商务信函格式讲义版.ppt

什么是外贸英语函电？,在国际商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函和电讯文书。,电讯文书,电报Telegram电传Telex传真Fax电子邮件E-mail,商洽函询问函答复函请求函告知函联系函,信函类型,外贸英语函电的特点？,1、独特的语言风格和较正式用语Weareinthemarketforsilkblousesandshouldbepleasedifyoukindlyquoteusyourpriceforthegoodslistedbelow:enquiry,offer,外贸英语函电的特点？,2、夹杂大量的贸易术语、缩略语、缩写词FOB,CIFShanghaiB/L,L/C,BRGDS,TKS,ASAP,YL11/11RVD,外贸英语函电的特点？,3、与外贸业务实践密切相关immediateshipment国际惯例30天内美国10天内,ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl15thNovember,20-OurRef.YourRef.556EastcheapLondon,E.C.3,EnglandAttention:ImportDept.DearSirs,Subject:AquaticProductsWethankyouforyourenquiryof5November.Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourillustratedcatalogueandaquotationsheetforyourreference.Allpricesaresubjecttoourconfirmationforouraquaticproductshavebeensellingwellthisseason.Therefore,wewouldsuggestthatyouadviseusbyafaxincaseofinterest.Weawaityourearlyfavorablereply.Yourstruly,ChinaNationalCereals,OilsandFoodstuffsImp&ExpCorp.Sig._(Manager)EnclosuresccourShanghaiBranchOfficeP.S.WerequirepaymentbyL/CforatotalvaluenotexceedingUSD50,000.,一、商务书信的组成部分(TextB)PartsofaBusinessLetter,1、信头（LetterHead）2、封内地址(InsideAddress)3、称呼(Salutation)4、事由(Subject)5、正文(BodyoftheLetter)6、结尾套语（ComplimentaryClose）7、签名（Signature）8、附件（Enclosure）,1、信头letterhead,发信人的名称、地址、邮编、电话号码、传真号码、电子信箱等联系方式；发信日期（Date）信函编号（ReferenceNumber）,ChinaNationalCereals,Oils&FoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajiehBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl15thNovember,20OurRef.YourRef.,2、封内地址insidenameandaddress,收信人姓名和地址一般列于信笺的左上方，信头之下空2行处,经办人如收信人为某公司，而发信人要求该公司某特定人收阅和经办，则可写上Attention(缩写为Attn.)：,位置：1.收信人名称地址之下2.齐头式靠左，缩格式居中3.一般要加下划线例1.Attention:Mr.Smith，ExportManager2.AttentionofMr.Smith3.TotheattentionofMr.Smith,3、称呼写信人对收信人的称呼,位置：封内地址下，空两行，必须齐头写法：对男士（正规）：DearSir，DearSirs,或Gentlemen:对女士（正规）：DearMadam,DearMesdames,对关系密切的商业伙伴：DearJack,词首字母全大写，结尾用逗号,Gentlemen后用冒号,4、事由subjectline,位置：1.称呼和正文之间2.齐头式靠左，缩格式居中3.要加下划线例1.Re:YourOrderNo.463for1,000Wide-screenTVSets2.SHEEPWOOL,5、正文Body,函件只写在信纸的一面，很少两面都用。如果正文较长，一页纸不够，第二页应至少有三行正文，不可没有正文而只有一个签名。第一页最后一行的右边写上tobecontinued。第二页信纸不用信头，第一行要写上收信者单位、页数和日期，如：xxxCompany,2March24,2009,6、结尾套语complimentaryclose,位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右正规场合下常用：1.Yoursfaithfully,2.Yourstruly,3.Faithfullyyours,4.Trulyyours,第一个单词首字母大写，末尾用逗号,7、签名signature,结尾套语,手写签名,打印签名,职务,公司名称,8、附件enclosure,签名落款之下，左对齐Enc./Encl.复数形式Encls,【例】Encls：1.AnnualReport2copies2.BillofLmercialinvoices,抄送（CarbonCopy）,位置：附件之下，左对齐表示该信件同时抄送给他人,【例】C.C/cc：MrSmithccto：MrSmithCopyto: