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d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 摘 要 物流贯穿整个供应链，它连接供应链的各个企业，是企业间相互合 作的纽带。采购行为驱动物流体系的运行，而供应链管理赋予物流与采 购管理新的意义和作用，如何有效地管理采购过程，使物流、信息流、 资金流更加有效地集成并保持高效运作，是公司采购管理要解决的一个 重要问题。 然而现在很多企业虽然已经认识到采购管理对于帮助企业节省成 本、提高效率的重要性，但是却苦于并无优化采购管理系统的较好手段， 他们通常是为了库存而采购，与供应商之间只存在一般的买卖关系，对 于采购系统的疏于管理直接导致了企业无法提升竞争力，但是如何才能 够有效地改进采购管理系统是一个一直在探讨的问题。因此，本文通过 对一个典型的大型制造零售公司d 公司某地分公司自行车事业部采 购管理系统进行改进的实际案例，对这个问题进行了分析和探索，希望 能够对于目前企业，尤其是跨国大型制造及零售企业改进采购管理系统 方面提供一套实用的解决方法和思路。 本文首先对该公司各方面情况进行了综合的分析，包括公司整体发 展目标和战略、各种采购数据、现有采购管理系统及目前出现的一些问 题，据此引入了供应链管理模式下的一种先进的准时采购制度，提出了 采用准时采购系统的建议，其中的重要问题是建立支持准时采购管理系 统的平台以及对供应商进行更好的管理。随后提出了具体的实施措施， 包括引用了供应细分法对采购战略的制定进行了分析，建立了针对准时 采购管理的供应商评价模型等等，并预见到一些实施过程中可能出现的 困难，随后针对困难提出了解决的方法。最后对准时采购管理系统在 d 公司某地分公司实施后的效益做出了大致预测并得出了相应的结论。 关键词：准时采购，供应链管理，供应细分法，供应商评价模型 measures taken by the bicycle division of the d company to improve purchasing system abstract material flow goes through the whole supply chain and it is the ligament which connects every company in the supply chain and cooperation between the companies. purchasing activities drive material flow system running and supply chain management (scm) gives material flow and purchasing management new meaning and function. how to effectively manage purchasing process and make material flow，information flow and capital flow integrated more effectively and running with high efficiency has become a high priority problem that company should solve for purchasing management. but nowadays, many companies can not find good ways to solve the problem of optimizing purchasing management although they have already realized importance of how effective purchasing management helps with saving cost and improve efficiency. they usually purchase just for inventory and keep weak dealing relationship with suppliers. thus, lacking of effective management for purchasing system, the company can not improve competencies. anyway, it is a problem in discussion that how to effectively improve purchasing management system. therefore, the thesis introduces a real case which presents measures of improving purchasing system of bicycle division of the d company in certain place