财务管理细则(草案).doc

项目代码司0602项目名称制度编写文档编号GL00027版本V1.1页数财务管理细则（草案）北京东方美德文化传媒发展有限公司修订记录次数完成人主要改动及注意事项日期版本0欧素云创建文档2007-5-231.01欧素云修改文档2007-8-11.12345678910注：有记录修订十次后应整体新建文档。目 录第一条财务报销管理2第二条 报销2第三条 借款3第四条预付款5第五条备用金6财务管理细则东方美德司字2007第 号公司各部门：经董事及职工代表大会讨论通过，决定将自颁布之日起实施，望遵照执行。附件：2007年8月31日主题词：制度 通知报送： 抄送：市场部、技术部、数字电视部、网络电视部、总经理办公室公司财务报销管理细则为了加强公司的财务管理工作，合理控制费用支出，统一各部门的报销标准及程序，提高财务管理水平和成本控制意识，现根据公司预算控制方案及公司经营活动的特点，特制订本细则。第一条 财务报销管理1. 公司资金使用管理原则为“计划控制，专款专用”，财务报销工作根据本原则进行。2. 部门经理须对部门预算的使用负责，应做到部门开支合理和节俭，控制部门成本。3. 部门须根据部门预算在月初提交用款计划，计划对本月部门需要发生的借款、费用支出事项的金额、发生时间、支付方式（现金或支票）等做出合理安排。4. 部门可根据周工作进展调整周用款计划，并于工作动态中体现。5. 总经办（财务）根据用款计划准备资金及开展财务报销管理工作。6. 财务报销管理包括借款、备用金、报销等的执行与管理。第二条 报销1. 公司对无预算项目或预算外费用原则上不予报销。2. 部门经理需对费用的发生负责，并有效控制预算。3. 费用报销的审核： 由各部门经理负责本部门人员费用报销的真实性、合理性的一级审查； 由总经办（财务）对报销票据按财务流程和预算控制进行二级审查； 总经理进行最后的审核批准。4. 报销的审批权限：部门经理的审批权限为单笔支出2000元；2000元以上的单笔支出须由公司总经理审批。5. 出纳职责：出纳人员须对违反规定用途和不符合开支标准的支出不予报销；出纳人员在所有单据审核无误后方能付款。6. 报销流程： 费用支出须由部门或个人先行填写“申购单”或“付款申请书”，报部门经理审批同意；部门经理签字后交予总经办（财务），经总经办（财务）审核后可办理借款手续，领取借款后支出费用。 费用发生完毕后，经手人应及时将发票及相关单据明细（如采购清单）等加以整理归类，用“支出凭单”规范粘贴； 经手人填写“支出凭单”，并粘贴原始发票、有关附件，由部门经理对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，并标注预算支出项目，审批签字后交总经办（财务部门）； 总经办（财务）据该部门的预算对“支出凭单”后所附的原始发票和单据按财务流程进行审核，无异议的由总经办主管（财务主管）签字核准； 部门审批权限内的费用支出，出纳据“支出凭单”及签字执行报销； 部门审批权限外的费用支出，须经总经理审批签字，总经办（财务）方可执行报销； 超预算的费用支出，总经办（财务）可办理预算额度内的费用报销；超预算部分由部门安排在其他有剩余额度的往期预算中，经总经办（财务）审核无异议、签字后，上交总经理审批，签字后执行；7. 凭单填写及粘贴说明： “申购单”或“付款申请书”的填写：须列明该项支出的预算项目、用途、预计金额、款项支付预计时间等要素； “支出凭单”的票据粘贴：须按费用性质（如：差旅费、交通费、住宿费、餐饮费、办公费等）作分类，一类票据集中于一张“支出凭单”上。 “支出凭单”填写：经手人在填写时应遵照“实事求是、准确无误”的原则，填写费用的发生原因、发生金额、发生时间、参与人员、人数等要素，并须在发票背面签署自己的名字，交共同参与的人员复查；有涂改或费用金额的大、小写不一致等的“支出凭单”无效。8. 报销票据说明： 费用发生过程中，经手人应充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等； 非合法（被税务机关认可）的票据将在财务审核流程中剔除，该部分支出，公司原则上不予以承担，由经手人自行负责； 如实际发生金额与发票票面金额不符，需提供有效证明（收款人盖章收据或证明等）予以确认； 在实际支出大于票面金额而又无法确认情况下，超额部分公司不予承担，由经手人自行负责。9. 差旅费报销： 差旅费按照公司制度规定的标准实报实销，超支自付，节约归己； 差旅费的标准包括住宿费、餐费、市内交通费（机场往返的民航班车）、通讯费等，报销时按出差实际天数计算。每天标准详见公司报销制度； 员工长途出差将获出差补助，按出差实际天数计算。节约部分给予补助的标准为节约部分的50，按差旅标准和出差天数核算，但如出现违反公司差旅费报销制度的情况，将取消出差补助及结余补。每天标准详见公司报销制度； 出差员工凭有效差旅票据填写“支出凭单”，走一般报销流程报销； 员工出差期间需就近探亲、办事，需事先经部门经理批准，其绕道等车船费由本人自理，不得报销，该段时间不得报销差旅费。 