秘书基础与实务2.ppt

第二章秘书的知识与能力构成,秘书工作的广泛性和综合性，以及科学技术的飞速发展。要求秘书人员必须具备：,广博的知识,丰富的经验,多种能力,尽可能使自己成为“杂家和通才”。,秘书基础与实务,秘书的知识与能力构成,知识与能力概述,秘书的知识构成,秘书的基本能力,秘书基础与实务,知识与能力概述,知识与知识体系,知识和能力的关系,优化知识结构的原则,秘书基础与实务,知识与知识体系,知识的含义,知识结构体系,秘书基础与实务,知识,是人们在社会实践和改造客观世界过程中所获得的经验和认识。,就其来源而言：,就其内容而言：,就其形态而言：,直接知识,间接知识,自然知识,社会知识,感性经验，知识的初级阶段,理性认识，知识的高级阶段,哲学知识，则是自然知识和社会知识的概括和总结,秘书基础与实务,小结：知识既是人们对客观世界的认识，又是人们改造客观世界的一种巨大能量。当然，知识是一种意识形态，并非直接的力量，而是由人们吸收它、消化它，把它运用于实践，转化为生产力。,秘书基础与实务,是指众多的知识单元或知识系列，按照一定的规则互相联系而构成的整体。随着人类社会的不断进步，科学技术的飞速发展，人们对客观世界的认识，日益扩大和加深，总结和概括的知识越来越复杂、庞大。无论从单科知识或总知识量来看，都呈现出如同枝繁叶茂的树状结构。,知识结构体系,秘书基础与实务,我国著名科学家钱学森提出“八大部类，四大台阶”学说，即把人类迄今为止的总体知识，,自然科学,社会科学,思维科学,系统科学,横向上分为八个大部类,数学,纵向上分四大台阶,人体科学,军事科学,文学艺术,工程科学,技术科学,基础科学,哲学,秘书基础与实务,小结：“八大部类，四大台阶”学说，层次、经纬交错，构成了知识的主体结构体系，这个主体结构体系还呈现出加速分支化，互相渗透华，但仍保持整体化的发展趋势。对秘书人员，乃至行政工作人员，了解和掌握现代科学知识体系及其发展趋势，对自觉而有效地学习新知识，优化自己的知识结构，有着重要的意义。,秘书基础与实务,能力，是人们从事有效社会实践活动的技巧和力量。能力的来源首先在于对社会的认识，也就是知识。只有认识了社会才能进一步改造社会、推动社会发展。从这个意义上讲，知识是能力的源泉，是能力的基础。但是，知识又不完全等于能力，尤其是人们间接得来的知识。书本知识和理论知识，须经过消化、吸收，有效地运用于实践，才能转化为能力。,知识和能力的关系,秘书基础与实务,秘书工作,较为简单的工作,较为复杂的工作,秘书基础与实务,如处理好办公室日常事务等，需要相应的能力，同时也需要相应的知识来指导自己的行为动作。,较为简单的工作,秘书基础与实务,如从事辅助决策、管理文书、撰写文稿等，就需要较高的综合性的能力。这就需要秘书人学首先要具有决策科学、文书学、公文写作学等专门知识，并能得之于心，用之于手，熟练地运用于实践，才能转化为娴熟的工作和写作能力。,较为复杂的工作,秘书基础与实务,知识结构，是知识在人们的头脑中由智力联系而形成的多要素、多系列的综合体。知识的结构必须是能体现主体特征，按一定比例，有一定层次，又是动态的组织。它是知识体系在人脑中的内化。结构决定功能，各种不同的知识结构决定了它的主体具有完全不同的有效社会活动的功能，即胜任不同性质的生产活动、社会活动、工作和科学实验。,优化知识结构的原则,秘书基础与实务,秘书人员要优化自己的知识结构，必须遵从下列原则：,整体原则,层次原则,比例原则,动态原则,秘书基础与实务,主体特征的,多元素的,多系列的,知识的结合,整体原则,一个合理的知识结构，必须是能显示：,秘书基础与实务,就是说，求知者应根据自己的工作任务需要，从知识的海洋中选择、吸收对自己有用的知识，把它们结合成一个整体。