行政人事部框架职责.docx

湖南华雄陶瓷有限公司行政人事部组织结构及责权制度本报告作为公司内部文件，未经许可其他任何机构不得擅自传阅、引用或复制二零一一年五月廿二日目 录第一章 总 则2一、总则2二、授权制度21. 授权规定和程序32. 权力的划分4第二章 行政人事部的工作流程及职权5一、行政人事部工作流程5二、行政人事部的职权5第三章 行政人事部基本构架及岗位职责6第四章 附录：行政人事部的岗位职责的具体说明书71. 行政人事部部长岗位职责72. 行政主管兼任后勤管理员岗位职责83. 人事主管兼任工伤管理员岗位职责84. 网络管理员职责 96、行政文员岗位职责97、人事专员岗位职责10第一章 总 则为规范湖南华雄陶瓷有限公司行政人事管理，建立和完善公司管理制度。在遵守国家法律法规和公司章程的规定下，特制定本制度，以明确分工，分明职责，达到职责分明、各司其职。此外本制度还依据湖南华雄陶瓷有限公司行政人事部的职位权责、运作方式等具体实际情况进行编订。一、总则第一条 本制度一经确定，其修改、废止权交由董事会，由总经理上报，董事会1/3以上人数投票通过方可进行修改。第二条 本制度视为公司内部机密文件，不得对外泄漏。违者视情节轻重，给予警告、扣发工资、开除等处分，情节严重者，依法追究其法律责任。第三条 所有行政人事部人员必须认真阅读、学习该制度，明确各自职责，自觉遵守本制度，依照本制度做好本职工作。公司严格按照本制度安排事务，并把本制度作为人员绩效考核及验证工作能力的依据。第四条 与本制度相抵触的文件、通知至本文件生效之日起废止。二、授权制度公司总经理或副总经理根据行政人事部人员所承担的相应职务，在保证其行使其岗位职责的基础上，按照履行某项任务的必备性原则予以授权，具体的形式是：（一） 职务性授权公司总经理或副总经理通过签署行政人事人员任命文件，授予相应的职位权限。职务免除时职位权限也相应解除。但与任命职务无关的权限不作为职务授权的范围和依据。（二）制度性授权总经理及副总经理也可通过签发相关基本规章制度来明确职务性授权的具体内容。但对行政人事部交叉分管又无法通过职务性授权的经常性事项及职务范围，应通过相关规章制度来授予相应的具体权限，其授权时效性由规章制度确定。（三）临时性授权对公司法人的重大事项或委托办理的有关公司法人事务和临时性工作，总经理采取临时性授权，并签发授权委托书，委托书应载明授权范围、权限、时效。原则上临时性授权的受托人仅限于公司的在册职工，法律诉讼代理事项可授权律师事务所。以上三种授权形式一律以书面文件陈述，并归入公司档案及建立电子文档进行管理。1.授权规定和程序第一条 以上三种授权形式一般采用事先授权的办法，即在受权人未正式执行职责或某项任务前总经理或副总经理授予其相应的权限，避免事中、事后授权造成受权人无法开展工作。在紧急和特殊场合下，临时授权无法以书面形式事先授权的，总经理可以口头形式授予，事后补办书面授权书。第二条 行政人事人员授权由总经理具体组织实施，其授权范围和权限不得超越公司章程范围和权限。第三条 公司的职务性授权和制度性授权应保持相对的稳定，任何个人不得在公司新决议订立前及相关规章制度变更前随意调整，避免造成公司运行体系混乱。第四条 受权人在行使公司赋予的权限时，必须履行相应责任和义务，认真按国家有关法规、公司规定的有关制度和程序行事，任何无视法规、公司章程的权限是无效的。第五条公司授权的程序（一）职务性授权按公司有关人事任免的工作程序办理；（二）制度性授权按公司管理制度规定的程序办理；（三）临时性授权事项按以下程序办理：1.公司法人民事诉讼事项授权的程序由公司行政人事部根据诉讼事项的具体情况，提出授权的内容和受权的人选，经总经理审核后，提请公司董事会授权；2.公司重大事项或重要协议的签订的授权程序由总经理根据经理层的建议确定授权事项、权限并签发书面授权证书；总经理因故不能出席或行使某项职权时，由总经理直接授权并签发授权证书。第六条 临时授权事项执行完毕，受权人应向授权人进行报告。在执行过程中发现超出授权权限范围的事项，应及时直接向授权人请示，根据领导指示完成相应事务，请示和指示一般采用书面形式，特殊情况可采用口头形式，但事后以书面形式存档。第七条 职务性授权和制度性授权，受权人一般以定期工作报告和述职报告形式向授权人报告。2.