（管理科学与工程专业论文）企业内部控制制度研究.pdf

西南交通大学研究生学位论文 3 i 8 8 5 9 第1 页 摘要 l 健全的内部控制制度是企业管理科学化必备的一个条件，对企 业各种业务的控制是非常重要的。目前我国许多企业的内部控制制 度不健全、执行情况差，导致企业资产流失、财务信息失真、成本 增加、效益降低。o 一 本文从我国企业内部控制制度的现状入手，论述了内部控制制 度基本理论、设计的原则和控制的方式、内部控制制度的目标研究、 影响因素、组织机构、责权控制制度、程序控制制度、会计控制制 度、人事控制制度、实物控制制度和内部审计制度，说明一个企业 建立内部控制制度的基本结构和内容以及设计内部控制制度的程序 和方法。本文还以企业的日常经济业务活动为例，说明在其内部如 何对具体业务实施控制。 本文所研究的内部控制制度的基本结构和内容是针对生产型企 业来设置的，但它具有普遍的适用性，对所有企业在设计内部控制 制度时都具有重要的指导作用。 关键词：企业、内部控制制度、结构、内容 亘塑壅塑奎堂塑塞皇堂焦笙塞 蔓! 垂 a b s t r a c t t h es o u n di n t c m a lc o n t r o ls y s t e mi s t h eb a s i c i n d i s p e n s a b l e c o n d i t i o no fm a n a g e m e ms c i e n c ei ne n t e r p r i s e s ，w h i c hi sv e r yi m p o r t a n t t oa l lk i n d so fb u s i n e s si n m a n a g e m e n t c o n t r 0 1 u n d e rt h e p r e s e n t c i r c u m s t a n c e t h e r ei sa1 0 to fe n t e r p r i s e si no u rc o u n t r yw h o s ei n t e m a l c o n t r o ls y s t e mi sn e i t h e rs o u n dn o rw e l li nt h es i t u a t i o nt oc a r r y i n go u t ， w h i c hl e a d st ot h ea s s e tw a sw a s h e da w a y , t h ef m a n c i a li n f o r m a t i o ni s l a c ko f r e a l i t y , c o s ti si n c r e a s e da n dt h ee c o n o m i cr e s u l ti sc o m e d o w n f r o mt h ep r e s e n ts i t u a t i o no ft h ei n t e r n a lc o n t r o ls y s t e mo f t h e e n t e r p r i s e si no u rc o u n t r y , t h ep a p e r d i s c u s s e st h eb a s i ct h e o r yo fi n t e m a l c o n t r o ls y s t e m , t h ed i s c i p l i n eo fd e s i g n i n g ，t h em e t h o do fc o n t r o l ，t h e o b j e c t i v er e s e a r c h o ft h ei n t e r n a ls y s t e m ，a f f e c t i v ef a c t o r s ，o r g a n i z a t i o n b u r e a u , t h ei n t e m a ls y s t e mo fr e s p o n s i b i l i t ya n dr i g h t s ，t h ep r o c e e d i n g c o n t r o ls y s t e m ，t h ea c c o u n t i n gc o n t r o ls y s t e m ，t h ec o n t r o ls y s t e mo ft h e p e r s o n n e lm a t t e r ，t h eg o o d s c o n t r o ls y s t e ma n dt h ei n t e r n a la u d i ts y s t e m a l lo ft h i s e x p l a i n sh o wt o e s t a b l i s ht h es t r u c t u r eo fi n t e r n a lc o n t r o l s y s t e ma n dt h ep r o c e e d i n g o fd e s i g n i n gt h ei n t e r n a lc o n t r o