集团法律事务管理规范.doc

_文件名称：集团法律事务管理规范文件编号： G1-JY-JT-2012-0206编制部门：集团经营管理部版 本 号：B文件密级：秘密受控标识：受控拟制/日期： * 2015年7月8日审核/日期： * 2015年7月10日会签：*批准/日期： * 2015年8月10日精品资料_修订页编号章节名称修订内容简述修订日期订前版本订后版本拟制审核批准1创建全部2012-12-5/A娄丹洁牟惊殊贺剑锋2修订1、新增3.1.5 各送审单位提交的合同文件，法务组有权进行全面审查，并对合同中存在的法律风险提出独立意见。 2、新增3.3.1（1）3）法务人员对于诉讼过程中的风险已经予以提示的，与风险相关部门应重点关注，并应积极配合法务搜集相关资料。3、新增3.3.1（1）4）诉讼申请人提交申请后，应当及时关注诉讼申请的审批进度。4、新增3.3.2（1）3）法务人员对于诉讼过程中的风险已经予以提示的，与风险相关部门应重点关注，并应积极配合法务搜集相关资料。5、新增3.3.2（1）4）诉讼申请人提交申请后，应当及时关注诉讼申请的审批进度。6、删除原3.3.5条（对超过法定期限收到的诉讼或仲裁文书的处理方案）。7、新增3.6.2 第二部分 集团经营管理部法务组应制订集团外聘律师管理考核办法，负责对各公司聘请的法律中介机构人员进行年度考评。2015-7-1AB赵晓北安立宁李明实贺剑锋234567891011121314本版本与旧文件（版本）的关系集团法律事务管理规范A版本作废精品资料目 录第1章 总 则11.1目的11.2使用范围1第2章 职 责12.1集团法律事务管理部门12.2法务人员1第3章 具体法律事务管理13.1合同拟制及评审13.2重大项目谈判23.3诉讼（仲裁）事项23.3.1销售类案件23.3.2采购类案件33.3.3劳动纠纷类案件43.3.4其他类案件43.3.5对超过法定期限收到的诉讼或仲裁文书的处理方案43.4合同模板制定43.5公司治理文件、管理文件及其他文件审查53.6外聘法律中介机构管理53.6.1集团法律顾问53.6.2社会法律中介机构53.6.3外聘法律中介机构接口管理53.6.4法律咨询事项需求53.6.5法律函件需求63.7法律事务管理体系建设63.7.1体系建设规划和实施63.7.2各公司对体系建设的配合63.7.3法律档案管理6第4章 附 则64.1起草及解释部门64.2其他事项64.3附件6精品资料集团法律事务管理规范第1章 总 则1.1 目的为了规范和利时科技集团各公司法律事务服务及管理工作，保障集团及各公司运营安全，防范和化解公司经营过程中的法律风险，维护集团及各公司合法权益，促进集团法制建设，根据集团及公司章程及有关法律规定，制定本规范。1.2 使用范围本制度适用于和利时科技集团（下称集团）及所属各控股公司（下称各公司）。第2章 职 责2.1 集团法律事务管理部门集团经营管理部下设法务组，负责集团法律事务管理体系的建设，并对各公司法律事务进行统一管理。2.2 法务人员法律事务相关岗位人员应尽勤勉尽责义务，发挥专业特长，认真完成各公司委托的法律事务。并根据法律法规规定，结合各公司业务特点建立和完善法律风险防控体系，规范各公司的法律行为，引导、协调各公司的法律工作。第3章 具体法律事务管理3.1 合同拟制及评审合同送审部门起草或收到合同文本后，最迟应当在签订日3个工作日前送法务人员审查，并附送起草说明和合同形成的有关背景资料。法务人员收到合同文本后应当在2个工作日内审查完毕，合同文本特别复杂的除外。合同送审部门对审查时限有特殊要求的，应提前申明原因及时限。各公司对外签订的合同或协议严禁采用口头协议和非正规书面形式。任何有疑问和异议的应及时向法务人员咨询。如需法务人员起草合同，相关部门应提前将背景资料或初步拟制的合同样本提交法务人员。法务人员在与相关部门进行沟通后2个工作日内完成合同起草。对于各送审部门提交的合同类文本，法务人员有权进行全面审查，并对合同中存在的法律风险提出独立意见。如送审单位提前声明合同文本不允许部分修改或者不允许全部修改的，法务仍应当提示该文件中的法律风险，送审部门对于该合同文件中不允许修改的部分发生的法律风险承担责任。对于已经签署完毕的合同，法务人员有权拒绝评审。对隐瞒合同已经签署完毕的事实，法务人员已经评审的，因该合同引起的所有风险由送审部门承担。3.2 重大项目谈判法务人员配合各公司重大项目的谈判和签约。