（教育经济与管理专业论文）高校院系办公室管理职能研究.pdf

摘要 高等院校的院系办公室是高校的重要管理机构，是高校管理系统的一个有机组 成部分。本文主要探讨了高校院系办公室管理职能的问题。论文共分三个部分：高 校院系办公室管理职能概论、新形势下高校院系办公室管理职能的拓展、高校院系 办公室管理职能转变面临的问题与对策。 论文的第一部分重点讨论了高校院系办公室管理职能的内涵和外延。高校院系 办公室是一个集管理与服务为一体的院系管理机构，其职能即其应该具备的和实际 所发挥的功能与作用。其外延主要体现在行政管理、教务管理、思想道德工作、学 生管理、财物管理等几个方面。 论文的第二部分重点探讨了高校院系办公室管理所面临的新形势，即信息化社 会的来i 临、我国高校规模的扩大、高校改革的深化等。在新背景下，高校院系办公 室的管理职能也发生了不同程度的变化，具体体现在辅助科研、对外宣传、服务师 生、信息管理、关系协调等几个方面。 论文的第三部分关注我国高校院系办公室的职能发挥问题。我国高校院系办公 室工作面临着诸多挑战，在管理的观念与方式、管理的制度与体制、管理的设备与 硬件、人员的素质与能力方面都存在着一些迫待解决的问题。继而笔者针对这些问 题提出了若干应对措施，如重新定位高校院系办公室管理职能、提高工作人员的素 质、更新领导者的观念、完善制度建设、加强办公设备的配置等等。 关键词：高等院校；院系办公室；管理职能 a b s t r a c t t h e d e p a r t m e n to f f i c e ，w h i c hw o u l d b ea l le s s e n t i a lc o n s t i t u e n to ft h ea d m i n i s t r a t i v e s y s t e mi nh i g h c re d u c a t i o n , w o u l db ea l li m p o r t a n ti n s t i t u t ei n t h ea d m i n i s t r a t i o no f u n i v e r s i t i e s t h ei s s u e so fm a n a g e m e n tf u n c t i o n sa l es t u d i e di nt h i st h e s i s ，w h i c hi n c l u d e s t h r e ep a r t sn a m e l yi n t r o d u c t i o n so fd e p a r t m e n to f f i c em a n a g e m e n tf u n c t i o n s ，d e v e l o p m e n t o fd e p a r t m e n to f f i c e m a n a g e m e n t f u n c t i o n si nn e we n v i r o n m e n t ，c h a l l e n g e sa n d c o l m t e r m e a s u r e so fd e p a r t m e n to f f i c em a n a g e m e n l i nt h ep a p e rf i r s tp a r t , t h ec o n n o t a t i o na n dt h ee x t e n s i o no ft h ed e p a r t m e n to f f i c e m a n a g e m e n tf u n c t i o n sa r et h ee m p h a s i st h a tt h ea u t h o rd i s c u s s e d t h ed e p a r t m e n to f f i c e i sa d m i n i s t r a t i v eb o d yo fac o l l e c t i o no fm a n a g e m e n t sa n ds e r v i c e s i t sf u n c t i o nm e a n st h e f u n c t i o n st h a ti ts h o u l dh a v ea n dt h a ta c t u a l l yd i s p l a y i t se x t e n s i o nm a i n l ym a n i f e s t si n t h ea s p e c t ss u c ha sa d m i n i s t r a t i o n , t h ee d u c a t i o n a lm a n a g e m e n t , t b em o r a la n dp o l i t i c s w o r k ，t h es t u d e n tm a n a g e m e n t ，t h eb e l o n g i n g sm a n a g e m e n t t h es e c o n dp a r to ft h ep a p e rh a sd i s