l s y s t e m ， 嗽i n gt h e u s u a le c o n o m i c a lb u s i n e s sa sae x a m p l e s ，t h ep 印e ra l s o e x p l a i n sh o w t oc a r r yo u ta n dc o n t r o lt h ea l lk i n d so fb u s i n e s si nt h e e n t e r p r i s e s t h eb a s i cs t r u c t u r ea n dc o n t e n to ft h ed e s i g n i n gi nt h ei n t e m a l c o n t r o ls y s t e mi si u s tf o rt h et y p i c a lp r o d u c t i v ee n t e r p r i s e s t h eb a s i c s t r u c t u r ea n dc o n t e n dh a sw i d e s p r e a da p p l i c a b i l i t ya n dp l a y sav e r y i m p o r t a n tr o l ei na l l k i n d so fe n t e r p r i s e sw h e nt h e yd e s i g nt h ei n t e m a l c o n t r o ls y s t e m 。 k e yw o r d ：e n t e r p r i s e 、i n t e r n a l c o n t r o ls y s t e m 、o r g a n i z a t i o n 、c o n t e n t 西南交通大塑窒生堂垡堡塞 笙! 里 一_ _ _ _ 一 绪论 向管理要效益! 响亮而正确的口号。 向怎样的管理要效益呢? 当然是向科学的管理要效益。 那么，怎样的管理才是科学的管理呢? 这恰是本文要深入研究 的问题。 为适应社会经济环境的要求，任何一家企业、任何一个事业单 位或其他经济组织，不论规模大小，不论业务性质，都必须拥有强 有力的、高效率的组织机构和先进有效的管理体系。内部控制制度 ( i n t e r n a lc o n t r o ls y s t e m ) 就是这个先进有效的管理体系中不可 缺少的一个重要组成部分。 、企业内部控制制度的现状 现代企业内部控制制度，是在长期的经营实践中，随着企业对 内加强管理，对外满足社会需求和外部环境变化，而逐步产生并发 展起来的一个自我检查、自我调整和自我制约的系统，其中凝聚着 世界上古往今来的许多有效可行的管理工作经验。在不同的历史阶 段或不同的国家地区，受当时或当地特定经营实践和管理制度的影 响，它往往有着不同的内容、形态和作用。 企业内部控制制度可以保证企业系统高效运转、保护资产安全 完整、确保会计信息的准确可靠、贯彻管理方针、提高经济效益等 方面发挥重要的作用。国内外有许多的专家和学者都意识到了内部 控制制度的重要性，相继展开了对内部控制制度的研究，取到了许 多理论成果，在实际的企业管理中也发挥了一定的作用。在西方发 达的资本主义国家中，一些企业根据自己的实际情况，建立了比较 完善适用的内部控制制度，主要包括对财产物资、会计信息、财务 收支、经营决策、经济效益、人事和经营目标等方面的控制，并以 文字或图表等形式在其内部公开。例如日本的丰田汽车公司所制定 西南交通大学研究生学位论文 第2 页 的准时( jit ) 生产制，财务上所实行的职责分工等；在国内企 业也或多或少地建立了自己的内部控制制度，例如邯钢管理经验 “模拟市场核算，实行成本否决”等，也带来了良好的经济效 益和社会效益。但是从我国的实际情况来看，现有的企业内部控制 制度的建立和实施都存在严重的缺陷。主要表现在以下几个方面： 1 内部控制制度不健全：主要表现为组织机构不健全、职权和 责任不明确、监督和检查不严格、各种标准制定不尽合理、人员素 质不高等：在会计制度上表现为会计信息的提供及时性和准确性较 差等：在控制程序上表现为职责分工不明确、凭证和帐单的设计和 传递程序不尽合理、关键控制点的控制不好等。 2 内部控制制度的执行情况较差：主要表现为操作人员的素质 低、积极性较差和责任心不强、奖罚机制不健全等。 3 内部监督不得力：主要表现在内部监督机构设置不合理、职 责不明确等。 以上三个方面严重影响了企业内部控制制度发挥其作用，同时 也影响了企业管理的科学化，以至于许多企业年年亏损，甚至破产。 因此在企业内部建立一套完善的内部控制制度不仅能够使企业内部 有限的资源得到有效的运用，更能够自动地进行防错查弊，降低成 本，提高效率，实现企业内部管理的科学化。 二、本文研究的角度 从理论上讲，企业体制与企业内部管理( 特别是企业内部控制 制度) 都会对企业经营绩效产生重大影响。不过相对来说，企业制 度一经建立，便具有相对的稳定性，而企业内部控制制度则具有灵 活性。同时企业内部控制制度的科学性又取决于企业制度本身的合 理性。一个根本的原因在于：虽然企业内部管理的科学性和经营绩 效主要取决于管理者的自身素质和能力水平，但企业制度安排则决 定着管理者的努力程度以及资产所有者能否选择到真正有能力的企 业家作为企业的管理者。因此不同的企业制度会产生不同的企业管 理水平和经营效果。 在计划经济体制下，由于企业产权不清晰，责权不盟确，政企 不分，企业只有生产的功能，没有经营功能，盈亏都由国家包干， 西南交通大学研究生学位论文 第3 页 因此根本谈不上内部管理科学化问题。在现代企业制度下，企业作 为独立的经营实体，具有独立的法人资格，自主经营，自负盈亏。 企业经营业绩除了受市场等外部因素影响外，企业内部管理科学化 程度对其经营绩效也产生重大的影响。 我国国有企业改革的目标是“产权清晰、责权明确、政企分开、 管理科学”。其中，前三点的实质就是建立现代企业制度，虽然不 能说制度创新是管理科学的必要充分条件，但毕竟还是后者的制度 基础。国有企业的改造、活力的增强，首先就面临着制度创新，即 建立现代企业制度，其次是建立使现代企业制度发挥作用的外部市 场环境，然后是抓好企业内部管理科学化问题。本文旨在探讨企业 内部管理科学化问题中的内部控制制度。如前所述，企业内部管理 科学化的前提条件是企业制度的合理性和健全的市场环境，因此本 文对内部控制制度的探讨是在假设企业制度和市场环境都建立和健 全的前提下来探讨的，即假设在现代企业制度下，建立了有效的企 业家选择机制、合理的企业治理机制、开发有效的市场体系等。在 本文以后的研究中，不在专门论述这些因素与企业内部控制制度的 关系。 任何形式的组织，不论其规模大小，或多或少都有其相应的内 部控制制度，因此，本文拟运用管理学、系统论、控制 论、审计学等学科知识，使用系统控制方法，站在企业管理 者的角度来研究探讨生产型企业内部控制制度的基本理论、目标研 究、基本结构和内容，以及如何建立健全企业内部控制制度等内容， 使企业建立的内部控制制度形成一种自动控制、自动牵制的内部控 制系统，以保证企业各项经济业务活动的顺利完成，防止各种错误 和舞弊的出现，降低成本，提高效率。 西南交通大学研究生学位论文笙! 里 第一章企业内部控制制度理论简介 以工业企业为例，在企业生产经营活动过程中，企业领导和所 属各职能部门的重要任务之一，就是确保企业内部所发生的一切经 济业务活动与原先制定的经营管理方针、政策及其目标相吻合，防 止贪污、盗窃、玩忽职守等不正常情况的出现。如果企业生产经营 活动中发生了与方针、政策及目标相偏离的事实，或者出现不正常 情况，企业领导及各职能部门必须有能力去纠正和杜绝它们，不允 许它们再次出现。由于现代企业不断发生和处理大量的、复杂的经 济业务，要完成上述重要任务，仅仅依靠企业管理者事必躬亲地去 处理每一笔业务、去纠正每一项错误，事实上是不可能的，且也无 必要。理想的办法，就是制定和实行一套科学的内部控制制度，以 防患于未然。在这种情况下，内部控制制度( i n t e r n a lc o n t r o l s y s t e m ) 便应运而生。 第一节内部控制制度的产生和发展 一、内部控制制度的产生 内部控制制度是由于生产的发展和管理的需要而产生的。随着 社会生产的发展，企业的生产规模不断扩大，经济业务日益复杂， 人们为了合理、有效地运用有限的人力、物力和财力等资源，实现 既定的经营目标，取得最大的经济效益，于是便将原来由一个人做 的工作，改由两个人或更多的人分做，这就引起了企业内部的分工。 为了使每个分工的责任人能够明确各自的职责，做到相互协作与制 约，避免错误和舞弊的发生，就逐步建立了内部牵制制度( i n t e r n a l c h e c ks y s t e m ) 。即根据内部控制的原则，规定每项经济业务必须由 酉南交道大学。矸究生学位论文 第5 页 两名以上的人员分工掌管，互相牵制，借以减少或防止发生错误或 舞弊的一种控制制度。 内部控制制度简称为内控制度或内部控制( i n t e r n a l c o n t r 0 1 ) 。作为一种管理制度( a d m i n i s t r a t i v es y s t e m ) ，内部控 制制度早就存在于各种组织( 包括政府、事业、企业等) 内部，其 思想的萌芽和制度的雏形的出现可追溯到远古时代。有许多学者认 为：“薄记起源于公元前4 0 0 0 年左右。当时，近东的古代文化已开 始建立有组织的政府和商业。一开始，政府就非常关心收支核算和 税赋征收。体现这种关心的一个重要方面就是建立包括外部监督( 审 计a u d i t ) 在内的控制手段，以减少因各级官员不称职或欺诈而造 成的错误和舞弊”。 在古代埃及，法老的中央财政部门运用了内部控制制度的基本 原理，由数位记录官( s c r i b e ) 编制会计记录，其中一位记录仓库 谷物的进项，另一位记录仓库谷物的出项，再一位对前两者的记录 进行审计。 古罗马已在主管税收和费用开支的授权官员与经手收支的官员 之间实行职责分离制度，并且建立了较严密的检查与复核制度 ( s y s t e mo fc k e c k s a n dc o u n t e rc h e c k s ) 。 我国鹾周时代，周王朝为了加强财政收支的核算和控制，也建 立并实施了分权控制法、九府出纳制度和交互考核制度，这三者都 是较为科学的内部控制制度。 