（公共管理专业论文）基于集成管理的档案信息资源共享研究.pdf

原创性声明 本人声明：所呈交的学位论文是本人在导师的指导下进行的研究工作及取得的研究成 果。除本文已经注明引用的内容外，论文中不包含其他人已经发表或撰写过的研究成果，也 不包含为获得凼蓥直太堂及其他教育机构的学位或证书而使用过的材料。与我一同工作的同 志对本研究所做的任何贡献均已在论文中作了明确的说明并表示谢意。 学位论文作者签名： 同期： 指导教师签名： 同期： 在学期间研究成果使用承诺书 象灿 本学位论文作者完全了解学校有关保留、使用学位论文的规定，即：内蒙古大学有权将 学位论文的全部内容或部分保留并向国家有关机构、部门送交学位论文的复印件和磁盘，允 许编入有关数据库进行检索，也可以采用影印、缩印或其他复制手段保存、汇编学位论文。 为保护学院和导师的知识产权，作者在学期间取得的研究成果属于内蒙古大学。作者今后使 用涉及在学期间主要研究内容或研究成果，须征得内蒙古大学就读期间导师的同意；若用于 发表论文，版权单位必须署名为内蒙古大学方可投稿或公开发表。 学位论文作者签名： 当j ；盘霎1 指导教师签名：学位论文作者签名： 盘= ) 蓝￥ 指导教师签名： 同 期一驰lf 2 的效果 ，知识集成过程输入的是分散的专业知识，输出 的是具体的、系统性的知识，通过集成把分散的专业知识整合成统一的、连贯形式的知识。 档案集成是一种基于知识平台的集成管理。它是以信息、科技、智慧为代表的知识体系基础 上，将信息管理、信息利用与开发服务等与知识有关的管理内容有机地协调统一起来，共同 为档案事业的发展服务，实现在整体优化下的局部最优，并最终产整体大于局部之和的效果。 ( 5 ) 柔性化。档案集成是一种柔性化管理。在档案管理的运作过程中表现出很强的弹性。 管理实施主要是依赖非强制性的软性手段和方式推动。这种柔性化主要表现在三个方面：第 一，在档案集成中，人的智力和创造性思维是不可缺少的，不仅如此，人更是在集成管理中 占据着突出的地位。如果没有档案人员对档案各业务环节的操作，对信息技术的支持，对档 案工作的创新性思考，档案集成管理系统将难以运作，档案事业也难以发展。档案集成管理 就是这样一种真正的人本核心的管理运作方式。第二，在档案集成中增加了许多知识和科技 内蒙古人学公共管理硕l - ( m p a ) 学位论文 的内容，这些管理要素在整个档案系统中占据着越来越重要的位置，就使得传统的刚性管理 方式呈现出软化的趋势。第三，在档案集成系统中应用了许多高科技化的管理手段和工具。 如信息网络技术、通讯技术、智能技术等，从而使管理的效率得到极大提高。这些技术要素 都属于柔性技术，从而更为档案集成系统增强了柔性化特点。 ( 二)档案信息资源共享的含义及相关内容 概念的解释是一切理论研究的起点。“档案信息资源共享是档案信息资源共享问题的元 概念，对档案信息资源共享相关理论的研究必须以这一概念作为起点。因此，界定档案信息 资源的含义，分析其特点和类型，继而明确档案信息资源共享的涵义是本课题研究不可或缺 的基本内容。 1 档案信息资源共享的相关概念 信息是与材料和能源同等重要的，维系人类生存与发展的三大要素之一。中国大百科全 书( 简明版) 对信息的解释是，“信息是关于事物运动的状态和规律的表征，也是关于事物运 动的知识”。通过信息，事物将自己的存在及运动传递给外界，所以作为事物运动存在方式的 信息是普遍存在的，无论是在人类社会，还是在自然界中。可以看出，信息是物质的一种属 性，它和物质的存在一样久远、漫长，它不是物质，但总是借助于一定的物质载体而存在。 档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史 。记录，是人们从事各种社会实践活动的真实记载，是各种社会实践活动中原生性信息的直接 积累与物化形态。它内容广泛涉及社会变革、历史事件、政治、军事、经济、文教、科技、 交通运输、天文气象、地质水文、特产资源、自然灾害、地方文化等各个方面，是整个文献 信息家族中的重要一族。档案信息一般是指档案的内容。档案信息并不因存储载体的改变而 改变，它可以依附于原始存储载体，也可依附于经过转换的其他存储载体，档案信息是档案 中所包含的内容和价值。 。 信息时代是信息充分共享的时代，只有通过共享，信息这一战略资源才能得到最大限度 的开发和利用。档案信息因其特殊性更是被社会所关注，实现档案信息资源共享己成为信息 时代的发展趋势。 档案信息资源共享是信息技术与现代管理体制的融合，其本质是以网络为工具，以用户 为中心，以利用为灵魂，以开发档案信息资源为公众提供实用的信息服务为目的的档案管理 模式。充分利用现代高新技术手段，将记载人类历史、传承人类文明的档案信息资源进行数 内蒙古大学公共管理硕上( m p a ) 学位论义 字化加工处理与整合，建成互联网上的档案信息中心和网络中心，并通过覆盖全国所有省、 市、自治区和大部分地县以及部分乡镇、街道的信息资源网络传输系统，同时加强科学管理， 实现档案信息资源在最大范围内的充分共享。 上述概括主要包括以下四层基本涵义： ( 1 ) 网络是档案信息资源共享的信息传输的最佳途径。在传统条件下，档案信息的传播范 围：非常狭小，作用也十分有限。网络技术的出现，开辟了一条广泛传输档案信息的全新通道。 