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,为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作，2012年4月16日，中办、国办联合印发了党政机关公文处理工作条例，同时废止了1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法。该条例自2012年7月1日起施行。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文一、文书的概念文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文二、文书的分类1、按使用领域划分通用文书（公务文书）专用文书事务性文书（如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等）,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文二、文书的分类2、按行文方向划分上行文指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。下行文指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。平行文指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文二、文书的分类3、按涉密程度划分绝密文书机密文书秘密文书4、按办理时限划分特急件急件平件,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文三、现行13种行政公文根据国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法规定，我国行政机关现行公文有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函会议纪要。,最新公文种类,2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,与原条例和原办法的不同,注重继承保留，文种数量相对减少。原条例和原办法共18个文种；最终条例确定党政机关公文主要文种15个，去掉了“指示”、“条例”、“规定”。原则上不区分党政机关文种适用对象。只有命令（令）、议案两个文种例外。15个文种适用范围表述的变化。对决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报告、纪要等9个文种适用范围作出修改。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第一节请示（一）什么是请示是向上级机关请求指示、批准和批转的公文。是上行文，不必事无巨细都向上级请示,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第一节请示（二）请示的特点1.行文的超前性。不能“先斩后奏”。2.行文的条件性。职权范围内无法解决的困难与问题。3.内容的单一性。一文一事。4.明显的时效性。紧急或重要事项时行文。上级应及时答复。5.结果的期复性。上级不管是否同意，都要予以答复,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第一节请示（三）请示的类型1.请求指示类的请示。请求上级机关给予政策、认识上的指示的请示，旨在解决“请求应当怎样做”的问题。2.请求批准类的请示。请求上级机关给予批准、认可的请示。请示事项往往涉及机构变化、人事任免、财务运用、项目安排等方面要求上级给予批准的问题。旨在解决“请求批准这样做”的问题。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第一节请示（三）请示的类型3.请求批转类的请示。旨在解决“请求让相关机关这样做”的问题。,关于交通肇事是否给予被害人家属抚恤问题的请示最高人民法院：据我省嫩江县人民法院的请示，他们对于交通肇事致被害人死亡，是否要给予被害人家属抚恤的问题，有不同的意见。一种意见认为被害人是有劳动能力的人并遗有家属需要抚养的可以给，被害人是没有劳动能力的老人或儿童不给；一种意见只要不是由被害人自己过失所引起的死亡，不管被害人是有无劳动能力的人都应酌情给一点抚恤。我们同意后一种意见。几年来实践经验证明，这样有利于安抚死者家属。这样主张因无现行法律或有关政策指示作根据，是否妥当，请批示。黑龙江省高级人民法院一九六三年三月二十一日,关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示国务院：随着对外改革开放的不断扩大，人民生活水平不断提高，近年来，中国公民自费出国旅游不断增加，为适应改革开放形势，加强中国公民自费出国旅游的管理，特制定了中国公民自费出国旅游管暂行办法。附件：中国公民自费出国旅游管理暂行办法以上暂行办法如无不妥，请批转发布执行。国家旅游局（盖章）公安部（盖章）一九九七年二月二十八日,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第一节请示（四）请示的结构标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注1.标题：发文机关+事由+文种如XX地区街道办事处关于解决农转居群体就业与社会保障问题的请示。请示的标题通常采用事由+文种形式标题中一般不采用“申请”、“请求”等词语，以避免与文种请示在语意上的重复。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第一节请示（四）请示的结构标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注2.正文正文的结构是：发文缘由+请示事项+结尾(1)发文缘由，是请示正文的开头，请示事项的基础。它往往需要说明请示的意义、根据，有的还需要说明背景。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第一节请示（四）请示的结构2.正文(2)请示事项。请示事项，是请示正文的核心。请示事项应具有可行性与可操作性，对需要上级机关审批的事项要进行具体明确的说明，为了有利于审批，还可进一步提出切实可行的办法、措施、建议。但不能只写问题，不表明看法。(3)结尾。请示要求常以尾语形式表达，一般有：“当否，请批示”，“以上要求，请予审批”，“妥否，请批复”等。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第一节请示（四）请示的结构3.写作要求（1）一文一事，一事一请，不得“一文数事”。（2）只主送一个上级机关，不得“一文多送”，如需报送另一上级机关，可用抄送形式。（3）逐级行文，一般不越级请示，也不写给上级领导者个人。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第一节请示（四）请示的结构3.写作要求（4）请示理由须充分得体，合乎逻辑.（5）陈述请示缘由时须如实反映情况，不弄虚作假或夸大困难。（6）请示目的要明确，请示的事项具有现实可行性。（7）事前行文，切忌先斩后奏，未批前不抄送下级,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第二节报告一、报告概述报告的目的在于向上级领导汇报工作进程、反映新情况和新问题以及工作中可资借鉴的经验教训。报告是一种上行文，一种陈述性文件报告的用途从根本上说，拟写报告旨在沟通信息，下情上达，以便上级机关对全盘工作进行有针对性的领导和指导。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第二节报告二、报告的类别根据报告的内容和目的，将报告分为：1、工作报告。向上级汇报工作进展情况和主要成效，为上级机关统一协调和掌握下属工作请客提供参考依据。如：第三届全国残疾人运动会广西代表团总结报告2、情况报告。向上级反映客观情况，如自然灾害、卫生安全检查结果等3、答复性报告。被动行文，回答上级询问。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第二节报告二、报告的类别2、情况报告。向上级反映客观情况，如自然灾害、卫生安全检查结果等。如关于320国道湘乡铁路段立交桥积水堵车的情况报告3、答复性报告。被动行文，回答上级询问。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第二节报告三、报告的特点1、语言表达概括性强，以叙述说明为主，不必描写和抒情2、内容安排纪实性强，按实际情况据实禀报，不能无中生有，不能移花接木，不能弄虚作假，不能只报喜不报忧3、材料选择灵活性强，要善于从不同角度，挑选最新鲜、最有价值、最有新意的题材,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第二节报告四、请示与报告的区别相同点：请示与报告都是上行文，反映了下级机关接受和服从上级领导与指导的关系。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第二节报告四、请示与报告的区别区别：一是行文目的不同。请示旨在请求上级机关的指示和批准，是为了解决具体问题；报告是一种陈述性文件，旨在单向反馈信息。二是行文时间不同。请示必须在事前行文，不能“先斩后奏”或擅自处理；报告在事中和事后行文。三是内容要求不同。请示的内容单纯，必须遵循一文一事的原则；报告可以反映多方面的情况和问题。四是处理结果不同。请示要求上级机关批复；报告则不需要上级机关批复。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第二节报告五、报告的拟写1、标题：发文机关+事由+文种2、主送机关3、正文（1）报告缘由。交代报告的起因或说明报告的目的主旨和意义。（2）报告事项。写明报告的主要情况、措施与结果，成效与存在问题，也可写经验教训。（3）报告结尾多为“特此报告”“请审阅”等,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第二节报告六、写作要求1、主要采用记叙的方式2、重点突出，点面结合3、坚持实事求是的态度4、报告中不能写请示事项,作业布置（10月29日星期三交）：广州市环保局向市政府行文，提出由于环保工作力度加大、人员增多，行政办公用房紧张，请求建造办公楼，申请增拨经费2000万元。请拟写一份请示。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第五节批复二、批复的概念批复是上级机关对下级机关的请示给予答复时所使用的一种文件名称。是一种典型的下行文,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第五节批复二、批复的用途1.予以指示。对下级机关单位提出的在执行有关政策中遇到的不够明确、把握不准或存在分歧的疑难问题给予明确的解答或指示。2.予以审批。对下级机关单位请求批准的事项表明同意、部分同意或不同意的态度。3.予以帮助。对下级机关单位要求解决的在人力、财力、物力以及其他方面存在的实际困难予以具体的帮助。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第五节批复三、批复的特点1.指示性。批复代表上级机关的权利和意志，给下级机关以权威性的指导，下级机关必须遵照执行。