that is a typical large manufacturing and retailing company. with analysis and research, it is expected to provide a set of practical solution and methodology for purchasing system improvement current companies, especially those multinational large manufacturing and retailing corporations. the thesis firstly makes comprehensive analysis about every aspect of the d company, including developing target and strategy, purchasing datum, current purchasing management system and the problems. then it introduces an advanced just-in-time (jit) purchasing system under supply chain management model and gives suggestion of applying jit purchasing system. the most important problem is establishing platform which can support jit purchasing management system and manage suppliers better. the thesis subsequently suggests implementation measures in detail, including analysis of constituting purchasing strategy with applying supplying division method and establishing supplier evaluation model for jit purchasing management, etc. then some possible difficulties in implementation process are forecasted and the corresponding solution is founded. finally, the thesis forecasts benefit after implementation of applying jit and make the conclusion correspondingly. key words: jit purchase, supply chain management (scm), supplying subdivision method, supplier evaluation model 1 前言 现在的人们常说我们已经进入了3c的时代， 3c意味着customer(顾客导向)、 competition(竞 争导向)、 competence （专长导向） ， 这三个 c 代表着变动时代的特质， 也是企业改造的背景因素。 面对巨大的竞争压力， 产品成本已经成为每个企业越来越关注的问题， 而对于采购成本占重要地 位的制造和零售行业而言，如何优化采购管理系统从而优化整个供应链管理成为了一个重要问 题。一家进入“财富 100” （fortune 100）的公司曾经总结过，大约 70%的公司质量问题都来自 所采购的材料。上述事实再加上 ison 的 10 倍法则（发现和修理一个缺陷的成本是最初成本的 10 倍例如，如果一个项目在零部件层次时候成本是 10 美元，在组装层次发现和纠正它的成 本将达到 100 美元， 到了最终产品阶段发现和纠正问题的成本将达到 1000 美元） ， 应该能刺激公 司集中资源以确保只有无缺陷的材料才能进入到生产过程。 本文所讨论的 d 公司就是一个处于 3c 时代，面对各种竞争压力，希望能通过改进供应链管 理来提高公司核心竞争力的典型零售业公司。虽然是跨国大型企业，d 公司仍像如今大多数的制 造和零售企业一样处于建立与加强供应链管理的阶段， 但是却没有找到比较好的方法优化对于制 造零售企业有巨大影响力的采购管理环节，虽然他们采取了一些措施控制成本、管理供应商，也 在采购策略上比过去传统的采购管理多了些战略性的行为， 但是却没有对公司采购管理系统采取 过整体上的改进措施。 因此， 本论文通过对 d 公司某地分公司自行车事业部采购管理系统的改进 实例讨论了如何改进采购系统管理以优化供应链管理的问题。 