权力的划分公司行政人事权力分配主要体现在日常事务管理权和人事任免权两个方面。第1条 日常事务管理权行政部负责公司的档案、餐卡、文具、网络、考勤、文件起草、实施、监督、通知、报纸发放、卫生、宿舍、食堂、保安巡逻工作、公务车派用、日常报销登记、员工日常生活、生产服务、纠纷协调、相关法律事件等方面的解决和管理。第2条 人事管理权1. 公司人员编制由行政人事部拟订，总经理审批；公司总经理的任免、调动、考核、薪酬定级及奖惩由董事长拟订，报董事会审批；2. 公司总经理助理、各部门部长、主管的任免、调动、考核、薪酬定级及奖惩由公司行政人事部拟定，总经理审批；公司各班班长的任免、调动、考核、薪酬定级及奖惩，由各部门负责人拟定，行政人事部部长审核，分管领导审批（无分管领导由总经理审批）。公司编制外员工的招聘由部门负责人拟订，行政人事部部长审核，总经理审批。第二章 行政人事部的工作流程及职权一、行政人事部工作流程行政人事部的主要事务由总经理、副总经理等直接下达，由行政人事部部长交办给行政主管、人事主管，主管根据事务性质和要求，依据岗位职责分派工作，任务完成后交由行政人事部负责人审核，合格的上报总经理、副总经理及相关领导；不合格的进行进一步修改和改进，直到合格为止。对于直接反映到行政人事部的问题，能解决的由相关人员直接解决，涉及到不能解决、越权等情况的问题必须及时上报领导，按照领导指示予以解决。二、行政人事部的职权行政人事部的职权是在总经理的领导下，积极贯彻公司的管理方针与经营政策，负责公司经营管理的整体协调与综合事务的运作，协调各部门之间和不同层级人员之间的关系，以提升企业内部经营管理效率，降低企业运营成本。行政人事部主要负责行政事务、人事管理、监督、对外宣传、档案管理、后勤及宿舍管理等六个方面的工作。第三章 行政人事部基本构架及岗位职责行政人事部部长级（1）人 行 人 政 事 处 处 后 网 医 人 人 勤 络 文 保 事 事 管 管 专 专 专 理 理 员 员 员 员 员 员 主管、专员、管理员、文员共计（6）人行政处岗位职责说明：1、行政人事部部长 负责对行政人事部进行统筹监管，负责行政人事部决策事务，部门财务及公务报销审核管理，公务用品、公共财产采购、派用的审批及监管。整顿公司纪律，建立公司文化，协调员工间及公司间的关系，审核并订立人事招聘细则及人员管理方案，处理重大人事纠纷案件及相关法律事务，负责公司的相关外交关系的建立与协调，负责重要文案的起草、修订。2、 后勤管理员兼任行政主管 负责宿舍、保安队、后勤水电、清洁、食堂的安排、协调沟通和监管工作。负责公司横幅挂放，广告宣传，会议通知、会场安排，协助行政部长做好重要人士的接待、安排工作，负责日常行政用品、员工福利品的品目、数目、用途的登记、报用、派发，公务用车的派用管理。3网络管理员负责计算机软件的安装、维护、公司局域网、计算机设备、监控设备、考勤系统、电话机、传真机、打印机、复印机等器具的维护管理工作及提供相关设备采购建议。4、 行政文员负责协助行政人事部长起草文件、编写相关制度及文字编辑、撰写会议纪要，负责通知的发放、文件打印、来客接待、会议接待、报刊登记发放、饮用水管理。5、 工伤专员兼人事主管 负责工伤、社会保险的办理，负责劳动纠纷、工伤事故的协调、安抚、善后及相关资料收集整理、残级评定等工作，负责与劳动部门的协调与沟通及其他相关事宜。6、 人事专员负责公司人员招聘、试用、录用、人事异动、合同签订、离职、辞退等日常工作的具体操作。负责员工基本情况的备案与上报，负责员工绩效考核及协助人事主管制定相关人事制度和规定。负责人事资料整理、管理。第四章 附录：行政人事部的岗位职责的具体说明书1. 行政人事部部长岗位职责（1） 负责公司的重要接待、安排工作，建立、协调、处理与政府部门、其他相关部门及公司间的关系，负责公司其他外交事务的处理、协调、沟通。（2） 统筹监管行政人事部，全权负责行政人事部的决策事务。审核行政人事部的工作方案、计划并监督其实施情况，审核、监管部门财务、公务报销、公务用品、公共财产的采购与派用。审核、修订和完善行政人事管理制度，监督、检查制度执行情况，审核并订立人事招聘细则及人员管理方案。（3）负责公司及公司领导相关信息的保密工作，及时准确地向上级领导报送重要信息。收集、整理公司内外的各种信息、行业信息、时政信息，供公司领导做决策参考。