2.针对性。都是针对下级机关请示事项而制发的，绝不能所答非所问。3.结论性。批复具有“一锤定音”的性质。4.简明性。批复的行文简明扼要，用语精练简洁，语气肯定。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第五节批复四、批复的类型1.表态性批复。即对下级机关请示事项做出明确表态，主要用于肯定性批复。如国务院关于同意广东省调整佛山市行政区划的批复2.阐发式批复。针对批复所涉及的事项或问题进一步给予具体指示或明确规定，以便下级开展工作。如国务院关于南水北调工程总体规划的批复,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第五节批复四、批复的类型3、解答性批复。当下级机关对法律、政策、规定等应当如何执行提出疑问时，上级机关就要给予解答性批复。如中华人民共和国最高人民法院关于一方当事人在国内居住另一方当事人在国外居住的涉外民事案件的上诉期应如何确定的批复,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第五节批复四、批复的类型4、否定性批复。不同意下级请示事项的行文。如民政部关于广东省撤销河源市郊区设立新河县问题的批复,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第五节批复四、批复的结构标题主送机关正文落款发文日期,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第五节批复四、批复的结构标题+主送机关+正文+落款+发文日期1.标题。(1)规范式标题：由“发文机关+事由+文种”组成，如国务院关于的批复(2)多成分复杂式标题：由发文机关、批复意见、事由、受文机关、文种等内容组成的，如四川省达川地区行政公署关于同意设立四川通洲集团中心拍卖行的批复,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第五节批复四、批复的结构标题+主送机关+正文+落款+发文日期2.正文。批复依据+批复内容+结语。(1)批复依据。批复依据包括情况告知和批复态度。批复的开头通常要引述来文，如年月日关于问题的请示收悉。然后表明态度，简述来文请示的事项或者写“经研究，现批复如下”。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第五节批复四、批复的结构标题+主送机关+正文+落款+发文日期2.正文。批复依据+批复内容+结语。(2)批复内容。批复的写法由请示的内容决定。表态性批复的内容简单明了，可直接表态，同意的就写肯定意见，不同意的要提出有根据的、有针对性的缘由。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第五节批复四、批复的结构标题+主送机关+正文+落款+发文日期2.正文。批复依据+批复内容+结语。(2)批复内容。批复的写法由请示的内容决定。指示性批复需上级机关较为详细地写明批复态度，充分阐明理由，层次清楚地阐明为什么和怎么办。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第五节批复四、批复的结构标题+主送机关+正文+落款+发文日期(3)结语。批复正文的最后部分。写法有三种：#另起一行单写“此复”或“特此批复”等字样；#写希望和要求，给执行请示事项的单位指明方向；#“秃尾”，请示事项答复完毕就自然结束。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第五节批复五、批复的写作要求1、行文要非常慎重2、态度应当鲜明3、说理力求简洁4、要一文一复5、要讲究时效,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第三节通知一、概念和作用通知是上级机关与下级机关沟通公务信息的常用工具，是上级领导指导下级工作的重要方式。使用频率最高，应用范围最广，发文量最大。通知用来批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第三节通知二、通知的类型：根据通知的性能与用途，可分为：1、指示性通知。中共中央关于认真学习贯彻党的十六大精神的通知2、规定性通知。国务院关于发布产品税等六个税收条例（草案）和调节税征收办法的通知,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第三节通知二、通知的类型3、知照性通知。省人民政府办公厅关于召开全省经济、计划、经济体制改革会议的通知4、批转、转发、发布性通知。用于批转下级机关的公文，转发上级相关和不相隶属机关的公文，发布条例、规定等规范性文件。甘肃省人民政府批转省计划委员会关于制定全省“八五”计划和十年规划设想工作的安排意见的通知5、聘任通知。关于马晓东任职的通知,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第三节通知二、通知的特点1、广泛的适用性。可用于下行文和平行文2、主题的单纯性。通知具有主题单一的特点，恪守一文一事的原则，一个通知只涉及一件工作、一个问题、一项公务活动。3、内容的时效性。凡是下达通知，收文单位都要在一定时间范围内执行和办理，因此正文中通常包括时间要素。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第三节通知三、通知的特点4、告知事项的可操作性。通知要具体说明执行要点和要求，这些要点和要求必须具体明白而不能含糊其辞，收文机关按照通知的要求去做，即可完成任务。5、表述形式的灵活性。根据通知内容的繁简程度，表述形式可以多层多段，也可以篇段合一。另外，在内容安排上也较灵活，没有固定不变的表达方式。