岗位说明书的编写技巧.ppt

岗位说明书的编写技巧,优秀企业的解决方案,目录,体系与定位岗位分析概述所需信息及收集方式岗位分析步骤岗位说明书编写技巧岗位说明书的运用,1.0体系与定位,企业五大软要素,1.0体系与定位,HRM的战略模型,1.0体系与定位,HRM专业框架,目录,体系与定位岗位分析概述所需信息及收集方式岗位分析步骤岗位说明书编写技巧岗位说明书的运用,2.0岗位分析概述,工作分析（又称岗位分析或职位分析）是指获取与职位有关的详细信息的过程.即了解一种职位并以一种格式把这种信息描述出来，从而使其他人能了解这种职位的过程。,职位分析主要回答两大问题：第一，“某一职位上的人应该做什么？”第二，“什么样的人来做最适合？”,2.0岗位分析概述,岗位分析,岗位说明书,过程,结果,下面的说法正确吗？一人多岗：我一个人干三个岗位的活儿，我是不是应该拿三个人的工资？一岗多人：我们单位在维修工这个岗位上一共设了5个人？,职位首先是一个工作量的概念，无论一个职位上有多少类工作任务，只要能够使得一位员工在正常工作时间内满负荷工作，即为一个职位。说一个人能够干三个岗位的活儿可能是有道理的，尤其是当企业鼓励员工一专多能，从而提高组织工作安排灵活性的时候。但是说一个人同时干三个岗位的活儿是不可能的，除非原来的岗位设置本身就不科学。一岗多人实际上是指一种岗位上有多个人，而不能说同一个岗位上有多个人，正常情况下，一个座位（职位或岗位）上只能有一个人。,2.0岗位分析概述,2.0岗位分析概述,过去未进行过系统的职位分析工作，管理基础薄弱已有岗位说明书，但需完善战略和组织结构调整，工作重新分配新的组织或部门成立组织发展变化产生新的工作内容由于新技术、新方法、新工艺的出现使工作性质发生了重大变化,岗位分析的时机,分析岗位而不是分析具体个人澄清任职者与其主管的不同角色防止分析对象夸大自己工作的重要性任职者的参与双方同意工作分析过程中不要使用非法手段获取信息工作分析内容应避免任何歧视性条款,岗位分析的注意事项,2.0岗位分析概述,承诺,2.0岗位分析概述,岗位分析应该做到：传达组织的期望,目录,体系与定位岗位分析概述所需信息及收集方式岗位分析步骤岗位说明书编写技巧岗位说明书的运用,3.0工作分析的信息,3.1需收集的信息5W1H,What：该岗位具体做些什么Why：该岗位的意义何在Where：工作发生的地点或环境When：工作时间的特性Who：什么样资格的人才能承担该工作How：他是如何履行该职责的,3.0所需的信息及收集方式,3.1需收集的信息,工作内容是什么？责任者是谁？工作职务及其工作环境条件等工作时间规定怎样操作及操作工具是什么？工作有哪些权限？为什么要这样做？任职资格要求，如教育、专业、技能要求是什么？与相关职务工作人员的关系是什么？,3.2信息的来源,任职者上级主管和专家工作记录、培训手册与材料，以及设备和工具的蓝图和草图,3.0所需的信息及收集方式,3.3收集信息的方法,工作日写实法访谈法问卷调查法观察法,关键事件法工作实践法,无论用什么方法，均应将工作内容记录下来,3.0所需的信息及收集方式,3.3.1工作实践法,指分析人员实际从事被分析对象的工作，通过亲身实践掌握工作要求的第一手资料。通过这种方法可以了解工作分析的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求有些工作很难对工作分析人员提供实践机会，如高层领导及专业性很强的工作等收集的信息不太全面，需要其它方法的补充适用于：短期内可以掌握的工作不适用于：需要进行大量训练才能胜任或有危害的工作,3.3.2问卷调查法,使用这种方法时，每个员工都会收到一份问卷，用来填写职位的有关信息。员工完成问卷后，由其直接上级检查其填写内容的完整性和准确性，然后交回职位分析人员。适应于文化程度较高的知识型员工，可短时间迅速获取大量信息，但对填写者要求较高，有可能收集不到所需的真实信息,3.3.2问卷调查法,范例展示,3.3.3面谈法,使用这种方法时，职位分析人员首先与员工面谈，面谈时根据事先拟好的提纲向员工提出一些与工作有关的问题，请员工回答，然后再与员工的直接上级进行讨论。