（工商管理专业论文）一种适用于创业型组织的MIS开发策略及实例分析.pdf

摘要 本文在分析刨业型组织特点的基础上，对组织与m i s 开发要素进行了相关 性分析，并综合现有m i s 开发策略的合适因素，为迫切需要进行信息化建设却 缺乏有效m i s 开发策略的创业型组织探求出一种适宜的开发策略。这种开发策 略借鉴互联网内联网、数据库技术和思路，充分利用现有软件和商业服务实现 系统功能，对各种技术、服务加以组合形成具备基本信息管理功能的m i s 系统。 本文作者认为这种开发策略可以帮助内、外部环境都在快速变化的创业型 组织以较小的资源投入迅速创建可基本满足其业务需求的m i s 系统，改善信息 管理状况，降低信息管理费用，提高经营效率。并以一个典型创业型企业为例， 介绍了该企业在这种策略组合指导下进行m i s 开发的过程和应用经验，所取得 的管理效益和经济效益，肯定了这种开发策略的应用价值和现实意义。同时作 者也认为有必要进一步探讨、丰富和完善适合于创业型组织的m i s 开发策略。 本文可作为中小企业或其他创业型组织开发m i s 系统的参考，也可对各种 组织类型的m i s 开发策略研究工作提供某些参考。 关键词：创业型组织；管理信息系统：开发策略 a b s t r a c t o nt h eb a s eo fa n a l y z i n gt h ec h a r a c t e r so fp i o n e e r i n go r g a n i z a t i o n ，a n d r e s e a r c h i n gt h ee x i s t i n gd e v e l o p m e n ts t r a t e g yo fm i s ，t h i sa r t i c l ea t t e m p t st os e e ka f e a s i b l es t r a t e g yf o rp i o n e e r i n go r g a n i z a t i o n s ，w h i c ha r ei n c r e a s i n gf a s tb u tw i t ha l a c ko fa na v a i l a b l em i sd e v e l o p m e n ts t r a t e g y r e f e r e n c e db yt e c h n i q u e sa n di d e a l so fi n t e m e t i n t r a n e t t h i ss t r a t e g yt a k ef u l l a d v a n t a g eo fa v a i l a b l es o f t w a r ea n dc o m m e r c i a ls e r v i c e s a n dc o m b i n e st 1 1 0 s e t e c h n i q u e sa n ds e r v i c e st of o r i l laf o u n d a t i o n a lm i s t h ea u t h o rb e l i e v et h a tt l l e s t r a t e g yw o u l di n d i c a t et h o s ep i o n e e r i n go r g a n i z a t i o n sw h i c ho p e r a t ei nv a r y i n g i n n e r o u t e re n v i r o n m e n t st oc r e a t em i sw i t he s s e n t i a lf u n c t i o n sb ya b s t e m i o u s r e s o u r c ec o s t ，a n dt h e l lt oi m p r o v et h e i ri n f o m a a t i o nm a n a g e m e n tc o n d i t i o n ， d e c r e a s et h ee x p e n s eo ni n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t a n di n c r e a s et h eo p e r a t i v e e f f i c i e n c y s u p p o s e db yac a s eo f1 9 c l a s s i c a lp i o n e e r i n ge n t e r p r i s e 山ea r t i c l ed e s c r i b e s t h ep r o c e s sa n de x p e r i m e n to fi t sm i sd e v e l o p m e n t ，u n d e rs u c hs 拓a t e gy ，a n da m r m s t h ea p p l i c a t i o nv a l u eo ft h i ss t r a t e gv a tt h em e a nt i m e t h ea n 血o rb e l i e v e st h a ti ti s n e c e s s a r ya n dv a l u a b l et om a k ef u r t h e rr e s e a r c ho nt h em i sd e v e l o p m e n ts t r a t e 州o f p i o n e e r i n go r g a n l z a t l o n s t h i sa r t i c l ew o u l dp r o v i d es o m er e f e r e n c e st op i o n e e r i n go r g a n i z a t i o n so n d e v e l o p i n gm i s a n dc o u l db eam a t e r i a lf o rt h er e s e a r c ho nt h em i sd e v e l o p m e n t s t r a t e g yo fv a r i o u so r g a n i z a t i o nt y p e s k e y w o r d s ：p i o n e e r i n go r g a n i z a t i o n ；m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m s ； d e v e l o p m e n ts t r a t e g y 一种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实倒分析 0 序言 在管理信息系统( m i s ) 的开发实践中，已形成多种系统开发的方法。在 各种m i s 开发方法和系统用户各种形式的组织之间，存在着一定的不平衡 性。相对而言，仅以可供选择的系统开发方法而暂不考虑开发效果，大型、稳 定型的组织，有多种开发方法，如生命周期法、最终用户开发法、外部化开发 法等。而中小创业型组织，因为其规模小，资金少，缺少专业技术人员，组织 结构和管理结构不固定，而业务发展快，内、外部环境都处于快速变化中，业 务需求和信息管理需求难以准确固定描述，因而缺乏较为固定的、合适的m i s 开发策略。 而另一方面，随着我国市场经济的蓬勃发展，投资主体和组织形式同益呈 现多元化趋势，创业型中小企业和组织迅速增加，在社会经济活动中扮演着越 来越重要的角色。这类企业和组织对信息管理的需求和其他类型的企业和组织 一样迫切，渴望以系统化、自动化、数字化的m i s 系统来代替传统的信息管理 模式和经营方法。因此有必要针对创业型组织的各方面特点探讨适合的m i s 开 发策略，为其信息管理提供参考。 本文在总结创业型组织结构和运营特点的基础上，对组织如何影响m i s 开 发的各种要素进行了相关性分析，并综合各种开发策略的合适内容，利用新的 m i s 开发技术，导出一个与创业型组织相适应的m i s 开发策略。其要点如下： 夺以组织现有人员作为主要系统开发者 夺在组织承受限度内投入资金、人力、时间等资源，避免添置大型软、硬 件系统，减少外部化丌发工作 夺对系统功能的要求以组织需求为导向，从最迫切的业务需求和管理入手 夺具体功能主要以通用软件和商业服务完成，开发工作仅在于少量衔接性 客户化工作 夺以互联网内联网技术和数据库技术作为基本实现技术 因为该策略是通过分析组织对开发要素的影响导出的，故将此方法称为“组 织一要素分析法”，简称组织分析法。 一般的创业型组织可以依据这种m i s 开发策略，在较短的时问内以相对低 廉的资源投入开发出可满足基本业务需求的m i s 系统，提高运营效率，降低信 息管理费用，为组织目标服务。 本文以一家小型咨询企业为例，详细介绍了这家咨询公司应用这种策略进 行m i s 开发的过程，所采用的技术、软件、商业服务以及自行开发程序部分， 总结了应用m i s 系统所带来的效益和经验。经实际应用证明这种开发策略具备 一定的应用价值。 最后作者也指出，这些具体方法虽然只适用于成长初期的创业型组织，组 种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 织发展壮大后或其他类型组织可能会采用其他开发方法，但这种对组织与系统 开发要素进行相关性分析的思路，仍有助于组织选择适合自身状况的m i s 开发 策略。并提出m i s 开发策略是非常具有现实意义的课题，应当做更进一步的深 入研究。 种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 1 创业型组织特点以及对信息化建设的影响 1 1 创业型组织的大量涌现和快速发展 根据明茨伯格的定义( m i n t z b e r g ，1 9 7 9 ) j ，组织的五种基本形态是：创业 型结构，机器型层峰结构，专业型层峰结构，事业部型层峰结构和特别任务型 结构。创业型组织结构简单，往往是创立不久的中、小型企业，处于快速变化 的内、外环境，由一个经理( 或业主) 进行管理。按照这种组织结构分类方式 判断，我国大多数的中小企业都属于创业型组织。 虽然中小企业的定义和标准尚无统一约定，但基本按人员规模、资产总值 和营业额几方面界定。随着我国市场经济的飞速发展，中小企业大量涌现，发 展迅速。根据不同的统计标准，我国目前中小企业占企业总数的9 0 一9 9 ，数 量从八百余万至一千余万家，其总产值、销售收入、实现利税和出口总额分别 占全部工业总量的6 0 、5 7 、4 0 、6 0 ；中小流通企业占全国零售网点的 9 0 以上，还提供了7 5 的城镇就业机会【2 j 【。中小企业在保证中国经济适度 增长、缓解就业压力、方便群众生活、推动技术创新、促进国民经济发展和保 持社会稳定等方面发挥着重要作用。 另一方面，中小企业也面临着一系列严重问题，如经济全球化的尖锐挑战， 享受政策不公平、管理体制不顺、融资困难、资产负债率高、技术落后、信息 和人才缺乏等。其中管理信息化建设落后是一个较为突出的问题。 1 2 创业型中小企业的特点及对管理信息化的影响 尽管中小企业形形色色，干差万别，但创业初期的中小企业都具备些共 性特点，这些特点又对其管理信息化建设产生决定性的影响： 1 2 1 组织结构简单，呈扁平化 许多创业型的中小企业管理层次少，辅助职能部门缺乏或不健全，、l p 务经 营与管理基本由一位或几位经理( 老板) 直接控制业务人员来完成。管理更多 地依靠领导者个人的能力、素质和情感、道德因素，规章制度比较粗放，简单 且不固定。这种组织结构比较适应传统的以人际关系为维系纽带的管理方式。 而管理信息化对业务流程、组织结构、管理方式和各项制度有着严格且明确的 要求，对企业工作方式也会产生较大改变，因此，这种类型企业进行信息化建 种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 设往往也是对原来的组织结构、业务流程和管理方式的改造过程，也包括对管 理者的权限做出明确约定甚至限制，这已经涉及到企业较为深层次的权力、利 益分配，自然不会一帆风顺，一蹴而就。但另一方面，中小企业由于结构简单、 人员少、沟通方便，没有大企业那种管理体制的束缚，清规戒律少，有利于借 助信息化工程进行管理创新。这是相对有利的一面。 1 2 2 内外环境变化快，需求不易确定 创业型的中小企业处于成长期，、业务种类不断变化，业务规模快速增长： 外部市场情况瞬息万变，竞争形势日趋紧张，内部业务流程和业务人员也处于 不断变化中。因此，这类企业的业务需求和管理需求变化很快，不容易确定和 固定下来，这对企业信息化建设提出了更严格的要求，要求信息管理系统必须 有一定的前瞻性、可扩展性。 1 2 3 缺乏专业人才，lt 观念淡漠 据一项调查显示1 4j ，我国8 5 的中小企业中计算机应用还停留在单机办公 应用层次，以诺兰( n o l a n ) 模型衡量，尚处于第一、第二阶段。8 0 的中小企 业没有专业i t 技术人员。更重要的是，还有3 0 的中小企业根本就还没有认 识到信息化建设对企业经营的作用。这种局面一方面有企业本身实力单薄、规 模有限等先天性原冈，另一方面也主要与企业领导者的管理意识陈i i = ；| 、落后有 关系。而后者更是企业信息化建设中的根本性障碍。 1 2 4 缺乏信息化建设经费 资金紧张是普遍困扰中小企业的一个长期问题。中小企业的业务规模小， 外部竞争激烈，靠自身资本积累难以在短时间内拿出一大笔经费用于信息化建 设。而以目前的金融政策，中小企业获取外部资金来进行信息化建设的可能性 也不大 综上所述，j 一大中小企业自身一般没有能力进行功能完备、技术先进的 m i s 系统开发，而外部专业i t 厂商又难以开发出适用于多个企业的通用m i s 系统，使得中小企业的信息化建设相对于大型企业更为艰难不易。 一种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 2 创业型组织m i s 开发策略探讨 2 1 现有几种m i s 开发策略简介 在长期管理信息化实践中，已经形成了多种m _ i s 开发策略【i 】【5 】【酊。 下面将对几种常见的开发策略进行简单的介绍和分析，并试图从中提取出 适合创业型组织的方法或手段。 2 1 1 生命周期法 生命周期法是最古老的m i s 开发方法。它将信息系统比做生物的一个生命 周期，分为六个阶段：项目定义、系统分析、设计、编程、安装和实施评价。 每个阶段都有特定的工作内容、严格的顺序与确定的成果，完成本阶段工作并 经正式确认后才能进入下一阶段。 生命周期法严格、正规，对系统的分析和设计严密、彻底，开发工作计划 周全详细，适合于大型组织开发大型项目。但这种方法很耗费时间和资源，程 序刻板，在创业型组织那种内、外环境快速变化、组织结构松散、业务需求难 以长期固定的条件下，生命周期法显得大而不当，并不适用。 2 1 2 原型法 原型法要先快速而廉价地建立一个实验系统供用户交互评价，不断在此基 础上修改、完善，直到用户满意。由此搜集到用户的所有要求，并将它们作为 建立最终系统模板。 原型法能推动用户参与开发，对用户的要求了解得完全，反复的迭代也能 快速建立一个系统，比较适用于用户需求事先并不明确的小型系统建设。优点 是可以提高用户最终的满意度而且周期短，成本低。但这种方法不适用于大 型、复杂系统，另外原犁系统的运行效率可能很低，而反复的迭代可能会增加 开发费用、延长开发周期。 原型法的用户参与、确定原型、反复完善和快速开发等思想比较适合创业 型组织的m i s 开发。 种适用于创业型组织的m 1 s 开发策略及实例分析 2 1 3 利用软件包开发 利用他人编制的软件包开发m i s 系统也是一种常用的策略。现在有越来越 多的用户功能需求可以被大量的商品化软件、共享软件或自由软件所满足。充 分利用这些软件，可以缩短开发时间，降低开发工作量，也可以得到比较好的 技术支持。 已有的软件包功能较为固定，难以满足用户的独特需求。为适应用户的特 殊需求而对软件包进行的再开发或补充称作软件包的客户化。客户化的工作量 较大时，所耗费的成本可能超过购买软件包的费用。 对于缺少专业技术人员和开发经费的创业型组织，充分利用软件包开发 m i s 系统是一种很好的选择。关键在于将需求合理分解成不同功能模块，再为 每个功能模块找到合适的软件或软件包，然后将各模块联接成为一个功能较为 完备的系统。 2 1 4 最终用户开发法 本方法由用户完全独立或只有少数信息系统专家帮助下自行开发。用户利 用各种开发工具可以较快地但不太正规地完成系统开发。这种方法的优点是增 强了用户对开发过程的参与和控制，改善了需求定义。而不太正规的开发由可 能存在某些风险，如系统的分析和设计不够全面和全理，缺乏明确的标准和严 格的文档等等。 最终用户开发法适合于规模较小、处理简单的小型系统。 在大型企业中，最终用户可以是下属的局部业务单位或某些功能单位，由 于中、小型创业型组织的规模比较小，可以近似地将其整体视为一个用户；而 且一般这些组织所涉及的数据业务和管理信息总量相对于大型企业和系统要 小得多，所要求的系统功能也相对简单，因此这种方法非常适合创业型组织建 设m i s 系统。 2 1 5 信息系统的外部化开发 将m i s 系统的开发工作全部交由外部专门机构负责的做法也是一种比较 常见的开发方式。通常由专业化外部单位开发m i s 系统的效果更好，获得更佳 性能费用比，而且有可靠的培训、售后服务保障，系统的更新和扩展也较为灵 活。 外部化的缺点是开发工作可能失去控制，尤其对于创业型组织，外部化的 种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 系统开发工作无论在费用上还是时间突破预计时，都会对组织产生巨大的影响 甚至伤害。而且由于缺少专业技术人员，对外部化单位所开发的m 1 s 系统的掌 握和控制程度较弱，在系统的升级、更新乃至于系统安全等方面都存在一定隐 患。因此当中小企业内部无法对信息系统的性能、标准、预算、开发期限做出 较为明确的判断时，不太适合外部化开发策略。 表2 - 1 几种常用m i s 开发策略 t a b l e2 - 1s e v e r a lm i sd e v e l o p m e n ts t r a t e g i e si nc o m m o nu s e 甄。蠢语懑誊簟 “ 曩蓬铆1 溪囊豢；鬻舅篱麟黧鬻i 雾! 嚣鬻争 生命周期法按部就班的正规处适于大型氽q k 或大开发速度慢代价昂系统规划+ 练合考 理，1 血说明书与型复杂系统卓日项目贵：难以改进：工作虑各种因素 审批：有限的用户 量巨大 参与 原州泣j j 实验系统动态导快速、廉价，适台不适台人型复杂系用户参与快速、 出需求说明；快谜、用户需求不定或人统：容易忽略系统分 廉价开发核心功 非止式、迭代：用机接u 界面复杂而析文档与测试币正能 户与原犁不断空互 重要的场合：鼓励 规 用户参与 应用软件包使用商业软件实现减轻开发工作量；可能满足不了特有需尽蛋将功能需求 成片j 户功能，免除节约时间和成本：求：可能某些功能难d i 商业软件或服 内部升发丁_ 作降低对内部信息系以找到现成软件害务完成降低开发 统资源的需求房化工作量增大时成i 作量 本会急剧升高 用户开发由最终用户丌发，用户控制开发：节有可能不能满足系统j i 户积极参与开 快速但不正规，信约开发时间及成的质量或性能要求：发t 作，封丌发的 息系统家作用小本减少开发风险仍有失控可能芙键部分加强控 带9 外鄯化系缱的建醴曩1 磋行川降低和控制系统容易突士控制：依赖某些复杂技术h 维护由外部、 k 鲥成本；内挪觅，f 发于外尚：拍织艇、1 建- 外洲绀 争：弃成 旌j j 组织仍呵硅1 宽幔 璇系绩 表2 1 列出以上几种丌发策略的特征、优点、缺点和适用于创业型 组织开发m i s 的内容和思路。 2 2 信息技术发展所带来的新工具和新选择 近年来以网络技术为代表的计算机信息技术有了同新月益的发展变化，也 为m i s 系统的建设带来一些新的开发工具和开发思路，为广大中、小创业型组 织提供了新的策略选择。 2 2 1n t r a n e t 和b s 系统 近年来i n t e m e t 的飞速发展是计算机领域乃至整个世界经济生活和社会生 种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 活中一项重大事件，而i n t r a n e t 就是将i n t e r n e t 技术应用于企业内部的信息管理 和交换，依托于t c p i p 协议和w w w 技术规范，通过简单的浏览器界面，凭 借方便、廉价的互联网接入，进行开放、分布、动态、双向的信息交流，已日 益成为一项重要的m i s 开发技术和开发策略【“。 b s ( 浏览器n 务器) 系统本质上是一种特殊的客户机服务器系统，只不 过它的客户端简化为只需处理h t m l 语言文件的浏览器，因而简化了客户端以 及整个系统的开发、管理和使用，提高了各种来源的数据共享水平，增加开发 效率捧j 。使用b s 系统处理信息业务，具备良好的开放性、兼容性、硬件平台 无关性，和友好的用户操作界面，非常适合非专业人员为主的中、小创业型组 织进行m i s 开发。 2 2 2j d c ( 互联网数据中心) 服务 i d c 是随互联网应用不断发展而出现的一种服务形式，由专业企业对其他 企业或i c p ( 互联网内容提供商) 的互联网业务提供服务器托管、虚拟空间租 用、网络带宽出租、数据存贮等数据服务1 9 】。由于专业化、集成化的软、硬件 设施和规模效益，使得i d c 可以提供较企业自行建设更为功能强大、可靠性和 安全性更为理想、费用相对低廉的互联网解决方案。 创业型组织和中小企业可以根据自身业务特点和信息规模选择适合的t d c 服务，既可以达到较为理想的性能和安全性要求，费用也较自己购置所有软、 硬件设备大为降低，是一种性价比非常优异的m i s 丌发手段。 2 3 组织对m is 开发要素的影响 本文从四个角度来讨论组织对m i s 开发的影响，即如何根据组织状况确 定m i s 系统的功能性，系统开发者，系统开发资源投入，和客户化程度。这 四个方面也可称为m i s 系统的四个要素。并试图探讨创业型组织如何根据自 身能力和需求状况确定相应的m i s 系统要素水平，从而开发出适合自身特点 的m i s 。 2 - 3 1 组织发展水平与m i s 系统功能性的联系 组织的发展水平可表现为组织结构的复杂程度，业务内容的多少和规模， 以及所拥有的各种资源规模。一般而言，组织的发展水平越高，经营活动规模 也越繁杂，内、外部交流的信息业务量也相应增加对信息管理的需求程度也越 一种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分折 来越高。相应地，对m i s 系统的功能要求，也随着组织的不断发展而逐渐从低 到高，从简单到复杂，存在着一定的关联性( 如图2 1 所示) 。 系境功能性 复杂强大 简单单一 图2 - 1 组织发展水平与所需m i s 功能性的关系 c h a r t2 - 1r e l a t i o nb e t w e e nt h eo r g a n i z a t i o nd e v e l o p i n gl e v e la n dt h ef u n c t i o n a l i t yo f m i s 当组织处于较低的发展水平，比较简单的自动化办公系统或单机的数据库 系统一般就能满足其信息管理需求。当组织逐渐发展，规模扩大，结构复杂， 业务规模和复杂程度也逐渐增长，就需要结构更为复杂、功能更为强大的信息 管理系统。同时组织的各种资源也逐渐丰富，有可能进行更为高级的信息化建 设。 因此，当组织在准备进行管理信息系统的丌发时，也应当根据组织的发展 状况、经营活动和管理活动对管理信息化的需求程度来确定所开发系统的功能 水平，并适当具备一定的前瞻性。 2 3 2 系统功能性与系统开发者技术水平的联系 不同的m i s 系统性能对系统开发者的要求也不相同。功能越强大，结构 越复杂，对开发者要求也严格。 m i s 系统的开发者应包含三种人员或角色，即业务人员，技术人员，项 目负责人。业务人员熟悉组织运作流程和管理机制，对系统做出功能需求分 析，并对己开发的系统进行评价。业务人员一般是组织内部人员。技术人员 则应掌握相关技术手段，根据功能需求选择合适的具体实现技术。随系统复 杂性增高，对技术人员的水平和能力的要求也相应提高。项目负责人负责系 统的整体设计、规划、协调与控制，是m i s 系统开发的关键人员，应同时具 一种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 备相关业务知识和技术知识，是复合型人材。其水平也应与系统功能相匹配。 当组织处于初级发展水平，建立的m i s 系统也比较初级时，也许组织内 部现有人员就可以兼任以上三种角色。当组织逐渐发展，所需要的系统也逐 渐复杂，组织会通过招募专业人员加入组织、聘请外部专业人员协助开发或 委托外部专业组织开发等方法补充更高水平开发者进入开发队伍( 见图 2 - 2 ) 。 开发人员专业 化程度 外部专业组织 外部专业人员 内韶专业人员 内部业务人员 系统开筮人j 瓠 低高 系统功能需求 图2 - 2m i s 的性能需求与开发人员专业化程度的关系 c h a a2 - 2r e l a t i o nb e t w e e nt h ef u n c t i o n a l i t yo f m i sa n dt h ep r o f e s s i o n a ll e v e lo f t h ed e v e l o p e r s 2 3 3 系统功能性与客户化程度的关系 几乎所有m l s 的开发都是在已有软件、系统和服务的基础之上，通过客 ，、化丌发工作，整合为满足组织个性需求的系统。客户化工作量与系统的功 能性有一定的相关性，即系统功能越强大，结构越复杂，所需要进行的客户 化工作量也越大。 而增加的客户化工作也意味着更大的开发难度、更多的资源投入、更长 的开发周期和更大的开发风险。因此创业型组织的开发丁作应尽量以现有软 件或服务来完成系统功能，减少客户化工作量，以降低开发难度和开发风险。 2 3 4 系统功能性与资源投入的关系 开发m i s 系统要投入各种资源，包括资金、人力、时间等等。