（行政管理专业论文）新时期图书馆管理艺术研究.pdf

硕士学位论文 m a s r e r s 1 j i e s i s 内容摘要 信息化时代，图书馆电子化、数字化、网络化正成为图书馆事业建设和 发展的主旋律，图书馆事业的发展水平与图书馆管理水平密切相关。在新的 时期，图书馆管理将遇到多种复杂的、非常规的、非程序的、非模式的新问 题，图书馆管理者运用一般的管理原理和方法很难圆满解决，于是运用管理 艺术来弥补常规管理的不足就成为图书馆管理的需要。图书馆管理艺术，是 管理艺术理论与图书馆管理实践相结合的产物，是指图书馆管理者为实现管 理目标，在图书馆管理原则和管理方法的指导下，运用各种富有创造性的技 巧和方法，去解决图书馆管理中出现的各种复杂的问题，以提高图书馆工作 效率的策略和行为的总和。图书馆管理艺术具有创造性、灵活性和多样性的 特征。图书馆管理艺术包括决策艺术、用人艺术、用权艺术、处事艺术、运 时艺术、语言艺术、开会艺术、激励艺术、协调艺术等。管理艺术是管理者 智慧、才能、经验和胆略的综合体现，管理者必须不断提高自身素质，善于 总结经验，大胆实践，使自己的管理艺术水平不断提高。 关键词：图书馆：管理：管理艺术 a b s t r a c t i ni n f o r m a t i o ne r a ，e l e c t r o n i c ，d i g i t a la n dn e t w o r kl i b r a r yi s b e c o m i n gt h e m a i n s t r e a mi nt h ec o n s t r u c t i o na n dd e v e l o p m e n to f l i b r a r yc a u s e t h ed e v e l o p m e n t s i t u a t i o no f l i b r a r yc a u s ei sc l o s e l yc o n n e c t e dw i 也t h em a n a g e m e n tl e v e l i nn e w p e r i o d ，s o m en e ws o p h i s t i c a t e d ，n o n c o n v e n t i o n a l ，n o n p r o g r a m m e d ，n o n - m o d a l q u e s t i o n se m e r g i n g i n l i b r a r ym a n a g e m e n ta r ed i f f i c u l t t ob es o l v e d p e r f e c t l y t h r o u g hg e n e r a lm a n a g e m e n tp r i n c i p l ea n dm e t h o d ，s oi t i s n e c e s s a r y t ou s e m a n a g e m e n ta r t t o c o m p e n s a t eu pt h es h o r t c o m i n go fg e n e r a lm a n a g e m e n ti n l i b r a r ym a n a g e m e n t l i b r a r ym a n a g e m e n t a r ti st h ec o m b i n a t i o no f m a n a g e m e n t a r t t h e o r ya n dl i b r a r ym a n a g e m e n tp r a c t i c e i no r d e rt or e a l i z em a n a g e m e n ta i m ，t h e m a n a g e ri nl i b r a r yh a s t ou s ev a r i o u sc r e a t i v es k i l l sa n dm e t h o d st os o l v ea l lk i n d s o fc o m p l i c a t e dq u e s t i o n si nl i b r a r y ，w ec a l lt h es t r a t e g ya n da c t i o ni ni m p r o v i n g w o r ke m c i e n c ym a n a g e m e n ta r t l i b r a r ym a n a g e m e n ta r ti sc r e a t i v e f l e x i b l ea n d d i v e r s e ，w h i c h i n c l u d e s d e c i s i o n m a k i n ga r t ，a r r a n g i n gp e r s o n n e la r t ，u s i n g a u t h o r i t ya r t ，d e a l i n gw i t ha f f a i ra r t ，a r r a n g i