（工商管理专业论文）天津烟草公司人力资源管理信息系统构建与实施研究.pdf

南开大学学位论文原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师指导下进行研究工作所 取得的研究成果。除文中已经注明引用的内容外，本学位论文的研究成果不包 含任何他人创作的、已公开发表或者没有公开发表的作品的内容。对本论文所 涉及的研究工作做出贡献的其他个人和集体，均己在文中以明确方式标明。本 学位论文原创性声明的法律责任由本人承担。 学位论文作者签名： 篮墓2 0 1 0 年1 1 月 日 非公开学位论文标注说明 根据南开大学有关规定，非公开学位论文须经指导教师同意、作者本人申 请和相关部门批准方能标注。未经批准的均为公开学位论文，公开学位论文本 说明为空白。 论文题目天津烟草公司人力资源管理信息系统构建与实施研究 申请密级 口限制( 2 年)口秘密( 1 0 年)口机密( 2 0 年) 保密期限 2 0 年月 日至2 0 年月曰 审批表编号批准日期 2 0 年月 日 限制2 年( 最长2 年，可少于2 年) 秘密l o 年( 最长5 年，可少于5 年) 机密2 0 年( 最长1 0 年，可少于l o 年) 南开大学学位论文使用授权书 根据南开大学关于研究生学位论文收藏和利用管理办法，我校的博士、硕士学位 获得者均须向南开大学提交本人的学位论文纸质本及相应电子版。 本人完全了解南开大学有关研究生学位论文收藏和利用的管理规定。南开大学拥有在 著作权法规定范围内的学位论文使用权，即：( 1 ) 学位获得者必须按规定提交学位论文 ( 包括纸质印刷本及电子版) ，学校可以采用影印、缩印或其他复制手段保存研究生学位论 文，并编入南开大学博硕士学位论文全文数据库；( 2 ) 为教学和科研目的，学校可以将 公开的学位论文作为资料在图书馆等场所提供校内师生阅读，在校园网上提供论文目录检 索、文摘以及论文全文浏览、下载等免费信息服务：( 3 ) 根据教育部有关规定，南开大学向 教育部指定单位提交公开的学位论文；( 4 ) 学位论文作者授权学校向中国科技信息研究所和 中国学术期刊( 光盘) 电子出版社提交规定范围的学位论文及其电子版并收入相应学位论文 数据库，通过其相关网站对外进行信息服务。同时本人保留在其他媒体发表论文的权利。 非公开学位论文，保密期限内不向外提交和提供服务，解密后提交和服务同公开论文。 论文电子版提交至校图书馆网站：h t t p ：2 0 2 1 1 3 2 0 1 6 1 ：8 0 0 1 i n d e x h t m 。 本人承诺：本人的学位论文是在南开大学学习期间创作完成的作品，并已通过论文答 辩；提交的学位论文电子版与纸质本论文的内容一致，如因不同造成不良后果由本人自负。 本人同意遵守上述规定。本授权书签署一式两份，由研究生院和图书馆留存。 作者暨授权人签字： 韭墓 2 0 1 0 年1 1 月 日 南开大学研究生学位论文作者信息 论文题目 天津烟草公司人力资源管理信息系统构建与实施研究 姓名张英学号2 1 2 0 0 8 2 4 8 3答辩日期 论文类别博士口学历硕士口硕士专业学位高校教师口同等学力硕士口 院系所商学院专业工商管理硕士 联系电话1 3 5 1 2 0 8 0 8 9 6e m a i l 1 3 5 1 2 0 8 0 8 9 6 1 6 3 c o r n 通信地址( 邮编) ：天津市和平区郑州道3 5 号( 3 0 0 0 5 0 ) 备注： 是否批准为非公开论文 否 注：本授权书适用我校授予的所有博士、硕士的学位论文。由作者填写( 一式两份) 签字后交校图书 馆，非公开学位论文须附南开大学研究生申请非公开学位论文审批表。 摘要 摘要 随着我国加入w t o ，中国烟草企业面临着国际控烟组织和国外烟草巨头竞 争双重压力，人力资源及其管理己成为企业生存和发展的最根本要素。由于烟 草企业长期以来处于垄断地位，人力资源管理仍具有某些计划经济的特征，而 面对当前日益激烈的市场和人才竞争，必须不断强化人力资源管理的效能。其 中，基于计算机和网络技术的人力资源管理信息化建设成为提升企业管理水平， 提高工作效率，促进企业核心竞争力提升的有效途径之一。 本文在对人力资源信息化的概念界定的基础上，阐述了人力资源管理信息 化的发展历程、基本功能和应用价值；以天津烟草公司为研究案例，分析了该 公司人力资源管理信息化的必要性和管理特点，指出了人力资源管理过程中存 在的问题及通过信息化手段解决的必要性。而后，从系统构建原则、实施原则、 实施步骤，建设内容、建设要求等方面详细论证了天津烟草人力资源管理信息 化建设的全过程，分析了系统实施过程中存在的问题、解决方案及构建实施中 需要注意的问题等。 通过本文的研究，旨在为我国烟草行业人力资源管理信息化建设总结经验， 并为相关企业提供借鉴。 