《职务说明书》的操作指引.ppt

职务说明书的操作指引,一、为什么要编写及更新职务说明书1.为什么要编写职务说明书职务说明书是企业人力资源管理的基础，进行职务分析和编写职务说明书是规范人力资源工作的重要手段之一，他为公司人力资源的招聘、培训、绩效考评等工作提供了重要的依据，为公司雇员的具体工作实践提供了良好的引导作用。具体如下：,1.为招聘工作提供了客观依据，提高了选拔人才的信度和效度，降低了招聘成本。,2.为新雇员工提供了清晰的职位职责、工作内容及工作要求，便于快速适应工作及环景，降低培训成本及员工流失率。,3.明确了工作流程及工作关系，提高了工作效率。,4.使雇员明确了企业对其工作的要求及目标，为绩效考评提供了依据。,5.它为制定薪酬福利体系奠定了基础。,6.使雇员清楚工作的发展方向，便于他们制定自己的发展计划。,2.为什么要更新职务说明书随着公司业务发展所需，会出现职位调整、职能转变或职务新增的情况，因此，人力资源部会适时组织部门进行职务分析、职务务说明书的编写。,二、什么是职务分析？职务分析主要是分析某种职务的工作过程和完成工作的系列动作，描述雇员应该做什么？如何去做？为何去做？在工作过程中接触到哪些人和使用到哪些机器设备、办公工具等，以及胜任该职务所必须具备的专业知识、工作技能、工作经验等具体条件。,三、职务说明书的编写对象：本公司的所有职务（含海外人仕所从事的职务）,四、更新频率每年度一次，若有需要，可适时更新。,五、工作流程：1.发出通告，展开职务分析与职务说明书编写工作的宣传，让相关人员明确职务分析的目的和意义、范围、方法与步骤，明确编写职务说明书的对象；,2.组建职务说明书编写小组；人力资源部所有人员,3.组织如何编写职务说明书相关的培训；,4.各部门针对不同职务，确定职务分析的方法；,4.1列出部门所有职务；,4.2根据职务的不同特点，确定信息采集的方法；,4.2.1问卷调查法：适用于脑力劳动者，管理工作者或工作不确定因素很大的雇员，比如电脑工程师，零件部主任等职务。,4.2.2面谈法：适用于脑力工作者，如市场部人员、设计人员、高层管理人员等。面谈前，需准备好面谈问题提纲，提纲内容和“职务分析调查表”的内容基本相同。面谈时，只需按提纲进行。,4.2.3观察法：适用于体力工作者和事务性工作者，如操作工人、秘书、文员、仓管员等，由于对象工作周期和工作突发性不同，可以直接观察，也可以分阶段观察。,4.2.4其他方法：如雇员太多或职位工作内容过于繁杂，可采用挑选具有代表性的雇员或典型时间进行分析的典型事件法；或让雇员按照要求及时地填写职务内容的工作日志法。,4.3部门负责人或部门指定专人若对某（些）职务非常了解，可直接编写职务说明书。,5.制定实施措施及日程安排；,六、编写职务说明书的具体要求1.要求语言简练清晰，通俗易懂，描述性和专业性强，一职一书，不能雷同。,2.职务说明书是针对职务来编写，不是针对职位。职务：是指一组重要责任相似的职位。根据组织规模的大小和工作性质，一种职务可以有一至多个职位。例如：销售部有多个销售员，有的负责整车销售，有的负责保险销售，但其中工作的重要责任相同，所以按同一职务看待，只编写一份职务说明书。,3.职务名称：指本公司内部的职务，如车间主任，IT工程师，文员，行政人事经理等；职务等级：指工资等级，（该项由HR填写）；,4.工作概要：针对工作的总体性质，只列出其主要功能或活动。如对薪酬管理员这一工作来说，其工作概要可描述为：“负责实施公司的薪资管理制度和劳保福利政策”，应力图避免在工作概要当中出现如“执行需要完成的其他任务”这类笼统的描述。,5.工作范围和责任：对从事同种职务的雇员的工作过程，完成工作的动作以及应承担的责任，在职务分析的基础上采用一些专业的行为动词，对其进行概括性的描述，常用的行为动词如下（供参考）：,政策制定/目标设定：制定、指导、建立、控制、计划、准备、部署、组织、完善、规范、编制、制定、研究,工作的执行：分析、维护、搜集、达到、监控召集、估价、谈判、分解、实施建议、引导、评估、回顾、运输预测、明确、转交、确认、订立维持、落实、审核、监督、提高跟踪、推荐、增加、监促、负责安装、统筹、保持、选择、调查,参与、进行、设计、利用、策划按照、改造、指导、宣传、管理协调、主持、根据、执行、保证完成、协助、解决、代表、提出检查、领导,较低的任务：查验、校对、分配、收集、运作、加工、生产、提供、提交、核对、复核、记录、填写、填制、从事、办理、签发、检验、使用、计算、应用、保养,6.入职条件：在职务分析调查基础上，根据我公司的特点及职务的实际情况，体现不同的职务有不同的条件，侧重点各有不同，以能完成工作目标，胜任该职务的条件要求为标准。,学历:从初中至硕士不等。,语言能力：白话听、说普通话听、说英文不需、基本、好、优秀,工作经验：如：在大型外资企业从事3年以上同类工作。,专业知识：如：电工证、维修工证、人力资源管理师证、会计证等。,工作技能：电脑应用：熟悉使用办公软件等。其他：计划、组织、沟通、协调能力；逻辑推理能力，人际交往能力等。,性格要求：如：成熟、开朗、积极、公正等。,其他：,例如：行政人事经理的职务说明书职位名称：行政人事经理所属部门：行政人事部现时雇员姓名：温赞华直属上级：总经理管辖下级人数：行政助理人事助理（人）,工作概要：协助制定、协调并指导各项行政人事工作。全面负责薪酬、福利、培训、招聘政策、员工关系及行政等人事服务。管理并培训一组人事员工。,工作职责：1、根据公司的经营需要掌握和监控各部门的人力资源成本和行政支出成本；2、根据公司的各项规章制度对部门和员工进行督促管理；3、负责公司行政资产的监控和管理工作；4、负责督促公司各项安全、防火、防盗和保卫工作的实施；5、负责制定和完善各项人事制度并组织实施；6、主导制定部门各岗位工作职责和操作规程，并监督实施；7、建立员工的绩效考评及激励机制并组织实施；,8、负责公司员工的聘用、调动、晋升、奖惩，并负责员工人事福利及假期的审批工作；9、负责部门之间和员工之间的沟通协调工作；10、负责工资管理工作，如工资计核、计税缴税、社会保险、住房公积金等扣缴工作；11、根据公司经营管理和运作的需求，监督和安排各项培训课程的实施；12、负责行政部门和对外关系的协调工作。,所承担责任：1、对人力资源管理制度的建立健全、人力资源的合理配置、员工绩效评价、全员劳动合同的签订等负有组织责任。2、对员工纠纷或劳动争议，负协商处理的责任。3、因劳动合同签订与管理不善，发生劳动争议后给公司造成损失时，承担相应行政责任。4、有向管理层提供人力资源管理状态相关信息的责任。5、有营造良好企业文化（人力资源管理制度，工作氛围部分）的责任。,学历(专业):初中（）高中（）大专（）本科（）硕士（）,语言能力：白话听（）说（）普通话听（）说（）英文不需（