（工商管理专业论文）齐鲁石化公司物资管理信息系统的规划.pdf

摘要 面对信息时代的二十一世纪，企业的竞争力已成为决定企业兴衰存亡的关键因素。 通过建立物资管理信息系统，使整个企业物资管理系统处于一个信息灵敏、管理科学、 决策准确的良性循环中，提高物资综合管理水平，最终达到提高企业的市场竞争力。 本文首先论证了物资管理工作在提高企业竞争力方面的重要作用，对涉及物资管 理信息系统的各种管理理念m r p 、m r p i i 、e r p 、供应链等作了介绍，在分析齐鲁 石化公司物资管理现状的基础上，指出了业务流程、机构设置方面存在的问题，针对这 些不足，以e r p 和供应链管理理念为指导，应用企业系统规划法，提出了齐鲁石化公 司物资管理信息系统的目标，对物资管理工作进行了业务流程再造，规划了物资管理信 息系统的整体结构，确定了子系统的功能，对物资管理信息系统的开发方法以及组织对 系统的实施的影响作了简要的论证，并提出了系统在实施过程中的安全考虑。 本文所建立的物资管理信息系统可供石化行业其他物资管理部门借鉴、参考。 关键词：齐鲁石化公司；物资管理信息系统；业务流程再造：规划 a b s t r a c t c o r p o r a t ec o m p e t i t i v e n e s sh a sb e c o m eak e yf a c t o rt oi t sd e v e l o p m e n ti n t h e2 l s tc e n t u r y ，t h ei n f o r m a t i o r le r a a n ：i n f o r m a t i o n s y s t 。e mf o rs u p p l i e s m a n a g e m e n l ( s m i s ) c a nb ee s t a b l i s h e dt oh e l pm a k i n gt h eo v e r a l lc o r p o r a t 。e s u p p l l e sm a n a g e m e n ts y s t e mg e ts e n s i t i r et oi n f o r m a t i o n r e a s o n a b l ei n m a n a g e m e n t ，a n dcorrecti n d e c jsi o nm a k i n g ，a n dl 。om a k ei t g e t 。ah i g h e rl e v e l a n df i n a l l ya c h i e v et h ea i mo fe n h a n c i n gc o r p o r a t ec o m p e t i t i v e n e s si n 【m a r k e t f i r s to fa l lt h i st h e s i s a r g u e sf o r t h ei m p o r t a n tr o et h es u p p l i e s m a n a g e m e n t p l a y si ne n h a n e i n gc o r p o r a t ec o m p e t i t i v e n e s s a n di n t r o d u c e si t s t e l e v a n t c o n c e p t ss u c i 。q 【a sm r p ，m r p i i ，e r pa n ds oo n s e c o n d l y ，i ta n a l y s e st h e c u r r e n l s 1 t u a t i o no fq i l up e t r o c h e m i c a lc o m p a n y ss u p p l i e sm a n a g e m e n t ，a n d 。p o i n t e do u ii t sp r o b l e m se x i s t i n g i nb u s i n e s sp r o c e s sa n do r g a n i z a t i o ni a v o u t i no r d e rt os o l v et h e s ep r o b l e m s ，u s i n gt h ee r pa n ds u p p l i e sc h a i n 。m a n a g e m e n i 。， c o n c e p ta sg u i d a n c ea n dt h eb u s i n e s ss y s t e mp l a n n i n gm e t h o da sat 0 0 1 t h ea u t h o r p r o p o s eanews k sa sat a r g e t 。