（行政管理专业论文）高校行政管理办公自动化系统研究.pdf

西南交通大学硕士研究生学位论文 第1 页 摘要 随着国家教育事业的蓬勃发展，各高校之间的竞争日益激烈，高校内部管 理体制和工作效率的改善和提高显得愈加重要。另一方面，随着信息技术的日 新月异，办公自动化系统在技术和应用上都得到了更高层次的发展，成为现代 社会的重要标志。建立安全、高效的办公系统可以大大改善学校的教学、科研 与管理的基础环境，而且高校行政管理办公自动化系统的建设和应用情况在一 定程度上反映出了学校管理现代化的水平。因此，建立这样一个系统，不仅是 时代发展的需要，也是发展教育事业、提高高校管理水平和办学效益的必经之 路。在我国高校管理办公自动化系统建设的实践中，许多高校已经取得了阶段 性成果，但相当多的高校没有注重从整体上建立起学校的办公自动化体系，有 关的理论研究与实践探索还存在诸多难点和问题。 本文首先对我国高校行政管理办公自动化系统建设的现状进行了分析，总 结了系统建设中存在的一些问题。然后结合高校行政管理的运行模式和系统结 构特征，考虑到我国办公自动化技术的发展和应用情况，对高校行政管理办公 自动化系统建设的必要性和可行性进行了分析，提出了系统建设的原则和步骤， 研究并建立了系统的总体逻辑模型，探讨了系统应采用体系结构，讨论了系统 开发平台和开发工具的选择，为高校行政管理办公自动化系统的开发和广泛使 用提供了理论上的依据。 关键词：高校：行政管理；校园网；办公自动化系统 w i t ht h eh i g h e re d u c a t i o nd e v e l o p m e n t s ，t h ec o m p e t i t i o n sa m o n gt h e u n i v e r s i t i e sa r em o r ei m p e t u o u s l y t h ei m p r o v e m e n to ft h eu n i v e r s i t y s i n t e r i o rm a n a g e m e n ta n dw o r ke f f i c i e n c yh a sb e c o m es i g n i f i c a n t o nt h e o t h e rh a n d w i t ht h ec o n t i n u o u si m p r o v e m e n to fi n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y ， t h ea p p l i c a t i o na n dt e c h n 0 1 0 9 yo fo f f i c ea u t o m a t i o ns y s t e mh a sd e v e l o p e d i nh i g h1 e v e l i th a sb e c o m ea ni m p o r t a n tm a r ko fm o d e r ns o c i e t y t o e s t a b l i s has a f ea n de f f e c t i v eo a s ( 0 f f i c ea u t o m a t i o ns y s t e m ) c a ni m p r o v e t h eb a s i ce n v i r o n e n to ft h et e a c h i n ga n d1 e a r n i n g ， s c i e n t i f i cr e s e a r c h a n dm a n a g e m e n tg r e a t l y ，i t sc o n s t r u c t i o na n dd e g r e eo fu s i n gr e f l e c tt h e l e v e lo nm o d e r n i z a t i o no ft h eu n i v e r s i t i e sm a n a g e m e n tt oac e r t a i ne x t e n t s oc o n s t r u c t i n gas y s t e ml i k et h i si sn o to n l yt og ow i t ht h et i d e ，b u t a l s ot om e e tt h er e q u i r e m e n t so ft h ee n h a n c e m e n to ft h eu n i v e r s i t y s m a n a g e m e n t s t a n d a r da n dt h ee d u c a t i o nb e n e f i t s a 1 t h o u g ht h ep h a s e f r u i t st h a ts o m eu n i v e r s i t i e sh a v ea c h i e v e di nm a n a g e m e n to f f i c e a u t o m a t i o ns y s t e mc o n s t r u c t i o np r a c t i c e ， q u i t em a n yu n i v e r s i t i e sh a v e n o ta t t a c h e dt h ei i i l p o r t a n c et oi n t e g r a t e d0 a s s t i l l t h e r ea r e d i f f i c u l t i e sa n dp r o b l e m se x i s t i n gi ni t sr e s e a r c hs t u d ya n dp r a c t i c e i n v e s t i g a t i o n f i r s t l y 。 