销售人员费用报销规范及流程(PPT 48页)

,销售人员费用报销规范及流程第一部分取得发票的开具要求第二部分报销单填写规范第三部分票据整理和粘贴要求第四部分费用报销流程,第一部分取得发票的开具要求1、发票抬头（付款单位名称）：1.1正确填写如:武汉中农国际贸易有限公司、迪斯科化肥（湖北）有限责任公司1.2错误填写：“武汉中农”、“湖北迪斯科”、“张XX”、“个人”、“中农公司”、“迪斯科公司”。,第一部分取得发票的开具要求2、发票开具时间须为业务发生当期。3、所有票据要求正规、合法，发票内容与开具单位的经营业务范围相符，并加盖椭圆形发票专用章。,第一部分取得发票的开具要求中华人民共和国发票管理办法第二十三条规定，开具发票应当按照法规的时限、顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位发票专用章。因此，销售人员索取发票时应根据以上规定，在取得发票时，一定要注意其合法性，不得索取填写项目不齐全，内容不真实，没有加盖发票专用章等不符合规定的发票，对不符合规定的发票有权拒收。,第一部分取得发票的开具要求4、所有发票是税务机关或财政部门批准在用的发票，过期、作废的发票、未盖章发票一律不得使用。5、发票要素必须齐全：抬头、日期、项目，单项金额，合计金额，小写、大写。缺项不可报销。特别强调：发票大小写必须一致，大小写不一致的发票无效，发票涂改无效。,第一部分取得发票开具的要求6、发票真伪查询：6.1、根据发票上面提供的网址；6.2、按发票上方正中的“XX地方税务局监制”在网上模糊搜索“XX地方税务局监制”，进入官方网站界面，按要求输入号码查询。显示的单位名称与金额同发票上信息一致方可审核通过；6.3、可电话查询：区号12366。（国税发票同样的查询方式）,第二部分报销单填写规范1、封面大小写1.1、中文大写金额数字到“元”为止的，在“元”之后、应写“整”（或“正”）字；在“角”之后，可以不写“整”（或“正”）字；大写金额数字有“分”的，“分”后面不写“整”（或“正”）字。1.2、中文大写金额数字前应标明“人民币”字样，大写金额数字应紧接“人民币”字样填写，不得留有空白。大写金额数字前未印“人民币”字样的，应加填“人民币”三字。,第二部分报销单填写规范1.3、阿拉伯数字小写金额数字中有“0”时，中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。1.4、阿拉伯小写金额数字前面均应填写人民币符号“￥”，阿拉伯小写金额数字要认真填写，不得连写分辨不清。1.5、费用报销单大写金额栏内预印固定的“万、仟、佰、拾、元、角、分”字样。如：小写金额：￥200.00，大写应为:万仟贰佰零拾零元零角零分。,第二部分报销单填写规范,2、销售人员报销费用一律填写公司财务部统一规定的差旅费报销单、费用报销单，不得填写其他单据。3、填写差旅费报销单时，按地点变动、出差日程填写，如：出发日期、地点；到达日期、地点；交通工具类型、费用金额，如行程较多时，可使用多张，按n/m的形式在差旅费报销单的右边分类填写，全程的合计费用的大小金额在第一面（即封面）相应位置填列。,4、报销单上写明所在部门、出差人（如多人一起出差须具体写明）、事由、报销人（填写最终拿现金人员姓名）。费用报销原则上各自费用各自报销，特殊情况也可由高级别人员统一填报，但费用不得重复报销。,第二部分报销单填写规范,第二部分报销单填写规范5、将报销凭证粘贴单、出差明细表附在报销单后，在报销单封面写明附件张数、报销金额（大小写）。报销单封面的金额、内容应与发票金额、内容一致。费用冲借款的，写明冲借款金额，补款（退款）金额。6、报销单用黑色中性笔填写。要求书面整洁、字迹工整，不得出现草书，不能出现涂改、乱划或是涂改液修改。对于报销单填写不符合规定的，财务部有权退回。,第二部分报销单填写规范,7、不合规发票填报7.1、报销费用必须有正规发票，无正规发票的，应找相关发票抵账（最好是与我公司相关的广告费、宣传品、五金配件、办公用品、出租车票、油费，应避免用餐饮费发票替代），且另用报销单填写。