关键词：烟草企业人力资源管理信息化e h r a b s t r a c t - - _ _ 一_ _ - - _ _ _ _ _ - _ _ - - _ _ - - - - - - _ _ - _ _ ，- _ _ - _ _ - ，- _ - 一 a b s t r a c t w i t ht h ea c c e s s i o nt ow t o ，c h i n a st o b a c c oi n d u s t r yh a sb e e nf a c i n gt h e p r e s s u r ef r o mi n t e r n a t i o n a lt o b a c c oc o n t r o lo r g a n i z a t i o na n dt h ec o m p e t i t i o nw i t h f o r e i g nt o b a c c og i a n t s h u m a nr e s o u r c e sm a n a g e m e n th a sb e c o m et h ef u n d a m e n t a l e l e m e n tf o ri n d u s t r ys u r v i v a la n dd e v e l o p m e n t s i n c et h e r eh a sb e e nm o n o p o l yi n t o b a c c ob u s i n e s s ，h u m a nr e s o u r c e sm a n a g e m e n ts t i l lp r e s e r v e ss o m ef e a t u r e so ft h e p l a n n e de c o n o m y f a c i n gt h ei n c r e a s i n g l yf i e r c ec o m p e t i t i o ni nt h em a r k e ta n d p e r s o n n e l ，i ti sq u i t en e c e s s a r yt oc o n t i n u o u s l ys t r e n g t h e nt h ee f f e c t i v e n e s so fh u m a n r e s o u r c e s m a n a g e m e n t t h ec o n s t r u c t i o no fh u m a nr e s o u r c e si n _ f o r m a t i o n m a n a g e m e n tb a s e do nt h ec o m p u t e ra n dn e t w o r kt e c h n o l o g yh a sb e c o m eo n eo ft h e e f f e c t i v e w a y s t o i m p r o v ec o r p o r a t em a n a g e m e n t ，e f f i c i e n c y a n dt h ec o r e c o m p e t i t i v e n e s s t h i st h e s i si sg o i n gt oi n t r o d u c et h ed e f i n i t i o no fh u m a nr e s o u r c e si n f o r m a t i o n m a n a g e m e n t ，a n di t sc o u r s eo fd e v e l o p m e n t ，b a s i cf u n c t i o n sa n da p p l i c a t i o nv a l u e s w i t ht h ee x a m p l eo ft i a n j i nt o b a c c oc o r p o r a t i o n ，t h i st h e s i sa n a l y z e st h en e c e s s i t y a n dm a n a g e m e n tf e a t u r e so ft h e c o m p a n y s h u m a nr e s o u r c e si n f o r m a t i o n m a n a g e m e n t ，a n dp r e s e n t st h ep r o b l e m se x i s t i n gi nh u m a nr e s o u r c e sm a n a g e m e n t a n dt h en e c e s s i t yo fs o l v i n gt h ep r o b l e m sw i t