t h ep a p e rd e s c r i b e st h ec u r r e n ts i t u a t i o no fo f f i c e a u t o m a t i o ns y s t e mo fu n i v e r s i t ya d m i n i s t r a t i o ni n0 u rc o u n t r y s u n i v e r s i t i e sa n dc 0 1 l e g e s ， a n a l y s i ss o m ep r o b l e m se x i s t i n gi n t h e c o n s t r u c t i o no fu n i v e r s i t i e sa n dc 0 1 l e g e so f f i c ea u t o m a t i o ns y s t e m a n d t h e n b a s e so nt h er e v 0 1 u t i o nm o d ea n dc o n s t r u c t i o no fu n i v e r s i t y a d m l n l s t r a t l o n s y s t e m ，c o m b i n e st h e d e v e l o p m e n ta n d a p p l i c a t i o n s i t u a t i o no fo at e c h n o l o g i e si no u r c o u n t r y ，a n a l y s i st h en e c e s s i t va n d f e a s i b i l i t ya b o u tt h es y s t e m 。 t h u s p u tf o 砷a r d st h ep r i n c i p l ea n d p r o c e d u r e i h ep a p e rs t u d ya n d p r o b ei n t ot h ek e yt e c h n o l o g yo ft h e s y s t e j l i g l v l n gl o g i c a l 皿o d e la n ds t r u c t u r eo fit s o t h i st h e s i sh a sl a i da s u b s t a n t i a jb a s i sf o r t h ed e v e i o p m e n ta n da p p i i c a t i o no f t h es y s t e m t h e o r e t i c a l l v k e yw o r d s ： u n i v e r s i ty ， a d m i n i s t r a t i v em a n a g e m e n t ， c a l l l p u sn e t w o r k ， o f f i c ea u t o m a t i o ns y s t e m 西南交通大学硕士研究生学位论文第l 页 第1 章绪论 1 1 选题背景 1 1 1 信息时代的到来 2 0 世纪后半叶，科学技术得到进一步的发展。人类开始认识到不仅物质、 能量可以作为资源信息也是一种资源，甚至是更为重要的资源。人类文明 玎始向信息化迈进。1 9 4 6 年，第一台电子计算机的诞生宣告了人类社会迈进 了一个崭新的时代“信息时代”。进入2 1 世纪，以计算机为核心的现代网 络技术的广泛应用，大大促进了社会信息化的进程，丰富了信息时代的内涵。 目前，建立功能强大的信息网络不仅是物质生产的基本条件，更是衡量国家 综合国力和国际竞争力的重要指标，是信息社会的国家命脉。1 9 9 3 年初，美 国前总统克林顿执政后不久就提出了以因特网为雏形，兴建“高速信息网络” 的“国家信息基础设施”计划。 信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。信息化是指在国民经济和 社会各个领域，不断地推广和应用计算机、通信、网络等信息技术以及其他 相关智能技术，达到全面提高经济运行效率、劳动生产率、企业核心竞争力 和人民生活质量的目的。总之，以信息技术为核心的科技发展正在影响着社 会生活的方方面面，渗透到包括管理、商业、金融、制造业、教育和军事在 内的众多领域，网络信息化时代已经来临。 办公自动化是信息化建设的一部分，是一项利用信息资源，用以提高生 产和工作的效率，并能辅助决策，求取更好经济效益的综合技术。办公自动 化的知识领域覆盖了计算机技术、通信和网络技术、管理科学、系统工程及 行为科学等学科，并且体现了多学科的相互交叉和相互渗透，办公自动化的 应用是管理现代化的标志之一。 