公司员工档案管理方法与制度.doc

公司员工档案管理方法与制度 员工档案管理是很多公司观众的内容所以我们要了解员工档案管理的技巧下面是百分网小编为你精心推荐的员工档案管理方法希望对您有所帮助 1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放即做到有人熟悉档案管理工作档案保管要保密安全档案管理工作有制度约束、规范及保障 2、要确保所存档资料：复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整 3、存档资料要分类按顺序存放例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放 4、档案一人一档用档案盒按员工编号存放不建议用档案袋和档案夹存放不建议按部门存放 5、电子档案要与纸质档案同步更新不用每次查询资料都需要翻纸质档案注意：电子档案并非是将纸质档案扫描而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中如EHR系统、EXCEL表格等如果有时间和精力再进行扫描的工作 6、其它档案与员工档案资料有重叠的原则上员工档案保存原始资料 1、为员工晋升提供依据 通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析可以制定相对应的激励和培养方案为员工晋升提供通畅的渠道激发员工的工作积极性 2、对人力资源进行盘点 员工档案记录了员工的基本情况进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用 3、促进人力资源配置 通过对员工档案的查阅和整理对员工的德、能、勤、绩进行全面分析因事择人因人治事将人才的使用更加合理化和最大化实现人力资源的优化配置 4、提供历史资源查询 了解员工发展情况制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹在做企业文化宣传或其它宣传方面能提供一定素材同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来档案资料可以接续使用 一、目的 为了规范公司人事档案管理加强档案管理的完整性、性、及时性和保密性同时为了维护人事档案的完整防止材料损坏便于高效、有序的利用档案资料特制定本管理办法 二、适用范围 适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作 三、职责 公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门 四、原则 分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范 五、档案管理内容 1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表 3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系死亡等情形 六、程序 1、新员工报到后收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后统一装入新建的档案袋内并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋电子档案以HR管理信息系统为平台进行统一管理员工人事档案管理人员须忠于职守严格遵守公司员工保密管理制度 2、档案建立：新员工经考核合格入职之日始即建立个人人事档案起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职(失业)证明等 七、为保证员工档案信息的及时性和准确性以体现系统时效性强的优点及时更新、变化的资料进行系统录入具体时限要求如下： 1、新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案并进行纸质档案归档; 2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入并进行纸质档案归档; 3、社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入并进行纸质档案归档 八、人事档案借/调阅 1、调阅员工的人事档案需填写档案借/查阅申请表并经有效批准 2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准 3、部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案但需行政人事部门主管审核并报总经理批准 4、部门主管级别的人事档案总经理有权调阅 5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅如需借出行政人事部门需行政人事部门主管批准借阅档案的人员对档案应妥善保管不得遗失、泄密和污损不准抽换、折卷和转换不得复印借出的档案必须在2天内归还 6、所有调阅档案均需登记备案 九、人事档案归属 1、继续受聘的员工档案作为其今后聘任聘用的依据;档案分类编号存放一个员工一个编号防止重名重姓员工档案交叉制电子目录以便查阅 2、离职员工的人事档案每月清查另外存档应在妥善保管一年以后销毁部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保