n gt i m ea r t ，s p e a k i n ga r t ，h o l d i n ga m e e t i n ga r t ，e n c o u r a g i n go t h e r sa r t ，c o o r d i n a t i n gr e l a t i o n s h i pa r t ，e t c ，a n de m b o d i e s m a n a g e r sw i s d o m ，c a p a c i t y ，e x p e r i e n c ea n dc o u r a g e am a n a g e rc a ni m p r o v eh i s m a n a g e m e n ta r tc o n s t a n t l yb yi m p r o v i n gh i so w nq u a l i t y ，b e i n gg o o da ts u m m i n g u pe x p e r i e n c ea n dp r a c t i s i n gb r a v e l y k e y w o r d s ：l i b r a r y ；m a n a g e m e n t ；m a n a g e m e n t a r t 硕士学位论文 m a s t e r s1 1 | i e s i s 引言 2 l 世纪是知识经济的世纪，在全球信息化浪潮的推动下，知识与信息的 生产、传播、开发、利用的方式和机制正发生着深刻的变化，作为知识的存 贮和传播及社会信息化重要基地的图书馆，其服务观念、服务功能、服务模 式、服务对象等方面都在发生重大的变革。在新的时期，加强图书馆管理， 特别是运用创造性的方法解决不断出现的新问题，以达到最佳管理效果和实 现最佳社会效益，将是图书馆管理者面临的新课题。本文试图探讨在新的时 期图书馆管理者如何运用好各种管理艺术，来补充和完善科学管理的不足， 以达到最佳的管理效果，从而充分发挥图书馆的整体效能。 1 图书馆管理艺术综论 1 1 研究新时期图书馆管理艺术的意义 1 1 1 形势发展的需要 当今世界正在经历一场前所未有的巨大变化，在全球信息革命浪潮的推 动下，以计算机技术、多媒体技术、数据库技术及远程通讯技术为代表的高 新技术正在促使人类进行一场科技革命和社会革命，人类开始由工业社会步 入信息社会。进而导致人类社会的全面转型。图书馆是社会信息化的重要枢 纽，为了适应社会的发展和环境的变化，其服务观念、服务功能、服务范 围、服务手段、服务模式、服务对象等方面都在发生深刻的变化，图书馆管 理这个决定图书馆事业成败的关键因素理当发生变革。 1 1 2 图书馆管理改革的需要 新时期，图书馆管理改革是图书馆改革的最重要的方面。当前，图书馆 电子化、数字化、网络化正成为图书馆事业发展的主旋律，但是，图书馆队 伍的不稳定、技术人才的短缺、图书资金的匮乏、文献资源的不足及配置的 不合理、资源的共建共享、数据库的建设等等方面都存在着大量的前所未有 的新问题，图书馆管理者必须在遵循图书馆管理一般规律的前提下，创造性 地运用非常规的方法去处理各种复杂的新问题。这种刨造性的非常规方法戟 1 是管理艺术。将管理艺术与管理原理巧妙地结合起来运用到图书馆管理实践 中，将有利于管理效率的大大提高，对充分发挥图书馆的效益有着十分重要 的意义。 1 1 3 研究现状的需要 图书馆管理艺术将弥补图书馆科学管理的不足使管理效果达到最优。图 书馆界的专家、学者们从八十年代末九十年代初开始对管理艺术进行研究， 但研究成果不多。笔者调查了超星数字图书馆、人大复印报刊资料全 文数据库、万方数字化期刊、中文科技期刊全文数据库、中国 期刊网、中国优秀博硕士学位论文全文数据库及s p r i n g e r l i n k 、w s n 等多个数据库及多个图书馆的馆藏文献，关于图书馆管理艺术研究的论文共 有4 0 篇，其中2 9 篇是对某一方面管理艺术的研究，有1 1 篇涉及到管理艺术 的几个方面，但也不够全面。而且形势在不断发展，图书馆管理艺术的内 涵和外延也将变得越来越丰富，对于图书馆管理艺术的研究，将随着图书馆 管理实践的发展而深入。因此，笔者认为有必要对新时期图书馆管理艺术进 行较为全面的研究，以期能对新时期图书馆管理艺术的理论和实践有所裨 益。 1 2 图书馆管理艺术的含义与特征 图书馆管理艺术是管理艺术理论与图书馆管理的理论与实践相结合的产 物。因此；我们有必要先对管理艺术和图书馆管理有所了解。 1 2 i 管理艺术的含义 管理艺术，是研究现代管理者如何在管理实践中创造性地运用管理学的 一般理论，去解决由于现代科学、技术、生产的发展而带来的各种复杂多变 的管理问题，以取得最优化的管理效果。【1 管理艺术的产生是社会经济发展 和科技革命深刻影响管理领域的结果。管理艺术是从现代管理学中分化出来 硕士学位论文 m a sr e r s 1 e s i s 的新兴科学。 的两大支柱。 它与现代管理学中的一般理论互为补充，共同成为现代管理学 1 2 2 图书馆管理的含义 图书馆管理，亦称图书馆科学管理，它是在总结图书馆自身管理经验的 基础上，广泛吸收了管理学的原理、原则、方法而逐步形成的一套科学体 系，是管理学与图书馆学相结合的产物。