1 1 2 高校信息化 自以电子计算机诞生为标志的现代信息技术在大学校园逐步得到应用以 自以电子计算机诞生为标志的现代信息技术在大学校园逐步得到应用以 西南交通大学硕士研究生学位论文第2 页 来，信息化就一直伴随着大学校园的成长过程，并一直推动着高等教育的发 展。另一方面，由于国家教育事业的发展，各高校之间的竞争加剧，高校内 部管理体制和工作效率的改善和提高显得日益重要。因此，建设信息化校园， 实现现代化的高校管理已经成为高等教育发展的必然选择。高等教育作为知 识信息的集成、传递、加工、生产和创新的知识信息密集产业，在知识经济 时代将起到举足轻重的作用，随着整个人类社会迅速步入信息技术无所不在 的社会，信息技术对大学校园的影响是极其深远的，它不仅带来了教育形式 和学习的重大变化，也使高校在管理观念、运作方式等方面发生了革命性的 改变，使大学校园迈入全新的网络信息时代。 在万新恒的信息化校园：大学的革命一书中提到：所谓信息化校园， 就是一个网络化、数字化、智能化有机结合的新型教育、学习和研究的校园 平台，它以高度发达的计算机网络为核心技术支撑，以信息和知识资源的充 分共享为手段，以培养善于获取、加工、处理和利用信息与知识的学生为主 要目的，以校园成为整个社会知识、信息的基本创新与传播中枢为主要社会 效应。其中，网络化、数字化和智能化的含义分别如下。 1 网络化以高度发达的计算机网络作为信息化校园的核心技术支撑。首 先指校园网，即在校园范围内连接的计算机网络，它将行政管理、教学服务、 科学研究等各类系统连接起来，实现这些系统之间的信息交换和信息服务。 此外，网络化的内容还包括与校园网及与整个国际互联网的充分互联。正因 如此，校园的教学及科研资源与社会知识资源才能实现高度整合，使信息化 校园网成为完全开放、超越时空的校园网络平台和知识中枢。我国从1 9 9 4 年 j 下式启动中国教育科研计算机网( c e r n e t ) ，1 9 9 8 年1 0 月中国教育科研网二期 工程正式启动，到2 0 0 0 年二期工程完成，达到连接1 0 0 0 所大学的目标。另 外，我国也开始投巨资发展国内的其他计算机网络建设并与i n t e r n e t 连接。 已经建成的网络主要有：中国公共数字数据网( c h i n a d d n ) 、中网( n e t c h i n a ) 及金桥网。这三个网络以及c e r n e t 的建成和连通成为我国四大骨干网络，为 西南交通大学硕士研究生学位论文 第3 页 教育系统提供了一个高质量信息服务的宽带多媒体通信平台。随着我国教育 信息化的不断发展及“2 1 l 工程”的实施，许多高校斥巨资兴建校园网络，并 利用校园网开展面向教学及科研的服务，各高等院校网络设施建设日趋成熟。 2 数字化应用现代信息技术，将文本、声音、图像、动画等物理信息以一 定的数字格式录入、存储并传播。实现数字化，一方面可以降低信息的制作成 本和存储费用，更重要的是将信息转变为数字形式，可以大大加快信息的传播 速度和范围，提高信息资源共享的效率。通过校园网络，可以充分的实现数字 资源共享，使整个社会共同享有作为知识财富的数字资源。 3 智能化包括多媒体、超媒体、人工智能以及知识库在内的信息技术， 结合计算机网络，可以使信息化校园的数字资源得到更为有效的利用，创造 出一个智能化的环境，从而实现最优化的教学、科研和管理目标。 总之，高校信息化是信息时代高校发展的必然趋势。 1 1 3 高校行政管理办公自动化系统建设现状 近年来，教育信息化高速发展，教育管理部门办公自动化、管理信息化 和决策科学化水平不断提高，办公自动化系统的开发和应用得到了广泛的重 视。2 0 0 3 年3 月，教育部办公厅发布了关于教育电子政务建设的指导意见， 要求各级教育部门和各高等院校把电子政务建设作为今后一个时期我国信息 化工作的重点，大力推进教育行政部门的电子政务和学校的电子政务建设， 以此推动教育行政部门和学校转变管理职能、转变工作方式和作风。进一步 提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范的教育管理体系。 目前，我国大部分高校都已接入了中国教育与科研计算机网( c h i n ae d u c a t i o n a n dr e s e a r c hn e t w o r k ，简称c e r n e t ) ，具备常规的i n t e r n e t 接入、安全过滤、 计费、杀毒、网管等功能。据教育部信息管理中心对教育部高校的调查显示， 超过7 0 的高校都依照各自的需求及具备的软、硬件条件建立了自己的办公自 动化系统。 但是随着社会的发展、高校教育体制改革中伴随的高校管理及运作模式 西南交通大学硕士研究生学位论文第4 页 的改变、信息技术的突飞猛进以及现有系统存在的问题，都对高校行政管理 办公自动化系统提出了新的要求。 1 办公自动化系统的内涵扩大随着计算机技术和网络技术的迅猛发展， 办公自动化的内涵也在不断延伸，传真机、复印机、打印机等已全面普及， 利用计算机单机进行w o r d 、e x c e l 操作制作文档、电子表格，撰写、打印各 类文稿等基本在各高校普及，利用i n t e r n e t i n t r a n e t 进行文件传输与共享、 收发e m a i l 信息也日益成为各高校提高办公效率的有效手段。不断发展的办 公自动化技术，如通信技术、网络技术、多媒体技术等，使得研究和开发新 型的、网络条件下的办公自动化系统，以适应工作需要的问题就摆在我们的 面前。 