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2019/12/1,1,冯晓光,公文写作,2019/12/1,2,公文写作的水平是职员不可缺少的职业的素质之一。公文写作是一门实践性很强的能力。,2019/12/1,3,公文全称公务文书，是社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。公文也叫文件，是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。公文办理公务，就是以文字的形式实施管理。公文是行政管理的重要手段之一。,一、公文,2019/12/1,4,公务：一般包括内务即内部管理和外务即处理其它社会组织的关系。内部管理要规范，外务处理要合规合法。我们可以没有法律知识，但不能没有法律的意识。,公文,2019/12/1,5,落实“规范管理、依法行政”离不开公文及其写作的规范和上水平。公文是规范管理的载体之一。认识公文的特点、内涵是写好公文的先决条件。公文不是是用来表情达意的，它是用来办理公务的。它的内容必须是反映和传达社会组织的公务信息和对公务活动的记载。不同于文学作品，不体现个性化。,公文,2019/12/1,6,公文格式的规范性。是公文本质特性的发展，是公文写作和办理的需要。公务具有公众性和同一性，对社会组织成员产生一致的认可、制约和指挥，否则社会组织就不可能运作。相应的，反映和办理公务的公文，也就形成了格式和程式，显著提高了公文写作和办理的效率。随着时代的发展和社会组织的进步，公文的规范及格式会更加科学、严谨，公文写作和办理将实现电子化和自动化。,（一）公文的特点,2019/12/1,7,作者和读者的指定性。文学作品的作者是个人。一般科学文章的作者也同样是个人或者是个人之间的自由结合。读者一般是没有限制或者是不可计量的。但是，公文的作者只能是法定的社会组织及其法人代表或者称为第一领导人。文格式上有专门规定，即“主送机关”、“抄送机关”和“传达（阅读）范围”。,公文的特点,2019/12/1,8,法定权力的制约性这一点，公文在文章中是独一无二的。公文只能由法定的作者发出。法定的作者即社会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围，其公文是这种隶属关系和职权范围的反映。写作公文和办理公文都有一定的规定性。作者和读者的指定性。,公文的特点,2019/12/1,9,公文正因为有制约性，才能产生现实的管理作用。比如行政公文的决定，具有指挥性和约束力。行政公文的通知，具有规定性、指挥性和指导性。经济公文合同，对于缔约各方具有确定的制约性等。,公文的特点,2019/12/1,10,公文写作属于应用文写作的范围。公文的特点决定了公文的写作具有规范性、标准化、程式化的特点。他是规范管理不可缺少的载体和因素。写作的内容要具有内容理性、简洁、明确；格式（表述）规范、严谨、实用；语言朴实、易懂的特点。公文不一定需要太多的文采。文学功底和写作水平高的，不一定公文就一定能起草好。,（二）公文的写作,2019/12/1,11,公文写作从形式而言：标准化、格式化、规范化。,公文的写作,2019/12/1,12,从内容而言，要言之有物。首先要了解学校的发展思路，各单位的工作职责，领导的意图和思路。所以要学会搜集和整理资料。素材和资料非常重要，否则无米之炊。（“无货”的秀才写文章的故事。）要学会提炼，提高。,公文的写作,2019/12/1,13,通知是一种最常用的公文，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。具有知照性和通用性。,公文的写作通知,2019/12/1,14,格式主要由标题、开头语、主体、结束语和落款构成。受通知的对象一般要写全。正文：要交代发文的原因、意图、目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。正文大体可分为总分条文式、归纳式、篇段合一式。,公文的写作通知,2019/12/1,15,工作通知写法：一般包括通知缘由、通知事项、通知要求，多数采用总分条文式结构。通知缘由写出发通知的背景、依据、目的等，是文章的主旨。通知事项是主要部分，要写明做什么、怎么做，即工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。通知要求是结束语，一般以要求、希望结束。F:应用文培训西安交通大学文件（工作布置的通知）.doc,公文的写作通知,2019/12/1,16,会议通知的写法比较简单、灵活，写清开会的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议报到时间和地点、需要准备的材料等。机关内部小型会议通知在单位内张贴或广播，只写清时间、地点、到会人员和议题就行了。F:应用文培训中共西安交通大学委员会办公室文件（开会通知）.doc,公文的写作通知,2019/12/1,17,批转、发布性通知针对批转、转发的文件或发布的行政规章、管理规章而发的，通知是正件，原文件成了附件。任免通知写法极为规范单一，只须简明扼要写胆任命或免职的根据和内容，有的写清任期、聘期和待遇。事项通知与通告、启事相似，但用法不同。F:应用文培训西安交通大学文（任免的通知）.doc，应用文培训西安交通大学文件（印发通知）.doc，应用文培训西安交通大学校长办公室文（放假通知）.doc,公文的写作通知,2019/12/1,18,通报是党政府机关和社会团体把工作情况、经验教训、好坏典型事例以及具有典范、知道、教育、警戒意义的事件通知所属下级单位的公文文种。