f o rq i l u i nh i sp r o p o s a l h er e o r g a n izest h e s u p p l l e sp r o c e s s ，p l a n st h eo v e r a ls t r u t l , u r ef o rt h e 】n e ws m i s d e f t d e sjt s s u b s y s t e m sf u n c t i o n ，g i v e sa ，b r i e fd e m o n s t r a t i o no ft h ew a yt 。o 【j e v e l o ps m i s a n do ft h ee f f e c t st h eo r g a n i z a t i o nh a so nt h ei m p l e m e n t a t i o no fs m i s ，a n ds t u d i e s t h ep o t e n t i a p r o b l e mo f s a f e t yd u r i n gs y s t le mi m p l e m e n t a t i o n t h es m i sp r o p o s e dj nt h i sa r t i c lecanb eu s e da sar e l l e r e n c eb yo t h e rs u p p l i e s m a n a g e m e n td e p a r t m e n t si nt h e1 j n eo fp e t r o c h e m i c a k e yw o r d ：0 i l up e tr o c h e m i c a io o r p o r a t i o n ：s u p p ie sm a n a g e m e n t n f o r m a t i o n s y s t e m ( s m i s ) ：b u s i n e s sl d r o c e s sr e e n g i r e e r i n g ： l a y o u t 齐鲁石化公划物资管理信息系统的规划 0 前言 物资管理是一个复杂的系统工程，其实质是通过技术、信息和管理的三结合，用系 统工程的方法对物资进行综合管理，使物资在保证供应的前提下，管理费用达到最少。 进入二十世纪九十年代以来，由于从“卖方市场”到“买方市场”的转变和信息技术的 快速发展，企业更切实的处于竞争威胁之中，企业被迫重新组织它们的经营过程，使之 能对快速变化的市场需求迅速做出反应并节省成本。要达到快速反应和控制成本这两个 目的，有效的物资管理工作是关键因素。物资管理工作目前正引起企业高层领导的重视， 并被称为企业的“第三利润源泉”。因此，为了适应市场的竞争，企业加强物资管理工作 势在必行。 一个企业的物资种类少则几十种、几百种，多则上万种甚至更多。企业在对物资进 行技术经济管理的过程中，需要面对大量的数据、信息，要使物资管理工作的全过程处 于有效的控制之中，按照系统目标的要求，高质量、高效率运行，就必须建立物资管理 信息系统。物资管理信息系统是指运用现代的物资管理思想理念，以电予计算机和现代 化技术为手段，为物资的综合管理工作提供决策服务的信息系统。 就目前齐鲁石化公司的物资管理工作来看，仍处于计算机应用的单项处理阶段j 用 计算机进行物资管理有关数据处理即使用计算机来代替人的手工劳动，如统计报表等。 为了能够帮助企业进行物资的综合管理，提高企业的物资管理水平，本文以齐鲁石化公 司物资管理为背景，e r p 和供应链思想为指导，应用管理信息系统技术，规划齐鲁石化 公司的物资管理信息系统。 整个论文共分五大部分。 第一部分是概述。介绍了物资管理的概念、内容及目的，同时介绍了物资管理信息 系统的概念以及物资管理信息系统的良好效益。最后介绍了m r p 、m r p i i 、e r p 等管理概 念，为规划齐鲁石化公司物资管理信息系统提供了理论指导。 第二部分是齐鲁石化公司物资管理现状分析。在对其组织结构、业务流程综合分析 的基础上，指出了现行体制中存在的种种弊端。 第三部分、第四部分是本文的核心。第三部分首先介绍管理信息系统规划方法并根 据齐鲁石化公司物资管理的需要，选择了系统规划方法。按照企业系统规划方法的工作 步骤，提出了系统目标，对业务流程进行了再造。第四部分确定了物资管理过程、物资 管理数据类，规划了物资管理信息系统的总体结构，划分了子系统并对子系统的功能进 行了确定。 第五部分是物资管理信息系统的开发与实施。介绍了几种系统开发方法的优缺点， 选出适宜本系统开发的方法，分析了系统实施过程中组织对系统的影响，提出了保证系 统实施的安全措施。 希望能够通过本课题的进一步研究，最终丌发出一套比较全面的物资管理信息系统， 基本适应齐鲁石化公司对物资管理的要求。 齐鲁石化公司物资管理信息系统的m 划 1 概述 物资是企业很重要的一个管理对象，它在整个企业的生产、经营、管理中的流动 就形成了物流，物流是否合理、是否畅通，对企业的生产经营活动有着直接影响。 1 1 物资管理 所谓物资管理就是通过用料申请计划、采购、运输、仓储、保管、领用等活动，解 决物资供需之间存在的时间、空间、数量、品种、规格以及价格和质量等方面的矛盾， 衔接好生产中的各个坏节，确保生产的顺利进行。物资管理是企业管理中不可缺少的一 环，而且物资管理水平的高低直接影响着企业的成本，所以很多企业已把物资管理作为 企业增加效益的一种利润源泉。 