2 高校行政管理工作出现新的变化 ( 1 ) 多校区远程办公。近几年来，由于高校管理体制改革的深入和布局结 构调整的进行，现有高校的数量减少而规模扩大，合并的高校和建设新校区 的高校一般都有多个校区，且往往地理位置各异。传统的办公方式难以做到 各类信息迅速上传下达并得到及时的处理，这就要求有校区间的新型办公方 式出现。 ( 2 ) 移动办公。学校领导因工作需要经常要出差，但是又有必要随时了解 学校信息以便及时做出决定，这就要求高校要拥有网络化的办公自动化系统， 可随时随地连接到i n t e r n e t 并接入学校的办公系统，实现真正的移动办公。 3 现有系统存在的问题随着信息技术的蓬勃发展，高校信息化建设也有 了重大进展。特别是最近几年来，由于“2 1 1 工程”及相关计划的推动，高校 在网络基础设施、信息系统建设方面都有了大的发展。良好的网络环境使得 校园网络应用系统和用户都达到了相当的规模，网络用户涵盖了教师、学生、 职员、工人等校内各类人群和无法计数的校外访问者，初步实现了网上办公、 网上管理、网上教学和网上服务。但由于高校信息化是一项新鲜事物，国内 外都没有成熟的理论和通用的模式，因此在高校行政管理办公自动化系统的 西南交通大学硕士研究生学位论文第s 页 建设过程中存在不少问题： ( 1 ) 信息孤岛：在高校信息化建设的过程中。由于缺乏全局统一的系统 规划，办公自动化系统的开发和引入往往分散进行，应用系统建设各自为政， 使信息被封存在不同的应用平台和数据库中，定义和采集相互独立，信息难 以交换，从而形成了许多信息孤岛，大量有用的信息分散在各个“死角”， 不能被有效地利用和共享，更难以在更高的层次上进行信息的处理，如信息 挖掘、决策支持等。信息缺乏有效的共享，对整个学校应用系统的效率和准 确性都产生了重大的影响，而建立一个高效的办公自动化环境，首要条件就 是保证信息的畅通无阻和高效利用。 ( 2 ) 应用孤岛：由于应用系统可能采用不同软件平台开发，并缺乏统一 规划下的应用访问接口，大部分办公自动化系统难以与学校其它部门的系统 紧密集成，使得学校内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度 不高、管理分散，工具落后、管理维护工作量大，各部门各系统往往形成一 个个“应用孤岛”。而同一个用户进入校园网的不同应用系统，可能需要不 同的密码，甚至是需要不同的身份标识。各应用系统之间无法直接访问相互 间的数据和功能，学校需要花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换， 以获取相应的信息进行分析，造成资源浪费和重复劳动，学校的运作和管理 效率大大下降。 ( 3 ) 资源孤岛：学校内部各部门之间的协同，以及学校内部与外部资源之 间的协同，在这个新信息时代越发显现其重要性。学校必须建立一个动态的、 可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境，从而使得学校内部资 源管理者、教职员工和外部资源伙伴能够在一个统一的平台上高度共享信息、 协同完成各种复杂的业务处理、形成知识积累的科学体系、共同面对市场环 境的变化。 随着高校校园网建设的发展，许多高校在建设学校对外宣传主页的基础 上已经或者开始建设学校政务信息发布网页，还有一些高校开发或引进了交 西南交通大学硕士研究生学位论文 第6 页 互式校园办公管理系统、学生管理系统、教务管理系统等。当前的高校行政 管理办公自动化建设的主要任务就是进一步完善事务型办公自动化系统的功 能，加快建设管理型办公自动化系统，朝着决策型办公自动化系统阶段迈进。 1 2 研究意义 自2 0 世纪8 0 年代后期开始，我国的高等教育管理体制从宏观和微观两 方面进行改革至今已有2 0 多年。高等教育事业的改革与发展，使高校的规模 迅速扩大，使高校的功能呈现出多样化趋势，因此高等学校的自身管理问题 已经变得十分复杂和多样，其中行政管理已成为现代大学自身管理方面的一 个重要内容。机构的扩大和日益复杂使行政管理的作用在大学整体化方面变 得更加重要，而学校同外部世界的各种关系更加密切也需要行政管理来处理。 高校行政管理反映了高校行政管理活动的方式和内容，是高校行政管理 的一种职能，而行政管理效率的高低反映了一所高校行政管理水平的高低。 学校内的各个行政部门是人、财、物等各类信息汇集和交流的场所，行政管 理活动从某种意义上讲也就是对各类信息的管理，学校对上述信息的收集、 处理和使用的能力在一定程度上决定了学校行政管理效率和学校的整体管理 水平的高低。随着社会经济的发展和我国高等教育规模的迅速发展，高等学 校行政管理过程中的各类信息的信息量迅速增加，对信息处理的时效性要求 以及管理的复杂程度都大大提高，在这种情况下，只有应用现代化的计算机 技术辅助进行学校管理工作，建立起适合自身情况和要求的行政管理办公自 动化系统，才能使大量的信息处理能够准确、及时的进行，才能使现代化的 管理思想和方法付诸实现。 虽然许多高校都依照各自的需求及具备的软、硬件条件建立了自己的办 公自动化系统，但是现有办公自动化系统已经不能完全满足学校日益增长的 需求，学校迫切需要一个可以实现整合内外资源的、高效的信息系统，来完 成信息的收集、整理、传递和分析，实现信息大范围、易控制、高效率而低 成本的共享和利用，并及时、主动地获取决策所需的信息，从而提升其管理 西南交通大学硕士研究生学位论文第7 页 水平，实现管理现代化和决策科学化。