应用文培训西安交通大学文（通报）.doc应用文培训西安交通大学文（通报2）.doc“通知”和“通报”的异同：通知与通报的相同点:它们都是下行文,都要告知对方某些事项或事情。,公文的写作通报,2019/12/1,19,“通知”与“通报”的不同点:1.性质,用途不同：通知是用来发布规章,转发和批转文件,告诉下级机关需要办理,周知或共同执行的事项或任免和聘用干部的公文。通报是表彰先进,批评错误,传达重要精神和情况的公文。,公文的写作通知与通报,2019/12/1,20,2.目的不同：通知的目的主要是让对方了解上级指示精神或告知对方需办理的事情和如何办理;通报的目的主要是以典型事例作为教育材料,来引导和提醒有关单位和人员,促使其从中吸取经验或教训,改进工作,或是沟通消息,传达重要情况和精神,指导对方认清形势,了解全局,开展工作。,公文的写作通知与通报,2019/12/1,21,3.内容范围不同通知的内容,可以是对某一事项具有重大的指导意义的,也可以是一般的日常事务;通报要告知的事项,一般都是对面上的工作带有指导意义的事项.,公文的写作通知与通报,2019/12/1,22,4.写作要求不同通知一般只需把要告知的事项用叙述和说明的文字写清楚;通报一般需辅以议论的文字进行分析,以强调要告知事项的性质和重要性,引起重视。,公文的写作通知与通报,2019/12/1,23,通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项所使用的一种公文。特点：1、法规性2、政策性3、广泛性4、使用的普遍性种类：1、制约性通告2、知照性通告,公文的写作通告与公告,2019/12/1,24,公告：国家行政公文处理办法明确规定，“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。,公文的写作通告与公告,2019/12/1,25,“通告”与“通知”的差别主要在于：1、“通告”不涉及任何秘密，直接公开，部分“通知”那样，尽管最终也公开，但首先需按组织系统或专业系统逐层下达；2、“通告”提出的规范是公民的行为规范，一般不像“通知”那样涉及贯彻执行公文的要求，而主要提出公民应当遵守的具体事项；3、“通告”可依法自创有关规则，“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化。,公文的写作通告与通知,2019/12/1,26,函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。关于拟解除交大经发高中合作协议的函.doc,公文的写作函,2019/12/1,27,函主要三种类型：1、商洽谈2、询问答复函3、请批、批准函函主要三个特点1、适用范围广泛，使用灵活方便。2、行文方向具有多向性。3、短小精悍。,公文的写作函,2019/12/1,28,决定各领导机构，对于自己职权范围内的事务、事项作出肯定或否定性的结论，作出规划和安排，奖惩有关单位和人员等所使用的文体，叫决定。决定的突出特点是具有指令性、约束性。它的结论、规范和安排，要求有关单位和人员认真贯彻执行，如有违反，往往要受到一定的处罚。应用文培训西安交通大学文（决定1）.doc应用文培训中共西安交通大学委员会文件（决定）.doc,应用文培训中共西安交通大学委员会文件（决定2）.doc,公文的写作决定,2019/12/1,29,决议同决定的性质、特点及写法都十分相近。在实际运用中，还应对“决议”和“决定”做以下区分：1.从程序上“决议”须经某一级机关或组织机构的法定会议对某一议题进行集体讨论，由法定多数表决通过，然后形成正式文件，并以会议的名义公布。,公文的写作决定和决议,2019/12/1,30,因此，凡未经有关法定会议讨论通过这一程序，而是以领导机关的名义发布的议决性文件，就只能使用“决定”。,公文的写作决定和决议,2019/12/1,31,2.从作用上区分“决议”一律要求下级机关执行。而“决定”只有“部署性决定”才要求下级机关执行，“宣告性决定”只起知照性作用，一般不要求下级机关执行。,公文的写作决定和决议,2019/12/1,32,3.从内容上区分(1)在会议讨论通过的前提下，凡作出了具体的规定和要求，履行法定的权力，强制有关部门贯彻执行的，用“决定”。若只是简要地表示肯定或否定的意见，履行法律程序，指导有关部门遵照办理的，用“决议”。,公文的写作决定和决议,2019/12/1,33,(2)由会议或领导机关直接制定发布行政法规，用“决定”。由会议审议批准某项议案、重要报告、法规，用“决议”，所审议批准的条文作为“决议”的附件。(3)授予荣誉称号或给予处分，用“决定”。审议机构成立或撤销，用“决议”。,公文的写作决定和决议,2019/12/1,34,4.从写法上区分公布性决议、批准性决议一般写得比较简要、笼统。阐述性决议除指出指令性意见外，还要对决议事项本身的有关问题作若干必要的论述或说明，即作一些理论上的阐述。,公文的写作决定和决议,2019/12/1,35,“决定”不多说理论上的道理，而往往着重提出开展某项工作的步骤、措施、要求等。“决定”要求写得明确、具体一些，措施也更落实，行政约束力强，可以直接成为下级机关行动的准则。,公文的写作决定和决议,2019/12/1,36,“决议”往往写得比较概括，原则性条文多，下级机关在贯彻执行时，多数还要根据“决议”制定相应的具体办法或实施措施。,公文的写作决定和决议,2019/12/1,37,第二单元,公文的写作,2019/12/1,38,“请示”与“报告”是公务活动中使用频率极高的两种公文，是公文写作的重点。但在实际工作中往往存在使用混淆的情况。根据国务院2000年发布的国家行政机关公文处理办法规定：请示请示是“向上级机关请求指示、批准”。