1 1 1 物资管理的内容 进行物资管理，要做以下三方面工作： 一、首先要确定需求，包括确认需要的存在，确定需要的品种、规格、数量、时间 和地点。所谓确认，就是要有真凭实据，现在确认需求存在的真凭实据包括订货单或订 货发票、购买发票等。被确认了的需求可能有很多，要把它们归纳整理成一个物资需求 计划。物资需求计划是。一个按需要的时问、供应地点分类整理的一个需求序列。 二、根据物资需求计划确定物资供应计划。根据人力、物力和财力确定每一个需求 品种什么时候定货、什么时候进货、什么时候供应等。制定物资供应计划的过程，实际 上就是为实现物资需求计划而进行的物资管理过程，物资管理的使命就是调动一切因素， 确保物资需求计划的实现。 三、物资供应计划的实施，是根据物资供应计划而进行的实际、具体的物资管理活 动，包括订货活动、运输进货活动、储存活动等。 1 1 2 物资管理的目的 在生产企业中，各个车间各个工序的生产都需要物资。这些需求物资，各自品种不 同，所需要的时间不同，需求的地点不同，它们构成了一个按空间、按时间分布的一个 动态结构。企业需要适时适量地满足这个动态结构的所有物资需求，才能保证整个生产 的正常进行。由此可见，物资管理的目的就是：保障供应，同时尽可能的节省费用。这 两个目的都很重要，但相对来说，保障供应是第一位的，是首要目标。不能保证供应， 就失去了工作的意义。在保证供应的前提下，争取做到费用最省。费用节省越多，水平 越高。物资管理工作的科学性、有效性，就体现在它需要同时达到这两个目标。 12 物资管理信息系统 管理信息系统是各类办公自动化系统中的基础系统，是由众多计算机群落设备组成， 并通过网络系统实现全面信息管理的系统。从总体上来说，它是管理思想、组织机构、 管理方法和手段达到时代的先进水平的计算机深层次的大范围应用技术。这种有效利用 齐鲁石化公司物资管理信息系统的规划 计算机资源，采用先进管理思想，提高企业管理效益的现代化管理方法，就是管理信息 系统的总体含义。 物资管理信息系统是指运用现代的物资管理思想理念，以电子计算机和现代化技术 为手段，为物资的综合管理提供决策服务的信息系统。 1 2 、1 物资管理信息系统与企业效益 目前，世界各国十分重视企业的物资管理效益。物资管理是工业企业中不可缺少的 一环，物资已成为企业很重要的一个管理对象，它在整个企业的生产、经营、管理中的 流动，就形成物流。物流是否合理、是否畅通，对企业的生产经营活动有着直接影响， 物资管理水平的高低直接影响着企业的成本。此外，物流和资金流直接相关，直接关系 着企业的成本。一方面，采购价格决定着企业原材料成本、采购成本的高低，另一方面， 运输、仓储、装卸、库房管理直接影响着企业的运营成本。目前，很多企业已把物资管 理作为企业增加效益的“第三利润源泉”。企业的“第一利润源泉”就是降低人工和材料 的消耗成本，“第二利润源泉”就是扩大产品销售，但是，随着市场经济竞争的日益激烈， 这两 中手段对提高利润都是有一定限度的，所以还应把注意力集中到在成本中占有相当 比例的物料成本和物资管理费用上，因而物资管理在企业生产经营中具有重要作用。既 然物资管理在企业中十分重要，那么如何提高企业的物资管理水平呢? 因为物资管理涉 及到计划、物料平衡、采购、库存、入库、领用等活动，这些业务涉及到大量的数据和 信息，比如：供应商、品种、规格、价格、库存情况、领用情况以及对这些数据进行报 表制作和综合分析等，对这些数据的准确性、及时性和质量要求是相当高的，任何信息 的遗漏、错误或失误都会影响到企业的效益，若采用纯人工的方法来管理是有一定难度 的。目前，社会已进入到信息时代，信息已成为企业的个重要资源，向信息和管理要 效益也是大势所趋，这就要求在物资管理的思想和手段上有一些新的突破。低水平的管 理靠“感觉”和“经验”，高水平的管理靠“数据”，计算机是将“定性分析”提高到“定 量分析”的最好工具，此外，计算机还具有运算速度快、精度高、存储信息容量大、检 索效率高的特性。因而，采用计算机技术实现物资管理信息化，是提高物资管理水平很 有效的途径。根据美国太平洋航空学会统计，使用完善的物资管理信息系统，一般可以 为企业带来如下效益： a 库存降低3 5 ，b 交货期拖延减少8 0 ，c 采购期提前缩短 5 0 ，d 停工待料减少6 0 ，e 制造成本降低1 2 ，f 管理人员减少1 0 ，g 生产能力 提高1 0 1 5 。 i 2 2 物资管理发展历程中的各种管理思想 降低生产成本的手段之一就是合理控制库存，减少资金占用，从而降低单位产品的 资金成本。为此人们研究出各种库存控制方法，经过不断发展，到后来最有影响的就是 物料需求计划m r p 。企业根据市场需求或订单，在考虑生产能力许可的情况下，确定生 产计划，进而确定为满足生产过程的物料需求计划。根据物料需求计划组织物料采购， 从而合理控制库存量，降低单位产品的资金成本。 制定合理的物料需求计划本质上是一个大量信息的处理过程，在传统的手工管理方 式下很难达到预期目标。直至5 0 年代中期，计算机的商业化应用才开辟了企业管理信 齐鲁石化公司物资管理信息系统的规划 息处理的新纪元，这对企业管理所采用的方法产生了深远的影响。