抵账发票应附白纸说明，不要写在报销单上。7.2、经领导批准给予报销，报销人必须将其与合格发票分开填写、粘贴。,第二部分报销单填写规范7.3、销售人员出差期间取得的住宿费、餐饮费发票不合规或未取得发票，必须将其与合格发票分开填写、粘贴，在食宿费用报销标准内扣除10%的税金后报销。8、附件张数填写：要求经办人在报销单上填写附件张数。8.1、发票合格的附件张数=发票张数+报销情况说明（费用明细表、呈签单）张数。8.2、替代票报销附件张数=发票数量。,第三部分票据整理和粘贴要求1、差旅费粘贴顺序。1.1、上面：差旅费报销单。1.2、中间：粘贴发票，应使用公司财务部统一规定的报销凭证粘贴单。1.3、下面：差旅费明细。,第三部分票据整理和粘贴要求2、发票、附件需用胶水或固体胶粘贴（用适量的胶水）。不能用双面胶粘贴，不能用订书针装订、不能用大头钉、回形针串别。3、发票需按出差期间先后顺序、住宿时间顺序粘贴在报销凭证粘贴单的粗线框范围内，方便审核对应的差旅明细单。4、发票统一自报销单左上角依次往右呈梯次粘贴，不要将面额数字遮盖；票据颠倒放置、粘贴。票据大小不能超过报销单大小，超出部分请折叠整齐。,第三部分票据整理和粘贴要求5、将需要粘贴的票据和不需要粘贴的票据分类，同类票据（如火车票、公共汽车票、出租车票类）应集中在一起。6、以正规发票抵账的、与报销内容不对应的附件或单据，贴在报销凭证粘贴单后面，便于取出单独保管。7、所有发票附件粘贴数量、厚薄分布均匀，整齐美观。,火车票类的粘贴,车辆通行费粘贴,出租车票的粘贴,汽车车票的粘贴,加油票的粘贴,第四部分费用报销流程,费用报销流程分为2类：差旅费报销、费用报销一、差旅费报销1、销售人员差旅费包括交通费、住宿费、出差地市内交通费、伙食补助费。1.1、交通费：带车出差交通费包括汽车费用：过桥过路费发票、出差当地的油费发票、汽车出差当地的修理费发票（自购车辆除外）。非出差期间的票据、假票，不得作为差旅费票据报销。,第四部分费用报销流程,非带车出差的交通费包括汽车票、火车票、飞机票、轮船票。火车票（连续乘车时间6小时或累计乘车10小时以上可乘坐卧铺，卧铺票价以普通列车票价为标准，超出部分自理）；副总或以上级别人员可根据工作需要选择飞机作为交通工具，但须经总经理批准方可报销。出差人员预购车、船、机票的订票费用，公司一律不予报销。出差人员的退票费原则上不予报销。,第四部分费用报销流程,1.2、食宿费出差住宿费、伙食费在规定的限额标准内凭票报销，无法提供正规票据者可按10%比例扣税后给予白条报销，白条报销必须与有票报销分开填写，单独审批报销。,第四部分费用报销流程,食宿费标准：销售总监（含）及以上人员200元/人、天。大区经理/区域经理/销售司机/试用期未定岗人员100元/人、天。终端客户经理80元/人、天。,第四部分费用报销流程2、差旅费报销流程2.1、销售人员按以上要求粘贴发票、填写差旅费报销单。2.2、销售办公室主任审核2.2.1、报销人员的出差天数（依据工作日志及GPS核查结果）、出差人员。2.2.2、报销事项是否真实、合规，食宿费是否符合标准等。,第四部分费用报销流程2.3、财务部（费用会计）审核2.3.1、票据的真实性、有效性、票据金额。2.3.2、报销单填写、票据粘贴是否规范，手续是否完整。2.3.3、出差人员的交通费、食宿补贴标准、出勤天数。,第四部分费用报销流程4、销售总经理审批销售人员本次出差报销费用。5、财务部长审核：业务和票据的合法性、合规性、真实性。6、集团公司总裁批准。7、出纳付款：报销人员持上述签字后的票据到财务出纳处领取现金。,第四部分费用报销流程差旅费报销流程图,第四部分费用报销流程二、费用报销销售人员报销费用除前述差旅费外，还有其他费用报销，如：广告宣传费、接待客户招待费、车辆保养维修费、办公费等等。报销流程：1、报销人填写费用报销单1.1、按要求粘贴发票，填写费用报销单。1.2、招待费报销，附白纸条填写招待人、时间、地点、陪同人员，且附上菜单明细。,第四部分费用报销流程2、分管领导及证明人签字审