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第三节通知四、通知的结构1、标题：若有联合通知，规范的写法是把所有联合发文的机关名称（规范化的简称）写入标题，主办机关在前：国家计委财政部商业部全国供销总社关于进一步严格控制社会集团购买力的紧急通知2、主送机关3、正文：篇段合一式结构模式分层表达式结构模式4、落款5、成文时间,正文：篇段合一式,正文：分层表达式,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第三节通知五、通知的写作要求1、中心明确，说明清楚。撰写通知的关键是将事项交代清楚，便于受文者能够正确理解和执行，决不能含糊其辞，模棱两可。2、主题集中，一文一事。3、条理清晰，表达简练。4、雷厉风行，讲求时效。,作业布置（11月3日星期一交）：总公司研发出新产品，效益良好，为表彰研发工作中取得突出成绩的人员，以推动总公司科研工作的开展，总公司决定下周二（11月4日）下午14:00在总部1号报告厅召开表彰大会。请拟写会议通知。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第四节通报一、知识提要一切组织都可以使用通报。1、通报的用途与种类用途：表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。多为下行文，有时也可在单位内部发布。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第四节通报一、知识提要1、通报的用途与种类（1）表彰性通报通报XX党委关于授予XXX“优秀共产党员”荣誉称号的通报（2）批评性通报（3）情况通报,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第四节通报一、知识提要2、通报的特点（1）告知广泛。由于通报所涉及的人物或事件具有典型性，旨在进行宣传教育、启发引导或广泛沟通，因此，下发范围较广。（2）客观真实。（3）行文及时。（4）正面引导。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第四节通报二、结构模式1、标题2、主送机关3、正文：叙述事实（概述事件或有关情况）评价表态（就事论理，表明态度）说明处理意见（用什么方式表彰或给予怎样的处理）4、落款5、日期,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第四节通报表彰通报的写法。（正文）叙述先进事迹，包括时间、地点、人物、事迹、怎么做、结果；要突出事迹的闪光点。对上述事件进行分析、评议，指出其典型意义，或概括其主要经验，语言要简明概括。表彰决定。写明表彰机关给予表彰对象什么精神和物质奖励的决定。发出号召。表彰机关对有关单位和群众提出向表彰对象学习的号召。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第四节通报批评通报正文的写法。（正文）通报原由，即将事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故、后果等交待清楚；对事故进行分析评议，重点分析事故发生的原因，指出事故的性质及其危害，并提出处分决定；写明防止此类事故的措施，要对症下药，提出告诫，或重申某一方面的纪律。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第四节通报情况通报的写法。（正文）叙述情况；工作情况：肯定已取得的主要成绩及原因，表扬成绩突出的单位，以使受文单位受到鼓励和促进；指出工作中存在的主要问题，以引起受文单位的重视，努力解决问题。事故或事件：把事故或事件的情况交代清楚；简要分析事故或事件发生的原因和影响，使读者对情况有清楚的了解。分析情况，阐明意义；提出要求。针对工作中存在的问题或事故、事件发生的原因，提出改进工作的要求和应当注意的事项,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第四节通报情况通报的写法。（正文）叙述情况；工作情况：肯定已取得的主要成绩及原因，表扬成绩突出的单位，以使受文单位受到鼓励和促进；指出工作中存在的主要问题，以引起受文单位的重视，努力解决问题。事故或事件：把事故或事件的情况交代清楚；简要分析事故或事件发生的原因和影响，使读者对情况有清楚的了解。分析情况，阐明意义；提出要求。针对工作中存在的问题或事故、事件发生的原因，提出改进工作的要求和应当注意的事项,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第四节通报三、写作要求1、通报的内容必须准确无误。2、通报的事实必须真实典型。3、通报的语言必须恰如其分。实事求是、合情入理，不空发议论、不借题发挥，表扬不溢美、批评不扬恶4、通报要讲究时效性。及时行文，以求最佳表达效果，时过境迁再来行文，效果将会大打折扣。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第四节通报通报与通知相同：两者都有告知的作用区别1内容范围不同。通知告知的主要是工作的情况，以及共同遵守执行的事项；通报则是告知正反面典型，或有关重要的精神或情况。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第四节通报通报与通知的区别2目的要求不同。通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，内容具体，要求受文机关了解要办什么事，该怎样办理，不能怎样办理，有严格的约束力，要求遵照执行；通报的目的主要是或交流、了解情况，或通过正反面的典型去教育人们，宣传先进的思想和事迹，提高人们的认识。