特别是在库存控制和 生产计划管理方面，这种影响比其他任何方面都更为明显。 采用计算机进行信息处理的m r p 系统，从六十年代开放式m r p 系统发展到七十年 代的闭环m r p 系统，最后发展为八十年代的m r p i i 。八十年代的m r p i i 实际上已由原 先的物料需求计划( m r p 为物料需求计划的缩写) 发展为制造资源计划( m r p i i 为制造 资源计划的缩写) ，表面上英文缩写名称相同，但内涵已有了很大变化。m r p i i 是一个把 生产、财务、销售、工程技术、采购等各个管理环节进行一体化管理和集成运行的企业 管理系统，系统运行去掉手工业务流程中不必要的重复性工作，减少数据间的不一致性 现象并提高了工作效率，也实现了企业资金流与物流的统一管理。在m 胆_ 中，物料需 求计划m r p 与库存控制仍然是系统的核心功能。 企业通过应甩m r p i i 系统进行库存控制并实现企业内部资源( 包括资金，设备，人力 等) 的有效利用，从而实现企业利润最大化，这也是工业经济时代后期企业管理的一个 特点。 进入2 0 世纪9 0 年代以来，消费者的需求特征发生了前所未有的变化，整个世界 的经济活动也出现了以前未曾有过的全球经济一体化特征，这些变化对企业参与竞争的 能力提出了更高的要求，原有的管理思想已不能满足新的竞争形势。这时出现了供应链 管理思想。供应链管理的基本概念是建立在这样一个合作信念上的，即效率能够通过分 享信息和共同计划使整体物流效率得到提高。最初的从供应商采购到最终的消费者接受， 所有物流作业一体化管理构成整个供应链。供应链管理是使渠道安排从一个松散地联结 着的独立企业的群体，变为一种致力于提高效率和增加竞争力的合作力量。在本质上， 它是从每一个独立参与者进行存货控制，变为一种渠道整合和管理。 企业资源规划( e r p ) 是伴随着供应链管理的概念提出的。企业的资源贯穿于企业 的供应链和价值链中，它包括企业的人、财、物及供应链中各环节的资源。e r p 是整合 了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资 源管理系统，它几乎包括一切与管理有关的内容。从现代供应链管理的思想来看，和企 业相关的供应商及客户也是企业资源规划的部分。传统的企业资源规划系统，侧重于整 合企业内部的资源，将各业务环节贯穿起来，实现内部效率的最大化。现代的企业资源 规划系统，又可理解为扩展企业资源规划系统( e e r p 延长了的企业资源规划) ，其 在强调提高企业内部效率的同时，也注重对企业外部资源，如供应商、客户和营运商的 协调管理。它更加符合现代供应链管理的理念，即强调合作和提高渠道效率。传统的企 业资源规划系统主要包含财务及成本管理、人事管理、采购库存管理、生产计划及管理、 销售分销管理、服务管理等。而e e r p 系统在此基础上扩展了客户关系管理、营销管理、 跨企业物流网络管理、产品生命周期管理等。 齐鲁石化公司物瓷管理信息系统的规划 2 齐鲁石化公司物资管理现状分析 本章夼绍了齐鲁石化公司概况，对其物资管理现状从组织结构、业务流程进行了综 合分析，指出了现行体制中存在的问题。 2 1 齐鲁石化公司概况 中国石化齐鲁石油化工公司是中国石化集团公司直属的特大型石油化工联合企业， 位于山东省淄博市，净占地2 2 平方公里。齐鲁石化公司始建于1 9 6 6 年，经过三十多年 的建设发展，目前己建设成为一个包括石油炼制、无机化工、合成橡胶、合成树脂、合 成纤维生产和科研开发、工程建设、产品储销配套齐全的现代化石油化工基地。 目前公司拥有大型石油化工生产装置8 3 套，可生产各类石油化工产品1 2 0 余种，年 商品量超过9 0 0 万吨。企业现有资产2 6 7 7 亿元，其中固定资产1 7 9 3 亿元，负债率为 5 0 9 ；共有职工4 8 2 4 8 人。2 0 0 0 年，合并报表完成工业总产值1 2 9 亿元，实现销售收 入2 5 8 亿元。消化了净减利因素1 0 亿元，实现利税1 9 亿元，其中利润1 1 亿元。全年 累计自1 3 工原油7 5 0 8 万吨，其中进口原油3 5 3 8 万吨，生产乙烯5 0 万吨。 公司自成立以以来，在企业管理方面多次受到国家和上级的表彰奖励，先后获得全 国“五一”劳动奖状、全国“科技进步百强企业”、“全国财会工作先进集体”、“全国资 源综合利用先进单位”等数十项荣誉称号。1 9 9 8 年荣获全国企业管理“金马奖”，1 9 9 9 年荣获“中国企业管理杰出贡献奖”。 1 9 9 8 年齐鲁石化实施重组改制，成立了齐鲁石油化工股份有限公司( 简称子公司) ： 按照集团公司重组上市的统一部署，2 0 0 0 年组建了中国石化股份公司齐鲁分公司( 简称 分公司) ；公司其它存续资产沿用齐鲁石化公司名称( 简称存续公司 ，形成了三部分协 调发展的管理格局。 予公司：1 9 9 8 年由原烯烃厂、塑料厂、氯碱厂和树脂加工应用研究所“三厂一所” 的优良资产重组而成，上市募集资金1 7 1 9 亿元；并于1 9 9 8 年6 月2 9 日收购了齐鲁石 化公司橡胶厂和供排水厂。2 0 0 0 年6 月1 日公司国有法人股转由中国石油化工股份有限 公司持有，成为中国石化股份公司的控股子公司。