c u s s e dt h en e ws i t u a t i o nw i t he m p h a s i sw h i c ht h e d e p a r t m e n to f f i c ea d m i n i s t r a t i o nf a c e s ，n a m e l yt h ei n f o r m a t i o ns o c i e t y ，t h ee x p a n s i o no f u n i v e r s i t i e ss c a l e ，t h eh i g h e re d u c a t i o nr e f o r m s t h ed e p a r t m e n to f f i c em a n a g e m e n t f u n c t i o n sc h a n g ea n dd e v e l o p m e n tt os o m ee x t e n ti nt h ee n v i r o n m e n tt h a ti sd i f f e r e n t ， w h i c hw e r es p e c i f i c a l l ym a n i f e s t e di nt h ea s p e c t ss u c ha sa s s i s t i n gs c i e n t i f i cr e s e a r c h ，t h e p u b f i cp r o p a g a n d a , s e r v i c i n gt e a c h e r sa n ds t u d e n t s ，m a n a g i n gi n f o r m a t i o n ，c o o r d i n a t i n g f e l m i o n sa n ds oo n i nt h et h i r dp a r to ft h i st h e s i s , a t t e n t i o n sw e l e 两do nt h ei s s u eo ft h eo f f i c ef u n c t i o n d i s p l a y i n gi no u rc o u n t r y t h ed i s p l a y i n go fd e p a r t m e n to f f i c ef a c e sm a n yc h a l l e n g e ss u c h a st h ep r o b l e m si nt h ei d e aa n dt h ew a y s , t h es y s t e m , t h ee q u i p m e n to fm a n a g e m e n ta n d t h eq u a l i t yo fs t a f f s u b s e q u e n t l y , t h ea u t h o rp r o p o s e dc e l l a i nc o u n t e r m e a s u r e si nv i e wo f t h e s ep r o b l e m s ，f o re x a m p l e ，r e l o c a t i n gt h eo f f i c em a n a g e m e n tf u n c t i o n s ，s t r e n g t h e n i n g t h eq u a l i t yo fs t a f f , u p d a t i n gt h ei d e ao fd e p a r t m e n tl e a d e r s ，t h ec o n s u m m a t i n gt h e s y s t e m s ，i m p r o v i n gt h eo f f i c ee q u i p m e n t k e yw o r d s ： h i g h e re d u c a t i o ni n s t i t u t e s ；d e p a r t m e n to f f i c e s ；m a n a g e m e n tf u n c t i o n s 独创性声明 本人声明所呈交鲍学位论文是本人在导师指导下避行的研究忑住及取褥的研究 成果。据我所知，除了定中特别加以标注和致谢的地方静，论文中不包含其他人已经 发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得东北师范大学或其他教商机构的学位或证 书瑟健蔫避豹毒| 辩。每凌一弱工黪豹霜志对零疆究囊檄豹在薅贡觳趣己在论文孛箨了 明确的说明并表示谢意。 学位论文作者熬名：弛 嚣期： 。：型i l 二 学位论文版权使用授权书 本学穰论文终卷宠全了熬东趣繇蓬大学骞美绦鍪、搜翅学经论文鲍嫒 定，即：东北师范火学有权保留并向国家有关部门或机构送交学位论文的 复印件和磁盘，允许论文被套阕和借阅。本人授权东北师范大学可以将学 往论文静全部或部分内容编入有关数箨瘁迸行稔索，可戳采蠲影印、缩印 戚其它复制手段保存、汇编学位论文。 ( 保密懿学位论文在解密屡适用本授权书 学位论文作者煞名； 避 指导教师签名； 瑟 麓：2 举瑟 麓： 学位论文作者肇妲后去内： 工作单位： 通讯她缝： 电话： 郎缝； 画节画申 引言 一、问题的提出与选题意义 裹等教育是最早爨瑶懿教臀形式之一，在今天爨成为享主会关注黪煞点。麸掰史 的发展上说，高等教育的职能不断扩展，由知识传承到科研创新，继而扩展到社会 服务甚至社会批判，商婷教育在社会发展中的地位与作用日益突出。然而，在系统 蓉学看来，臻擒决定凌毙，蠹部凌戆决定终在功戆。霾悉，糍等教育敬爱麓据震与 变化都离不_ 歼高等教育自身内部结构的调熬与变革，抑或说，没有高等院校对自身 内部事务有效的管理，菇等教育的社会职鼢便无从发挥。 高等教育管理是一个多层次、多维发的复杂绪构。院系怒高等院校豹教学鸯行 政的基本单位，而院系办公室是院系管理的重要、瓶接的机构之一。简等院校院系 办公室的管联职能海蹶在教育管理戆宏联襁野悫，怒一令菲鬻擞戏静勰蘧，毽罴， 教育管理学中林林总憨的管理原理、理念、管理方式与手段谯这个微观领域却都有 用溅之地，都有不同程度的体现。对于验证、实验教育管理理论而言，这是一个最 徽奎帮苓客忽视魏重婺环节。嚣瓣，麸勇一方嚣来说，毫等貌校办公室豹管理不仅 仅烧教育管理理论的应用之所，亦是理论的一个生发点。高等院校院系办公室的管 理职能本身就是教育管理必然包含的一个部分，对院系职能的研究是鼯激育管璎理 论鹣一静丰富与深纯a 受深一步说，把簌满等院校院系办公黧管理职熊研究中取得 的成果延展开来，无疑会对高等教育甚至其他层次与类别的教育管理将产生一定影 睫城带来一臻震示。那么，院系办公室其霉哪些管遴职毙? 夔系办公黧戆管理联缆 有祷怎样的历史沿革? 在社会翻渐迈入知识经济社会、走向信息化的时代，高等院 校院系办公室的管理职能将会产难怎样的变化与转变呢? 联系妥我强褰等教旁发震戆联状，= i & 蔻年褰等教弯发震邈速，骞等教育已经进 入火众化阶段，高校的办学规模骤然扩大。随着这种发展，在高等院校院系办公定 工作中，许多瓤的闯题接踵两至，追待探讨与解决。同时，我国高等教寅的改擎不 辑深纯，获泫鼹上说，麓等教育产监纯把市场因素纳入高校的管理与遂营，分权化 使商校获得了更多的权利与自由，同时也承担更多、更大的责任，各个高校、高校 熬袈个院系凌管理的过程孛不霉不鼓出援痰豹调整。院系是粪等院妓巾基本熬、塞 接的教育、教学与行政单位，院系管理的成败得失崴接关系到整个高等院校教育与 教学的成败，缺失了有效的管理，学校的擞存与发展将面临挑战与考验。而在我黧， 貌系办公室是院系警逢审投秀耋甏懿撬药，蔻孚受豢浣系教胬教学帮强鬻管理静备 个方面。然而，当前我阑院系办公室管理工作的过稷中却存筏着许多不尽人意的地 方，如管理观念陈旧、镑理方式落后、管理捌度不够规范、繁理效率较低、管理人 员熬专韭素餍不高等等，这些潮麓虽然不怒普遍存在，僵毪绝非稀少，尚待解决。 1 当此之时，高等院校办公室的管理职能问题就成为一个有待于系统、全面、深入思 考与探究的问题。 二、研究现状 对于高等院校院系办公室管理这一问题，从事教育管理工作的人员与教育研究 人员很早就开始关注了，而且成果颇丰。但是对高校院系办公室管理职能问题的关 注就相对较少了，虽然有零零散散的文章讨论过这个问题的这个或那个方面，但系 统而深入的研究成果不多。 人们在论述高校院系办公室管理职能的时候，常有将管理职能是什么与管理职 能包括哪些方面这两个问题相混同，往往以后者代替前者，对概念缺乏一个明晰的 认识。这就说明，这个问题还有进一步研究、统合的必要。而对于高等院校院系办 公室管理职能都包含哪些方面，以及这些方面是如何发展的，现有的研究成果阐述 得就较为清晰了。然而，很多文章的阐述都大同小异，阐释不够透彻、过于笼统， 这也是今后研究工作应着重分析的地方。对新形势下高等院校院系办公室管理职能 都产生哪些拓展这一问题，现有的研究成果虽有涉及，但大多是从服务功能、辅助 功能、信息管理功能等不同的角度切入，缺少系统、全面的探讨。而且，许多研究 成果并没有将新增的管理职能和对原有职能的深化与延伸区分开来，很容易导致认 识上的混乱。在高等院校院系办公室工作所面临的挑战与对策方面，学界当前的认 识较为统一，但也有不尽如人意的地方，如对问题的探讨不够深入，有深度的研究 成果不多，人云亦云的文章倒是随处可见。这个问题是一个直接与教育管理实践密 切相联的问题，探讨得越深入，对实践工作的指导意义就越大，笼统、空疏的议论 于现实是弊大予利的。当然，本文也不敢保证能完美地解决这个问题，但是，这正 是本选题努力的目标。 三、研究方法 本文整体上以文献法和调查法为主要研究方法，同时还综合运用多种研究方法。 背景和历史发展部分主要采用文献法、历史法、案例法；在对新形势下高等院校院 系办公室管理职能的拓展以及办公室工作的新挑战与对策进行研究时，由于这些问 题都是当前所面临的现实问题，笔者着重采用调查法、访谈法和文献法。 2 第一部分高校院系办公室管理职能概论 一、高校院系办公室管理职缝的内涵 院系是高等院校舆体的数学与管理实体，对于高校院系办公室几乎人人都熟悉， 毯高校院系办公室的管理取铯却并非每个入都能说得清楚。事实上，正如对教育这 个概念的界定样，越是我们日常熟识、“熟知”的东蹰，我们往徒看似溃楚实则模 糊。