生产的发展导致了社会分工和企业内部分工，分工的出现要求 加强管理，为了加强内部管理，于是产生了内部牵制制度，这就是 内部控制制度的雏形。 二、内部控制制度的发展 随着企业生产经营的发展和管理水平的提高，内部牵制制度也 就逐步发展成为现代的内部控制制度。促使内部控制制度发展的主 要原因有三点，一是企业自身内部加强管理的要求，这是内部控制 制度发展的根本动力；二是科学管理方式和现代管理技术的应用， 这是内部控制制度发展的必要条件：三是现代审计方法的应用和企 业社会法律责任的确定，为内部控制制度的发展提供了环境条件。 西南交通大学研究生学位论文 第6 页 从本世纪初到4 0 年代，由于股份有限公司的涌现，促使财产所 有权和经营管理权进一步分离。同时企业规模迅速扩大，经济业务 日益复杂，内部分工更加细致。如何加强内部管理，提高经济效益， 不仅是权益人所关心的，也是管理者亟待解决的问题。由予以往的 内部牵制制度，仅限于在某一业务环节的资金、财物和凭证范围内 发挥会计控制作用，难以发挥在管理控制方面的作用。因而造成管 理落后于生产的状况，致使一些企业出现存货积压、收支失控、成 本上升、利润下降等现象。企业管理的混乱，直接危及企业的生存。 如何加强管理呢? 应该说美国企业家泰罗的科学管理原理，为加强 企业管理提出了理论基础。他在1 9 1 1 年发表的科学管理的原理 一书中提出了用制定合理的标准、定额等方法，使工人操作规范化， 借以提高劳动生产率。泰罗的方法经过多年的实际应用，在工业企 业中形成一套科学的管理制度，后人称之为泰罗制。泰罗制的广泛 应用，使美国当时的劳动生产率提高了一倍。后来，人们把这种科 学管理原理应用到企业管理工作上来，制定了一系列的“标准”、“预 算”，借以对某项经济业务实行控制。例如：制定存货标准，控制存 货储备：制定耗用标准，控制生产耗用；制定费用预算，控制费用 开支等。这样企业的内部控制制度，便由会计控制制度扩展到管理 控制制度，形成新的管理机制。这种管理机制，对保障企业正常的 生产经营活动，消除经济管理混乱现象，减少损失浪费，提高经济 效益等方面起到了重要的作用。 从本世纪4 0 年代以来，社会生产进一步发展到一个新的阶段， 随着跨国公司的涌现，企业生产规模日益庞大，产品技术更为复杂， 产品升级换代的周期日益缩短，科学技术广泛应用，依靠智力开发 来提高企业劳动生产率在此显得尤为重要。企业内部分工更加细致， 联系更加紧密，企业与社会的联系更加广泛和密切。由于资本积累 加快，市场扩大，买方市场出现，导致企业之间竞争更加激烈。为 了提高企业实力和增强竞争力，保证企业经营目标的实现，传统的 管理方式已经不能满足要求，企业纷纷采用现代化管理方式。主要 表现在：以销定产，实行产销一体化；以经济合同方式组成交易体 系，实行管理组织系统化；广泛应用数学方法，实行管理方法定量 西南交通大学研究生学位论文 第7 页 化；广泛应用电子计算机处理数据，实行管理手段自动化；依靠开 发人的智力提高劳动生产率，实行管理思想现代化。总之，现代化 管理要求以实现企业最终目标来组织和控制企业生产经营的全过 程。泰罗时代的企业管理机制，虽然已由会计控制发展为管理控制， 但仍然着眼予对各部门、各环节的业务控制。为了满足现代化管理 的要求，人们便把系统论、控制论和信息论的基本原理引用到企业 的经营管理中来。“三论”在经济领域的应用，为企业内部控制系统 的发展提供了科学的理论基础。按照“三论”的原理，人们把企业 视为一个大系统，把生产经营活动视为一个经济信息的处理过程。 企业为了实现既定的方针和目标，应以实现企业最终目标为基础， 在整个生产经营过程中，建立健全必要的控制点和控制措施，形成 完整的内部控制制度。利用各种经济信息，从空间和时间两个方面， 对企业生产经营活动实行全方位的整体控制。 在赋予企业法律责任方面，美国国会在1 9 7 7 年通过的外国行 贿法案中，除了规定禁止企业为定货而贿赂外国政府官员外，还 规定每个企业必须建立内部控制制度，并要求达到审计准则委员会 提出的目标。凡是达不到目标的责任者，将被罚款一万美元和受五 年以下的监禁。这就以法律的形式，迫使企业必须建立健全内部控 制制度。就企业而言，建立健全内部控制制度，也就是其应当履行 的法律责任。这无疑使企业内部控制制度的建立具有了法律保障。 第二节内部控制制度的概念及功能 一、内部控制制度的概念 企业内部控制制度是指企业为了保证业务活动的有效进行，保 护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资 料的真实、合法、完整而制订和实施的政策和程序。广义地讲，一 个企业的内部控制制度是指企业的内部管理控制系统，包括为保证 企业正常经营所采取的一系列必要的管理措施。内部控制制度的职 能不仅包括企业最高管理当局用来授权与指挥进行购货、销售、生 产等经营活动的各种方式方法，也包括核算、审核、分析各种信息 资料和报告的程序和步骤，还包括为企业经济活动进行综合计划、 控制和评价而制订或设置的各项规章制度。因此内部控制制度贯穿 于企业经营活动的各个方面，只要存在企业经济活动和经营管理， 就需要有相应的内部控制制度。 从内部控制的定义看，设计一个单位的内部控制具有以下特点： 1 、以一个经济单位为主体建立的，不同的单位所建立的内部 控制制度应有所不同。 