具体地说。图书馆管理是遵循图书 馆工作的客观规律，通过计划、组织、协调、指挥等手段，合理配置和使用 图书馆资源。以达到预期目标，满足读者知识信息需求的一种活动。【2 】 可见，图书馆管理的前提是依据图书馆工作的客观规律，但是，在新的 时期、新的形势下图书馆管理中会遇到多种复杂的非常规的新问题，其解决 方法无规律可循，利用图书馆管理的一般原理很难圆满解决，只有靠管理者 运用创造性的、非常规的方法去解决，才能达到最佳的管理效果。那就是运 用图书馆管理艺术进行管理。 1 2 3 图书馆管理艺术的含义 图书馆管理艺术，是图书馆管理与管理艺术的结合，综上管理艺术和图 书馆管理的定义，笔者认为，图书馆管理艺术是指图书馆管理者为实现图书 馆的管理目标，在图书馆管理原则和管理方法的指导下，运用各种富有创造 性的技巧和方法，去解决图书馆管理中出现的各种复杂的问题，以提高图书 馆工作效率的策略和行为的总和。简言之，图书馆管理艺术是指管理者的灵 活策略、独特方式、恰当手段、巧妙方法。图书馆管理艺术，是图书馆管理 者素质、能力、胆略和经验的综合反映，具体在管理实践中表现出来。 1 2 4 图书馆管理艺术的特征 图书馆管理艺术具有创造性、灵活性和多样性的特征。 创造性是图书馆管理艺术的根本特征。图书馆管理艺术的精华在于，能 够突破常规的图书馆管理规律，创造性地解决各种复杂多变的新问题。随着 知识经济白q 到来及现代社会的日益信息化，图书馆运行的外部环境已发生巨 3 硕士学位论文 m a sr e r s ，l i e s s 大的变化，图书馆管理的内涵要求、发展目标、工作方法和行为方式必将发 生深刻的变革，原有的管理模式已不能适应新时期的运行特点，图书馆要更 好地生存与发展，必须打破图书馆管理的常规模式，创造出新颖独特的管理 方法，改革管理工作，提高管理效率，使图书馆的运行机制适应未来发展的 要求。图书馆管理艺术的创造性，体现在具体的管理活动中。在新时期，随 时可能出现没有遇到过的非常规性的问题，图书馆管理者必须凭借自己的智 慧和胆略，创造性地运用非常规、非程序、非模式的方法来解决，达到惊人 的、独到的管理效果。 图书馆管理艺术是一种生动活泼、丰富多彩的非规范、非程序、非确 定、非模式的管理行为，具有高度的灵活性。在图书馆管理活动中，除了规 律性外，还有偶然性：除了确定因素，还有不确定因素；除了正常任务，还 有突击任务；除了程序性决策，还有非程序性决策等等。这些偶然性、不确 定因素、突击任务、非程序性决策就决定了管理者要因人、因事、因时、因 地灵活地处理问题。 图书馆管理活动的多样性决定了管理艺术的多样性。不同的管理层有不 同的管理艺术；同一层的不同管理者。也由于个人的学识、才能、经验和胆 略的不同，对客观事物的了解和掌握的程度不同，在处理同类事情时，会采 用不同的方式、方法、手段和策略；同一管理者，在不同的时间、地点和条 件下，面对不同的管理对象、管理环境，或出于不同的动机或目的，在处理 同类事情时，也往往采用不同的管理艺术。 1 3 图书馆管理艺术的内容 图书馆管理艺术具有丰富的内容和形式。它涉及到图书馆管理活动的方 方面面。结合图书馆管理实际，笔者认为，图书馆管理艺术应该包括：决策 艺术、用人艺术、用权艺术、处事艺术、运时艺术、语言艺术、开会艺术、 激励艺术、协调艺术等内容，以下将分别对它们进行研究。 4 硕士学位论文 m a sf e r s t i l e s i s 2 图书馆管理中的决策艺术 决策，是人们为了达到一定目标，在掌握充分的信息和对有关情况进行 深入分析的基础上，从若干个可行方案中选择一个合理方案的分析判断和抉 择的过程。1 3 l 决策是管理的首要职能，决策是管理的核心。决策艺术是决策 者在具有较高个人素质修养基础之上，以丰富的决策经验、深厚的决策科学 造诣，在决策实践中，熟练、巧妙并创造性地运用各种决策原理、原则、方 式、方法，形成的给人以美好感觉的各种技巧和手段的总和及通过这种运用 所表现出来的风格。州 2 1 程序性决策艺术 按决策规律进行的决策是程序性决策，又称常规决策，科学决策，是重 复出现的、已有决策经验、原则和程序的决策。【5 1 决策过程一般包括确定决 策目标、拟定方案、优选方案、实验验证几个阶段，各阶段的决策艺术是： 第一，确定决策目标。决策目标，一般是图书馆内部存在的需要迫切解 决的现实或长远的问题，那些菲图书馆管理者职权范围内的问题，或者经过 努力也难以解决的不切实际的问题，不能定为决策目标。确定决策目标，必 须进行调查研究，重视对最新信息的收集、调查、分析、研究和利用。还可 以召开小型座谈会，广泛征询专家的意见和建议，以便集思广益。 第二。拟定方案。解决问题的备选方案，应有多个，而且必须是可行 的，各方案都可独立完成，不能互相包涵。拟定备选方案，可以是个人，比 如馆长或部门负责人，也可通过会议形式进行，邀请专家和一般职工参加， 集众人智慧，列出尽可能多而好的方案。 第三，优选方案。就是对多个方案进行综合评价。对每个方案的积极作 用和负面影响进行比较，从中选择出最优方案。 第四，实验验证。方案选择后，便要付诸实施。实施不是决策，但实施 过程中决策并未终止。因为方案是否正确，要接受实践的检验，若发现方案 有问题，要对方案重新审查或局部调整，由决策者修正决策。