文表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：（1）主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；,（2）分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；（3）决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。发文机关与发文日期,四、报告、请示与批复,（一）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。包括情况报告、工作报告、答复报告。格式包括标题（三要素或二要素，后者居多事由+文种）、正文（报告原由、事项、结语）（用“特此报告”、“专此报告”字样结尾）。如：关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告。,（二）请示适用于向上级机关请求指示、批准。写作请示必须符合的规则：一文一事、单头请示、不越级请示、不得抄送下级机关、不得用“请示报告”字眼作标题。请示的格式包括标题、原由、事项、要求（结尾）。标题一般为三要素或“事由+文种”的二要素构成。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少钱、多少人等。结尾应写上“以上请示，请批复”、“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“以上请示，请审批”等专用公文术语。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,1、请示的种类：根据行文目的，可将请示分为请求指示性请示和请求批准性请示两种。（1）请求指示性请示是向上级要政策、要方法的请示。对上级机关文件中规定的某些政策界限把握不准，而本机关又无权解释或不能擅自解决，需请求上级机关给予指示，这是要政策；遇到了新情况、新问题，在本机关的职权内从未处理过、解决过，需请求上级给予指示，这是要办法。这类请示要把请示的原因、请示的事项写清楚。如果是对政策、法规等理解上存在问题，原文也要一一引述清楚。,XX省财政厅关于会计人员职权条例中“总会计师”是行政职务不是技术职称的请示财政部：国务院国发199812号通知颁发的会计人员职权条例规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种；其中总会计师既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按条例规定，负责全工厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其大工厂，授予总会计师职称的人有四五个，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜，执行总工程师的职责和权限呢？我们认为宜将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务，不再作为技术职称。比照最近国务院颁发的工程技术干部技术职称暂行规定，将条例第五章规定的会计人员职称中的“总会计师”改为“高级会计师”。以上认识是否妥当，请指示。XXXX年XX月X日,（2）请求批准性请示批准性请示的重点在请示的原因。在写清楚请示原因的基础上，再明确提出请示要求。西安市物价局关于调整大雁塔登塔门票价格的请示陕西省物价局：为缓解旅游旺季游客接待量与文物旅游安全，从有利于文物保护和确保游客安全的前提出发，经研究，我局拟将大雁塔文管所登塔门票价格调整为20元/人.次，其他相关政策不变。妥否，请批示。2001年7月6日,2、请示与报告的区别：1）行文目的不同。报告是呈报性公文，请示是呈请性公文；2）行文时间不同。前者事前，后者事前、事中、事后均可；3）行文内容不同。请示主要写请求指示、批准的事项，报告侧重于汇报工作、反映情况、提出建议或回复询问；4）要求有别。请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。,练习：,请示的写作：某市一些机关和企事业单位的人事部门，纷纷来信来电询问关于职工出境期间要求办理退休手续的事，市人事局因没有现成文件可查，无法回答这些问题，所以必须向省人事厅提出请示，希望得到明确的指示。其请示的具体问题是：国家机关、事业单位的职工获准出境探亲，在探亲期间可否办理退休手续，应何时办理？国家机关、事业单位的职工在出境探亲期间