（工商管理专业论文）企业业务流程的安全与效率性的实证研究——中小外贸企业业务流的分析.pdf

y 3 9 8 1 , 8 8 摘要 本文从实证研究的角度出发，并借鉴目前内部控制理论的发展成果，通 过对样本企业业务流程几年来的变化和几年来实际经营业绩及有关方面的变化 趋势的分析，针对三个基本假设( 即控制环境对业务流程安全与效率的影响非 常重要，在业务流程中的控制程序对业务流程安全与效率性的影响非常关键， 在业务流程中的控制程序的执行对业务流程安全与效率性的影响至关重要) 着 重研究了控制环境、控制程序以及控制程序的执行这三个内部控制的基本因素 对企业业务流程安全与效率性的重要影响，并在此基础上，探索出提高企业业 务流程安全与效率性的重要途径之一。( 即改善环境，设计合理的控制点及控制 方法，重视员工的想法等。这个结论对于我国企业在实务中加强业务流程的管 理，乃至建立、健全内部控制制度，建立、健全内部审计工作都具有重要的借 、 鉴意义0 + u ” 、+ 关键词：实证研究内部控制业务流程控制环境控制程序安全性 效率性 a b s 仃a c t t h i sp a p e rd or e s e a r c ho nt h el a t e s td e v e l o p m e n to nt h e t h e o r y a n dp r a c t i c eo fi n t e r n a l c o n t r o l ，t h r o u g ht h e s t a t i s t i c a l s t u d yo v e rt h er e l a t i o n s h i pb e t w e e nt h eo p e r a t i o np e r f o r m a n c e a n d o p e r a t i o nf l o wv a r i a t i o ni nt h e s es o m ey e a r s 、析t l lt h ev i e w p o i n t o f p o s i t i v es c h 0 0 1 r e g a r d i n g t ot h e3f u n d a m e n t a l p o s t u l a t e s ( t h ec o n t r o le n v i r o n m e n t ， c o n t r o lp r o c e d u r ea n di t s e x e c u t i o n si n f l u e n c eo v e y s e c u r i t y a n d e f f i c i e n c y , t h e s u g g e s t i o ni sp r o v i d e do nt h ei m p r o v eo fe n v i r o n m e n t 、c o n t r o l m e t h o d sa n d d e s i g n ，g i v i n gc o n s i d e r a t i o nt op e r s o n a lt h i n k i n g ，s o a sh e l pe n h a n c et h eo p e r a t i o np r o c e s sc o n t r o li nc o r p o r a t i o na n d e s t a b l i s ha nw h o l e s o m ep o w e r f u li n t e r n a lc o n t r o l s y s t e ma n d i n t e r n a la u d i t i n g s y s t e m k e yw o r d s ：s t a t i s t i c a ls t u d y ，i n t e r n a lc o n t r o l ，o p e r a t i o n p r o c e s s ， c o n t r o le n v i r o n m e n t ，c o n t r o l p r o c e d u r e ，s e c u r i t y ， e f f i c i e n c y 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 引言 就像火车需要在轨道上运行一样，企业的经营管理是遵循一定规律的。也 就是说企业在经营管理过程中，其业务受外部环境和企业自身内部环境的约 束，按一定( 业务) 规则运行。业务按照一定的业务规程运行就形成了业务流 程，对于每一个企业来讲，业务流程的安全与效率性是至关重要的，安全性能 保证企业正常运转下去，而效率性能保证企业有效的运转下去，这两方面都是 缺一不可的，尤其是当今社会，企业都面临着激烈的竞争，企业的问题不是没 有先进设备，不是硬件问题，而是没有适合的流程来支持和发展。例如国企问 题有些并不是历史造成的，而是近几年发生的。很多老总不断开拓市场，缺乏 时间考虑真正该怎么操作，对业务和项目发展过于乐观。经营风险、内部控制、 流程不配合，下面没有按照上面的要求去做，就会出问题。从结构上来说，缺 乏具体的运作程序，决策者就会像救火队长身不由己，短期行为严重。 但是，我国对业务流程的研究重在流程重组上，人们普遍认为b p r ( b u s i n e s sp r o c e s sr e e n g i n e e r i n g ，业务流程重组) 无可争辩的成为九 十年代企业管理的新时尚。