而不是漫步目的地、随意地吸收一些互不相干的零零碎碎的知识。任何知识只有处于一个相互联系的知识整体之中，才能获得生命力，发挥它们应有功能。秘书人员应根据秘书工作的需要，吸收各种有关的知识来组成一个有机的整体。,整体原则,秘书基础与实务,整体知识不是杂乱无章的凑合，而应在纵向上由低到高，由不同的层次组合。基本上形成一个宝塔形的结构。,层次原则,秘书基础与实务,对秘书人员来说，其知识结构由：,基础层次,中间层次,较高层次,最高层次,是指秘书人员必备的文化科学和社会基础知识。,为适应社会政治、经济形势发展，又与秘书工作密切相关的知识。,是指秘书的一般业务和所属单位的行业知识,是指秘书知识结构的核心部分，即秘书工作的专业知识。,秘书基础与实务,各种不同的知识在特定的人脑中组合，除了在纵向上分层次以外，还必须在主体特征的统帅下保持一定的比例。比例反映了知识结构在横向联系上的特征。知识比例的数量关系反映着知识结构主体的质的不同。应该主次分明、轻重相配。既不能平均吸收，更不能本末倒置。以秘书人员的知识结构来说，基础知识和相关知识相加以占4050%为宜，业务知识约占3035%，专业知识约占2025%,比例原则,秘书基础与实务,知识是随着人对不断发展、变化着的客观世界的认识而不断地增加和变化的。因此，一个合理的知识结构决不是一成不变的。而应随着社会的发展变化而不断地更新优化。这就是知识结构的动态原则。根据这一原则，秘书人员应该做到：,动态原则,一方面改造原有的知识，选择其中的有用的部分，淘汰陈旧的、无用的部分，适应新的形势要求，重新组合。,另一方面，又要不断地吸收新的有用的知识，充实、更新、优化自己的知识结构。,总之，现代秘书的知识结构必须是开放的，动态的，处于不断新陈代谢状态的。,秘书基础与实务,秘书的知识构成,基础知识,相关知识,业务知识,专业知识,秘书基础与实务,秘书工作,多样性,综合性,要求秘书人员具有较全面、扎实的基础知识。,政治,历史,地理,外语,语文,数学,物理,化学,生物,秘书基础与实务,读史使人明知，读诗使人聪慧，演算使人精密，哲理使人深刻，伦理学使人有修养，逻辑修辞使人长于思辨。总之，知识能塑造人的性格。佛朗西斯培根,秘书基础与实务,秘书人员除了必须掌握基础知识和业务知识之外，还应努力学习与本专业密切相关的知识。这些知识有助于秘书自身整体素质的提高，也有助于秘书人员更有效地开展工作。这些知识主要有：,相关知识,法学,经济学,“软”科学,社会学,心理学,礼仪知识,秘书基础与实务,国家机关、事业单位工作的秘书人员,法学知识,企业工作的秘书人员,宪法,民法,刑法,婚姻法,诉讼法,行政法,经济法,中外合资企业法,保险法,企业法,有关的国际法律法规,公司法,秘书基础与实务,宏观经济学,经济学知识,微观经济学,政治经济学,经济学原理,国民经济管理,市场学,统计学,国际金融,国际贸易,营销学,财政学,价格学,金融学,秘书基础与实务,“软”科学知识,这是借用电子计算机“软件”的名称而建立起来的新兴科学的总称。秘书人员学习并掌握一定的“软”科学知识，有助于提高预测、规划和组织能力，提高参与决策和进行科学化管理的水平。它包括：,管理科学,科学学,决策学,未来学,系统工程学,预测学,秘书基础与实务,社会学知识,这是一门考察和研究社会行为、社会关系、社会结构和功能、社会发展进程的科学。,社会学,政府组织学,公共关系学,行为学,秘书基础与实务,心理学知识,心理学是研究人的心理现象及其规律的科学。秘书人员只有具备一定的心理学知识，才能更好地了解自己，更多地了解别人。既能根据不同人的心理特点、心理需求做好工作，又能经常地进行自我心理调节，克服心理障碍，保持心理平衡，愉快而高效地进行工作。,秘书心理学,管理心理学,领导心理学,社会心理学,秘书基础与实务,礼仪知识,人们的言谈举止、行为方式，因民族习惯和文化的不同而有相当大的差异。