2 、以该经济单位的经济活动为客体，针对本单位的经济活动 的各个环节制定一套控制程序和方法。 3 、要有一套合理的组织机构，确定各个职能部门和个人的职 权、工作范围和责任。 内部控制制度作为现代管理的重要组成部分，它不是通过单独 的制度体现出来的。而是表现为各种各样的管理方法和制度。我国 企业创造了我国自己的内部控制制度，以往主要是从上到下建立一 套岗位责任制，以及各种管理和报表制度，按控制系统传递经济信 息，并建立内部审计制度。 再以企业来说，凡属企业内部规章制度规定的一些必须遵循的 程序、方法及措施，只要是利用因分工而产生的相互制约、相互联 系的关系，达到某种控制目的的，均属内部控制制度的内容。例如： 有些企业为了控制工作人员的工作质量，在内部制定了明确的岗位 责任制，使各工作人员在整个企业的生产经营活动过程中各有职守， 各负责任，因消除了相互扯皮、相互推诿而提高了企业的工作效率。 从实际情况看，内部控制制度的具体内容，往往因各单位的规 模、业务性质不同，而表现不一。但只要是两人以上的单位，不管 它规模多么小，或多或少总有些内部控制制度的内容存在，与大型 企业的内部控制制度相比，只不过存在着范围上和程度上的差别而 已。事实上，在我国为数众多的大大小小的企业、事业单位和其他 经济组织里，都存在着一定的内部控制制度。当然，它们在控制强 弱的程度上，彼此并不相同。 二、内部控制制度的功能 西南交通大学研究生学位论文 第9 页 从企业的实际情况看，健全的内部控制制度所发挥的基本功能 可区分为两种情况：一种是对企业自身的功能，一种是对外部监督 者( 审计师) 的功能。 1 、内部控制制度对企业自身的功能 ( 1 ) 可以保护企业资产的安全完整 各类资产是企业进行生产经营活动的基础。健全的内部控制制 度可以对各类资产的采购、计量、入库、入帐、保管、维修、领用、 发运、出帐等活动进行严密的监督控制，有效地防止和减少资产的 损失浪费和贪污盗窃等闷题的发生。 ( 2 ) 可以提高资产的高效使用 健全的内部控制制度不仅包括设计制度，而且包括制度的执行 情况，而通过财产物资部门的定期绩效评价，可以发现不足，从而 改进工作，促使财产物资的高效使用，或避免财产物资的无效使用。 ( 3 ) 健全的内部控制制度，可以明确界定各部门或人员的责任， 建立起有效的责任体系，这样他们可以各司其职，各负其责，相互 制约，自动检查，协调平衡。 ( 4 ) 健全的内部控制制度，可以通过处理和传递各种文件、图表 和报告，及时揭露国家财经政策和企业内部管理方针的执行情况， 及时发现责任的执行偏差，从而保证各种内部控制制度目标的自动 实现。 ( 5 ) 健全的内部控制制度，可以保证会计记录和其它业务记录的 准确可靠，从而为正确的会计决策和企业经营决策提供依据。 2 、内部控制制度对审计师的功能 ( 1 ) 研究和评价内部控制制度有助于确定合理的审计程序 ( 2 ) 利用内部控制制度可以均衡审计的工作量，稳定审计职工队 伍，提高审计质量。 ( 3 ) 研究评估内部控制制度，可以帮助执业审计师确定对审计程 序的实施程度，即决定审计师的工作方法，抽查重点和审计范围等 等。 ( 4 ) 健全的内部控制制度可以保证审$ - l n 试的质量。 西南交通大学研究生学位论文 第1 0 页 第三节内部控制制度的分类 一、按系统功能分类 依据系统论的观点，内部控制制度是一个完整的动态系统。作 为一个系统必须由若干功能不同的子系统，按一定的方式有机组成， 它们相互联系、相互区别、相互制约、相互作用，形成一个纵横交 错的控制制度系统。内部控制制度按系统功能可以分为以下几大类： 1 责权控制制度 即“根据组织机构职责权限界定明确”、“不相容职务必须严格 分离”的基本原则，建立一个具有预防控制功能的组织机构，并确 定各职能部门责任制和岗位责任制。 2 程序控制制度 指企业管理者为使企业的业务活动按预定的轨道运行，以实现 其经营目标，而对业务活动程序所制定和实旅的各种动态控制措施。 3 会计控制制度 现代会计具有多功能的特征。比如：反映、预测决策、控制功 能等，会计控错4 功能的客观存在是形成会计控制的基础。 会计控制制度是指在财务信息系统中的控制。财务会计循环是 由凭证、帐薄、报表组成，这实质上反映的是信息的输入、控制、 加工、输出，因此财务会计循环就是一个信息系统循环，或者说是 信息的运动。内部会计控制制度就是指财务会计部门为保证会计信 息的正确性和可信性所采取的各种措旌。 4 人事控制制度 内部控制制度系统不是一个自然系统，丽是一个“人一机系统”， 其最大特征在于其实现既定目标所采取的各种措施、程序、方法、 制度等都是由人员来制定、执行的。因此内部控制制度系统中人员 的素质和能力如何，就直接影响着该系统功能的发挥，相应的人事 控制系统就成为了内部控制制度系统中一个特殊的功熊子系统。入 事控制制度就是指在人员选择、使用、培养、考核等方面所采取的 西南交通大学研究生学位论文 第1 1 页 一系列措施。 5 实物控制制度 实物控制制度是指为保证企业财产物资实物安全完整而制定和 实施的各种控制制度。其关键是只有经过授权的人员才能接触财产 物资和控制财产转移的文件和记录。 6 内部审计制度 内部审计制度是内部控制制度的有机组成部分，国外有人称之 为“最高审计机关在企业的臂膀和延伸”。