自从前m i t 的教授m i c h a e lh a m m e r 和c s ci n d e x 的 首席执行官j a m e sc h a m p y 于1 9 9 3 年发表他们的公司重组：企业革命的宣 言以来，b p r 作为一种管理思想，立即风靡世界，成为一股新的管理革新的 浪潮。h a m m e r 本人甚至被b u s i n e s sw e e k 评为本世纪的最有影响力的四位 管理大师之一。在它的影响下，各种重组之声不绝于耳，如r e d e s i g n ( 重新 设计) ，r e o r g a n i z a t i o n ( 重新组织) ，r e p o s i t i o n ( 重新定位) ，r e v i t a l i z a t i o n ( 重新充满活力) 等等。我们进入了一个“重组一切”( r e e v e r y t h i n g ) 的 南京理工大学硕士学位论文l 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 时代。在所有这些重组声浪中，b p r 以其丰富的内涵而受到世界范围内的企业 领袖的广泛关注 那麽，业务流程重组指的是什么昵，业务流程重组指的是一种管理思想， 它强调以业务流程为改造对象和中心、以关心客户的需求和满意度为目标、对 现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计，利用先进的制造技术、信 息技术以及现代化的管理手段、最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的 职能集成，以打破传统的职能型组织结构( f u n c t i o n - o r g a n i z a t i o n ) ，建立全 新的过程型组织结构( p r o c e s s - o r i e n t e do r g a n i z a t i o n ) ，从而实现企业经营 在成本、质量、服务和速度等方面的戏剧性改善。它的重组模式是：以作业流 程为中心、打破金字塔状的组织结构、使企业能适应信息社会的高效率和快节 奏、适合企业员工参与企业管理、实现企业内部上下左右的有效沟通、具有较 强的应变能力和较大的灵活性。在这个定义中，“根本性”、“彻底性”、“戏剧 性”和“流程”是它的四个核心内容。根本性表明业务流程重组所关注的是企 业核心问题，如“我们为什么要傲现在的工作? ”、“我们为什么要用现在的方 式做这份工作? ”、“为什么必须是由我们而不是别人来做这份工作? ”等等。 通过对这些根本性的问题的仔细思考，企业可能发现自己赖以存在或运转的商 业假设是过时的甚至错误的。彻底性再设计意味着对事物追根溯源，对既定的 现存事物不是进行肤浅的改变或调整修补，而是抛弃所有的陈规陋习及忽视一 切规定的结构与过程，创造发明全新的完成工作的方法；它是对企业进行重新 构造，而不是对企业进行改良、增强或调整。戏剧性意味着业务流程重组追求 的不是一般意义上的业绩提升或略有改善、稍有好转等，进行重组就要使企业 南京理工大学硕士学位论文2 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 业绩有显著的增长、极大的飞跃。业绩的显著增长是b p r 的标志与特点。 但是，并不是所有的企业需要业务流程重组，业务流程重组只有在企业需 要重新确定一个强化的战略地位时才真正有可能实施。从美国实施业务流程重 组的经验看，进行重组的企业大体可分成如下三大类： 第一类企业：身陷困境，走投无路，迫于形势，准备背水一战：若能借助 “重组”，冲出困境，那就能使企业获得新生，柳暗花明又一村。这里所谓“困 境”，是指成本高出竞争对手几倍，产品次品率高出别人几倍，或者顾客对他 们的产品已怨声载道，到了忍无可忍的地步。“重组”是企业唯一的出路，关 系到企业的生死存亡。 第二类企业：当前日子还过得去，暂时看来财政状况是令人满意的。换句 话说，公司尚未遇到真正的麻烦，然而公司领导班子似乎有一种感觉，预见到 即将有暴风骤雨来临，可能给他们带来严重问题，甚至威胁他们成功的基业。 这些公司有远见，未雨绸缪，把决心下在要紧关头，与其走下坡入逆境，不如 着手实施“重组”。 第三类企业：正处于巅峰时期，不要说眼前没有困难，即使是看得着或想 得到的将来也不会有什么大问题。这些公司的领导班子不安于现状，雄心勃勃， 勇于进取。“重组”被看作提高竞争优势的好机会。把竞争对手甩得更远，把 竞争障碍筑得更高，使自身被市场紧随者赶超的可能变得更小。正象一句颇费 思量的妙语所说：真正卓有成效的公司，其标志是舍得丢弃长时间有成效的东 西。 而且，从另一方面来看，b p r 的实施需要一定的技术支撑，因为：第一， 南京理工大学硕士学位论文 3 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 b p r 着重思想意识的变革，强调围绕企业流程的优化实施展开。那么企业的经 营目标根本上是什么? 显而易见，企业的经营目标是获得最大的利润。那么企 业流程的优化也是为实现企业的经营目标而操作，所以，实旋b p r 的依据应 当是能否帮助企业实现最大的利润。