若实践证明方 案有重大错误或实施条件发生重大变化，则要进行根本性修正，实旌追踪决 策。 程序性决策中反复出现的问题，可以按规章、制度或依据有关政策处 理，不需要每次作出决策。但这些问题的处理方案，无不凝聚着决策者的智 慧、才能、胆略和丰富的经验，闪烁着决策艺术之光芒。 2 2 非程序性决策艺术 非程序性决策。又称一次性决策，经验型决策。指第一次出现或不经常 出现的决策，无先例可循，有大量不确定因素无法用常规办法处理，基本 靠决策者个人的判断来进行的决策。1 0 1 决策活动处于社会环境之中，图书馆管理者在进行决策时，除了按决策 规律进行程序性决策外，还经常要考虑到社会经济环境、技术环境、自然环 境、人文环境、政治环境等诸多影响因素进行非程序性决策。 社会经济的发展水平对图书馆的影响是举足轻重的。经济发展到一定程 度，图书馆方能获得有效的资金支持。我国除了国家图书馆由中央政府投资 外，其他各类图书馆是由主办单位从相应的政府部门取得拨款。拨款的多 少，是图书馆管理者进行决策时首要考虑的因素。 。当前图书馆处在一个崭新的信息时代，计算机技术和网络通讯技术在图 书馆现代化技术中占据主导地位，它改变了图书馆工作方式和服务模式，不 仅各项业务工作实现了自动化，网络信息也成为领导者强有力的决策支持。 自然环境是指资源条件、地理条件、气候或天气条件等等，比如，电压 的负荷、馆舍的大小、过冷或过热的天气等会对某些决策造成影响。 在图书馆赖以存在的人文环境中，人口因素有着决定性作用。图书馆所 在地的人口密度、人口数量、人口质量和人口结构都是图书馆存在的制约因 素。有关图书馆发展规模、服务目标的决策都与人口因素密切相关。人口密 度决定着图书馆的布局，人口数量决定着图书馆文献收藏规模，人口质量和 结构决定着图书馆收藏文献的学科内容和结构及图书馆服务的对象。 此外，图家的政策、法律、制度等政治因素，对图书馆决策都有影响， 比如，国家改革的大潮也推动了图书馆的改革，行政法、民法、合同法、知 6 识产权法、网络信息规定等都影响到图书馆决策。政府行为影响到图书馆决 策，图书馆领导者的决策应当得到上级主管部门的认可和批准。 因此，菲程序性决策具有很大的不确定性，解决此类决策问题，决策者 仅凭个人丰富的经验和知识还不够，仅靠严格的科学程序和现成的决策方法 也难以全都奏效，关键在于决策者思维敏捷，善于全面捕捉信息，头脑冷 静，看问题全面深刻，能从现象到本质，从现实到未来，且根据主客观条件 的变化，适时、果断、稳健地作出科学的、创造性的决策。 3 图书馆管理中的用人艺术 人是管理活动的中心，邓小平同志指出：“善于发现人才，团结人才， 使用人才，是领导者是否成熟的主要标志之一。”管理的对象人、财、 物，归根到底，是由人去组织和支配的，因此。人是管理成功的关键因素。 古往今来，成功的领导者无不具有高超的用人艺术。 汉高祖刘邦在对项羽的战争中，因为力量悬殊几乎每战必败，但最终垓 下取胜，一统江山。其成功的秘诀在于善于用人。资治通鉴中记载了刘 邦的一段话：“夫运筹帷幄之中，决胜于千里之外，吾不如子房：镇国家、 抚百姓、给饷馈、不绝粮道，吾不如肖何；连百万之众，战必胜、攻必取， 吾不如韩信。三者皆人杰吾能用之，此吾所以得天下者”。可见，具有各 种本领的人才，只有受到赏识任用才可以发挥出其才干来。日本丰田汽车公 司1 9 8 3 年建厂，四十年后成为世界上最大的汽车公司之一，其产品在许多技 术经济指标上超过了欧美先进国家。其经理石田退三说：“事业在于人 任何工作、任何事业，要想大为发展，最要紧的一条就是造就人材”。 其常务董事神谷正太郎也颇有同感：“推动和发展企业的是人，也就是职 工”。可见，人在管理活动中占据重要的地位，人是事业成败的关键，图书 馆管理者必须把精力集中在对人的管理上，用好每一个人。 管理者用好人。在于他独到的用人艺术。“知人善任”是在我国流传了 几千年的用人之道，在今天依然是用人的要诀。 7 3 1 知人一了解人才 图书馆管理者要对自己可用之人进行了解，包括该人的政治思想、道德 品质、文化水平、工作能力、工作态度、工作业绩、爱好特长、性格特征、 健康状况等方面，都要全面了解，才可能“善任”。每个人都有自己的特 点，都是人才。李白说：“天生我材必有用”，管理者要善于发现每个人的 特点，视其特点“为我所用”。有人将人才分为博学人才、宏通人才、刚直 人才、运筹人才、勇悍人才等近二十种人才就是没有废才。1 7 1 可见，只要 管理者善于“知人”，则人人可以为我所用。古语“千里马常有，而伯乐不 常有”，也是说的“知人”的重要性。 3 2 善任任用人才 善任，就是善于任用人，在“知人”以后，了解了人才的特点，才可能 “善任”。图书馆管理者任用人才要做到以下几点： 第一，量才适用。是指使人才的能力与岗位相称，不能大材小用或小材 大用，否则，都会造成不利的影响。大材小用，会埋没了人才，浪费了人 才，阻滞了其能力的发挥。也会挫伤其积极性。小材大用，会因能力不足而 影响了工作效果，甚至会造成损失。 第二，用人所长。“全无足赤，人无完人”任何人都不可能没有缺 点、短处。图书馆管理者要善于发现其长处，扬长避短，正所谓“德看主 流，才看一技。”