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第四节通报通报与通知的区别3表现方法不同。通知的表现方法主要是叙述，告知人们做什么，怎样做，叙述具体，语言平实；通报的表现方法则常兼用叙述、说明、分析和议论，有较强的感情色彩。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第六节公函一、知识提要1、公函的用途和特点公函用于不相隶属的机关单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。属于平行文种特点：（1）适用范围广泛。不受级别限制（2）内容单纯具体。遵循一文一事原则（3）文字表达简练。（4）行文格式规范。,较为正规的公函，格式可分为三部分：开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”，复函的“特此复函”、“此复”等。也可不写结束语，正文写完即结束。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第六节公函讨论：请看以下几份公文的标题：1.乡人民政府给县财政局的关于解决修路所需经费的请示；2.县电力局给县直各单位的关于近期停电的通知；3.市教育局给县政府关于调整县职业教育结构的批复；,1.乡人民政府给县财政局的关于解决修路所需经费的请示；2.县电力局给县直各单位的关于近期停电的通知；3.市教育局给县政府关于调整县职业教育结构的批复；例1、例2和例3属文种错用。这三份文件标题的文种都应该用“函”，不应该用请示、通知和批复。因为例1中乡一级政府和上一级财政局，例2中县电业局和县直各单位，例3中市教育局和县政府，均属于不相隶属的关系，因此这些相关单位之间行文，只能用函。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第六节公函一、知识提要2、函的种类（1）商洽函：旨在与对方机关商洽有关事情，请求予以协助或解决某个问题。（2）询问函：向对方询问了解有关事项，上下级机关、平行机关、无隶属关系的机关之间都可以使用。（3）答复函：即答复对方询问和商洽之事。（4）请求函：旨在向专门职能部门请求批准。（5）批准函：用于批准有关机关的请求事项。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第六节公函二、结构模式1、外发函标题：XX市人事局关于商调韩XX同志工作的函XX林业局关于请求将红叶斋商店列入旅游定点商店的函主送机关：正文：开头部分：说明发函理由、依据主体部分：说明发函事项及本单位意见结尾部分：敬请函复、请即函告，请审批等落款日期,市统计局关于请求拨款的函函1997号市财政局：我局原有132m2砖瓦结构车库(平房)一处，因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。经测算，共需资金30万元。因我局除财政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款为盼，以便解决车辆越冬之急需。请予审核批准。附：维修图纸与预算市统计局一九九七年八月八日,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第六节公函二、结构模式2、复函标题：关于同意接待XX学院师生临时住宿的复函国务院办公厅关于同意发行特种邮票时使用国旗国徽图案的复函主送机关：正文：复函引据：“先引标题，后引发文字号”“贵收悉，经研究答复如下：”复函内容：表明态度，答复对方复函结尾：此复，特此函告，特此函复等落款、日期,关于同意将河北省列为全国生态省建设试点的复函河北省人民政府：你省关于将我省列为全国生态省建设试点的函（冀政函20053号）收悉。经研究，现函复如下：一、河北省提出创建生态省，符合我国实施可持续发展战略和建立循环经济体系的要求。因此，我局同意将河北省列为全国生态省建设试点。二、按照的有关要求，请你省成立负责日常的组织、协调和监督管理工作。三、河北生态省建设规划纲要（以下简称“纲要”）已于2005年9月1日通过专家论证。请按照论证意见将纲要修改完善后，尽快报省人大批准、颁布。二五年九月二十九日,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第六节公函三、写作要求1、正文内容要具体明确，无论主动发函还是复函，都要直陈其事，去掉一切客套和空泛的议论，不要转弯抹角。2、要按照一文一事的规则。3、行文要郑重其事，要讲究体例和格式规范，维护公文的严肃性。4、语言要得体而有分寸。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第七节会议纪要一、知识提要会议纪要的用途：会议纪要用于记载和传达会议基本情况和议定事项，是贯彻落实会议精神、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具，是会议信息的主要载体之一。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第七节会议纪要一、知识提要会议纪要的类型：（1）决议性会议纪要。领导机关办公会（2）研讨性会议纪要。专业会议或学术研讨会等（3）协议性会议纪要。部门协调会或不同单位的联席办公会等,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第七节会议纪要二、格式特征会议纪要的格式分为版头、主体和文尾。（一）会议纪要版头（P260)第一种：会议纪要名称、编号、编制单位、编制日期。（定期召开的各类会议）,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第七节会议纪要二、格式特征：分为版头、主体和文尾。