它彻底打破了档案信息传输的时空阻隔，大大加快了档案信息传播速度，变点状传输为网状 传输，拓展了档案信息传播范围，提高了档案信息传播效率，使档案信息资源共享成为可能。 根据档案信息资源共享发展阶段的不同，档案信息的传输可以采用局域网、城域网、广域网 等不同的网络形式。 ( 2 ) 科学管理是实现档案信息资源共享的重要保障。随着信息技术的发展，档案界出现了 一种片面强调技术，忽视人文因素的倾向。我们认为，现代信息技术对于档案信息资源共享 是必不可少的，但绝不能忽视科学管理的重大作用。没有科学的管理，档案信息资源共享就 可能偏离正确的发展轨道，造成严重混乱，背离我们的初衷。加强科学管理要依靠科学的管 理平台来实现，这个平台主要包括档案信息资源共享观念体系、协调组织、管理方法和程序 等方面。 ( 3 ) 档案信息资源共享是一种全新的档案管理模式，是档案部门顺应信息化发展趋势的必 然选择。它是将信息技术融入现代档案管理体制来开发档案信息资源为公众提供信息服务的 一种新型方式。早在2 0 世纪5 0 年代，我国图书界就开始了图书信息的共享活动，并取得了 较为显著的成果。虽然档案和图书情报同属于信息的范畴，但由于档案是一种特殊的回溯性 信息，特定的历史条件又强化了它的政治性、机要性特征，档案信息资源共享一直不被提及。 进入2 0 世纪9 0 年代，我国改革开放的深化和现代信息技术的发展为档案信息资源共享提供 了必要的社会环境和技术条件，使档案信息资源共享具备了基本的条件。 ( 4 ) 档案信息资源共享的最终目标是实现档案信息资源在最大范围内的充分共享。知情权 是现代文明社会公民应有的一项基本权利，利用各种先进的信息基础设施，实现信息的公开 和信息利用中的社会公平，保障公民知情权，达到信息资源的社会充分共享，是人类推进社 会信息化建设的基本目标，这一目标对于档案信息资源共享也具有现实的指导意义。 2 档案信息资源的特点 档案信息资源属于文献信息资源，具有文献信息资源乃至信息资源的共同特点，如对载 内蒙古人学公共管理倾七( m p a ) 学位论文 体的依附性、可积累性、可存储性、可传递性及共享性。档案信息资源除具备上述信息资源 的基本特点外，还具有以下固有的特点： ( 1 ) 原始记录性 档案是人类社会生产、生活等各项活动的真实原始记录，而不是人们事后为某种目的而 有意收集、加工而来的资料，是最原始的记录，具有鲜明的原始性。来源于档案的档案信息 资源就具有不同于其他信息资源的原始特征。由此，档案信息资源在社会信息系统中拥有特 有的地位和作用。 ( 2 ) 历史性 档案信息资源记录和反映的是已经发生的活动、事件及其过程，是一种历史记录，具有 典型的回溯性。档案信息资源作为回溯性信息是人类社会发展的见证，是人类的共同记忆， 代表了人类社会文化遗产的一部分。同时，作为回溯性信息，是一种过时信息，缺乏时效性。 因此，要求档案工作者应采取各种措施对档案信息资源进行加工处理，从中再生出能为人们 的各项工作服务的现实性和预测性信息，尽量减少回溯性带来的负面效应，提高档案信息资 源开发的程度和水平。 ( 3 ) 社会性 档案是人类社会的产物，具有广泛的社会性，主要表现在：首先，档案的形成者具有广泛 性：其次，档案的内容具有广泛性：再者，档案对整个社会具有长远的历史价值；档案信息资 源的这种社会性使得档案工作具有广泛、坚实的社会基础，既有巨大的社会力量来源，又能 产生巨大的社会效应。 ( 4 ) 分散性 档案信息资源的分散性主要表现在：宏观上，档案形成者数量众多、类型多样、层次不一、 职能和活动的内容千差万别，档案形成者的这种广泛性和分散性决定了档案内容的广泛性和 分散性；微观上由于档案形成者的社会活动的过程性、阶段性特点，有关形成者某一活动的 档案在时间上被分割，在内容上被分散，在整体上变得零散、杂乱。另外，由于文件数量急 。剧增长，导致文件数量失控、质量下降，档案中掺杂了大量的没有价值或价值很小的文件， 从而加剧了档案信息资源的分散性。 ( 5 ) 内向性 档案信息资源在具有社会性优势的同时，又显示出内向性的劣势，其表现为：档案是形成 者在各自社会活动中形成的，反映形成者自身的活动。而且，档案形成之后，首先由形成者 自己保存，并在一定时间内主要为形成者自身服务。这种以自我为中心的形成、保管和利用 内蒙古大学公共管理硕上( m p a ) 学位论文 过程，是档案信息资源所具有的内向性特点所在。 档案信息资源的固有特点既是区别于其他信息资源的标志，又是由档案的本质特性所派 生的。 3 档案信息资源的类型 实现信息获取和利用成本最低和信息效能最大是档案信息资源共享的目标，但信息共享 并不意味着所有的档案信息都可共享没有信息权限，本文从档案信息资源共享的权限出发作 以分类： ( 1 ) 是可以完全对社会公开的档案信息资源。这部分信息资源不需要保密，可以无条件地 在全社会范围内传播，社会全体成员都可以共享，如现行档案信息资源、已经解密的档案信 息资源等。 ( 2 ) 是可以局部公开的档案信息资源。这部分信息资源只能在指定的系统和部门之间传播 和共享，如在财政部门与银行之间的外联网上传播的档案信息资源等。 ( 3 ) 是只在本系统或部门内部共享的档案信息资源。如内部会议纪要等，这类档案信息资 源一般可在某一系统或部门的局域网上流通。 ( 4 ) 是只对某一或某些特定的个体公开的档案信息资源。如有关国防部署、尖端科学技术 发展、党和国家领导人的秘密谈话或行动计划等绝密档案信息资源等。这类档案信息资源一 般不宜将其投入到各种类型的网络中，以防被人截取或篡改。 在这四类档案信息资源中，只有第一类档案信息资源的传播范围不受限制，可以无条件 地在全社会范围内传播，社会全体成员都可以共享。而其他三类档案信息资源受档案内向性、 机密性特点的限制，都只能在有限范围内或最大范围内共享。档案信息资源类型的划分，对 于更好地理解档案信息资源共享的涵义，开展档案信息资源共享工程建设具有重要的指导意 义。针对不同类型的档案信息资源，可开展不同层次的档案信息资源共享活动。 - 在人们的观念中，大部分档案都是涉密的，可完全对社会公开的档案是相当少的，要谈 共享也没多大意义。实际并非这样。就拿呼和浩特市档案局馆藏档案来说，现存有档案3 6 万 卷( 件) ，已开放档案3 l 万多卷( 件) ，占了馆藏档案的绝大部分。己开放的档案就是完全可以 对社会公开的，也就是可以共享的。从全国各地开放档案情况看，已开放档案基本达到了馆 藏档案的8 0 ，有些地方甚至达到了9 0 。因此档案信息资源社会共享是有着强大的资源基础 的，是完全可行的。随着政府信息公开条例的实施，民主意识的增强，可向社会公开的 档案范围在不断扩大，档案信息资源社会共享的意义和层次也必将提升。 内蒙古人学公共管理硕十( m p a ) 学位论文 ( 三)集成管理条件下档案信息资源共享发展的原因和背景 档案集成管理是利用现代信息网络与通讯技术，以系统论和管理理论为基础，将传统档 案信息系统中的各要素进行优化融合、选择搭配使之联结在一起，成为一个统一的整体，对 档案信息资源进行开发和利用，实现管理过程经济高效，最大限度地满足用户需求的过程。 档案集成理论是对档案信息系统理论的全新的发展。 档案集成管理适应档案数字化发展的要求。当前，网络化、信息化浪潮正以排山倒海之 。 势冲击着整个社会，每个国家、每个民族、每个行业都将而临着巨大的压力和挑战。在信息 化浪潮中，人们己清醒的认识到，信息资源的开发利用将成为信息社会中最重要的则富。档 案作为“信息资源之源”，正处于这场风暴的中心，实现档案资源的数字化是信息社会档案管 理的发展方向。随着信息网络的日益普及，将信息网络和用户结合起来，构成了一个人 网结合系统。由于用户木身又是社会系统的组成部分，从而通过用户将信息网络和社会系统 接合起来，使信息网络成为社会系统中信息流的载体，构成典型的复杂巨系统，实现社会的 充分共享。这种巨系统的出现，使得传统的处理简单系统的方法、手段呈现出较大的局限性， 因而迫切需要一种有效处理复杂巨系统的档案管理模式。档案集成管理模式则很好地担当了 这一角色。 档案集成管理是实现档案信息资源共享的要求。随着技术的进步，在社会需要的推动下， 实现信息资源的高度共享已经成为一个急待解决的重要课题。在这种情况下，档案部门的工 。作将不得不由原来单纯的提供档案实物，变为提供可以由网络传输和利用的数字化信息，以 适应整个社会的发展。这就意味着原来占绝大多数的传统形态档案取而代之的将是生成并运 转在网络之上的电子信息。而对这一新型的管理对象，档案部门必须迅速做出反应，努力实 现自身信息化，转变工作模式，采用集成管理模式，实现档案信息资源共享，为社会提供方 便利用的档案信息。 档案集成管理可以更好地满足人们不断增加的档案服务需求。在奥地利首都维也纳召开 。 的第十五届国际档案大会上，“集成 一词频繁出现在多个报告会专题研讨会上。各国档案人 员认为，“目录集成、数据集成、信息集成、多媒体集成、数据库集成己成为数字档案馆建设 和档案网络互操作性研究的重要内容”，“文件与档案集成管理系统、集成管理项目、集成管 理方法、集成管理模型、集成管理过程、集成管理术语”等，都成为国际档案界研究与讨论 的热点。在信息社会下，由于信息社会人员流动更加频繁，对档案服务的需求大大增加，如 果依然依靠传统的档案管理方式，不仅花费的时间长，而且成本、管理效率低b 。相反，通 内蒙古人学公共管理硕士( m p a ) 学位论文 过档案集成管理则可以有效地解决这些困难和矛盾。可以说，信息社会人们对档案服务需求 的增加推动促使档案信息资源实现共享，并使得档案管理模式发生变革。 档案集成管理是一种高效的档案管理模式。在信息社会下，人们对档案需求的增加将促 使档案管理部门投入更多的人力、物力和则力，希望通过提供更多的档案服务来满足人们的 需要。显然，传统的档案管理方式效率低、成木高，难以满足客户迅速增长的多样化的需要。 这就需要改革传统的档案管理方式，以组织集成的模式整合现有档案资源，形成相互匹配相 互支持的综合作用体，从而降低交易成木，提高收益，提高技术开发的效率。总之，这种市 场需求为档案集成管理的发展提出了经济效益上的要求。 1 2 内蒙古大学公共管理硕上( m p a ) 学位论文 二、档案信息资源共享发展现状、存在的问题及原因 ( 一)档案信息资源共享发展现状 随着社会信息化的不断发展，政务信息环境的形成，档案信息化建设的不断推进，国家 相关法律规定的出台，数字化、网络化、传输方式等现代信息技术条件的逐步成熟，推动了 档案信息资源共享不断发展。 