因此有必要对现阶段的大学行政管理 模式进行分析结合办公自动化技术的发展趋势，构建能适应变化和发展的 办公自动化系统，这对于提高高校行政管理工作的能效和建立信息时代的新 型大学都有非常重要的理论意义和实际的应用意义。 1 3 国内外文献综述 信息技术，又称i t 技术，是一门新兴的前沿科学，出现的时间较短但发 展迅猛而且应用极其广泛。利用信息技术实现办公自动化已成为一种全球趋 势。对于信息技术在管理中的重要作用，美困罗琳斯管理研究生院管理学教 授萨缪尔瑟托( s a m u e lc c e r t o ) 在其“m o d e r nm a n a g e m e n t ”( 现代管 理学) 一书中除介绍了计划、领导、组织和控制等传统的管理理论和概念外， 还就当代管理中遇到的挑战，如人员、多样化、质量、商业伦理以及全球化 环境，以及现代管理数字化问题、信息技术和因特网在管理工作中的重要性 进行了研究。中国信息学家乌家培先生也在未来管理五大趋势一文中指 出，信息革命将继续引发管理及管理科学的变革，使管理在功能、组织、方 法和理念上产生根本性变化，呈现出新的发展趋势，知识管理将同益重要。 王宪磊先生的信息管理论一书对信息管理的基本问题、方法，信息管理 系统的概念、模型，信息管理的技术做出了详尽的阐述，他提出利用信息技 术的关键主要包括掌握先进的电子技术和信息管理方法。曾是北大学生的万 新恒在信息化校园：大学的革命一书中对信息化校园进行了系统的阐述， 就信息时代对高校教育、科研、管理等各方面产生的影响做出了深入、透彻 的分析。全方位、多角度的阐述了信息化校园的特点和发展趋势。特别是在 该书“信息化校园的管理”一章中，讲述了信息化校园中学校组织模式和组 织结构的变革，分析了信息化对校园管理和控制产生的影响以及信息化校园 管理和控制的特点。 对办公自动化系统及其相关理论和技术方面的研究者甚多，在g a r yb 西南交通大学硕士研究生学位论文第8 页 s h e 儿v 所著的系统分析与设计教程( 第五版) 中介绍了信息技术和信息系 统开发的实用方法，给出了最新的i t 综述，主要内容包括i t 的特点、主要 发展趋势等。在此书中，作者讲述了信息系统开发周期理论，系统分析与设 计在支持实现企业目标中的重要作用以及系统实施的可行性分析，全面介绍 了从系统分析、系统设计到系统实施的全部过程和每个过程的开发工具及方 法。还有如张锐昕主编的办公自动化概论，张建明、陈婉所著的办公自 动化系统建设，方勇、徐家品等所著的办公自动化技术，朱继生、郁红 英等编写的办公自动化系统构成与设备维护，赵元哲等编写的办公自动 化技术及应用教程，姜浩编著的办公自动化系统及其应用，王波、桑军、 谭克艰等所著的办公自动化系统设计等。这些书中有的介绍了办公自动 化系统的概念、发展及社会影响，有的讲述了办公自动化的理论基础与技术 支撑，有的主要介绍办公自动化的开发方法和步骤，还有的对办公自动化系 统的集成和安全提出了建议，也有的主要对办公人员如何使用办公设备和办 公软件进行介绍。 高校管理方面的著作有著名教育家、原华中工学院院长朱九思老师倾其 三十年的高校管理工作经验编写的高等学校管理，书中首先阐述了高等教 育的性质和任务，从这一基础点出发，分析了高等学校管理的特点和功能， 提出了高校内部的合理结构，并对高校的领导体制和管理体制的改革给出了 自己的意见和建议。周强老师在教育管理学教程一书中讲述了教育管理 学的产生和发展，指出现代管理学对教育管理的影响。从高校教育宏观制度 讲起，阐述了高校的宏观及微观管理政策和内容，介绍了相关的教育法规和 教育政策，并对高校的目标管理、人力资源管理、教学管理、财务管理、科 研管理、学生管理等各项管理内容涉及到的概念、主要特点和不同的管理功 能做出了全面、详细的分析。 关于信息技术与行政管理工作融合的研究也已经取得了长足的进步。最 西南交通大学硕士研究生学位论文第9 页 具代表性的是在电子政务方面的著作，如刘红璐、张真继、彭志锋编写的电 子政务系统概论，书中介绍了电子政务系统的基本概念和理论，详解了电子 政务系统的总体框架，解释了电子政务系统项目建设过程中应该掌握的项目 建设模式、项目监理等关键管理思想和方法。此外还有苏新宁、吴鹏主编的 电子政务案例分析，该书以大量的国内外电子政务的实例为依托，分析了 电子政务系统的建设经验、前景展望，对电子政务的安全、实施的影响提出 了独到的见解。张金隆在其现代管理信息技术一书中结合信息技术的基 本内涵，系统的介绍了现代管理信息技术的基本概念、基本原理和基本技术。 书中就现代化管理的特征与管理的职能做出了分析与说明，讲述了计算机辅 助管理的特征和发展。此外，对信息系统的分析与设计、开发和发展等各环 节进行了阐述。北京轻工业学院的李军老师参与编写的高校学生管理办公 自动化系统一书，主要对高校学生管理这一领域的办公自动化系统的进行 了研究，书中详细编写了高校学生管理系统的功能模块分析与设计，开发和 实施的方法步骤，对现在研究高校行政管理办公自动化系统有着重要的借鉴 意义和作用。张剑平先生的学校管理信息系统对学校这种特殊事业单位 的管理信息系统作了研究，书中详细讨论了学校管理信息系统的主要分析通 的设计，从系统化的角度对各项内容进行了分析。 1 4 论文主要研究内容和研究方法 1 4 1 论文的主要研究内容 本文第一章为绪论部分，阐述了本研究课题的选题背景和意义，介绍了 国内外相关文献以及论文研究的主要内容和方法。 