员工差旅费节约部分，公司将按比例给予员工补助。10. 交通费报销： 公司各工作人员外出办事原则上不准乘坐出租车，特殊情况须提前请示部门经理，或申请公司用车； 申请公司用车需提前办理有关手续； 公司用车所发生停车费、通行费（含各类过路、过桥费）于实际发生后填具“支出凭证”据实报销。11. 预算外的费用报销： 预算外费用原则不予报销； 如确有需要支出的预算外费用，经手人除在“支出凭单”上写明发生要素等，还要写明超预算费用的原因及必要性； 预算外费用的“支出凭单”走一般报销流程到总经办后，经核实确有必要，将送交总经理审批，总经理审批通过，总经办（财务）方可进行报销处理。12. 报销时间： 经手人应在取得发票后的3天之内取得审批齐全的“支出凭单”，送交总经办（财务）。 财务每周四处理各部门的费用报销。 当月费用当月报销；无正当理由不当月办理报销，且对财务月结帐及其他财务工作造成影响的，总经办（财务）有权酌情处罚。 每月报销周期为225日，每月26日以后发生费用计入次月报销。第三条 借款1. 公司对无预算项目或预算外项目的借款原则上不予办理。2. 借款必须为专款专用。3. 部门经理借款审批权限：部门经理借款审批权限为2000元，超出权限的借款须由总经理审批。4. 借款原则： “前款不清，后款不借”原则； “谁借款，谁报销”原则； “专款专用”原则。5. 借款流程： 借款人详细填写“借款单”并附上必要的估价表、付款协议或合同书等，在“借款单”上注明借款原因、金额，资金性质（预算项目），并签字； 部门经理对借款单审批签字； 财务部门对借款单进行审核，并由总经办主管（财务主管）签字核准； 在部门经理审批权限内的借款，总经办（财务）可给予办理借款（现金或支票）领用手续；超出部门经理权限的借款，须由总经理审批签字后方可办理借款（支票或现金）领用手续。6. 出差借款： 员工因公出差外地，应先提交出差计划，由部门经理向总经理申报，经总经理批准后出差； 出差借款需凭总经理签字后从出差计划到总经办（财务）复核； 出差借款的额度应结合出差周期、出差地点、出差安排、预期目标（如销售合同签约额）等进行预测、提出。7. 个人临时性借款： 一般不予借给，特殊情况经批准可借给；有借款尚未还清者，一律不准再借； 借款人填写借款单，注明个人用途及归还日期，借款周期不得超过3个月； 个人借款额一般不超过其2个月工资额，超过时须有公司担保人签字并负责； 个人借款须经部门经理审批后，由总经理签批； 到总经办（财务）以借款单作为借款还款依据； 个人借款逾期未还，公司有权直接从该员工及担保人工资中扣除。8. 借款核销期限： 使用现金和支票进行零星购物的借款在一周（七日）内报销； 对无正当理由超过规定期限，未能报销而又没归还借款的，总经办（财务）可直接从借款人次月工资中扣回借款，待报销后再行支付。 无故不办理借款余款归还者，总经办（财务）除可直接从工资扣除余款金额外，还将根据情节严重程度进行经济处罚，处罚额度为每日罚款未归还金额的千分之一。9. 为了减少现金的零星支付，现金借款最低限额为200元，低于200元的由个人垫付；在能明确收款方名称及付款金额的情况下，400元以上的借款应尽量使用支票。10. 借用支票应取得收款单位全称及精确金额，以免丢失支票时造成损失。对于丢失支票的人员，根据情节轻重，处以必要的经济处罚，造成损失者，由持票人负责赔偿。11. 借款现金1000元以上需提前一天通知总经办（财务）；未提前通知的，总经办（财务）有权当天不予借款。12. 借款2000元以上需于提款日期前至少1天到总经办（财务）办理借款手续，以留时间完成财务程序。第四条 预付款1. 部门须根据合同或协议办理付款申请。2. 公司对无预算项目或预算外项目的预付款将不予办理。3. 部门经理预付款审批权限：部门经理的审批权限为2000元，超出权限的预付款须由总经理审批。4. 经办人详细填写“付款申请书”并附上付款协议或合同书等，在“付款申请书”上注明付款事由、金额，并签字。5. 部门经理对“付款申请书”审批签字，并标注预算支出项目。6. 财务部门对“付款申请书”进行审核，并由总经办主管（财务主管）签字核准。7. 在部门经理审批权限内的预付款，总经办（财务）可给予办理预付款（现金或支票）领用手续；超出部门经理权限的预付款，须由总经理审批签字后方可办理预付款（支票或现金）领用手续。8. 通过银行汇款进行预付款的，须在二十天内办理报销。第五条 备用金1. 公司根据部门业务需要为部分部门提供紧急备用金。2. 紧急备用金是在部门在紧急情况下需要使用现金时，因财务程序的关系将不能在使用前完成正常借款程序，而可供部门临时调用的现金。3. 紧急备用金支出须为预算内项目。4. 部门紧急备用金由部门经理负责日常管理和支配。5. 紧急备用金不允许挪作私用，由总经办（财务）按季度核实清算。6. 紧急备用金原则上在非紧急情况下不能使用，能走借款流程的仍需走借款流程。7. 部门备用金的最高额度为5000元，领用额度由经理办公会根据部门业务需要讨论确定。8. 备用金核销： 备用金由部门经理需填写“紧急备用金申请单”