重大项目谈判应当于谈判工作开始前3个工作日前参照外部法律顾问工作审批流程提交申请（总裁/总经理无需审批），待审批通过后由法务人员根据要求于2个工作日内进行安排，并应将谈判事项的有关背景材料和谈判内容大纲提前2个工作日报法务人员备案。发起公司相关部门如需申请外聘法律顾问协助参与谈判，应当于谈判工作开始前3个工作日提请外部法律顾问工作审批流程，待审批通过后由法务人员根据要求于2个工作日内进行安排。 3.3 诉讼（仲裁）事项 3.3.1 销售类案件（1） 作为原告的案件：1） 各公司申请部门需及时按照集团经营管理部公布的工作流程提交诉讼申请，并依次提交销售部门负责人、工程负责人、事业部负责人、财务部负责人、法务人员、经营管理部（如有）、主管副总、总经理/总裁进行审批。2） 如提请诉讼案件的败诉风险较大，法务人员应当对该风险进行提示，由涉诉部门负责人及涉诉公司总经理/总裁（或主管副总）综合各方面因素后审批决定是否进入诉讼程序。3） 法务人员对于诉讼过程中的风险已经予以提示的，与风险相关部门应重点关注，并应积极配合法务搜集相关资料。对于法务人员因各方面因素综合判断不建议起诉或者仲裁的，法务部门有权将上述诉讼申请驳回。如申请部门或者其他审批部门坚持要求仲裁或者诉讼的，法务人员应当将上述情况以邮件形式发送申请人、涉诉部门负责人、涉诉公司经营管理部负责人、涉诉公司总经理/总裁，并对不建议诉讼或者仲裁的事项予以说明。4) 诉讼申请人提交申请后，应当及时关注诉讼申请的审批进度，对于尚未审批的应当及时提醒审批；对于审批过程中各审批人员提出的问题，应当及时予以有效回复，继续进行审批。5） 审批通过后，申请人将审批通过的申请单及涉诉项目全部资料一并提交法务人员。提请诉讼部门应当承担未按时提供涉诉材料或者提供材料不全导致的败诉风险。6) 法务人员接到上述材料后，及时委托律师事务所代理该案。7） 诉讼中所缴纳的案件受理费、代理费、差旅费等各项费用，由各涉诉公司经营管理部负责接口缴纳。各公司需指定接口人进行各项审批及报销流程，便于律师或法务人员及时处理涉诉案件。（2） 作为被告的案件：1） 各公司涉诉部门应在收到客户起诉的诉讼或仲裁文书后，整理与该诉讼或仲裁文书有关的所有背景资料并对该案件的处理过程进行书面说明，并于接到上述诉讼或仲裁文书后2个工作日内报送法务人员处。2） 法务人员收到书面说明和有关资料后，会同涉诉部门认真分析研究，对案件风险进行提示，并根据案件具体情况形成委托外聘律师或法务人员自行办理的处理方案。3） 处理方案经涉诉部门负责人、涉诉公司总经理/总裁（或主管副总）批准后由法务人员进行处理。（3） 不论作为被告还是原告的案件，涉诉部门均应指派员工与法务人员或外聘律师一同参与具体诉讼（仲裁）案件。3.3.2 采购类案件（1） 作为原告的案件：1） 各公司申请部门按照集团经营管理部公布的工作流程提交诉讼申请，并分别提交采购部负责人、工程负责人、财务部负责人、法务人员、经营管理部（如有）、公司总经理/总裁（或主管副总）、集团主管副总进行审批。2） 如提请诉讼的案件的败诉风险较大，法务人员将对该风险进行提示，涉诉部门负责人及涉诉公司总经理/总裁（或主管副总）审批决定是否进入诉讼程序。3） 法务人员对于诉讼过程中的风险已经予以提示的，与风险相关部门应重点关注，并应积极配合法务搜集相关资料。对于法务人员因各方面因素综合判断不建议起诉或者仲裁的，法务部门有权将上述诉讼申请驳回。如申请部门或者其他审批部门坚持要求仲裁或者诉讼的，法务人员应当将上述情况以邮件形式将此类情形发送申请人、涉诉部门负责人、涉诉公司经营管理部负责人、涉诉公司总经理/总裁，并对不建议诉讼或者仲裁的事项予以说明。4) 诉讼申请人提交申请后，应当及时关注诉讼申请的审批进度，对于尚未审批的应当及时提醒审批；对于审批过程中各审批人员提出的问题，应当及时予以有效回复，继续进行审批。5） 审批通过后，申请人将审批通过的申请单及涉诉项目全部资料原件一并提交法务人员。提请诉讼部门应当承担未按时提供涉诉材料或者提供材料不全导致的败诉风险。6） 法务人员接到上述材料后，及时委托律师事务所代理该案。7） 诉讼中所缴纳的案件受理费、代理费、差旅费等各项费用，由各涉诉公司经营管理部负责接口缴纳。各公司需指定接口人进行各项审批及报销流程，便于律师或法务人员及时处理涉诉案件。（2）作为被告的案件：1） 各公司涉诉部门应在收到客户起诉的诉讼或仲裁文书后，整理与该诉讼或仲裁文书有关的所有背景资料并对该案件的处理过程进行书面说明，并于接到上述诉讼或仲裁文书后2个工作日内报送法务人员处。