上海交通大学上海交通大学 学位论文原创性声明学位论文原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下，独立 进行研究工作所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不 包含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的作品成果。对本文的研究 做出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人完全意 识到本声明的法律结果由本人承担。 学位论文作者签名：慕欣颖 日期： 2006 年 6 月 11 日 上海交通大学上海交通大学 学位论文版权使用授权书学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解学校有关保留、使用学位论文的规定，同 意学校保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版， 允许 论文被查阅和借阅。 本人授权上海交通大学可以将本学位论文的全部或 部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制 手段保存和汇编本学位论文。 保密保密，在 年解密后适用本授权书。 本学位论文属于 不保密 不保密。 （请在以上方框内打“” ） 学位论文作者签名： 慕欣颖 指导教师签名：黄培清 日期： 2006 年 6 月 11 日 日期： 2006 年 6 月 11 日 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 1 第一章 d 公司采购管理系统背景概述 1.1 公司背景 d 公司为一家跨国体育用品设计及零售商， 总部设在欧洲。 主要产品分为地上、 水上、 健身、 自行车等类别 （各个类别以不同的品牌区分） ， 涵盖了大部分主要运动项目， 产品包括运动服装、 器材等，顾客包括职业运动员及体育运动项目的业余爱好者。公司的理念为改善运动者的健康 及安全, 提升运动舒适度。企业目前的目标是成为世界第一的体育用品零售商，在多个运动项 目产品上位居世界第一。 1.2 公司整体战略 公司目前处于竞争非常激烈的环境中，虽然实力比较雄厚，因为入行时间长也积累了丰富 的经验，但是仍然需要加强核心竞争力的培养，为实现公司目标奠定基础。目前公司的销售战 略为在全球范围开设大型专业化卖场，并且要逐年加快开设卖场的速度，降低产品价格，扩大 销售量。其品牌战略定为，对于一类产品，先直接购买著名品牌产品置于 d 公司大卖场进行销 售，再加强自主研发，开发自有品牌的同类产品，使外购品牌和自有品牌在卖场内形成互相竞 争同时相辅相成的格局来吸引顾客，增大销量。整体战略定为以高科技为手段，采用先进的供 应链管理理念，加强成本管理，在各个环节提高附加值。用高品质、低价格、专业化的产品占 领市场份额。 1.3 公司采购方式 d 公司在全球有多家分公司负责各地的产品生产和销售。 在中国某地设置的分公司执行采购 办公室的职能,但以贸易公司的方式在供应商与母公司之间运营。存在两种采购方式。第一种叫 合同采购，即从一些材料供应商处购买材料,然后送往加工厂代工，也就是通常所说的 oem。第 二种为一般的贸易采购. 就是该分公司根据总部的订单在中国直接采购产品，然后将买来的产 品通过出口贸易的形式销售到在欧洲的分公司，再由分公司销售给全世界的最终用户。总的采 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 2 购程序为总公司采购部接到顾客订单，向全世界分公司征集报价，比较后，选定某一家或两家 分公司下订单，接到订单的分公司组织供应商生产交货运输付款等事宜，向总公司交货后收取 费用作为分公司的营业收入，也就是说，各分公司与总公司之间是商家与客户的关系。整个流 程可以表示为图 1-1 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 3 图 1-1 d 公司欧洲总部与各地分公司采购方式流程图 figure 1-1 process flow chart of purchasing of the d parent company and subsidiaries d 公司欧洲总 部比较价格 分公司 1 分公司 2分公司 3分公司 4 征集 报价 反馈 报价 d 公司欧洲总 部接到订单 分公司 1 分公司 2分公司 3分公司 4 下订单 d 公司欧洲总部 付款 发货 . 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 4 由于该公司各品牌以项目组形式组成，呈平行架构（见图 1-2） ，下面各章以自行车事业部 的数据为例具体进行分析。 