比如，图书馆中，办事认真、任劳任怨、擅长文字表达、 有较强协调能力的人，可用于办公室：懂管理、有经济头脑、有闯劲、有活 动能力的人可用于技术部门：学识扎实、熟悉专业、锐意进取、有较强信息 意识和检索技能的人可用于信息部门；知识面宽、懂分类、编目的人可用于 采编部门；热情诚恳、善解人意、作风正派、敢抓敢管、善做读者思想工作 的人可用于流通、阅览部门，等等。 第三，人尽其才。图书馆管理者必须创造有利条件，用各种激励方法， 充分调动每个人的积极性，让他们各在其位，各司其职，各尽所能，各尽其 责，从而获得整体优势。 8 硕士学位论文 m a sf e r s i 【l e s s 第四，用人不疑。图书馆管理者对自己任用的人要充分信任，放手让他 们自己去千，让他们产生安全感、归属感、认同感从而产生责任感，最大限 度地发挥出积极性、主动性、创造性。切忌不敢让其放开工作，使其畏手畏 脚，反而扼制了其积极性。 第五，大度用人。图书馆管理者用人要从大局着想，从整体利益出发， 任人为贤，善用持不同意见者。善用才能高出自己者，切忌任人为亲。妒能 嫉贤。 第六，优化组合。图书馆管理者用人时，必须考虑人才组合后的群体效 能，全面考虑人才的性格、年龄、专长等因素，合理搭配人才，充分发挥出 人才组合以后的最佳群体效能。 3 3 挖潜一培养人才 用人还要重视人才的培养。现代科技发展迅速，目前的“贤才”，说不 定时过境迁成“庸才”，图书馆管理者要以发展的眼光挖掘人才的潜力，培 养人才，储备人才，使各种人才的才干不断增长、持续进步，紧跟形势的要 求，只有“养兵千日”，方可“用兵一时”。 4 图书馆管理中的用权艺术 权力是管理活动的基础。馆长是图书馆的权力中心，必须合理她集权与 分权，既能维持稳定的权力中心，又能协调好各部门的职、责、权。 4 。1 善用权力 馆长的权力，是馆长在其职位上由组织授予并受法律支持的权力，称为 “职权”、“领导权”、“管理权”。通常有以下几种：行政上的决定权、 业务上的指挥权、人事上的任免权、经费上的使用权、奖惩上的审定权、技 术职务的聘用权。 那么，馆长如何用好这些权力呢? 9 第一，敢于独立负责。馆长是一“馆”之“长”，好比一“家”之 “主”，要能独立地当好这个家，还要承担起这个“家”的责任，要善于利 用职位权力，有系统、有步骤、有方法地实施管理行为。 第二，指挥好直接下属。馆长权力的直接承受者是馆长的下属，即各职 能部门负责人，各部门负责人再去指挥工作人员。下属为馆长起参谋作用， 要求他们经常对业务工作和管理工作进行调查研究，及时地发现问题、分析 问题，提出解决问题的方法，拿出倾向性意见。馆长能否指挥好其直接下 属，是检验其职权用得好坏的一个重要因素。 第三，充分发挥副职的作用。图书馆除馆长外，一般配有一名以上的副 馆长。副馆长主要是辅助馆长，做好对下属的领导工作。副馆长是领导班子 成员，既要接受馆长的领导，又要独立自主地负责分管的工作。正确地分 权，使用好副职，充分发挥其作用，也是馆长管理活动成功的关键。 4 2 授权艺术 馆长是一馆之长。图书馆的事情千头万绪。馆长不能事必躬亲，独揽大 权，步诸葛亮、王熙风等人之后尘。也不能“无为而治”，大权旁落，这就 要求馆长处理好集权与分权的关系，合理分权，适度授权。 馆长总揽图书馆的大局，主要搞好宏观调控，整体把握，微观实施的权 力就可授予职能部门或副职，这样，既可以让自己有时间考虑大政方针，也 可以充分调动下属的积极性、主动性、创造性，达到较好的管理效果。 馆长授权的艺术是： 第一。放权。馆长该授给副职或下属的权力，一定要放权，不要名为授 权，实则握权不放，或者直接指挥下属的下属，让副职或下属迈不开步，走 不动路，怕工作做不好，承担不起责任，怕用权多了有越权之嫌于是事无 巨细地请示汇报，让馆长成天陷于琐事、杂事之中。因此，馆长要真正地放 权，让副职或下属有职、有责、有权，对他们所管辖的人说了算，所管的事 定了干，真正为馆长分忧，为工作出力，馆长也有精力和时间干自己职权内 的事了。 1 0 硕士学位论文 m a sf e r s t i i e s i s 第二，放心。放权以后，还要放心，让副职或下属独立于、大胆干，不 要担心他们干不好或相反地“叶公好龙”，去干预他们，造成他们进退两 难。只要不出重大问题，就不插手，不干预，充分信任和依赖副职或下属， 不要把一些无足轻重的问题或失误看得太重要，总怕副手或下属失败。只有 放心了。才会真正放权。 第三，支持。放权、放心让副手或下属干工作，但在具体工作中，他们 有了困难要帮助解决，遇紧急情况或重大问题来不及请示报告的要谅解。对 副手或下属决定的问题、处理的事情。要适时检查监督，只要不是方向、原 则问题，就不要轻易否定，需要改正的也要善于引导让其发自内心的作出决 定。遇到对副手或下属的风言风语，不可随声附和，要维护其威信，以宽广 的胸怀成人之美，积极创造条件，增长副手或下属的才干，即使超出自己， 也由衷高兴。 第四，依靠。副手或下属是馆长的亲密战友、左膀右臂，馆长依靠他们 拿主意、想办法、出成绩，依靠他们克服困难，共渡难关，开拓前进，弘扬 事业。 第五，揽过。智者千虑，必有一失。人非圣贤，孰能无过。任何人在工 作中都会有失误，馆长要允许副手或下属出错，并敢于为其承担责任，共同 总结失败的经验教训，对其关心、理解、体谅和安慰，让副手或下属获得信 心与宽慰，让群众看到管理者之间的团结协作，和睦相处，共渡难关，也增 加了群众克服困难的信心。 