内部审计是指企业内部审 计机构对本部门或本单位的经济业务活动所进行的审查监督。 二、按控制方式来分类 根据内部控制制度的控制方式，可将其划分为预防式控制制度 和侦察式控制制度。 1 预防式控制制度 该项制度是指那些在组织的正常交易活动中，为防止差错和舞 弊行为而设置的控制制度。例如出纳与会计由不同的人员负责，费 用的报销开支必须先经审批等等，都属于预防式控制制度。设置预 防式控制制度可以减少差错和舞弊发生的概率。 2 侦察式控制制度 该项控制制度是指当差错和舞弊行为一旦发生，就能够立即自 动发出信号，并自动采取措施加以调整而设置的控制制度。例如： 定期的对帐制度就属于此类。设置侦察式控制制度，可以增加发现 和纠正差错或舞弊的机会。 三、交易循环控制制度 根据处理各种经济业务的先后顺序及其方针，可将内部控制制 度划分成几个循环控制制度： ( 1 ) 销货循环控制制度 ( 2 ) 购货循环控制制度 ( 3 ) 生产循环控制制度 ( 4 ) 薪资循环控制制度 ( 5 ) 理财循环控制制度 西南交通大学研究生学位论文 第1 2 页 第四节内部控制制度的工作原理 内部控制制度的工作原理是建立在控制论学说基础上的，是控 制论的基本原理在企业管理工作中的具体运用。下面对内部控制制 度的工作原理，分别按闭环控制、开环控制和防护性控制三种情况 进行说明。 一、闭环控制 闭环控制，也叫反馈控制。它是指管理者预先规定的目标，通 过执行者对系统施加压力，并把系统输出量的一部分或全部，经过 一定的转换，反送到系统的输入端，并与它进行比较，将比较得到 的差异施加于系统，以减少两者之间的偏差而进行的控制。闭环控 制的工作原理如图卜1 所示。 图卜1闭环控制工作原理 在卜l 图中，“控制器”是指管理者或管理部门。“被控过程” 是指某项经济业务，可以视为一个系统。“记录器”是指原始记录， 可视其为一种信息载体。“期望值( 目标) ”是指由管理者所确定目 标或标准。 由此可知，一个完整的内部控制系统的基本要求是： 西南交通大学研究生学位论文 第1 3 页 1 要为每项被控活动确定行动的目标或控制标准。 2 要有原始记录制度，及时准确地记录被控过程的实际状况。 3 要有一个输送渠道，把过程的实际情况和标准的重要差异 反映给管理部门。 4 管理部门及时分析实际情况和偏离标准的差异，并采取适 当的补救行动。 闭环控制中的反馈，是指把系统输出量的一部分或全部，经过 一定的转换后，反送到输入端，以增强或减弱系统输入信号效应的 一个过程或连接方式。反馈按其对输入效应作用方式不同，可以分 为正反馈和负反馈。 闭环控制的优点是具有自我调节功能，在变动较大且并非所有 变量都可预测的情况下，它可以自动完成必要的控制行为。 二、开环控制 开环控制，是指由管理者把预先规定的目标，通过执行者对系 统施加压力，而不管系统的反应如何的一种控制。其工作原理如图 卜2 所示。 卤 被 控被控过程 控制器| 过状态信号( x ) 点胁， 程 p 图1 3开环控制工作原理 在卜2 图中，变动因素对被控量p 起作用后，会产生差异d m 。 为了抵消这种差异，便采取补救措施，使其产生另一种差异a p r ， 且z x p r = 一x p m ，借以达到防忠于未然的效果。可见，开环控制对 控制作用r 的选择是变动因素对被控量发生影响的信息，而不是宜 接测量被控过程的状态，开环控制在内部控制制度中被广泛应用。 西南交通大学研究生学位论文 第1 4 页 开环控制的优点是：当变动因素在某种程度上尚未来得及影响 被控过程数值之前，控制力就按变动因素的交化而变化，能收到防 患于未然的效果。其主要的缺点是：在变动因素无法预测的情况下， 控制力就会因无法采取补救措施而难以发挥控制作用，使经济活动 过程发生这样或那样的损失。 开环控制与闭环控制的主要区别在于其控制信号来源不同。 三、防护性控制 防护性控制，是指在被控过程内部设置约束机制，通过自动调 节来防止差错发生的一种控制。设计防护性控制要在事先对可能产 生的差错原因进行周密的分析，找出导致差错的种种根源，设计出 相应的防止这些差错的控制措施，然后将这些控制措施融合到日常 业务活动处理程序中去，使之成为程序的组成部分。所以防护性控 制的一种重要特征是根据本企业的具体情况，对可能发生差错的原 因进行事先的分析。分析差错的原因有两条标准：( 1 ) 发生差错概率 的高低；( 2 ) 一旦发生差错，它造成影响的大小。根据这二条标准， 相应安排不同的控制措施。防护性控制的工作原理如图卜4 所示。 信息输入被控过程经济业务 的处理和记录过程 磊甄r 幅丽 信息按规定要求输出 差错i 控制措施 差错l 控制措施 图卜4 防护性控制工作原理 防护性控制的工作原理可以做如下说明： ( 1 ) 当经济业务的处理和会计记录过程可能发生差错时才需要控 制 ( 2 ) 实行防护性控制是为了达到预先制定的控制目标；不符合控 制目标的差错将在经济业务的处理过程中得到防止和纠正 西南交通大学研究生学位论文 第1 5 页 ( 3 ) 控制措施和差错不是一种单纯对应关系，对某一类差错，可 能需要不止一个的控制措施才能将差错的发生率控制在可被接受的 程度以内。同时，一个控制措施又可能对不同的差错发生控制作用。 