（4）负责筹备董事会、股东大会，负责其相关信息的披露。（5）负责监督检查、协调各部门的日常工作，协调、处理工作中存在的矛盾及处理突发事件。积极与各部门沟通、协调，监管职工绩效管理，明确员工岗位职责，协调员工间及员工与公司的关系。（6）负责行政公章的使用和保管，规范公司公章的使用权限。（7）负责公司内务、行政工作的暨办和相关材料、方案、重要文件的起草、修订、整理和保存。（8）整顿公司纪律，建立公司文化，树立公司核心价值观。（9）负责公司资质的管理、年审以及新资质申报，代表公司对所有合法、有效法人身份的印鉴、证照进行管理及检审。处理重大人事纠纷、合同纠纷案件及其他相关法律事务，主持公司重大经营决策的法律论证和法律保障活动，审核公司各类合同，制作标准合同文书。（10）参与公司高层管理员的薪资拟定。负责其他事务及领导安排的其他事宜。2. 行政主管兼任后勤管理员岗位职责（1） 负责宿舍、保安队、后勤水电、清洁、食堂的安排、协调沟通和监管工作。执行行政人事部的宿舍管理职权，安排职工宿舍及登记、查床、查电、查卫生、维修、安全维护等工作及其他相关工作。（2） 参与编订、完善公司的后勤管理和服务制度。协助行政人事部部长做好公司后勤制度的落实、监督工作。（3） 负责编制年、季、月度后勤工作计划及后勤费用的管理和核算。负责后勤员工的设备操作规程培训，保证安全操作，杜绝事故发生。（4） 工作负责日常行政用品、员工福利品的品目、数目、用途的登记、报用、派发。（5） 负责公司公务车的派用、维护管理。负责公司公务车的上户、保险、交通规则费的缴纳、车用油费的管理、车辆的统一调配、年终审查、保养、交通事故的处理和保险赔付等工作。（6） 负责公司横幅挂放，广告宣传，会议通知、会场安排，协助行政部长做好重要人士的接待、安排工作。（7） 负责保安队的考勤、监督保安值勤情况、处理公司突发事件。（8） 全权负责后勤管理工作，协助行政人事部部长做好日常行政、内务事务及相关的协调沟通工作，及公司领导交办的其他相关事宜。3.人事主管兼任工伤管理员岗位职责（1） 拟定组织结构系统表、人员编制和工资总额计划。负责公司人事管理事务，拟定公司人员招聘、管理方案。监督、检查各部门人员绩效情况，协助行政人事部部长做好审定、监管工作。（2） 在权限范围内对人员聘用、解聘、辞退、离职、薪资、福利等进行审核、批准，执行公司管理制度。（3） 组织公司各部门根据公司实际情况及需要编写和修改各项人事管理规章制度，并对其规章制度的执行情况进行总结记录，对违反公司规章制度的员工提出处理意见。（4） 定期组织召开员工满意度反馈会议，反馈意见上报行政人事部部长及其他相关领导，根据指示拟出整改、跟踪考核方案。（5） 负责公司员工的工伤保险、社会保险的入保、退保及缴费结算等工作事宜。负责与劳动部门的业务联系，处理劳动纠纷、工伤事故、人事纠纷及相关事务的沟通、协调工作。（6） 负责工伤员工的住院、转院、安抚等工作。办理医疗费用、住院期间的生活费补贴、工伤休假工资的结算。（7） 负责工伤职工的工伤认定资料收集及伤残等级评定的把关和申报工作。（8） 协助做好员工招聘、人事内务工作，及人事部及上级领导交办的其他事宜。4、网络管理员岗位职责（1）负责公司计算机软件的安装、维护、公司局域网、计算机设备、监控设备、考勤系统、电话机、传真机、打印机、复印机的维护管理，为设备采购提供建议。为各部门工作提供便利和优质服务。（2）遵守公司保密制度，不得泄露公司数据、人员资料等机密资料。（3）公司安排的其他事宜。5、行政文员岗位职责（1） 负责协助行政人事部长起草文件、编写相关制度、撰写会议纪要。（2）负责公司内部文件的编辑、传阅、复印、打印、归档及通知发放。（3）负责报刊分类、登记、发放等相关报刊管理工作。任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，须经总经理批准。（4）负责来客接待、会议接待及公司饮用水管理。（5）负责公司人员物品的进出管理，所有出公司人员的生活物资出厂须行政文员开放行条，凭此放行物品。（6）公司领导安排的其他相关事宜。6、人事专员岗位职责（1）按制度规定做好人才招聘、录用、考核、培训和调整工作，负责办理员工入职、转正、异动、劳动合同签订、离职、辞退等日常事务。（2）负责会同各部门做好人事衔接配合及员工的绩效考核工作。根据实际情