馆长还要协调好同各副手、各下属之间的关系，要一视同仁，平等对 待，让他们心往一处想，劲往一处使，象众星拱月一样凝聚在自己周围。使 “智者尽其谋，勇者竭其力，仁者播其惠，信者效其忠”。 5 图书馆管理中的处事艺术 5 1 处理正常馆务的艺术 图书馆的事务千头万绪，馆长有多种事务要处理。如果馆长什么事都 管，胡子眉毛一把抓，事无巨细都插手，只会吃力不讨好。 硕士学位论文 m a sr e r s 1 1 【e s i s 作为统管全馆的领导，馆长应抓大事，对图书馆的发展前景作出总体规 划，制定各种全局性的规范，选聘好得力的基层干部，执行好经费预决算， 宏观控制业务的正常运转，对重大问题决策、决断等。至于其他事务，明确 职、责、权，授权给分管领导或职能部门，使他们各守其职、各用其权、各 尽其责。对分管领导的工作、各部门工作不越级指挥，不包办代替，放心、 放手让他们在自己的职权范围内行使自己的权力，充分发挥其积极性、主动 性、创造性。 5 2 处理冲突的艺术 图书馆一般按工作性质，分为若干个部门，每个部门之间是平行关系，直 接受馆领导指挥，图书馆的整体效益的发挥，主要在于各部门的分效益的发 挥。但是，由于部门之间的目标差异、认识差异、权限不清、资源配置、部 门作风等原因，经常会造成部门之间起冲突、关系不协调，从而给图书馆整 体工作带来不良影响。另外，部门内部成员之间、各部门成员之间甚至领导 成员之间也会由于职别差异、工作能力差异、工作方式差异、性格特征差异 等原因，发生这样或那样的冲突。那么，馆长作为统领全局的领导，必须顾 全大局，处理好部门之间、下属成员之间的冲突，协调好他们之间的关系。 5 2 1 主动沟通 沟通是双向的，也是多方面的，管理者可创造条件，通过工作交流、参 观访问、文体活动、公关活动等来保证信息畅通，让部门及下属成员从目标 上、认识上、感情上和信息上加强沟通，取得共识。把个人乖j 益、部门利益 与整体目标联系起来，增强各自对整体目标的关切感，形成相互理解和关 注，相互支持和推进，相互调整和适应，相互鼓励和总结的友好气氛。 5 2 2 相互支持 各部门、各成员在强调自己工作的地位和作用时，同时也要肯定其他部 门、他人的地位和作用，双方相互支持，是圆满完成图书馆整体工作任务的 前提。这就要求，管理者平时多多开展教育，让各部门、各成员要有顾全大 硕士学位论文 m a sr e r ls l l i e s s 局、居功不傲、淡化名位、豁达大度、助人为乐、与人为善的高风亮节当 一个部门、一个成员工作遇到困难、阻力时，其他部门、其他成员主动去关 心，去排忧解难，给予帮助；当一个部门、一个成员工作取得了成绩或出了 问题时，其他部门、其他人给予热情的鼓励或提出诚恳的批评。 5 ，2 3 合理竞争 由于各部门、各成员在图书馆处于不同的地位和功能，部门之间、成员 之间既有共同的利益和目标，也有各自不同的利益和目标，因此必然存在竞 争。竞争是一种最活跃的因素和力量，使图书馆不断发生变化。管理者把握 尺度，合理的竞争可以使图书馆的功能充分地发挥出来，部门之间、成员之 间互相支持，密切合作，千帆竞发，百舸争流，最大限度地发挥出积极性和 创造性，努力实现图书馆的整体目标。 5 2 4 公正平等 管理者必须有民主作风，走群众路线，在处理冲突时，对双方都要公平 合理，平等相待，不论是支持自己的人还是反对自己的人、是亲近自己的人 还是疏远自己的人，都要视同仁，平等相处，特别是在工资、奖金、职称 等关系到大家切身利益的敏感问题上要公平合理。因为这类问题是大家最关 心的，并且是看得见摸得着的。更重要的是，下属往往透过这种实在的经济 报酬或切身的利益来估价自己的工作成绩，来分析同事和领导对自己的评价 和看法。因此，公正平等是处理好冲突的前提。 5 3 处理突发事件的艺术 图书馆藏有大量的纸本图书，拥有计算机等现代化的设备，每天与成千 上万的读者接触，难免发生火灾、水灾、盗窃等突发事件。突发事件具有突 发性，难于把握好，又具有破坏性，必须立即控制局面，将损失减少到最 小。因此，必须具有较好的处理艺术。 1 3 第一，临危不惧。面对突如其来的事件。管理者应镇定自若，无所畏 惧，敢于战胜困难，圆满解决问题。切忌惊惶失措，焦躁不安，失去理智， 否则，只会使事情更乱，局面更糟。 第二。当机立断。当突发事件出现后，管理者要沉着冷静，当机立断， 设法迅速控制事态，不让其扩大、蔓延保护现场，同时，稳住人心，在必 要时，迅速向相关职能部门报案，并协助处理。 第三，找出症结。控制事态后，就要调查突发事件出现的原因。根据现 场情况分析，调查取证，准确找出症结。 第四，果断处理。找出原因后，就要周密组织，精心安排，果断地处理 事件，属责任事故的，要层层承担责任，处罚渎职，纠正失误。 第五，防患于束然。突发事件虽然是突发的，经过调查找出原因后，就 要吸取教训，采取有力措燕整改，避免同类事件再次发生，做好预防和防范 工作，防患于未然。 6 图书馆管理中的运时艺术 “时间就是生命”，“时间就是效率”，图书馆管理要取得好的效果， 管理者必须具备强烈的时间观念和运用时间的艺术，对各项工作统筹兼顾。 合理安排，分清主次，加强时间的目标性、计划性、有序性和时机性，科学 合理地支配和安排好时间，提高工作效率。 