是呈批性公文。,公文的写作请示和报告,2019/12/1,39,报告是“向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问”。报告是呈阅性、陈述性公文。类别：1、呈报报告2、呈转报告3、回复报告,公文的写作请示和报告,2019/12/1,40,请示必须在事前写。请示中不能附带报告的内容，只能一事一文。请示的突出特点：1、行文内容的请求性；2、行文目的的求复性；3、行文时机的超前性；4、请求事项的单一性。,公文的写作请示和报告,2019/12/1,41,请示是下级在遇到本单位权限范围内无法决定的重大事项；以及在工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难时请求上级给予指点，说明处理的原则和方；或下级为了搞好工作，打算进行某些活动和事项，而决定权又不在本单位，特拿出意见，报请上级给予批复。行文宗旨是希望得到上级机关的支持或批复。,公文的写作请示和报告,2019/12/1,42,报告则多是下级在本单位权限范围内向上级机关汇报工作、反映情况、陈述问题，提出意见和建议、报送表册资料或物品以及回答上级的询问。行文宗旨是下情上达，使上级机关及时了解情况，掌握动态。,公文的写作请示和报告,2019/12/1,43,请示必须在事前行文，绝不允许先斩后奏；报告则比较灵活，尽量事前行文，但视情况需要也可事后报告或在事情进行过程中随时报告。,公文的写作请示和报告,2019/12/1,44,请示必须坚持主送一个机关（受双重领导的机关可同时抄送另一个领导机关），因为多头请示易造成意见不一或互相推诿，从而延误时间，贻误工作。报告一般应坚持一个主送机关，但根据需要可同时报送两个或多个主送机关。,公文的写作请示和报告,2019/12/1,45,请示请示必须坚持“一文一事”原则，文字简洁，内容单一，主题明确，以免使原来分属不同机关部门负责的若干事情混到一起，以便于上级批答处理；报告可以是“一文一事”的专题性报告，也可以视情况将若干有关联的事情综合在一起陈述，形成综合性报告。,公文的写作请示和报告,2019/12/1,46,请示之中可以包含原本属于报告的内容，作为背景或缘由而使请示事项获得一种充足支持；报告中则不可以包含任何属于请示的内容，以免领导忽视对所请示问题的处理，从而影响工作。,公文的写作请示和报告,2019/12/1,47,请示行文简单，开头写明请示理由，接着提出请示的具体事项和问题。对已决定拟办的事项则应提出处理意见或建议，最后用谦恭恰当的期复性语句作结。,公文的写作请示和报告,2019/12/1,48,报告的正文，特别是汇报工作和反映情况的报告，一般涉及面广，篇幅长，写法多采用总述与分述相结合。正文开头部分进行总述，概括说明诸如有关工作的背景、总评价等，然后在主体部分分述，将报告的内容分条列项一一加以具体说明。,公文的写作请示和报告,2019/12/1,49,请示与报告结尾处都提出希望和要求，请示行文用语应恳切谦恭，一般用“当否，请批示”、“以上请示如无不妥，请批准”、“可否，请指示”等固定结语，且单独成段；报告是向上级汇报反映情况，无需批准，无固定用语，常用的有“特此报告”、“以上报告如有不妥，请指正”等结语，但绝不能使用类似“请批示、批准”等结语。,公文的写作请示和报告,2019/12/1,50,请示与报告归档处理不同。作为收文机关：请示应该归于“批办类”，供有关领导及时批阅、审查，给予回答；报告则应归于“传阅类”，相对于请示来说，有关领导可以先办紧要事，后看报告一类的公文，主要了解下情，不用回答。,公文的写作请示和报告,2019/12/1,51,作为发文机关：请示类文件归档时应尽量将上级机关的批复一并归档处理；报告类则无这种要求。请示与报告不分，不仅影响公文的效率和质量，而且影响管理的效率和质量。,公文的写作请示和报告,2019/12/1,52,培训附件西安交通大学文件(请示）.doc,培训附件西安交通大学文件（请示2）.doc,培训附件西安交通大学文件（报告）.doc,公文的写作请示和报告,2019/12/1,53,申请报告是单位或个人因某种需要向有关部门、组织、团体提出书面申请的专用文书。注意事项：1、一份申请书只能写一种申请（一事一书）2、态度端正，语言简明。,公文的写作申请报告,2019/12/1,54,会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性.,公文的写作会议纪要,2019/12/1,55,会议纪要的分类：(1)工作会议纪要。它侧重于记录贯彻有关工作方针、政策，及其相应要解决的问题。(2)代表会议纪要。它侧重于记录会议议程和通过的决议，以及今后工作的建议。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,56,(3)座谈会纪要。它内容比较单一、集中，侧重于工作的、思想的、理论的、学习的某一个问题或某一方面问题。(4)联席会议纪要。它系指不同单位、团体，为了解决彼此有关的问题而联合举行会议，在此种会议上形成的纪要。它侧重于记录两边达成的共同协议。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,57,(5)办公会议纪要。对本单位或本系统有关工作问题的讨论、商定、研究、决议的文字记录，以备查考。(6)汇报会议纪要。这种会议侧重于汇报前一段工作情况，研究下一步工作，经常是为召开工作会议进行的准备会议。(7)技术鉴定会纪要。(8)科研学术会议纪要，包括年会纪要。