hi n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t t h et h e s i s a l s od e m o n s t r a t e st h eo v e r a l lc o n s t r u c t i o n p r o c e s so ft i a n ji nt o b a c c oh u m a n r e s o u r c e si n t b r m a t i o nm a n a g e m e n tf r o mt h ea s p e c t so fs y s t e mc o n s t r u c t i o np r i n c i p l e s ， i m p l e m e n t a t i o n p r i n c i p l e s ，i m p l e m e n t a t i o ns t e p s ，c o n s t r u c t i o n c o n t e n ta n d r e q u i r e m e n t s ，e x p l o r e st h ep r o b l e m se x i s t i n gi nt h es y s t e md e p l o y m e n t ，a n dt h e i m p o r t a n tp r o c e d u r e si nt h es o l u t i o na n di m p l e m e n t a t i o n t h i st h e s i si sa i m i n gt os u mu pt h eh u m a nr e s o u r c e si n f o r m a t i o nm a n a g e m e n to f t h en a t i o n a lt o b a c c oi n d u s t r ya n dp r o v i d ear e f e r e n c ef o rr e l e v a n tc o r p o r a t i o n s k e yw o r d s ：t o b a c c oc o r p o r a t i o nh u m a nr e s o u r c e sm a n a g e m e n ti n f o r m a t i o n i z a t i o n e h r i i 目录 目录 第一章导论1 第一节研究背景与研究意义1 1 1 研究背景1 1 1 2 研究意义1 第二节研究思路与论文结构2 1 2 1 研究思路2 1 2 2 论文结构2 第二章相关概念与研究综述4 第一节人力资源管理信息化的相关概念界定4 2 1 1 人力资源管理信息化的内涵4 2 1 2 人力资源管理信息化的基本功能6 第二节人力资源管理信息系统的实施特点与应用现状7 2 2 1 人力资源管理信息化的实施优势7 2 2 2 人力资源管理信息化的实施成本10 2 2 3 人力资源管理信息系统应用现状1 2 第三章天津烟草公司发展背景及引入人力资源管理信息化的必要 性1 4 第一节公司发展背景1 4 3 1 1天津烟草公司背景】4 3 1 2 天津烟草公司人力资源管理发展历程1 4 第二节公司人力资源管理特点及存在的问题1 6 3 2 1天津烟草的人力资源管理的特点】6 3 2 2 天津烟草人力资源管理工作存在的问题”17 第三节人力资源信息化建设的必要性与目标1 9 3 3 1 引入人力资源信息化管理的必要性1 9 i i i 目录 3 3 2 人力资源管理信息系统建设目标2 1 第四章天津烟草公司人力资源管理信息系统的构建2 3 第一节系统构建的步骤2 3 4 1 1 构建前的准备阶段2 3 4 1 2 构建的具体实施阶段2 4 4 1 3 构建后的完善阶段2 5 第二节人力资源信息化建设的内容与特点2 5 4 2 1 组织机构和人员信息库建设内容2 6 4 2 2 办公信息库建设内容2 7 4 2 3 知识信息库建设内容2 9 4 2 4 各模块之间的关联3 0 4 2 5 人力资源信息化系统的特点3 1 第五章天津烟草公司人力资源管理信息系统的实施3 2 第一节人力资源管理系统的实施3 2 5 1 1 系统的实施方法3 2 5 1 2 实施过程中存在的问题3 2 5 1 3 解决问题的办法3 3 5 1 4 系统实施应注意的问题3 4 第二节人力资源信息系统的管理3 5 5 2 1明确使用主体的责任3 5 5 2 2 用户及权限管理方面的规定- 3 6 5 2 3 信息系统的安全管理与监督3 7 5 2 4 信息系统中数据使用的规定3 7 第三节人力资源管理信息系统建设取得的初步成效3 8 5 3 i 建立日常管理平台3 8 5 3 2 规范数据标准，统一系统平台3 9 5 3 3改变管理理念和发展理念4 0 5 3 4 为领导决策提供支持4 1 工v 目录 第六章结论一4 2 第一节研究结论4 2 6 1 1 论文总结4 2 6 1 2 研究结论4 2 第二节未来研究展望4 3 6 2 】系统的改进4 3 6 2 2 研究的展望4 3 参考文献一4 4 致谢4 6 个人简历一4 7 v 第章导论 第一章导论帚一旱哥下匕 第一节研究背景与研究意义 1 1 1 研究背景 “什么是企业的核心竞争力”，可以说是技术，是服务，是反应能力等等， 但是所有的竞争优势的核心都要归结到一个资源上，那就是人力资源。现代管 理学大师彼得德鲁克曾说过“企业只有一项真正的资源，那就是人”，“所谓企 业管理，最终就是人力资源管理。人力资源管理，就是管理的代名词。”可见， 人力资源及其管理是企业生存和发展的最根本要素。长期以来，我国企业存在 着人力资源管理观念相对陈旧、管理手段落后等问题。特别是国有企业，人力 资源管理水平有待提高。因此，如何加强企业人力资源管理工作水平是摆在我 国各企业面前的一项重要战略性任务。 人力资源管理涉及的内容很多，而随着企业赋予人力资源管理任务的加重， 人力资源管理工作为适应企业需要经历了几个阶段，从简单的事务性处理到现 在成为为企业的战略实现提供支持与决策服务的职能，其管理职能和管理观念 的转变是要通过先进手段才能实现的，即建立在先进技术基础上的信息化管理 系统。对于一个特定行业的企业是如何通过信息化手段提高人力资源管理水平 的，完善有效的信息化的人力资源管理系统是如何构建的，在管理实践中又是 怎样实施和运用的，这些问题是本论文所要研究的课题。 1 1 2 研究意义 中国烟草行业一直以来实行统一领导、垂直管理、专卖专营的管理体制。 国家烟草专卖局、中国烟草总公司( 以下简称国家局) 对全国烟草行业“人、财、 物、产、供、销、内、外、贸”进行集中统一管理，整个行业是属于全部由国家 经济组成的垄断行业。天津市烟草专卖局、中国烟草总公司天津市公司( 以下 简称天津烟草) 是全国烟草行业中的一家省级烟草专卖局( 公司) ，专卖局与公 司实行“一套机构、两块牌子”的管理体制。天津烟草成立于1 9 8 6 年1 月1 日， 现辖1 5 个区( 县) 烟草专卖局、1 0 个烟草分公司、5 个烟草有限公司和天津市 卷烟销售分公司、物流分公司、恒大实业公司，主要负责天津市行政区划范围 第一章导论 内的卷烟销售和卷烟专卖管理工作，行业现有从业人员2 2 0 0 余人，是一家非常 典型的国有企业。国有企业的性质，决定其在人力资源管理方面一直存在着行 政管理的特点，即偏重国家机关事业单位的人事管理模式。显然这种人员管理 模式与整个烟草行业越来越强烈的市场化走向相悖不顺。随着烟草行业改革的 不断深入和行业持续稳定健康发展，人力资源在发展中所起到的作用越来越明 显，这就给企业提出了实现由传统人事管理向人力资源管理转变的管理要求， 来进一步加强行业人力资源队伍建设。而随着企业的不断发展，天津烟草人力 资源部门也发现了企业在人力资源管理方面所存在的问题，那么如何转变管理 模式、解决实际工作中存在的问题、适应企业发展的需要是天津烟草人力资源 部门亟需要解决的问题。而通过人力资源管理信息化建设、人力资源管理信息 系统的构建和实施很好地解决了企业人力资源管理中存在的诸多问题，适应了 企业的发展。 本文针对天津烟草这样一个典型国有企业人力资源管理过程中出现的问 题，并通过人力资源管理信息化得到较好的解决，从而能带给类似企业管理工 作一定的启发，对人力资源管理工作的改进提供定的借鉴作用。 第二节研究思路与论文结构 1 2 1研究思路 本论文在理论与实践相结合的基础上，通过文献梳理，首先对人力资源管 理信息化及其发展历程、主要功能、实施特点及现实应用进行了介绍。随后采 用个案法，通过对天津烟草公司人力资源管理信息化的构建和实施情况，系统 论证了信息化为该企业人力资源管理活动带来的巨大价值，对建设过程、实施 原则、建设内容、实施管理及实施后的初步效果进行了详细的分析。最后总结 了人力资源管理的特殊性，实施中遇到的问题及解决的办法，也提出了系统功 能的改进和提高需要结合实际进一步研究解决的展望。 通过对人力资源管理如何通过信息化来实现，论证信息化手段对于人力资 源管理工作的重要性，以及如何体现提高工作效率、转变人力资源管理理念和 更好地为企业决策服务的重要作用。 1 2 2 论文结构 全文共分六章，各章内容分别为： 2 第一章导论 第一章，导论。介绍本文的研究背景、研究意义、研究思路及结构安排。 第二章，相关概念与研究综述。从人力资源信息化的概念、发展历程、基 本功能和应用价值论证信息化对提升人力资源管理水平的巨大作用。 第三章，天津烟草公司背景及引入人力资源信息化管理的必要性，从天津 烟草人力资源管理特点出发，指出存在的问题，并根据存在的问题分析出通过 信息化手段解决的目标。 