第一。制定时间计划。制订好工作任务时间表，规定完成任务的时间期 限，按计划完成工作任务，做到年度有中心，阶段有重点，周周有计划，天 天有打算，按计划行事，有条不紊。 第二，做职责范围内的事。时间是有限的，图书馆管理者主要是统管大 局，进行决策，处理重大问题，切忌大事小事都管，代替包办下属该干的 事，浪费自己宝贵的时间。 第三，处事分轻重缓急。利用大部分时间、最有效的时间，处理重要、 紧急的事情，其他时问处理不重要、不急的事情，留有余地处理突发事情。 硕士学位论文 m a sr e r st 1 i e s i s 第四，集中时间办重要的事。有的工作在连续的肘闯内于季导更有效，比 如思考问题、制订年度工作计划、确定重大决策、进行年终总结等。时间连 续可以专心致志，排除干扰，起到事半功倍的效果。 第五，善于利用零星时间。零星时间是指不构成连续时间段的一件事与 另一件事衔接时的空余时闻。一次空余没多少时间，但将若干零星时间加起 来就很可观了，因此，若将这些零星时间加以利用，会得到意想不到的收 获，可利用零星时间做一些如批阅文件、阅读函件、检查工作等事情。 第六，捕捉办事时机。农民不违农时方有丰收可能，军队打仗抓住战机 才有胜利的希望，做任何事情，都有最佳时机。抓住了时机，办得及时，就 省时省力，事半功倍。若错过时机。就费时费力，事倍功半。因此，善于抓 住时机是最大的节约、最高的效率。 第七，利用好最佳工作时间。人的精力就象大海潮水，每天有高潮也有 低潮，由于每个人的生理素质不同。高低潮时间也有差异。图书馆管理者留 心自己的精力涨落规德。把最重要的事情放在最佳工作时间办理，把其他一 些简单的事情放到其他时间处理。 第八，提高开会效率。首先，精简会议，只召开非开不可的会，可开可 不开的会就不开。其次，对必须开的会议事先要做好充分的准备，领导开会 带头讲短语，开会严格按计划时间开始、结束。与会者发言要简短而精粹， 不说无关痛痒的话，不说大话、空话，提高会议效率，可大大节省时间。 第九，做好备忘录。人的精力有限、记忆力有限，有些事情的要点要随 时记下来。等处理事情时就方便快捷多了。有些好的创见、设想和主意，也 应随时记下来，以便需要时随时利用，比起及时再考虑。可节约很多时间。 第十，学会“养精菁锐”。做事情如果不间断地、长时间地千，人就会 高度紧张和疲劳，办事效率一定不高。如果在办事中间暂停休息一下，养精 蓄锐，新的精力又会在休息的片刻重新焕发出来，可大大提高工作效率 此外，还可总结利用时间情况，在做完一件事后。记录浪费的时问，每 天- d , 结，一段时间一总结，分析一下自己利用时间状况，找出浪费时间原 因，在今后注意纠正，避免浪费时间成为习惯，这样，可抓住大量不经意间 溜掉的时间，提高工作效率。 1s 硕士学位论文 m a sf e r st i i e s 8 7 图书馆管理中的开会艺术 图书馆会议一般有馆务会、部主任会、全馆职工大会、支部会等。会议 是管理者实施管理和决策不可缺少的基本形式，是管理者实施领导、推动工 作的重要工具和基本手段。会议既是与会者沟通信息、协调关系的场所，又 是管理者部署工作、展示决策意图的手段，也是发动群众、鼓舞士气、调动 群众积极性的方法。 但会议太多，占去管理者很大一部分时间。使管理者陷入“会海”之 中。增加了管理者工作的时间成本，耗费了管理者及与会者的精力。花费了 过多的会议开支，因此，图书馆管理者必须运用好开会方法和艺术，使会议 真正成为实施管理和推动工作的有力工具。 7 1 精简会议 只开非开不可的会议，那些没有明确议题的会、议题过多的会、准各不 充分的会、没有迫切需要的会、能用其他方式代替的会、会议成本过高的会 等可开可不开的会就不要开。开会，也要职责分明，该哪个领导分管的事， 就由谁来主持召开会议，不可同一件事。党委部门议了。行政部门又来议， 议来议去，浪费时间。 7 2 提高会议质量 非开不可的会议，也耍讲求会议质量，提高会议效率。 7 2 1 充分准备 “凡事预则立，不预则废”。许多会议由于事先没有充分准备，结果会 上扯来扯去，解决不了任何问题，所以，不开没有准备的会。会议准备一般 包括制定会议预案、文件准备、后勤准各、思想和意见准备、会议通知及落 实等方面。制定会议预案，是制定会议筹备方案，比较重要的、大型的、正 规的会议，都须事先制定会议预案，一般包括会议名称、会期长短、出席人 员、会议筹备分工、会议议程和e t 程安排等。文件准备，将会议审议的文件 材料应在会前数e t 内分送与会人员，特别是讨论重要方案、制定计划的会 1 6 硕士学位论文 m a s r e r st i l e s i s 议，文件准备尤为重要。文件准备还包括要事先准备好报到时和会议期间发 放的材料。思想、意见的准备，对于研究工作、决策拍板的会议，这一环节 尤为重要。会前要将会议上要讨论的主要议题通知与会者，让大家充分思考 或者调查研究，准备好意见，这样可以使会议紧凑，问题讨论彻底，否则， 思想上毫无准备，会议上意见分散，议而难决，议题容易“流产”。后勤准 备，大中型会议，在会议预案得到主管领导批准后，要落实好车辆、住宿、 就餐等工作。