流程优化建议书

1 / 20 流程优化建议书 关于完善公司组织架构优化管理流程的建议 整体思路： 组织架构设计，应该是在公司经营目标的基础上，考虑经营环境等的影响，充分利用公司资源，确定公司的职能模块，选择适用的组织模式，实现岗位的合理设置，确定组织架构，运用业务流程检验完善组织架构。 原则：精简高效、专业分工、责权对等、执行与监督分设、客户服务导向及流程管理导向 适应公司未来的健康高速发展 目标：建立完善的组织架构，明确三级管理的岗位职责 推行标准 化、规范化管理制度， 重视业务培训，提高管理人员素质 加大教训总结力度 加强职业道德、职业精神教育 一、 企业现有组织经营管理问题： 企业组织架构的设置，应该强调管理职能的有效行使和管理流程的顺畅高效。通过近段时间的调研，发现公司现有的组织架构存在以下问题： 1、基础管理体系不完善、节点不清晰、职责不明确。在现阶段弊端尚未完全显现，但在公司生产基地投产运行2 / 20 后，将会导致公司整体运营不顺畅，不能实现公司期望的达成目标，对公司战略目标的实现 缺少有效支撑。 2、从目前组织机构看，许多部门空缺，导致公司相关人员多头管理，职责不明，无法有效的进行系统工作的推进，造成关键职能弱化甚至缺失，不能体现“精简高效、专业分工、责权对等、执行与监督分设、客户服务导向及流程管理导向”的基本原则。 3、缺少公司整体资源配置、组织的管理职能，尤其是综合计划管理、人力资源管理基本缺失。 4、无技术研发部门，没有符合企业发展要求的设计研发师。目前仅仅停留在模仿阶段，模仿出来的东西缺乏市场竞争力。企业新品设计规划缺。 5、营 销系统的指挥、调度、监管、策划人员严重缺失。营销系统的销售部虽然存在，但市场部缺失，因为缺乏管理人员，职能工作全部由营销副总来负责。营销副总深陷日常职能工作之中，无法对产品的产品定位、市场定位、渠道选择等营销战略工作进行有效的规划与实施。 二、人力资源部认为，组织优化的目标应该是： 1、支持公司发展战略，强化市场应变能力，支持扩张；增强管控能力，满足业务扩张需要。 2、提高运行效率，实现有监督的授权；职责明晰、责权对等、分工协作；确保流程通畅。 3 / 20 3、专业化管理 ：市场营销、生产管理系统作为企业运营和成本控制中心，其它部门做为管理与服务部门，承担服务、监控以及战略规划等职能；公司经营行为统一、战略协同、专业高效。 4、对企业各项资源的集中管理，便于最高管理层对企业的统一控制，主要为预算管控、运营管控和人力资源管控。 5、生产管理方面： 为避免直接导致采购与生产脱节，生产与销售需求脱节。应建立从上到下、贯穿整个生产系统的长期、中期、短期完整的计划管理体系， 为适应工厂投产产能释放的现实，要形成集供应商开发管理、供应商评估 管理、供应商选择管理、采购计划管理、采购实施管理、采购招投标管理、原辅料入库管理、原辅料质量管理为一体的采购管理体系，采购管理的薄弱将直接导致采购成本、生产成本提高。 要避免检验规程缺失，质量奖惩管理流于形式，质量管控系统过于分散，质量管理的职能严重弱化，原辅料、生产过程、成品监控的质量管理职不能分别隶属于不同的管理部门。 三、综上所述，提出以下建议： 为适应企业集团化发展，部门划分为： 4 / 20 公司总部 财务部、销售部、市场部、企管部、行政人事部。 工厂 生产部、质检部、财务部、研发部、采购部、办公室 公司总部： 组建企管部： 鉴于公司目前计划管理、决策支持及相应档案信息的管理职能缺失，组建企管部，增加企业计划、决策支持职能。 主要职能： 计划职能：拟订公司战略、年度计划；分解、制定和调整各部门的月度计划，并对年度、月度指标的完成情况进行监督、考核；制定企业详细的销售、发货计划并对执行中的计划进行监督、考核； 决策支持职能：对公司各部门、工厂上报的数据进行综合的统计分析，向公 司领导层提供决策所需的量化信息； 岗位设立： 企管部设置部门经理、计划主管等岗位。 