（一）会议纪要版头第二种：发文机关标识、发文字号构成。（随机召开的各种专题会议）,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第七节会议纪要二、格式特征（二）会议纪要主体：概况+主要精神+结尾1、会议概况：反映会议的组织情况。概述式分项式,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第七节会议纪要二、格式特征（二）会议纪要主体：概况+主要精神+结尾1、会议概况：反映会议的组织情况。概述式分项式,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第七节会议纪要二、格式特征（二）会议纪要主体：概况+主要精神+结尾2、会议主要精神：用来反映会议的议定事项和结果，既是对会议主要精神和议定事项的系统整理和集中反映，也是要求与会单位或有关方面贯彻落实会议精神的法定依据，实际上是在传达与会人员的共识会议听取；会议指出；会议认为；会议要求；会议强调；会议决定,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第七节会议纪要二、格式特征（二）会议纪要主体：概况+主要精神+结尾3、结尾：属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第七节会议纪要三、主体表述形式1、条款式：将会议研究决定的事项用条款方式简要说明，分别冠以一、二、三、四的标号，每条写一个事项。2、概述式：把会议内容或讨论意见概括成几个方面或几层意思，依次阐发。3、归纳分类式：按讨论的问题、议定的事项分类整理，分别列出序号、标题来叙述。4、发言记录式。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第七节会议纪要四、写作要求1、忠实于会议内容，掌握会议要点。2、做好写作的准备，尽可能多地了解情况。3、掌握提炼结论的要领，避免以偏概全。4、注意表达的逻辑性和条理性。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第二节会议记录一、知识提要1、会议记录的含义会议记录是会议的原始记录，是反映会议组织状况和会议内容的事务文书。会议记录经主持人审阅、记录员签字后，可作为查证事实的凭据。开会当场把会议的情况如发言人姓名、会上的报告内容、讨论的问题、与会者的发言、通过的决议等如实地记录下来,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第二节会议记录一、知识提要2、会议记录与会议纪要的区别会议记录与会议纪要都源于会议，同属于实录性文书，但二者也有一定的区别。（1）性能不同。会议记录是记载会议进程和会议发言以备查考的事务文书，侧重于发挥原始凭证作用；会议纪要则是国家法定公文，具有现实执行效用和约束力。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第二节会议记录一、知识提要2、会议记录与会议纪要的区别（2）内容不同。会议记录与会议同步形成的文书，具有原始和详实的特点；会议纪要是在文件基础上整理摘编而成的，是会议内容系统而简要的反馈,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第二节会议记录一、知识提要2、会议记录与会议纪要的区别（3）表现形式不同。会议记录的格式，由单位自定；会议纪要则有规范的格式要求，并且与其他公文略有不同。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第二节会议记录一、知识提要2、会议记录与会议纪要的区别（4）表达方式不同。会议记录是会议的再现，保持原汁原味；会议纪要采用记叙为主、说明为辅的形式，运用准确、严谨、简明的语言，记载和反应会议的主要精神和议定事项。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第二节会议记录一、知识提要2、会议记录与会议纪要的区别（5）利用方式不同。会议记录不对外公开，作为档案资料保存；会议纪要作为附件随文外发，发给下级用通知，如关于下发XX会议纪要的通知；发给上级用报告，如关于报送XX会议纪要的报告；发给内部各部门，直接在文尾部分注明即可,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第二节会议记录二、构成要素1、表格式会议记录是文章式会议记录的表格化，各单位可以根据需要自行设计记录格式。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第二节会议记录二、构成要素2、文章式会议记录标题：会议名称+文种，定期召开的可加届、次XX区人民代表大会常务委员会第八次会议记录组织情况：时间、地点、主持人、出席人、缺席人、列席人、记录人等。主要内容:议题、发言情况、议定事项、表决结果一般会议摘要记录，重要会议详细记录文尾：“散会”、“休会”等，主持人、记录人签名,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第二节会议记录三、记录要求1、记录内容要准确如实记录，不能曲解发言内容，不能掺杂主观见解和语言表达习惯2、记录事项要全面3、记录速度要快速速记发言内容，掌握速记方法和技巧，如OA4、记录线索要清楚：头绪清晰、字迹可辨,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第一节简报一、知识提要1、含义：各机关、单位简要报道工作情况、交流重要信息的常用事务文书。又称为“情况反映”、“内部参考”、“简讯”等。