所以，防护性控制的方式是一束控制措施对一束差错进行约束。 由于内部控制制度着重利用因分工而形成的相互制约、相互联 系的关系来设置控制措施，所以，符合性控制在内部控制制度中显 得特别重要。尤其是防护性控制能将差错消除在业务程序发生的过 程中，而毋需管理部门一一干预纠正，这就大大地提高了工作效率， 减少了需要反馈后才能进行纠正的时间。 作为一个内部控制制度，它既可能有闭环控制，也可能有开环 控制，还可能有防护性控制。这些控制融合在一个制度之中，各自 在特定条件下发挥作用。 西南交通大学研究生学位论文第l 堕 第二章内部控制制度的控制方式和设计原则 第一节内部控制制度的控制方式 内部控制制度是借助一定的控制方式来发挥功能和作用的，不 同的控制内容、控制目标，采用的控制方式是不同的。下面介绍几 种主要的控制方式。 1 、授权控制方式 授权控制方式是指由管理当局任命一个有见识、素质高的管理 人员负责对执行业务进行授权，每一项经济业务都必须经过“授权 入”的审批。如果某项经济业务经过了授权人的审批，就认为该项 业务在某个控制点上是正当合法的。授权控制方式是对输入信息的 控制，也是防止舞弊行为的有效手段。 2 、超前规划控制方式 超前规划控制方式指管理部门在各种经济业务发生前，制定相 应的管理规划，以确定哪种情况可以核准，哪种情况不能核准。当 这些合法性规则制定以后，可由数据处理机或一般操作人员办理具 体事项的核对。超前规划控制方式是授权控制的自动化。 3 、调节控制方式 调节控制方式是指将某项业务的数字同其它独立获得的相应数 字相比较，以防止未经核准的业务列入有关记录。 4 、序时控制方式 序时控制方式是指在经济业务发生之前或发生时就加以编号， 这样就可以将全部经济业务排成一个用号码编制的序时数列，然后 再进行符合性核对，即核对全部编号的凭证是否按预期程序完成。 序时控制不能控制没有记录的事项。在这一方法中，凭证编号不是 控制，而是控制的基础，只有根据编号进行符合性核对才是控制。 实行序时控制，可以大大减少编号过程中产生的各种差错的概率。 西南交通大学研究生学位论文第1 7 页 5 、总计比较控制方式 总计比较控制方式是建立在序时控制基础上的，它的实质是对 已入帐事项的两个总计数相比较进行控制。当然，若没有进行顺序 编号的序时控制，则应在程序开始的前后先加总必要的合计数，然 后再进行比较，找出差异发生的原因并改正。 6 、档案系统控制方式 档案系统控制方式是指在各项经济业务发生前，建立一个原始 文件副本的系统档案，在整个工作机制开始运行后，完成一项就勾 销一项，这样留在档案系统中未勾销的项目是没有完成控制目标而 需要采取调查行动的项目。 7 、时间进程控制方式 时间进程控制方式是指对于已经核准的某项特殊经济业务，要 采用与其相适应的备忘录，以实行时间进程控制，防止有些事项被 遗漏或忽略。 8 、复算控制方式 即由承办经济业务的当事人自行核对后，再有另一人进行重复 核对，或者是在经济业务发生之前，就进行详细的检查和限制。 9 、职务分离控制方式 职务分离控制方式是指每一个职能部门或人员的职责范围要加 以明确的界定，必须实行不相容职务的严格分离。这一条牵制性行 为准则，不仅有助于防止工作人员舞弊和保证会计数据的正确性， 而且有助于提高工作效率。 l o 、限制接近控制方式 限制接近控制方式是指对某些经济行为，只限于能胜任该项工 作的人员接近，未经授权的人员禁止接触以控制舞弊和加强工作的 责任性。“限制接近”控制方式与现金、票据、存货等易变现资产的 安全有关。同时，对于各种帐册、支票、报表等文件和些实物也 应实行限制接近。 1 1 、“三定”控制方式 “三定”控制方式是指对单位内部各职能部门确定相应的职责 权限，确定每个职能部门所干的工作和所需要的人员数，以及每个 西南交通大学研究生学位论文 第1 8 页 人员的工作范围和职责权限。实行“三定”控制，有利于明确责任， 保证经济业务的顺利进行，提高工作效率。 1 2 、成本一效益控制方式 成本一效益控制方式是指所采取控制的成本和所取得的效益必 须相一致。不能因为控制而增加岗位和工作人员，使单位成本大i 晤 度上升，效益下降。 第二节内部控制制度设计的原则 设计内部控制制度是一项基本的决策活动，内部控制制度的合 理与否不能等到其运行完毕之后，以其实际成败来决定，而应在付 诸实施之前，就要接收一系列原则的检查。根据控制与目标的关系， 内部控制制度应遵循以下基本原则： l 、组织机构职责权限界定明确 衡量一个组织系统是否健全的一个重要标准，就是看其各部门 组织是否独立，这也就是说明，组织系统的重点是辗据业务职能把 一个组织分为相对独立的职能部门。但这并不是自筑藩篱的绝对对 立，而是一个整体中的相对独立；如职能部门之间，还应相互协调， 相互配合。在把组织系统分成几个独立部门之后，就应赋予各个职 能部门相应的职责，使职权与其承担的责任相对称，以便有效作业， 达到最高管理当局的要求。当然，企业的各项任务各有其特性，某 项业务也许由某个职能部门独立完成，但更多是涉及多重部门。此 时，各方面的责任应该明确划分，以便使经济业务的发生、授权、 记录和财务保管等职能发挥到最佳效率。根据内部控制的基本原理， 组织系统不仅应横向协调，而且还应纵向有序，即上一层次系统可 向低一层次系统授权，低层次则以高层次授权为控制目标。