,办公礼仪,民族利益,社交礼仪,各国礼仪,秘书基础与实务,业务知识,行业业务知识,机关业务知识,办公厅（室）业务知识,秘书基础与实务,组织机构,工艺流程,国有资产,流动资金,生产设施,原材料,能源动力,工资福利,规章制度,职工的技术水平与工种分布,科技人员、管理人员的专业与分工,产品的数量、质量、销售、市场动向,成本与利润,企业、事业单位的秘书人员应掌握本行业的有关知识。如工矿企业的秘书应了解本企业的：,工艺和科技发展方向,秘书基础与实务,机构设置,隶属关系,以及诸如财政、税务、工商、农业、计划、人事、劳动、文化、教育和科技等部门的职责分工与业务范围,职权范围,党政机关的秘书人员应掌握本机关的有关知识。以政府机关的秘书为例，应了解政府的：,秘书基础与实务,机构设置,部门职能,人员编制,工作任务,内部分工,工作程序,工作制度,工作手续,办公设备的使用知识,办公场所的布局和布置,办公厅（室）业务知识,秘书基础与实务,以办文、班会和办事为主要任务的秘书工作，既具有综合性，又有一定的专业要求，它需要秘书人员具有与之相适应的专业知识。,专业知识,管理学知识,文书学知识,档案学知识,写作学知识,秘书学知识,公共关系学知识,秘书基础与实务,管理学知识,管理的一般原理,决策的类型、依据、程序和方法,管理组织的类型、结构和原,管理机关的主要职责,行政领导的作用与职能,管理的一般方法和技术,人事管理、财务管理、信息管理等一般知识,秘书基础与实务,秘书学知识,秘书工作的内容与要求,秘书人员的素质,秘书活动与人际关系,秘书工作的制度与方法,秘书部门的性质与职能,秘书基础与实务,文书学知识,文书的性质与作用,公文办理的程序与要求,文书立卷的意义、要求与方法,文书的种类、格式与行文规则,秘书基础与实务,档案学知识,档案的含义与作用,档案工作的内容（收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用）要求与方法,档案工作的原则,秘书基础与实务,写作学知识,公文和应用文的构思与写作,主要公文和应用文文种的写作方法,酝酿主题,组织结构,条理层次,语言文字,选用材料,文风和文面格式,秘书基础与实务,公共关系学知识,公共关系的性质、特征与职能,公共关系活动的内容与程序,秘书应具有的公关意识,秘书人员公关工作的内容与要求,公共关系的一般原则,秘书基础与实务,小结：当然，知识的积累是一个漫长的过程。同时，一个科学的知识结构也必须是能够不断进行自我调节的动态结构。因此，秘书人员在建立自己的知识结构过程中，应注意把知识之间的纵横联系，按照循序渐进、系统完整、主辅结合、不断更新的原则，逐渐充实和完善，以更好地发挥知识的整体功能。,秘书基础与实务,秘书的基本能力,在今天，从事任何一种职业，都必须具备相应的条件和身份，这就是所谓的资格。其中的工作能力，就是从事某一职业必须具备的资格之一。秘书人员要想胜任秘书工作，同样需要较强的工作能力。,工作能力的意义,秘书工作能力的结构,秘书基础与实务,工作能力的意义,智力与能力的关系,工作能力的意义,工作能力的特点,秘书基础与实务,智力与能力的关系,什么是智力,智力与能力的关系,什么是能力,秘书基础与实务,人们通称为智慧，是人认识客观事物的能力。智力包括很多方面：,智力,观察力,想象力,注意力,思维力,记忆力,秘书基础与实务,正确,完全,迅速,深刻,人智力的高低，集中表现在反映客观事物程度的如下几方面上：,秘书基础与实务,顺利地、成功地完成某种活动所必须的个性心理特征,完成某种活动的具体方式,能力，通常是指人完成某种活动的本领。