要搞清这一点，企业必须首先了解自己， 具体道来，企业必须了解自己产品的成本和质量，库存的大小和周期，财务状 况，响应速度等现实问题；同时，企业还需要有预见性地制定出销售计划、生 产计划、采购计划和资金计划等前赡性布署。只有清楚地了解自己，才能找到 与预期目标的差距，从而找出一条实现最大利润的最优途径，进而展开b p r 的实施。在手工管理的情况下，强调思想意识变革的b p r 无法帮助企业真正 地了解自己；只有通过实施e r p 系统，即企业资源计划系统，帮助企业积累 起大量真实有效的数据，才能为企业了解自己提供量化的依据。第二，b p r 没 有具体的产品，实施的途径和主体不明确。通常情况下，是一些咨询公司在积 极开拓这些业务，要么是临时组织一批博士学者、高知教授、研究员等，要么 是请一些兼职的大公司总经理，通过对企业进行表面化的调研后提出一些程式 化的报告。企业为此付出了资金、时间和人力的代价，换回的往往是自己已经 知道的东西或是一些理论性的文字。所以，单纯实施b p r 而不考虑e r p 系统 的应用，一般是难以达到企业业绩突破性改变的目的的。通过实施e r p 系统， 企业清楚地了解了自己，并明确未来的发展方向，才能借助b p r 的思想实现 业务流程的真正优化。因此，实施b p r 的主体应当是企业自身，通过实施e r p 系统，找到困扰企业顺利发展的瓶颈和滞涩环节，彻底进行流程重组，根本改 造经营模式，才能达到有效实施b p r 的目的。第三，并不是每个企业都需要 南京理工大学硕士学位论文4 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 实施b p r ，也不是任何时刻企业都能实施b p r 。实施b p r 的企业应当具备一 定的规模。有人认为，实施e r p 系统之前实施b p r 是保证e r p 系统实施成功 的关键，实际上这是不科学的。没有e r p 系统作为工具和手段，企业实施b p r 是盲目的。b p r 和e r p 系统的实施应当同时展开，正所谓“两举并重，事半 功倍”。与e r p 系统实施并行的b p r ，应当是小规模的调整，主要是将企业的 已有模式和e r p 系统的标准流程进行结合，顺利推进e r p 系统的应用。在e r p 系统的应用达到一定程度和经过一定时间以后，根据企业发展战略和当前经营 状况，将根本性、彻底性的b p r 付诸实施，为企业管理营造更为成功的变革。 因此，对于还不具备条件或是暂时不需要进行业务流程重组的企业而 言，应该从其他的方面来积极提高企业业务流程的安全与效率性，恰逢新会 计法颁布实施，新会计法中提到各单位要建立健全内部控制制度，于 是，从企业内部控制的几个方面来探讨企业业务流程的安全与效率性就显得 比较迫切与必须了。 南京理工大学硕士学位论文 垒些些墨鎏里塑室全兰墼奎垡塑塞堡堕壅 1 内控理论的产生与发展 1 1 产生与发展 内部控制理论的发展经过了一个漫长的时期，大致可以区分为内部牵 制、内部控制制度、内部控制结构与内部控制整体框架等几个不同的阶段。 内部牵制思想以账目间的相互核对为主要内容并实施岗位分离，这在早期被 认为是确保所有账目正确无误的一种理想控制方法。内部控制制度思想认为 内部控制应分为内部会计控制和内部管理控制( 或称内部业务控制) 两个部 分，前者在于保护企业资产、检查会计数据的准确性和可靠性；后者在于提 高经营效率、促使有关人员遵守既定的管理方针。西方学术界在对内部会计 控制和管理控制进行研究时，逐步发现这两者是不可分割、相互联系的，因 此在2 0 世纪8 0 年代提出了内部控制结构的概念，认为“企业的内部控制结 构包括为合理保证企业特定目标的实现而建立的各种政策和程序”，并且明 确了内部控制结构的内容为控制环境、会计制度和控制程序三个方面。在9 0 年代美国提出内部控制整体框架思想，并逐步将各界对内部控制的认识统一 起来。 目前，我国理论界和实务界对内部控制的认识还很不统。其中，多数 学者对内部控制的认识停留在内部控制制度和内部控制结构阶段；还有很多 人认为内部控制即是内部监督。实务界许多人士以为内部控制就是一堆堆的 手册、文件和制度；也有些企业认为内部控制就是内部成本控制、内部资产 安全性控制等；有的企业则对内部控制还没有概念，巨人集团衰败、沈阳飞 龙集团“失踪”、郑州亚细距关门、广东国投倒闭等事件都说明了这一点。 南京理工大学硕士学位论文6 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 我们认为，根据控制论的一般原理，控制是作用者对被作用者的一种能动作 用，被作用者按照作用者的这种作用而行动，并达到系统的预定目标。因此， 可以从以下几个方面来理解内部控制。其一，内部控制具有一定的目的性， 为达成某种或某些目标而实施。其二，内部控制是为了达到某个或某些目的 而进行的过程，且是一种动态的过程，是使企业的经营依循既定的目标前进 的过程。它本身是一种手段而非一种目的。其三，内部控制不是某个事件或 某种状况，而是散布在企业作业中的一连串行动，是企业经营过程的一部分， 与经营过程结合在一起，使经营过程发挥其应有的功能，并监督着企业经营 过程的持续进行。换言之，内部控制与企业经营活动相互交织，为企业基本 的经营活动而存在。其四，内部控制深受企业内部和外部环境的影响，环境 影响企业控制目标的制定与实施。其五，企业中的每一个员工既是控制的主 体又是控制的客体，既对其所负责的作业实施控制，又受到他人的控制和监 督。