目前部门、经理暂缺，可由副总经理兼任；计划主管负责计划职能和对公司总部及工厂的督促检查职能，应有1 人，实有 0 人，应该马上配置 组建行政人事部 5 / 20 主要职能： 行政职能 承担公司原有的全部行政职能 人力资源职能 对企业整体的人力资源进行规划，负责人员的引进、培训、调配、薪酬、绩效等人力资源的组织管理工作 组织机构职能 拟订部 门设置、调整方案；制定、优化各级管理流程并拟定相关的管理制度。 岗位设立： 行政人事部设部门经理、行政主管、人力资源主管等岗位 行政主管负责原有的行政职能，应有 1 人，实有 0人 人力资源主管负责人力资源职能，应有 1 人，实有 0人 优化市场营销系统： 现代化食品饮料企业的核心工作是设计研发与销售，研发推动销售增长、销售增长保障企业对研发的更大投入。目前公司营销系统的组织结构中，严重缺失各个职能岗位的设置与工作人员来承担相关职能工作。因此建议 企业在营销系统中增设以下职能岗位并进行人员补充： 营销系统由市场部、销售部、研发中心三个部门构成，由营销副总分管。 6 / 20 组建市场部 主要职能： 对公司产品的产品定位、品牌定位、市场定位、渠道选择等营销战略工作进行有效的规划与实施；整体营销策划及推广等。实现企业销售目标，办事处销售工作的监察与评估；进行市场调研、预测与数据分析；制订和实施销售计划；销售政策的制订与施行。 岗位设立： 市场部设部门经理、市场监察专员、市场分析专员、市场策划专员四个岗位组成。 市场部经理职责为： 全面计划、安排、管理市场部工作；制定年度营销策略和营销计划；协调部门内部与其他部门之间的合作关系；制定市场部的工作规范、行为准则及奖励；指导、检查、控制本部门各项工作的实施。 市场监察专员职责为：监察办事处实际库存、资金、市场行为、各项工作的落实情况，提出整改措施并向营销副总提交相关监察报告。 市场分析专员职责为：对市场、客户、竞争对手、供应商及行业发展状况等信息进行收集、 整理、分析，为各项业务决策提供依据；持续收集、提供与公司业务发 展相关行业的市场情报。 市场策划专员职责为 : 进行行业市场分析、产品方7 / 20 案可行性分析、市场机会分析，协助营销副总制定市场营销策划、产品推广方案；策划、组织和执行产品推广活动、产品展会、各类广告等工作；负责公司网站、宣传资料、 VI 体系建立等工作。 优化销售部： 销售部主要职能：负责公司产品的销售，建立可持续发展的市场渠道，对本公司产品根据市场情况进行合理定位，找到公司产品的合理市场定位等销售管理工作，对办事处的日常销售工作进行指导与管理，进行销售数据的录入、整理、分析、归 档等工作。由销售部经理、办事处经理、销售统计员、售后服务人员四个岗位组成。 岗位设立： 销售部经理职责为： 对办事处人员的工作进行管理；贯彻、执行公司制定的销售方针与政策，对销售业务活动的过程及结果进行管理；完成营销总监所下达的销售目标；开发渠道资源，将产品顺利送到终端；配合市场部门研究终端需求方式，顺利达成销售；协调与公司其他部门的各项工作。 营销统计员职责为：即时录入与统计各类销售数据；编制营销系统需要的各项报表为销售决策提供数据依据；进行相关文件的整理与归档等。 销售售后服务员职责为：接受与处理经销商与终端客户的各项投诉；对相关投诉内容进行分类整理、统计、8 / 20 归档，提交相关分析报告提交营销副总。 目前营销系统在产品设计、风险控制、市场信息收集与分析、营销策划、销售数据整理与分析等方面急需要完善与提升，希望公司能够在 2016 年内进行迅速的补充。如果人员招聘困难则在前期可以将市场监察员与市场分析员、营销统计员与售后服务员可以合并进行工作，但是从长期发展角度规划，则需要专岗专职进行细化工作。 