（工商管理专业论文）中远集装箱运输有限公司应收账款管理.pdf

0 0 s m 0 7 9 魏晓波中远集装箱运输有限公司应收账款管理 摘要 ，7 中远集运是一家规模在世界上位居前列的国际集装箱运输企业。对 于t # 遍集运而言，应收账款主要是指给客户提供集装箱运输业务时，应 向客户收取的运费。中远集运的应收账款有规模庞大、客户众多、以美 元收账、没有专门的应收账款管理支持系统等特点，管理难度非常大。 一直以来，中远集运的应收账款都存在账面余额巨大，发生时间长的问 题，一方面严重影响了公司资金的周转，另一方面，也存在极大的坏账 弋 风险。 j 本文对中远集运在应收账款管理中存在的问题进行了剖析，阐述了 如何以计算机信息系统为辅助手段，通过对中远集运的业务流程重组， 加强中远集运的信用管理，解决目前中远集运应收账款管理中存在的问 题，建立健全中远集运的应收账款管理体系。 计算机信息技术的发展，为跨国公司的现代化管理提供了有力的支 持手段。对于中远集运这样一个有全球业务的大型公司而言，利用计算 机信息系统进行应收账款管理是必须而迫切的。本文阐述了如何通过计 算机信息系统在中远集运实现应收账款全过程管理。 f 西方国家的企业一般在内部都建立了一套完善、系统的信用管理制 度。正是通过信用管理，才使西方企业能够在最大限度实现销售的同时， 又保证了应收账款的按时收取和极低的坏账率。信用管理一般分为事 前、事中和事后管理三个部分，包括事前的客户资料收取和客户信用评 价、事中的债权保障和事后的账款回收。本文提出了如何在中远集运实 行信用管理的模式。 组织改造是现代管理理论的发展。为适应业务的需要，跨国公司必 须对组织机构进行相应改造。本文对中远集运如何改进业务流程，建立 新的应收账款收款组织提出了建议。 另外，本文还提出了利用出售应收账款或以应收账款抵押来加速资 金回笼的思路。l - - 关键词：应收账款信用管理信息系统算甓，西选9 荔 0 0 s m 0 7 9 魏晓波中远集装箱运输有限公司应收账款管理 a b s t r a c t c o s c o ni sa l li n t e r n a t i o n a lc o n t a i n e rs h i p p i n gc o m p a n y ，i tp r o p o r t i o nl i s t i n gt o p i nt h ew o r l d ，a c c o u n tr e c e i v a b l er e f e r st os e af r e i g h tr e c e i v e df r o mc u s t o m e r sb y p r o v i d i n gc o n t a i n e rt r a n s p o r ts e r v i c ef o rt h e m a sc o s c o n sa c c o u n tr e c e i v a b l eh a s c h a r a c t e r so fl a r g ep r o p o r t i o n ，n u m e r o u sc u s t o m e r s ，r e c e i v i n ga c c o u n tb yu sd o l l a r s ，a n d l a c ko f m a n a g e m e n ts u p p o r ts y s t e m ，i t sm u c hh a r dt om a n a g e f o rl o n gp e r i o d s ，t h e p r o b l e mo fl a r g eb a l a n c e ，a n dl o n gp r o c e s s i o ni na c c o u n tr e c e i v a b l es e v e r e l yi n f e c t e d t h ec o m p a n y sc u r r e n c yc i r c u l a t i o n a n dt h eb i gr i s ko fl o s so c c u r r e da sw e l l t h ep a p e ra n a l y z e st h ee x i s t i n gp r o b l e mi nr e c e i v a b l em a n a g e m e n to fc o s c o n ， a n ds h o w sh o wt os o l v et h ec u r r e n tp r o b l e ma n ds e tu pac o m p l e t ea c c o u n tr e c e i v a b l e s y s t e mi nc o s c o nm a n a g e m e n tb yt h ea s s i s t a n tw a yo f c o m p u t e ri n f o r m a t i o ns y s t e m r e c o n s t r u c t i n gc o s c o n sb u s i n e s sp r o c e d u r ea n ds t r e n g t h e n i n gi t sc r e d i tm a n a g e m e n t t h ed e v e l o p m e n to f c o m p u t e ri n f o r m a t i o nt e c h n o l o g yp r o v i d e se f f e c t i v es u p p o r t f o rm o d e mm a n a g e m e n to fm u l t i n a t i o n a lc o m p a n i e s f o rag l o b a lc o m p a n ya sc o s c o n i ti su r g e n tt om a n a g er e c e i v a b l eb yu t i l i z i n gc o m p u t e ri n f o r m a t i o ns y s t e m t h ep a p e r e x p o u n dh o w t or o u n d l ym a n a g er e c e i v a b l eb yc o m p u t e ri n f o r m a t i o ns y s t e m i nm o s tw e s t e r nc o m p a n i e s i ti se s t a b l i s h e dac o m p l e t e & s y s t e m a t i cc r e d i t m a n a g e m e n ts y s t e m ，t h r o u g hw h i c ht h e s ec o m p a n i e sr e c e i v ee x c e l l e n ta t l q u a it u r n o v e r ， a n d ，a tt h es a m et i m e ，k e e pl o wb a dd e b t s c r e d i tm a n a g e m e n ti sd i v i d e di n t op r e s t a g e ， i n b e t w e e m s t a g ea n dp o s t s t a g e ，i n c l u d i n gt h ei n f o r m a t i o na b o u t ac u s t o m e ra sw e l la si t s c r e d i ts t a t u s ，p l e d g e ，a n dc o l l e c t i o n t h i sp a p e rp u t sf o r w a r dam o d e lo f c r e d i t m a n a g e m e n ti nc o s c o n a d m i n i s t r a t i v er e f o r mi sr e q u i r e di nt h ed e v e l o p m e n to fl a t e s tt h e o r i e s t oa d o p t i t s e l f t oi n c r e a s eo f b u s i n e s sv a l u e t h e r e f o r et h e s er e f o r mq u i t en e c e s s a r ys u g g e s t i o n s a r ea l s om a d ei nt h i sp a p e rc o n c e m i n gt h ei m p r o v e m e n ti nb u s i n e s sf l o wp r o c e s sa n d e s t a b l i s h m e n to fs p e c i a ld e p a r t m e n tr e s p o n s i b l ef o rc o l l e c t i o no fr e c e i v a b l e i na d d i t i o n ，t h ep a p e rg i v et h ei d e at a k i n gb a c kf u n dq u i c k l yb ys e l lo rm o r t a g e r e c e i v a b l e k e yw o r d s ： a c c o u n tr e c e i v a b l e c r e d i tm a n a g e m e n t i n f o r m a t i o ns y s t e m 0 0 s m 0 7 9 魏晓波中远集装箱运输有限公司应收账款管理 l中远集装箱运输有限公司简介 1 1 中远集团和中远集装箱运输有限公司简介 中远集装箱运输有限公司( 以下简称“中远集运”) 隶属于中远集 团。中远集团是一家有4 0 年发展历史，拥有控股公司1 ，0 0 0 余家、全 球约8 0 ，0 0 0 名员工的特大型企业集团。