目前可年产乙烯5 0 万吨、合成树脂 6 7 6 万吨( 其中h d p e1 4 万吨、l l d p e6 万吨、p p 万吨、l d p e1 4 万吨、p v c2 3 万吨、 p s3 6 万吨) ，年产烧碱2 5 万吨、合成橡胶1 6 5 万吨、三苯2 3 万吨、苯酐4 万吨、m t b e 3 万吨。现有职工1 1 2 5 9 人，拥有总资产8 4 6 4 7 1 万元，其中固定资产6 8 0 7 7 4 万元，负 债3 4 6 4 6 2 万元，资产负债率4 0 9 。 分公司：由原炼油厂、第一化肥厂、第二化肥厂、储运厂、腈纶厂、丙烯腈厂、销 运部、供应公司、研究院、国际事业公司齐鲁分公司、消防支队重组而成。炼油生产能 力8 5 0 刀吨年( 可加工进口含硫原油能力6 0 0 万吨年) 。啥成氨3 8 万吨年，甲醇l o 万吨年，丁辛醇1 4 万吨年。1 9 9 7 年兼并的淄博石油化工厂、淄博化纤总厂( 后更名 为丙烯腈) - j 7 1 3 腈纶厂) ，通过扩能改造，丙烯腈产能达到了4 万吨年，腈纶生产能力可 达5 4 万吨年。齐鲁分公司现有职工1 6 1 4 8 人，拥有总资产9 6 1 4 9 2 万元，其中固定资 产6 2 5 9 5 3 万元，负债7 4 7 9 4 9 万元，资产负债率7 7 8 。 齐鲁石化公司物资管理信息系统的规划 存续公司：由热电厂、催化剂厂、建设公司、工程公司、机械厂、汽运公司、生活 后勤服务系统、文教卫生系统以及从主业中分离出来的六个生产厂的生产辅助系统组建 而成。每年可发电2 6 2 亿度( 其中热电厂2 5 3 亿度) ，生产炼油催化剂2 5 万吨。可 承担石油化工非标设备机械制造、进口内燃机大修、铁路罐车制造、大型石油化工装置 设备维修安装以及石油化工工程和其它工程项目的可行性研究、建筑安装施工、工程建 设监理等业务。现有职工2 0 8 4 1 人；总资产8 6 9 4 1 6 万元，其中固定资产4 8 6 2 4 2 万元， 负债2 6 8 1 1 7 万元，资产负债率3 0 8 。 2 2 齐鲁石化公司物资管理现状 齐鲁石油化工公司的固定资产达1 7 9 亿元，每年采购的物资金额几十亿元，采购的 物资种类上万种。1 9 8 8 年成立供应公司，全面负责整个公司的物资采购、供应、管理工 作。 2 2 1 物资管理系统的组织机构状况 企业组织机构就是企业组织内部各个有机组成要素发生作用的联系方式或形式，组 织结构不仅体现了人们在工作中的相互关系，而且还反映了企业不同层次、不同部门、 不同岗位的职责与权利，同时也为各部门各环节之间的沟通与协作提供框架，它反映了 企业目标贯彻实施的正式程度，为整个企业的管理奠定基础。 齐鲁石化公司物资管理系统的组织结构如图2 1 所示： 齐鲁石化公司机动处具有部分物资管理职能，负责整个公司的设备、备品、备件购 买计划的审批。子公司的市场营销部，负责子公司生产厂( 二级单位) 的物资需用计划 的审批、汇总，对部分物资有购买权。分公司、存续公司由于成立较晚，没有专门的物 资管理机构，其权利由所属生产厂( 二级单位) 有关职能处室行使。各公司下属生产厂 ( 二级单位) 的物资管理工作由机动处、技术处、计划处和备件科、后勤处负责。机动 处负责设备的物资管理，计划处负责生产原料的物资管理，技术处负责化工三剂的物资 管理，备件科负责备品备件的物资管理，后勤处负责办公用品、低值易耗品的物资管理。 各职能处室均有一定的物资采购权。车间物资管理工作由工艺组、设备组和办公室负责。 工艺组负责生产原料、化工三剂的物资管理，设备组负责设备、备品备件的管理，下辖 车间仓库。办公室负责办公用品、低值易耗品的物资管理。 齐鲁石化公司下属的分公司、子公司和存续公司的生产厂( 二级单位) 没有完全的 物资采购权利，其所需物资大部分需委托存续公司的供应公司来完成。供应公司是负责 齐鲁石化公司物资管理的专门机构，其组织结构如图2 2 所示： 供应公司主要物资管理业务部门有生产调度室、合同管理科、财务科、基层供应处 ( 科) 、专业科、仓管科等。调度室负责物资需求计划管理；专业科负责齐鲁石化公司各 二级单位生产、建设所需物资的专业采败计划管理和采购管理，专业科设置专业采购计 划组和专业采购组，专业采购计划组负责专业采购计划管理，专业采购组负责采购管理； 基层供应处( 科) 负责权限范围内所在厂生产、建设所需物资的需求管理、专业计划管 理和采购管理，基层供应处( 科) 设置计划组和采购组，计划组负责需求计划和专业计 划管理，采购组负责采购管理；合同科负责合同管理，对合同的合法( 规) 性及审批手 6 齐鲁石化公司物赘管理信息系统的规划 图2 1 齐鲁石化公司物资管理系统的组织结构图 f i g u r e zlt h ef r m 脚o r kf i g u r eo fq i u jp e t r o c b m i c a c ( m l z ys u p p l ym n a 湖ts y s t g n 7 齐鲁石化公司物瓷管理信息系统的规划 供应公司中共供应公司委员会 图2 2 供应公司组织结构 f i g u r e 2 2t h ef r a m e w o r kf i g u r eo