其六，所有的内部控制都是针对“人”而设立和实施的，企业内部会因 此形成一种控制精神和控制观念，直接影响到企业的控制效率和效果。 1 2 内部控制的含义 2 0 世纪7 0 年代中期，与内部控制有关的活动大部分集中在制度的设计 和审计方面，重在改进内部控制制度的方法和提高审计的质量和效率效果。 1 9 7 3 年至1 9 7 6 年对水门( w a t e r g a t e ) 事件的调查使得立法机关与行政机关开 始注意到内部控制问题。水门案专案检查官办公室及美国证券交易委员会 ( s e c ) 所进行的调查分别显示，过去不少美国大公司进行了违法的国内捐款、 可疑或违法的国外支付( 包括贿赂外国政府官员) 。针对这些调查的结果，美 南京理工大学硕士学位论文7 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 国国会于1 9 9 7 年通过了反国外贿赂法( f o r e i g nc o r r u p tp r a c t i c e s a c t ， 简称f c p a ) 。f c p a 除了具有反贿赂的条款外，还规定了与会计及内部控制有 关的条款。因此，f c p a 通过立法之后，企业都陆续开始设立内部控制。很多 职业团体及主管机关也就内部控制的不同层面进行研究，发布指南。比如， 美国注册会计师协会( a i c p a ) 所属审计人员责任委员会发布了报告、结论 与建议( r e p o r t ，c o n c l u s i o n s ，a n dr e c o m m e n d a t i o n s ) ，并颁布了审计准 则公告第3 0 号( 1 9 8 0 ) 、第4 3 号( 1 9 8 2 ) 、第4 8 号( 1 9 8 4 ) ；财务经理人员协 会( f e i ) 发布了美国公司之内部控制：现状( i n t e r n a lc o n t r o l i n u s c o r p o r a t i o n s ：t h es t a t e m e n to ft h ea r t ) ；s e c 拟订强制公司对其 内部会计控制提出报告书，即管理阶层对内部会计控制的报告书 ( s t a t e m e n to fm a n a g e m e n to ni n t e r n a la c c o u n t i n gc o n t r 0 1 ) ；内部审计 人员协会( i i a ) 发布了内部审计准则公告第1 号控制：观念及责任 ( c o n t r o l ：c o n c e p t sa n dr e s p o n s i b i l i t i e s ) ，等等。1 9 8 5 年，由a i c p a 、 美国审计总署( a a a ) 、f e i 、i i h 及管理会计师协会( i m a ) 共同赞助成立了全国 舞弊性财务报告委员会( n a t i o n a lc o m m i s s i o no nf r a u d u l e n tf i n a n c i a l r e p o r t i n g ) ，即t r e a d w a y 委员会，该委员会所探讨的问题之一就是舞弊性 财务报告产生的原因，其中包括内部控制不健全问题。两年之后，t r e a d w a y 委员会提出报告，并提出了很多有价值的建议。虽然t r e a d w a y 委员会未对 内部控制提出结论，但它的报告立刻引起了很多组织的回应。基于t r e a d w a y 委员会的建议，其赞助机构又组成了一个专门研究内部控制问题的委员会， c o s o 委员会c o m m i t t e eo fs p o n s o r i n go r g a n i z a t i o n so ft h et r e a d w a y 南京理工大学硕士学位论文 8 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 c o m m i s s i o n ) 。1 9 9 2 年，c o s o 委员会提出报告内部控制整体框架，1 9 9 4 年进行了增补。c o s o 委员会提出，内部控制是由企业董事会、经理阶层和其 他员工实施的，为营运的效率效果、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性 等目标的达成而提供合理保证的过程。其构成要素应该来源于管理阶层经营 企业的方式，并与管理的过程相结合。具体包括： 1 2 1 控制环境( c o n t r o le n v i r o n m e n t ) 。任何企业的核心是企业中的人及 其活动。人的活动在环境中进行，人的品性包括操守、价值观和能力等，它 们既是构成环境的重要要素之一，又与环境相互影响、相互作用。环境要素 是推动企业发展的引擎，也是其他切要素的核心。 1 2 2 风险评估( r i s ka p p r a i s a l ) 。企业必须制定目标，该目标必须和销售、 生产、行销、财务等作业相结合。为此，企业也必须设立可辨认、分析和管 理相关风险的机制，以了解自身所面i 临的风险，并适时加以处理。 1 2 3 控制活动( c o n t r o la c t i v i t y ) 。企业必须制定控制的政策及程序，并 予以执行，以帮助管理阶层保证“为保证其控制目标的实现，其用以辨认并 用以处理风险所必须采取的行动业已有效落实”。 