它包括：,秘书基础与实务,内容,方式,个体条件,其能力差异表现得比较明显,由于各种活动不同的：,秘书基础与实务,其联系表现在,其区别表现在,智力与能力是两个既有区别又有联系的概念。,秘书基础与实务,智力与能力的区别,智力属于认识活动的范畴，能隶属于实际活动的范畴。,智力直接与知识相联，能力直接与实践相联。,智力的先天因素较多，能力的后天因素较多。,智力表现为内在的心理活动，能力表现为外化的操作活动,秘书基础与实务,智力与能力的联系,智力和能力在具体的实践活动中相互作用、相互促进,能力的高低是智力水平的体现,智力的培养与能力的培养必须同步,智力的发展是提高能力的基础,秘书基础与实务,工作能力的特点,一般能力,职业能力,特殊能力,一个人的能力，可分为：,秘书基础与实务,秘书工作能力，是指秘书人员完成秘书活动的本领。它属于职业能力的范畴。由秘书工作的：,性质,地位,任务,秘书基础与实务,作为一种职业能力，秘书工作能力具有以下一个特点：,通才性,可操作性,专业性,后天性,秘书基础与实务,秘书工作能力同其他工作能力一样，具有显著的后天性。即这种能力是在人的生理素质的基础上，经过后天的教育和培养，并在实践活动中形成和发展起来的，也就是说，任何一种工作能力，都不是人生就具有的。一个从来未受过秘书专业教育和训练，又未从事秘书实践活动的人，是无法具备秘书工作能力的。,后天性,秘书基础与实务,秘书作为一种社会职业，其工作能力的专业性较为明显。具体表现是：,专业性,秘书工作能力是为了顺利、成功地完成秘书职业活动服务的。没有秘书职业活动，秘书工作能力也就成了无“的”之“矢”。,秘书的工作能力主要是在秘书的业务活动中形成和发展起来的，没有秘书职业活动，也就没有秘书工作能力。,秘书基础与实务,心理学的研究证明，任何单独的能力，都无法成功地完成某种活动。同样，只具备单一工作能力的秘书，也是不能成功地完成秘书职业活动的。这是因为：,通才性,另一方面，秘书工作本身具有很强的综合性和多功能性，需要秘书人员具备多种才能，即人们常说的通才。,一方面，现代社会的许多职业活动一般都较为复杂，而且相互交错。只有将各种能力最完备的结合起来，才能发挥其较佳的整体效应。,此外，心理学的研究还表明，所谓才能，就是各种能力最完备的结合。,秘书基础与实务,如前所说，工作能力是在完成某种活动中形成和发展起来的，并为某种活动服务的。因此，秘书工作能力与秘书技能十分密切，具有明显的可操作性。也就是说，秘书的任何一种工作能力，都必须在秘书职业活动的实际操作中发挥作用，产生效果。离开了实际操作，工作能力也就失去了价值。,可操作性,秘书基础与实务,工作能力的意义,能力是进行智能优化的重要内容,能力是实现工作任务的重要保证,能力是影响工作效能的重要因素,能力是检验秘书素质的重要标准,秘书基础与实务,智力、能力和智能，是既有联系又有区别的独立概念。智能是指一个人的知识、智力、能力和非智力因素的综合反映。所谓的智能结构，就是由上述要素所组成的有机整体。在智能结构的诸要素中，能力是中枢要素，它既是智力的检验标准，又是智能结构优化的主要目的。丰富知识，发展智力，培养非智力因素，都有助于能力的提高。因此，要优化人的智能结构，就必须以能力为中心内容，并以此为目的。,能力是进行智能优化的重要内容,秘书基础与实务,秘书工作的任务繁重而复杂，并具有很强的智能性。具体的工作任务且不说，仅就其重要职能而言，就有参谋咨询、辅助决策、沟通信息、协调关系、管理公文、处理事物、催办查办等。可以毫不夸大地说，哪里有领导工作，哪里就有秘书工作。领导工作有多大范围，秘书工作就有多大范围，而且随着领导工作的科学化和现代化，秘书工作的任务日益繁重，秘书工作的难度日趋增加。秘书工作要适应领导工作的需要，有效地为领导工作服务，根本的一条就是不断优化秘书的智能结构，提高秘书的智能水平，其中，以提高秘书的工作能力最为重要。