与直接上级面谈可以核实与员工访谈时所获得的信息的准确性适应于所有岗位，能获取比较全面的信息，但必须求证信息的真实性和有效性。,3.3.3面谈法,请问你的职务名称、部门和直接上级是什么？请简要描述一下您所从事的工作？请问你主要做些什么工作？以一个典型的事例说明流程。请你尽可能详细地讲述昨天一天的工作内容请问你对你的工作哪些的决策权哪些没有？请问你工作中平时需要接触哪些人？请列举你工作中使用的设备或工具，以及使用频率请问你认为做好这项工作需要何等文化程度？何种专业？经验？需要哪些知识？哪些心理素质？请问你认为做好这项工作还需要其它哪些条件？请问你觉得目前的工作环境如何？希望得到哪些方面的改善？你觉得该工作的意义有多大？假如这些工作不做会如何？你认为怎么样才能更好地完成工作？请问你还有什么其它需要补充的吗？,案例：面谈问题清单,3.3.4观察法,通过观察，把有关工作各部分的内容、原因、方法、程序、目的等信息记录下来，把取得的职务信息整理。可以了解到广泛的信息，取得的信息比较客观和正确。局限性：（1）要求观察者有足够实际操作经验；（2）不能得到有关任职者资格要求的信息。（3）一般只适应于操作层员工的工作分析，对知识性员工、工作循环周期长的的工作不太合适,3.3.5关键事件法,认定员工与职务有关的行为，并选择其中最重要、最关键的部分来评定其效果。它首先从领导、员工或其他熟悉职务的人那里收集一系列职务行为的事件（一般是被描述为“特别好”或“特别坏”的职务绩效事件），对每一事件的描述内容包括：a.导致事件发生的原因和背景；b.员工的特别有效或多余的行为；c.关键行为的后果；d.员工自己能否支配或控制上述后果。在大量收集这些关键事件以后，可以对它们作出分类，并总结出职务的关键特征和行为要求。适应面广，能获得比较真实的信息；对工作分析者的要求很高，且分析的工作量大，需耗费大量时间，对于一些不具显著特征的工作行为可能造成遗漏，对整个工作实践缺乏完整的了解。,3.3.6工作日写实法,由任职者填写工作日志问卷，边工作边详细记录自己在工作当中的每一项工作活动，并填写每一项工作所耗费的时间以及最后的结果等事项能获得比较详细的、真实的工作信息对工作分析者的要求很高，且分析的工作量大，需耗费大量时间，对于工作循环周期较长的工作记录不到，对整个工作实践缺乏完整的了解。,3.3.6工作日写实法,范例展示,3.4如何选用以上各种收集信息的方法,3.0所需的信息及收集方式,目录,体系与定位岗位分析概述所需信息及收集方式岗位分析步骤岗位说明书编写技巧岗位说明书的运用,4.0岗位分析步骤,职责模块与模块之间，就工作流程和性质的关联度而言，具有较大的独立性。虽然彼此又有一定的关联度，但可以随机调整，即职责模块1和职责模块2可以由不同的两个岗位来担当。,在同一职责模块内的职责细则与细则之间的关联度非常大，往往是同一件工作不同的工序或步骤，一般情况下不宜分拆，否则就会破坏一件工作的完整性和连续性，也容易出现同一件工作仿佛在由不同的两个岗位在分别承担。,人事异动或岗位调整时，尽可能将职责模块连同其所包括的职责细则一起调整，避免将职责细则单独调整,职责模块化的优点,4.0岗位分析步骤,一目了然，迅速掌握各岗位的主要职责，可以简便地看出岗位之间的职责是否有模糊、重叠或脱节的现象，以便进行调整,岗位职责模块化方便日后岗位的增减或人员异动的职责调整，调整时只需将职责模块在不同的岗位间进行挪动而不必单独挪动职责细则,岗位职责是相对客观的，如果岗位的担当者由于能力不足或业务不够熟练或人员调整时，可以随时将岗位职责按模块进行分拆和组合。