fs u p p l yc o m p a n y 工a i 纪监室宣传科 组织干部科基建调度室工程管理科合同管理科生产调度室 办公室 运输管理科仓库管理科 供排水供应科 储一逼供应科热电供应科氯碱供应科 塑料供应科烯烃供应科电器仪表科 综合管理科 财务科 人事教育科 行政科保卫科 质量安全科退休管理科 配件管理科 金属科 建材科化工科原料科设备科油品摩 橡胶供应处炼油供应处加氢项目部 硫磺项目部重整项目部氯碱项目部 丙烯腈项目部 物资接一延科 废旧物资管理科 化肥供应处化肥供应科 齐鲁石化公司物资管理信息系统的规划 续进行严格审核，对合同条款的审核承担法定责任，负责合同执行情况及跟踪、检查、 考核；仓管科负责物资的管理工作；财务科对采购资金实行统一管理，合理使用核销。 2 ，2 2 齐鲁石化公司物资管理业务流程 一、予公司、分公司、存续公司内的物资管理业务流程 以齐鲁石化公司子公司为例，叙述业务流程。 齐鲁石化公司子公司的生产厂( 二级单位) 的各车间根据生产情况，提出物资需求 计划，经车间仓库平库处理后有库存，则直接填写领料单，到仓库完成出库手续，如无 库存，则上报厂部相关职能科室，形成缺口计划，当库存物资下降到警戒水平线下时， 由仓库保管员提出储备计划。缺口计划、储备计划经领导审批后，根据物资种类的不同， 分外购部分和自购部分，外购部分报子公司市场营销部，自购部分自行组织采购。子公 司市场营销部把各生产厂的物资需求计划汇总后，根据其职权范围，再将计划分为自购 部分和外购部分，外购部分报分公司供应公司，自购部分由市场营销部自行购买。予公 司范围内的物资管理业务流程如图2 3 所示： 二、齐鲁石化公司的物资管理业务流程： 各生产厂( 二级单位) 根据存续公司、，分公司、子公司批复的各项计划和有关文 件规定编报物资需求计划，并将物资需求计划和相关资料报有关部门。 分公司及存续公司所属生产厂( 二级单位) 的物资( 备品备件除外) 需求计划，报 供应公司驻所在单位基层供应处( 科) ，由基层供应处( 科) 初审后，报供应公司调度室， 备品备件需求计划先报齐鲁公司机动处审核后，由齐鲁石化公司机动处转交供应公司调 度室。 子公司所属二级单位物资需求计划由子公司市场营销部审核汇总后，外购部分( 备 品备件除外) 的物资需求计划转交供应公司调度室，备品备件需求计划先报齐鲁公司机 动处审核后，由齐鲁公司机动处转交供应公司调度室。 基层供应处( 科) 接到所在单位提报的需求计划后，对需求计划进行审核，审核 无误后根据库存进行平衡利库，编制上报统管( 供应公司统一组织采购) 物资需用计划、 自采物资采购计划( 建议阶段) 和月度自采物资采购资金计划报调度室。 调度室接到各种物资需用计划后，首先对物资需用计划初审和复审( 对基层供应 处( 科) 上报的进行复审) ，审核无误后，分割物资需求计划，统管物资的需求计划分割 给专业采购计划员，自采物资的需求计划分割给基层供应处( 科) 专业计划员。专业科 专业采购计划员根据物资需求计划，将由集团公司采购部分上报集团公司装备部。专业 科、基层供应处( 科) 组织进行采购，合同科参与商务谈判。供应商供货后，质安科对 物资进行质量检验后，检验信息返回基层供应处( 科) 和专业科，财务科根据基层供应 处( 科) 和专业科的付款要求，将货款付给供应商，仓管科通知用货单位提货。业务流 程如图2 4 所示。 2 2 3 齐鲁石化公司物资管理存在的问题 a 采购程序繁琐，采购周期长，从基层单位上报需求计划到收到所需物资，需要经 过层层环节和审核，从而延长了采购周期，国内采购一般需一个月左右，国外采购一般 齐鲁石化公司物资管理信息系统的规划 区面区圈 图2 3 子公司的物资管理业务流程图 f i g u r e 2 3t h es u p p l ym a n a g e m e n tf l e wf i g u r eo fs u b s i d i a r y _ + 甄 ，+ 鬻 一 一 查量兰些竺型塑堕篁型堕：垦墨竺竺塑型 编搬汁( 了：公- d 所有物资需用汁划) 需用计划信息反馈 编报计划( 分公r d 、存续公j 桥品稀件需用划) 股份公司市 场营销部 扎、总并品崭件汁划1 lt 镊 编搬计划( 分公司、存续公 一d 材料、蹬各需用计划) 需用计划信息反馈 十需用计划信息反馈 基层供j 幢处 ( 科) 扩竦备品备件计划 上报粟购计划及内采购资金计划 机动处l 十 j + 反 反 f 馈 馈 下达采购汁划 统管计划执行情犹反馈 渊度室 虻 总 汁 划 图2 ，4 齐鲁石化公司的物资管理业务流程圈 f i g u r e 2 4th es u p p l ym a n a g e m e n tf l o wf i g u r eo fq h 。up e t r o c h e m i c a lc o m p a n y i l 各需用单位 齐鲁石化公i 叫物资管理信息系统的规划 斋半年以卜。 b 手工作业，工作量大，大量表格、单据的填制与保管，影响了工作效率。 c 由。j 各车间均有库房，库存物资种类相近且重复，积占了大量资金。据测算，每 个生产厂压占的小库资金近千力- 元，增加了库存成本。 d 某些库存物资的补充随意性大没有形成定量的管理模式。 