1 2 4 信息和沟通( i n f o r m a t i o na n dc o m m u n i c a t i o n ) 。围绕在控制活动周围 的是信息与沟通系统。这些系统使企业内部的员工能取得他们在执行、管理 和控制企业经营过程中所需的信息，并交换这些信息。 1 2 5 监督( m o n i t o r i n g ) 。整个内部控制的过程必须施以恰当的监督，通过 监督活动在必要时对其加以修正。c o s o 委员会同时提出，企业所设定的目标 是一个企业努力的方向，而内部控制组成要素则是为实现或达成该目标所必 南京理工大学硕士学位论文9 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 需的条件，两者之间存在直接的关系。每一个组成要素适用于所有的目标类 别，每一个组成要素也与每一个目标都有关。对于任何企业或企业中的任何 部门，内部控制都极为重要。 1 3 内控理论的发展。 同以往的内部控制理论及研究成果相比，c o s o 报告提出了许多新的、有 价值的观点。体现在： 1 3 1 明确对内部控制的“责任”。在世界内部控制发展史上，c o s o 报告第 一次明确地阐述了内部控制的制定与实施的责任问题。该报告认为，不仅仅 是管理人员、内部审计或董事会，组织中的每一个人都对内部控制负有责任。 确立这种组织思想有利于将企业的所有员工团结一致，使其主动地维护及改 善企业的内部控制，而不是与管理阶层相互对立，被动地执行内部控制。 1 3 2 强调内部控制应该与企业的经营管理过程相结合。c o s o 报告认为。经 营过程是指通过规划、执行及监督等基本的管理过程对企业加以管理。这个 过程由组织的某一个单位或部门进行，或由若干个单位或( 及) 部门共同进 行。内部控制是企业经营过程的一部分，与经营过程结合在一起，而不是凌 驾于企业的基本活动之上，它使经营达到预期的效果，并监督企业经营过程 的持续进行。不过，内部控制只是管理的一种工具，并不能取代管理。 1 3 3 强调内部控制是一个“动态过程”。内部控制是对企业的整个经营管理 活动进行监督与控制的过程，企业的经营活动是永不停止的，企业的内部控 制过程也因此不会停止。企业内部控制不是一项制度或一个机械的规定，企 业经营管理环境的变化必然要求企业内部控铝6 越来越趋于完善，内部控制是 南京理工大学硕士学位论文1 0 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 一个发现问题、解决问题、发现新问题、解决新问题的循环往复的过程。 1 3 4 强调“人”的重要性。c o s o 报告特别强调，内部控制受企业的董事会、 管理阶层及其他员工影响，透过企业之内的人所做的行为及所说的话而完 成。只有人才可能制定企业的目标，并设置控制的机制。反过来，内部控制 影响着人的行动。 1 3 5 强调“软控制”的作用。相对于以前的内部控制研究成果而言，c o s o 报告更加强调“软控制”的作用。软控制主要是指那些属于精神层面的事物， 如高级管理阶层的管理风格、管理哲学、企业文化、内部控制意识等。 1 3 6 强调风险意识。现代社会是一个充满剧烈竞争的社会，每个企业都 面临着成功的挑战和失败的风险，对风险的管理是现代企业的主旋律之一。 风险影响着每个企业生存和发展的能力，也影响其在产业中的竞争力及在市 场上的声誉和形象。c o s o 报告指出，所有的企业，不论其规模、结构、性质 或产业是什么，其组织的不同层级都会遭遇风险，管理阶层须密切注意各层 级的风险，并采取必要的管理措施。 1 3 7 揉和了管理与控制的界限。在c o s o 报告中，控制已不再是管理的一部 分，管理和控制的职能与界限已经模糊。 1 3 8 强调内部控制的分类及目标。c o s o 报告单独对内部控制的目标进行了 解析和阐释。目标的设定是管理过程的个重要部分，虽然它不是内部控制 的组成要素，但却是内部控制的先决条件，也是促成内部控制的要件。制定 目标的过程不是控制活动，但其对内部控制的意义重大，直接影响到内部控 制是否有存在的必要。c o s o 报告将内部控制目标分为三类：与营运有关的目 南京理工大学硕士学位论文 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 标、与财务报告有关的目标以及与法令的遵循性有关的目标等。这样的分类 高度概括了企业控制目标，有利于不同的人从不同的视角关注企业内部控制 的不同方面。 1 3 9 明确指出内部控制只能做到“合理”保证。c o s o 报告认为：不论设计 及执行有多么完善，内部控制都只能为管理阶层及董事会提供达成企业目标 的合理保证。而目标达成韵可能性，尚受内部控制之先天条件所限制。 1 3 1 0 成本与效益原则。c o s o 报告明确指出，内部控制要建立在成本与效 益原则的基础上。内部控制并不是要消除任何滥用职权的可能性，而是要创 造一种为防范滥用职权而投入的成本与滥用职权的累计数额之比呈合理状态 ( 即经济原则) 的机制。因此，没有不花钱的内部控制，也不存在完美无缺的 内部控制。 从以上可以看出，内部控制理论经过较长时间的发展，已经形成了一个 较完善的体系，这个体系就渗透在企业的日常经营管理活动中，对企业的业 务流程产生着重大的影响。