正翔黑格尔所说的“熟知并非真知”。高校院系办公室管理职熊的内涵与外延就 属于这类目题。为了烫盟暾她暴定毫校院系办公室管理职g 这个摄念，笔者认为， 只有将此概念进行分懈，层层分析，层滕界定，在此基础上进行最后的羰合才能得 出一令撩对准确豹结论。 ( 一 办公室每嵩校院系办公室 通过对文献的梳理，笔卷发现，人们对办公室的认识最常见的、最具代表性的表 述是：办公室怒一项集文、密、档等专门入才予一体，利用办公设备和手段，从事 为领导( 领导部门) 收集掌握信息、制定决策、下达禽令、检查决策执纾情提、骰 好信息反馈、办理起萆文件和文书档案、处理群众来信来访和接待工作、办好备种 会议准冬葶珏组织等工纷戆撬梅，是兵专臻璎、黢务、串枢毪兹综合麓戆黪管理撬 奄。 办公室管理的好坏直接关系刻上级的决策能否越确，上级的指示与计划能否落到实 怒、主缀豹信慧韪否褥鬟游遁，关系瑟部门懿办事效率、效采及箕缝位等霪丈闻遂。 o 葡时，氇育学者飙对日常话语系统中豹概念与学术话语系统中的概念加以辨别、 分析，认为办公室具蠢双重禽义，一是攒场所，二是指机梅。如孙荣在其著作办 公室管理中认为，办公室的涵义，“一为办公的屋予，是工作人员完成任务、执行 箕职务慰熬工佟缝点，是党致枧关或金事业单像为完成管理嚣标藤遴孬羔作戆薹俸 场所；= 是为点作机构，是党政机关、社会团体和企帮业单位内设立的办理行政性 事务熬夯事撬构，是狡在矮簿身透、壹按隽领移霰务瓣综合部门，是淘邋主下、联 系左右的枢纽和桥梁，是领导工作的辅助性机构。这种对办公室的概念的分析还 是玩较全谣豹。 但是，笔者认为有必要慰其补充一点：同是作为工作机构的办公室，也是不能一 概而论的。一种办公室具有独立的职权，属于职权机构：另一类则没有独立职权， 属予辅助、服务枧构。许多办公室在性震上属予一个管理系缓雏建剿，本赛裁楚一 国参见盱祷最试论高校虢系办公寓的职虢 j 龙糟学院学掇，2 0 0 5 ，( 6 ) 孙荣- 办公室管理 m 上海：复盟大学出版社，1 9 9 9 2 3 个具有特定职权和特定任务的管理机构，如国家的一些党政办公室，可以加盖授权 公章以“x x x 办公室”名义下发文件与指令。显然，大部分办公室并不具有这种职权， 只属于辅助、服务性机构，如高校的院系办公室。 高校院系办公室是一个管理机构，但是高校院系办公室与社会团体、党政机关、 企事业单位的办公室还是存在着明显的区别。而且，即使与高校内的其他办公室相 比，也存在着很大差异： 1 、从高校院系办公室的功能看，高校院系的主体是教师和学生，而教师的主要 任务是教学与科研，这就决定了高校院系办公室的岗位设置必需围绕有利于教学与 科研的目标提供相应的管理和后勤服务。 2 、从高校院系办公室所接触的部门来看，在内部主要是院系领导部门、教研室、 资料室、实验室；在外部主要是高校领导部门、管理部门、后勤部门、其他院系部 门。 3 、从高校院系办公室所接触的人员来看，主要是院系领导、院系教师、院系学 生、高校内其他部门人员。这是高校院系办公室在服务对象上与其他社会组织的不 同。 然而，就我国具体的、现实的高校院系办公室而言，它又应该同时具有工作场所 与管理机构这两种涵义，既指一个办公场所，也只一个组织机构。尤其是一些小型 院系，其院系办公室不但是一个管理与服务的机构，同时又是教师、院系领导等商 谈、会务、举行例会的场所。 ( - - ) 职能与管理职能 职能指人、事物或机构本身所具有的功能或应起的作用。回为了更清晰地理解职 能的涵义，笔者在此区分一下与职能意义相近的几个词的含义，如职责、职务、职 权。根据文献的解释，职责指职务和责任；职务指职位规定应该承担的工作；职权 指职务范围内的权力。可见，与职责、职务、职权相比，职能在主体上更侧重于指 机构与组织，而不是个人；在内涵上更侧重于应起的作用和功能，而不是强调机构 与组织的权力。 职能本身就是在“管理”的语境中体现的。管理是一种普遍存在的实践活动与社会 现象，对于管理的认识与研究已经有了相当长的时间。对于管理的概念，当前学界 虽有争论，但相对更为学界认同的有：“管理是社会组织中，为了实现预期的目标， 以人为中心进行的协调活动。囝邬志辉教授认为，“管理是指在一定组织中，管理者 通过决策、计划、组织、领导、控制、创新等职能来协调他人的活动，充分利用各 种资源，从而有效地实现组织目标的一系列社会活动过程。 杨颖秀教授认为，“管 参见新华字典 z 上海：商务印书馆，1 9 8 0 1 0 8 1 1 0 8 2 参见新华字典 z 上海：商务印书馆，1 9 8 0 1 0 8 1 - - 1 0 8 2 周三多，陈传明管理学一原理与方法 m 上海：复旦大学出版社。1 9 9 9 1 0 邬志辉管理学基础 m 长春：东北师范大学出版社，2 0 0 5 1 0 4 理就是设计并保持一种良好的环境，使人税群体里高效率地完成既定目标的过程。“ 凡令摄念之阉最然存农港表述上匏差剐，艇其共霹蠢定、强谯瓣一点裁是实现嚣标 的取向。可以说，高效地实现目标是管理的最基本价值取向，也是管理职能生成与 发展的现实基础和逻辑起点。 荧予警瑷驭戆，专睾多学者谈务，营壤获鹱是攒“警瑾遘獠孛各磺添动静基本功 能一；也有学者认为管理职能是擀管理系统所具有的职责和功能。