生产基地： 优化设计生产管理 系统： 生产系统由生产部、质检部、采购部、研发部组成，由生产副总经理分管。 1、生产部主要职能 : 根据公司经营目标和年度生产计划组织编制生产作业计划，根据计划执行情况和企业内外部条件的变化及时调整和修改计划； 负责拟定公司生产管理制度，并对制度的运行进行检查、指导和维护，并根据运行情况适时修订、完善生产管理制度，以保证制度的有效性； 按照生产计划进行组织、实施，保证生产任务按时、按质、按量完成，做好生产要素的及时、合理配置和调度，力求 均衡生产； 掌握生产过程中的质量状态，指导生产车间的质9 / 20 量管理工作，及时解决生产中出现的质量问题，保证产品一次交验合格率，完成公司质量指标，主导参与质量事故的处理； 负责检查和协调车间的生产组织、过程和进度等，主持召开生产调度例会，解决生产管理中的隐患，协调解决影响生产进度的问题，保证产品交货按期完成； 负责制定本部门的生产成本管理制度，并实施监督、检查和考核的职能，指导和协调各生产车间的成本控制管理工作，完成公司规定的成本指标； 负责组织生产现场管理及其基 础建设工作，对各生产车间现场管理的效果进行监督、检查和考核，保证生产现场处于安全、高效生产的良好状态，负责生产管理危机预案的制定； 负责生产涉及文件、资料、信息、档案的管理，编制并按规定报送各类生产统计报表； 负责制定产品生产工艺执行制度，对各生产车间的工艺纪律的执行情况进行监督、检查和考核。 协助总部企管部完善工时定额的制定。 负责制订本部门的各项管理制度、工作流程和工作计划，并对其执行过程进行检查和维护；根据运行情况适时修订、完善，保证其有效性和适宜性。 岗位设立： 生产部设置经理、计划员、调度员、设备员、保管员、配送员、车间主任等岗位。 10 / 20 目前经理暂缺，可由副总经理兼任；计划员负责生产计划的制定和调整、派发生产任务单职能，调度员负责生产协调职能； 设备员负责对设备进行日常维护职能； 保管员负责原材料的入出库管理职能； 配送员负责成品的入出库管理职能； 车间主任负责车间的行政管理与生产管理等相关职能。 2、采购部主要职能： 制定原、辅材料的采购计划； 负责公司原、辅材料采购的供应商及价格管理、采购费用管理、部门成本目标管理的基础建设； 按计划数量和质量要求对原、辅材料进行采购。 岗位设立： 采购部设置经理、采购员等岗位。 机物料采购流程优化建议 目的：降低采购成本、提高工作效率、优化采购流程 现行流程： 一、需求部门根据各自需要提交采购申请单由仓库确认库存。 二、领导审批。 11 / 20 三、需求部门将采购申请单交回仓库，仓库再将每张申请单登记备案 。 四、采购员到仓库领取采购申请单 五、采购文员将所有申请单录入 Excel 表，根据历史购买情况按供应商进行分类打印并传真给供应商；采购员对新物料进行市场查询购买。 六、仓库验收入库。 七、需求部门根据采购申请单和领料本领用物料。 现行流程的缺点： 1、审批流程烦琐，需求部门需要来回审批，浪费时间。 2、需求部门不了解相互需求信息，经常重复计划。 3、常规物料由仓库统计提交采购申请，每次提交申请单约 10 张。领导审批签字次数多，且采购部需重新统计，造成重复工作。 4、需求部门领用物料时经常相互领用，造成其它需求部门缺料。【如： X 车间 9 月 3 日申请 40 个 XXX 轴承， Y车间 9 月 4 日申请 50 个 XXX 轴承， 9 月 5 日到货 40 个， Y车间先于 X 车间到仓库领用，而 X 车间 9 月 5 日需要使用该物料，仓库无理由不发货给 Y 车间，便造成该车间缺料。】 建议改进措施： 根据我厂实际情况对物料进行分类申请、分类采购 12 / 20 一、常规物料采购申请由仓库提交。