e 采购管理体制混乱，各二级单位、予公司市场营销部、供应公司基层供应处、专 、【k 科等均有采购权，0 i 利于物资统采购，降低成本。 齐鲁石化公司物资管理信息系统的规划 3 齐鲁石化公司物资管理信息系统的规划 本章介绍了管理信息系统规划常用的两种方法，根据工作的需要选择了齐鲁石化公 司物资管理信息系统的规划方法企业系统规划法，并按照企业系统规划法的工作步 骤，提出了系统目标，再造了业务流程。 3 1 管理信息系统规划方法 为了规划一个有成效的管理信息系统，必须对组织的管理信息需求有一个清晰的了 解。确定一个组织的主要的信息需求通常有两种方法：关键成功因素法和企业系统规划 法。 一、关键成功因素法 关键成功因素法( c r i t i c a ls u c c e s sf a c t o r s ，简称c s f ) ，又称战略分析法，它认 为在一个企业中，都存在着对完成企业目标起关键作用的因素，称之为关键成功因素。 如果这些关键成功因素能够被有效的管理，企业的整体目标就能实现。 关键成功因素法分析的主要方法是通过对高级管理者的调查，了解他们的工作目标 以及关键成功因素。这些人员的关键成功因素被汇总、分析后，提炼出整个企业的关键 成功因素，然后开发信息系统，使之为实现这些关键成功因素提供信息。 关键成功因素法的有利之处是它要分析的数据较少，只需询问高层管理者，并且问 题只集中于少量的关键成功因素。不足之处是在分析和处理过程中没有一个特定的严格 规则用于决定怎样把个人的关键成功因素集中上升为一个企业的关键成功因素，其次在 被访问者之间常常分不清个人与企业的关键成功因素，对个人来说可能很重要的因素对 组织可能并不那么重要。另外，这种方法明显倾向于高层管理者的意见，因为他们通常 是被访问的唯一的那部分人。最后，由于环境和管理者变动相当快，按此方法规划的信 息系统必须相应进行调整。 关键成功因素法适用于d s s ( 决策支持系统) 和e s s ( 高级经理支持系统) 的规划。 二、企业系统规划法 企业系统规划法( b u s i n e s ss y s t e mp l a n n i n g ，简称b s p ) 是为指导企业管理信息 系统建设而建立起的一种规范方法，这是一种结构化的方法。通过研究整个企业，包括 企业的机构设置、部门职能、业务流程来了解一个企业的信息需求。 企业系统规划法的主要做法是在各级管理者中进行调查，询问管理者利用信息的方 式、获取信息的地点、管理者工作环境与工作目标、管理者如何做决策以及他们对数据 的要求等。调查结果汇总后确定企业的管理过程、每个过程所需信息及产生信息，过程 与信息形成u c 矩阵，依此矩阵划分子系统，确定子系统功能。 企业系统规划法的优点在于它综合全面地考虑了一个企业的管理过程及所需信息， 从信息处理的角度帮助企业确定应该做什么。企业系统规划法的缺点是它需要搜集和分 析的数据量十分大，而且花费商。 企业系统规划法特别适用于企业新创立或者做重大变动时进行信息系统建设。 齐鲁石化公司物资管理信息系统的规划 3 2 规划方法的选择 齐鲁石化公司物资管理活动同时存在三个不同的层次：战略计划层、管理控制层和 操作控制层，其物资管理信息系统必须能够覆盖这三个层次，每个层次包括许多管理过 程和大量信息j 这显然不能通过调查几个关键成功因素来完成系统的建设。通过第二章 对齐鲁石化公司物资管理过程的分析，需要通过业务流程再造来解决其存在的问题，而 企业系统规划法恰恰适用于企业做重大变动时进行信息系统建设。基于以上两原因，决 定选用企业系统规划法来完成齐鲁石化公司物资管理信息系统的规划。 3 3 企业系统规划方法的工作步骤 企业系统规划法的工作步骤： b s p 方法实现的主要步骤如图3 1 所示 图3 1 企业系统规划法的主要步骤 第一步是定义企业目标，这要在各级管理部门中取得一致的看法，明确企业的方向， 使信息系统直接支持这些目标。 第二步业务流程重组，找出企业管理过程哪些是正确的，哪些是低效的，需要在信 息技术支持下进行优化处理，还有哪些过程不适应计算机信息处理的特点应当取消。 第三步是定义数据类，数据类是指支持业务过程所必须的逻辑上相关的数据，对数 据进行分类是按业务过程进行的，即分别从各项业务过程的角度，将与该业务过程有关 的输入数据和输出数据，按逻辑相关性整理出来归纳成数据类。 第四步是定义系统的总体结构，定义信息系统总体结构的目的是规划未来的信息系 统的框架和相应的数据类，总体结构所取的形式是一群相互有关的信息系统和要被管理 的有关数据，由总体结构出发，可以识别出每一子系统。具体实现可利用u c 矩阵。 3 4 系统目标 针对齐鲁石化公司物资管理工作中的不足以及实际工作的需要，按照企业系统规划 方法的要求，首先提出系统目标。 系统开发总体目标是：保证物资供应，降低采购成本，优化库存结构；减少库存资 金，加速资金周转，提高经济效益。 系统技术性能指标是：具有良好的开放性、高可靠性、安全保密性，具有较高工作 1 4 齐鲁石化公司物资管理信息系统的规划 效率，人机界面友好，易于扩展和维护。 