,职责模块化的优点,4.0岗位分析步骤,目录,体系与定位岗位分析概述所需信息及收集方式岗位分析步骤岗位说明书编写技巧岗位说明书的运用,5.0岗位说明书的编写技巧,先将部门职能按预先设计的岗位进行分解，形成各岗位的职责模块,5.1说明书及条目的整体规划：按职能分解及工作流程编写,在职责模块下列出所有具体的工作，每一工作可以遵循P、D、C、A的思路来编写,编写时注意动词的使用，如拟订不要写成制定、协助不要写成负责（详见后页）,P计划D执行C检查A改进,5.0岗位说明书的编写技巧,5.1说明书及条目的整体规划：按PDCA循环,5.0岗位说明书的编写技巧,5.1说明书及条目的整体规划：按PDCA循环,例：,5.0岗位说明书的编写技巧,5.1说明书及条目的整体规划：按PDCA循环,例：,5.0岗位说明书的编写技巧,5.1说明书及条目的整体规划：按工作流程（如果有）,例：,5.0岗位说明书的编写技巧,5.2职责条目表达及方法技巧,活动,输入,输出,过程方法,岗位说明书中的“见证表单/文档”,过程方法,主语,谓语,宾语,主语隐含，在职责描述中一般省略,5.0岗位说明书的编写技巧,5.2职责条目表达及方法技巧,如职责：编写项目/课题计划书（任务书）,除一般省略主语外，有时也加上“依据、按照、根据”等词语表示“输入”,如职责：根据财务部的报废通知销帐,（主）谓宾表达方式,动词,5.0岗位说明书的编写技巧,5.3动词的使用,5.0岗位说明书的编写技巧,负责制定批准审阅准备提出建议检查开发指导评估编制实施审定监督审批指导接待走访收集确保审核制定编写承担拟订办理草拟计算统计督促起草购买检测决定建议分析设计回答汇总报告安排研究建立参与核对抄写传送确认提供确定考查总结协助布置调查完成巡查预测修改保持汇报发放验收整理保管登记签订,常见动词,5.3动词的使用,权限角度,拟订制定,审核修订核对,审批批准,发布颁发下达转发,5.0岗位说明书的编写技巧,5.3动词的使用,承办,不加,组织,协助,参与,配合,加,加,加,加,5.0岗位说明书的编写技巧,参与程度角度,5.3动词的使用,组织,指挥,执行,实施,落实,5.0岗位说明书的编写技巧,P和D的角度,指导,编制,建立,计算,草拟,接待,收集,5.3动词的使用,检查,监控,监督,督导,5.0岗位说明书的编写技巧,C的角度,检测,5.3动词的使用,解决,纠正,改进,改良,改善,5.0岗位说明书的编写技巧,A的角度,5.3动词的使用,5.0岗位说明书的编写技巧,其它角度的动词,思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作,5.3动词的使用,5.0岗位说明书的编写技巧,5.2职责条目表达及方法技巧,5.2.3动词的使用其它角度,针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估,5.0岗位说明书的编写技巧,管理人员与非管理人员,对于管理人员，多用概括性词汇，如组织、领导、进行、审核、考察、决定、指挥、指导、建立、批准等；对于非管理人员，多为具体动作词汇，如：操作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送等。最后一项可统一表达为“完成上级领导交办的其它任务”。,5.3动词的使用,使用的词语必须非常清晰，以保证使用该职位说明的人能正确理解所说明的内容。模糊不清或有各种理解的词语应避免使用。例如“进行”、“开展”、“做好”、“处理”等动词没有具体指出工作的具体内容。对于“尽可能多的、典型的、复杂的、困难的”一类的形容词，不同的人会有不同的理解。如以下的概括性描述就很难体现出具体的工作事项：,5.0岗位说明书的编写技巧,5.4编写注意事项,用语要清晰,抓好企业文化建设，营造积极向上、团结奋进的氛围，增强企业的凝聚力和竞争力。反映青年的要求和呼声，维护青年的合法权益做好安全保卫工作尽可能多地收集市场信息,尽量避免使用“负责+动词”的表述方法例如，“负责组织”，“负责编制”、“负责提出”一类的表述就不规范，应当直接表述为“负责”、“编制”、“提出”。如：组织公司年度经营管理会议组织质量管理体系ISO9001的内部审核工作,5.0岗位说明书的编写技巧,避免使用“负责+动词”,5.4编写注意事项,以下动词可以和其他动词搭配使用组织、协助、配合、参与，例如，“组织制定”、“配合制定”、“参与制定”。“负责”一词要慎用。