第四章，天津烟草公司人力资源管理信息系统的构建，从构建原则、实施 步骤，建设内容、建设要求等当面详细论证了人力资源管理信息化建设的全过 程。 第五章，天津烟草公司人力资源管理信息系统的实施，论证了系统实施过 程中存在的问题及解决办法，构建实施人力资源信息化系统应注意的问题以及 系统的初步实施效果及建成后如何进行管理进行了探讨。 第六章，结论，对全文进行总结，对未来该领域的研究进行了展望。 3 第二章相关概念与研究综述 第二章相关概念与研究综述 随着世界经济全球化的进程不断加快，信息技术在企业经营管理中的作用 越来越重要，电子商务、现代物流等管理模式在不断的改进和提高，以适应企 业发展的需要。人力资源是企业中最重要最活跃的资源，信息技术在人力资源 管理中的应用给人力资源管理带来了彻底的变革，给企业注入了新的生机与活 力，为推进企业的更快发展起到了积极作用，提供了智力支持和人才保证。 第一节人力资源管理信息化的相关概念界定 2 1 1人力资源管理信息化的内涵 所谓人力资源管理信息化，就是电子人力资源管理或网络人力资源管理， 简称e h r ，是指通过信息技术实现的企业人力资源管理的完整解决方案，是人 力资源管理运用信息化平台整合招聘、选拔、培训、绩效和薪酬管理等职能， 同时与组织的财务、物流、客户关系管理等进行整合，提高效率，降低管理和 运作成本，实现人力资源管理的便捷化、科学化和系统化，实现人力资源管理 的自动化1 。 谈到人力资源管理信息化不得不谈谈人力资源管理的概念。人力资源管理 指的是为实现组织的战略目标，组织利用现代科学技术和管理理论，通过不断 地获得人力资源，对所获得的人力资源的整合、调控及开发，并给予他们报偿 而有效地开发和利用之2 。 传统的人事管理工作早期只限于人员招聘、选拔、分派、工资发放、档案 保管等较琐碎的具体事务性工作，后来逐渐涉及工作分析、绩效评估、奖酬制 度的设计与管理、其他人事制度的制定、员工培训活动的规划和组织等。也就 是说传统人事管理主要担任行政事务管理专家这个角色。随着市场经济的发展， 人力资源管理在组织中的作用越来越大，人力资源管理更具战略性、整体性和 未来性，视人力为组织的第一资源，更注重对其的开发，从而更具有主动性， ，陈梦雪人力资源管理信息、化的问题与对策商业现代化，2 0 0 8 年8 期2 8 2 页 2 余凯成程文文陈维政编著人力资源管理大连理工大学出版社，1 9 9 9 年1 8 页 4 第二章相关概念与研究综述 使人力资源管理部门成为组织的生产效益部门，因此传统的人事管理已明显不 能适应组织的发展，但企业要想实现人力资源管理的战略转型谈何容易，这就 要求我们必须有一个有效的手段来推动企业人力资源管理变革3 ，这个手段就是 信息化。人：力资源管理的信息化造就了人力资源管理的变革，从图2 1 可以明显 体会到变革的情况： 变孳懿 图2 1e h r 对人力资源管理的变革 变革后 资料来源：周景丽信息时代的人力资源管理e h r 科技信息，2 0 0 7 年3 0 期1 0 6 1 0 8 人力资源管理信息化是企业管理信息化应用系统中的一个子系统，是延用 现代信息技术有效地处理企业人力资源管理的各种信息，使人力资源管理部门 从提供简单的人力资源管理信息转变为提供人力资源管理知识和解决方案、为 管理层提供决策支持，为人力资源管理和决策提供及时、准确、全面的信息服 务4 。人力资源管理信息化可以追溯到2 0 世纪6 0 年代末期，当时的人力资源管 理系统只是一种自动计算薪酬的工具。到了7 0 年代末，非财务的人力资源信息 和薪资的历史信息都给予了考虑，报表生成和薪资数据分析功能有了较大改善。 到了8 0 年代末，真正的人力资源管理信息系统应运而生，不仅局限于信息的采 集、更新和维护，而且实现了对相关数据进行挖掘，提供优化的管理流程、智 能的分析、战略的决策参考。随着互联网和信息技术的曰益成熟，随着信息流 的延伸或改变突破了封闭的模式延伸到企业内外部的各个角落，使得企业各级 ，王洪涛信息化在企业人力资源管理中的应用信息与电脑，2 0 0 9 年1 0 期1 2 3 页 4 刘清春浅析企业人力资源管理信息化建设现代经济信息，2 0 1 0 年0 9 期3 9 4 0 页 5 第二章相关概念与研究综述 管理者和普通员工也能参与到人力资源管理活动中5 。 2 1 2 人力资源管理信息化的基本功能 安叁囊雾j 萋工作流弓l 警报表工具 。、1 车 基础技术平台 f 、 瀚麟 攀 暖曝霸嘲霸曝霸嘲飘穗蕊麟蕊嬲鼹麟斓舅黼黯鼹鞠醑暖魏蹰蕊蹦鞠嬲鞠嘲蕊瓣嬲躐髓礴酽 f = = 二= 二二二二二二二= 二二= 二= = = 刁 人力资源信息库 l 。、。