而且不仅 一种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 系统的开发、建设需要资源投入，在系统的使用和维护、升级等方面也需要 耗费大量的资源。系统的功能越强大，所需要的资源投入也越多，且呈几何 级数增长。 对于资金本不充裕的创业型组织，尤其要充分考虑到系统开发所需要的 各种资源投入，以实际应用需求为导向，根据自身资源状况，量力而行，认 真规划投入预算，严格控制实际开支情况。切忌不切实际的大手笔，大投入， 盲目求新求全，以及缺乏计划性的推着干的模糊做法。 2 4 一种适合创业型组织的m i s 开发策略 通过分析组织与m i s 开发要素的关系针对创业型组织的结构特点和运营 特点，本文作者提出一种创业组织进行管理信息系统开发的策略组织一要 素分析法，简称组织分析法。这种策略以组织需求为导向，根据资源投入限度、 开发进度要求和开发人员技术水平等各方面因素，确定系统开发目标，分解组 织需求，利用现有通用软件和商业服务完成主要系统功能。可以使创业型组织 在具备基本的入员、资金条件下，在较短时间内开发出可满足自身需求的m i s 系统。 这种开发策略的主要内容为： 夺以组织现有人员作为主要系统开发者 夺在组织承受限度内投入资金、人力、时间等资源，避免添置大型软、 硬件系统，减少外部化开发工作 夺对系统功能的要求以组织需求为导向，从最迫切的业务需求和管理入 手 夺具体功能主要以通用软件和商业服务完成，丌发工作仅在于少量衔接 性客户化工作 夺以互联网内联网技术和数据库技术作为基本实现技术 经实际应用证明，这种开发策略比较适合创业型中小企业，可迅速、经济 地开发出基本满足其业务需求和管理需求的m 1 s 系统。 种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 3 应用组织分析法建立mis 的一个典型案例 3 1 背景介绍 商和信公司( 公司) 成立于1 9 9 9 年底，是一家专业从事医药行业咨询服务 的小型企业。目前该公司的主营业务是为其他医药生产企业在市场上进行药品 宣传推广工作。这些宣传推广工作由分布于北方九座城市中的1 6 位业务人员完 成，宣传的对象主要是各地临床单位的医生，也包括药剂师、药政专家和部分 患者。宣传的手段包括利用各种媒介进行药品介绍，到临床医疗单位举办药品 推广会，为临床医生直接提供药品信息等。并向生产企业反馈药品使用中的诸 如不良反应等问题。同时收集市场中相关产品的竞争情况，为生产企业的生产、 销售提供参考。这些工作由各地的员工完成基本数据和信息的收集工作，然后 传递回公司进行统一整理、分析。 由于公司所推广的药品都是其生产企业推广失败的品种，市场销量非常小， 甚至基本没有。因此双方开始合作时即同意今后所发生的该品种销售一律认定 为由该公司的推广工作所致，公司根据所推广药品的实际销售回款额按比例提 取咨询费作为营业收入。 该公司的现状完全具备创业型组织的特点： 夺规模小：公司共有医药宣传代表1 6 名，业务管理人员3 名，辅助 管理人员5 名，年营业额在二百万元左右，在同行业中亦属小型公 司： 今组织结构简单，呈扁平化：如图3 1 所示，公司目前只有一个业务 部门，二个辅助管理部门，结构非常简单，呈现扁平状。 夺业务经营“散”：首先公司开展业务的空间很分散，业务人员分布 于北方9 座不同城市中，在每人的目标医院分别开展业务，一。般单 独工作，其次工作的时间也不固定，晚上或公休日反而是开展业务 较多的时间，开展业务的时间也较分散；相应地公司对业务人员的 约束、管理、考核等也较为松散，主要依靠员工自我管理； 夺变化快：公司业务发展很快，2 0 0 1 年的营业收入较上一年增长二 倍以上：另一方面业务人员流动性也较大，已有5 名员工离开公司 由新员工接替，而管理人员也需要频繁地在各城市之间流动，管理 和指导员工工作： 夺资金紧张：虽然公司经营收入增长很快，但现金收入仍然处于较低 水平，而且由于外部竞争激烈，业务费用不断上涨，因此公司资金 始终非常紧张。公司儿位既是股东又是员工的管理人员只能不定期 地领取薪水，公司列非、【p 务性支出更是严格控制。 一种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 图3 1 商和信公司组织结构图 c h a r t3 - 1o r g a n i z a t i o no f s h a n g - h e - x i ni n c 3 2 公司信息管理特点分析 由于该公司业务以信息的收集、发布、整理、分析为主要内容，接受信息 的员工和宣传对象主要散布于不同地区，而他们又有不同级别和不同内容的信 息需求，另外对员工进行芽地的日常工作管理实质也是信息的交流和处理，所 以该公司的信息管理有一些独特之处。分析其具体情况，公司的信息管理有以 下特点： 冷需要频繁地进行异地远程信息交流； 夺信息交流的对象不仅有公司内部员工也有外部相关人员，他们所需 要的信息从层次到内容都不相同； 夺信息交流从内容区分包括业务信息和管理信息，从受众范围区分包 括公开信息和内部信息； 3 。3 原有信息管理方式及其缺陷 公司原有各类信息传递和管理使用纸质载体居多，如对外提供的各式药品 宣传资料、医药信息、临床动态，对内使用的工作汇报、费用审批、规章制度 等等。