但是，长期以来，由于种种原因，我国有些企业 没有充分认识到健全的内部控制系统对企业的重要性，从而在某种程度上造 成了企业业务流程安全性、效率性无法得到保证，整个企业也因此举步维艰， 因此，本文从实证研究的眼光出发，从内部控制的角度着手，通过一个样本 企业几年来内部控制的逐步完善所引起的企业业务流程安全性、效率性的逐 步改善的过程的分析，揭示了提高企业业务流程的安全与效率性的一些具体 的途径。 南京理工大学硕士学位论文 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 2 基本假设 假设是认识和推理的前提，是关于事物产生、发展及存在的一些客观的 但是又无法正面论证的前提条件，是根据正常情况或发展趋势所作的合乎事 理、合乎逻辑而又被社会各界接受的推论。本次实证研究是基于以下的三个 基本假设而作出的分析。 2 1 控制环境对业务流程安全与效率性的影响非常重要。 所谓控制环境是对特定控制政策和程序的建立、加强和有效实施有重大 影响的一组因素的统称。其中，最关键因素是与有效的控制政策和程序的制 定和实施密切相关的管理当局和董事会对控制的态度。有些环境因素对于公 司是否能够严格执行控制政策以及公司遵循所建立的控制程序的好坏有着重 要的影响。美国审计准则说明书第5 5 号( s a s 5 5 ) 把这些因素合称为控 制环境。包括： 2 1 1 管理哲学和经营方式。 管理当局对待控制的态度可以对控制的有效性产生重要的影响。为使内 部控制充分发挥作用，管理当局必须给内部控制以强有力的支持，并把这种 支持贯彻到整个组织。高级管理部门重视内部控制的态度有助于控制程序发 挥最大的效力。管理当局提倡适当的道德行为的经营方式也会增强控制的效 果。如果公司的职员觉得管理当局是遵照适当的道德标准行事的，那么，这 种行为就将扩展到整个组织。管理当局在全公司范围内建立和支持计划、预 算和业绩报告体系也会加强内部控制结构。这种体系使得公司能够更加明确 经营目标，及时发现背离目标的行为，并迅速采取有效的措施。 南京理工大学硕士学位论文 j 3 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 2 1 2 组织结构。 组织结构通过明确的权限划分对增强控制产生重要的影响。组织结构和 责任分配关系决定了各种活动的受托责任，这是有效控制的一个重要组成部 分。企业经营的目的在于实现其整体目标，个企业的组织结构则在于提供 规划、执行、控制和监督活动的框架。企业组织结构建设的好坏直接影响到 企业的经营成果及控制效果。构建组织结构的一个重要方面，在于界定关键 区域的权、责以及建立适当的沟通管道。良好的组织必须以执行工作计划为 使命，并具有清晰的职位“层次顺序”、流畅的“意见沟通”管道、有效的 “协调”与“合作”体系。但是，组织结构只是给企业的经营运作与控制提 供了一个合理的框架，真正进行这些工作的主要还是企业员工。因此，企业 组织设立的一项重要任务就是权责分派。权责分派包括指派进行营运活动的 权与责以及建立沟通管道和设立授权方式等。此项规定关系到个人和团队在 遭遇和解决问题时的主动性，也关系到员工所享有权利的上限，企业的某些 政策和关键员工需要具备的知识及经验，以及企业应给予员工的资源等。 2 1 3 审计委员会。 有力而负责的审计委员会是加强控制结构的另一个环境困素。董事会下 设的审计委员会一般由董事会成员组成，这些成员不在公司的管理部门任 职。审计委员会的一个重要职责是调整控制结构和调解管理当局与独立审计 师之间的争议。由于独立于管理部门，审计委员会在发挥沟通作用方面效果 最佳。也有很多公司由自已的内部审计人员直接向审计委员会报告。这有助 于审计委员会解除其调整控制结构的责任，同时，也有助于对控制结构中的 南京理工大学硕士学位论文1 4 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 严重缺陷迅速采取处理措施。 2 1 4 人事政策和程序。 权力集中而富于效率的人力资源职能部门，可以通过给恰当的人员分配 恰当的工作以及对这些人员为完成指定的工作任务进行恰当的培训来加强控 制。清晰而完整的岗位职责说明、有效的培训计划、明确的聘用政策以及对 内和对外的交流是这种控制环境的几个重要方面。另外，充分的雇员福利计 划可以使雇员保持较高的道德水准，从而有助于公司目标的实现。 2 1 5 授权和分配责任的方法。 若使公司的目标得以实现，使公司的控制政策和程序得以执行，管理部 门就必须使整个组织了解授权和责任划分的方法。诸如编制政策手册、绘制 组织结构图、召开会议等方式都有助于优化这一方面的控制环境，详细的监 督和业绩报告系统对于授权和责任的传达也很重要。 2 1 6 内部审计职能部门。 富于成效的内部审计对于一个良好控制环境是至关重要的。内部审计是 从传统的财务审计演化来的，旨在检查和评价各种活动的效率性、效果性以 及组织内所有单位对政策的符合性。如果公司的目标未能达到或者公司制定 的政策和程序未被遵循，内部审计师可以帮助有关部门采取适当的纠正措 施。为了达到效果，内部审计师必须是胜任的和客观的。让内部审计师向最 高一级管理部门报告，或者直接向董事会下的审计委员会报告，提高了内部 审计的客观性。开展内部审计，并把审计结果报告给足够高一级的部门，被 证明可以使公司的控制最有效地发挥作用。 南京理工大学硕士学位论文 1 5 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 2 1 7 外部影响。 