1 社会信息化的深入发展促进了档案信息资源的共享 随着信息技术的高速发展，全球性计算机互联网热潮冲击着整个世界，人类社会正步入 一个利用计算机和网络技术的信息化全新时代。信息时代是信息充分共享的时代，只有通过 共享，信息这一战略资源才能得到最大限度的开发和利用。信息资源共享已成知识经济时代 的基本要求。在信息技术迅猛发展的潮流下，党中央高瞻远瞩，顺应形势指出：“大力推进国 民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。 并提出要“大力推进信息化，加 快建设现代化”，要“坚持以信息化带动工业化”、“加快信息资源开发和共享 的战略方针， 可以说信息化是覆盖现代化建设全局的战略举措。 在信息化发展的趋势下，档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息的原始性 和真实性，成为信息家族中的重要一员，激发了现代社会对档案信息的需求。正如王刚在第 1 4 届国际档案大会开幕式上致词中讲到：“人类正在步入信息社会，档案作为信息社会众多 信息源中最基础的部分，从工业社会向信息转型的历史进程中，得到了越来越广泛的开发和 利用”，可见档案的信息化是不可逆转的社会潮流。由于档案是国家机构、社会组织及个人在 社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，承载着人类活动的大量信息，具有记 载、延续人类文化的功能，因此在社会信息化和实现信息资源社会共享的历史进程中，档案 资源具有特殊价值和不可替代的作用。 社会信息化的深入，使人们越来越置身于更加真切的信息环境中，同时用户更多地要求 档案信息直接为用户使用，通过上网，由利用者通过网络计算机直接调用达到档案信息资源 享有的目的。因此，社会信息化的深入发展促进了档案信息资源最大范围内的充分共享。 内蒙古火学公共管理硕士( m p a ) 学位论文 2 社会公众对信息知情权的要求为档案信息资源共享提供了发展空间 随着当代宪法理论上公民知情权原则与表达自由原则的进一步发展，政府信息公开已成 为确保这两个原则得以实现的一项公开制度。公众迫切的需要大量的档案信息作为工作、学 习、生活及各项活动的参考依据和凭证。政府机关是国家信息资源的最大生产者，而档案机 构是最大的信息拥有者与管理者。从国家制度与公民权利保护的角度来看，档案机构作为人 民的受托机关，有义务通过网站、电子出版物等平台向社会公开档案信息资源，使人民有机 ， 会了解政府的工作。许多国家制定的信息公开法都赋予民众获得政府信息的权利，如果政府 机关拒绝民众的申请，漠视民众的知情权，民众就可以通过诉讼途径来维护自己的权利。随 着社会信息化的不断深入，人们对信息的索取向不受时空限制、面对信息源直接检索而获取 信息的方向发展。中华人民共和国政府信息公开条例的出台，社会公众对信息知情权的要 求，为档案信息资源的的开发、利用，为档案信息资源共享提供了发展空间。 3 现代信息技术逐步成熟为档案信息资源共享实现提供了保障 随着国家网络基础设施的不断改善以及数字化技术、数据库技术、网络通讯技术、多媒 体和超文本等技术的发展，为数据库的数据采集、异地查询和文献传递等提供了强有力的技 术支持，克服了由于地域隔绝而导致的档案信息资源共享的时空障碍。“现代信息技术具有惊 人的处理速度、精确的计算能力、极强的记忆和严谨的逻辑判断能力，能进行科学计算、自 动控制、多媒体技术应用等”，1 且凭其信息获取、加工、存储与传输等能力，在档案信息资 源共享中起着基础性作用。而且这些技术在图书、情报等部门的应用己经相当成熟，可以为 档案信息资源共享提供借鉴。而数字签名技术、信息加密技术、防火墙技术、防病毒技术等 则为档案信息共享的安全性提供了技术保障。现代信息技术在档案管理部门的广泛应用，使 档案信息的高容量存储、档案数据的格式转换、档案信息的高速传输等成为了可能，并为档 案资源的社会共享提供了有效的技术保障和实现手段。 。 目前，国外在档案信息资源共享方面，有一些先进成果和成熟经验可供借鉴。我们可以 直接采用国际标准中适合档案信息资源共享需要的先进成果和成熟经验，加速档案信息资源 共享的步伐。同时，在我国一些发达地区已经开始了有益的尝试，比如青岛数字档案馆、深 圳数字档案馆，这些地区的做法都给我们提供了有益的借鉴。从全国来看，各省、大多省会 城市、二级城市都己建立了档案信息网，完成了馆藏档案目录数据库的建设，为档案信息资 源共享平台建设奠定了基础。有些己开展了网上咨询、网上查阅等服务。 内蒙古大学公共管理硕上( m p a ) 学位论文 ( 二)档案信息资源共享中存在的主要问题及原因 如上所述，档案信息资源共享是档案信息化建设的重要内容，是档案信息化不断推进的 必然结果和发展趋势。档案信息化建设自上世纪7 0 年代就已经开始，自9 0 年代起引起了人 们的广泛关注。在全国档案信息化建设实施纲要的指导下，经过不懈的努力，计算机档 案管理系统从微机单机版的辅助目录管理发展到海量光盘存储系统版、网络版管理以及公文、 档案一体化管理，经历了计算机辅助档案管理、档案信息数字化和数字档案信息资源上网等 渐进发展的过程。档案信息化建设的不断推进，使档案信息资源共享初具规模。 