猩这两个关于 管糕职能的表述中，第一个侧重量动态的罄理过程，意警“实际所发撵的职责翻功 能”；第二个侧重于静森豹管理梳构与系绕，意旨“纛该具有盼职责和功熊”。管联职 能最初由法蹦管理学家窄利法约尔于1 9 1 6 年提出，用以研究管理活动过程的要豢和 珏繁，包括计划、缓织、指挥、掺调、控裁。随羞繁理思想瓣发震演交，产生了多 种不同的划分，如，1 9 3 7 年美国的吉利壳将管理职能分为计划、组织、人事、指撵、 协调、报告、预算；1 9 4 4 年，荑圊厄威克将管理职熊分为计划、组织、控制；1 9 5 1 年，美霉静藏凝缓曼将英分是诗翻、缝绞、集合资滚、指挥、控懿；1 9 5 5 年，魏茨 将管理职能划分为计划、组织、人事、指挥、控制。在上述职能中，得到最广泛承 认的管理职能程括计划、组织、控制。这魑职能都舆有一体饿、渗透憾、联系性、 共溺健。通邋对管理职能概念静提出与发袋的简单潮顾，笔者认为，管理职能的概 念在表述上应该将管理的过程性职能与管耀的机构设职能结合起来。质言之，管理 职戆鼯趣括一令管理系绫或瓤魏褒应具毒鳃职戆，瞧惫囊系统或瓠搀凌餐理遂稳孛 实际发挥的职能。 趸此，根据以上的分析，笔者可以对院系办公室的管理职能的概念作一个概撰。 貔系是离较书翡一个其髂戆、基零豹教学岛管理实体，组织教学、辩磅建其主要置 作。院系办公蠹是从属于院系领鼯集体直接领导下的一个教学、行政管理机构。院 系掺公室管理职能即高校院系办公室所应该具有的和实际中掰发挥的驳费和功能e 由予离校院系貉公室在搿校管理祭统的特殊地位，其职能更侧熏于辅助饿与服务榷。 二、高校院系办公室管蘧职麓翡羚延 上文界定了高校院象办公室管理职能的内涵，在界定内涵的过程中已经多多少少 恐论及了寒校魏系办公嶷管理职戆魏终延。这秘馕凝是难班避免熬，嚣隽裹校藏系 办公室管理职能的内涵怒通过对商校院系办公室的实际工作概括、抽象出来的，而 其外延同样要从高校院鬈办公室的实际工作的分析与归纳入手。 高校貔系办公室楚貔系一级簇譬理与蔽务兔一体豹综合办公梳构。它是院系专 高校内外其它管理部门联系的桥粱，是系领导的有力助手，是系教学管理工作的恩 体实施者。誊接为全系师生服务，为系教学科研工佟服务，其王作繁杂。根据笔袭 国杨颖秀教育管理学 m 长毒：东北师菰大学出版社，2 0 0 i 。2 豁志簿管理学基础隧】。艇骞：末北辉禳大学出敝戡，2 0 0 5 1 2 。 簪冀。教育管理词典【z 3 澎口：海南出驻社，1 9 9 7 2 7 s 的调研和文献的分析，笔者认为，院系办公室管理职髓或功能的夕 延可以概括为“三 务”：即参与政务，繁理事务，搞好服务。可以看出，这些职能都倾向于辅助与服务。 详细地说，高校院系办公室管理职能包括以下几个方面： ( 一) 行政管理职能 第一，院系办公整应参与系符竣决蒙，发撵参瀑俗耀，为貌系簇导懿决策爨谋裁 篪。此项职能的具体工作包括广泛收集信息和深入调查研究。首先，做好参谋必须 掌搓各方面的信息，才能为系领等科学决策撼供全舔、准硫、及时翁信怠莜攒。其 次，研究有关政策、法规，把握决策取向，抓住重点问题，分析事物的内在联系， 为系领导决策从客观上、战略上提供依据。 第= ，貔系办公塞应撼好综合按调，起督妇、攫绺终用，弧好貌系备项工传的落 实。这项职能要求院系办公室要做好下列工作：首先，院系办公室要把协调工作做 好、徽活，浚傈迁学校党浚戳及各职憝罄超蠢萋皱锤务在零系豹宠成；其次，夔系 办公室应及时对本系完成任务的情况进行检煮、督办、催办，要抓一项落实一项， 做委“搴事有睡音，件律有结采”；再者，院系办公室应该建谈、安鬟 露开有关会议， 研究有关事项、布嚣有关任务，并收集、整理有关文件、资料，及时为各部门完成 任务摄供必要的文件资料，将督办落刹实处。 ( = ) 教务管理职能 教擘工露是齑校豹孛，豁工捧，各个羧系是舆薅魏教学实俸与攀位。照嚣，貌系办 公室的个熬要职能就是教务管理。教务工作是非常重要的，它为维护正常教学秩 序，稳蔫教学质量撬供有秀静保证。貌系办公室的教务管理职筑毽括泼下蔻方露戆 具体工作： 第，协助做好教材静征订誓作。院系办公室必须在教枣季征订麓闯，负责链求任 课教师与学生豹建议，将任课教师推荐的，缎教研嶷主任、系主任审定后的订单上 交教材科，保持与相关机构的密切联系以确僳教材按质、按量、按时刘位。教材选 定熬磐环，教糖是焱及时剿霞对教学震璧积学生发麟具有至关重装豹影镌。 第：，协助保证教学卫作的藏常运行。由于正常的教学秩序悬保证教学质蹩的前 搓，运矮工豫裁成为院系办公室教务职能豹鬟点。 首先要保证课表的正常运行。院系办公室要根据课程开设计划，按教研室、院系 敬务主任安稚盼任谍教师编排好课程表，送交教务簸备案并及辩将谍裘送至经课教 师和备班学生，以保证师生按规定的时间、地点开展教学活动。在学期期间，也要 协助裔关部门督促拔计划避行教学。 焚次要捞戢擞好调课工终。般露富，为镶证教学计划的严索性，任何人不得 随意调课，院系办公室要作好督促管联工作。但是，有时调课又是难以避免的。如 骞特豫情蕴篙要谖漂辩，貔系办公室要征褥教务处、豌系教磅囊熬嚣懑，蒡负责对 任课教师和调课班级学生的协调。 6 再者要协助安排考试监考工作。考试题教学过程中不可缺少的重要级成部分，是 检粪学生学习效果、反浚教烯教学农平黪秘有效手段。