特点：简明扼要反映及时行文灵活,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第一节简报2、简报的种类（1）工作简报。反映中心工作或重要工作进展情况、措施方法及其取得的收效。（2）情况简报。反映执行有关的方针政策、组织某项活动、发生重大问题或事故以及人们思想动态，以便上级机关有效地指导下级工作。（3）业务简报。旨在反映某些业务工作动态以及值得注意的某些苗头和倾向，一般需要连续或定期编写。（4）会议简报。（5）典型经验简报。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第一节简报二、格式特征报头+报核+报尾1、报头部分。相当于公文眉首部分，主要标明简报名称、期号、编制单位和编制日期。2、报核部分。是简报的核心，包括标题和正文。3、报尾部分。相当于公文的版记部分，在末页最下方，画横线，线下标明发送范围、印制部门及印发份数等，以备查考。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第一节简报三、写作要求1、内容要实2、选材要严3、表达要简4、行文要快,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第七节会议纪要二、格式特征报头+报核+报尾1、报头部分。相当于公文眉首部分，主要标明简报名称、期号、编制单位和编制日期。2、报核部分。是简报的核心，包括标题和正文。3、报尾部分。相当于公文的版记部分，在末页最下方，画横线，线下标明发送范围、印制部门及印发份数等，以备查考。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第七节会议纪要二、格式特征报头+报核+报尾1、报头部分。相当于公文眉首部分，主要标明简报名称、期号、编制单位和编制日期。2、报核部分。是简报的核心，包括标题和正文。3、报尾部分。相当于公文的版记部分，在末页最下方，画横线，线下标明发送范围、印制部门及印发份数等，以备查考。,第三篇秘书办文篇第一章文书基础和行政公文第七节会议纪要二、格式特征报头+报核+报尾1、报头部分。相当于公文眉首部分，主要标明简报名称、期号、编制单位和编制日期。2、报核部分。是简报的核心，包括标题和正文。3、报尾部分。相当于公文的版记部分，在末页最下方，画横线，线下标明发送范围、印制部门及印发份数等，以备查考。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第三节大事记一、知识提要1、大事记的含义、种类和特点大事记，是按照时间顺序记录一个国家、一个地区、一个行业、一个企业、一个单位各个领域发生的大事、要事以供日后查考的实录性文书，也是编纂资料、查证历史、总结工作的重要线索和依据。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第三节大事记,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第三节大事记大事记的分类：（1）按记载内容分，有政治大事记、经济大事记、军事大事记、文教大事记。（2）按选材范围分，综合性大事记XX市人民政府2011年大事记专题性大事记XX大学“211工程”建设大事记,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第三节大事记大事记的分类：（3）按编写时间分，有即时性大事记：大事发生之后立即整理和追记性大事记：依据历史文献辑录而成建国以来中国科技发展大事记,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第三节大事记大事记的特点：记录事项的时序性、记录内容的现实性、记载范围的全面性保存要求的永久性,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第三节大事记2、大事记的主要功能（1）大事记是机关日常管理工作重要查考依据。（2）大事记具有重要的史料价值，是开展历史研究的可靠资料和重要线索，可以为编写史志、考察历史积累宝贵的史料。（3）大事记具有拾遗补缺的功能，有些工作或事件在正式文件中难以反映，可以通过大事记记载下来，因此，大事记成为本地区、本部门档案材料的重要补充部分。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第三节大事记二、结构模式标题+时间+记录事项标题：内容+文种时间：以年或以月排序记录事项：采用记叙体裁，简要记录事件，注意要素完备,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第三节大事记三、记载范围（P276）四、编写要求1、客观准确2、系统完整3、条理清晰4、简明扼要5、专人负责,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第四节计划一、知识提要“凡事预则立，不预则废”1、计划的含义与特点计划是对未来一段时间的工作或即将开展的某项活动所作的预想性部署或安排，并以书面形式表达出来的一种日常事务文书，对日常工作具有重要指导作用。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第四节计划一、知识提要1、计划的含义与特点计划的特点：内容的预见性目标的现实性措施的可行性作用的约束性,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第四节计划一、知识提要2、计划的种类1按内容性质分：有工作计划、生产计划、学习计划、教学计划、营销计划等。2按时间长短分：有远景规划、年度计划、季度计划、月份计划。3按范围宽窄分：有国家计划、行业系统计划、单位计划、个人计划。