系统功能目标是： 提高计划准确率和工作效率，疏通信息渠道，加速信息反馈，提高数据准确性， 使编制计划建立在以信息为基准的科学方法上，用计算机代替手工操作，共享数据将减轻 业务人员的工作负担使之从繁琐重复的劳动中解放出来，促使信息流与物流同步，促进 管理科学化程序化。 在保证企业生产经营管理正常进行的前提下，最大限度地简化日常事务，降低原 材料成本和运营成本，降低库存和占用资金，增加企业的流动资金，减少财务收支差错 或延误，使物资管理人员把更多的精力集中在诸如供应商选择、合同谈判和效益分析等 战略性决策任务上。 要让物流、资金流、数据流、控制流畅通并形成一个完整的闭环反馈系统。整个 物资供应管理系统要以计划和控制为主线，充分体现物流、资金流、信息流、控制流有 机集成的管理思想。同时，物资的管理效率体现在对信息的采集、传递、处理加工过程 中，信息流是物资管理过程的影像。 要有丰富的监控、考核、管理功能，做到事前有计划，事中有控制，事后有核算， 要求每一个业务过程都要为领导( 综合管理) 提供丰富的决策信息和考核数据。 计算机来管理物资不能照搬照抄人工管理模式，变成人工管理的翻版，而是要根 据物资管理的目标对人工管理的业务流程进行优化，使其合理化、科学化，要超越当前 的业务，抽象出业务中的管理思想和规律。 3 5 业务流程再造 为了达到以上目标，需对以前业务流程进行再造。 业务流程再造( b u s i n e s sp r o c e s s r e e n g l n e e r i n g 一一b p r ) 的本质最早于1 9 9 3 年由美国学者哈默( h a m m e r ) 和杰姆培( c h a n p y ) 给出，他们给b p r 下的定义是：对企 业过程进行根本的再思考和彻底的再设计，以求企业关键的性能指标获得巨大的提高， 如成本，质量、服务和速度。 这里描述b p r 用t z 个关键词：根本的、彻底的和巨大的。“根本的”意思是指不是 枝节的，不是表面的，而是实质的，也就是说它是革命性的，是对现存系统进行彻底的 怀疑。 “彻底的”意思是要动大手术，是要大破大立，不是一般的修理。 “巨大的”提高是指十倍百倍的提高，是在原来线性增长的基础上的一个非线性跳 跃，是量变基础上的质变。 b p r 的主要技术在于简化和优化过程，b p r 包括信息技术在组织内的应用，也包括组 织为适应新技术应用而进行的再造。再造后的基层物资管理业务流程如图3 2 ： 再造后的齐鲁石化公司物资管理业务流程如图3 3 所示： 新业务流程与以往相比，有以下特征： 取消了车间的库存管理，改由供应公司库房科统一管理。 对车间的物资需求配送，由仓管科统一管理。 取消了基层供应处( 科) ，公司内部采购由专业科室统一管理。 1 5 齐鲁石化公司物瓷管理信息系统的规划 医丽磊面翮 1。一 图3 2 再造后的基层物资管理业务流程图 f ig u r e 3 2t h er e e n g in e e r e 小f lo wf i _ g u r eo fg r a s sr o o l ss u p p l ym a n a g e m e n t i 齐鲁石化公司物资管理信息系统的规划 图3 3 再造后的齐鲁石化公司物资管理业务流程图 f i g u r e 3 3t h er e e n g i n e e r e df l o wf i g u r eo fq i wp e t r o c h e m i c a lc o a n ys u p p l ym a n a g e m e n t 1 7 齐鲁石化公司物资管理信息系统的规划 集团公司物资装备部采购物资由供应商直接送至仓管科。 调度室分割物资需求计划，上报集团采购计划，下达自采计划。 运作程序 一、需求管理 基层单位提出物资需求计划，经领导审批后，在系统内查询，库存有则直接申请 由仓管科在指定时间内送至需用单位，库存没有则编制物资需求计划。 子公司物资需求计划由市场营销部审核汇总，备品备件需求计划先报齐鲁公司机 动处审核后，转批至供应公司调度室，其他的物资需求计划则直接上报调度室。 分公司、存续公司所属的单位物资需求计划，备品备件需求计划上报齐鲁公司机 动处审核后，转批至调度室，其他的物资需求计划直接上报调度室。 仓管科根据物资库存情况，提出补充库存物资需求计划表，审核后报调度室。 调度室接到各种物资需用计划后，进行审核，审核无误后分割物资需求计划，集 团公司统一采购部分上报至集团公司物资装备部，供应公司自采部分下达给专业科。 调度室分割物资需求计划时，根据对供应商的管理情况，推荐供应商范围，确定 采购物资的订货方式。 二、专业计划管理 专业科采购计划员接到物资需求计划后，根据期货资源、供应商台帐及市场价格 动态、调度室推荐的供应商范围及确定的订货方式编写建议阶段的物资采购计划，并将 物资采购计划上报调度室审批。 调度室对专业科采购计划员上报的物资采购计划进行审核后，下达给专业科采购 员实施采购一 三、采购管理 专业采购员接到审批的物资采购计划后，根据采购计划确定采购渠道，按要求组 织招( 竟) 标，询比价及商务谈判工作，上网采购物资必须进行网上询价和网上商务谈 判。 根据招( 竞) 标、询比价结果编报采购资金申请计划和合同表，调度室、质安科、 合同科、纪检室进行事前审核后，由合同科组织供应公司合同审查委员会进行审批，并 将审批结果反馈给采购员，依据