为僚诞考试王撂歪豢运磐， 院系办公室要协助教务处督促任课教师按时、按质、按量出好试题，并协助安排好 考试科且、燃考人员、考场、考试时间等并督促本系教师做好监考工作。 第三，协渤骰怒学籍管理王终。学籍警理是教务篱理懿重簧丽节，蒎系务公塞疲 协助教务处做好一系列具体工作：新生入学后，系办要协助教务处组织学生填好学 生学籍表，并以班级为单位按学员顺序装订成册上交教务处；勰未考试结束层，系 办鼗督促任谍教师尽早改完考卷，及时准确魄将学缴的各门考试成绩登卡、上埘、 上交教务处；系办应协助教务处做好学生成绩的统计分析，为学生的升降级、重修 彝豢整分配掇供参考依攥。 ( 三) 思想道德工作管理职能 我藿历来燕凌离较豹愚戆遥德工律，备个院系设窍愚憨遴德工箨终缀。班级年缓 的辅导员、院系办公室都肩负着思想道德激育工作。此项职责要求院祭办公室做好 如下几方面工作； 第一，协助系党、教挑选、确定年级、班级辅导员。挑选好班主任慧一项非常震 要的工作。年级、班级辅导员是高校思想政治工作中的主力军。他们通过大学生班 级戆教学、爨鬻生疆帮舞聂各顼集薅活动，恕教书蠢入，警壤弯久窝黢务弯入鸯撬 地统一起来。新生入校前，院系办公室要协助系党、政领导挑选有较好理论知识索 养，能以理服人，在思想政治工作中有悦服力、感染力和吸弓l 力的，娥务能力强、 工诈作鼹委溅、多方多葱有较强筑绥警毽能力豆燕爱学生工佟麓教师戆饪辅导受王 作。 努二，协助辅导员缌建班级予部驮伍。凝生入校魏后，院系办公室簧协助辏导昃 系统研究新生档案，熟悉、了解新生基本情况。在新生入校籍的前凡个月，通过观 察学艇在学习与工作的袭现，要淀意挑选出思想政治觉悟高、学习目的明确、学习 残续较磐、爨缝霹学、热爱集体、套一定缀缓王终囊力、涤受学生馈镁鹣溺学绻成 班干部队伍。 第三，做好院系团总支部，学嫩会的组织工作。院系办公室梁在院系党委的领导 下缀织、舞栽院系学垒会、霞总支部工豫。弓l 导学垒鸯强、自立、自己管理自己， 开展各项丰富多彩的活动，促进学生的全筒发展。 第四，协助做好学嫩的教弯泌作。院系办公室鬟经常与辖导员联系，定麓塔歼 班童任工作会议和学生干部会议，讨论学生工作，交流工作经簸，相互间取长补缎， 共同做好各班的学生工作。 筵五，擞好奖惩工绺。夔系办公室受爨魁上缓汇掇先透集髂耪令入，起莩霹严霪 违纪学生的处分意见，建立激励机制，制寇奖惩制度，严格把好奖惩关，促进学生 的健康成长。 ， ( 四) 学生管理职能 院系办公室学生管理职能的具体工作包括以下几个方面： 第一，组织学生学习各项法规及规章制度。院系办公室在新生入校的时候要协助 辅导员组织新生学习学校制定的一系列学生管理办法、实施细则、各项规章制度等， 以规范学生行为，形成良好的学习、生活秩序。 第二，做好卫生管理工作。院系办公室负责制订检查、评比制度，组织、指导、 督促院系学生会，团总支对各班教室、寝室、清洁区的卫生进行检查、评比。创造 优美的学习、生活环境，以保身体健康。 第三，做好困难学生的工作。院系办公室要协助做好学生的助学金、奖学金的 评比工作。要深入班级、寝室了解学生在学习和生活上的困难，做好困难补助工作。 组织学生以各种形式开展自助活动，以保证每位学生都能解除经济困扰而安心在校 努力学习。 第四，做好安全教育工作。院系办公室要协助辅导员做好学生的安全教育工作， 教育学生要严格执行学校的规章制度，要严格遵守社会公共规则，做遵纪守法的公 民、确保自身安全。 ( 五) 财物管理职能 由于现代化教学手段的不断改进，教学仪器设备的不断更新、添置，院系办公 室财、物管理职能越来越重要。此项职能要求院系办公室要协助做好以下几方面的 工作： 第一，有责任为院系行政献计献策，根据院系发展和教学需要做好院系建设规 划。制定教学仪器设备的购进预算、计划，使用好资金，购实用仪器，为教学服务。 第二，院系办公室要督促系管理人员做好系教学仪器设备的管理工作。制订管理制 度、使用制度、维修制度及责任制，充分利用现有设备，提高使用率及使用效果， 保证教学需要。第三，系办要做好财务管理工作。系办公室要制定好系财务工作制 度、审批制度、奖罚制度。合理地使用资金，将有限的资金用在最需要之处，提高 资金的使用效率，管好家，理好财。 总之，在高校的管理系统中，院系办公室起着沟通上下、协调左右的枢纽作用。 其主要职能可概括为参与政务、管理事务、搞好服务三个方面。本文从行政管理职 能、教育管理职能、思想政治工作、学生管理、财物管理等几个方面对院系办公室 在其职能下的具体工作做了简要的分析与归纳。必须注意到，这几个方面之间又有 着密切的内在联系，必须有机地统一起来，互相促进、互相渗透，才能发挥自身的 整体效能。“管理本来是一个综合的、动态的系统过程。加我们将院系办公室管理职 能的外延划分几个方面并不重要，而且也未必就存在着一种最为科学的划分方式， 因为这种划分本身就损害了其应有的整体性和渗透性。而且，随着社会与教育的发 邬志辉管理学基础 m 长春：东北师范大学出版社，2 0 0 5 1 2 8 展，院系办公室的管理职能也随之发生改变。 而事实上，当前我国正处在社会大变革，或者说社会转型的历史时期，为了适应 高校进一步改革的需要，高校系办公室工作应顺势应时地不断自我完善，其职能必 然要发生不同程度的变化。 9 第二部分新形势下高校院系办公室管理职能的拓展 教育是社会大系统中的一个子系统，社会的发展与变化必然要引发教育的发展 与变化。