一j 人力资源信息化数据中心平台 翻麓霉朝豳嘲麓嗣啊豳嘲啊嘲麓嘲嘲礴嘲翻酾翻翻暖黼霸啊鼍圈圈暖翻躐嘲暖嘲翻嘲麓豳隧 图2 2 人力资源管理信息系统的整体功能 数据接口 资料来源：天津用友，天津烟草公司人力资源管理信息系统解决方案，1 8 页 一般的人力资源管理信息化建设都会运用平台化的建设模式，建立人力资 源基础数据平台，并在此平台基础上，基于技术支持，开发人力资源管理各功 能管理模块和义务流程设置，在各功能模块建设中与相关的系统进行数据接口， 并最终实现提供为领导决策提供支持服务的作用。 人力资源管理信息系统的各职能模块大致包括如下方面：一是组织机构、 岗位编制和人员信息管理模块，这个模块是将人力资源部门零散的机构和人员 信息通过信息化手段整合成能够动态管理的平台，为日常人力资源管理服务。 二是薪酬和福利管理，实现薪酬管理的无障碍审批程序。薪酬的任何调整变化 可以实时自动传递至工资发放系统，而由此引发的员工福利变化也同时在系统 中实现自动更新。三是招聘与配置，实现内外部的招聘，对接各种招聘网站， 做到自动按需筛选人员，盘活招聘流程。对内部人员进行人岗匹配分析，优化 5 周景丽信息时代的人力资源管理- ehr 科技信息，2 0 0 7 年3 0 期 0 6 - 1 0 8 页 6 第二章相关概念与研究综述 人力资源配置。四是培训管理，实现培训需求调查、在线报名、在线培训、课 程选择和效果评估。五是绩效管理，利用平衡计分卡、绩效考核等现代管理理 念，结合岗位分析，设定各项岗位评价考核指标，通过各层级职工的打分，对 员工进行绩效考核，自动汇总打分情况及排名，记录每位职工历年绩效情况， 为培训、人员配置、薪酬管理等提供决策依据，人力资源管理系统提供了管理 技术和信息技术的双重保障。六是自助服务，分为三个层面，可以便信息直接 到达所需要的用户层面，普通员工可以浏览自己的基本信息，或自己维护部分 可维护的信息，同时在线申请培训、休假等业务；经理层面可以浏览本部门人 员情况，审批各项流程；公司领导层，可以通过为领导设置各项分析模版，便 捷地查询各类信息分析数据，为领导决策提供服务。七是时间管理，包括了考 勤、休假、加班、出差等内容，系统强大的信息汇总分析功能分析每位员工的 各类休假考勤等数据，为计算薪酬提供依据。八是报表分析，在各类数据完备 的情况下，自动生成人力资源、劳动工资、培训情况、绩效数据等报表分析材 料，提供人力资源决策支持。九是其他扩展职能，如职称、人力资源规划等模 块，都是基于各项管理职能和数据平台基础上，为实现人力资源管理的决策支 持作用而建立的管理模块。 第二节人力资源管理信息系统的实施特点与应用现状 2 2 1人力资源管理信息化的实施优势 1 有助于提高人力资源管理部门的工作效率 影响人力资源管理部门工作效率的主要因素包括：每月的工资计算与处理； 员工考勤休假处理；员工信息管理等业务内容。这些事务性工作占据着人力资 源管理人员的大量时间。信息技术的应用将大大降低例行性工作占用的时间。 企业没有实施人力资源管理信息化以前，企业员工的各种信息是孤立存在的， 比如在算员工工资这一个工作中，就会包含员工姓名、所在部门、参加工作时 间、学历、入司时间、级别、考勤休假情况和工资标准等信息。同样，福利管 理中也至少包含上述的员工基本信息，合同管理中也同样要包含上述信息。这 些业务可能是由不同的业务人员负责，如没有一个统一的信息平台，就可能造 成不同的人掌握着员工的信息不尽相同，就会导致工作的差错。而且，这样分 散的管理，一方面造成员工信息的重复录入，在更新、整理员工信息时有许多 7 第二章相关概念与研究综述 重复工作，造成大量人工浪费；另一方面，当向上级报表时，如果需要的信息 比较全面，而原有信息不能满足需要，而要将几个方面的信息匹配在一起，不 同的表如果人员顺序是不同的，那样匹配起来工作量是相当巨大的。实施了人 力资源管理信息化后，就可以集中员工的各项信息形成统一的平台，把人力资 源管理的相关信息全面、有机地联系起来，保证了员工信息的统一，有效地减 少了信息更新和信息查找过程中大量的重复劳动，从而极大地提高了人力资源 管理人员的工作效率。 2 有利于人力资源管理业务流程优化 信息系统的投入，消除了手工作业分散、隔离、盲目等现象，实现了各管 理功能的关联，保证了信息共享、促使流程规范化，从而使各项人力资源管理 职能在实际运用中得到衔接。系统将快捷、方便地获得各种统计分析报告，为 企业管理与决策提供准确、全面、及时地人力资源信息支持。人力资源管理信 息化实施中分为几个层级的用户，决策层、经理层、人力资源管理者和员工层。 信息化的使用提供了在线申请、在线审批功能。比如调整一个员工的工资，在 没有实施信息化以前，一般是劳资员根据晋升后的调整要求，填写员工的调资 审批表，其中需要涉及较多的员工信息，填好后，交由部门经理审核，审核后 报主管领导审批，之后才能执行。这样一个过程，如果有领导不在单位，就会 造成审批延误，影响调整工资，甚至因为是纸质材料，需要人工保管，还有丢 失的风险。而实施人力资源管理信息化后，这个流程就完全可以利用系统进行 流程处理。