但就现实情况来看，我国档案信息资源共享的状况，应该说还远远落后于社会信息化的 要求，存在的主要问题有： 1 档案信息资源共享观念意识相对落后 我国档案界目前多少还存在自我封闭意识，思想观念保守、自给自足、本位主义的思想， 极大地束缚着档案共享的开展；档案馆各自为政、片面追求“大而全”、“小而全”的馆藏体 系，阻碍着资源共享活动；重藏轻用的思想，依然影响着我国档案部门的各项工作，抑制了 实现资源共享的自觉性和能动性，使资源共享的协调、协作缺乏实际行动。这些观念导致在 进行档案信息化建设时，对档案信息资源共享的意识不强，对档案信息化建设不太重视。要 么不愿意开展这项工作，要么也只是在搞一点面子工程。即使有一些部门有资源共享意识， 但资源共享的动力也不强，受“独立土国”思想作祟，从而各自为政，形成“信息孤岛 ；另 一方面，在推进信息化的过程中，认识不足。不少单位对方案的可行性及预测效果论证不足， 仓促上马，结果达不到信息化的要求，有的即使眼前似乎较原来进了一大步，但没有发展的 空间，不久就出现滞后的现象。 人们观念的转变和更新是档案信息资源共享活动开展的重要前提，也是一项长期而艰巨 的任务。档案信息资源共享实际上是一种合作行为，其实现有赖于档案部门内部、档案部门 之间、档案部门与社会相关部门之间以及档案工作者之间、档案工作者与档案利用者之间的 4 相互协作，在很大程度上取决于各级档案部门是否有合作的意识。为此，每个档案部门都要 从传统的“小而全”、“大而全 的桎梏中摆脱出来，充分感受到信息社会的迅速发展给档案 事业所带来的巨大挑战。在具体工作中应增强整体意识、协调意识，走集成与联合的道路， 提高档案服务工作的效能；在观念上要重视档案信息资源共享的紧迫性和必要性，要从“以 藏为主 向开发利用为主的观念转变。由仅仅为本单位服务向全社会开放服务的观念转变； 由等客上门的被动服务向分层次、立体型的主动服务的观念转变；由“闭门办馆”向“开门 内蒙古大学公共管理硕士( m p a ) 学位论文 办馆”的观念转变；由片面追求单个档案部门的“小而全 、“大而全向寻求网络整体和资 源共享的观念转变。每个档案部门都应把本馆藏档案信息资源视为全民、全社会的财产，把 本馆的资源建设和为利用者服务工作置于一个地区、一个系统甚至全国范围内整体信息资源 建设及资源共享活动中来考虑，走档案集成管理的道路。 2 档案信息资源共享内容、手段相对落后，档案信息资源共享利用率低 内容单一、服务面窄。虽然最近几年逐步形成档案信息资源网站( 页) 较以前有大幅度 ” 增加，但是它们中包含的共享信息量的增加远不及网站( 页) 数量的增加幅度。有此档案信 息资源网站除了馆藏的简介和目录，几乎没有别的信息。提供的相关链接经常是无法连接到 相应的目的地。各类档案信息资源自上网后几乎没有或者很少更新。即使有档案信息资源数 据库也属于二次文献，用户只能检索到档案的题录和文献摘要信息，没有档案全文数据库， 想要具体的档案卷宗内容还需要到档案馆亲自查阅。 手段落后、可检索性差。优质的档案信息资源不仅内容丰富，还应便于查询。但是长期 以来我国对档案检索重视不够，无论是纸质档案还是数字档案，检索入口少、检索功能差是 普遍现象。据有关调查，目前我国档案网站总体上检索功能低、易用性差，绝大多数不支持 布尔逻辑检索、二次检索和全文检索，得到的检索结果大多过于简单，难以令人满意。由于 客观上档案信息的存在和分布是多行业、多部门、多地域的，档案信息资源的采集、加工和 存储也就是分布式的，所以形成资源分散、搜寻不易的问题。而目前各档案信息资源网站缺 少工具对档案信息资源进行整合、导航、检索和定位，即缺少先进的信息分类检索与导航系 统及信息传播与利用的平台。检索软件落后，档案信息分类较粗，缺乏多角度反映档案卷宗 内容和多种逻辑组合信息检索方式，影响用户查阅效率，档案信息资源共享困难。 档案信息资源数字化程度低。档案信息资源有实体和数字化两种存在形态。从社会发展 趋势来看，数字资源日渐成为信息传播的主要形式，因此它应成为档案信息资源建设的重点。 但是与发达国家的档案信息资源数字化程度相比，与其他信息资源数字化程度相比，与社会 大众的需求量相比，我国数字档案信息资源( 尤其是网上资源) 的数量还很少，质量也有待提 高。 档案信息资源整合度小。各地档案馆在进行档案信息资源开发共享时，使用的档案管理 软件、数据库类型、数据库结构不尽相同。大量已开发的档案信息资源无法实现联网互通、 数据共享，无法适应跨系统、跨平台的网络化应用需求。档案信息“孤岛”现象普遍存在， “各自为政”的局而没有得到根本改变。 内蒙古人学公共管理硕士( m p a ) 学位论文 3 档案信息资源共享制度不完善存在安全隐患 档案信息资源共享是一项庞大的社会系统工程，发达国家的经验表明，对这类牵涉面广、 影响因素众多的系统工程，法制先行是十分重要的前提条件。从2 0 世纪6 0 年代起至今，美 国先后制定颁布了信息自由法、个人隐私信息法、削减文书法、政府信息资源管理 a 1 3 0 文件、在i n t e r n e t 网上购物免收购物税法等。美国的经验告诉我们：创造一个 良好的法制环境，是实现资源共享的重要保障。由于我国档案信息资源共享的时间还比较短， “ 我国政府对资源共享建设的有关指导大多停留在宏观的战略框架上，涉及具体实施与运作的 法律法规还很不完备。