第二章中对办公自动化系统的涵义、理论基础和支撑技术等进行了介绍， 并阐述了办公自动化系统的发展历程及分类。 第三章解释了高等学校行政管理的内涵。并对几种高校的管理模式作了 分析和比较，介绍了中国高校的现行管理体制和模式以及高校行政管理系统 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 0 页 的结构框架。 第四章对高校行政管理办公自动化系统构建的必要性和可行性进行了分 析，探讨了系统的建设目标和设计原则，构建出系统的总体逻辑结构，讨论 了系统体系结构，并对系统的开发平台与开发工具的选择进行了分析。 第五章分析了办公自动化系统地建设实旌将会对高校行政管理工作带来 的影响，探讨了高校行政管理办公自动化系统建设中应注意的一些问题，如 系统安全问题，系统信息共享问题，人员培训问题等。 1 4 2 论文主要采取的研究方法 1 理论分析法对行政管理和办公自动化的相关理论作认真的探讨研究， 掌握足够的理论知识和技能，为论文的撰写打下坚实的基础。 2 文献法收集、查阅国内外有关高校管理、办公自动化以及两者结合的 主要研究文献，在了解掌握前人研究取得的成果和存在的不足的基础上，进 一步对相关的文献进行分析，为本研究提供丰富的文献资料和有价值的信息。 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 1 页 第2 章办公自动化系统概述 2 1 办公自动化系统的涵义 办公自动化是信息社会最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者 结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。通过 使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从 而提高办公效率，使办公业务从事务层进入管理层，甚至辅助决策层，将办 公和管理提高到一个崭新的水平。 办公自动化( 0 f f i c ea u t o m a t i o n ) 一词是由美国通用汽车公司的d s 哈特于1 9 5 6 年首先提出来的，此后的几十年，办公自动化的专家们对其进行 了热烈的讨论，形成了若干个办公自动化学派，不同领域的专家有各自不同 的观点。计算机专家们视办公自动化为计算机应用的一个分支，管理信息系 统专家却认为办公自动化系统是简单的计算机以及相应办公设备的应用，其 功能层次低于管理信息系统。在我国，1 9 8 5 年举行的全国第一次办公自动化 规划讨论会上，我国专家学者综合国内外的各种意见提出了办公自动化系统 的定义，即办公自动化系统是利用先进的科学技术，不断使人们的一部分办 公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，并由这些设备与办公 人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。进入2 0 世纪9 0 年代以后， 计算机网络的发展不仅为办公自动化提供了信息交流的手段与技术支持，更 使办公活动超越办公室、超越地区和国界，跨时空的信息采集、信息处理与 利用成为可能，为办公自动化赋予了新的内涵和应用空间。 事实上，如今的办公自动化系统已不再是计算机专家、管理信息系统专 家眼中陈旧的办公自动化的概念，它是以计算机科学、信息科学、地理空间 科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合 业务管理以及辅助决策的水平效果为目的的综合型人机信息系统。它除了具 有事务处理功能之外，还普遍具有信息管理和辅助决策功能，可以把它理解 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 2 页 为是面向为办公室管理的信息系统，理由在于：现代办公自动化系统已将管 理层和决策层的系统实现作为办公室管理自动化的重要内容。虽然办公自动 化的基础工作还是要引用各种综合技术，使办公人员可以综合处理办公业务 和信息，但这不是办公自动化系统的全部，而只是它的基础建设内容。尤其 是在政府、学校、银行上网的浪潮中，办公室已走上网络，基于先进的i n t e r n e t i n t r a n e t 技术、广域网和局域网技术的办公自动化网络系统己逐步趋于完 善，很多企事业单位的办公自动化系统建立了数据库，支持管理信息的采集 发送、存储管理和处理分析，实现了管理信息的数据共享，由以业务处理为 中心的联机事务处理发展到以分析处理为中心的决策支持，事务型办公自动 化系统已向管理及决策型办公自动化系统发展。远程办公的内容和覆盖范围 越来越丰富和宽广。 2 2 办公自动化系统的理论基础 办公自动化属于交叉科学中的综合性学科，这源于它吸纳了包括行为科 学、管理学、科学社会学、系统工程学、人机工程学等在内的多门学科的理 论知识和方法。这些科学理论成为办公自动化系统的理论基石。当然，办公 自动化系统的理论体系并不是众多学科理论方法的简单堆积，而是它们综合 运用和合理构建的结果。 2 2 1 行为科学 行为科学的主要研究内容涉及影响人的行为的若干心理因素、人际关系、 激发动机理论、领导行为理论、团体行为理论、组织发展与变革理论、企业 文化等，而办公自动化系统中人始终是最根本的要素。因此，办公自动化系 统必须以行为科学为主导。