某些外部因素和与组织有关的一些问题也可能影响公司的控制结构。其 中，有些可能会使控制加强，而有些则可能使控制结构受到挑战。例如，对 于过去的纳税申报单进行国内税收审计加强了目前的财务控制，促进了对于 税法的符合性。关联者和关联者交易的存在是可能削弱现存控制的因素。最 近颁布的政府法规要求各公司减少污染物的排放或对污染物进行净化处理， 这可能影响公司的赢利并引起工资开支的上涨。正在考虑中的可能将要出台 的联邦法律有可能要求独立审计师与管理部门都在向股东的年度报告中报告 公司的内部控制结构的情况。此类法律一经颁布，就会进一步改善公众拥有 的公司的控制环境，因为与任何重大薄弱环节相关的信息都将为公众所了 解。 内、外部环境都对企业业务流程产生影响，一方面，受企业外部环境影 响的业务规则是企业所不能随意左右的，但却是企业必须遵守的，另一方面， 企业内部的业务规则则可以由企业自主地进行规定( 定义) 并执行。在实际 业务环境中，不同的企业对业务有不同的规则定义，即使是同一个企业在不 同条件下业务规则也可能会发生变化。例如一个基本的产品销售流程：销售 人员向客户介绍产品特性，客户对产品作出判断，是否需要购买。如果要买， 销售流程将继续进行：销售人员与客户进行商务谈判，商定产品的价格、运 输方法、付款条件与方式以及其他有关协议，一旦双方确定合同并签字，就 开始合同的执行流程。事实上在实际的企业经营管理过程中，不同的企业对 业务流程有着不同的规定。还是以销售为例，有些企业可能需要对客户进行 南京理工大学硕士学位论文 1 6 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 信用评估或检查，以确定客户的支付能力，而在另一些企业或许根本就不需 要进行信用评估或检查。 2 2 在业务流程中的控制程序对业务流程安全与效率性的影响非常关键。 一般而言，控制程序是指为了合理保证公司目标的实现而建立的政策和 程序的总称，主要包括如下几方面： 2 2 1 交易授权。交易授权的主要目的在于保证交易是管理人员在其授权范 围内授权才产生的。授权有一般授权和特别授权之分。前者指授权处理一般 性交易，而后者指授权处理非常规性交易事件。比如，重大资本支出和股票 发行等。特别授权也可能用于超过一般授权限制的常规交易，比如同意因情 有可原的情况，对某个不符合一般信用的顾客赊购商品。管理当局对某项交 易的授权和员工对交易批准是不同的。比如信用部门的职员可以在管理人员 授权的信用政策范围内，批准个别顾客赊购。 2 2 2 职责划分。这一类控制程序是指对某项交易涉及的各项责任进行合理 划分，使每一个人的工作能自动地相互检查另一个人或更多人的工作。职责 划分的主要目的是为了预防和及时发现在执行所分配的职责时所产生的错误 或舞弊行为。从控制的观点看，如某员工在履行其职责的正常过程中就可能 发生错误或舞弊，并且内部控制制度又难以发现他的舞弊，那麽可以认为这 些责任是不相容的，对于不相容的责任必须实行责任划分。比如：( 1 ) 某项 交易的执行、记录以及维护保管相关的资产应该指派给不同的个人或部门。 ( 2 ) 某项交易的执行包括的各个步骤应该指派给不同的个人或部门。( 3 ) 某些会计工作的责任应划分。 南京理工大学磺士学位论文1 7 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 2 2 3 凭证与记录控制。一般而言，凭证与记录控制的基本要点包括：第一 是凭证程序应能保证经营人员在执行交易时及时编制有关凭证。第二是预先 编号有助于保证所有交易均己记录和没有交易被重复记录。在预先编号制度 下，所有作废的凭证都必须妥善保存。第三是编妥的凭证应及早送交会计部 门，以便记录交易。第四是汇总资料应与相应的每日分录独立比较，以确定 所有交易是否均已记录。第五是已登账的凭证应及时依序归档。 2 2 4 资产接触与记录使用。资产接触与记录使用主要是指限制接近资产和 接近重要记录，以保证资产和记录的安全。保护资产和记录安全的最重要措 施就是采用实物防护措施。 2 2 5 独立稽核。比如：人工计算稽核发票、工资计算表及存货汇总表的正 确性；比较现有资产和有关记录：管理当局复核汇总账户余额详细情况的报 告等。人工计算稽核可以每日对所有交易或选出的交易进行，相反，资产与 记录的比较和管理当局对报告的复核可定期进行。一些独立的检查，应采取 突击的方式。 控制程序关系到业务流程的业务规则恰当性，因此控制程序制定的合理 性直接影响到业务流程安全与效率性。不恰当的程序，直接威胁到业务流程 的效率性，甚至影响业务流程的安全性。 2 3 在业务流程中的控制程序的执行对业务流程安全与效率性的影响至关重 要。业务流程是否能够按照预定的业务规则良好的执行取决于参与流程的人 的自觉性。事实上由于人是最善变的因素，这就决定了在业务执行过程中由 于人为因素造成业务流程与预先规定的不一样。再加上由于业务过程中的一 南京理工大学硕士学位论文 1 8 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 些客观因素( 如参与流程的某一人员( 负责审批的领导) 外出) 造成业务流 程在特定的环节被严重脱节。以银行发放贷款为例，虽然银行规定了严格的 贷款发放流程及规则，但在实际操作过程中，由于对贷款人资格的确认是人 为确定的，一旦审批人“不小心疏忽”，就可能使得不符合贷款资格的企业 或个人顺利获得贷款，而其可能产生的后果是形成一笔不良贷款，银行到期 无法收回贷款。