目前，中远集团拥有和经营着 5 0 0 余艘现代化商船，包括集装箱船、干散货船、杂货船、客货船、特 种运输船和油轮等，共计2 l0 0 万载重吨，航行于世界l5 0 多个国家和 地区的l2 0 0 多个港口，规模居世界前列。 中远集团以航运主业为基础，电子信息为手段，整合船舶代理、海 上燃物料供应、陆地货运、航空货运代理和电子商务等航运相关产业的 雄厚力量，正在由传统的远洋运输企业转变为一个以国际航运为依托的 新型跨国综合物流企业。同时，还广泛涉足于房地产、工业、国际贸易、 金融、旅游、国际劳务输出等陆上产业。 中远集运是中远集团所属专门从事集装箱运输的大型企业，是中远 集团的紧密型骨干企业之一。经营范围主要有国际、国内海上集装箱运 输、接受订舱、船舶租赁、船舶买卖、船舶物料、备件、伙食、燃油的 供应，与海运有关的其他业务以及陆上产业，国内沿海货物运输及船舶 代理，通讯业务，船员劳务外派业务，仓储及货物多式联运。 中远集运的效益情况和资金状况对中远集团的整体效益和资金状 况有着非常大的影响。中远集运的组织结构见图1 1 。 o o s m 0 7 9 魏晓波 中远集装箱运输有限公司应收账款管理 总缀理党委书记 图1 1 中远集运组织结构图 1 2 国际集装箱运输业务概况 集装箱运输是实现全部机械化作业的高效率的运输方式，将不同形 状、尺寸的件杂货装入具有标准规格的集装箱内，使作为运输、装卸、 搬运、对象的大小不一、形状各异的件杂货实现标准化。这样就为实现 高效的机械作业创造了必要的条件。 由于集装箱运输高效、运输质量好、费用低、便于开展多式联运的 特点，自1 9 6 6 年美国海陆运输公司以经过改装能载运2 2 6 个3 5 英尺集 装箱的全集装箱船投入北大西洋航线以来，以集装箱进行货物运输，已 成为国际班轮航线上占有支配地位的运输形式。 1 。3 中远集运集装箱业务概况 1 9 9 3 年12 月，中远集团成立集装箱运输总部，将原分属上海、广 州、天津三家远洋公司的集装箱船队进行集中经营。19 9 7 年底，集装箱 运输总部搬迁至上海，与上海远洋运输公司合二为一，成立中远集装箱 运输有限公司。 0 0 s m 0 7 9 魏晓波中远集装箱运输有限公司应收账款管理 中远集运目前拥有l2 0 艘标准箱位集装箱船，总箱位逾2 3 万标准 箱；其中9 艘5 4 0 0 标准箱位超巴拿马型全集装箱船是当今世界最先进 的船舶。年箱运量达到4 0 0 万标准箱。运力排名世界前列，箱运份额约 d 1 全球总额的4 2 ；国内排名第一，箱运份额占8 。开辟2 0 多条全球 运输主干航线，船舶挂靠世界上10 0 多个重要港口。集装箱运输业务遍 及全球，其影响力辐射至五大洲各交通枢纽和经济热点地区，在全球拥 有l0 0 0 多个代理分支机构，并已形成网络。在中国本土，拥有货运机 构3 0 0 多个，覆盖全国铁路枢纽、公路网站、国际空港和沿海主要口岸， 形成以大连、天津、青岛、上海、广州、西安、武汉等地区为支点，连 接各主要交通城市的联运网络和运输服务系统。在境外，中远集运不断 加强多式联运服务业务，网点遍及欧、美、亚、非、澳五大洲，做到了 全方位、全天候的”无障碍”服务。 中远集运全球服务网络见图1 2 。 图1 2中远集运全球航线图 3 0 0 s m 0 7 9 魏晓波中远集装箱运输有限公司应收账款管理 2 中远集运目前应收账款管理状况 2 。1 集装箱运输业务的运费介绍 对于集装箱运输企业来说，销售的是集装箱运输服务，获取的是运 费。下面简要介绍集装箱货物运费的基本结构及其支付方式和支付币 科l 。 2 1 1 集装箱货物运费的基本结构 在集装箱运输中，由于货物的交接方式和地点与传统海上运输有所 不同，使海上承运人负责的运输区间从海上延伸到陆上。因此，海上承 运人向托运人收取的运输费用中除海上运输费用及港口有关作业的费 用外，还要根据不同情况，包括某一区间的陆上运输费，以及与集装箱 的装箱、拆箱作业有关的各项费用。 因集装箱运输的全过程可分为发货地内陆运输；装运港港区运输及 作业：海上运输；卸货港港区运输及作业；收货地内陆运输等五个区段 的运输及作业。所以，在集装箱运输的全过程中，特别是在国际多式联 运的情况下，不仅存在由谁负责内陆运输的问题，而且还有整箱货托运 和拼箱货托运之分，因而使集装箱运输的费用结构和分担较为复杂。按 照不同的交接方式，集装箱运输承运人应收取的费用也不相同。下表分 别列出在不同交接方式下承运人收取的费用结构。 表2 i 集装箱运输中不同交接方式承运收取的费用结构 发货地 海上运输收货地 i 交接方式 abcdedcba d o o r t o d o o rxxx xx d o o r t o c f sxx x xx d o o r t o c yxxxxx c 1 1 s t o d o o rxxx xx c i ? s t o c f sxxxxx c i ：s t o c yxxx xx c y t o d o o rxxx xx c y t o c f sxxxx x c y t o c yxxxxx 注：a = 内陆运费 a - 0 0 s m 0 7 9 魏晓波中远集装箱运输有限公司应收账款管理 b = 装卸港集装箱货运站装拆箱费 c = 装卸港集装箱作业区码头般搬运费 d s 装卸车费、即需要使用港区机械将集装箱从接运车卸下或装上时 e = 海运运费。 通常，承运人把应收取的运费分为基本运费和附加费两部分。基本 运费是对任何一种货物都要计收的运费；附加运费则是视不同情况而加 收的运费。附加运费可以按箱加收若干计收，也可按基本运费的一定比 例计收。 主要的附加运费有： 超重附加费；超长附加费；转船附加费；港口附加费；燃油附加费： 选卸( 港) 附加费；改港费：港1 ：3 拥挤附加费；币值附加费等等。 2 1 2 运费的支付及计费的币种 按照支付运费的时间来划分，运费可分为预付运费和到付运费。 预付运费是指在签发提单前即须支付全部运费；到付运费则须等待 货物运到目的港目的地交付货物前付清运费。 所谓计费的币种是指费率表中用以表示费率的货币种类。目前，国 际集装箱运输绝大部分以美元标价，少数以货物装船地通用的货币标价 ( 如从澳大利皿出口的使用澳大利亚元) 。而一些附加费多以费用收取 地的通用货币标价。另外，内贸集装箱运输以人民币标价。 在以外国货币计价的情况下，汇率的变动直接影响着公司的收入。 所以，在提单中不但要记明运费支付时间( 预付或到付) 和支付运费的 地点，而且要规定应该哪一天来计算运费。通常都规定，在运费预付的 情况下，运费按签发提单当天的汇率计算；而在运费到付的情况下，则 按船舶抵达卸货港当天的汇率计算。 2 2 中远集运的应收账款管理 2 2 1 中远集运的应收账款管理范畴 应收账款主要是指企业在销售商品、提供劳务等业务时应向客户收 取的期限在一个营业周期内的货款及代垫款项。应收账款的管理是现代 营销管理的重要组成部分，管理好应收账款，有利于加快企业资金周转， 提高资金使用效率，也有利于防范经营风险，维护投资者利益促进经 济效益的提高。 企业发生应收账款的原因，主要有以下两种： 0 0 s m 0 7 9 魏晓波中远集装箱运输有限公司应收账款管理 第一，商业竞争。这是发生应收账款的主要原因。市场经济的竞争 机制作用迫使企业以各种手段扩大销售。除了依靠产品质量、价格、售 后服务、广告等外，赊销也是扩大销售的手段之一。相同条件下，赊销 产品的销售量将大于现金销售产品的销售量。出于扩大销售的竞争需 要，企业不得不以赊销或其他优惠方式招揽顾客，由此引起的应收账款， 是一种商业信用。 第二，销售和收款的时间差。销售的时间和收款的时间经常不一致， 这也导致了应收账款。因为款项结算需要中间环节和时间。结算手段越 落后，结算所需时间越长，销售企业只能承认这种现实并承担由此引起 的资金垫支。 对于中远集运而言，应收账款主要是指给客户提供集装箱运输业务 时，应向客户收取的运费。中远集运收取运费有两种方式。一种是中远 集运直接向一些比较大的货主收取运费，在这种情况下一般给予货主一 定的信用期。另一种是中远集运委托代理向货主收取运费，在这种情况 下中远集运给予代理一定的信用期，并要求代理对运费收取负担完全责 任。 中远集运的应收账款有以下几个特点： a ) 中远集运所有的运费收取都通过应收账款管理，应收账款的规模 庞大； b ) 运费单证量大，传递慢，更改多。 c ) 客户和代理遍及全球，数量众多。 d ) 运费币种主要是美元，但同时涉及其他几十种币种。中远集运在 运费收取时必须关心汇率的变化，并考虑到各国的外汇管理制度。 e ) 没有专门的应收账款管理支持系统。 正是因为以上原因，中远集运的运费管理难度非常大。一直以来， 中远集运的应收账款都存在账面余额巨大，发生时问长的问题，一方面 严重影响了公司资金的周转，另一方面，也存在极大的坏账风险。 中远集运的应收账款平均余额达数十亿元人民币，因此，中远集运 对应收账款的管理必须是全方位的。基本上可以认为中远集运对于应收 账款的管理，分为事前、事中和事后三个部分。事前包括信用政策的制 订，客户管理，运价管理，事中包括单证管理、日常收款管理和账务处 理，事后包括逾期应收账款的催收。 目前，运价管理、单证管理在中远集运应收账款管理工作中占较大 的比重。 0 0 s m 0 7 9 魏晓波 中远集装箱运输有限公司应收账款管理 2 2 2 中远集运的客户管理 中远集运总部销售部门重点管理大客户( 大货主和大货代) ，包括 维护客户名称，地址，联系人，箱量，运价信息等等。1 3 岸代理负责管 理一般客户。 对于中远集运财务部门而言，其狭义的客户定义仅指有直接运费结 算关系的大客户，大货代，和口岸代理。管理依据是双方签订的合同。 中远集运执行“见款放单、付款放货”及“代理负责制”的原则。 除部份大客户和大货代外，其他客户一般没有信用额度，因此要求口岸 代理在运费预付的情况下要收到运费后才能将提单交给货物托运人，在 运费到付情况下要收到运费后才能把货交给收货人。对于大客户和大货 代，中远集运根据情况给予一定的信用期。对于所有的1 3 岸代理，中远 集运给予统一的信用期。 2 2 3 中远集运的运价管理 中远集运目前所使用的是中国远洋运输集团第一号运价表( 以 下简称“一号本”) 和中国远洋运输公司美国航线第l7 号运价表( 以 下简称“l7 号本”) 。 一号本采用按航线拟定运价的办法，即在每航线上选择若干个经常 停靠的港口作为基本港口，综合这些基本港口的情况，拟定出该航线的 平均运价水平，只要商品的等级相同，运往该航线上的任何一个基本港 口的运价都一样。如果运往基本港口以外的其他港口，除按该航线基本 港口的运价计收基本运费，还要根据规定的附加费率加收附加费。在一 号本中列出了各集装箱航线不同等级商品及集装箱箱型的费率。 17 号本是向美国联邦海事委员会( f m c ) 登记的运价表，只适用于 我国去美国东、西岸和一些内陆地点的运输。 中远集运运价管理的模式是三级运价管理模式，即分决策层、管理 层、操作层。运价分为4 种形式，即公布价、合同价、底价、特价。决 策层由中远集运领导和市场部组成，负责制定运价政策和策略，进行运 价宏观管理，制定中远集运公布价，制定和调整中远集运各航线底价： 管理层由中远集运总部销售人员、海内外各区域部领导、海内外各区域 销售部门或口岸运价管理小组组成，负责对授权范围内合同价和特价的 审定；操作层由各口岸销售人员组成，负责按照中远集运公布价或海内 外各区域部、口岸运价管理小组根据中远集运的授权范围制定的对外报 价，揽取货物。 0 0 s m 0 7 9 魏晓波中远集装箱运输有限公司应收账款管理 2 2 4 中远集运的单证管理 运费舱单由中远集运在装港的代理制作，然后由装港代理通过e d i 方式传送给中远集运在卸港的代理和中远集运总部，作为卸港代理向货 主收取到付运费的依据。它也是中远集运总部目前向代理计收运费的依 据。 装港制单代理负责按照中远集运运价结构，即总部对外公布的全程 海运费、公共支线运费、国内外内陆转运费和装卸港有关的附加费，如 实、分段地在舱单上显示。舱单上显示的海运费，是代理佣金扣收的唯 一基准。第三地支付的运费，在舱单中详细标示费用的支付地和付款人 的联系方式、详细名称和地址。 订舱人负责将与货物运输有关的特价、协议价的书面证明在订舱 前，提交给装港制单代理；装港代理根据中远集运总部及有运价管理权 限的区域部在其权限范围内确认的特价，缮制运费舱单，并核查该特价 及协议运价是否有效。有效的特价及协议运价，应按特价制单和收取运 费；无特价的，应按公布运价制单及收取运费；代理保留所有特殊运价 确认的书面资料，以备查核。对于所有特价货物，代理在制单时在运费 舱单上注明特价编号，并注意核对是否收到订舱单位的装船通知。 运费舱单通过e d i 方式传至中远集运总部后，有关该运费舱单上货 物的任何特价申请，必须有中远集运销售部和财务部的会签意见后生 效：向财务部申请更改舱单运费时，必须把总部的特价确认附上。其它 内容的更改，由有关职能部门另行规定。对于不符合规定的运费舱单更 正，总部不予接受：付费单位必须按原舱单运费和总部财务结算。 中远集运总部及其它有关运费审核部门，按中远集运总部下发的特 殊运价通知书和其它书面特价确认的内容，审核装港代理制作的运费舱 单；如中远集运实际收到的运费与舱单运费不一致，其差额由装港代理 向中远集运补齐。与中远集运直接结算的单位，如汇来的运费与舱单运 费不一致，其差额由运费结算单位补齐。 2 2 5 中远集运应收账款的收取 中远集运财务部门负责向部份大客户、大货代和口岸代理收取运 费。 为减轻中远集运总部财务的工作负担，便于管理，中远集运总部尽 量减少直接结算的客户，仅直接向少数货主和货代收取运费。其他货主 的运费都是通过中远集运的口岸代理收取，中远集运再向这些口岸代理 8 0 0 s m 0 7 9 魏晓波中远集装箱运输有限公司应收账敖管理 收取运费。 中远集运的海外代理大部分是中远集团在海外成立的独资或合资 公司，另外还有少数的外资代理公司。它们根据与中远集运签订的代理 合同，负责收取当地的出口预付运费和进口到付运费，以及货主指定在 当地支付的运费。 为便于资金的统一调度，提高资金使用效率，中远集团将集团所属 所有海外资金进行统一管理。中远集运在海外的运费资金在进入代理的 银行账户后，如果所在国外汇管理和银行网络能够支持外汇即时转移支 付，则通过集团建立的集中收款系统，当天即转移到集团的统一账户中。 如果所在国外汇管制，或者银行无能力支付，则代理与中远集团商议其 他措施。因此对于中远集运的海外运费而言，其应收账款的对象即指向 了集团，转为集团内部往来。海外代理每月定期向中远集运寄送运费清 单供中远集运财务部门清账。中远集运每月与集团核对资金账。 中远集运在国内的代理大部分是中远集运中国部所属的各地分部 ( 独立法人，外部名称是船务代理公司，内部简称“口岸中货”，由中 远集团所属各远洋公司、外轮代理公司负责集装箱揽货业务的货运公司 薰组而成) ，另外部分是中远物流有限公司( 原中国外轮代理总公司) 所属的各外轮代理公司( 简称“外代”) 。它们根据与中远集运签订的代 理合同，负责收取当地的出口预付运费和进口到付运费，以及货主指定 在当地支付的运费。 国内口岸代理在收到货主的运费后，根据中远集运规定的统一的信 用期，通过电汇方式，向中远集运付款，并随附运费清单供中远集运财 务部门清账。 中远集运对应收账款，要求及时联系客户催收，挂账过久时，要求 派遣人员向对方洽收，屡次催收无着的，要求采取必要措施，直至进行 法律诉追。 2 2 6 中远集运的应收账款评价体系 中远集运通过以下一些指标进行应收账款评价： 账龄分析法：中远集运根据客户( 大客户、大货代、口岸) 欠费时 间，分为以下几个期间进行考核和分析：3 0 天内、3 0 天至6 0 天、6 0 天至9 0 天、9 0 天至1 年、1 至3 年、3 年以上。对欠费超过3 0 天的进 行积极催收。 运费回收率指标：根据应收账款余额除以当年运费总额，得出中远 集运针对某一客户的运费回收率。 0 0 s m 0 7 9 魏晓波 中远集装箱运输有限公司应收账款管理 应收账款单月平均值：指最近四个月针对某客户的应收账款平均发 生额。反映客户在一般状态下每月的应收账款发生额。 欠付倍数：根据应收账款余额除以应收账款单月平均值，得出欠付 倍数。此指标反映以月为单位的客户应收账款的回收期。 本月收回金额：指当月客户的付款金额。反映近期客户的付费情况。 付至月份：指客户已付清运费的月份。 运费的催收：中远集运财务部门根据以上指标对客户欠费情况进行 评价，对账龄长、回收率低、欠付倍数大的客户进行重点关注，采用打 电话、登门拜访、行政命令等方式进行运费催收，对拖延时间长的久， 采取扣付佣金、停止代理权的手段。对于久拖不决的，由公司法律部门 出面与对方交涉。 0 0 s m 0 7 9 魏晓波 中远集装箱运输有限公司应收账款管理 3 中远集运目前运费管理中存在的问题 中远集运的管理制度应该说是比较完善的。早在九十年代初，上海 远洋运输公司就获得了上海市管理领域的金奖。在九十年代末，中远集 运又通过了i s 0 9 0 0 2 验证。对于中远集运的各职能部门、各相关责任人 员的职责，在中远集运的规章制度中都有完善的规定。也正因为如此， 中远集运的运费管理虽然涉及单位多，人员多，数量大，地理范围广( 遍 及全球) ，但仍运转有序。 但是，集装箱运输因为其能实现门到门运输的特点而成为现代物流 的雏型，其涉及的有关方面是非常多而复杂的。 对于传统海上运输如散货运输而言，一般说来一个航次只涉及到几 个客户，最多十几个客户，没有中转或很少中转，运费往往由船公司直 接收取，显得比较简单。但集装箱运输由于其便于运输、中转的特点， 一个船上的货物可能涉及到数千个客户，货物中转数次，货物到达地可 能是数十个国家。中远集运不仅是海上段的集装箱承运人，而且往往作 为多式联运的承运人。因此运费管理的复杂度也因此增加。 一方面，中远作为中国的国际集装箱运输的先行者和骨干力量，在 国内没有或是很少有可借鉴的经验是在探索中积累经验前行。另一方 面，相对于集装箱运输的高效、复杂的特点而言，中远的技术手段还显 得支持不够，作为中远集运总部或其全球代理，往往得不到及时、准确 的运费信息，这一点已成为中远集运运费及应收账款管理的瓶颈。因此， 中远集运在时刻考虑如何提升其技术手段，建立、完善其全球运费管理 网络体系。 下面对目前中远集运目前应收账款管理所存在问题进行剖析： 3 1 没有一套完善的应收账款管理体系 公司的销售政策、信用管理、客户管理、收款管理和应收账款的追 收等环节，各自为政，没有形成一个有机的整体，因此在进行管理相互 之间无法参照，造成管理的脱节。 3 2 销售政策考虑不全面 在制订销售政策时，过多地考虑市场占有率、箱量。为了调动销售 人员的积极性，往往只将工资报酬与销售任务挂钩，而忽略了产生坏账 的可能性，未将应收账款纳入考核体系。因此销售人员一般只关心销售 0 0 s m 0 7 9 魏晓波中远集装箱运输有限公司应收账款管理 任务的完成，导致应收账款大幅度上升。而对这部分应收账款，企业没 有采取有效措施要求有关部门和经销人员全权负责追款，应收账款大量 沉积下来，给企业经营背上了沉重的包袱。 3 3 没有一套完善的信用管理政策 中远集运没有设立专门的信用管理部门，而由财务部门履行类似信 用管理的职能。 一般说来，由于财务人员关于信用管理知识的局限和作为财务人员 的普遍的保守特性，因此信用管理政策一般偏紧，往往会与企业的销售 产生冲突。中远集运存在类似问题。 由于技术手段的局限，中远集运将普通客户的日常信用管理由各口 岸代理负责。中远集运也因此没有对包括普通客户在内的所有的客户制 订一个统一的信用标准。客户的资信程度如何? 目前对方经营形势处于 什么状态? 被占用的资金风险有多大? 形成逾期的原因是什么? 是恶 意的逃债还是临时的困难或是确无偿还能力? 很难知晓。 3 4 缺乏风险意识 为了抢占市场，扩大销售，企业通常的做法是在进入当地市场之初， 为了尽快地打开销售局面，在事先未对付款人资信度作深入调查、对应 收账款风险进行正确评估的情况下，采取与客户签订短期的、一定赊销 额度的销售合同来吸引客户，扩大其市场份额，于是产生了较高的账面 利润，忽视了大量被客户拖欠占用流动资金不能及时收回的问题，因此 形成了一部分具有周转性的客户应收账款。 3 5 客户管理的薄弱 中远集运总部目前的客户档案只有口岸代理、大货主和大货代，而 这些客户档案的建立也并不十分正规，仅仅以纸面形式分散存在，没有 统一的格式、正确的归档。对于其他货主，则是委托各个代理进行管理， 这些客户资料分散掌握中远集运在各地的代理手中，中远集运无法了解 其实际情况，因而造成中远集运对货主情况无法做到心中有数。公司难 以判断客户风险。 由于客户管理的薄弱，对客户历史信用状况和付款记录无法考核， 无法对客户( 无论是代理还是) 进行价值评估以实现区别服务。 0 0 s m 0 7 9 魏晓波 中远集装箱运输有限公司应收账款管理 析。 