劳资员在系统中自动生成审批单，审批单中的各项信息都是通过数 据挖掘自动生成的，提交部门经理，部门经理只要打开电脑就会提示有一项审 核工作需要执行，同样执行后提交主管领导审批。这一过程根本不需要人工传 递，同时，如果有某一环节的人不在单位，系统可以利用短信提醒方式告知需 要审批的人，或者可以通过委托授权进行审核、审批。审批后反馈到劳资员界 面执行，执行后自动保存到相应位置，方便日后查询。这样一个流程可以大大 降低工作人员的工作量和业务审批时间，使人力资源管理工作规范化，同时提 高了效率，保证了信息安全性。 3 避免企业人事决策的盲目化和运作风险 人力资源管理信息化在企业中的运用，为企业经营管理中的人事决策提供 了更加翔实和丰富的信启、来源，而不仅仅是凭借专业部门的只言片语或简单的 就事论事进行决策，从而避免了决策的盲目性，使每一项人事决策都有据可循。 8 第二章相关概念与研究综述 同时人力资源系统运行的程序化和层级及功能授权，也避免了擅自行事或权责 不明，工作流程和权利分配的设定，明确了工作中的各级关系，每项工作都有 明确的责任人。信息系统对不同权限的负责人提供不同的功能，从而避免越权 带来的潜在风险，减少不必要的损失6 。实施人力资源管理信息化，可为企业提 供易访问、易查询的信息库。在企业没有实施人力资源系统之前，企业领导或 其他相关管理人员要统计某些人员数据，或是上级主管部门要上报人力资源数 据时，以往的做法是首先到人力资源管理部门要数据，人力资源部门的工作人 员从不同的系统、文件、材料中查找相关信息，汇总后提交给需要的领导或部 门。一方面，工作量很大，另一方面，如果主管的工作人员不在，就是造成数 据不能及时提供，从而影响领导决策。而实施人力资源系统后，企业决策层、 部门经理层或人力资源管理人员，只要系统根据管理职权设置好了权限，使用 人员就可以在自己的办公室对人力资源的信息进行查询，或者进行需要的统计 分析，实现快速的查询、统计和上报，为领导的快速、正确决策提供支持。 4 有助于改变管理理念和人才队伍稳定 传统的人力资源管理是自上而下，层层递进的管理，不仅费时费力，贯彻 起来也不容易。而人力资源信息化的应用使得组织全体员工都能参与进来，改 变了以往被动接受命令的状况，形成了新的互动管理的局面7 。企业实施人力资 源系统后，形成了全体员工都能参与的格局，在一定程度上可以减少企业人才 流失。根据郝茨伯格的双因素理论，薪资因素不属于激励因素，而工作环境、 领导公平、培训机会和个人发展等因素都将成为激励因素，人力资源管理系统 的建设会促进激励因素在一个企业的形成。比如，没有实施人力资源管理系统 以前，员工大量的历史工作情况、培训情况、学历情况等信息被分散地保存在 不同表格中，在领导考虑选人用人时，因为信息的不全面，就很难对一个人做 出客观、相对公平的评价，这样也就会导致员工在企业的职业发展生涯不公平。 那么有了员工信息的统一平台后，通过绩效考核管理、记录员工的历史工作表 现，其他信息也都能方便快捷的查询到或分析出来，当企业某个岗位空缺时， 就可以通过条件进行查找，看企业内部是否有合适人选，有利于更好地创造人 尽其才的选人用人格局，让员工觉得自己在企业通过努力是有个人发展空间的， 从而达到激励员工的目的。 a 杨小红企业人力资源管理信息化建设探析技术与市场，2 0 0 7 年7 期7 0 7 1 页 ，陈梦雪人力资源管理信息化的问题与对策商业现代化，2 0 0 8 年8 期2 8 2 页 9 第二章相关概念与研究综述 2 2 2 人力资源管理信息化的实施成本 人力资源管理的信息化充分地利用了计算机和网络的强大功能进行数据和 工作过程的管理。解决了对人力资源信息的统计、计量经济学和调查等人工作 业的效率低下的弊端，改变了人力资源管理部门工作人员的工作重点，从大量 的事务性工作转变为重点从事业务流程的解决方案的设计与执行和为规划和决 策提供支持上来。尽管通过人力资源管理信启、化解决了人力资源管理领域的大 量问题，但是仍有一些问题即便是通过信息化手段也是不可能解决的。 1 对人性化管理的缺失 ( 1 ) 由于人的特性，人力资源管理的内容多为结构化数据( 或称为定性数 据) ，而定量数据只占很小比重。因此，人力资源管理者通常只进行定性分析。 如人员招聘和绩效考核部分，人力资源管理者只做出“需要什么”，“内容包括 哪些方面”，“结论是什么”的说明，并不提出原因。即使分析原因，也只是语 言的描述，没有充分的数据支持。这种偏重于定性分析而忽略定量分析的工作 方式往往容易造成偏差甚至错误，更缺乏有说服力的证据来充分论证自己的工 作内容和业绩8 。 ( 2 ) 由于定量分析的缺乏，容易造成人力资源管理中主观因素过多。例如 在对员工进行工作绩效评价时，往往先由管理者确定评价的内容和各自的权重 ( 或者比例) ，然后再根据每个人的具体情况进行打分或比较，最后得出结论。 而权重的大小主要根据管理者的主观认知标准确定。如果管理者的认知全面客 观，则评价结果能够真实反映实际情况，如果管理者偏袒某方面，则评价结果 势必存在一定的偏差。