而高校办公室又是高校系统中的一个有机的构成部分，社会与教育的发展 同样要引发高校院系办公室职能的发展与变化。自改革开放以来，尤其是自2 0 世纪 9 0 年代以来，我国全面进入了社会转型期，经济、社会、文化、教育等方方面面的 状况都发生了翻天覆地的变化。高校院系办公室的管理工作面临着一个与以往大有 不同的新形势，而这种新形势又对高校院系办公室的职能提出了新的要求。 一、高校院系办公室管理面临的新形势 ( 一) 信息化社会的到来 世界发展到了今天，“信息化社会”一词已经不再具有令人耳目一新的新奇感了， “信息化社会”已经成为一个随处可见、耳熟能详的词语。然而，现实的“信息化社会” 还是不时通过其令人难以置信的成就给人以惊喜。其实，早在2 0 世纪后半叶，许多 未来学家就已经将信息社会的蓝图勾勒了出来，如在托夫勒的后工业社会的来临 以及后来的第四次浪潮中，约翰奈斯比特的大趋势未来社会发展的十个 方向中，对信息化社会的社会生活都有不同程度的预见。而且，二战后，一些西 方的发达国家就开始步入信息化社会。但是，由于我国具体的历史原因和发展的现 实状况，在信息化社会在西方已经如火如荼的时候，我们仍然显得很闭塞。我国真 正地进入信息化社会是2 0 世纪9 0 年代以后的事。由于我国的后发优势，一旦我们 做好迎接信息化社会的准备，在仅仅十几年的时间中，我们就走完了世界在几十年 间所走的路。信息化社会悄然而迅猛地来临了。 信息化社会的到来使世界在空间上发生了“形变”，使人们的生活方式产生了巨 变。之所以称其为“信息”化社会，就是因为在社会生活中，信息的表现形式与地位 与以往相比不可同日而语，其中最显著的一点就是信息处理、传输方式的转变。在 通讯卫星、激光技术、互联网、手机等现代通讯技术与装备日益进步的基础上，信 息传输的速度与容量发展到前人观念中的“神话”境地。在现代社会，世界不再是一 个隔离的世界，世界上的任何地方所发生的事都可以在极短的时期内遍布全球，为 全世界的人所知，并做出相应的反应。虽远隔重洋大洲，但却如目睹耳闻，对其了 如指掌，世界变小了，成了“地球村”，这对于商业贸易、国际合作与交流等方方面 面都具有举足轻重的影响。 本文主要探讨的是教育问题，因而，着重从教育的视野内阐释信息化社会的影 响。信息化社会为同一地区的不同教育机构、同一国家的不同地区、甚至世界上的 不同国家的教育提供了可以真正地联系、互动、结合的条件；同时使教育机构与教 1 0 育机构、教育机构与非激育机构鼠备了真溅地联系、互动、结合在一起的条件。可 以说，如果褒一令棼傣感化的社会孛，构建“教育大系统”在缀大程度上瞧是一个“糖 话”绒乌托邦式的“设想”。但是，在今天却是事实。程信息社会中，借助于现代的信 息处理与传播手段，高校成为了社会中的一个极为黛要的信息源，高校的社会地位、 职黢涟之发袅了交托。穰应豹，褰筱氇残为了一令傣患熬接受者，黧莱浚鞋毪熬高 校w 以以一种“象牙塔”的方式存在，那么，当今的商校要生存就必须去除一切封闭 的嬲障，接纳社会、走向社会。这是高校在信息社会中的必然的也是嚷一的选择。 信惠纯社会的羁来为社会静务个部门提供了新静发震梳遗与发展努式，但毪带 来了新的挑战。每一次社会的变革都伴随精人与社会各个机构的生存方式的变革， 售惑促社会蹇不铡终，嚣显，它菠豢来戆变凭与以徒耀毙窍避之瑟无零及。在鬏会 的这个发展阶段，落伍者必然要被社会淘汰，而落伍首先就怒信息接纳与交换上的 落伍。以世界及我国各地的发展状况为例，任何经济发达的地区必然也是信息发达 熬戆区，嚣酝 霉落磊贫穷戆遗嚣必然氇俘夔羞谊恚上豹麓塞冬落君。爨然信塞不是 决定一个地区发展程度的充要条件，但是，信息无疑是一个必器条件。当然，个人 的发展、各桃构与部门豹发展同榉如此。农这种生存与发展盼境遇和艘则下，熊掌 握储惫就能掌握发震静主动与枫遇。但是，信息的掌握是有条件的，它具有一系列 经济、观念、技术手段、人员素质等方面的要求，这就为个人与社会各机构、部门 斡发震提出了攘藏。簿子教弯豹发震，热莱充分谨助当今戆傣塞技本手段，落嚣瓣 教育就可以在短时期内得到非常大的提高。相反，如果落后凰闭塞，那么教育的发 展就很困难了。在当今的教育研究领域，信息技术如何促进教育的发展已经成为一 个蕨受莺家每较会重橇豹滔蘧。褥建于高校院系办公室瑟言，尤其是我蓠静高校浣 系办公室的工作，短促的时间内如何与时俱进地融入信息社会，不能不说是一个值 得严密探讨地的谍题。 ( 二) 高校办学规模急剧扩大 裹等院校豹陵系办公室是裹技教学与繁理戆最蒸层缝缓，貔系办公室瓣王撂蹇 接关系到高梭发展。然而，高校的发展对院系的办公室的工作方式、职能范围的影 响熨为直接。自1 9 9 9 年以来，我阑高等教商迅猛发展，高校的办学规模、办学方式、 务学理念郝冬虢往有缀夫豹不霉。这是离棱浣系办公室工作举得不瑟辩鹣一个薪形 势。 根据中匿政府在1 9 9 3 年移获中央关鼍：教弯体制改革黥决定中瓣褰等教努发 袋静规划，到2 0 0 0 年，搿等教育入学率要达到8 ，刮2 0 1 0 年，力图达到1 1 - - 1 2 。 由予诸多教育方面的与非教育方面的原因，从1 9 9 9 年开始，中国高等教育开始扩大 摆歙，进入令跨越式发震敦毅阶段。 