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,58,会议纪要的主要内容与结构形式1、会议纪要的标题a、会议名称+纪要b、会议的主要内容+纪要（在标题里揭示会议的主要内容）,公文的写作会议纪要,2019/12/1,59,2、开头部分简要介绍会议概况，其中包括：(1)会议召开的形势和背景；(2)会议的指导思想和目的要求；(3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者；(4)会议的主要议题或解决什么问题；(5)对会议的评价。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,60,3、文号、制文时间文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出，并用“【】”括入，如：【2004】67号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求，但是在办公例会中一般要有文号，如“第XX期”、“第XX次”，写在标题的正下方。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,61,会议纪要的时间可以写在标题的下方，也可以写在正文的右下方、主办单位的下面，要用汉字写明年、月、日，如“二二年八月十六日”。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,62,4、正文部分主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。对会议主要内容进行条理化的纪要。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,63,会议纪要是以整个会议的名义表述的，因此，必须概括会议的共同决定，反映会议的全貌。为了叙述方便，眉目清楚，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“与会人员一致表示”等词语，做为段落的开头语。也有用在段中的，仍起强调的作用。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,64,属于介绍性文字，笔者可以灵活自由叙述，但属于引用性文字，必须忠实于发言原意，不能篡改，也不可强加于人。小型会议，侧重于综合会议发言和讨论情况，并要列出决议的事项。大型会议内容较多，正文可以分几部分来写。常见的有三种：一是概括叙述式；二是分列标题式；三是发言记录式。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,65,5、结尾部分一般写法是提出号召和希望。但要根据会议的内容和纪要的要求，有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召，要求广大干部认真贯彻执行会议精神，夺取新的胜利；有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题，指出核心问题；有的是对会议做出简要评价，结合提出希望要求。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,66,5、格式(1)标题。由“会议名称+会议纪要”构成。(2)导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点，参加人，主持人，讨论的议题。(3)会议的成果及议定的事项。会议的精神和议定事项。应逐项列出。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,67,常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。(4)希望。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,68,会议纪要根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有三种写法：（一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,69,（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,70,（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,71,会议纪要的特点：1内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容。2表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,72,3称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,73,会议纪要和会议记录：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书；一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要只记要点，是法定行政公文；通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,公文的写作会议纪要,2019/12/1,74,培训附件西安交通大学会议纪要.doc,培训附件西安交通大学校长办公会议纪.doc,培训附件西安交通大学专题会议纪2.doc,培训附件西安交通大学专题会议纪3.doc,培训附件西安交通