4按性质分：有综合计划、专项计划。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第四节计划二、结构模式1、文章式：党政机关多采用：标题+正文+落款标题：一般由单位名称、时限、内容、文种构成正文：前言：背景、现状、意义、指导思想等主体（目标、措施、步骤，计划三要素）结尾（要求、注意事项、展望实现后）落款：可用落款，也可采用题注的形式，即在标题之下加括号注明制发机关和成文日期。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第四节计划二、结构模式2、图表式：公司企业多采用标题+表格+文字说明标题：一般由单位名称、时限、内容、文种构成表格：表格是计划的主体，在表格中填写数据，以各种数据表示出计划的主要事项。文字说明：计划的辅助部分，借此表达表格所不能表达的内容，如制定计划的依据、实施办法、具体要求及其他事宜。文字说明应分条陈述，语言简明。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第四节计划三、主体表述方式围绕计划主体三要素：目标、措施和步骤1、展开式2、分列式3、阶段式4、图表式,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第四节计划四、编写要求1、加强政策学习，树立全局意识2、紧密联系实际，吃透两头（理解上级意图、摸清单位现状）3、围绕中心和重点工作，兼顾一般4、量力而行，留有余地目标适当、积极，目标低了，不费力达到，不利于调动群众的积极性；目标高了，会变成一纸空文。5、上下结合，做好可行性论证,作业：根据今天的学习内容，请制定一份班级外出旅游的活动计划（经费：250元/人，时间：2天，其它不限）。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第五节总结一、知识提要1、总结的概念和特点总结是对以往某项工作或某一阶段工作的回顾和评价，旨在找出经验教训，得出符合事物发展规律的认识，用以作为今后工作的指南。总结既要反思过去又要着眼于未来。,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第五节总结一、知识提要1、总结的概念和特点总结的特点：（1）客观性。尊重客观事实，反对弄虚作假（2）过程性。系统回顾工作过程（3）群众性。集思广益、调动群众积极性（4）理论性。事实基础上的理论升华,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第五节总结一、知识提要2、总结的种类：（1）按内容可以分为工作总结、学习总结、思想总结等；（2）按范围可分为个人总结、党支部(小组)总结、单位总结等（3）按时间可分为年度总结、季度总结等,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第五节总结二、结构模式标题：公文式标题和非公文式标题（灵活）增强体质，全面贯彻执行教育方针开展多种形式的体育活动正文：前言：开宗明义，介绍基本情况主体：回顾工作，总结经验、吸取教训结尾：发扬成绩、克服缺点，今后努力落款成文日期,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第五节总结三、主体表述形式1、板块式。将总结的内容划分成几块，列出小标题分块拟写。这样划分，可以使总结的各方面内容反映得比较清楚、集中，条理性很强。2、两段式。对于内容比较单纯和事项比较简单的工作，可以采用两段式的表述形式。成绩与不足+分析总结3、阶段式。4、经验式。（适合于高层次的领导机关）,第三篇秘书办文篇第二章事务文书第五节总结四、写作要求1一定要实事求是，辩证看待工作。2主次要分明，条理要清楚。3要运用丰富的材料说明问题，剪裁得体，详略适宜。,第三篇秘书办文篇公文基础知识,我国现行党政机关使用的文种,党和各级领导机关使用的文种有14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。,国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,上述文种共27个，其中9个相同：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。,第三篇秘书办文篇公文基础知识,第三篇秘书办文篇公文基础知识,公文格式各要素划分及构成,眉首,主体,版记,第三篇秘书办文篇公文基础知识,第三篇秘书办文篇公文基础知识一、眉首（6要素）1公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，主要适用于密件。2秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。“秘密、机密、绝密”,第三篇秘书办文篇公文基础知识一、眉首3紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。急件、特急,第三篇秘书办文篇公文基础知识一、眉首4发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；领导人名义发布的，由领导人职务加文种，如中华人民共和国主席令；联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,第三篇秘书办文篇公文基础知识一、眉首5发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。中发20121号,第三篇秘书办文篇公文基础知识一、眉首6签发人中用于上行文，上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人