公司的信启、管理主要是对这些纸质文件的管理，如员工对于重要的个人 种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 财务信息一般复印留存备份记录，总部对于汇总上来的各类信息进行分类处理， 财务数据交由财务人员处理入帐；市场信息和医生反馈意见由负责市场信息工 作的人员集中处理，一般输入电脑储存、分析同时也要保存原件；员工工作报 告、工作记录、各地业务进展情况由业务统计人员录入数据库保存。 公司内部进行信息交流的方式主要有： 夺电话：用于随时口头联系，适于不需要留存记录的简短信息沟通， 常用但传递信息量有限： 夺传真：传递比较紧急、比较重要的文件如费用申请与批复等，每周 的工作计划、总结也使用传真上报； 夺信件邮递：对于不太紧急或数量较大的文件、资料一般由邮局寄送。 是信息交流的主要方式。 这种信息管理和交流的方式存在许多问题，比如， 夺时效性差，难以保持信息的及时性和统一性。 由于邮政寄送不太方便，公司将制作的各式宣传资料一次性发 给各地员工，当对这些资料进行更新时员工手中往往尚有没有发送 完毕的剩余资料，由于医药信息更新的速度较快，久而久之使得各 地使用的资料难以保持统一性和一致性，甚至同一地区不同员工所 使用的资料也不尽相同。这使得公司进行的市场宣传工作受到一定 的影响。这种情况也发生在公司发给员工各项规章制度上。 夺信息的精确度不稳定。 口头交谈的歧义与口误，传真文i 牛的模糊，手写文件的笔误都 使得纸质信息难以保征其精确度。而通常外部反馈回公司的信息都 要再次手工输入到计算机中进行统一处理和保存，这既增加工作量 也增加了信息被录入错误的可能。 夺数据利用率低，处理劳动量大。 由于各类信息分别由不同部门利用不同管理平台汇总处理，当 公司领导决策要求信息支持时，各部门按要求统计各自数据，汇总 后交由领导参考，当领导需要改变数据统计的期间、对比方式时， 各部门要再做一次类似工作，增加工作量，正是这种局限，使得己 掌握数据往往不能被充分利用。 夺信息传递和处理的费用高。 随着公司业务的不断开展，用于文件、资料传递和处理的费用 逐渐增长，以2 0 0 0 年5 月各项目相关费用为例，( 见表3 1 ) 种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 衷3 - i2 0 0 0 年5 月商和信公司信息业务费用 t a b l e3 - 1t h ei n f o r m a t i o nm a n a g e m e n te x p e n d i t u r e so f m a y2 0 0 0 蹩! 篙戮 ：i ；* i 日，z ”： o 删：， ，；篇1 ：1 “， 。黼曲i * - 1 总部电话费( 含传真费、手机费) 8 2 7 5 0 2 总部邮寄费 3 3 1 6 0 3 员上通讯费( 含传真费、手机费) 3 5 2 4 】9 4 员工邮寄费 4 0 75 0 5 各类宣传资料制作费 8 5 0 0 合计 13 5 9 0 7 9 上述费用尚未计入人工费和办公设备损耗费，但一万三千余元的费用己占 到当月公司营业费用的2 0 以上。 公司信息管理中存在的各种问题，使得公司开始考虑建设一套能进行异地 信息交流、信息综合利用、改善信息处理状况的管理信息系统。在2 0 0 0 年5 月公司申请互联网域名时，同时开始了系统的规划设计工作。通过调查研究， 结合公司实际情况，选择组织一要素分析法作为系统开发指导策略。随后经过 大约三个月的开发工作，系统初步建设完毕。 本文作者作为主要开发人员，参与了此系统的全部设计、实施过程。对于 组织分析法的实际应用效果有着切身体会。 3 4m i s 系统规划与总体设计 由于公司处于创办初期，业务规模较小，对信息管理的需求也较为简单。 构建的m i s 只需具备以下几项功能： 夺大规模的信息发布： 系统必须能够使碍快速灵活的大范围信息发布成为可能，且费用 经济。 公司需对临床医生等药品信息受众不断发布药品的各种资料，包 括药理、药效、临床试验数据，适应症、禁忌症和配伍禁忌、毒副作 用及处理等信息。这些信息刈f 药品的推r 。和临床应用至关重要，且 需经常补充、更新和修改。另外公司内部的工作管理制度如考勤制度、 财务制度和各种通知等等也要发布给各地员工，m i s 系统也应包括这 部分信息的发布。 夺方便快捷的信息收集： 在业务开展过程中各地员工收集了很多非常有价值的信息要汇总 一种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 于公司进行集中分析处理。一些临床医生和专家对药品应用中产生的 各种问题也需要迅速方便地与公司进行沟通，m i s 系统应该能够为不 同地区的不同人员提供一个方便快捷的与公司进行信息沟通的渠道， 使得市场上各种信息能够有效而经济地被汇集到公司。 夺基本的信息贮存、整理与分析：对于系统所收集的反映公司运营状况、 员工工作情况、市场竞争状况的各种数据，系统应能进行基本的整理 与分析，并可及时提供动态的查询数据，为管理者决策服务。 夺远程信息查询： 公司员工、各级业务主管以及管理层领导都需要经常地对公司所 掌握的信息进行查询、参考以辅助工作和决策。这要求系统可提供本 地查询功能和远程查询，同时保证数据和信息的安全性。 根据以上需求，该m i s 系统实际上就是具有一定网络功能的数据库系统。 