球会系统借款与费用报销流程电子化方案(ppt 24页)

球会系统借款及费用报销流程电子化方案高尔夫球会系统财务中心资讯管理与技术部2010年11月18日,提纲,背景与目标操作指引-总则操作指引-费用支出审批单费用支出审批单样例操作指引-借款及费用支出审批单借款及费用支出审批单样例费用支出审批单流程借款及费用支出审批单流程与财务NC系统接口财务人员操作指引,1、背景与目标,集团房地产系统、酒店系统、时兴公司已于2009年5月开始陆续启用财务借款及报销电子流程，经过1年半的运行已较成熟，提高了审批效率、执行性、可控性参照高尔夫球会财务审批权限(2010版)，计划从2010年12月1日起，将“资产处理及其他”除外在OA系统内启用相关电子流程计划从2010年12月1日起取消报销款项的现金支付，实现银行划账,2、设计方案-总则,经公司研究决定，现根据费用报销流程类别，在OA系统搭建费用支出审批单及借款及费用支出审批单(合并以往借款及后续报销两个独立的纸质流程)费用报销范围：高尔夫球会财务审批权限(2010版)，“资产处理及其他”除外流程发起权限：球会系统所有已开通OA系统帐户的人员,3、操作指引-费用支出审批单,流程适用范围：没有借款的“报销”的审批报销类别：制度性1：手机话费、房屋租赁费、车辆费用、出差考察费制度性2：结婚礼金、生育礼金、住院慰问金、丧葬慰问金、住房公积金、社会保险金、防暑降温补助、其他制度性3：员工体检费、企业文化经费、办公室清洁费、水电费、办公室通讯费、宿舍租赁费、宿舍水电费、宿舍清洁费、宿舍维修费、宿舍配套用品、宿舍其它费用、员工伙食补助费、饭堂菜金、饭堂水电费、饭堂清洁费、饭堂维修费、饭堂物耗品、开工利是一般报销：接待费、住宿费、车费、机票、船票、员工餐费、电话费、邮寄费、路桥费、停车费、油费、车辆维修费、餐费、办公费、营销零星费用、维修费(车辆维修除外)、培训费、其它经营性：专卖店商品、经营性维修材料、经营性材料、代收代支费用税费1：各种税费、金融机构费用税费2：证照年审费、汽车养路费、汽车年审费、汽车年票、车船使用税、餐饮检验费、汽车保险费业务费(无发票情况)一般报销-有财务审批权限人员：有“财务审批权限”人员本人接待费、差旅费报销,3、设计方案-费用支出审批单(续),填表人员请在OA系统点击“审批流程”“新建流程”“借款及报销类”费用支出审批单，按以下指引要求完成并发起流程同一电子表单只能申请一个类别的费用报销有“财务审批权限”人员本人的接待费、差旅费，即使报销金额在其审批权限内，也需要由其上级领导审批。请在电子表单中的“报销费用类别”中选择“一般报销-有财务审批权限人员”如果申请超额报销（须填写人以相关制度费用报销标准判断），必须在“是否超出报销标准”中选择为“是”1500元(人民币)以上的“一般报销”，除了将相关发票在原始凭证粘贴单中贴好，然后扫描成一个PDF格式文档并上传到相应的电子表单如果所使用的扫描仪不支持直接生成PDF格式文档，请先扫描成一个或多个JPG图像格式文档，然后使用电脑自带的CutePDF或PDFCreator软件“打印”转换成单一的PDF格式文档,3、设计方案-费用支出审批单(续),报销人发起电子流程时，需同时将相关发票在原始凭证粘贴单中贴好后且写上电子表单左上角的“单号”，并于当天递交所在项目财务部门如代其它项目报销的费用须按每个项目填写一张独立电子表单流程发起后先由业务部门内部审批，完成后才流向“财务核准人”作财务核对；当费用需要分摊时，包括但不限于如：同一发票多人付款(含跨部门、跨项目)；跨部门、跨项目同一笔费用一人付款等，请注意以下填写要求：按费用付款人(即“报销人”)、“费用归属公司”、“一般报销项目”(“一般报销”类别)作为拆分原则，每笔在“明细栏”中填写为一行，必须在“用途或原因”栏目填写跨部门发生费用明细报销人的部门负责人审核时可以通过OA系统中的“沟通”、“转办”等功能征询跨部门相关负责人的意见以便核实情况。