合同管理办法实施细则.doc

合同管理办法实施细则 为加强合同管理规范管理程序根据相关法律法规制定了合同管理实施细则下面是详细内容欢迎大家阅读 合同管理实施细则 第一章总则 第一条为加强合同管理规范管理程序根据中华人民共和国合同法及有关法律、法规的规定结合本公司的实际情况制订合同管理实施细则(以下简称实施细则) 第二条各有关部门必须互相配合共同努力切实执行本实施细则做到遵守国家的法律法规贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则凡违反规定操作而造成公司损失的必须追究当事人责任 第三条本实施细则所包括的合同有设计、销售、采购、维修等方面的合同但不包括劳动合同 第四条除即时清结者外合同均应采用书面形式有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分 第五条公司由法务课根据总经理的授权全面负责合同管理工作指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作 第二章合同评审 第六条信息评审表(详见附加一)是公司签订合同的前提条件是公司处理订单的唯一依据反映的是购销合同中双方的主要权利义务 第七条信息评审表的修改及变更担当人必须书面进行确认严禁打电话或口头随意变更如遇特殊情况应当在第二日以书面形式确认管理课负责督促 第八条订立合同前必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况取得对方的营业执照副本并加盖与营业执照副本公司名称一致的公章无经营资格或资信的单位不得与之订立合同 对方为个体户或自然人的应当取得由本人签字的身份证复印件 第九条订立合同前必须认真填写信息评审表注明客户名称、姓名、合同总额、具体的付款日期及金额、标的物型号及数量 第十条订立合同前销售合同的担当人应当提供客户确认的平面图或管路布局图 第十一条营业执照副本或身份证复印件及平面图或管路布局图作为信息评审表的附件与信息评审表一并提交公司进行合同评审 第十二条信息评审表的审批流程为：管理课对成本进行核算法务课对合同形式要件进行审核销售总监、营业本部长及总经理进行批准 第十三条信息评审表营业本部长签字后由合同管理员建立客户基本信息 第三章合同的订立 第十三条除公司法定代表人外其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面合同 第十四条对外订立合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式法定代表人特别指定的销售人员采用固定期限委托的授权方式其他一般人员均采用业务委托的授权方式 第十五条授权委托事宜由公司总务部管理需授权人员在办理登记手续领取、填写授权委托书经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效 第十六条对外订立的合同严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章;如有例外需要须营业本部长特批 第十七条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章 第十八条合同盖章生效后应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记 第十九条合同文本原则上我方应至少二份合同文本及复印件由财务课、法务课、具体业务部门等各部门分存其中原件由财务课门和法务课留存建档 第二十条非书面合同代用单也视作书面合同统一予以编号 第四章合同的履行 第二十一条合同依法订立后即具有法律效力应当实际、全面地履行 第二十二条法务课应根据合同编号建立合同台帐每一合同设一台帐分别按业务进展情况一事一记 第二十三条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司法务课通报情况法务课填写风险预警表上报公司相关领导 第二十四条付款单位与合同对方当事人名称不一致的管理课应当督促业务担当人让付款单位出具代付款证明 第二十五条在合同履行过程中合同对方要求先开具发票后付款的必须先由担当人填写借据单经管理课及财务课对客户名称及票面金额确认后由管理本部本部长签字同意后再转财务课出具发票 合同对方在没有付清全款的情况下要求我公司出具全额发票的必须由担当人填写借据单及收到全额发票回执 第二十六条收到全额发票回执由业务担当人向法务课索要法务课负责人员与财务进行核对后进行填写并登记交由具体担当人员担当人最迟应于五个工作日内将客户签字盖章的回执交法务课存档 第二十七条业务担当人应在发货前将双方签字生效的合同寄回公司管理课否则中止发货 对于客户原因无法在发货前寄回公司的应当在发货日前两日填写发货通知书由销售总监签字方可执行 第二十八条在合同履行过程中客户到期应付款出现超过三个月的情况具体业务担当人员应当要求客户进行尾款确认并加盖客户公章或财务专用章 第二十九条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料对合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度以保证合同的完整性 第五章合同的变更、解除 第三十条在合同履行过程中关于到货地址、工程量的增减、安装期限的变更、付款方式及金额的变更等改变原合同内容的双方洽商必须与客户签订变更协议并加盖公章或合同专用章该变更协议作为合同的附件是合同档案管理的必要组成部分与原合同具有同等的法律效力 第三十一条变更或解除合同必须依照合同的订立流程经管理课、法务课等相关职能部门负责人和营业本部长审核通过方可 第三十二条合同变更后合同编号不予改变 第六章合同纠纷的处理 第三十三条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的由业务担当人负责处理担当人对纠纷的处理必须具体负责到底 第三十四条对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的应签订书面协议由双方代表签字并加盖双方公章和合同专用章 第三十五条让利协议及其他处理尾款的协议书应当按照合同审批权限处理(业务担当区域销售总监销售总监营业本部长) 第三十六条需要法律帮助的合同纠纷可提请法务课协助解决 第三十七条提请法务课处理合同纠纷的程序如下： 1、担当人填写诉讼申请表 2、法务课接到诉讼申请表后按照程序转交领导审批 3、法务课担当人员核实单位名称及付款明细制作诉讼相关文件盖章审批 第三十八条对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书由各区域担当人员负责文书的跟踪或履行 对有关主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书在正式生效后法务课指派专人负责该文书执行的跟踪或履行 第三十九条对预期不履行双方已经签署的解决合同纠纷的协议书的客户由业务担当人按照第三十五条处理; 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的法务课按照法律规定程序向人民法院申请执行 第四十条与对方签署的解决合同纠纷的协议书等有关资料应当交法务课统一汇总、归档 第七章合同的管理 第四十一条法务课负责公司业务及采购合同的管理与汇总工作管理课指定合同专用章管理规定并指定专门负责人 第四十二条各单位负责人及其委托人具体负责各自授权范围的合同签订、履行、监督工作 第四十三条法务课在合同管理方面的主要职责是： 1、负责管理公司的各类合同; 2、负责检查各类合同的合法性、严密性和可行性实行法律监督;对公司审批或签订的合同负责审核对公司各部门签订的合同负责监督提供法律帮助; 3、负责对委托人和有关人员进行法律培训、考试、提高其法律素质; 4、总结交流经验教训提高合同管理水平; 5、配合办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项; 6、配合办理合同纠纷; 7、参与有关合同的谈判、签约、履行等工作; 8、指定专门的部门和人员负责合同的基础管理工作对于合同管理人员应定期培训不定期检查其工作情况 9、建立合同档案严格按照合同管理实施细则管理合同档案 10、建立合同管理台帐应根据各部门合同的不同种类建立合同的分类台帐和总台帐(台帐内容详见附件二、合同管理台帐)台帐应逐日填写做到准确、及时、完整 第四十四条公司各部门协助法务课合同管理的义务是： 1、负责保管好本人锁签合同的一切资料按照本实施细则及时交法务课存档; 2、向法务课提交合同正本及附件、变更协议、让利协议、还款计划、尾款确认书、借据单、收到全额发票回执等对合同履行或变更具有法律意义的文书; 3、发货部门一个月转交一次到货单; 4、外埠人员应当将上款中提到的法律文书正本于合同签订后五个工作日内提交法务课本市业务人