这样组 织系统还应建立分层责任制，以排除权力集中与权力不明所带来的 消极影响，一般来说，在组织机构按上述原则确立后，就应以一种 组织系统图展现出来，以便管理当局清楚本组织的结构状况，各职 能部门的职员则清楚自己在组织机构中所处的地位，及其与相关单 西南交通大学研究生学位论文 位的制约关系，从而使整个组织形成一种协调、 2 、组织系统中不相容职务必须严格分离 第1 9 页 有序的运行机制。 不相容职务是指一项业务发生以后，其授权、批准、执行、记 录等完全集中在一个人或一个部门办理时，发生的错误或不法行为 的概率就会增大的两项或两项以一l 的职务。比如经济业务的授权与 经济业务的执行属于不相容职务，经济业务的执行与经济业务的审 查、记录属于不相容职务，财产的保管与记录、核对也属于不相容 职务。“不相容职务必须分离”的原则，要求设计组织系统运行机制 时，对不相容职务必须由两个或两个以上的职能部门和人员，按规 定的权限和程序分工办理，坚持这一条原则，不仅可以预防不法行 为，而且也可以强化专业水平，提高工作效率。 3 、建立完善的会计制度 会计制度一般由企业的会计部门设计，但有时也委托注册会计 师设计。最初设计会计制度时，应力求严格而完善。伴随着企业的 成长，环境的变化，制度应不断修改，以提高其环境适应性。一般 来讲，会计制度包括：各种表单、帐薄、处理程序、记录汇总、编 制业务及财务资料所用的设备等。健全的会- ；t - n 度可以防止各种错 误或不法行为的发生，保证企业财产的安全完整；同时，健全的会 计制度可以作为合理处理各种业务的依据，并使其处理程序正确、 科学；再者，健全的会计制度有助子建造总体的信息处理制度，并 为管理当局提供其需要的各种情报及信息。最后，健全的会计制度 可作为对管理制度进行再研究及改进的根据。 4 、建立内部审计制度 内部审计指企业内部专职审计师所进行的审计，它是内部控制 制度的有机组成部分。内部审计旨在于审核组织内部各独立部门、 分支处所等的内部控制的记录，以便为最高管理当局提供建议或者 协助经理人员达到最有效的管理。内部审计机构是独立于其它部门 的重要职能部门，是一种“超级控制”制度。 5 、实行员工轮调轮训制度 在组织系统之中，对于负有专责的员工，不论是职员还是技工 都应进行轮调轮i j i i 。其一，可以提高员工的办事能力，并激发其天 西南交通大学研究生学位论文 第2 0 页 赋，发挥其最大潜能：其二，员工经过若干次调动之后，便能熟悉 其职能部门的工作性质，从而易与其它部门相协调、配合，形成一 种组织系统的整体优化：其三，定期轮调，无形中增加了对某项工 作的复核，提供了控制能力；其四，定期轮训轮调，也促使每员 工对工作兢兢业业，以备与其它人员相互交接；其五，实行轮调轮 训，易于找到某项职务的代理人，从而可消除因人请假，使原有作 业系统中断的现象。有鉴于此，应将员工轮调成本与因增加制度的 控制能力所获褥的效益相比较。约翰w 。库克和加里m 温克 尔( j o h n w c o o k g a r y m w i n k l e ) 在审计原理及技术一书 中指出：“几乎在所有的情况下，固定职工因休假而由其他职工代其 工作所产生的轮换成本，与有效的会计控制所带来的效益是相当 的。” 6 、对职员的工作应予沟遁激励 组织系统有效运行的一个前提条件，就是全体员工产生一种协 同力或合力，这也是内部控制制度所追求的境界。然而协同力的形 成，在于相互间的沟通与激励。为贯彻这一原则，要注意两点： ( 1 ) 遵照现代管理中的“协议或参与管理”的原则，不论是主管 人员还是员工都参加管理。首先主管人员对每一员工分配任务并制 定作业方法，同时对未来环境中，可能出现的费解之处，提供具体 解决办法，最后对员工详细阐明制定作业程序的根据，员工可据此 提出自己的意见，以改进工作。 ( 2 ) 当某一员工对某一方法或程序不清楚时，主管人员要及时地 传达管理当局的意图。同时，给予员工以适当的激励，这将会保证 企业整个制度得到有效的贯彻执行。 7 、引进保险机制，健全内部控制制度 风险管理已成为当代企业经营的一块新天地，国外许多国家的 大公司都设置了专门的风险管理部门，以分析风险、制定风险对抗 政策，其中保险就是一种既古老又年轻的风险政策，在组织系统中 引进保险机制，则可提高内部控制制度的控制能力。比如企业对各 种固定资产和流动资产赡买适当数额的保险，烈一旦发生灾害损失， 就能获得保险公司的赔款；相反，企业对资产未购买适度的财产保 西南交通大学研究生学位论文 第2 l 页 险或虽已保险但保额不足，或者购买保险，保险费未付，则一旦发 生意外，企业就会遭受致命性的打击，使整个控制机制失效。再比 如，对经营现金、银行存款、有价证券、应收票据等有关的财务会 计人员投保忠诚险，这可以预防他们挪用巨额公款，因为某一职员 发生这种舞弊行为，组织就可要求保险公司赔偿。同时，由于保险 的介入，被保险人的不法行为自然会受到限制，从而减少舞弊案件， 保持全体员工积极的工作情绪。 8 、尽量使用现代化的办公事务枫器，提高控制能力 采用现代化的办公事务机器，如收银机、计算机、支票签发机、 影印机、打字机等，不仅可以节省时间，而且可以提高资料的质量， 从而提高控制能力。当然，微机等现代机械设备在管理上的