档案-细说档号.pdf

科技档案2011年第1期 “档号” 在整个档案管理体系中似乎微不足 道，其实许多问题还需要细说才能完全明白。 一、档号结构的适用 档案行业标准档号编制规则（以下简称“规 则”）列出了三种档号结构：（1）全宗号案卷目 录号案卷号件、 页 （张） 号；（2） 全宗 号类别号案卷号件、页（张）号；（3） 类别号项目号案卷号件、页（张）号。 三种结构如何使用？ 有同志指出，“规则” 没有对三种档号结构的 适用问题作出明确规定。 他们认为： 档号结构适 用，一是指适用于哪一类档案，二是指适用于哪一 类档案室。 据此，他们提出，第一种结构主要适用 于室藏档案以文书档案为主体的机关档案室；第 二种结构主要适用于企事业单位档案室和某些档 案门类较多、以业务档案为主体的机关档案室；第 三种结构适用于专门档案馆。 笔者认为，档号结构的适用范围只能有一个。 如果同时有两个适用范围，往往无所适从。当前多 数单位的档案已经实现综合管理， 不论哪种档案 室都可能有文书档案、业务档案、专门档案。因此， 应当确定一种档号结构适用于某一类档案， 而不 应确定适用于哪一类档案室。 第一种结构主要适 用于以立卷方法整理的文书档案的管理； 第二种 结构主要适用于以立卷方法整理的门类、 数量较 多，需要分类的文书和业务档案的管理；第三种结 构适用于产品、工程、课题、设备等专门档案的管 理。 由此我们可以进一步得出结论， 一个档案室 对不同种类、 不同整理方法的档案可以采用不同 的档号结构。或者说，一个档案室可以并用多种档 号结构。 因此，建议修改档号编制规则，分别适 用于不同种类档案的档号结构。 二、档号项目的编制 档案整理工作主要由分类、排列和编号、编目 工作经验交流 细 说 档 号 福 建 省 科 技 档 案 馆 朱 文 2020 科技档案2011年第1期 两部分组成。 通过编号、编目以一定的形式固 定和反映分类、排列状况。 因此，档号由反映 类别和排列顺序的代码组成。 “规则”列出了全宗号、案卷目录号、类别 号、项目号、案卷号、件号、页（张）号7个档号 项目。 怎样使用档号项目？ 1.全宗号：国家综合档案馆把全宗作为档 案分类管理的第一层次，自然要给每个立档单 位档案的档号前加上全宗号。 档案室的档号 中要不要加全宗号？ 如果我们把问题放在更 大的环境下考虑，答案就会是肯定的。 为了避 免移交进馆后重补全宗号和便于区域内甚至 全国的档案信息共享， 档号中应当加上全宗 号。 稍加注意，我们还会发现“规则”的第三种 结构中未列全宗号。 笔者理解，这是由于档案 有可能来自多个立档单位。 从档案信息共享 的角度考虑，各种档号结构都应加上全宗号或 相应的便于区分立档单位的代码。 例如，福建 省科技档案馆的科研成果档案的档号中加入 了档案馆号，为今后开展馆际档案信息交流和 全国科研档案信息共享作了准备。 国家档案 局组织建立的革命历史和民国档案目录中心 的数据采集标准中也是要求报送的著录数据 中要有档案馆的代码。 2.类别号：档号编制应当坚持合理性和分 级适中的原则，要注意两个问题。 一是要按照 “规则”中有关档号结构必须与馆藏档案的整 理分类体系相适应的规定，保证类别号与立档 单位的档案实体分类相对应；二是要认识到分 类层次的多寡要与档案的数量相适应。 分类 层次并非越多越好。 层次多类别序列就多，管 理的难度也更大。 因此，能少则少。 “规则”规 定类别号一般不应超过三级。 3.项目号：“规则”的第三种档号结构中列 出了项目号。 在产品、工程、课题、设备等档案 的档号中加项目号。 笔者认为，只有起到固定 和反映分类及排列状况功能的档号项目才有 意义。 项目号是产品、工程、课题、设备等档案 的原有的代号。 但产品、工程、课题、设备等档 案的价值有大有小，有些并不需要归档，有的 在较短时间内就要鉴定销毁。这些情况都会造 成原有序号的断裂，使之不成系统，缺乏分类 和排列意义。 