为促进我国档案信息资源共享的发展，立法部门应会同有关部门组织 相关专家开展深入的调查研究，修订、完善与档案信息资源共享有关的条款。 档案信息资源数字化建设是档案信息资源共享的根基，因此也是制约档案信息资源共享 的重要因素之一。馆藏档案信息资源数字化建设缺乏全国统一的标准和相关技术规范。目前， 馆藏中纸质档案占大多数，将纸质档案进行数字化2 n t _ 是档案信息资源共享的首要任务。对 此国家也出台了相关标准和规范，例如纸质档案数字化技术规范( d a t3 1 - 2 0 0 5 ) ，但 真正落实于实际操作中比较困难，现阶段实现档案信息资源数字化主要采用的是直接键盘录 入、数码相机拍照和扫描仪扫描后上传等方式，将纸质档案进行数字化加工，将其转化为能 被计算机识别的数字图像或者文本文件。其中直接录入方式速度慢、效率低且格式不统一。 而数码相机和扫描仪等数码设备可以将文件直接扫描成图像，现在的数码设备比较先进，不 管是拍照还是扫描的图像质量都比较清晰，但是速度相对较慢，最主要的缺陷在于占用存储 空间大。因此在档案信息资源数字化建设中缺少通用的标准和具体的规范要求。对于电子文 件目前国家出台了电子文件归档与管理标准( g b t1 8 8 9 4 2 0 0 2 ) ，档案著录规则( d a t 1 8 1 9 9 9 ) 等相关规定但在执行过程中与标准还存在很大的差距。 由于档案信息资源所特有的内向性、机密性和回溯性等特点，档案信息资源共享不可避 免地要涉及到专有性档案信息的保密、保护和专用的问题。因此，在档案信息资源共享的建 - 设中无疑要高度重视档案信息资源的保密和安全问题，要正确处理共享与保密的关系。一方 4 面，要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的信息保密制度，提高全社会对信息 的保密与安全意识；另一方面，在遵守保密制度和确保网络安全、信息安全的前提下，应扩大 档案信息资源的交流和共享，并充分利用档案信息资源共享的信息服务平台，让有价值的档 案能够顺利进入人类社会活动领域，为社会所用以提高利用率与社会价值。因此，应当在加 强保护的同时，创造条件扩大信息与知识在更大范围内的流动与服务，充分发挥档案信息资 源共享作用。 内蒙古人学公共管理硕上( m p a ) 学位论文 管理的档案信息资源共享模式构建 三、基于集成 ( 一)强化集成管理在档案信息资源共享中的应用 i 加强档案数据和信息集成管理 信息集成和数据集成。信息集成的目标是将分布在某一信息系统中自治和异构的多处局 部数据源中的信息进行有效地集成，实现各信息子系统间的信息共享，通过多媒体数据集成 将原有信息系统中信息不一致的各个自治的数据库进行集成，建立主题数据库，完美整个数 据环境，解决数据、信息和知识之间的有效转换问题。数据集成是指将各个应用系统的数据 分类，确定基础数据，并在整个系统范围内将基础数据作为全局数据库模式，它以正确的结 构和关系存放资料以便资料的查询、处理和更新。其目的在于将异构数据规划为同构数据， 或将异构数据规划为同构的过渡数据，使形成的数据或过渡数据可以直接被系统使用。完善 的数据集成体系应使数据文件结构的设置满足管理上的需要，保持数据的独立性、安全性和 完整性，并且使数据库有不断扩充和更新能力。如果没有数据和信息集成，系统集成只能是 一种硬件和软件的互联，系统功能将无法得到真正实施，也就是说，如果没有数据和信息集 成，就不可能形成一个完整的集成系统。因此，要建立档案集成系统，首先要进行数据和信 息的集成，实现信息共享。 档案系统信息集成。档案系统的信息集成主要采用电子化、数字化、网络化、信息化等 现代化管理手段，存储和累积文字、图像、声音、地理空间等数据；构建档案系统的数据库、 数据仓库和知识库：实现目录、多媒体信息、全文、编研信息、知识及文件、档案和图像情报 。 信息资源的共享。档案信息是整个档案信息系统管理的对象，档案实际部门的信息集成工作 主要包括档案信息的数字化，档案网站体系的建立，档案信息服务平台的建立，数字档案馆 的建立等不同层次、不同方面的信息集成管理。这是档案集成管理的基础与首要目标。 可以说，档案系统信息集成是整个档案集成管理的基础。这种信息集成是档案文件与管 理中文字、图像、声音、空间、时间等各种数据的集成，是提高档案管理运作整体水平与效 益的基本手段。只有在信息集成构建的信息通道础上，各不同功能的部门、环节才能克服时 间、空间以及不同环境的障碍。信息的自由流通，各部门才能得以良好的沟通和协调。数据 内蒙古大学公共管理烦十( m p a ) 学位论文 集成的作用与好处在于，可以使处于各个不能兼容、异构的数据库间的数据得到妥善的迁移， 对异地设计、异地存储、以及分处异地的档案机构间的档案信息的交流，档案数据的存储、 管理、利用都得到更好的沟通和协调。 2 推进档案标准集成管理 档案领域的发展要求实行档案标准集成。随着档案逐步走向社会，社会各部门对档案信 息的需求也越来越多，越来越复杂。档案馆之间、档案馆与档案室之间的信息交流，迫切需 u 要在档案部门间推行一种规范化的交流语言以实现资源共享。从这个角度来说，档案工作标 准化是实现档案信息资源共享的重要保证。只有在档案工作内建立一套档案专业共同遵循的 规范行为准则和标准，建立一种信息可以自由流通的平台，才能在档案馆、室间形成一种信 息联盟，将一个个原本看似孤立的档案文件有机联系起来，形成一种十分重要的信息资源。 