总之减少人力资源管理工作的主观因素十分重要，否则 容易降低人力资源管理工作的可信程度9 。 ( 3 ) 入力资源管理过程中所涉及的各项管理职能不可能全部通过计算机来 实现，有些时候需要人与人沟通来解决的问题，就算是实现了信息化手段也是 不可避免的，需要沟通处理的事情仍然需要各方不遗余力地进行面对面的沟通。 如选拔干部过程中的考察环节，就有个别谈话程序，在规定的范围内由组织召 集各相关人员进行谈话了解或谈话推荐，这项工作肯定是计算机无法替代的。 又如一个重要事项的审批，需要高层领导审核，但是整个流程中虽然可以设计 s 李清黎徐慧娟人力资源管理系统的现状及不足当代经济，2 0 0 9 年6 期6 6 6 7 页 9 李清黎徐慧娟人力资源管理系统的现状及不足当代经济，2 0 0 9 年6 期6 6 - 6 7 页 1 0 第二章相关概念与研究综述 附带一定的解释说明附件，可以简单说明申请理由，但是如果涉及重大人事或 薪酬改革，事先没有面对面向领导汇报清楚地话，那么审核也不可能完成，从 提交申请到审核结束，这中间的过程可能需要涉及很多次面对面的交流与沟通。 特别是企业文化的建设过程，仅仅是实现人力资源管理的信息化是不可能实现 文化的贯通与融合的，企业文化的建设仍需要组织与员工之间、员工与员工之 间面对面的交流，需要集体活动的开展、团队建设的开展以及文化内涵的宣讲， 这些让员工需要在实践中体会和感知的活动，通过计算机是无法实现的，必须 要通过面对面的方式来进行管理。 2 系统运行需要较大资金和管理的投入 人力资源管理信息化建设是一个周期长、投资高的工程，一般来讲都需要 有较大额度的资金的投入，因此足够的资金支持是成功建设人力资源信息系统 的前提。人力资源管理信息化建设要先期进行硬件、环境、应用系统等方面的 购置，有的企业往往因为项目资金投入过高而放弃建设，或者先期建设了基础 应用模块，而后期再升级时因为资金不能到位的问题而使项目停滞。在整个项 目建设完成后，还要有后期系统运行维护的费用，因此说系统的建设与运行是 需要大量和长期的资金投入的，对于企业来说是增加企业经营成本的工程。除 此之外，虽然人力资源管理信息系统建成后，可以提高人力资源管理者的工作 效率，简化各项业务流程审批手续，为决策者提供支持，但是对于整个系统来 说，在管理方面的投入也是巨大的。整个系统是基于组织、机构、人员、薪酬 等基础数据进行管理的，数据的实时更新是整个系统正常运行、发挥作用的前 提，一旦基础数据出现错误，那么随之各功能模块的使用价值便会大大降低， 因此在数据维护方面需要投入大量人力。另外，在业务流程优化方面，也要根 据企业实际工作需要，进行随时调整，人力资源系统运行过程中在维护管理方 面要投入也是相当巨大的。 3 对人力资源部门提出更高的技术和能力要求 人力资源管理信息化建设是一个人力资源管理业务知识和信息化技术技能 相结合的项目，这就给人力资源部门工作人员的信息化技术水平提出了更高要 求。信息化建设的过程是整个人力资源管理业务梳理的过程，各项工作都必须 细化，分工必须明确。在人力资源管理方面，有些内容比如重要信息数据的记 载，可能不仅是在系统中进行维护，也就是说有些工作不可能用机器完全替代 人的管理，重要数据还要有书面的真实记录，这就无形中给人力资源部门工作 第二章相关概念与研究综述 人员增加了工作量。人力资源部门工作人员的信息化应用水平也是要不断提高 才能适应系统的使用，信息化技术水平较高的，工作效率可能更高，因此说， 系统地建设能否起到效果，还要取决于使用者的能力和素质的高低。 2 2 3 人力资源管理信息系统应用现状 据华信惠悦大中国区电子化人力资源管理2 0 0 3 2 0 0 4 年调查报告中登载， 在受访的2 8 9 家企业中，有4 2 的企业已经采用了人力资源管理信息系统( 包 括独立或整合的人力资源管理信息系统) ，3 2 的企业正着手系统的规划开发， 当时只有约四分之一的企业没有任何人力资源软件系统1 0 。到了六年后的现在， 应用的企业比例应该会更加高，可见人力资源管理信息化在企业中的应用已经 掀起了浪潮。 从2 0 世纪9 0 年代开始，中国大陆的i t 行业开始着手研究开发人力资源管 理系统软件，到当今已经呈现了百家争鸣、百花齐放的趋势，金蝶、用友、金 益康、宏景世纪等品牌从人力资源管理的各方面实现了信息化的设计。从国家 机关到国有企事业单位，从集团公司到民营企业，只要从业人员较多、管理上 规模的单位，在人力资源管理的发展过程中都会考虑到进行人力资源管理信息 化的建设。目前，工业企业是信息化程度较高的行业，e r p 的建设，其中就包 含了人力资源信息化的层面。商业企业中集团化管理模式的大公司中一般都进 行了人力资源管理的信息化建设，并发挥着集团管控的作用。 目前，企业虽然意识到了人力资源管理信息化建设的重要性，但从功能上 来看，目前企业使用最多的仍然是人事信息