图 1-2 d 公司总体架构图 figure 1-2 integrated structure figure of the d company d 公司欧洲 总公司 某地分公司 自行车 事业部 小球类及高 尔夫运动 事业部 水上运动 事业部 跑步运动 事业部 健身运动 事业部 自然运动 事业部 团队运动 事业部 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 5 第二章 d 公司某地分公司自行车事业部采购管理系统分析 2.1 调研数据及分析 2.1.1 营业额 图 2-1 d 公司全球商场历史营业额 figure 2-1 history sales of d companys global market 从图 2-1 中可以看到，d 公司在过去的近十年中，营业额在前五年中每年都有 20%左右的增 长，而后五年中每年还是在增长，但是增长速度有所放慢，大约在 10%左右。这是由于全球大经 济环境的影响及 d 公司本身的商业周期所决定的。 但是， 不可以草率地说 d 公司以后的发展前景 不容乐观，相反地，d 公司整体的稳步发展表明公司已经处于比较成熟的发展阶段，这为之后的 采购系统改进奠定了基础。 1,80 1,70 1,30 0,84 1,00 1996 1997 1998 19992000 2001 单位: 十亿欧元 2.00 2002 2,20 2003 2,70 d 公司全球商场历史营业额 2004 2,50 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 6 330330 385385 16.7% 450450 16.9% 540540 20% 660660 22.2% 0 100 200 300 400 500 600 700 百万欧元 20002001200220032004 年份 d公司某地分公司自行车事业部历史营业额 年营业额 年增长率 图 2-2 d 公司某地分公司自行车事业部历史营业额 figure 2-2 history sales amount of bicycle division of d company 从自行车事业部历史营业额图中可以清楚地看到， 自 2000 年至 2004 年， d 公司某地分公司 自行车事业部的营业额有 15%20%的较快增长，原因为：中国经济的快速发展,公司运作良 好,公司对于自行车产品实施低价竞争策略，利用自行车产品吸引顾客到大卖场选购更多的其 他商品。 2.1.2 采购额 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 7 266266 50%50%50% 50% 266266 45% 55%55% 268.5268.5 38% 62%62% 247.5247.5 36% 64%64% 240240 30% 70%70% 0 50 100 150 200 250 300 百万欧元 20002001200220032004 年份 d公司某地分公司自行车事业部历史采购额 年采购额 年采购额 贸易采购 部分 年采购额 合同采购 部分 图 2-3 d 公司某地分公司自行车事业部历史采购额 figure 2-3 historic purchased amount of d companys bicycle division in the certain place 从自行车事业部历史采购额图中可以看到，自 2000 年至 2004 年，一般贸易采购部分的采 购额所占总采购额的比重逐渐下降， 而合同采购部分的采购额所占的比重逐渐上升， 这是因为该 公司所采用的采购策略为当产品开发初期时， 一般采用贸易采购的方式先购买该类产品的著名品 牌直接在大卖场中销售， 然后利用强大的研发力量开发该类产品的自有品牌， 采用合同采购的方 式即采购原材料到外包工厂进行贴牌加工。 2.1.3 采购成本比例 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 8 采购成本比例图 70.00% 72.00% 74.00% 76.00% 78.00% 80.00% 82.00% 84.00% 20002001200220032004 年份 贸易采购 合同采购 总采购比例 图 2-4 采购成本比例图 figure 2-4 purchasing cost proportion diagrams 从采购成本比例图中可以看到，虽然采购成本在两种不同的采购方式下都在逐年下降，但 是采购成本比例的变化走势却不是一个稳定的趋势， 在自 2000 年至 2004 年的五年间的前期， 采 购成本比例呈下降走势，这是产量增大引出规模效应，技术革新和供应商资源增加的结果，采购 成本降低的幅度大于销售价格降低的幅度； 而后期， 由于激烈的市场竞争加上公司的低价低利润 销售策略，销售价格的降低幅度大于成本降低的幅度，因此采购成本比例反而呈上升趋势。 2.1.4 采购物品类别（主要零部件） 表 2-1 采购物品类别清单（主要零部件） 项目 名称 单价（欧元）项目 名称 单价（欧元） (1) 车把 6 (7) 花骨 2 (2) 齿轮盘 3 (8) 车灯 4 (3) 轮胎 2.4 (9) 车铃 1.6 (4) 变速飞轮 2 (10) 脚踏 1.6 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 9 (5) 链条 3 (11) 座垫 2 (6) 载物架 2 (12) 车架 20100 表2-1 1给出了在合同采购方式下需要采购的主要零部件清单及目前的采购价格。 