会议通知落实，会议通知有口头、书面、电话等形式，通知要 将会议名称、内容、开会时间、会期、参加人员、报到地点、携带材料等交 待清楚，通知发出后，还要跟踪落实，检查参会人员是否收到通知，能否出 席等。 7 2 2 准时开会 领导者带头养成准时开会的习惯，不论到会人数多少，到了时间就准时 开会，不要养成拖拖沓沓的作风，不要随意拖延时间，更不允许无故迟到。 7 2 3 议题明确 开会的目的和会议的议题一定要十分清楚，没有明确议题的会一定不要 开。会议紧紧围绕议题，以议题为中心展开，不要插入其他无关活动。讨论 时，主持者要严格掌握讨论范围，把大家的注意力引导到有价值的问题上， 避免漫无边际的东扯西拉以及离题的发言。一般来说，会议议题过多，效果 不好，但属于布置任务类型的会议，可以把几个内容合并到一个会议讲，再 分组贯彻落实，可以少开一些会，节省时间。 7 2 4 安排紧凑 会议日程安排要十分紧凑，一项接一项，一环扣一环，每个环节用的时 间都要控制好，不要任意拉长。 7 2 5 精简与会人员 不同的会议。要求不同的人参加，该来的一个也不能少，不该来的一个 也不能多，参加会议的人员一定要精简，避免无关人员“陪会”。有的会议 只与有关人员有关，但不是主要人员。可以事先征求他们的意见，将其意见 带到会上，本人则不必到会。若会议有几个议题，一个议题讨论完了，与这 个议题有关的人就可以退会，不必一陪到底。有些需要获知会议结果而不必 参加讨论的人，可以在会后通知他们。 7 2 6 言简意赅 要提高会议质量，就要开短会。开短会，必须讲短话，这就要求发言者 不要长篇大论，尤其是领导要带头说短话，力求言之有物，言简意赅，有话 则长，无话则短，不说废话、空话、套话。如果可能，最好限定发言时间。 发言时，尽量不重复别人的意见。需要领导成员讲话或作报告时，事先把要 讲的内容安排好，不要每个人讲同样的内容或讲意见不一致的话，既浪费时 间，又容易意见不一使听众无所适从，难以贯彻。 7 2 7 议而必决 每次开会，要完成会议任务。会上该决定的事，不要拖到会后，这次该 决定的事，不要拖到下次会。一议再议，议而不决，就是劳而无功，会议的 效益等于零。那些“拿不准”的问题、需要继续调查研究的问题、条件不成 熟的问题、需要继续做工作的问题，就不要拿到会上讨论，否则，讨论不出 结果，却自白浪费时间。 7 2 8 调解气氛 会议讲求效率离不开会场气氛的适当。讨论问题要求严肃认真，纪律 严明，禁止私下说笑、看闲书、打手机或随意进出，但也不必剑拔弩张，陷 入僵局。若出现这种情况，主持会议者要制造轻松气氛。可以说一个幽默的 笑话来缓解紧张状态，使大家轻松地继续讨论。讨论时，要发扬民主作风， 使气氛活跃，便于大家坦率交流畅所欲言，这要求主持人首先把自己与参 1 8 硕士学位论文 m a s l l e r s t 】1 e s i s 会者置于平等地位，大家才会无拘无束，不至于沉默、冷场。对于发表的不 同意见，一定要虚心听取，“从谏如流”，有的是很有价值而自己没有考虑 到的，有的是好意见但目前没有条件办到，有的是反对意见，都要虚怀若 谷，欣然听取，鼓励大家的积极性。 8 图书馆管理中的语言艺术 语言是人们表达感情、构通思想、传递信息的一种工具。管理者实施管 理，9 0 以上需要借助语言。较强的语言表达能力，是管理者必备的素质， 因为语言直接影响着他在群众中的形象和威信，从而在一定程度上影响其工 作质量和效果。因此，善于运用语言技巧和艺术，对管理效能至关重要。 管理者在不同场合应表现出不同的语言艺术。 8 1 会议语言艺术 会议是管理者实施管理的一种方式。图书馆的会议，如馆务会、部主任 会、全馆职工大会等，馆长一般是会议主持者。主持会议要讲究语言艺术。 第一，突出中心，紧扣议题。会议主持者的任务是组织和引导与会者，围 绕会议中心，完成议题，主持者语言必须使与会者充分了解议题及会议的目 的、内容、安排、要求等，层次要清晰，逻辑要严密，表达要准确，中心要 突出，切忌主次不分，轻重不分，内容庞杂，使听者不知所云，无所适从。 第二，表达准确、精炼。主持者除传达文件外，一般置身于同与会者面 对面的语言环境。要用自己的语言表达，语言必须准确、精炼，遣词用句要 字斟句酌，确切地表情达意，真实地、恰如其分地反映客观情况，富于说服 力和感染力，使与会者更好地把握会议精神，不至于产生误解。 第三，通俗易懂。与会者知识水平不同，理解能力不同，主持人要用朴 实无华、浅显易懂的语言表达深刻的内容、深奥的道理，使大多数人易于理 解和接受，又能产生亲切朴实、平易近人的感觉，缩短主持人同与会者的距 离。 1 9 硕士学位论文 m a s r e r s + 1 1 1 1 1 1 5 s 1 5 第四，幽默生动。幽默生动的语言，能增强讲话的生动性、趣味性， 生感染力，还能调节会场气氛，特别是冷场或局面紧张时，可以使与会者放 松，气氛缓和。使大家在轻松愉快的氛围中，乐于接受主持者的思想观点和 施政主张，同主持者产生共鸣。 第五，语言正确，举止得当。主持入说话应发音正确标准，吐字清晰， 声音宏亮，语调抑扬顿挫，还要讲究表情、举止、身姿、衣着、发型等体态 语言。要文明礼貌，落落大方，可起强化、渲染、调节和补充作用，增添主 持人的魅力。 第六，注重开头和结尾。好的开头，可以先声夺人，先入为主，深深地 吸引与会者聚精会神地听下去。好的结尾，可以让听众余兴