在办公自动化领域应用行为科学理论的目的，主 要是对于系统相关人员的行为以及这些行为产生的原因进行分析。行为科学 对人的行为和动因的研究成果表明，在办公自动化发展和完善的过程中始终 要把人放在第一位，强调办公人员是管理中的主要因素。此外，行为科学理 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 3 页 论中的激发动机、领导方式等关于不同人群的心理、动机和行为的理论研究， 为办公自动化系统建设中的管理提供了重要经验和方法。 2 2 2 管理科学 管理科学是专门研究管理活动及其基本规律和一般方法的科学。由于办 公自动化主要面向管理和决策领域，因此管理科学理论方法的运用是实现办 公自动化的前提。现代管理理论的发展，为办公自动化系统解决实际问题提 供了重要的思想指导和有效的解决方法。 管理科学学派在运筹学、计算机科学的基础上，注重在管理中利用先进 的技术手段，这为办公自动化系统的定量分析提供了方法论保证，也为辅助 决策自动化提供了有效的分析思路和分析技术。目前，我们所提倡的管理定 量化、科学化和现代化的思想，也源于管理科学学派的影响。 以系统学派和决策学派为代表的管理理论的发展也为办公自动化系统的 建设提供了理论支持。系统学派理论强调在整体和全局的角度看待问题，以 系统科学理论为指导，我们可以把办公自动化系统建设的所有过程和内容看 成一个整体，当作一个系统来考虑，从而以系统为研究对象，从整体出发， 用最合理、最经济、最有效的组织管理方法和技术，最优的达到系统的目的。 决策理论学派则主要是从微观的角度为办公自动化系统提供理论支持，办公 自动化系统的决策系统需要基于现代决策中的决策原则来建立，采用先进的 技术手段和数理分析方法，保证各个环节和程序的依次执行，这也为辅助决 策系统奠定了理论基础。 2 2 3 系统工程学 系统工程学给予我们最大的启示就是办公自动化系统建设应在树立系统 观念的基础上，实行工程化的建设方法。这里所讲的系统的观念，是指在管 理中自觉地运用系统观点和系统方法来观察、分析和解决管理问题的意识。 一方面，办公自动化系统要借鉴系统工程实现系统最优的观点，注重运 西南交通大学硕士研究生学位论文 第1 4 页 用个学科的最新成果，协调办公自动化系统的整体与部分、系统与环境之间 的关系，探索解决问题的最有方案，以发挥办公自动化系统的优势。在用系 统的观点对办公自动化系统进行优势分析的过程中，既要考虑到资源条件、 又要考虑到技术条件、管理条件等，避免造成不必要的浪费。另一方面，系 统工程协调了应用于办公自动化系统的各学科之间的关系，也就是说在办公 自动化系统中各学科研究方法的综合应站在系统的高度进行取舍。 办公自动化系统的建设是一项庞大、复杂的系统工程，要从系统的观点 出发，运用系统方法对建设方案进行总体设计和总体规划，全面衡量各个组 成要素的发展状况，使整个系统建设有计划、有步骤、有重点地进行，力争 实现办公自动化系统的整体最有效果。 2 3 办公自动化系统的支撑技术 办公自动化系统综合运用了多种现代科学技术，主要包括计算机技术、 通信及网络技术、数据库技术和多媒体技术等。 2 3 1 计算机技术 计算机是一种能按照事先存储的程序，自动、高速的进行大量数值计算 和各种信息处理的现代化智能电子设备，它具有准确、快速、逻辑性强和通 用性强的特点，由计算机硬件系统和软件系统组成。 计算机按性能可以分为巨型计算机、大型计算机、小型计算机、工作站 和微型计算机。其中，大型计算机主要从事现代科学技术；小型计算机在一 些单位有较多的应用；微型计算机主要是面向用户个人设计的。具有体积小、 重量轻、操作容易和成本低的特点，是计算机的主流。 1 计算机硬件计算机硬件是计算机技术的基本实体，计算机技术的更新 换代实质上是计算机硬件的更新换代。因此，办公自动化系统的建设与计算 机硬件技术密切相关。以微型计算机为例，计算机硬件通常由主机、输入设 备和输出设备组成。 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 5 页 ( 1 ) 主机：微处理器c p u 、主板、内存、显卡和其他扩展卡： ( 2 ) 输入设备：键盘、鼠标、扫描仪、触摸屏、光笔、麦克风等。 ( 3 ) 输出设备：显示器、各类打印机、绘图机、音箱等。 2 计算机软件计算机软件是介于用户和计算机硬件之间的界面。办公自 动化系统离不开计算机软件技术的支持，办公自动化系统中的软件能统一管 理系统中的软、硬件资源，提高系统的使用效率。概括起来，办公自动化系 统需要包括系统软件、支撑软件和应用软件。 ( 1 ) 系统软件是为管理、控制和维护计算机软、硬件资源的一种软件，主 要是操作系统，如d o s 、u n i x 、w i n d 0 w s 等。 ( 2 ) 支撑软件是指那些通用的用于开发办公自动化系统应用软件的工具软 件，如各种数据库管理系统( f o x p r o 、a c c e s s 、0 r a c l e 等) 、通用数据库应用 程序开发工具( v c 、v b 、d e l p h i 、p o w e r b u i l d e r ) 、压缩解压缩软件、浏览 器软件等。 ( 3 ) 应用软件是指具体办公活动的应用程序，一般是根据用户的具体需求 而研制的。这类软件又可分为办公事务处理应用软件、管理信息系统应用软 件和决策支持应用软件。如w p s 、o f f i c e 2 0 0 0 等。 