该系统将所有收集的信息汇总后做出基本分析，为不同使用者分配不同的信息 查询权限，并根据其权限提供相应层次的查询内容。图3 2 为系统功能示意图。 管蓄1璺 誉、 圆璺 晨 星= 钐璺、0 o h 郁谢苗考l ， 一一一，7 o d m “p i l 接 圜囹 & 邑 h t 讨目控制 3 4 1 系统性能定位 图3 - 2 齑和信公司m i s 结构图 c h a r t3 - 2c o n f i g u r a t i o no f m i s 由于系统功能较为简单，所处理的数据量较小( 每月新增数据几十k ) ， 通过网络进行的信息查询量也不多，所以对系统性能性、安全性、技术先进 性的要求并不高。只需具备最基本的数据库功能和网络通信功能即。，l 而市 一种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 场中已有各种通用商业化软件可分别实现这些功能。 3 4 2 开发资源投入预算 根据系统的功能需求和性能要求，并且考虑公司紧张的财务状况，公司 决定最大限度地节约系统开发费用，减少开发投入。经初期估算，系统的资 金预算额度为五千元，开发时间为不超过三个月。 3 。4 3 确定开发人员 系统较低的性能需求，尤其是非常低的投入预算水平使得外部专业单位开 发系统既不必要也不可能。公司只能在内部寻求合适的开发人员。公司虽然没 有专业i t 人员，但本文作者对w i n d o w s 操作系统和0 f f i c e 办公软件有一定的 应用经验，具备基本的数据库、互联网知识，掌握简单的b a s i c 编程技巧，是 公司计算机水平较高者。在参考相关技术资料后本文作者认为有可能在费用预 算和开发时限内独立完成这项较为简单的m i s 构建工作。 3 5m i s 系统开发过程 本套系统的开发工作可分为四部分：数据库开发，局域网应用，i n t e m e t 和i n t r a n e t 应用。各部分的开发过程分别介绍如下。 3 5 1 数据库开发 3 5 1 1 数据库软件简介 微软公司的关系生数据库产品a c c e s s 是p c 和小型网络上带用的数掘库 软件副l j “。该软件采用可视化操作界面，配备完备多样的数据库生成向导， 易学易用，所具备的功能足以应对个人或小型公司这样级别的用户需求。而 且由于与w o r d 、e x c e l 一样同属o f f i c e 办公套件，不仅界面风格相似，相互 之间数据共享也方便快捷，与操作系统的配合也十分稳定可靠。 a c c e s s 中以表的形式存储数据。每张表是一组相同类型数据的集合，列 种适用于创业型组织的m i s 开发策略及实例分析 为字段，行记录数据。表与表之间可以相互引用、关联，逻辑关系明确，对 数据的贮存和管理清晰、简便。 a c c e s s 数据库中以查询的方式对数据进行筛选、分析或更新。由于使用 g u i 图形操作界面，非常容易使用。而且还具备s o l 高级查询功能，以实现 更为复杂的数据分析要求。 窗体和报表是用来输入数据和输出数据的工具。利用编制相应的v b 代 码，可大大增强窗体和报表的功能，增加数据输入的效率和准确性，增强数 据输出功能。 另外此软件具备方便的网络应用功能。通过o d b c ( o p e nd a t a b a s e c o n n e c t i v i t y 一开放数据库连接) ，其他应用如w e b 站点可以安全快捷地调用 a c c e s s 数据库，对数据进行查询、更新等操作。 a c c e s s 的这些特点，使得它在中小型数量级的数据库中应用非常广泛， 有大量的书籍和资料可供参考，基于这些原因公司在实际工作中已经使用这 个软件管理一些业务数据，具备一定使用经验。 数据库的窗体、表、查询、报表四部分功能分别对应着数据的输入、贮 存、查询和输出。其中表的设计是数据文件的核心部分，它决定了数据的存 在方式和相互关系。 3 5 1 2表的设计 系统数据库中所保存的数据分为三部分：员工记录，客户记录，市场记 录。员工记录中包括员工日常工作记录、费用记录和计划与总结记录等；客 户记录处理的是药品推广对象一重点临床医生( v i p ) 的各种信息，包括拜访 医生的情况和医生反馈的用药情况；市场记录包括市场销量、竞争产品情况 等。由于拜访医生、调查市场这些工作都由业务人员完成，所以数据库以各 员工为基本单位来记录这三部分数据。 数据库中主要表的清单如表3 2 所示： 种适用于创业型组织的m i s 开发镱略及实例分析 表3 - 2 数据库文件中的主要表明细 t a b l e3 - 2l i s to f t a b l e si nt h ed a t a b l s e l 。嗣渴暖 誊茹。撇嚣麓籀铲：冀囊i j 譬鬻蠢鬟楚j ! ! j 挚援蠢瓣田驾蠢v ：一o ? 系统p a s s w o r d访问系统的用户名、口令和访问权限等 表医药代表员工的基本个人情况 n表工作城市开展业务的城市、地区 贝 表周总结每周员工所交工作总结 工 表月计划每月员工所做工作计划 记 录 表月总结每月员工的工作总结 表费用月报告每月员工费用报告 表费用明细费异5 报告中明细数据 客表目标医院开展药品推广工作的医院 户表v i p重点推广医生的基本情况 记表v i p 拜访记录员工拜访医生记录 录 表v i p 信息记录医生反馈信息 市表商业公司各地经销