仓库定期检查库存，当库存下降到警戒点时，仓库直接统计并提交 OA 采购申请汇总表待领导审批，以便及时补充库存。建议由物流部与设备部共同确定安全库存、订货周期、最高库存量等。 优点： 1、常规物料使用频率高，金额占总金额比重不大，所以不必担心该类物料会过多增加库存成本。 2、由仓库提交 OA 采购申请汇总表可节省纸张达到节约成本的目的。 3、批量购进可降低采购成本如运输费等。 4、可防止缺料造成的损失。 5、节省提交手工单据的工序，减少重复工作，有利于更好地进行物料跟踪。 6、避免需求部门重复计划。 7、减少领导审批次数。 8、有利于仓库更好地进行库存控制。 二、车间其它非常规物料申请：需求部门提交采购申请单交车间统计员汇总，并由车间统计员提交 OA 采购申请汇总表，每日或 23 日提交一次。 优点： 1、简化需求人采购申请审批程序。 2、减少领导审批次数。 13 / 20 3、提高工作效率。 三、急用物料可由需求部门直接提交 OA 采购申请，鉴于车间实际情况，需求部门填写采购申请单交由车间统计员提交 OA 采购申请单，领导审批通过后采购部将 在最短时间内回复需求部门。 总结：以上本着从实际出发、具体问题具体分析的原则，以提高工作效率，降低采购成本，优化采购流程为目的，对采购流程提出的一些建议。其合理性有待各位共同探讨，若有异议或有更好的建议请指出。 采购流程优化建议报告 一、未来采购流程 物料主数据维护流程 采购供应商主数据维护流程 采购主数据维护流程 采购框架协议维护流程 采购计划流程 采购价格维护流程 采购申请流程 采购询报价流程 采购订单流程 进口物料采购流程 采购寄售流程 采 购分包流程 成本中心采购流程 采购收货入库流程 采购发票校验流程 散件退换返修流程 供应商评估流程 二、需要优化的流程 1、 采购计划流程 采购收货入库流程 采购发票检验流程 14 / 20 三、流程现状分析及优化建议 采购计划流程 ? 现状分析 采购计划的依据：生产计划、产品报价单、兼容性列表、散件当期库存、在检在途物料、采购订单；物料消耗分析；未执行销售订单；等 采购计划制定过程：将生产计划中各产品利用 EXCEL 表格中的功能按照标配 BOM 进行分解，根 据兼容性列表和物料消耗分析结果，将依照标配分解后的物料分解到兼容物料，对于单个物料根据安全库存、分解数量、历史消耗等因素按照一定的公式计算需求量；在此基础上，计划员查看目前的库存数据、在检在途数量、采购订单以及未执行销售订单的预计消耗数量等计算出计划采购数量；在对每一物料计算完毕，分类进行汇总；采购员依据自己掌握的信息对计划提出修改意见，采购部经理在审核时也根据产品、物料的各种情况对计划进行相应的调整。计划在分管总经理批准后执行。 存在的问题： 计划的周期：目前的计划是本月底做下月计划，而对 于采购周期较长的物料则需要采购部自己预测； 计划的准确程度：目前的计划在总体数量、系列层次数量方面相对比较准确，但在机型这一层次，准确程度已经很不准确，到采购部分解到物料层次时，更重要的是依据经验进行调整； 全部手工操作：除利用 EXCEL 进行标配分解外，15 / 20 其它工作基本上全是手工操作，如历史的积累和兼容部件的计算，对库存数量的冲减，对 PO 的核查，最终计划调整等； ? 优化建议 销售部门提供两个月滚动销售计划，采购计划依据销售计划和整机安全库存进行制定；建议：销售计 划制定过程中尽可能保持原始数据，减少中间的加工环节； 建立采购计划制定模型：因为销售计划制定到机型，为分解到兼容物料，需要为分解建立模型；模型分为两个两个层次：商品编码层次、兼容物料层次。 