2 3 2 数据库技术 数据库技术其实是一门综合性的软件技术，它是2 0 世纪6 0 年代开始兴 起的一门信息管理自动化的新兴学科，是计算机科学中的一个重要分支。随 着计算机应用的不断发展，数据处理越来越占主导地位，数据库技术的应用 也越来越广泛。 数据库是数据管理的产物，数据管理是数据库的核心任务，内容包括对 数据的分类、组织、编码、存储、检索和维护。由于数据库具有数据结构化、 最低冗余度、较高的数据独立性、易于扩充、易于编程等特点，一般的信息 管理系统都是建立在数据库之上的。 数据库技术推动了办公事务处理自动化，使办公人员可以利用数据管理 西南交通大学硕士研究生学位论文 第1 6 页 系统对数据库中的数据进行分析、比较等加工处理，从而提出进一步的决羡 方案，缩短决策周期，提高了办公效率，使办公人员从重复性的繁杂事务中 解放出来。 2 3 3 通信及网络技术 现代办公系统是一个开放性的大系统，各部门之间有着大量纵横交错的 联系，在办公系统中有各种数据信息( 包括文字、声音、数据、图像等) 需 要从某一个办公室向附近或远程的目的地传送。所以通信技术是办公自动化 系统的支撑技术，通信网络是办公自动化的神经系统。 通信技术就是信息的传输与交换技术，不同的通信技术形成不同的通信 系统。通信系统的种类繁多，其具体设备和功能各不相同。常见的办公通信 设备有电话、传真机、无线寻呼机、各类网络通信设备等。 计算机网络是计算机技术与通信技术相结合而形成的一种新的通信形 式。它把处于不同地理位置、具有独立功能的多台计算机、终端及附属设备， 用通信线路连接起来，并配备相应的网络软件。来构建以资源共享为目标的 通信系统。计算机网络的本质是计算机之间相互通信，其主要功能是数据通 信、资源共享、分布处理。 2 3 4 多媒体技术 多媒体又称超媒体，是计算机将文字处理、图形图像技术、声音技术等 于影视处理技术相结合的产物，以多媒体技术为核心的计算机应用技术是2 0 世纪8 0 年代发展最迅速、最活跃的新技术。它改善了人机界面、缩短了人机 距离、拓宽了信息处理的范围，使计算机不再局限于处理文本和数据，而是 扩展到综合处理文字、图像、声音和视频，极大地提高了人们获取信息的数 量及真实性。 多媒体计算机系统是一套复杂的硬件、软件有机结合的综合系统。多媒 体硬件系统由主机、多媒体外部设备接口卡和多媒体外部设备构成。多媒体 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 7 页 计算机主机可以使大中型计算机，也可以使工作站，用的最多的是微型计算 机。多媒体外部设备接口卡根据获取、编辑音频、视频的需要插接在计算机 上，常用的有声卡、视频压缩卡、光盘接口卡等。多媒体的外部设备按功能 分为视频音频输入设备( 如摄像机、扫描仪、话筒等) 、视频音频输出设备 ( 如显示器、扬声器、耳机等) 、人机交互设备( 如键盘、鼠标、触摸屏等) 、 数据存储设备等( 如磁盘、光盘等) 。 多媒体技术为计算机的应用丌辟了更广阔的领域，也使得办公自动化系 统的功能得以扩展，如电视、电话会议的出现使异地办公更为直观、方便。 2 4 办公自动化系统的发展 2 4 1 办公自动化系统发展的三个阶段 2 0 世纪8 0 年代初，自动化技术、计算机技术和通信技术等三大技术的迅 猛发展，为办公自动化奠定了必要的物质基础和技术基础。以处理器为核心 的新型办公设备不断问世，新型的通信媒体不断涌现，计算机网络通信的发 展，都为办公自动化系统的发展创造了良好的条件，办公自动化系统也随着 信息技术和管理科学的发展与进步在不断的更新换代。 1 第一代办公自动化系统第一代办公自动化系统以个人计算机、办公套 件为主要标志，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存 储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作 电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子方式的飞跃。实现了 个体工作的自动化。第一代办公自动化系统的框架如图1 所示。从信息技术 的发展来看，基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下的不足： ( 1 ) 个人计算机的负担过重且价格偏高： ( 2 ) 由于缺乏公共的通信平台，系统不仅通用性差，可再用性低，而且没 有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台； ( 3 ) 系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息： 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 8 页 ( 4 ) 信息管理只限于部门内部，没有或缺少外部信息来源。 第一代办公自动系统 公 文 起 苴 与 打 印 公 共 信 息 查 询 公 文 管 理 与 发 送 人 事 档 案 管 理 传 真 服 务 与 管 理 会 议 安 排 与 管 理 计 划 制 定 与 管 理 财 政 预 算 与 管 理 资 产 添 加 与 管 理 组 织 机 构 与 管 理 图1 第一代办公自动化系统的框架 2 第二代办公自动化系统第二代办公自动化系统以网络技术和协同工 作技术为主要特征，实现了不同职能