又如对于一个新的员工，虽然企业可能会对他( 或她) 进行 业务培训，使之能了解所负责业务的业务流程，事实上由于对业务的不熟悉， 通常在一段时间内会造成业务的混乱，直到熟悉为止。更糟糕的结果是，有 可能该新员工在熟悉业务过程中逐渐形成一些不规范的做法，而其主管又没 有及时发现和纠正，在以后的业务过程中形成潜在的危害。 2 4 实证研究的意义。在以上三个前提条件上进行本次实证研究，本人主要 是基于以下几个方面的考虑： 2 4 1 有感于国内许多的企业只知按惯例进行企业运作而从不去分析惯例的 合理性，只对企业运作的结果感兴趣而从不去具体深入的分析影响企业运作 的基本因素，这样做的结果是企业的自身竞争力无法培养，一旦外界环境发 生某些不利的改变，企业有可能就经不起这些风吹草动而衰败以至倒闭，因 此，进行这方面的实证研究，有助于企业从这些基本因素着手，加强企业的 运作管理，增强企业竞争力。 2 4 2 近几年来，会计信息失真的问题日益严重，社会危害也很大，通过建 立健全单位内部会计核算制度、内部控制制度，将产生一系列具有控制职能 的方法程序、工作规则和纪律要求，并予以规范化和系统化，使之成为一个 南京理工大学硕士学位论文 1 9 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 严密的、完整的制约机制，约束会计人员和相关人员依法处理会计事务，及 时发现和纠正工作中的失误，有效的防范舞弊，控制会计违规违法行为，确 保单位会计工作规范有序的进行，确保单位会计资料的真实完整。同时，随 着新会计法的实施，企业的内部控制制度受到日益重视，因此，针对内控的 其中几个基本要素进行实证研究，一方面有助于企业建立健全本企业的内部 控制制度。另一方面有助于会计信息失真的问题得到一定的改善。 2 4 3 随着企业规模的逐步扩大化和内部管理的科学化，内部审计将得到极 大的发展，而内部审计的范围包括对组织内部控制系统的适当性和有效性， 以及在完成指定的责任过程中的工作效果所进行的检查和评价。简单的说， 内部控制系统是内部审计的基础，因此，进行本次实证研究，有助于企业为 内部审计的建立和发展打好基础。 南京理工大学硕士学位论文 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 3 样本企业的基本概况 无锡a 公司，是一家中等规模的外贸公司，一九八八年五月成立，其出 口的主要产品为五金工具类，基本占到该公司出口创汇额的9 8 ，该公司成立 之初，是一家集体小规模企业，经过十几年的发展，现在已改制成为一家国 集合营的中等规模的外贸公司，现在岗职工4 0 人，大专、大学职工3 0 人， 占职工总数的7 0 ，该公司自8 8 年成立以来，出口创汇额从8 8 年的3 0 万美 金增长到2 0 0 0 年的1 0 0 0 万美金，增长幅度为3 3 倍。 31 其组织结构及人员分布情况如下： 南京理工大学硕士学位论文2 l 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 3 1 2 各部门人员分布及职责说明。 3 1 2 1 关于总经理办公室：其主要成员由公司总经理、业务副总经理、财务 副总经理、办公室主任和办事员共五人组成。该公司本着市场创新、管理创新、 机制创新的原则，决定对重大问题实行民主集中制的决策，其目的是为了集思 广益，发扬充分的民主，高度的集中，开发人力资源，调动积极性。因此其主 要功能是在总经理的领导下定期召开有总经理、副总经理及各部门经理参加的 会议，集思广益，决定该公司的发展战略及重要事项。 3 1 2 2 关于行政管理部：该公司为适应新的经营环境，对原有管理部门进行 改组，将原市场部，信息部，人事部，财务科组合为行政管理部，下设四个科 室，其中，人力资源科2 人，主要负责人员的招聘及平时的考勤；财务会计科 4 人，主要负责公司的财务核算；储运科2 人，主要负责公司的仓库管理：市 场信息科3 人，主要负责公司的市场调研及档案管理。 3 1 2 3 关于出口部：目前主要分为两个项目组，其中五金工具组8 人，其他 业务组2 人，由部门经理负责。 3 1 1 4 关于进口部：主要组成人员4 人，由部门经理负责。 3 2 关于经营理念。主要包括： ( 1 ) 追求卓越，不断创新。 ( 2 ) 开发“两脑”：即人脑和电脑 ( 3 ) 学习“两论”：“实践论”“矛盾论” ( 4 ) 奉行团队精神，即： 坚定正确的发展战略，完整灵活的营销策略： 南京理工大学硕士学位论文 2 2 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 团结协作的互爱精神，紧张有序的经营活动： 严肃认真的工作作风，活泼宽松的内部环境； 勤奋好思的学习态度，辨证唯物的思维方式； 精益求精的业务水平，吃苦耐劳的实干精神。 3 3 其他。因为该公司属于中等规模，和其他同等规模的企业一样，考虑到成 本问题，基本上没有长驻国外的人员即外派人员。 该样本企业的选取是在大量调查的基础上产生的，无论是组织结构方面还 是业务运作方面，都具有同样外贸企业的共性，因此具有一定的代表性。 南京理工大学硕士学位论文 企业业务流程的安全与效率性的实证研究 4 评价指标体系 为了考察该企业的控制环境、控制程序及控制程序的执行这三个方面的变 化对企业业务流程的安全与效率性的影响情况，作者将该企业的业务划分为五 个流程，即