2.1.5 采购成本分析与控制 物资采购成本经济分析与控制是企业产品物资预算的主体， 其目的是在满足生产经营要求的 同时，实现企业物资的存量控制，达到以最少的投入，发挥最大的供应效益，保证企业工业产品 优质、高产、低耗、高效益。该公司采用的是 abc 分析法。 abc 分析法又称为“帕累托”（pareto）分析法。这种方法将需要采购的产品或服务按照重 要程度划分为“a”、“b”或“c”类产品，原则为公司对某一种产品的采购量所占比重可能很 小，但其支出金额比重却可能很大，此类产品被列为“a”类采购品，其次为“b”类产品，再次 为“c”类产品,见表 2-2 表 2-2 abc 分类表 等级标准 占总的采购产品的比重 占采购总额的比重 a 级产品 1020 7080 b 级产品 3050 1020 c 级产品 4070 1020 因为合同采购方式占公司总采购额七成，下面以该采购方式的采购产品为例进行 abc 分析 （以下所列采购产品为自行车主要零部件，不包含用量较大的次要零部件，如：螺栓，塑料件， 钢珠，轴承等），见表 2-3 表 2-3 采购产品清单 序号 产品 每年使用量 （万 件） 单位成本 (欧元) 采购额 （万欧元） 占采购总额的 比重 (1) 车把 150 6 900 6.63% (2) 齿轮盘 150 3 450 3.32% 1 注：第三章以后的文中，除特别说明外，一律为 2004 年数据。 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 10 (3) 轮胎 300 2.4 720 5.31% (4) 变速飞轮 60 2 120 0.88% (5) 链条 150 3 450 3.32% (6) 载物架 40 2 80 0.59% (7) 花骨 300 2 600 4.42% (8) 车灯 100 4 400 2.95% (9) 车铃 40 1.6 64 0.47% (10) 脚踏 300 1.6 480 3.54% (11) 座垫 150 2 300 2.21% (12) 车架 150 20100 300015000 66.35% 总计 1890 13564 2 采购产品清单给出了各项主要采购物资的每年施用量、单位成本、年采购额及占采购总额 的比重，可以看到，即使在主要采购项目中也存在很大的差异。因此需要对这些物资继续细分， 见表 2-4 表 2-4 采购产品 abc 细分表 等级 项目编号 占总量的比重 占采购总额的比重 a (1), (12) 15.87% 72.98% b (3), (7), (10) 47.62% 13.27% c (2), (4), (5), (6), (8), (9), (11) 36.51% 13.75% 上表展示了一个关于公司采购物资数量的同比分析， 可见总采购支出中大部分是来自于相对 数量较少的采购物资项目。因此对于 a 类物资，公司建立了重点对库存进行跟踪管理的制度，并 且改进预测方法， 采取详细分析订货数量和时间的策略， 对于 b 类和 c 类物资投入的管理资源相 对较低。 2 注：车架因为金属材料用量不同价格差距较大，这里采用平均值计算其在总价中所占比重。 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 11 2.1.6 d 公司采购部门管理系统现状概述 （1）采购战略 d 公司出于降低成本考虑正处于将产品由欧洲生产地向亚洲生产地转移的过程，因此采购管 理系统还没有建立完善。 目前， 总的架构为在总部的全球总采购负责制订全球的采购政策, 该公 司作为地方的采购与管理代表,协助总采购制订采购政策并执行采购政策,还担负着日常供应商 管理,接发订单,安排运输,协助产品研发,与开发新供应商的工作。 自行车事业部的采购战略为大 体上以公司整体战略为主导， 以从最合适的地方， 以最合理的价格采购质量最好的相当数量的货 物， 并以最优质的服务， 在最合适的时间运送到最佳地点为准则， 在中国大陆地区寻找品质稳定， 价格具有竞争优势的供应商，采购到低成本，高质量的整车与原材料；同时保证公司整体供应， 辅助产品的创新和生产流程的改进。 因为与总公司之间的特殊的交易形式和与各分公司之间的竞 争关系，它的战略为提高竞争力，降低成本，从总部拿到更多的订单，提高利润。 （2）配合采购战略，具体实施的策略 第一步先购买著名品牌成品（贸易采购），第二步进行自主研发，设计，采购原材料到外 包工厂贴牌加工成为成品（合同采购）。 每种采购物品必须有两个或两个以上供应商， 通过相对竞争保持品质和供应的稳定， 避免 货源突然中断的风险。 给任何一个供应商的下单量不超过总量的 40%。 对任何一个供应商的下单量不超过该供应商总产能的 40%。 该采购策略兼顾产品性能的开发与成本的降低，并且保证了稳定的货源供应，同时避免了 公司与供应商因下单量过大造成的互相牵制的问题。 （3）采购部门的组织结构见图 2-5 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 12 图 2-5 采购部门组织结构图 figure 2-5 organization structure figure 从以上的组织结构图中可以看到， 分公司事业部采购经理主管整个采购部门， 其下按照不同 的采购方式合同采购和贸易采购分为自行车成品采购部和自行车零部件采购部， 其主管分别 负责两种采购方式的具体事宜。 而每个采购部主管下还设有技术主管和供应链主管， 这两者的区 别为技术主管主要负责管理开发供应商（周期一年）、产品生产、品质管理、与供应商进行价格 谈判、验收来货等事宜；而供应链主管主要负责管理从总部接收订单、向供应商下订单、跟踪订 单、出货、安排运输、交期、与供应商订产能、控制原材料库存量、预定原材料购买时间、计算 成本等事宜。 每个技术主管与供应链主管下配有若干采购员和助理采购员， 负责各项事务的具体 工作。 （4）原有采购程序是比较传统的采购作业流程 某地分公司自行 车事业部采购部 经理 自行车成品采购 部主管 自行车零部件采 购部主管 技术主管 供应链主管 技术主管 供应链主管 采 购 员 采 购 员 采 购 员 采 购 员 助理 采购员 助理 采购员 助理 采购 员 助理 采购 员 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 13 根据总部询价要求（采购总部根据订单在全球各采购部门收集报价信息，通过价格，品质及 运输成本的比较确定某地分公司采购部， 并向其下单） 对所需产品或服务加以准确描述从而确定 购买物资；然后选择可能的供应来源，包括已有供应商资料库、新近开发供应商资料库、网络资 源等，与符合要求的供应商确定价格，即技术主管与供应商进行价格谈判；价格定下来后，要及 时反馈给公司总部；接到总部的订单安排后，供应链主管向谈好的供应商下订单；产品生产过程 中的技术和质量问题需要技术主管跟踪监督， 其他事宜由供应链主管负责追踪， 以确保供应商准 时按质按量交货；供应商交货时，技术主管需进行检验，检验合格后，由供应链主管安排运输货 品到总部指定需求点；之后，供应链主管还要负责与总部间结清发票和账款，因为是和总部间进 行，所以不存在不回款或回款太迟等重大问题；以上程序结束后，要及时做回顾，检查有否遗漏 任何问题； 如没有任何问题， 进行档案记录并维护， 重要文档包括采购订单目录、 采购订单卷宗、 商品文件、供应商历史文件、劳务合约、投标历史文件、工具和寿命记录。 该公司的采购流程虽然比较严谨周详，但是也比较繁琐，效率不高，需要投入的人力过多， 所以在 2003 年该公司经过部分流程再造，提高了系统运行效率。 原系统中采购部供应链主管在技术主管确定供应商及采购产品细节 （价格、 数量、 质量要求、 交货期等），需将订单一式三份分送给财务部、供应商和技术主管。供应商将货品送至技术主管 检验，同时将发票送给财务部；技术主管将验收结果填写验收单送到财务部；财务部将所持的验 收单、订单和发票等三种文件相互查验，如都相符，就如数付款给供应商，（以上单据基本上为 手工填写），如图 2-6 所示 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 14 图 2-6 原有采购系统图 figure 2-6 original purchasing process system structure 2003 年由于计算机网络技术的发展及公司业务量的扩大，原来这种比较原始的系统已经难 以满足必须提高工作效率的要求。因此，应用网络技术，改进好的新采购作业流程为：采购部将 订单输入数据库，如果是固定往来供应商，则以计算机订货系统自动向供应商下达订单。如果不 是固定供应商，则以订单传真和信函通知供应商。供应商交货给技术主管后，技术主管从数据库 取出订单资料，再验收所交的物品。如相符，就将验收合格资料输入计算机，经一段时间，计算 机自动签发支票给供应商；如验收不符，同时也将验收结果输入计算机。如此，采购部和财务部 都可以从数据库资料中，随时查询和了解采购状况，跟踪采购流程，新流程如图 2-7 所示 采购部 技术主管 验收单 采购部 供应链主管 供应商 订单 货物 订单 财务部 订 单 支票 发票 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 15 图 2-7 新采购系统图 figure 2-7 new purchasing system diagram 因为采用了电计算机网络技术， 减少了大量的纸上工作， 虽然核发支票等工作仍需财务部人 员监督检查，但是已经大大降低了工作强度，除了比较特殊的情况外，一般性质的此类工作大部 环节都由计算机完成， 因此财务部人员几乎在整个采购作业中不需要投入大量人力， 仅定期作订 单、 验收等与财务有关的稽核工作。 技术主管通过网络数据库的资料就可以自动取得对过去供应 商的品质、信用度等评定，以便于做出是否签发支票给供应商的判断。同时，借助计算机可以将 信息同时传递给各相关人员， 以同步工程同时处理的方式来缩短处理时效。 这一流程重建使公司 的发货及时率提高了 150%，交货期缩短 50%，潜在顾客丢失率降低 75%。 （5）d 公司在供应商管理方面采取了比较周详的管理系统，程序严谨。 开发选择供应商 选择并确认一个新供应商的流程如图 2-8 所示 采购部 技术主管 货 物 采购部 供应链主管 数据库 财务部 供应商 订单 信息 验收 输入 订单输入 订单通知 电 子 资 金 转 移 系统 稽核订 单验收 信息 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 16 图 2-8 开发新供应商流程图 figure 2-8 new supplier sourcing workflow diagram 相关人员 程序 原因 ? 在本地采购技 术主管得到本地采购部 经理的确认后向本地采 购委员会申请确认: - 船务部经理 - 品质部经理 - 业务经理 - cfo - 总部总采购和 本地采购技术主管 (总采购最后决策) - 本地采购技术 主管/总经理/cfo - 品牌项目回顾 造成了对一个新供应商 的需求 （新产品/活动增 加） 本地采购委员会确 认文件.doc 本地 采购委员会决策表 格.doc 保密协议.doc 行为准则协议.doc 新需求（产品或工艺） 寻找新供应商 供应商存在？ 报价及送样 审查/评估 完成供应商资格评审表 供应商供货 否 是 签订保密协议 谈判 送样 技术主管确认 拟定合同，行为 准则控制及签订 生产 采购员确认 生产许可证 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 17 如图 3-8 所示， 对供应商的确认过程需要总部总采购及分公司的确认委员会所有成员的一致 同意，主要评审人员除了采购部主管外，还有总部总采购、分公司总经理、分公司船务、品质、 业务及财务部的经理。 同时对供应商的资格的认定过程不仅包括通常的品质评审还包括现在很多企业会忽略的社 会责任评审。品质评审主要涉及该供应商产品质量、技术力量、工厂产能、信用度等方面。而社 会责任评审则是公司对于供应商是否遵纪守法、维护公共道德体系有严格的要求，如：是否拖欠 工人工资、工人的劳动环境是否符合安全及卫生要求、是否雇用童工、是否环保等。 供应商考核 因为公司在产品品质的要求非常严格，对于供应商考核，公司也有非常严格的机制。每年考 核一次，最低要求是满分 100 分，也就是一定要在品质和社会责任方面都完全符合要求。 考核程序为每个供应商有三次机会，即如果第一次评审不合格，限在两次内整改合格。但是 如果改进程度不令人满意，例如，某一供应商初审得到 60 分，整改后二审得到 70 分，就不再给 与第三次审核机会，而是直接中断合同，取消其供应资格。 因为对供应商的严格考核， 为了帮助供应商达到要求， 同时也是为了与主要供应商保持稳定 的供应关系， 公司同时也对供应商进行辅导与扶持。 采购技术主管会根据采购物品要求与供应商 保持经常沟通， 只要有要求立刻提供技术支持， 长期进行品质跟踪以保证较低的不良率和准时交 货期。 并且在每年的考核评审过程中， 技术主管或相关采购人员会全程就该供应商出现的问题进 行全面详细的培训与辅导。 尤其对于对公司意义重大的采购物资， 有必要时会参与产品的设计和 生产过程。 在供应商关系管理方面， 因为尚欠缺供应链模式下采购管理的概念， 只是将现有供应商按照 abc 分类法分为重要（a 类供应商），次重要（b 类供应商）和不重要（c 类供应商）三种，分类 准则为供货量、供应价格和所处为买方市场或卖方市场。对于 a 类供应商，采用重点维护，保持 良好合作关系的策略，在价格谈判中不着重于绝对低价，而是侧重于供货源的稳定性；对于 b 类及 c 类供应商，保证有两个或两个以上的供应商，以保持低廉价格及供应商之间的竞争型，保 证稳定的货源。 公司内部是比较积极的团队合作氛围， 同时为了提高工作效率， 采购部在与其他部门的协作 方面也做得比较好。 为了确保供应商交货质量及准时性， 对于 a 类物资派出专门采购部人员到供 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 18 应商厂内协助产品研发及生产。 尤其是 oem 方面。 除了对于 a 类物资的 oem 厂商需要帮助其制定 合理的生产计划以便于确保产品交货期，对于 b、c 类物资也通过专门负责沟通的人员帮助供应 商安排生产计划确保交货准时， 但是不将其列为重点方向。 安排有专门人员对供应商进行品管培 训， 确保产品符合公司要求。 对于对公司有重大战略意义的采购物资安排采购专员驻厂进行品质 跟踪管理，以确保采购物资零缺陷入厂，将不良率控制在成品包装之前。因为采购成本占总成本 较大份额， 财务预算工作通常要从采购额预算开始， 所以与公司财务部门的协作使采购工作更具 目标性，便于成本管理与控制。配合公司的人才培养计划，对新员工进行全面有效的知识、技能 培训。 公司采用的绩效考评制度为每年度末进行总体绩效考评。 技术主管考评者为分公司采购部经 理，评判标准为营业额、利润率；供应链主管考评者为分公司采购部经理，评判标准为交货及时 率、成本计算准确率、预算评估准确率。