差旅费及现金报销管理规定(PPT 49页)

瑞谷科技（深圳）有限公司差旅费及现金报销管理规定,公司关于费用报销有两份相关规定文件：,现金报销管理规定,国内差旅费使用标准和报销管理规定,目录,差旅费报销,出差管理差旅费报销规定费用标准,现金报销,注意事项,报销单/借款单签核,报销单据,部门经理,财务会计,总经理,财务经理,报销单据签核顺序,营销总监,报销人提交审批,商务助理提交审批,借款单据签核顺序,借款单据,代领处理,以下款项原则上不允许他人代领，特殊情况下需他人代领的，均需按以下方式处理：,超额处理,单据金额超额处理方式：,借款还款注意事项,所借金额必须在“预计还款报销日期”内还款或报销冲帐，逾期将从借款人工资中扣除。,报销日期规定（一）,每月报销截止日期定为次月3日（如遇节假日自动顺延至节假日后一天）内完成，逾期每天扣报销金额1%作为处罚。,报销日期规定（二）,所有费用报销及借款原则上统一集中在每周三下午及周五上午进行，其他时间不予受理。但每月报销截止日期（即次月3日）前5天不受以上时间限制。,例：3月3日前报销2月份费用，则2月27日-3月3日此5天内可随时到财务报销或借款。,报销规范,报销单据栏位填写齐全，字迹清楚，涂改无效。报销金额保留一位小数，分位不四舍五入。例：报销3.99元，实报只为3.90元。每部门指定一人跟踪单据签核情况。营销中心统一由商务助理跟踪。每周一、三、五上午统一签核三次，签核结束后转交总经理秘书。,目录,差旅费报销,出差管理差旅费报销规定费用标准,现金报销,注意事项,出差管理出差含义,出差,市内出差,指员工在工作常驻所在市的外出公干行为。,市外出差,指员工离开工作常驻所在市的外出公干行为。,所有出差应事前申请，填写出差电子流，路径为：电子流菜单栏营销平台费用管理出差管理。若有需要（如出差较久或较远），需填写“职代人”。,出差管理出差申请,出差电子流必须填写完整、详细：1、写明岗位、出差地点及主要城市、拜访客户名称、出差类别、时间、差旅费用说明。2、选择出差交通工具。3、在“备注说明”中写明出差原由。,出差管理出差申请,出差结束后，及时填写出差报告：1、填写实际的出差日期、时间；2、实际产生的费用和出差报告。A、各费用之间用“+”连接。B、费用填写顺序为交通费用+住宿费用+出差补助+商务费用。,出差管理出差报告,出差管理费用报销（一）,报销时间每月26日到31日或当月最后一天报销上月26日到本月25日之间的出差费用，一个月报销一次。,出差管理费用报销（二）,差旅费报销单模板：,出差管理费用报销（三）,报销单据粘贴单：,出差管理费用报销（四）,打印出差电子流：,具体操作如下：1、进入电子流页面营销平台费用管理出差管理。2、在该页面显示页码的后面有导出功能，导出Excel文件。3、以上导出的是所有人的信息，因此需要对该文档按照时间（即上月26日至本月25日）和出差人或申请人进行筛选。,4、在出差电子流后面，将每次出差所产生的费用做详细说明。如：8月3日，坂田-梅林关（公交2元）-科技园（公交4元）；8月5日坂田-科技园打的80元（与HW客户李四到科技园做测试）,出差管理费用报销（五）,打印出差电子流：,5、打印出出差电子流明细与相关费用发票一起粘贴在差旅费报销单后的报销单据粘贴单上。最好贴在第一张报销单据粘贴单的所有发票的最上面。,明细中必须保留完整的流程单号、出差人、同行人、出差日期和时间、出差地点、出差费用等主要信息。,出差管理费用报销（六）,审批结束后，在次月3日前到财务部出纳处领取现金或转账。驻外人员报销单据递交给财务部会计立账，在次月发工资时打入工资卡中，逾期每天以报销金额1%扣款作为处罚。,目录,差旅费报销,出差管理差旅费报销规定费用标准,现金报销,注意事项,差旅费定义（一）,差旅费定义（二）,员工级别分为五级：,公司员工分为两类：职员、职工。,差旅费长途交通费,飞机票（含机场建设费、往返机场大巴）,火车票,轮船票,长途汽车费,主要包括,差旅费长途交通工具,差旅费长途交通费报销（一）,1、如与上级主管同行，须在出差电子流上注明，交通工具、住宿标准以上级主管标准执行。,2、公司根据需要为员工购买人身意外保险者，不得再报销人身意外保险费。,差旅费长途交通费报销（二）,3、由于特殊原因，员工出差期间需中途回家的，须事先征得部门领导批准。