,5.0岗位说明书的编写技巧,动词的搭配使用,组织对现场情况的调查，协助解决生产过程存在的问题参与制定年度综合计划参与评审供应商,5.4编写注意事项,5.0岗位说明书的编写技巧,尽量以动词开头,5.4编写注意事项,5.0岗位说明书的编写技巧,用语要简洁,5.4编写注意事项,5.0岗位说明书的编写技巧,5.4基本信息撰写技巧,职位名称：明确、具体，不能使用含糊、通称之名称以下哪些名称是职位名称：经理、库存控制员、文员、市场专员、培训主管、秘书、工程师岗位代号：（HRM非计算机化可免）,5.0岗位说明书的编写技巧,5.5任职资格撰写技巧,任职资格/工作规范/应职要求/雇佣标准：岗位对人的要求作用：职位价值评估、人员招募、培训开发的重要依据基本界定方法：专家判断法/统计方法/能力模型有的国家有国家标准和职位能力常模是对任职者的要求，不是针对现有人员的要求发展阶段/地域/行业/战略等不同的企业，对于同一类职位的任职资格条件要求相去甚远，实事求是最为重要存在雇佣的最低标准/出色胜任的任职资格标准两种标准，可采取适度偏高原则职位说明书中的任职资格条件具有牵引和导向功能，学习型组织,5.0岗位说明书的编写技巧,5.5任职资格撰写技巧,工作经验同行业工作经验如：物业管理行业工作2年以上同职位工作经验：如：从事财务经理岗位工作2年以上其它特定公司的工作经验如：2年以上上市公司工作经验、1年以上外资企业工作经验等专业技能所必需的工作磨练如：2年以上财务或证券工作经验更多为以上的结合:具有2年以上物业管理行业财务经理工作经验,5.0岗位说明书的编写技巧,5.5任职资格撰写技巧,培训经历主要指脱产培训或专门培训“党的基本知识、基本理论学习1个月以上。”“企业管理知识培训2周以上。”财务管理培训物业管理知识培训,5.0岗位说明书的编写技巧,5.5任职资格撰写技巧,知识、技能、能力明确的证书要求如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等级证书等。如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求”。基本知识、素质方面的要求“应具备企业管理专业背景”、“应具备较强文字表达能力”、“要求具有高等数学知识”、“要熟练掌握MS-Office系列软件的使用”、“具备较强的外语水平”等能力方面“应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力”、“应具备倾听敏感性，能捕捉到谈话对象的内心变化”,5.0岗位说明书的编写技巧,5.5任职资格撰写技巧,身体条件/体能要求无特殊要求久站久坐强壮视力身高1.75M以上精力高度集中“要求身体健康”其实就是“无特殊要求”。,明确的证书要求如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等级证书等。如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求”。,5.0岗位说明书的编写技巧,5.6其它注意事项,从事同一种职位的多个人可共用同一份职位说明书，而不用一人一份。每个职位只需撰写一份职位说明书，如果工作职责70%以上发生重叠且没有10%以上的显著不同，则可视为同一种职位；工作列举必须具体明确，不要夸大或缩小；在职位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不要用过多的体现规范性要求的形容词。最终的职位说明书所描述的内容是该职位应当承担的责任，而不是某个人当前实际承担的工作内容。在职位说明书中不应包括任职者个人的优点或缺点等诸如此类的信息。,岗位说明书范例,目录,体系与定位岗位分析概述所需信息及收集方式岗位分析步骤岗位说明书编写技巧岗位说明书的运用,6.0岗位说明书的运用,6.0岗位说明书的运用,6.1招聘,6.0岗位说明书的运用,6.1招聘,评分标准,6.0岗位说明书的运用,6.1招聘,6.0岗位说明书的运用,6.1招聘,考察各要素时，可根据岗位职责设置面试题目，如考察工作经验时，可根据保安部长工作职责中的日常检查和突发事件处理第一题：请讲一讲你在从事保安管理工作时你所遇到的一件突发事件？追问：当时你是怎么样的处理？你采取了哪些行为？如