另外，对客户给中远集运带来多来贡献，不能做到准确的统计和分 3 6 中远集运应收账款明细账无法做到准确及时 由于集装箱运输的复杂性、中远集运技术手段的落后，造成中远集 运的应收账款明细账和各代理、大货代、大货主的明细账不一致。中远 集运有每年数百万票运费的规模，但没有专门的应收账款计算机管理软 件，因而段影响了应收账款的管理。当与客户之间无法对欠款数额达成 一致意见时，客户是不会付款的。 3 6 1 运费单证质量无法得到保证 中远一直以来都在积极推进e d i 单证传递方式，目前，装港代理与 卸港代理之间、代理与装卸公司、海关、货主之间，大部分都实现了通 过e d l 方式进行单证传递。但是，由于各地代理的系统都是独立的，而 且所用平台全都不一样，e d i 格式在各地代理的自己修改后已是千差万 别。当中远集运在一九九七年决定用e d i 运费舱单来替代原来各代理向 自己寄送的纸面运费单证时，才发现全球代理的e d i 标准不统一，需要 进行改动。由于涉及全球数十个系统，而中远海外技术人员的力量又不 足，因此虽经努力，e d i 运费舱单质量仍不能完全达到中远集运制作应 收账款明细账的要求。另外，由于集装箱运输速度太快，代理制单人员 往往无法保证单证制作的准确性和寄送的及时性。 3 6 2 由于单证的频繁更改而造成中远集运应收账款的不准确 或因货主原因，或因装船原因，或因制单原因，或因中转原因，或 因运价灵活多变原因，运费舱单的更改数量是非常巨大的。但目前中远 集运全球范围的单证更改都是通过纸面或电子邮件授权和更改，一方面 速度慢，另一方面，也不完整。 3 6 3 应收账款明细账的设置无法保证清账质量 中远集运财务部门目前使用的是一套二十世纪八十年代末中远自 行开发的通用财务系统，系统平台是ib m 的e s 9 0 0 0 大型机。由于当初 开发时集装箱运输还不是中远的主流，较多地考虑了散杂货船的需求， 对集装箱船的特性注意不够，因而没有专门的应收账款的管理模块。在 这之后，虽几经修改，但所设置的应收账款明细账仍无法满足管理的需 要。 0 0 s m 0 7 9 魏晓波 中远集装箱运输有限公司应收账款管理 另外，中远集运和代理以发票向客户收款，但又以提单号为基准设 置明细账，使收款清账和对账存在问题。 综上所述，中远集运以不完善的应收账款管理系统从全球代理获取 大量的、分散的、速度参差不齐的、频繁更改的数据，其应收账款的质 量也就无法得到保证。 3 7 应收账款评价指标不完善 由于中远集运的应收账款的管理是基于提单而不是基于发票，因而 对于客户应付运费的时间无法掌握，只能以月为单位来评价应收账款的 各项指标。这是很不足够的，说明管理比较粗略。国际上通行的做法是 以天为单位，超过3 0 天就应重点关注。 3 8 缺乏标准化的收账程序 当一笔应收账款产生时，这笔应收账款应由谁管理，管理的权限是 什么，管理人员有权做出什么决定，不能做出什么决定，必须完成哪些 工作，对越权行为如何处理，哪些问题应该提交上级决定，如何登记与 客户的接触情况，如何在应收账款的不同期限采取相应的对策等等，都 应有成文的文件作为指导，但目前比较缺乏。对长期拖欠不还的应收账 款也没有强有力的追收措施。 3 9 收款组织层次不能适应应收账款管理需要 对应收账款管理责任部门不清。销售部门和财务部门都知道企业有 大量的应收账款或对不上或收不回，但具体该由谁来督办、谁来清查管 理并不十分清楚。中远集运基本上由财务部门负责应收账款和管理和收 取。但由于其不了解实际业务状况，而往往达不到催收的效果。另外， 虽然中远集运实行的是代理负责制，中远集运只是向代理收取运费，但 是，即使是客户欠代理，但由于代理本身的性质和实力，各往往受到损 失的还是中远集运。 3 1 0 资金回收缓慢 客户付款行为缺少有效的约束，账期过长；虽然代理中的大多数是 中远集团内部单位，但都是法人单位，有自己的利益，中远集运资金的 回收比较缓慢，造成资金常沉淀在代理处，而中远集运资金周转困难。 一竺竺婴生塾堕垫一 一 主垩叁墨堑堕塑壹里竺望些鉴鳖墼篁矍 3 1 1 造成的后果 中远集运应收账款的余额偏大，账龄较长。由- j ：金额般都比较大， 一旦有客户破产倒闭( 尤其是非中远集团内部单位) ，风险较大。在事 实七确实也有如此情况发生。 0 0 s m 0 7 9 魏晓波中远集装箱运输有限公司应收账款管理 4建立健全中远集运应收账款管理体系 中远集运针对其技术手段无法有效支持其全球业务的开展的问题， 在前年底花费巨资引进了一套集装箱业务信息管理系统ir is 一2 。这是一 套集成性的系统，可供中远集运的全球代理操作，信息全部集中。系统 功能较强，其中还包括了客户档案管理，运价，单证等模块，及应收账 款管理模块。i r is 2 在客户档案管理模块中有信用期间和信用额度内 容并与单证和应收账款集成。经过年多时间的努力，ir is2 系统已 在美国试运行，并将在今年逐步推进到欧洲和亚太地区。 另外，为配合ir is 一2 系统推进，中远集团又在今年购入了全球著 名的e r p 软件m y s a p c o m ，并准备在集团和中远集运实施其财务部分， 其中包括应收账款模块，资金管理模块等。其中，信用管理是一个跨模 块的综合功能，通过财务、销售与分销等模块的协同工作，对客户在本 企业的信用状况进行跟踪，并实施动态监控，对不符合企业信用政策的 销售定单、发货申请自动冻结，由企业内部有权人员审批通过后才能进 行进一步的操作。 