（1）报销的往返路费不得超过正常出差往返实际路费总额；（2）路费票据真实合理，且报销时应附全程车票；（3）员工往返家与工作地之间不可视为出差。,差旅费市内出差交通工具,按标准只能乘坐公共交通车（大巴、中巴车），但出现下列情况可以乘出租车（小巴）：,A、同行有客人,报销时应注明客户名称及人员,B、事出紧急,一天内限一次并说明原由,C、同行3人以上，且乘坐公交车不方便,出差电子流有路程说明,报销时需在出租车票背面注明打的具体原因，为以上3种中的其中一种。,差旅费市内出差交通费,作为可报销的票证须是：,差旅费住宿城市等级,住宿费按城市的大小来核定标准：,差旅费住宿费报销（一）,1、在报销住宿费时应在差旅费报销单上注明“职别”，否则按“其他职员”标准报销。2、住宿费仅指住宿费用，住宿费发票中不应包含餐费、电话费、上网费、超市购物等费用。因公发生的电话费、上网费应该单独开票报销。,差旅费住宿费报销（二）,3、在工作常驻地市内参加各类会议或办理其它业务，原则上不报销住宿费。4、在同一市（县）连续出差三个月以上的，必须在标准内申请住宿费包干。,差旅费住宿费报销（三）,5、住宿费在标准内凭发票实报，以下情况由总经理批准后凭发票实报：（1）因工作需要与客户住同一标准的宾馆。（2）对外代表公司参加会议，在会议定点酒店住宿。,差旅费公杂费,包括：A、邮寄费B、购票手续费C、文件复印费D、传真费等等,因公发生的公杂费由部门领导确认后，凭发票实报。,差旅费伙食补贴,坂田厂区员工（除司机人员外）：市内出差每餐补助15元（凭票报销），只报中餐。科技园厂区员工：伙食补助每月300元。市内出差不报销出差补助；市外出差以实际职务标准报销（详见差旅费（伙食、住宿）报销标准），不扣除伙食补助。,差旅费伙食补贴,出差期间客户招待费用报销，须扣除相应伙食补贴。例：某销售工程师3月市外出差6天，每餐伙食补贴20元，共20*2*6=240元，期间请客户吃饭2餐，则3月实际出差补助为240-20*2=200元。市外出差伙食补贴不包括早餐，只包括中餐和晚餐（根据公司伙食补贴标准按就餐数计算）。,差旅费伙食补贴,公司员工陪同客户考察或旅游，与客户同行，在陪同期间陪同人员不报销任何差旅补贴。参加支付会务费的各类会议，应出示相关证明资料。若会务会中已含伙食、交通、住宿等费用，报销时不予报销相关差旅费用。,目录,差旅费报销,出差管理差旅费报销规定费用标准,现金报销,注意事项,报销管理规定（一）,出差尽可能选择直线路线，如确实需要经过非出差地点转乘飞机、火车，应根据就近中转的原则。在中转地逗留时间不得超过一天，超过时间不报销任何费用。各单位要严格控制出差和乘坐飞机的人次，明确出差的任务、时间和地点，如果超出规定的出差时间，原则上对超出时间不报销任何差旅补贴。,1、报销的各类发票，必须是合法、真实的。2、票据必须完整无损，内容填写齐全，不得涂改。如：住宿票应有住宿人姓名、起止日期、开票时间、住宿标准及金额、开票单位签章，否则不予报销。3、出差人员应认真填写有关单据，所附原始单据要分类粘贴，分类计算报销金额。4、出差期间发生的各类费用一并报销，否则过期不予报销。,报销管理规定（二）,目录,差旅费报销,出差管理差旅费报销规定费用标准,现金报销,注意事项,差旅费（伙食、住宿）报销标准,差旅费（伙食、住宿）报销标准,补充说明：1、住宿最高标准为报销住宿当日的最高限额，超过不补，不足不贴。2、性别相同的2人或3人，按双人标准间或三人标准间报销。3、驻外办事处经理驻外补助25元/天，其余人员20元/天；出差外地（不含深圳总部）按上述标准补助，同时扣除相应的驻外补助。,目录,差旅费报销,出差管理差旅费报销规定费用标准,现金报销,注意事项,报销注意事项（一）：,1、发票付款单位必须为：“瑞谷科技”或“瑞谷科技（深圳）有限公司”，不许为“瑞谷”或“个人”等。,2、在超市消费（购物），报销时需附超市发票及电脑小票。,3、车辆调试费、维修费等，需提供“增值税专用发票”进行报销。,报销注意事项（二）：,4、报销客户招待费用时，需附客户招待明细表，包括招待日期、地点、人数、客户名称及招待目的等。5、在报销同一款项费用（如招待费）时，若提供两张（含）以上的同面额发票时，需保证所提供的发票上发票号码连号。6、报销快递费用时，需提供快递费用明细表，包含快递日期、内容、目的及发往地等。,报销注意事项（三）