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公文写作常见错误辨析 尽管国务院、国电公司的公文处理办法及国家标准公文格式对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定在我们一些电力企业尤其是基层部门写作公文还经常存在各种各样的错误究其原因主要有：对上述规定、标准不熟悉也没有好好学习基本上是个门外汉；对最新的规定、标准不了解仍然沿用旧的、不规范的写法；写作态度不够认真没有严格按照规定、标准的要求去做；文字表达能力较差又没有反复推敲认真修改明确了错误原因就可以根据自已的具体情况有的放矢地加以解决避免写作错误的产生 下面对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍： 一、文种不明 即从公文的标题上看不出属于种公文例如“关于接待德国公司总裁访问的事”这一标题就没有表明是“函”是“请示”还是“通知”；而国家行政机关公文处理办法明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类一般应当标明发文机关”又如“汇报电力标准化工作”这一标题不仅没有文种连题意也不清应该根据这份文件的内容与目的或者把它改为公文类的“（发文单位）关于电力标准化工作的报告”或者改为事务类的“（发文单位）电力标准化工作总结” 二、生造文种 一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体拼凑在一起不伦不类例如“关于的请示报告”；另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发 第一种情况容易改正只要根据公文内容确定一个文种把另一个删去即可第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文下行的可以采用“通知”文种用以下方式行文： （1）规章制度类文书以“印发”形式行文如省电力有限公司关于印发省电力有限公司公文处理规则的通知把发布的规则作为通知的附件一起行文（又国家电力公司公文处理办法第十六条规定：“公司内部规章制度以国电内规 字号印发由法律事务部审核编号”据此规章制度类文书也可以不用“通知”文种而直接行文但字号及审核编号部门应按规定） （2）事务文书以“转发”或“批转”的形式行文（上级、同级或不相隶属单位的用“转发”下级单位上报的则用“批转”）如关于转发电业局1999年工作计划的通知将1999年工作计划作为通知的附件行文 如果是上行公文可用“报告”行文把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件 三、错用文种 错用文种的情况更为常见大致有以下几种： （1）把“请示”误为“报告”例如关于电厂国有资产评估立项的报告其内容是申请对现有国有资产进行评估立项应使用“请示”却误用为“报告” （2）滥用“通知”即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知” （3）滥用“请示”有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时不用本该使用的平行文种“函”特地用“请示”这一上行文种认为这样做是尊重对方好办事这种做法破坏了行文规则必须改正 （4）“批复”误用为“通知”或“函”对下级的“请示”必须用“批复”这一文种作答复但有的公文却写成关于批复的通知（或函）应改为关于的批复 （5）“函”误用为“批复”某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时本该用平行文“函”却写成关于（单位）（事项）的批复 （6）误用处分事项公文文种“决定”和“通报”均可用于处分事项处分“决定”是行政处分的正式文件要装入被处分人的档案；批评性“通报”主要起教育警醒作用不装入档案批评性“通报”可以带附件（即关于事件或事故的调查报告）处分“决定”不能带