ir is 一2 与s a p 系统相比，ir i s 一2 系统提供了数据源，并可供前台 销账处理，但进一步的应收账款分析、处理功能较弱。s a p 从i r i s 一2 系统获取数据，可进行进一步的数据加工，在应收账款管理功能上更为 强大。 为了在引进先进系统的同时吸收系统所包含的管理理念，中远集运 i f 对其全球业务机构进行整合，以期通过业务流程重组而优化资源配 置。 下文以现代管理理论和国外先进信用管理理论为指导，结合 ir 1s 一2 和s a p 这两个计算机信息系统所融合的先进企业管理理念和业 务实践，根据中远集运目前的发展状况，阐述如何以计算机信息系统为 辅助手段，通过对中远集运的业务流程重组，加强中远集运的信用管理， 解决目前中远集运应收账款管理中存在的问题，建立健全中远集运的应 收账款管理体系。 4 1 中远集运应收账款管理的概念拓展 4 1 1 现代管理理论的发展 什么是管理? 管理是对组织的资源进行有效整合以达到组织既定 目标与责任的动态创造性活动。管理的基本手段有计划、组织、指挥、 0 0 s m 0 7 9 魏晓波 中远集装箱运输有限公司应收账款管理 协调和控制。 继科学管理、行为管理、管理科学之后，从2 0 世纪7 0 年代开始兴 起的现代管理理论已成为个综合性的管理理论体系，它广泛吸收了社 会科学和自然科学的最新成果，把组织看作一个系统，进行多方面有效 管理，从而有效整合组织资源，达到组织既定目标和应负责任。它有以 ff i 个特点：管理内涵进步拓展，管理组织多样化，管理方法日渐科 学，管理手段自动化，管理实践丰富化。 2 0 世纪9 0 年代，美国人迈克尔哈默和詹姆斯钱比认为，企业 受哑当斯密的分工理论影响而设立的各种功能组织，日益显得效率低 f ，因此他们提出了公司再造理论。公司再造是根据信息社会性要求， 彻底改变企业的本质，抛开分工的旧包袱，拆开目前的组织架构，按照 自然跨部门的作业流程，重新组装。 流程的改革建立在信息技术得以高度发展的今天，这是因为信息技 术的发展使得效率不一定产生于分工，而有可能产生于整合中。事实上， 现代组织面临的各种管理问题已经很难将其确立为一个专业性的问题， 因而将其一个分工性的职责部门处理已经不妥，也难使其有效处理此类 问题。为也针对某一类问题而特设部门进行专门负责处理，则使得本来 已经膨胀了的组织机构更加繁多，这又会使管理成本上升，协调困难， 效率降低。 4 1 2 中远集运应收账款管理的概念 因此，可以这样给中远集运的应收账款管理下个定义：是对中远 集运的所拥有的人力资源、计算机信息技术等资源进行跨单位、跨部门 的重组和配置，实现中远集运应收账款的全过程、全方位管理，达到既 能增强中远集运的市场竞争能力，扩大销售，又能尽量降低由于赊销带 来的机会成本、坏账损失和管理成本，最大限度地提高流动资金的利用 效率的目标。 4 1 2 1应收账款的全过程管理 预付情况下，有如下几个阶段：提单制作( 出口运费) 一提单更改一 提单签发一发票开具一发票更改一运费催收一收款一差错处理一销账一分析， 坏账处理； 到付情况下，有如下几个阶段：提单制作( 出口运费) 提单更改 提单签发一提单修改( 进口运费) 一发票开具一发票更改一签发提货单一运 费催收一收款一差错处理销账一分析，坏账处理。 0 0 s m 0 7 9 魏晓波 中远集装箱运输有限公司应收账款管理 4 1 2 2应收账款的全方位管理 指通过信用管理，与销售管理、客户管理、资金管理有机结合进行 应收账款的管理。 4 1 2 3机会成本 机会成本是指因应收账款占用资金而失去的收益。应收账款的机会 成本等于应收账款平均占用额乘以资金利润率。坏账是指中远集运无法 收旧的应收账款。在社会信用水平不高的今天，应收账款的坏账损失成 本往往很大。 4 1 2 4管理成本 管理成本是指为应收账款的而发生的各项管理费用。 为达到应收账款管理目标，可以从以下两个方面入手： 一是通过业务流程重组，建立新型的应收账款管理组织。 二：是在应收账款全过程实行信用管理。 4 2 流程重组与组织变革 4 2 1 国际上组织变革趋势 随着世界经济现代化程度的加深和国际间竞争的日趋激烈，近来西 文的许多跨国公司都纷纷致力于调整公司组织结构，改善组织，以使公 司的管理体制能适应新形势的需要。跨国公司最近的结构调整具有许多 共同点，主要表现在： a ) 对公司总部实行精兵简政，以期降低管理费用； b ) 简化决策程序，加快决策速度； c ) 减少管理层次，使一线组织直接向公司总部报告等。 西方许多跨国公司最近改组管理结构的一个最明显的特点是，按公 司主要业务分类来设置公司管理结构，从而取代以往按地理位置来设置 公司管理结构的做法，以期充实和加强国际业务部门和核心业务部门， 精简地区性部门。 跨国公司近来改组管理结构的另一个特点是，注重公司总体战略的 制定和协调。为此许多公司在公司内部建立了制定公司总体战略的专门 机构，其职责是专门负责制定与各自业务相关的总体战略决策和投资决 策。 4 2 2 中远集运的业务流程重组( b p r ) 与组织变革 b p r 是对现行业务运行方式的再思考和再设计，应遵循以下基本原 0 0 s m 0 7