实践证明，一位秘书能否胜任秘书工作，秘书工作的成效如何，从根本上说取决于秘书工作能力的高低。,能力是实现工作任务的重要保证,秘书基础与实务,心理学的研究表明，能力和活动是联系在一起的，只有通过活动才能发展和提高人的能力。但是，并不是所有的活动中表现出来的心理特征都是能力，只有那些直接影响活动效率，使活动的任务得以顺利完成的心理特征，才是能力。这就告诉我们，工作能力的高低直接影响着工作效能的高低。如果不下功夫提高工作能力，提高工作效能便是一句空话。,能力是影响工作效能的重要因素,秘书基础与实务,从心里学的角度看，素质是能力的自然基础，但不是能力本身。这就是说，能力的发展离不开物质基础，但能力的发展主要靠后天的教育、培养和实践活动。因此，要提高秘书人员的素质，首先必须把能力作为检验秘书素质的重要表准之一，并以此去培养和提高秘书的工作能力,能力是检验秘书素质的重要标准,秘书基础与实务,秘书工作能力的结构,表达能力,管理能力,应变能力,社交能力,办事能力,操作能力,秘书基础与实务,表达能力,所谓表达能力，就是通过言语、文字和身势等形式沟通信息，相互交往，合作共事的本领。在秘书的工作能力结构中，表达能力占有重要的位置，发挥着重要的作用。可以说，在完成各项公务活动中，都离不开表达能力的运用。,口头表达能力,书面表达能力,身势表达能力,秘书基础与实务,口头表达能力,简单地说，就是说话的本领。它是把信息变成语言，并借助声波、电波进行思想或情感的表达，以实现沟通、交往和合作的目的。口头表达的形式，可分为：,独白，即表达者运用言语输出自己思想或情感的活动。这里的“独白”，是与“交往”相对而言，并非指一个人自言自语。而是指一人讲，其他人听，不做双方沟通。,对话，即表达者运用言语进行交往，与其他人进行沟通。这种口头表达形式的主要特点，就是具有双向性。,传达通知,下达指令,请示工作,答复问题,座谈,交谈,讨论,辩论,秘书基础与实务,目的明确,语言规范,口齿清晰,语言温和,中心突出,富有感情,说话得体,符合身份,节约时间,快言快语,良好的口头表达能力表现为：,秘书基础与实务,就是写作能力，主要指公文撰写能力。它是把信息变成文字、符号、图表和数字等形式，并借助纸张进行思想或情感的表达，以实现沟通、交往和合作的目的。,书面表达能力,秘书基础与实务,语法、逻辑、修辞和一般的写作理论,各种文体的写作技巧,具备一定的理论修养、政策水平、业务知识和思维能力,准确领会领导意图和获取信息的能力,书面表达能力是秘书人员的基本能力之一，它要求秘书人员要懂得：,秘书基础与实务,就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语言手段，表达思想或情感的本领。在人际交往中，身势表达能力是对口头表达能力的重要补充，能起到强化口头表达的作用。,身势表达能力,秘书基础与实务,同口头表达相比，身势表达具有如下特点：,替代性，即身势表达能代行自然语言的功能。,表露性，即身势表达都是思想感情有意识和无意识的表露。,暗示性，即身势表达能含蓄地向对方示意，并使人领会。,总的来说，就其表达的准确性和明白性而言，身势表达不如口头表达，且受时空的限制。但是，身势表达的辅助作用也是不容忽视的。,秘书基础与实务,办事能力,所谓办事能力，就是秘书人员有效地处理各种日常事务工作的本领。秘书人员办事的范围十分广泛，包括：,文书事务,信访事务,接待事务,值班事务,会议事务,电话事务,查办事务,生活管理事务,领导者交办的其他事物,秘书基础与实务,小结：秘书工作的事务性，是由秘书部门和秘书工作的性质、地位和作用决定的。秘书人员要想胜任秘书工作，就必须具备较强的办事能力，并善于寓参谋能力于办事能力之中。