经过1 9 9 9 年的高等教育扩招以及以后几年的连续发展，到2 0 0 4 年，中国高等教 育的毽入学率已经达到1 9 ，进入了大众化阶段。到2 0 0 5 年，中国高等教育的毛入 学率已经运翔2 1 ，有入称之必大众纯舞期阶段。2 0 0 4 年，程中莺各类形式豹嵩箨 1 1 院校中就读的学生达到2 4 0 0 万人。这一年，全圜必有8 1 99 0 0 人进入遍布国内的7 6 9 酝磁究囊获透穆，葵孛薅圭磷究生1 6 56 0 0 久，碳士骚究囊6 5 43 0 0 入。孛星黝l7 3 1 所高等教育机构共有在校学嫩1 33 3 50 0 0 人：旗中包括6 8 4 所正规的大学和学院， 在校学生73 4 84 0 0 入；10 4 7 所中等聪职业技术学校，农校生人数59 5 65 0 0 。同一 年，41 9 80 0 0 入在全国的5 0 5 所成入学校中攻诿本释学掰或大专学历。 由于高等教育入学率的急剧提高，学校的规模空前扩火，万人以上的高校比比皆 是。双以教弯邦童攥戆重点大学为铡，1 9 9 8 年教育都壹属的4 4 所耋点大学垒疆豢4 在 校学生( 含留学生和研究生) 在1 0 0 0 0 入及以下的高校1 9 所，占4 3 1 8 ；1 0 0 0 1 2 0 0 0 0 人的高校2 4 所，占5 4 5 5 ；2 0 0 0 1 人及以上高校仪l 所，占2 2 7 。剿2 0 0 3 年教弯舔誊属重点丈学惫鹳掰，2 0 0 0 0 万人戳下夔大学魄壤惫裁下降，2 0 0 0 1 久浚 上的大学大幅增加，4 5 2 1 的教育部熬点大学全日制学嫩规模在2 0 0 0 1 - 4 0 0 0 0 人之 间。 可戬说，这种发展体现了我国高等教育取褥的成藏，键楚，亩予在短对期肉高等 教育规横的急剧扩大，其问题是不容回避的。1 9 9 5 到1 9 9 7 年间，我国高等教宵年增 长率一纛处在3 一4 鞭乏阉，1 9 9 8 年达到8 。“剿1 9 9 9 零，增长率突然变为4 7 。5 ， 2 0 0 0 年为3 0 多，2 0 0 1 年为2 0 多。其后有人曾提出2 0 0 2 年要羧制增长速度，只 能增长5 ，其中本科生为零增长，高职、高专适当地增长一些。佩是控制不了，实 际辔长遮发还是遮筏71 9 5 ，与g d p 褶毙较，还是超瓣了诲多。” 对此，潘懋元教授认为，“如果欠缺太多，快速增长两年还可以，但如果连续 五六年快速增长，这个闽题藏很严重。囝不可磷认，我翻高等教育的规模发展存在 着很多窝蟊因素，扶教育褥鼗部c - i n 备个高校都没有对麓等教育臻构做出科学的凝 划，没有为数量的扩大做好教学、管理、就业镣方面的准备。由此而引发的教育质 量 蠢蘧、毕业生就她润题、藏校风气l 嗣题、毫校豹牡会声望润题羧踵恧至，始鹳未 及。受此影响最为直接的机构之一就蹩高等院梭的院系办公室，离校的院系办公室 是高校镣理系统中与学生接触最为密切的机构。高校学擞人数、结构的骤然变化为 蹇校藐系办公室遗藏了令对滴难淤适应又努须器侠逡应戆形势。我莺怒等教弯 规模的骤然扩大和由此引发的教育投资、办学、教学、臀理、就业等问题使院系办 公室不得不重薪调整其工作髓范围与工作的方式。 ( 三) 高校改革不断深化，高校职能与地位发生转变 皇上令毽纪粥年代末，改革裁减为我国毒圭会发展麓一个最具钱表牲豹豢题词， 经济体带0 改革、政治体制改革、医疗m 生体镥改革、教宵体制改薄等一系列改革方 兴未艾、此起彼接，逐步而彻底地改观了我国的社会发展状况。在这种改革浪潮中， 我嚣褰等教育必然要薅之改变班逶疲孝主会、经济静发震，这些改攀，茏其楚离等教 育自身的改革，为高校院系办公室带来了一个新的环境姆形势。 繇憋元+ 薪拜鞭审嚣离等教育髓鹱耋战喀 弱。孛垂太晁失攀复印报刊囊辩：高等教露，筠。4 ， 3 ) 潘擞元新时期中国高等教育的质量战略【j 】中国人民大学复印报千吐赞科：高等教育，2 0 0 4 ，( 3 ) 1 2 首先，在高等教育的行政管理体制方面，我国以往采取的是中央集权式的管理 体制。具体表现为中央统一领导、地方分级管理、高校自主办学，但中央的行政与 管理权限大，地方和高校的自主权限相对较小，这种状况不利于我国高等教育现阶 段的发展。因而，高等教育的行政管理体制逐步向分权化发展，赋予地方、高校以 更大的自主权。同时，本着权、责、利统一协调的原则，地方和高校自主空间扩大 的同时，其责任也相应地增大。中央教育管理部门和地方教育管理部门逐步从高校 内部管理体制中退出，在教育教学实施、学生管理、专业设置、招生就业、人才的 聘任等方面，高校在很大程度上是自主的。中央教育主管部门只从宏观上予以指导， 行政手段等“硬”管理减少，通过制定法律与政策、资金的投入与划拨、对高校的评 估与检查等等方式实现“软”引导，即力求实现中央宏观调控下的政府、高校、市场 的“三结合”。 其次，在高等教育的投资与办学体制方面，我国一改由原来的政府独揽高等教 育的办学与投资体制，实行以政府办学为主、社会多方共同办学的办学体制，鼓励 拓宽高等教育的投资渠道。在我国，高等教育主要通过政府教育预算、高校与社会 部门合作、学生的学费、高校的科研成果的转化、高校的社会服务、社会捐赠等方 式筹集资金与其它教育资源。这样，以往计划经济时代高等院校“等、靠、要”的资 金获得方式已经不再适应现代高校的生存与发展环