2） 法务人员收到书面说明和有关资料后，会同涉诉部门认真分析研究后，对案件风险进行提示，并根据案件具体情况形成委托外聘律师或法务人员自行办理的处理方案。3） 处理方案经涉诉公司部门负责人、及涉诉公司总经理/总裁（或主管副总）批准后由法务人员处理。4） 不论作为被告还是原告的案件，涉诉部门应指派员工与法务人员或外聘律师一同参与具体诉讼（仲裁）案件。3.3.3 劳动纠纷类案件劳动纠纷类纠纷需由人力资源部门负责按照集团经营管理部门公布的工作流程提交诉讼申请，分别提交申请部门负责人、被申请人（纠纷当事职员）原所在部门（或所在部门）一级负责人、申请部门所在公司总经理/总裁、法务人员、集团主管负责人审批。审批通过后，该类案件的法律事务管理流程参照本规范第3.3.2条规定进行。3.3.4 其他类案件其他类纠纷：涉诉部门应按照集团经营管理部门公布的工作流程提交诉讼申请，分别提交本部门负责人及部门一级责任人、总经理/总裁、法务人员、集团主管负责人审批。审批通过后，该类案件的法律事务管理流程参照本规范第3.3.2条规定进行。3.4 合同模板制定销售类合同模板由各公司经营管理部负责拟制和整理；关联交易类合同模板由集团经营管理部负责拟制和整理；涉及技术类关联交易的合同模板由集团技术管理部负责拟制和整理；采购类合同模板由集团物资管理部和各公司采购部门拟制和整理；使用频率较高的非经营类合同模板由使用部门负责拟制和整理。法务人员负责结合各有关部门意见对上述合同模板进行统一修订并确定最终文本，经各有关部门负责人审批后按照集团及各公司文件发布流程进行合同模板发布。以上合同模板原则上一年修订一次。3.5 公司治理文件、管理文件及其他文件审查以各公司各部门名义发布的公司治理文件、管理文件及其他文件，需要进行合法性（是否合乎法律法规规定）和适当性（文件内容是否妥当）审查的，送审部门起草完毕后送法务人员，并附起草说明和有关背景资料。法务人员在收到有关材料后应当及时进行审查，提出相应法律意见。本条规定不适用于各公司制定的生产及研发方面的技术标准和规范。3.6 外聘法律中介机构管理3.6.1 集团法律顾问集团法律顾问应由集团法律事务管理部门根据能力和效益优先的原则负责遴选接洽，并报集团总经理和董事长批准确定。集团法律顾问合同每年度签署一次，由集团法律事务管理部门负责签署。3.6.2 社会法律中介机构各公司因法律需求需要外聘社会法律中介机构（不含知识产权申办代理机构）的，应当由该公司经营管理部会同集团法律事务管理部门共同根据能力和效益优先的原则确定。外聘社会法律中介机构应至少具备社会信誉良好、报价公平、专业能力突出的特点。各公司聘请社会法律中介机构进行具体事项处理应在申请和完成该公司的合同评审流程后签署服务合同，并报集团法律事务管理部门备案。集团经营管理部法务组应制订集团外聘律师管理考核办法，负责对各公司聘请的法律中介机构人员进行年度考评，考评结果应当公示，并将考评结果反馈到各公司。 3.6.3 外聘法律中介机构接口管理集团法律事务管理部门为集团及各公司对外法律事务联系的唯一接口部门。集团法务人员负责与法律顾问、外聘社会法律中介机构进行沟通，并对其进行管理。3.6.4 法律咨询事项需求各公司各部门如有法律咨询事项需求需要外聘法律顾问协助解决，应于法律咨询工作开始前3个工作日提交外部法律顾问工作审批流程，由法务人员于收到需求之日起2个工作日内提交外聘法律顾问并传递回复意见。提出的法律需求应包含需求部门、联系人、需求事项、答复方式和答复时间等具体内容，需要外聘法律顾问协助解决的事项，原则上应当由各公司总经理/总裁审批。3.6.5 法律函件需求各公司如需出具法律函件（包括但不限于律师函、质询函等），应由集团经营管理部公布的工作流程提交发送法律函件的流程。法务人员于收到批准后的发函申请2个工作日内与外聘法社会法律中介机构联系出具。各公司也可制定适合各自业务情况的审批程序。3.7 法律事务管理体系建设3.7.1 体系建设规划和实施集团法律事务管理部门负责对集团法律事务管理体系进行规划并制定具体实施方案，方案完成后报集团总经理批准后启动实施。3.7.2 各公司对体系建设的配合法务人员有权就体系建设方案的实施要求主动对各公司提出调查。调查内容包括但不限于：公司现有治理文件和管理文件、公司业务情况和各类流程特点、公司已发生的各类法律事项等。各公司应指派接口部门及时予以配合。3.7.3 法律档案管理集团法律事务管理部门处理法律事务事项产生的法律档案，应依照集团现有档案管理文件进行存档管理。案件结束后，诉讼资料作为