当f j 科学技术突飞猛进，应当加速推进档案工作标准化体系的建立，与科学技术同步发展， 使档案部门具有与现代化高水平的技术进步相适应的标准化管理。因此，国家制订有关档案 网络标准化方面的法规和技术标准，是确保档案信息资源的共享，实现档案网络建设系统性 的重要保障措施。 档案标准化集成体系是一个包含现代档案集成管理工作所有要求的标准体系。它主要包 括三个部分的内容：基础标准、应用标准、技术标准。具体来说：基础标准主要是指从文件形 成到档案保存或销毁整个生命过程中所有流程与环节中所需的标准，这是档案工作的基础管 理，也是整个档案集成标准体系的基础。应用标准主要包括电子文件与新型档案管理中基础 数据、文件格式、信息交换、数据库语言与格式设计、管理系统设计等软性标准的制定。技 术标准，主要是指网络基础设施标准、网络信息安全标准等硬性标准的制定。 3 强化档案管理过程集成 过程集成管理是档案文件集成管理的核心，管理过程的集成是发挥集成管理效率的关 、 键。如果不实行管理过程集成，会出现不配套的现象。管理过程集成，应通过寻找旧的管理 过程中存在的问题，剔除无效的过程，以用户服务为中心，打破传统的管理方式，以提高工 作效率和方便利用者为目的来分配人力资源，从而达到在成本、质量、效率等方面取得显著 进展。 文件和档案管理过程应当与电子事务活动过程集成，档案鉴定、著录、保管与利用等档 案业务活动是机构业务活动的一部分，应当实施需求分析、能力评估、前端控制与全程管理。 从档案信息系统的整体来看，过程集成包括完成文件与档案管理业务流程集成，完成文档综 内蒙古大学公共管理硕l ( m p a ) 学位论文 合管理与服务系统集成，完成档案部门对机关、企事业单位职能活动前端性介入过程的集成 管理，即实现档案文件的前端控制。 ( 1 ) 文件与档案管理业务流程集成，即捕获、形成、收集、分类、著录、鉴定、归档、保 管与利用权限控制规范集成。这一层次的集成最基础的就是要实现文档一体化。文档一体化 包括文件、档案生成的一体化、管理的一体化和利用的一体化，从而使文件到馆藏档案的全 过程都得到有效控制。而这一层次集成最关键的就是要完成电子文件从生成、使用、归档以 一 耵及归档后的收集、整理、保管、提供利用等一系列过程的集成管理，使纸质档案与电子档案 真正一体化，使职能边界与部门边界模糊化、系统整体优化和信息资源共享。 ( 2 ) 各种档案综合管理与服务系统集成，即目标、任务、角色、权限、责任和业绩制度一 体化和虚拟联盟。在经过业务中心、文件中心、处理中心和管理中心出来的档案，就是档案 服务中心对外提供利用服务的数据，是从档案管理中心提取出来的。服务的对象是社会公众 人员。服务中心通过借阅服务、定期信息发布和实现网上信息共享等服务手段达到档案数据、 信息的提供利用。而如何将未开放的数据存储在内部专用网，如何将到期开放的信息从内转 出，就是这个层次上的集成管理所要做的。 ( 3 ) 完成档案部门对机关、企事业单位职能活动前端性介入过程的集成管理，即实现档案 文件的前端控制与全程管理。档案的前端控制就是使档案管理与文件管理同步进行。它将管 理工作和控制系统的作用提i j 了，为的就是希望在不利影响产生之前，能采取措施防止问题 发生，即防止因整理不当或鉴定失误而引起的档案质量的下滑，也就是说，如果我们对文件 进行前端控制，从信息的源头做起，借助文书工作人员对业务的熟悉和档案工作人员对档案 管理的专业水平，避免有价值的档案资料的流失与损毁，避免无价值的档案进馆占用馆藏空 间，从而从根本上提高进馆档案的质量，使文件管理和档案管理高度、彻底的一体化。 4 实现档案信息共享服务集成管理 一 档案信息共享服务集成：是指在信息资源集成基础上，综合利用现代信息技术，对各种 十 服务进行融合的过程，从而为用户提供综合集成的信息服务环境，实施信息服务集成，就是 对信息技术、信息资源、服务功能、人员、机构等各种资源要素进行整合，实现整体功能的 优化和质的跃变，使用户得到动态的、并在时间和空间上一致的面向主题的信息服务，从而 构建起面向用户的高效能、综合化的服务平台。档案信息服务集成具有集约化、多元化、层 次性、专业化、个性化等特点。实施信息集成服务体系最终要实现统一的检索平台、一次性 用户认证、不同系统之间的无缝链接和完整的服务体系。 内蒙古大学公共管理硕士( m p a ) 学位论文 档案信息服务集成管理的优势是相对于传统档案提供利用服务来说的，我们知道传统的 档案提供利用服务主要包括档案阅览服务、档案外借服务、档案展览与陈列服务、制发档案 复制件服务、制发档案证明服务、档案目录信息服务以及档案咨询服务等利用方式。不难看 出，传统的档案提供利用服务主要是针对传统纸质档案而言的，用户利用档案的手续繁复， 利用的效果也不佳。而档案信息服务集成与传统的档案利用服务则完全不一样。档案信息服 务集成系统通过建立一个能够集成各种类型、各种格式的数字资源的统一的检索平台，通过 建立数字参考咨询系统等个性化的信息集成服务，从而实现档案信息资源的共享与利用。具 体来讲，这些信息服务主要包括跨系统跨数据库检索、数字参考咨询服务、馆际互借与电子 文件的传递等。这些措施的实行恰恰是档案提供利用工作指导思想的体现，即全面、及时、 准确、有效地为档案用户服务。 ( 二)基于集成管理的区域档案信息资源共享模式构建 基于集成的档案信息资源共享模式还是一个新领域。本人以上述理论为依据，从档案实 际出发，以市级、区县级档案馆为主体实施构建的档案信息资源共享模式，着重探讨了这一 领域中档案信息共享的模式，分为网络区域档案信息资源共享总模式、网络区域档案信息资 。源共享分模式二种模式的实施。这种共享模式通过构建网络平台，将档案馆的档案信息资源 在网络上整合发布或分别提供利用，达到档案资源共享的目的。当今，网络、数据库等技术 发展相对成熟，档案信息包括全文信息都能够存储在数据库中提供查询利用，并利用网络进 行传送。这种方式无疑能更好的促进档案信息资源的共享，更好的开发利用档案信息资源。 依据档案信息资源提供利用的方式来划分，可以分成区域档案信息资源共享总模式和分模式， 两种模式可以同时存在，互为补充。 1 完善档案信息资源共享网络平台 档案信息资源共享网络平台的描述。这个网络平台是以网站为外在表现形式，其后台的 数据库包括了相关集成的档案信息资源数据，利用者可以通过网站的检索界面检索相关的档 案信息资源信息，并通过这种形式来达到共享档案信息资源的目的。 档案信息资源共享平台构建。这个档案信息资源共享平台是在市档案局( 馆) 的统筹领 导下建立，各区县档案馆积极参与。网络平台主要由以下几部分组成： ( 1 ) 通过数据专线将各个档案馆与市档案馆相连，建立档案信息内网。各档案馆可以通过 内蒙古入学公共管理倾t ：( m p a ) 学位论文 数据专线上传档案数据库，查询市局档案网站上的档案信息等。通过专线要比通过i n t e r n e t 网络传输要稳定、安全得多，档案网站、数据库也更加安全。另外一种联网方式是各个档案 馆可以通过i n t e r n e t 网络与市档案局档案档案信息资源共享网站相连，但设置成只有特定 i p 地址的计算机( 这些计算机都位于区县档案馆内) 才能访问市档案局网站，或者拥有口令 加u 盘密匙才能访问的模式。这种实现方式同前一种相比容易实现，成本较低，但有一定的 危险性。 ( 2 ) 档案信息资源共享网站。网站与后台数据库相连，提供档案数据检索服务，另外还可 以建立留言、交流论坛、档案信息索引等功能模块。 2 构建档案信息资源共享区域总模式 总模式主要是指由市档案局( 馆) 确定档案信息资源集成的项目，由各个区县档案馆分 别将本馆掌握的这部分档案信息资源数据库上传市档案局，由市档案局有关部门将数据集成 后在市档案局网站上设立查询界面提供利用。一方面可以通过档案内网供档案部门，有关机 关单位查找，一方面将经过审核可以让公众查阅的档案数据库放在市档案局外网上提供查阅。 ( 1 ) 网络档案信息资源共享总模式运行流程 档案信息资源调查。各区县档案馆进行档案信息资源调查分析，了解馆藏档案信息资源 及数字化情况，包括数据存储格式和数据库类型，通过了解档案信息资源利用情况知晓档案 利用者的利用需求，然后上报市档案局汇总。以后可以定期上报档案信息资源变化和利用的 情况。 。调查档案利用需求，确定档案信息资源共享的项目。，建立档案信息资源共享计划。市档 案局依据区档案馆上报的档案信息资源调查分析，综合各区不同档案信息资源的利用情况， 同时还可以通过网上档案需求调查，机关档案利用需求调查等多种方式确定档案信息资源共 享的项目，对于各档案馆档案信息资源数字化程度的不同可以建立一个集成的档案信息资源 共享计划，统一协调各档案馆的档案信息资源信息化进度，保证知青，婚姻等专题档案信息 z 资源能够及时提供利用。 ( 2 ) 上报档案数据库，集成数据 依照规定的数据格式，各区县档案馆将确定共享的档案信息资源数据库上报市档案局， 由市档案局统一集成数据，建立相应的区域网络共享数据库。 ( 3 ) 档案信息资源数据发布，提供检索利用 市档案局将集成完毕的档案数据上网，提供相应的档案信息资源信息检索界面。各档案 单位可以根据权限来访问档案信息内网档案信息资源。如果档案信息资源如知青档案等可以 内蒙古人学公共管理硕士( m p a ) 学位论文 向公众丌放的，则通过市档案局i n t e r n e t 网站统一提供检索。 网络档案信息资源共享区域总模式 3 构建档案信息资源共享区域分模式 现在，各区县档案馆也都形成了一定规模的档案信息资源数据库，各自可以通过相应的 档案软件进行查询。基于此，笔者认为各区级档案馆可以在档案信息内网上建立网站，并将 自身可以共享的档案信息资源数据库上网，提供查询服务。同时可以通过市局档案网站发布 档案信息资源信息及提供链接地址。这样，有关档案部门，机关单位就可以通过档案信息专 用网络查询到其他区县的档案信息资源信息。这种模式实现起来相对容易，避免了数据转换 整合步骤，可以是总模式的良好补充形式。 内蒙古人学公共管理硕十( m p a ) 学位论文 区档案馆市档案馆机关单位专业档案馆 jljij j 数据查询数据查询数据查询数据查询 1rrr1r 档案信息专用数据网络 jj lj 数据金询 数据查询数据查询 r1r 查询界面 ii 查询界面 1li 查询界面 占t0t上t i 档案信息资源数据库档案信息资源数据库档案信息资源数据库 ： i 区档案馆网站ll 妻兰堂室燮一jl 一! 堂塞燮j 网络档案信息资源共享区域分模式