接待及礼品管理.doc

接待及礼品管理 目的：为进一步规范浙江鸿济医药有限公司公务接待工作，公司对外接待工作本着“统一管理、事先申请、厉行节约”的原则，提升公务接待礼仪水平及服务重量，塑造鸿济医药公司品牌行象及市场声誉，建立维护良好社会公共关系，结合公司自身实际情况，特制定公司接待管理制度。一、接待原则1. 因公原则：用于经营管理过程中公务所需接待，任何私人朋友或因私应酬不得列入接待费用。2. 事先申请原则：接待过程中应严格遵守事先申请原则，厉行节约。3. 统一管理原则：协议单位由行政部统一管理。4. 对等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待，落落大方。5. 保密原则：向来宾介绍情况，注意保守公司机密，巧妙回避不宜回答的问题。二、接待工作规定1. 所有接待工作，都应事先填写接待审批表，说明具体招待对象、人数、事由、标准等内容，经审批后，交行政部门安排。2. 陪同人员数量应根据需要安排，原则上应控制在来宾人数的 50%以内。3. 接待酒水，须按照接待级别自带，且保证足量。4. 如遇特殊情况无法事先审批，应电话沟通董事长或董事，以微信截图或信息为凭据，通知行政部门安排；并于 3 个工作日内补办审批手续；逾期由接待部门负责人自行结算。三、接待费用结算1. 接待结束后可退回多余酒水，并按实际使用情况完成礼品领用单）审批。2. 费用报销时需提供用餐发票、接待审批单、用餐明细单据四、接待标准接待规格A 级接待B 级接待C 级接待D 级接待到访客人级别政府市级（指地级以上市，不含县级市）或区（县、县级市）正职领导、重要合作企业总经理、重要代表团政府区（县、县级市）副职以下领导、海外一般客人、合作企业领导、重要关系部门领导、重要业务接待指业务往来中的客户经常往来的客人接待人员级别董事长/董事董事长/董事接待对口部门负责人或行政部负责人接待对口部门负责人或行政部专员车辆接送商务车接送、专人陪同商务车接送/指定某人负责安排滴滴专车帮忙叫出租车迎接由指定人员在列车/航班抵达前发送信息告知来宾我司接送情况/火车站/机场树立有公司 LOGO 的欢迎牌迎接相关部门负责人等候迎接。/董事长等候迎接会务准备检查贵宾喝茶室会议室环境检查贵宾喝茶会议室环境 检查会议室环境 检查会议室环境公司简介或相关会议资料、纸、笔、茶水（可根据来宾需要调换其他饮品）、干/湿纸巾、会议桌花、席卡摆放到位公司简介或相关会议资料、纸、笔、茶水（可根据不同来宾可调换咖啡、矿泉水等）、水果、干/湿纸巾、会议桌花、席卡摆放到位公司简介或相关会议资料、纸、笔、矿泉水、纸巾摆放到位公司简介或相关会议资料、纸、笔、矿泉水、纸调试好音响设备、投影设备等调试好音响设备、投影设备等 根据需要调试好音响设备、投影设备等水果：按每人一份量摆放，选择时令水果，瓜类水果做好去皮处理 水果：选择时令水果，瓜类水果做好去皮处理 用餐标准不限600元以内/人400元以内/人150元以内/人 酒水建议白酒：飞天茅台 红酒：2012 贺兰神红酒、2013 贺兰神红酒或相同价位红酒红酒：2013 贺兰神或同价位红酒 鲜榨果汁或饮料红酒：2012 贺兰神红酒、拉菲奥西耶徽纹；或同等价位酒品董事长董事指定酒品住宿安排不限五星级酒店（签约酒店）。最高领导可安排行政套房，其他随行人员入住四星级酒店或商务酒店（签约酒店）。最高领导可安排豪华/高级快捷酒店（签约酒店）标准房型礼品安排董事长或董事指定董事长或董事指定董事长或董事指定董事长或董事定注：1.除董事长或董事参加外，消费时原则上不安排洋酒、鱼翅、鲍鱼、燕窝等高档物品； 2.除董事长/董事批准外，原则上不安排娱乐活动五、礼品管理要求1. 中、高档礼品（如：香烟、燕窝、虫草、茶叶、名牌箱包、高档酒等）由董事长统一采购。2. 专题活动、大型庆典等活动礼品由发起部门根据活动需求，同活动方案一并完成专项审批后采购。3. 对于由其他公司赠送的礼品，应上缴礼品库。由礼品库管理员填写礼品采购入库单推送相关入库人，月初统一提交所有回礼的礼品采购入库单，给专管人核查。4. 接待用酒按实际使用数量填写礼品领用清单，进行库存扣减。5. 礼品领出后如未使用或未全部送出的，领用人须尽快完成核销领用手续；未按时退回的，一经发现，以严重违纪处理。6. 领用后所退礼品由礼品库管理员在原礼品领用清单“退回栏”注明所退礼品名称及数量，并再次填写礼品领用清单，以负数入库并推送相关礼品退还人，月初统一提交所有退库单据给专管元核查。7. 所有礼品采购均需完成礼品采购入库单审批后方可进行购买。9. 每季度由礼品库管理员及行政部共同对礼品出入库情况进行汇总，并进行实物盘点，盘点结果提交董事长审阅。10. 库房内礼品的摆放要整齐有序，便于取放。要保持库房通防止物品变质，注意礼品保质期，及时处理保质期、使用期限的礼品；如遇礼品到货