那种只想当参谋，不愿办杂事，或者把参谋与助手对立起来的秘书，是不可能做好秘书工作的。,秘书基础与实务,秘书事务工作同领导者的管理与决策工作或其他职能部门的事务工作相比，具有如下特点：,繁琐性，即秘书事务具有繁杂、琐碎而又具体的性质。其表现是多、杂、细。,重复性，即秘书事务具有日复一日，年复一年，反复出现，反复办理的性质。其表现是类似、反复、例行。,智能性，即秘书事务具有综合运用知识、智力和能力方能处理的性质。它不同于机关的后勤事务和其他服务性事务。,程序性，即在秘书事务处理的过程中，具有前后相连，依次进行的性质。如办文程序、办公程序、接待程序、信息处理程序、协调工作程序等。,秘书基础与实务,秘书人员要提高自己的办事能力，就必须注意以下几点：,明白职权范围，秘书人员要有效地处理事务，首先必须明白机关及部门的权限和业务范围，领导者的职务分工，以及秘书部门职能和责任。,知晓办事程序，秘书事务具有很强的程序性，只有知道先办什么，再办什么，后办什么，以及办事的渠道和手续，才能把事情办通办好。,区分轻重缓急，秘书事务虽然繁杂，但有轻重与缓急之分。秘书人员要有效地处理事务，就要学会按事务的轻重、缓急办事。一般地说，应该是先急后缓，先主后次，先易后难。,善于社会交往，从一定意义上说，办事就是交往，要办成事情，就必须善于交往，学会同各种各样的人打交道，建立起融洽的人际关系圈。,秘书基础与实务,决策与管理是领导的基本职能，秘书作为领导者的参谋和助手，理应辅助领导者作决策与管理中的日常工作。为此，秘书人员应具备一定的辅助决策与管理能力。秘书管理能力可分为以下几方面：,管理能力,辅助决策能力,辅助沟通能力,辅助协调能力,辅助控制能力,辅助计划能力,秘书基础与实务,就是协助领导者做好决策过程中各项日常工作的本领。这种能力主要体现在以下秘书活动中：,辅助决策能力,决策前的秘书活动，如提供决策课题，收集决策信息，拟审预选方案，开展咨询活动等。,决策中的秘书活动，如组织专家论证，召开决策会议，撰写决策报告，编制实施计划等。,决策后的秘书活动，如协助决策试验，提供反馈信息，进行决策督办，总结决策经验等。,秘书基础与实务,就是协助领导者做好计划工作的本领。这种能力体现在以下各项秘书活动中：,辅助计划能力,拟定计划，即根据领导工作的需要，拟制近期、中期、长期计划（规划）。,执行计划，即根据计划的内容和要求，贯彻落实计划。,检验计划，即对计划的执行进行监督和检查。,秘书基础与实务,就是协助领导者做好信息工作的本领。这种能力体现在以下秘书活动中：,辅助沟通能力,信息的获取，即运用各种方式收集信息，并对信息进行收储、汇总和整理。,信息的加工，即根据某种需要，对以获取的信息进行筛选、分类、排序、统计、研究和选编摘些，使原始信息变成可供使用的信息产品。,检索信息，即运用检索工具和检索方法，从存储的大量信息中，查找出所需要的对路信息。,秘书基础与实务,就是协助领导者做好协调工作的本领。这种能力体现在以下秘书活动中：,辅助协调能力,工作协调，即协调各项任务、活动和业务之间的关系，使之和谐一致。,组织协调，即协调各级、各类组织之间的关系，使之和谐一致。,人际协调，即协调人与人之间的关系，使之和谐一致。,秘书基础与实务,就是协助领导者做好监督工作的本领。这种能力体现在以下秘书活动中：,辅助控制能力,查办工作，即对龚雯和公务办理进行检查与督促。,催办工作，即对那些久拖不决的公文和公务进行催促与落实。,秘书基础与实务,所谓应变能力，就是适应变化着的环境和事物完成原定任务的本领。秘书人员应变的范围大体包括以下几个方面：,应变能力,适应社会环境的变化，既现实社会发生了变动。,适应职业环境的变化，即当从事的工作发生动。,适应岗位环境的变化，即当工作分工发生了变动。,适应事务环境的变化，即当某一事态变化