采购计划制定过程：计划员利用系统中的历史数据分析计算各机型中商品编码层次产品的比例，并将销售计划分解到商品编码层次；在商品编码层次对产品列出所有兼容部件，并分析计算兼容部件之间的比例，然后通过 MRP 运行对商品编码层次的计划分解到兼容部件层次，分析各兼容部件之间数量的合理性，并做出调整。 采购计划细化到周； 数据的分析在系统中进行：通过运作，系统将保留各物料的相关历史数据，通过报表对这些数据进行分析； 采购计划可以随时根据销售情况进行调整； 2、采购收货入库流程 蓝图设计中的“采购收货入库流程”包含现在的收货操作、请检操作、入库操作以及其中的货物交接及管理；设计流程中与现有流程中主要的优16 / 20 化在于收货的规范和货物管理的规范。 采购收货 收货计划 现状：采购员向供应商下达采购订单后，供应商的交货确认不能及时反应给接货人员；采购订单中到 货日期不准确；以上造成接货人员、仓库保管员被动接货，接货人员无法预知即将到货，仓库保管员无法根据预计到货安排存放位臵。 优化建议：采购员向供应商下达采购订单后，负责交货催收；系统中建立催收规则，提醒采购员进行催收；采购员将供应商对催收的反馈在系统中进行确认；根据交货确认和采购订单形成采购收货计划，接货员按照收货计划安排接货，仓库保管员依据采购收货计划安排存储位臵。对采购订单日期、收货计划、实际交货日期进行对比分析，作为对供应商和采购员考核的依据。 供应商送货 现状：在采 购员向供应商下达采购订单后，供应商按照自己的方式和送货单格式进行送货，接货人员不能清楚地知道供应商所送货物的明细，造成收货过程烦琐，速度慢，对于货物不熟悉的人员很难操作。 优化建议：规范供应商的送货单。供应商送货单是接货的重要依据之一，送货单是否能够清晰地表明所送货物，是提高接货工作效率和接货正确性的重要保障。建议设17 / 20 计同采购订单相对应的送货单，送货单中至少应包含以下内容：采购订单号、采购订单行项目、物料名称、采购订单行项目数量、实际送货数量、包装后数量、合计送货数量等。 收货 现 状：供应商将货物送到浪潮后，采购部接货员负责同供应商进行货物的交接并进行初检，在确认送货数量及初检合格后填写提货通知单，由物控部搬运员将货物搬运到提货通知单上所写地点，并进行交接； 品管部检验完毕，打印并粘贴条码后，将货物送至仓库，同仓库保管员进行交接。其中在货物接收后，货物的管理进行三次交接，实物进行多次交接，进行多次清点。 优化建议：收货由物控部负责，采购部负责交货确认和送货单的规范，为准确收货提供必要的依据，这样将避免多次交接和清点。 货物的管理 现状：待检区由品 管部负责管理，仓库由物控部负责管理。即在货物到达浪潮后，货物的管理存在多次转移，货物的管理不统一。 优化建议：待检区由物控部负责管理，统一公司的货物管理。品管部依据系统收货产生的检验批进入待检区进行抽检，物控部对出入待检区的货物进行登记。这样，在同一仓库中货物管理的职责明确，简化了交接手续，利于提高工作效率。 采购入库 18 / 20 入库操作 现状：品管部检验完毕，品管部将检验报告分别交采购部和物控部，并将实物同物控部仓库保管员进行交接，采购部对批合格部件办理入库。具体操作为：进入国 强系统，填写入库单，填入物料名称、供应商名称、价格、数量等信息，仓库保管员对入库信息进行确认。存在的问题：一是入库与采购订单、供应商送货没有形成约束机制，二是入库单填写完毕在仓库保管员未确认时已改变库存。 优化建议：物控部依据送货单对采购订单在系统中进行收货，同时产生检验批，检验完毕，品管部对检验结果做出使用决策，自动修改库存，并产生入库单。这样，收货依据送货单和采购订单进行，建立了三者之间的联系。 入库方式 现状：目前存在两种入库方式：估入 /冲估入、标准入库。在办理入 库时，如果供应商发票已到，则按照发票价格办理入库；如供应商发票未到，需要办理估入手续，在收