,4、费用支出审批单样例1,制度性-手机话费,4、费用支出审批单样例2,一般报销,4、费用支出审批单样例3,一般报销-有财务审批权限人员,5、操作指引-借款及费用支出审批单,流程适用范围：涉及借款及后续报销的审批可借款类别(与报销类别一致)：制度性2：住院慰问金、丧葬慰问金、住房公积金、社会保险金、防暑降温补助、其他制度性3：员工体检费、企业文化经费、办公室清洁费、水电费、办公室通讯费、宿舍租赁费、宿舍水电费、宿舍清洁费、宿舍维修费、宿舍配套用品、宿舍其它费用、员工伙食补助费、饭堂菜金、饭堂水电费、饭堂清洁费、饭堂维修费、饭堂物耗品、开工利是一般报销：接待费、住宿费、车费、机票、船票、员工餐费、电话费、邮寄费、路桥费、停车费、油费、车辆维修费、餐费、办公费、营销零星费用、维修费(车辆维修除外)、培训费、其它税费1：各种税费、金融机构费用税费2：证照年审费、汽车养路费、汽车年审费、汽车年票、车船使用税、餐饮检验费、汽车保险费一般报销-有财务审批权限人员：有“财务审批权限”人员本人接待费、差旅费报销,5、设计方案-借款及费用支出审批单（续）,填表人员请在OA系统点击“审批流程”“新建流程”“借款及报销类”借款及费用支出审批单，按以下指引要求完成并发起流程电子流程设计为在同一单据中处理借款及后续对应借款款项的报销同一电子表单只能申请一个类别的借款“借款人”栏目必须填写为公司经办人员，如果是借款后支付给外部供应商，请在“用途或原因”中注明“收款单位及其银行帐户”等信息同一借款申请，如果业务需要拆分为多笔支付，必须在电子表单的“借款明细”中插入多行记录并填写好借款信息及相应的支付方式同一借款人未报销的借款不能超过五单；特殊情况下不能执行“五单一清”制又急需借款的，必须在“未报销借款超过五单”栏目中选择为“是”流程发起后先由业务部门内部审批，借款流程完成后，借款人仍需到财务部门在已审批的电子表单打印稿上签名后才能支取借款。借款仍以现金支付(个人名义借款)或支票借款(业务单位名义借款),5、设计方案-借款及费用支出审批单（续）,借款人支取借款后，OA中收到一条新的“待办”；完成业务后5天内，在上述“待办”中提交后续报销手续报销人填写报销明细时，需同时将相关发票在原始凭证粘贴单中贴好后且写上电子表单左上角的“单号”，并于当天递交所在项目财务部门有“财务审批权限”人员本人的接待费、差旅费，即使报销金额在其审批权限内，也需要由其上级领导审批。请在电子表单中的“报销费用类别”中选择“一般报销-有财务审批权限人员”如果申请超额报销（须填写人以相关制度费用报销标准判断），必须在“是否超出报销标准”中选择为“是”1500元(人民币)以上的“一般报销”，除了将相关发票在原始凭证粘贴单中贴好，然后扫描成一个PDF格式文档并上传到相应的电子表单如果所使用的扫描仪不支持直接生成PDF格式文档，请先扫描成一个或多个JPG图像格式文档，然后使用电脑自带的CutePDF或PDFCreator软件“打印”转换成单一的PDF格式文档,5、使用指引-借款及费用支出审批单（续）,对应每笔借款余额的处理：正余额：流程业务审批结束后借款人必须于完成业务后5天内将借款余额归还财务，“财务核准人”核对后才能完成流程负余额：财务部门每星期汇总一次并划账到借款人的“发薪帐户”从2010年12月1日起取消报销款项的现金支付，实现银行划账，财务部门将每星期汇总一次并划账到报销人的“发薪帐户”,并将通过邮件形式将划账信息通知报销人员,6、借款及费用支出审批单样例,7、费用支出审批单流程,8、借款及费用支出审批单流程,9、与财务NC系统接口,12月3日启用球会系统借款、报销单据与财务NC系统接口；接口提供自动上传和手工上传2种方式，上传出错的单据需在NC系统手工录入单据；合规佣金类别接口不作上传处理；,10、财务人员操作指引,报销人发起电子流程时，需同时将相关发票在原始凭证粘贴单中贴好后当天送交财务核对，财务接单人必须要求报销人对送交的单据进行登记,10、财务人员操作指引,填写人在OA上填写单据审批完成后传到费用会计，必须在收到已审批单据天内完成审核（遇节假日顺延），如果交单日期迟于审批日期的，按交单日期天内完成审核。费用会计根据已审批的费用支出审批单复核原始单据（发票）的内容，已审批的费用支出审批单与原始单据（发票）内容、金额等相符的，费用会计在电子表单上审核并打印单据粘贴在原始单据（发票）上面；如果已审批的费用支出审批单与原始单据（发票）金额、报销类别等不相符，费用会计将已审批的表单“驳回”填写人，填写人修改后，再重新发起审批。,10、财务人员操作指引,填写人在OA上填写单据审批完成后传到费用会计，费用会计根据已审批的借款单，核对是否超出单借款(资讯部提供财务相关OA电子流程的统计平台)，并核对“未报销借款超过五单”栏目是否选择为“是”（此表示已经经过主管董事审批）不超出单的借款，费用会计在电子表单上审核并打印单据，通知借