企业公文写作知识讲座(ppt 50页)

2019/12/5,1,企业公文写作知识讲座,李志昌,第一部分公文概述,2019/12/5,2,2019/12/5,3,企业公文，即企业公务文书。包括传真、电报、电子文件等；是企业管理和商务活动过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是依法治企和进行商务活动的重要工具（一种管理工具）。,一、公文的概念,2019/12/5,4,二、公文的特征是由法定作者制成并向一定的对象发布；必须反映与处理公务活动；有一套规范的体式和相互关联、衔接有序的处理程序；具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质,2019/12/5,5,三、公文的作用法规和准绳作用；领导和指导作用；沟通和合作作用；宣传和教育作用；记录和凭证作用。,2019/12/5,6,公务文书（公文）,私务文书,文书,通用公文,专用公文,可公证文书（契约、遗嘱）,非公证文书（书信、自传）,经济文书、司法文书、外交文书等,日常公文（准公文）,正式公文（文件）,行政公文,党的公文,军事公文,计划、总结等,四、公文的分类,2019/12/5,7,企业公文,文件类,董事会监事会党委行政工会团委纪委,事务文书,计划、总结、简报等,2019/12/5,8,中国共产党机关公文处理条例经中共中央批准，中共中央办公厅1996年5月3日印发国家行政机关公文处理办法2000年8月24日国务院发布，2001年1月1日起正式施行国家行政机关公文格式1999年12月27日国家质量技术监督局发布，2000年1月1日起正式实施,五、公文的“法典”,第二部分公文行文规则,2019/12/5,9,2019/12/5,10,社会组织,政权机关,团体机关,立法机关；行政机关；司法机关；其它政权机关（军事机关、政协机关）,中国共产党机关；中国共产主义青年团机关；全国总工会机关；全国妇女联合会机关；其他群众性团体（文联、社会科学联合会）,实体机关,事业单位机关（学校、研究机构）企业单位机关,一、行文规则概述,2019/12/5,11,上下级关系，即领导和被领导关系；直接垂直关系（在上下一级之间）,隶属关系，不论大小和级别（在同一系列内）,平级关系，是在一个系列中同等级别的机关或部门、单位之间的关系,非隶属关系，不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系,行文关系,2019/12/5,12,行文方向,上行文：指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示等,下行文：指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多,平行文：指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行,泛行文：指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类,2019/12/5,13,二、行文规则,二、依法行文，党政分开,三、企业部门行文,企业各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级单位的有关业务部门行文,企业各部门向下一级单位行文只能采用函的形式,部门对外单位行文，需主办部门草拟文稿，由公司统一行文,四、联合行文,1.联合行文的前提是同级2.联合行文一定要协商一致,3.联合行文确有必要,一、确有必要，注重效用,2019/12/5,14,五、抄送规则,1.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关,2.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关,六、请示规则,1.一文一事,2.只写一个主送机关,3.不得抄送其下级机关,4.不直接送领导者个人,5.报告中不得夹带请示事项,6.一般不得越级请示和报告；特殊情况越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位,第三部分公文格式,2019/12/5,15,2019/12/5,16,一、公文格式公文格式是公文区别于其它书面材料的一个显著标志是公文具有法定权威性和行政约束力在内容和形式上的表现也是保证公文质量和提高办事效率的重要手段,公文用纸主要技术指标：60g80g胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85%90%横向耐折度15次不透明度85%PH值为7.59.5,2019/12/5,17,公文用纸幅面及版面尺寸：A4纸（210mm297mm）天头（上白边）37mm1mm订口（左白边）28mm1mm版心尺寸（不含页码）156mm225mm,2019/12/5,18,排版规格：正文用3号仿宋体字每面排22行每行排28字,2019/12/5,19,2019/12/5,20,00001,（集团）公司文件,20043号,（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,房地产公司、置业、公司：,为贯彻市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1、意见2、的通知,二四年一月二日,（附注）,主题词：文书档案通知,抄送：档案局,（集团）公司办公室,2004年1月印发,眉首,主体,版记,机密一年,特急,1、传达行文意图；2、表明文件的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围等,1、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等,1、表明文件的法定权威和信息源2、确定文件的处理缓急和安全要求；3、为文件管理提供分类标识和检索途径。,2019/12/5,21,二、公文眉首常见错误（略）,2019/12/5,22,00001,（集团）公司文件,20043号,眉首,机密一年,特急,发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性,发文机关标识普遍问题是上行文不用“上行文版式”未标识签发人,2019/12/5,23,（集团）公司文件,20043号,平行、下行公文，至版心上边缘25mm,机密,特急,眉首,2019/12/5,24,机密,特急,房地产公司房地产公司文件房地产公司,房20041号,上行文至版心上边缘为80mm。,眉首,签发人：,2019/12/5,25,机密,特急,房地产公司房地产公司文件房地产公司,房20041号,联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布,眉首,上报的公文需标识签发人姓名;“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话,签发人：,2019/12/5,26,00001,（集团）公司文件,20043号,眉首,机密一年,特急,目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明,传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明,文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密,2.密级标注和保密期限,标注不规范,位置不正确,定级不合理,2019/12/5,27,三、公文常见的错误,标题不规范：事由表述不清标题滥用符号标题繁琐冗长排列问题,2019/12/5,28,不美观“切词”现象“背题”,错（混）用文种（“请示”、“报告”、“意见”、“请示”和“函”缺少文种生造文种,1.文种使用不当,1.不依法行文2.正文主题不明确3.结构层次序数使用不规范：一、（一）1.（1）4.引用文号格式不对。应当先引标题，后引发文字号,2019/12/5,29,正文常见问题,5.语言运用上的毛病：一是内容空洞乏物二是言辞含糊不清，欠准确简明三是表述详略不当四是用语不庄重严肃，随便失礼,2019/12/5,30,正文常见问题,2019/12/5,31,1.附件问题2.成文日期3.印章加盖,其他部分,2019/12/5,32,四、公文版记常见错误,1.公文主题词标引上存在的标引随意性较大、错标和漏标的现象。2.在公文版记部分，新办法已经取消了“份数”，但仍有不少的单位在公文中标识“份数”。,2019/12/5,33,第四部分企业公文常用文种及写作规范,2019/12/5,34,2019/12/5,35,公文的种类是指文件各种不同的名称，通常也称为文种。,不同的名称的公文能体现出公文制作与发布者不同的目的与意图，也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系。,正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图，体现公文的作用与价值，便于公文的处理与查找，并对于提高公文工作的质量与机关工作效率有直接的影响。,公文的种类,企业公文的常用文种,2019/12/5,36,2019/12/5,37,请示报告意见,建设性意见,指导性意见,2019/12/5,38,请示报告意见,2019/12/5,39,请示报告意见,2019/12/5,40,请示报告意见,2019/12/5,41,函,平行文，行文方向上可上行、下行和平行。,一般由发文机关、事由和文种（函或复函）组成。,2019/12/5,42,函,2019/12/5,43,（集团）公司,函20043号,（集团）公司关于加强文书档案工作的函,公司：,为贯彻市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,集团公司二四年一月二日,距上页边30mm,距下页边20mm,红色，长均为170mm,2019/12/5,44,通知,2019/12/5,45,转发类通知,2019/12/5,46,会议纪要,2019/12/5,47,市档案局局长办公会议纪要2004-6,会议议题一、汇报政府信息公开工作；二、审定预算外收入分配方案；三、审定非常设机构组成人