因为该公司采购系统设置上的特殊性各分公司采购 部之间与总公司采购部门间为商家与客户的关系， 因此采购价格、 成本控制内含于营业额及利润 率等标准中。 2.2 系统中存在的主要问题 （1）采购政策与公司整体战略基本一致，但是存在没有进行细分从而制定出最优策略的问 题。 d 公司所采用的 abc 分析法存在局限性，虽然运用这种分析法可以识别对公司总库存成本 及其它成本影响最大的产品和项目从而采取相应的管理策略，但是“abc”分析法的侧重点只是 成本这一个方面，因此“abc”分析法仅是改善库存管理的第一步，接下来，还应进行供应管理 绩效的评价。虽然“abc”分析法有助于将公司管理的重心集中于真正重要的方面，即成本，但 是， 这种方法只根据一种标准把项目划分为简单的 a， b， c 三类， 明显地忽视了其他重要的标准。 因此，该公司只是看到了采购物资的价格带来的区别，但对于其他标准如风险却没有考虑到，这 导致了一些采购工作的失误，例如，对于被归为 c 类采购产品的齿轮盘，虽然它只占了公司采购 总额的 3.32%，但是由于它对于整车性能来讲是比较重要的部件，而且由于公司所生产的自行车 主要销售给欧美客户， 所以在中国内地找到能生产符合要求的齿轮盘的供应商并不多， 因此没有 考虑到其风险性， 这样做的后果就是几次整车质量不合格以致延误交货期的失误都是由于齿轮盘 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 19 供应商供应的产品不合格造成的。同时，根据“abc”分析法只能了解某一产品或服务对财务状 况直接的相对重要性，而在面对复杂的市场环境和激烈竞争的供应商时，“abc”分析法无法延 伸到制定供应管理战略和战术的层面。 （2）供应商管理方面 对供应商的资格存在严格的认定过程品质评审与社会责任评审。 但是由于在选择供应 商的过程中必须同时考虑采购政策, 品质政策与社会责任政策， 在同时执行这三种政策的过程中 就会出现一些矛盾与问题。 供应商关系管理环节薄弱， 只是简单地以 abc 法分类， 而现在的竞争趋势为采购人员需要 学会管理关系，而不是管理交易。由于全球竞争日益激烈以及有限的资源，企业在满足全球需要 的同时要保持灵活性等原因，对供应链成员（供应商和客户）关系管理的关注越来越多。一般这 一工作应由组织的高级管理层来管理，他们应努力利用来自供应链成员的各种信息。 虽然已经对不同的供应商进行分类， 并针对不同类型的供应商采用了不同的策略， 但是仍 有供应货源不稳定，与大部分供应商无法维持长期稳定合同的问题。 （3） 各地方采购办公室之间存在业绩的竞争,因此又带来一些内部的利益冲突。 由于存在并 行管理总部与分公司各自所辖的生产采购部门、 财务部门、 船务部门与品质部门既属于自己 所在公司管理， 又分别被本部门的总部管理, 因此经常出现功能所属部门指令与地方分公司利益 的一些冲突。 （4）旧的模式在采购上各自为政，所有分公司在采购上完全自主。虽然这种安排具有较强 的灵活性，对于变化着的市场需求有较快的反应速度，但是对总公司来说，这样可能损失采购时 的数量折扣优惠。例如，当几个品牌同时要采购某一个相同的货品时，要在选择供应商、谈判、 检验等方面进行重复劳动， 如果同时选择了某一家供应商， 各分公司都是单独与这家工厂谈价钱、 产能，互相协调性不够，且损失了规模采购的折扣优惠。 又或者几家分公司都需要某种技术信 息，但各自互相不知道其他分公司在这方面已有的知识，信息无沟通，资源不统一。 2.3 小结 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 20 该公司的采购系统比较完整，实际上已经开始有意识地建立比较现代化的供应链管理系统， 可以看出， 该公司的采购政策是与公司整个的发展战略协调一致的。 采购管理系统的建立也是在 供应链管理的基础上的，例如，在供应商管理上，该公司已经开始采用通过帮助供应商优化生产 方式、参与供应商产品的设计来达到增加采购价值，节约成本从而与供应商达到双赢的战略。但 是为什么还是出现采购成本逐年上升，产品质量并没有在采购量扩大的情况下有所提高的问题 呢？关键问题是虽然该公司的整个系统都在有意识地创建现代供应链管理模式下的先进的采购 管理系统，但是并没有深入理解和应用，只是在比较表面的环节上采用了一些比较好的措施。 上海交通大学 mba 学位论文 d 公司某地分公司自行车事业部改进采购管理系统措施 21 第三章第三章 系统改进解决方案及实施 3.1 根据分析可得出的解决方案 通过以上的分析不难发现， 要比较彻底和全面地解决该公司在采购管理上的问题， 一定要采 用先进的供应链管理模式下的采购系统， 从根本的架构上对采购系统进行改进。 本文在这里引入 准时化采购制度。 3.1.1 准时采购介绍 （1）准时采购是为配合准时化生产发展而来的，也叫 jit 采购法，在企业采购中是指供应 部门应该在恰当的时间和地点， 以恰当的数量和质量提供恰当的物品给生产或其他相关部门， 从 而可以消除库存和不必要的浪费，是在供应链管理模式下进行持续性改进的一种先进的采购模 式。 （2）准时采购与传统采购方式的主