因此，笔者主张项目号一般不要 列入档号，正如文书档案中的发文字号并不列 入档号。 当然， 项目号中包含了众多的文献信息， 在信息检索中发挥了一定作用。实际上项目号 中的一些内容已经进入档号。福建省科技档案 馆科研档案的计划类别号就是取自科技计划 项目管理原来编定的项目号。 如“德化黑鸡保 种 与 优 育 利 用 的 研 究 ” 项 目 的 项 目 号 为 2004N047，2004为立项年度，不使用的理由将 在下文阐述；047为原项目顺序号， 与档案实 体排列没有关系。 因此，仅取N作为农业类科 技计划项目的代码。正如文书档案的有些档号 项目内容取自文件的发文字号。如机构类别号 会参照机关代字中的内容，年度档号一定是与 文号中的发文年度一致，而发文顺序号对档号 确定则无意义。 我们还可以从科学技术档案案卷构成的 一般要求“档号应填写全宗号、分类号（项目 代号或目录号）、 案卷号” 的规定中进一步理 解。 用括号就意味着可以在分类号、项目代号 和目录号中选择一项作为档号。也就是说档号 中用了分类号，就可以不用项目代号。 档案目录的检索作用更大。为了发挥项目 编号的作用，可以把项目号列为计算机著录项 目之一，作为档案目录的一个项目，通过计算 机检索项目号。 “规则”指出，档号是存取档案的标记，并 具有统计监督作用。档号只是一卷或一件文件 的身份证号， 一个信息组成单位的门牌号码。 要遵循适量原则， 不要给档号添加太多的功 能。 4.案卷号：文书档案按传统方法整理形成 卷，产生案卷号。科技档案包括科研档案按科 工作经验交流 2121 科技档案2011年第1期 学技术档案案卷构成的一般要求整理也形成 卷。 但福建省有两种科研档案管理的情形需 要讨论：设区市科技局若干科研项目文件材料 组成一卷；省科技档案馆则反之，有些科研项 目一个项目的文件要占若干盒（卷）。 这是由 于管理级次、课题大小和形成文件材料多寡造 成的差别。 福建省科技档案馆根据本馆实际规定，一 般一个项目的文件材料装一盒，一个项目文件 数量多的可分若干盒，但同一项目不同卷盒的 著录内容相同，编同一档号。 按获奖、鉴定、验 收年度编制项目顺序号。 项目文件目录放在 第一盒的材料首页之前，仅填写最后一盒的备 考表。 我们的理由是：科技档案整理和保管是 按照保管单位进行的。 对于科研档案来说，一 个保管单位就是一个科研课题的文件材料。 以课题项目作为保管单位便于管理和利用。 因此，福建省科技档案馆科研档案档号中不编 案卷号，而是编项目顺序号，即保管单位顺序 号。 这和文书档案整理改革直接管到件，而把 盒仅作为装具的思路是同样的。 至于设区市科技局当然可以根据自己的 实际情况以若干个科研项目的文件材料组成 一卷。 但实际上会形成“卷内卷”的情况，增加 整理难度。 如案卷标题的拟写、档号级次的确 定；另外，卷内目录也存在问题，因为卷内各项 目应当有各自的文件目录，即项目级目录，那 么卷内还需要一个完整的“案卷目录”吗？ 5.页（张）号：三种格式中均列入件、页 （张）号。 “规则”规定，件号、页（张）号根据档 案保管和使用的需要，选择一项编号。 这就给 了我们选择余地。 笔者理解，档号作为固定分 类、排列状况的代码，一般列到件就够了。 当 然，档号还有统计功能。 但从统计的角度说， 档案中页（张）无数，不是非常珍贵的档案统计 到件也就够了。 如果作为照片档案的档号，列 出张则是必需的。 “规则”列出的项目是否够用？ 2000年国家档案局印发 归档文件整理 规则 规定文书档案采用年度-机构-保管期 限、年度-问题-保管期限、年度-保管期限三 种分类方法， 首次把保管期限列为分类的类 目。 保管期限与档案实体固定关系较大，但于 1995年实施的“规则”不可能列入保管期限。 2002年发布的照片档案管理规范规定，照 片号由全宗号、保管期限代码、册号、张号（此 处的张相当于纸质档案的件） 或全宗号组成。 “规则”也不可能有“册”的档号。 因此，档号结 构项目的规定也要与时俱进， 适时修订 “规 则”。 及时制定和适时修订标准规范同样重要。 目前，我国档案工作中标准规范缺失，已发布 的标准规范内容陈旧老化、技术水平较低的情 况都比较严重，应当加大调研力度，加快修改 速度。 这里还要专门说一说 “年度”。 有同志提 出：“有一个认识误区需要澄清，那就是不少基 层档案人员习惯上把分年度与分类区别对待， 事实上区分年度也是一种分类，一个年度就是 一个类别，用年度号来标识类别号的，年度号 就是类别号，可以用汉语拼音、英文字母、阿拉 伯数字结合年度编制类别号。”笔者以为，考虑 到年度在档案实体整理、 排列中的重要作用， 不妨把年度单列为一个档号项目， 列出年度 项，一是便于检索，二是按年度分别排架可以 不留空位。年度项著录的年度含义由各单位自 行确定。如福建省科技档案馆确定科研档案著 录的年度为获奖、鉴定、验收年度，而不著录立 项年度。作出这样规定的主要原因是课题立项 后获奖、鉴定、验收时间不一致，归档的时间也 就不一致，如果采用著录立项时间将影响档案 整理编目排架。 同时，以著录获奖、鉴定、验收 年度作为档号年度与科技档案馆收藏科研成 果档案的概念也是一致的。 项目代码用什么好？ 计算机对于数字符号的识读速度最快。案 卷号、件号、页（张）号都是用来反映排列顺序 的。“规则”已经明确规定三个号和案卷目录号 工作经验交流 2222 科技档案2011年第1期 使用阿拉伯数字标识。 全宗号、类别号、项目 号中可由汉字、汉语拼音或阿拉伯数字组成。 但我们应当尽量使用数字符号作为项目代码。 如果为区别起见需用汉字、汉语拼音标识，应 选用可助记的字母标识。 数字符号的排列顺序应当有规律可循。 例如，可按照各单位“内设机构、职能配置和人 员编制的规定”（即“三定”方案）中的排列顺序 排列或者按照本单位约定俗成的顺序排列内 部机构代码，以便记忆。 如省科技厅文书档案 机构类别号01为党组、02为机关党委、03为 监察室、04为办公室、05为人事处除争取 熟记数字符号的含义外，还可以列出数字符号 与其代表项目的对照表，以便快速检索。 三、档号项目间的分隔符号 档号间使用“ ”（间隔符）和“-”（短横线） 分隔。 这两个符号标注时要注意：第一、这个 点表示分读，位于行次中间，即中间点，而不是 下面的小数点。 有许多档案书籍收录“规则” 时错印为小数点，失之毫厘，又以讹传讹，结果 是谬以千里；第二，短横线占一个字的位置，不 能标为破折号（在标点符号用法中没有“短 横线”的称号，笔者认为应当称为“连接号”）。 两个符号在什么地方用？ “规则”规定，档号中左边为上位代码，右 边为下位代码， 连写时上、 下位代码之间用 “-”（短横线）相隔。 不同级位的类别之间可用 间隔符“ ”分开。 何谓上、下位代码？ 以第一种档号结构： 全宗号案卷目录号案卷号件、页 （张）号为例。 案卷目录号为上位代码，相对于 案卷目录号，案卷号就是下位代码。 之所以称 为上下位是因为档号根据保管单位由大到小 的顺序排列的。 何谓不同级位的类别？ 这个问题涉及第 二和第三种结构中的类别号。 例如，本馆科研 档案获奖类是上一级类，省科技进步奖就是下 一级类。 笔者认为，前者称为前后代码，后者称为 上下位类别更便于理解。 仔细阅读分析， 就可以得出以下结论：在 档号中，不同级位的类别间用“ ”间隔，除此之 外的其他项目前后间均用“-”连接。 由于“规则”中对这两个符号的使用方法 表述的不清，使有的同志感到迷惘。首先，这两 个符号的使用方法不在一个地方表述，“- ”在 “档号的结构”中作规定，“ ”放在“档号的编制 方法”中表述。其实，只要注意后者是在编制方 法的“类别号的编制方法”下表述就明白涉及 类别时要用“ ”；其次，“规则”在文字表述时使 用了破折号，在列图表述中用了短横线，如第 三种结构：类别号